企业投标方案知识产权流失的应对策略研究

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摘要:文章选取企业招投标实践中的知识产权侵权典型案例作为研究样本,探寻了个案中所揭示出的企业招投标过程中发生频率较高的投标方案的知识产权流失问题,并从组织机构优化和管理流程再造两个方面提出了这一问题的解决方案。

关键词:企业投标方案;知识产权;侵权案例;管理流程再造;组织机构优化

中图分类号:D922文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)20-0094-03

近年来,企业招标投标中的知识产权纠纷不断,相关侵权案件频频见诸于报端。这一系列侵权事件的发生,破坏了招投标公平有序的运作规则,背离了招投标良性竞争的初衷,同时也折射出隐藏于案件背后的企业招标投标过程中的知识产权管理问题。

一、企业投标方案知识产权流失问题揭示

为深入探究企业招投标过程中的知识产权管理问题,笔者通过多种渠道的查找和搜集,共获取五个企业招标投标知识产权侵权案例,这些案例集中发生于2002年至2006年间,基本涵盖了工程招标、货物采购招标和服务招标等招投标主要类型,包括两个工程设计招标案例、一个工程施工招标案例、一个货物采购招标案例、一个创作方案招标案例。

通过表1的对比分析可以发现,在选取的五个招投标典型案例中,只有一个案例反映的是招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题,其余四个案例所反映的问题最终都可归结为企业的投标方案被招标方和中标方侵占或盗用,致使方案中含有的知识产权流失。这从一定程度上说明,企业投标方案的知识产权流失问题较之招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题来说更为普遍,是目前企业招投标实践中发生频率较高的问题。因此,本文重点讨论企业投标方案的知识产权流失问题。

投标方案是投标文件的核心组成部分,其中涉及投标企业的多项知识产权,不论中标与否,投标方案的版权以及方案中所运用的投标企业自身拥有的专利和技术秘密等都应归投标企业所有。如果招标方需要全部或部分使用失标方案,须征得失标企业的书面同意,并给予其一定的经济补偿。

结合笔者搜集的典型案例来看,企业投标方案的知识产权流失主要发生在工程建设招标(包括工程设计招标和工程施工招标等)和服务项目招标(包括创作方案招标和项目咨询招标等)领域,大致表现为以下几种情形:其一,投标企业的设计方案没有中标,但招标方却在中标方案中抄袭或照搬未中标人的设计方案;其二,投标企业在某项目的一期招标中成功中标,并运用自己拥有的技术完成项目施工,但是他在随后的二期招标中失标,二期中标人却在项目施工中使用一期中标人的技术;其三,两个以上企业组成一个联合体参与投标,投标方案完全由其中一方独立设计完成,该联合体中标之后,未参与投标方案设计的一方与招标方私下串通侵占盗用设计方案,撇开了方案的设计者。

二、企业投标方案知识产权流失的应对策略

导致企业投标方案的知识产权频频流失的原因是多方面的,既受到全社会知识产权意识较薄弱、知识产权信用环境恶化的影响,又与我国招投标法律体系缺失知识产权保护规则的制度缺陷紧密相关,同时“僧多粥少”的招投标买方市场所引发的双方地位失衡现状,也使存有侵犯投标方知识产权动机的招标方有机可乘。

不过,投标企业自身的知识产权管理缺陷是其遭遇知识产权侵权的关键原因所在。因此,投标企业应当苦练内功,以最大限度地保护、管理和运用企业的知识产权资源为指导方针,进行企业内部管理的全方位创新,在招投标全过程中融入知识产权管理内涵及管理要素,从系统的角度来配置知识产权资源,实现企业知识产权管理与招投标操作规程质的融合。

(一)组织机构优化

投标企业知识产权管理的组织机构优化,首先是对企业招投标知识产权管理职能进行重新定位;其次,为企业内部投标工作机构的各岗位人员设定相应的知识产权管理职责;再次,以设定的职责为评判依据,考核各类人员在投标工作中的知识产权管理绩效。

1.知识产权管理职能的全过程定位。目前大多数投标企业对于招投标中的知识产权管理仅仅限于侵权纠纷发生后的协商和诉讼,在此之前的知识产权管理事项并未纳入企业招投标管理职能之列。这种事后补救虽然有可能挽回损失,但存在着因为举证不力而败诉的风险,且牵扯企业过多的时间和精力。

据此,投标企业应当首先调整原先的知识产权管理职能定位,将事后维权的管理职能转变为招投标全过程的知识产权管理职能,把知识产权管理工作的关口前移,使工作重心从事后补救措施转移到事前、事中的侵权预防措施上来,最大限度地降低被侵权的可能性,减少侵权纠纷的发生。

按照企业招投标的流程顺序,投标企业知识产权管理职能的具体定位应调整为:在招标至投标阶段,明确界定己方的知识产权权属;在投标至评标阶段,防止投标方案中核心技术和内容的流失;在定标阶段,对未中标方案进行后续管理。

2.知识产权管理职责的多元化设置。从大多数企业的实际情况出发,配置专人负责招投标过程中的知识产权管理工作在短期内难以实现,因为不论是企业领导,还是各级管理人员,抑或是专业技术人员,大都缺乏招投标知识产权管理经验。所以,较为现实的优化途径是,在企业的投标工作机构的现有管理层级和岗位职责的基础上,分别细化各类人员在投标工作中的知识产权职责,使其把好各自的知识产权关口,相互配合、相互衔接,将知识产权的流失风险降至最小。(1)领导层的职责设置。领导层主要指企业投标工作机构的负责人。设定其为企业投标工作全过程的知识产权管理总责任人,监控招投标各环节中己方拥有的知识产权保护状态,对投标项目的知识产权保护和管理担负监督和指导职责。与此同时,落实招投标知识产权管理责任制,即如果发生因忽视知识产权保护和管理而给本企业造成重大损失的情况,无论该负责人是否是直接责任人,都应当承担失察责任,并视情节轻重给予相应处罚。(2)管理层的职责设置。管理层在企业招投标知识产权管理中发挥着协调作用,主要包括企业投标工作机构的合同管理人员、市场分析人员和估算人员。1)合同管理人员,设定其在投标准备阶段负责分析审查招标文件中的知识产权条款是否存在不利于己方的合同条件,在获知企业未中标后及时向招标方索回投标方案并将其整理归档;2)市场分析人员和估算人员,设定其负责投标过程中企业商业秘密和经营信息的保密,特别是确保企业拟定的投标策略和投标报价不对外泄漏。(3)技术层的职责设置。技术层是指企业投标机构中负责设计构思、方案布置、数据处理、图纸绘制、模型创建、软件程序编写等技术性工作的专业人员。由于技术人员比其他岗位人员更易于接触到设计方案中的核心技术,特别是尚未公之于众处于保密状态的技术秘密,故设定其在编写技术方案时负责标注版权声明、专利声明和技术秘密的书面保密要求,同时避免将技术方案编制得过于详尽,做好关键技术的保密防护措施,防止技术外泄。

3.知识产权管理绩效的分层级考核。以企业各个层级、不同岗位人员的知识产权职责为依据,设定相应的绩效考核指标,衡量其在投标工作中履行相应职责的准确度和实施效率。(1)领导层绩效考核。企业投标工作机构负责人的知识产权管理绩效考核指标设定为投标方案的知识产权发生流失事件的数量及造成的经济损失数额,也就是将企业投标过程中的知识产权保护和管理绩效作为该负责人任期目标责任制的重要考核内容,由企业最高领导层来实施具体考核措施,以衡量其对招投标知识产权管理工作的重视程度及其领导能力和管理水平。(2)管理层绩效考核。根据管理层级中合同管理人员、市场分析人员和估算人员在企业投标中承担的不同职责,分别创建知识产权管理考核指标。合同管理人员的考核指标为其审查出的招标文件中不利于己方的知识产权条款个数、投标方案索回率和索回存档时间;市场分析人员和估算人员的考核指标为投标报价、投标策略的泄露次数。通过对管理层知识产权管理绩效的考核,使组织运行更有效,管理流程更顺畅。(3)技术层绩效考核。将技术人员的知识产权管理考核指标设定为设计方案中技术秘密泄露次数和由此造成的经济损失额度。通过对技术层知识产权管理绩效的考核,提升技术人员保护企业知识产权的意识,防止企业核心技术流失。

(二)管理流程再造

在知识产权容易流失的招投标重要节点,融入知识产权管理要素,建立一套与招标投标基本程序相对应的知识产权管理流程,达到善用企业知识产权资源、预防知识产权侵权的管理目的。该管理流程主要包括以下重要节点,如图1所示:

1.招标环节:严格审查招标文件的知识产权条款。投标企业获取招标文件后,应认真查看和分析其中合同条件部分的知识产权条款是否明晰、公平、合理。具体来说,分析招标方对于双方编制的文件特别是投标方案的版权归属、使用及补偿方案,投标方案中拟使用的专利技术和技术秘密的权属和许可使用,商业秘密和技术秘密的保密义务划分和保密责任设定,以及项目执行过程中新生成的知识产权的申请权和所有权的约定等是否合法,双方的知识产权权利和义务是否对等,有无显失公平的条款,是否对未中标方的经济补偿、未中标方案的退回及未中标方案的使用和费用支付等问题作出约定。

投标企业如果发现招标文件中存在违反现行法律或者显失公平的知识产权条款,应当在招标方组织的投标预备会或答疑会前规定的时间内,以书面形式向其提出质疑,要求其予以解答和说明。

2.投标环节:编制投标文件时提出知识产权书面保护要求。投标企业在编制计算书、设计图纸、模型、技术方案、投标报价和经营信息等涉及己方版权、专利、技术秘密和商业秘密的文件时,应当在投标文件的显著位置以醒目的字体注明“版权所有,未经书面许可严禁复制或传递给任何第三方”和“投标文件涉及的技术秘密和商业秘密,未经书面同意,不得披露和提供给任意第三方使用”等类似的以文字或图示形式出现的知识产权声明信息,并可附上“技术秘密”和“商业秘密”的标识。

3.开标环节:避免过度公开投标方案的核心技术。在公开宣读标书或当众阐述投标方案的过程中,投标企业应当注意不要过度公开己方的核心技术。投标企业可以简要介绍投标文件的主要内容,包括投标方案布置、主要功能指标、项目总投资匡算、期限、费用报价等不涉及关键技术成果的非内容,但对于投标方案中涉及的关键技术和技术秘诀不要过于详尽地介绍,以免方案中的专有技术丧失其新颖性或被他人不正当利用。

4.评标环节:切勿毫无保留地阐述内容。投标企业在答复评标委员会提出的需进一步澄清的问题时,不应毫无保留地对设计方案的构思细节、具体落实方法等内容进行细致的阐述和说明。

5.定标环节:重视未中标方案的后续管理。失标企业应在收到招标方的中标结果通知后,尽快索回未中标方案,并交与企业的档案部门整理归档。档案管理部门对于涉及企业知识产权的档案应作为特殊档案予以妥善保管,未经许可任何人不得私自保留或向外扩散。

投标企业发现招标方未经许可擅自使用己方享有专利权或专有技术权的工艺、材料、产品、设备,或者盗用、侵占己方的设计方案和设计构思时,应当及时收集对方侵权的确切证据,直接向侵权人发出信函要求其停止侵权,并说明侵权的后果。可先就赔偿等问题与侵权方协商,若协商不成,在法定时效内诉诸司法机关。

三、结语

企业招投标知识产权侵权案件的相继发生,反映出的不仅仅是法律层面的问题,揭开双方利益纷争的这层面纱,显露出的更深层的问题是企业招投标过程中知识产权管理的缺失。在知识产权日渐成为竞争利器和关键资源的今天,这一管理缺陷足以引起各方的关注和重视。

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作者简介:蔡志芳(1981-),女,江苏南京人,供职于有色金属华东地勘局,硕士。