高职评估档案的构成与作用研究

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【摘 要】高职院校评估档案是高职院校进行评估的重要参考资料，在新形势下加强高职院校评估档案的管理工作对于高职院校评估具有重要作用。我校是高职艺术类院校，在管理评估档案过程中做好收发工作是我校评估的基本要求，笔者将结合我校评估档案管理的实际经验来探讨评估档案的构成、作用及管理。

【关键词】高职院校；评估档案；构成；作用

高职艺术类院校的评估是教学实践活动中的重要内容，在人们对教学质量要求越来越高的背景下，实现教学科学评估对于提升高职艺术类院校的教学水平具有重要的促进作用。评估档案是高职院校教学评估的重要依据，是高效档案的重要组成部分，做好高职艺术类院校的评估工作，就必须要加强高职评估档案的管理工作。

高职艺术类院校评估档案是由不同性质的档案组成的，这些档案对艺术类院校自身所起的作用也存在很大的不同。加强高职艺术类院校评估档案的管理，首先必须要了解这些评估档案是如何构成的以及它的作用是怎样的。

一、高职院校评估档案的构成

我们对高职院校评估档案的构成的考察，可以从评估档案本身的形成过程来进行考察。笔者认为在高职院校的评估档案主要包括以下两个重要组成部分：一是迎评档案；二是评估过程档案。这两种分类就是按照评估档案的形成过程来进行分类的。其中迎评档案主要是在学校评估之前产生的，而评估过程档案则是在高职艺术类院校评估前期、中期、后期产生的。我们要加强高职院校的评估档案管理工作就必须要充分认识到这两者的概念，笔者结合多年的档案管理经验，认为迎评档案是评估档案的主体，它主要是由迎评材料构成的。

（一）迎评档案介绍

迎评档案主要指的是学校自评以及接受评估的资质以及材料。迎评档案主要是由两部分构成的：一种档案是在艺术类院校教学过程中形成的原始档案；另一种是根据评估需要重新整理的档案。迎评档案的具体形式是多种多样的，根据笔者多年的经验，认为可以把迎评档案分成四大类：体材料、备查材料、支撑材料以及工具材料。接下来，笔者就来详细论述这四种材料。

1.体材料。体材料主要指的是在高职艺术类院校评估过程中学校必须要具备的材料。必须要具备的材料通常是指自评报告。自评报告在学校评估能起到十分关键的作用，它是学校评估的主要依据。学校的自评报告是学校对学校基本情况的介绍以及发展思路、发展水平的阐述。专家组对学校的评估主要是通过学校的自评报告来进行评估。除了自评报告外，某些高职院校在评估工作中还准备了特色报告。特色报告不是明确要求要交的报告，但它也是体材料的重要组成部分。

2.备查材料。备查材料主要指的是为了专家更加深入地了解高职院校自身的特点，而准备的材料。备查材料主要是一些教务档案、考试试卷、论文等材料。备查材料一般具有真实性与原始性的特点，评估结束后这些备查材料不是所有的都需要备档存储。要有选择性的进行备储。

3.支撑材料。在高职院校评估过程中专家组只会提供一些评估指标，通过这些指标来对高职院校进行评估。高职艺术类院校必须要根据这些指标来规范材料。这些按照评价指标加工而成的材料，就是支撑材料。支撑材料是直接应用型材料，是专家认定等级的时候参考的主要资料。

4.工具材料。工具性材料主要指的是评估过程中学校各种可供对比的材料。最为典型的工具材料就是学校的基本状态数据，当周的课程表、学生名册、教学管理人员名单等。工具材料是进行评价的主要参考依据。通过分析这些工具材料，专家组可以深入地了解学校的基本情况。

（二）评估过程档案

评估过程大难主要指的在高职院校评估过程中形成的各种档案，评估过程中形成的文字、图标、声响材料等都可以当作评估过程档案，评估过程档案在形式上也可以分为三个大类：准备类、进校类、整改类。

1.准备类。所谓准备类主要指的是高职院校在接到评估通知后，就开始准备的材料。在这个阶段形成的综合性材料主要包括学校、系部的自评以及预评估等内容。具体而言主要是指评估工作通知、评估学习、会议、工作的材料；评估相关的展览、声响、通报等材料；

2.进校类。进校类材料主要指的是在专家组正式进校以后评估过程中产生的各种材料。进校类材料主要有专家填写的各种形式的工作表、会议记录、专业意见，宣传报道材料，学校评估方案，安排等内容。

3.整改类。整改类材料不仅包括专家组提出意见后学校进行整改的材料，而且还包括专家组评估以前的各项整改材料。整改类档案的管理贯穿于学校评估的全过程，在评估过程中必须要严格按照相关规定来进行管理。整改类材料具体包括整改任务书，整改情况通报，整改动态报道等内容。

二、高职院校档案评估档案的作用

在分析了高职院校评估档案的构成后，我们就来探讨一下高职院校评估档案的作用。笔者认为高职院校评估档案主要有以下两个作用：一是高职院校评估档案有助于学校评估，提高学校的认证等级。二是能够为教学改革提供必要的数据。

（一）有助于学校评估。上文提到高职院校评估档案是专家对学校进行评估的重要参考资料，是可靠真实的一手资料。学校评估档案的准备情况直接影响着学校评估效果。在高职艺术类院校评估过程中学校要实事求是地准备学校自评报告，按照专家提供的评价指标来完善支撑材料。只有把各种资料准备好以后才能够顺利实现学校评估。

（二）为教学改革提供了必要数据。如今教学改革成为了高职艺术类院校教学的主流，深化教学改革有赖于对学校自身实际情况地了解，而对学校自身情况地了解，主要是通过学校各项基本数据来进行分析对比来得出结论的。在学校评估过程中形成的学校评估档案几乎涵盖了学校的各个方面，这些档案能为教学改革提供最基础的数据。

三、加强高职院校评估档案管理

在文章的结尾，笔者想要就高职院校评估档案管理提出一点建议。笔者根据多年的档案管理经验，认为针对高职艺术类院校的评估档案管理，必须要做到以下两点：一是要及时收发，收发工作是高职院校档案管理工作的重要内容，做好收发工作是提高档案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重记录。在档案管理过程中管理人员要高度重视档案管理的记录工作，做好档案管理记录工作有助于保证档案不丢失，不失真。

高职院校评估档案是学校评估过程中的重要环节，加强高职院校评估档案管理工作对于提高学校的教学水平具有重要意义。本文结合高职艺术类院校的档案管理经验探讨了评估档案的构成和作用，笔者认为做好档案管理必须要重视档案收发与记录工作。

【参考文献】

[1]支贵生.高职院校评估前的档案工作[J].北京档案，2008（2）.

[2]王新星，南瑛，蒲红伟，等.从教学评估档案看学校档案管理的信息化建设[J].新疆医科大学学报，2008（1）.