供电设计院档案的信息化管理

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摘 要 本文结合工作实际，探讨了在信息、网络技术广泛应用的新形势下，如何根据供电设计院的特点，更有针对性、更合理的开展档案信息化管理工作。并着重对电子文件（含CAD、扫描文件）的收集、整理、归档、利用做了阐述。

关键词 供电设计 电子档案 信息化管理 CAD 扫描文件

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2015.02.085

Information Management of Power Design Institute Archives

ZHANG Guangtao

（College of Information Management， Zhengzhou University， Zhengzhou， He'nan 450000）

Abstract This paper combines with the actual work， discussed in the new situation of information and network technology widely used， how the characteristics of the power supply design institute， more targeted， more reasonable to carry out file information management. And focus on electronic documents （including CAD， scanned documents） collection， sorting， filing， made elaborate use.

Key words power design; electronic archives; information management; CAD; scan files

随着电子化办公和计算机辅助制图（CAD）的广泛应用，设计院的办公、设计手段更加现代化，但同时也出现了新的问题――设计工作过程中产生了大量Word、Excel、PDF、CAD等格式的电子文件，在保证这些电子档案被妥善保管、便捷利用的前提下，如何以最精简、有效的方式进行有效管理？为此，笔者以某电力设计院为例，就供电设计行业的档案信息化建设做如下分析。

1 供电设计院档案工作分析

供电设计院普遍的特点是规模较小但部门齐全，设计专业较少但分类明确， 可谓“麻雀虽小，五脏俱全”。这就决定了供电设计院的档案工作有如下特点：（1）档案主要组成部分为工程设计完成后形成的科技档案，其他类别的档案，如文书、荣誉、人事等数量少但种类齐全。（2）档案查阅、再利用率高。不仅是设计人员的智慧结晶，也是院里宝贵的精神财富，具有很大的参考再利用价值。（3）具有较高的机密性。一方面，电力是国家经济命脉，各种电力设施的图纸资料理应保持较高的机密性，另一方面，市场经济条件下，工程设计成品也属于智力成果，有必要保证不外泄。（4）电子档案收集鉴定困难。计算机辅助制图（CAD）在供电设计院上世纪80年代就已经推广，但设计人员普遍归档电子档案意识不高，加之多种原因导致大量电子文件都已流失，少量保存至今的电子文件也问题多多，比如文件损坏、残缺不全、无法判断内容是否为最终定稿等等。

2 功能需求

经过上述分析，我们得出供电设计院对档案信息管理系统的功能需求如下：（1）上传、利用操作都要简单、便捷，尽量不增加设计人员的工作量，以减少推广阻力。（2）能对设计工作中产生的Cad、Word、Excel、PDF等多种电子文件格式及其不同版本实现良好兼容，方便实现网络实时查询。（3）保密性强，且能实现实现分布式角色认证，针对不同角色的用户，赋予相应等级的浏览、下载、打印权限。（4）作为工程项目管理的一部分，档案信息化管理必须与立项登记、任务下达等计划经营管理在网络上实现流程无缝对接。（5）工程设计电子档案是管理重点，文书、荣誉等其他各类档案和以及有效版本（规程规范、工具书）也要实现电子化，并集成在系统中统一管理。

3 初步设计方案

系统基于Windows2000 server服务器，采用B/S结构，客户端不需安装特殊的应用程序，使用IE浏览器就可以完成全部操作，不仅可以减少升级和维护的难度，而且所有的业务数据都保存在Server端，确保了数据的安全。还有兼容性好、跨平台，且能实现分布式角色认证等特点。随着Internet的普及，传统的两层结构的C/S计算向三层和多层转变，目前B/S结构在同类市场上已经占据了主要地位，这与B/S模式的强大功能优势密不可分。硬件问题解决后，经过论证，系统设计方案如下：

（1）建立专门的打印出版室，制定相应规章制度，规定所有文件均集中打印、集中晒制出版，以实现“打印时100%归档”。

（2）在设计人员的电脑中安装打印控件，设计人员发送将电子文件发送到打印机的时，控件将自动分析图纸，并从图框中提取工程名、图号、设计人等信息，服务器根据这些信息将电子文件上传至中已提前建好的工程列表中。

（3）服务器接收电子文件后，将自动转化成PDF文件，以供在线浏览。

其原理为：借助Adobe PDF提供的虚拟打印机功能，将文件进行打印输出，其输出结果即可保存为PDF格式文件。目前大部分文档格式如Word、Wps、Excel以及各种CAD文件、各种图片格式都可以通过虚拟打印的方式转化为PDF格式。

其优势为：在保密性方面，可以使用密码或数字证书的方式对PDF文件进行加密，以限制一些用户对PDF文件的打开、打印、编辑、复制文件内容等操作，使文件具有较高的安全性。

更为有用的是PDF文件可以通过数字签名的方式对文件进行确认，文件一经确认保存后即有一个确认标记，以表明该文件经过确认未被修改。如果文件被改动则标记改变，提示该文件已被修改。这一特点对于验证档案资料的原始特性特别有用。

（4）根据电力规划协会对供电设计行业档案工作的新指导精神，我院对所有已完工工程图纸进行了扫描加密，分工程、按专业挂接到服务器上。

具体方法为：对于文字性文件，我们将其扫描为PDF格式，对于图形文件，我们将其扫描为TIFF图片格式。扫描完毕后，分工程、按专业挂接到服务器上为日后提供白图打印和在线浏览服务做准备。

PDF文件其优越性上文已经介绍，下面着重介绍TIFF文件，该格式保存信息完整，图像失真率小，经过矢量化处理还可以转化为DWG等CAD可识别、可编辑的文件。更重要的是经过加密处理TIFF文件也能实现浏览、下载权限分离。其原理为：先将TIFF文件流下载载入到内存中，这样可以避免在客户端中留下残余临时文件，后通过分析此流文件中用来定义文件存储的图像数据类型、颜色和压缩方法的标记信息区，采用GDI+中的图像插补算法来进行图片的缩放以及平移等操作，基本达到类似CAD软件中缩放的效果，由于浏览器控制GDI+本身存在一定局限性，因此将此方案封装成了客户端控件来实现效果。

4 根据用户角色的权限，提供多种多样的利用服务

图1

图2

（1）利用网络直接查询。各专业设计人仅有权利浏览本专业图纸，文件在浏览时经过前文所述的加密方法处理，无法复制或打印。该方法可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。（2）提供下载。用户有权限时可直接下载，无权限时可通过在线申请，得到更高权限的用户批准后方可下载。（3）提供打印件。当用户需要再次出图时，可利用扫描文件（PDF或TIFF文件）打印成白图，提供给用户。上述方案的流程如图1所示。（4）文书、荣誉等其他各类档案扫描成TIFF电子版，经过加密处理后，分类挂在网上提供查询利用。（5）有效版本（规程规范、工具书）的清单整理完毕后录入到系统内，提供借阅服务。（6）定期刻盘，一式三套。一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

5 运行中遇到的问题及对策

完成了流程逻辑方案之后，在实际运行中遇到了一些问题。我院在实际工作中受场地、人员等因素限制，难以设立统一的打印出版室。集中打印出版问题不能解决，后面步骤很难实现。为此我们对设计方案进行了修正。

6 最终实施方案

由设计人员自行打印出图，然后送档案室校验，同时在两个工作日内按要求在向系统上传电子文件。待档案人员确定电子档案按要求上传、图纸符合出版要求后再统一晒图。其他步骤没有变动。最终实施方案逻辑流程如图2所示。

从实行情况来看，手动上传电子档案确实增加了设计人员的一部分工作量，初期推广应用时阻力比较大，漏传、错传现象时有发生，利用率也一直不太高，在设计工期比较紧张的情况下更是如此，但经过软件不断优化（如采用以卷册为单位批量上传的方式），上传率已明显提高，如今已基本实现了出版图纸100%电子归档。经过不断宣传推广，利用率也大大提高。

7 结束语

建立在业务重组基础上的流程管理思路对传统设计模式冲击较大，然而供电设计院的性质和特点又决定了难以实现集中打印、集中出版，改由设计人员手动上传电子档案，确实增加了设计人员一定的工作量，但通过软件的优化调整和宣传推广，经过我院实践证明，在场地、人员受限的条件下，将上传工作量分散到每个人，实际上也是可以接受的。通过该档案信息管理系统，既保证了电子档案的机密性和安全性，又能让设计人很方便的参阅到之前的设计成果，大大节省之前向资料室索要电子档案，甚至到原设计人处查阅的情况，大大提高了工作效率。

参考文献

[1] 李晓红.工程设计档案的信息化管理.辽宁电力勘测设计院.

[2] 柯青.PDF文件格式在电子档案管理中的应用.贵州电力设计研究院.

[3] GB/T 17678.1-1999.CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.

[4] DLGJ 28-1994.电力工程勘测设计图纸管理办法.