浅谈纸质底图档案管理

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摘要：档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。随着计算机的普及应用，工程底图全部是CAD绘图，施工现场需要的是纸质底图晒制的蓝图。纸质底图集唯一性、原始性、证据性和凭证性与一体，若管理不善，会给施工和科研带来无法弥补的损失。因此加强纸质底图档案管理，仍十分重要。

关键词：底图 档案 管理 数字化

一、引言

底图是工程项目档案的重要组成部分。工程项目底图的一个特点是为施工现场服务，即使是在科技发达的美国，它在现场服务时也以纸质图纸为主，以国内目前的条件，还不可能拎着一台笔记本电脑，带着一张光盘在现场解决各种问题， 况且施工图变更图还得要打印后签上名才有效[1]。纸质底图是蓝图的母版，是工程项目建设过程中不可缺少的依据。在工程项目建设过程中需要反复添晒图纸，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。因此它的一个重要特点是利用的频繁性，同一份底图反复要晒几十份，甚至上百份的蓝图，为工程项目建设服务。此外，工程竣工验收、质量评定、设计参考咨询、建筑物装修和改扩建等都需要大量地调阅和复用底图档案。底图档案的另一个重要特点是唯一性。工程底图往往只有一份，尤其是以前用手工绘制的底图，更是“孤本”。底图一旦丢失或是破损严重，其利用也就无从谈起，也将给施工和科研带来无法弥补的损失。因此，加强纸质底图档案管理，显得十分重要。

二、底图档案的管理

加强纸质底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。其重要环节：一归档验收；二台帐登记；三底图修改；四分类排放；五现场利用；六底图鉴定；七保管和保护。

（一）、归档验收

由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。底图归档验收，一查底图质量。重点查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图。二查签署。签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三查文件号是否与工程名称一致。项目文件号是每张图纸的身份证号，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用。若多份底图共用一个编号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦。因此，在底图归档验收时，要严把质量关。

（二）、台帐登记

台帐登记是档案查询利用的信息平台。随着公司发展壮大，每年都有上百个工程项目同时运行。底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台帐，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，双方互签字确认，作为归档验收凭证永久留存。在《综合档案管理系统》中详细著录归档日期、项目文件号、题名等三十多项信息内容。《系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计，提高了底图档案利用的查全率和查准率。

（三）、底图修改

由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，归档发图后的底图随时可能修改。底图修改院采用版次递进的方式管理。因此，在底图档案中就会出现同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件增加了底图的协调难度。因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图。否则，底图管理的混乱，也会给工期带来影响。

（四）、分类排放

对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长。一个全厂性的大的工程项目就有几十个，甚至上百个单元，文表有六、七万页，图纸两、三万张，图纸量大且利用频繁。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录级别等信息。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图处于动态管理。已经完成的项目，档案实体与计算机排序同步。即按年代―项目―阶段―单元―专业―图号进行分类排序上架，并在柜架上写明工程名称、单元、专业、图号等信息。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。

（五）、现场利用

归档后的底图，不能直接用于现场，需晒制成蓝图，并加盖单位资质章，发图章等才能为施工现场服务。底图请晒，有严格的审批程序。必须有文控填制出版委托单，填写图号及晒蓝图份数，项目经理签发。底图人员根据委托内容，调配齐底图，送交出版室，出版人员当面签收。晒完后的底图，由出版室送还底图岗。底图人员再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。

（六）、底图鉴定

底图档案的鉴定是档案管理工作中至关重要的环节。对底图档案进行鉴定，就是确定底图档案科学的、历史的和现实的价值，决定档案的存毁，对提高档案的内在质量、优化馆藏结构、缓解库房及设备的紧张状况，充分发挥底图档案的作用都有着重要意义。因此公司成立了档案鉴定工作小组，档案部门制定了档案鉴定和销毁制度。对已制成电子档案且破损严重的底图；装置报废，年份较长且利用较少的工程底图；有高版次替代的低版次底图，在台帐中做好标识，定期提交给鉴定组，鉴定是否存毁。确认作废的底图，实体下架，按档案销毁程序处理。

（七）保管和保护

底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、清点、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保底图档案长期的保管和再次利用。

三、数字化管理

底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对其进行数字化管理。当前已实现电子签名的项目，纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案部门存档。对近期没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。在条件具备时，将早期手工绘制的底图 “孤本”档案，也进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《档案管理系统》网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份。电子化文件作为纸质档案的备份进行保存，一是纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化。通过网络等现代技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用。为需求者提供方便、快捷优质服务，同时也减少了纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案。三是为底图的存放提供了便利。对已制成电子档案且破损严重、年份稍长利用较少的工程底图可以卷放，也可以异地存放。供利用的蓝图不再存档，大大缓解库房存放压力，现有库房资源能得到高效利用。

档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性相对于纸质文件，都有其独自的特点[2]。电子文件数据保存密集，电子档案具有占用空间小，提供方便、快捷服务途径等优点，但受技术所限，容易受到病毒侵害，具有不稳定的缺点。其次，电子工程图纸在电脑上可以任意修改、复制，或存储在其他载体上，虽然能采取一些技术手段，如数字签名、电子指纹、水印等，但很难保证其真实性与原始性[1]。纸质档案具有悠久的历史，还是有其自身的优势。其唯一性、原始性、证据性和凭证性的作用，是电子图纸档案取代不了。因此加强纸质底图档案管理，还是一项长期的任务。

参考文献

[1] 吴玲 也谈计算机管理后底图及兰图保存的必要性 《科技档案》2002年第3期 第28-29页

[2] 黄立新 邓琦 电子档案与纸质档案的比较 《林业科技情报》2009年03期