浅谈如何做好档案信息化建设
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[摘要]随着社会信息化程度的深入，档案作为在信息化环境下的一种资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。做好档案的开发和利用工作，有助于档案的信息网络化建设。为尽快实现档案信息化，一方面，要提高档案领导者的领导意识，加强对信息技术人才的培养；另外一方面，要提高档案信息化管理水平。
[关键词]档案信息化 新形势 人才培养
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0064-01
档案资料是文献信息资源宝库中一个很重要的组成部分。随着社会信息化程度的深入，对档案的科学规范化管理可以提升一个单位的管理水平。社会对档案信息的需求日益增长，依赖程度也越来越高。把档案信息由静态转化为动态提供给别人，更体现了档案的价值，发挥了档案的作用。所以，档案工作者必须运用现代化的管理手段，打破常规，利用互联网自动平台，借助信息化这个机遇，推动档案信息网络化建设，提高工作效率和服务质量。
一、当前档案信息化建设工作所面临的新形势
随着信息技术的飞速发展，先进的科学信息化建设在人们的日常工作和生活中发挥了非常重要的作用。现在，我们正处在通过科学信息化推动工业化的现代化建设进程当中。在这个过程中，社会对很多包括档案在内的科学信息化工作提出了新的要求。档案信息资源的公开的必然要求，这就要求档案专业技术人员必须从传统的管理方式转变为现代化管理和信息化管理方式中来，将信息化工作方法纳入到档案管理信息化工作中来，这是档案信息化资源引用开发工作的重要内容，通过利用高新的信息技术手段，使档案广泛利用和交流。原来的传统档案管理模式早已经跟不上时代的脚步，随着电子文件等载体的大量出现和档案信息数量的增加，我们要想快速获得所需要的档案信息，就要用现代化管理手段来工作，需要用最先进的技术来实现档案全方位、多层次、多功能的现代科技化管理方式，使档案信息化存储方式发生深刻变革。产生管理对象的信息化，推广计算机数据库和网络技术的引进，即由传统的纸质载体的档案管理信息为对象，转变为集图、文、声于一体的多媒体信息化的机读档案为对象以存储于计算机内，赋予档案管理工作的内容以信息技术化。
二、要加强信息技术人才的培养工作
由于档案管理方式的变化，为了适应新形势下的需要，要想实现档案的信息化，一方面，要加强对档案管理领导的培养。作为档案管理的领导者，非常有必要了解、接触最先进的管理方式、方法。可以通过多种形式的交流会、技术培训、定期的学习来实现对档案领导者的改变。另外一方面，认真做好现职人员的培训学习工作，分期分批地安排档案工作人员参加有关计算机技术、数字化技术、网络技术、现代化管理技术和信息化管理技术等知识的专业培训。经过培训，可以让一线的档案管理人员拥有现代化的管理技术，有助于实现档案信息化。第三，要积极引进人才，并为他们创造良好的工作环境，建立良性机制，推动档案信息化建设。聘用高素质的档案管理人员，可以在最短的时间内实现档案信息化。四要大胆启用现有的专业技术骨干，给他们新任务、压担子，让他们在工作中进步，实践中成长。
三、要加强档案信息化建设就必须提高档案信息化管理水平
要建立起一套合理、科学、严密的信息化管理制度，就要明确职责，权限设置也必须明确到具体工作人员（或岗位）。实现档案信息化之后，由原来的纸质档案管理转变为电子档案管理。电子档案管理较纸质档案有其自身的优势，例如：方便、快捷。但是，电子档案也有其自身的缺陷。如果不做好权限设置，很容易引起泄密。因此，档案信息化建设，在提高技术要求的同时，也要做好权限设置。
在提高管理水平的过程中，对档案管理人员的服务意识提出了新的要求。要求档案管理人员尽职尽责。一方面为相关部门提供档案服务，另外一方面，做好档案的管理工作。例如：电子档案在封存过程中，对封存的环境有要求，要提供封存电子档案的环境，做好存档工作，不能懈怠。整理档案的电子文件时要防止信息在转换过程中的失真，归档时要进行认真、全面的检查。使用时也要健全档案的电子文件的管理和使用记录。电子档案形成以后，必须定期做好必要的格式和载体转换，还应做好备份工作，使电子文件尽可能地处在保密安全的状态。
【参考文献】
[1]于强方.加强档案信息化建设必须做好五项工作.青岛日报.
[2]郝丽艳.高校档案信息化建设的思考.兰台内外.