纸张本“无罪”请别太浪费

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单位的文印室配有一台HP LaserJet 5100Se企业级激光打印机，每天都要打印成百上千页材料。由于大家的办公水平参差不齐，因而每天都有少则几十张多则上百张的办公用纸被浪费了。为了控制日益上升的办公开支，有人向经理提出了一个建议，每天统计一下各部门的纸张浪费情况，浪费太严重的人要点名批评，甚至会被咔嚓一下扣掉当月奖金。这让部分平时排版打印文档马马虎虎，常常浪费纸张的同事有点紧张，于是纷纷去请教公司的办公专家丁丁。下文就是他关于如何节省办公用纸的一点经验之谈。

在日常办公过程中，往往是一个甚至几个办公室的多台电脑共享一台激光打印机。由于Windows XP默认安装有支持打印预览功能的程序Microsoft Office Document Image Writer，因此在没有安装打印机的电脑上排版的常见纸张类型（如A4），不会有什么问题。但对于一些特殊纸张尺寸（如8K），有时会出现一些页面设置和打印预览不一致的问题。一般来说，默认的打印机不同，在“页面设置”中可以直接选择的纸张类型也不同（如图1）。

这时，可以通过下载安装相同型号的打印机驱动来解决这个问题。方法如下：执行“控制面板/打印机和传真机/添加打印机”命令，根据“添加打印机向导”，一步一步安装与自己将要使用的目标打印机相同的驱动程序，并注意去掉“自动检测并安装即插即用打印机”前面的钩（如图2），选择不打印测试页，安装完成后将它设置为默认打印机。你会发现如果该打印机连接的电脑和你的电脑是在同一个局域网中，还可以先将目标打印机设置成网络共享，然后在本机上添加网络打印机，这样就可以实现即时正确的预览和打印。

在打印预览之前，先要执行“文件/页面设置”命令，对纸张和页边距进行相关设置，默认纸型是A4，还可以自定义纸张尺寸。页面设置完成之后，才能进行打印预览。在打印预览过程中，有时还会出现部分文档内容无法显示，就好像被切掉一样（如图3），明明左右都有空间，为什么就是不能显示文字呢，真令人费解。

要更好地理解这个问题，先要从常见的纸张尺寸标准谈起。国际标准化组织的ISO 216定义了今日世界上大多数国家所使用的纸张尺寸标准，主要分为A、B、C三组，其中C组纸张尺寸主要使用于信封。当今世界最为流行的办公纸张A4就是来源于这个标准，而在我国还流行一种K制尺寸（如图4）。

出现文档内容显示不全的情况，一般都是由于自定义纸张太大，超出了打印机支持的打印范围，或者是弄错了进纸方向（如图5）。例如，你自定义43×28厘米的纵向纸张尺寸，打印预览时就不能完全显示，而改成A3（29.7×42）再预览就没有问题了。例如，学校里经常要要打印8K的各种试卷，既可以自定义26×36.8厘米的纸张尺寸，也可以直接选B4来代替8K，然后将相应的页边距适当调小一点即可。

在对编辑好的各种文档进行打印预览时，不能只看首页，而要一页一页地仔细浏览，特别是一些有图形和表格的页面，不能超出文档的有效范围，否则无法打印出来。如果对已经预览正确的文档再修改，即使只修改一两个字符，也要重新预览，因为文档中的各种格式对象之间会相互制约，有时会“牵一发而动全身”。对于Word文档，一般一个表格应尽量排版在一页之内，如果不得不分在多页，则需要设置标题行重复命令（选中标题行，执行“表格/标题行重复”菜单命令）。对Excel工作表，常会出现的问题是由于页面设置或页边距设置不当，将希望打印在一页上的内容漏掉几行或几列在下一页，结果必然是多用了一倍的纸张，却还要重头再来。而在打印PowerPoint演示文稿时，通常应采用讲义方式打印（执行“文件/打印”命令，打开“打印”对话框，在打印内容处选择“讲义”，并根据需要选择每张纸上打印的幻灯片数量），以最大限度节省纸张。

如果想再利用一下已经使用过单面的纸张，打印一些仅仅用于复印、传真的材料，则需要先将这些纸张冷却、放平、压正之后再使用。因为激光打印机的工作温度会将刚打印过的纸张熨热，表面张力会让纸的中间产生一定的弯度，如果立即就使用这些纸张，往往会影响到打印机的正常进纸，有时甚至会产生卡纸而不能继续打印。即使能打印出来，纸的表面往往也会被扭曲，不能正常使用，真可谓得不偿失。

总而言之，如果我们能将文档打印过程中的各种图文排版问题解决在萌芽状态，相信纸张浪费的情况一定会越来越少，这对单位对公司，都是好事一件。别忘了，勤俭节约可是中华民族的传统美德哦！