瑞阳的流程经

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对于业务流程，瑞阳制药有限公司董事长赵玉山有一段精辟的观点，他说:“业务流程就像我们公司的供水管网一样，我们的工作中既有工作路线（管道），也有控制点（节点、闸阀），我们所谓的审批就是对点的控制，点是在路线中的，所以路线是点的基础，而路线就是工作流程。”

正是出于这种认识，瑞阳走上了一条流程梳理之路。同样，形象来说，他们希望达到的以下目的:

1、 应该是层流而不是紊流，因为紊流意味着混乱;

2、 末梢管道要满负荷，但是主管道（高层）需要留有余地，以备扩容（发展）;

3、 在满足供水需要的前提下，路线（流程）越短越好，控制点越少越好，这样可最大限度利用材料（资源）。”

问题流程出在哪？

作为山东省重点制药企业，瑞阳制药的有剂型的生产车间，产品有230余个品种规格，销售网络遍及全国各大中城市。但是瑞阳也面临着许多流程上的问题，比如审批时间冗长、繁琐，效率低下;流程流转涉及多部门、跨部门运转，操作难度大;有流程，无执行;无法直观监控业务流程的运作，企业制定的各种管理标准难以严格执行;缺少一个统一的跨部门应用的流程自动化管理平台等等。这一直都是瑞阳管理者非常头痛的问题。这些问题的具体特别表现在以下环节:・采购

瑞阳制药物料包括生产和非生产两种物料，面临着有些采购无计划可依，紧急/零星采购计划多，由于涉及采购部门比较多，很难实现集中批量采购。由于种种原因造成企业的库存量比较大，给企业采购管理带来很大的挑战。（生产物料:这部分的采购已经在企业的四班ERP系统得到很好的管理，非生产物料:指的是不在生产物料清单中的物料，包括五金材料、水泥、木材、设备、办公用品、IT产品等多达10000多种。）

・营销

开户审批流程和增加客户信用审批流程是瑞阳的两个核心流程，这两支流程都是辅助企业的ERP系统而制定的，在ERP系统新增加一个客户或者对现有客户增加信用额度都是企业风险管理的重要环节。如何更加有效的降低企业的风险呢？

主要存在着一个严重的矛盾:企业高层领导希望执行严格的层层审批，最大限度地减少企业的AR风险，但是手工审批造成审批周期冗长，决策支持信息欠缺等问题，这就和企业营销人员希望的快速反馈市场客户需求产生很大的矛盾;

・财务

这个环节包括各种费用报销审批流程和借款申请流程。由于手工操作，财务部门很难管理员工的备用金，相关领导需要登录ERP系统才能了解到相关决策信息，比如目前欠款情况、出借日期等。财务部对于已经 超过还款日期的用户也比较难以管理。

对症下药

针对以上的困难与挑战，瑞阳制药决定实施流程管理系统，并选用了Ultimus BPM解决方案来重新梳理一期的营销类、财务类、非生产物料采购等10支全面管理公司的业务流程。

1.非生产物料采购计划审批流程

重新对1万多种非生产物料进行编码，达到物料的编码唯一性，采购人员惟一性，然后通过流程机器人自动判断流程路由。

非生产物料采购计划表单电子化以后，一方面方便用户填写，输入物料编码后，相关物料信息，如:物料描述，计量单位等自动显示;另外一方面企业计划填报实现统一、规范化，所需物料描述完整、正确，审批过程清晰，达到计划有需求可依，采购有计划可依。

2.开户审批流程及增加信用审批流程

通过和企业流程顾问以及高层领导对流程进行优化，分别删除一些不必要的审批环节，同时增加对流程增值的环节。如:针对开户审批流程增加客户管理处对发起人提供的各种证件以及客户信息进行核对/搜集的环节，这样就可以大大降低后续审批领导的核对工作，大大降低了新开客户的风险。针对增加信用审批流程，增加了信用管理处审批环节，负责征集客户的信用信息，辅助领导决策。

3.财务类流程

借款申请流程和费用报销流程通过自动化后，对企业的各种费用项目进行分门别类，这一方面规范化申请人填写，一方面方便财务人员进行帐务结算。通过费用预算详细描述，企业领导可以更加清晰了解费用的预算，同时集成企业ERP系统，自动获取申请人的“当前欠款”，以及录入“何时还款日期”，这样就大大加强财务部备用金管理。

通过实施Ultimus BPM Suite，为企业搭建一个统一的业务流程管理平台，企业可以在这个平台上面快速实施各种业务需求，而不需要再请第三方公司协助实施，一方面可以快速应对企业流程的变化，另外一方面可以保证企业核心流程的竞争力。

改进看得见

系统完成实施后，获得显著的投资回报，主要表现以下几个方面:

首先，网上电子审批流程大大缩短审批时间，有些流程由原来的1个星期缩短至3天;

第二，规范化的企业流程运作，统一的电子申请单，流程按照规则自动流转。不必再担心由于申请人填写采购计划不明确，造成采购回来的物料不是申请人需要的，另外更重要的是不需要再催促申请人补单（任何采购都需要看到电子采购计划单）;

第三，解决了地域限制引起的各种问题。由于是基于IE浏览器访问，瑞阳上海分公司只要通过VPN网络，就可以方便访问到远在山东的BPM服务器，统一的业务流程管理系统，流程审批再也不会有地域的限制。

最后，快速实施、易于使用和管理。而且当企业的组织结构调整或者业务需求变化的时候，企业可以快速对流程进行修改/优化，能够快速反馈企业业务需求。

流程是需要进行持续管理的，所以，瑞阳没有停下脚步，它下一步的计划是:继续实施其它营销类、财务类及采购类流程，比如进出口订单管理流程、增加供应商流程、ERP物料清单（BOM）更改流程等;同时推广到产品发展、供应链管理、质量管理部的相关流程，并与已有的ERP系统以及HR系统进行整合。

BPM 能为企业带来的5 个方面的实际利益：

1.固化企业流程

2实现流程自动化

3.实现团队合作

4.优化流程

5.向知识型企业转变