秘书礼仪论文论礼仪在秘书工作中的意义和关系
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摘要礼仪与秘书人员辅助决策协调关系自身提高都有密不可分的关系它在秘书工作中发挥着极其重要的作用是秘书人员不可忽视的一种修养和技能秘书工作不能忽视礼仪内容而礼仪在秘书全部工作中具有自己的
特殊意义
「关键词礼仪秘书工作公共关系
秘书人员作为领导的辅助者必须完成各种有助于领导管理决策的工作与事务这种工作特性决定了秘书
工作是一个外向性的岗位秘书人员必须在各社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等处理各种关系安排
各种活动这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动如迎送客人宴请等等因此作为领导的浦助
者秘书与其他职能人员不同他必须代领导处理各种交往接待事宜礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程它在秘
书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系
秘书礼仪工作的意义
一礼仪是秘书工作与生俱来的职能之一
从秘书作产生那天起礼仪便是秘书工作的重要职能随着社会历史发展礼仪的内容和方式有了巨大
的变化秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化但无论这种变化多么广泛多么深刻礼
仪工作从未离秘书工作而去
秘书工作起源于奴隶社会当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员史官执掌的工作内容极其宽泛其
中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼—这是典型的礼仪内容到了战国时期《周礼》详备地记载了周朝
史官的职务和分工这使我们了解到史官的工作内容与礼有千丝万缕的联系从今天看去将史官定为秘
书人员一或从事秘书性质工作的辅助人员是较合适的而礼仪则是秘书工作的当然内容
为了更好地辅助领导决策并处理事务秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务这个任务中的一切
安排打点是礼仪工作的主要内容礼的起源也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开秘书以执掌祭祀
来为领导权威的决策行为和国家重大活动作准备作铺垫作为行动的参考系数领导权威无论是表示顺天承
运还是具体紧张的日理万机在当时总缺不了这种形式的辅助因为这种形式对领导权威行为的合法性和合
理性起着重要的决定作用可见礼仪原是秘书辅助决策的重要手段
现代社会礼仪在生活中起着极重要的作用秘书工作对领导负责技术水平高工作质量好办事效率快固
然是秘书人员的重要素质体现但礼仪行为的得当职业形象的得体也是领导决策获得成功的有效因素秘书
的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法通过秘书的态度姿势仪表谈吐给对方留下重要的印
象甚至是关键的印象饱满的精神真诚的热情积极的态度得体的举止本身也就是秘书人员素质高业务精
的体现一般说来领导之所以选聘秘书很大程度上也是为礼仪的需要在礼仪的层面上开展工作从而辅助领
导进行决策活动领导的决策往往是刚性的强硬的在具体执行中不容许有任何伸缩而秘书的礼仪却是柔性
的弹性的它可以缓冲决策的压力调节决策带来的紧张沟通因决策而产生的误解隔阂在任何社会条件下
礼仪总是人们共同的需求因此礼仪对秘书工作具特殊意义
二礼仪是秘书公关的辅助手段
利用宣传和传播的手段使一个社会组织和它的公众相互了解和适应这便是公共关系的任务秘书工作起
着信息的汇总和传播的作用建立良好的相互了解和信任的关系树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象
和信誉是秘书公关的主要内容在公共关系中要做好这些工作离不开礼仪应努力发挥礼仪的优势来为公关
服务礼仪可以调节感情关系这与公共关系内求团结完善外求和谐发展的宗旨是相一致的公关
的对象具有不同层次但无论是什么群体或组织都是由人组成的因此不能撇开礼仪搞公关拙于策划会使
公关实务失败而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现可以说公关是礼仪最适用领域对礼仪的领
悟把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平同时公关作为一种以传播手段来协调组织与公众
之间关系的行为不假以礼仪也不能实现传播的双向信息传递而由于公关活动中公众始终是变化着的不定
的问题形成时有公众对象问题一旦消失这层意义上的公众也随之消失所以礼仪总在各种公众对象中以新
鲜的积极的感觉体现极大地帮助了公共关系的实施公关对象的多种多样形成了不同的员工关系顾客关
系媒介关系股东关系社区关系政府关系名流关系等要适应这不同的关系依靠顺意公众转化逆意公
众争取边缘公众取得公众的信任和理解这绝对少不了礼仪
公共关系的另一实务活动就是将社会组织的信息传播给公众并把公众的信息反馈给社会组织的决策层秘
书要做好辅助决策工作必须充分利用传播媒介将信息有计划地与公众进行传播沟通传播沟通有多种形式
然而人际传播还是最基本的没有人际传播便是大众传播也不会顺利进行下去人际传播无论是通过仪表服
饰语言举止等媒介进行还是通过电话电报书信等书面性媒介进行都离不开礼仪表现可以说礼仪是传播
的重要媒介礼仪在公关实践中塑造着组织的形象创造着组织的信誉它可以帮助体现一个组织的坦诚热情
实事求是的态度并可以承载这种态度有了这种真诚的礼仪表现才能实现和谐发展争取支持的公关目的
所以礼仪在秘书的公关行为中具有关键意义
礼仪与秘书工作的关系
一秘书礼仪与秘书辅助领导
辅助领导是秘书的天职辅助领导的手段多种多样以礼仪辅助领导是其中之一
领导是决策者并依法享有一定的权威这使领导既没必要也不可能事必躬亲领导又因作为一种机构的代
表权力的象征需要在行事时有相关礼仪的配衬秘书的岗位紧贴领导是直接为领导服务的由秘书安排各
种礼仪事项自然再顺理成章不过了礼仪是秘书的常务工作在辅助领导进行决策的过程中对礼仪程序作妥
善安排使领导在具体的活动中既体面又掌握主动是秘书工作者办事能力的反映如企业的经理与企业
的经理在企业晤面秘书在事先将有关时间地点通知对方并认真打扫好会客室安排好茶水和午餐准备好
相关文件材料精神饱满态度从容地迎接企业的经理并将之向企业经理介绍使会晤在以秘书为主营造的
良好气氛中进行这个开始也许会给整个晤面的结果带来影响礼仪的周到使人精神放松心情舒畅双方开
诚布公容易促使事情成功或好转在某些重要场合领导需有些象征性的行为如剪彩奠基等秘书必然要在
事先作好准备将必要的工具装饰好地点选定并完满考虑到在象征完成后领导的合理退场这种礼仪性
的安排虽属工作中较琐碎一面却不可不做而且事虽小却影响大为领导个人为企业都塑造了形象当然秘
书只隐在这些体面的礼仪背后秘书工作的特性之一是潜隐性即使秘书人员代领导前去慰问拜望某人时起
的也只是礼仪象征的作用是代领导行事而不是以秘书本人身份行事即使秘书的良好态度和典雅举止吸引了
客人客人仍先记着的是某公司有个好秘书而不是某秘书在某公司所以礼仪工作做好了是在很大的
程度上提高了领导的工作效率实现了领导的威信至于平时的文书往来其中涉及到的文书礼仪包括礼仪性
的内容和礼仪套话更是秘书为领导服务辅助领导决策的一个常规工作秘书必定要掌握这些知识并要能娴熟
地运用以使自己更好地尽到秘书的责任
二秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者社会交往活动是其主要工作内容之一秘书
工作的特点是跟人打交道无论是他的服务对象一一领导还是在为领导服务的过程中要形成的各种关系
归根结蒂都是人际关系处理好各种不同关系是秘书工作艺术的体现恰当地运用礼仪来理顺关系对秘书工
作总体效益的提高大有帮助
首先秘书与领导形成了紧密的固定关系由于这种关系十分重要双方在最初接触磨合的过程中都会小心
翼翼而一且觉得不称心会立刻撒手反之一旦发现配合默契便越发珍惜和依赖这种关系从理论上说来领
导与秘书的关系越紧密就越富有工作创造力但在实践中却未必如此关系紧密了有时也就结成了一种同盟
可能反而有碍甚至破坏企业或国家的利益因此规范领导与秘书的关系除各种原则制度的保障之外礼仪自
古就有的别异作用仍有现实意义礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位规范自己的行为不播越不轻
浮尊重领导权威尊重领导意见按正常渠道上情下达沟通信息同时也在礼仪中保全自己的人格尊严
其次作为管理层中的中介部门秘书还要与各职能部门和外部世界联系沟通良好的礼仪在沟通中有助于
消除隔阂增进理解由于身处领导近旁会使其他人对秘书有特殊看法秘书人员这时除了以诚相见之外别无
他法以诚相见不仅是感情的真挚也包括礼仪的周到如尊重对方的地位理解对方的处境同情对方的闲难
赞赏对方的成就通过这些取得对方的信任
在与外部世界的交往中礼仪又是一个窗口从中可以窥得一个单位的精神面貌和经营品质这是许多社会
组织重视礼仪工作的原因之一即使在不成功的谈判与合作中坚持有理有利有节的原则从大局出发从长
远出发或可以做到买卖不成友情在或可以用原则和礼仪击退交往中的不正常行为
三秘书礼仪与秘书自身提高
礼仪是社会的规范秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系通过牛仪的学习和掌握不仅可以提高秘
书工作者个人修养还可由此推动社会的文明与进步
由于工作特点秘书人员的地位特殊他既在单位内部起联系沟通作用又在社会上成为本单位的窗和代
表所以礼仪在秘书人员身上是全方位地体现的首先秘书人员的个人礼仪应讲究他是在一个外向性的
岗位上与多种对象打交道如果不修边幅不注重言谈举止会直接影响来访者或被访者的情绪并影响办公室同
事的情绪所以许多单位对秘书人员的衣着饰物化妆品都有规定这种规定当然不是针对某个秘书人员个
人而是针对秘书这个岗位的此外秘书工作者的礼仪知识操办礼仪活动的能力对在不同情况下的礼仪要求
应有较多较完善的掌握要在礼仪活动中分清主次内外把握各种分寸分量要对各国各地各民族各宗教
的文化风俗礼仪习惯有所了解并在实践中融会贯通尤其在世纪人类进人了一个新纪元对许多客观事物
的理解认识上了一个新的台阶如保护环境与动物友好相处已成为全世界的共识礼仪行为也必须跟这种认识
结合起来倘在给外宾送礼时把动物毛皮当作贵重礼品就显得十分不合时宜了酒宴上的山珍海味也有许多
不该成为餐餐之徒的腹中之物礼仪活动中若缺乏这种现代意识是会使整个礼仪水平都大打折扣的可见礼
仪是一种综合素质的体现远不是懂外语会电脑人漂亮就能够胜任礼仪工作的它的文化内涵十分精探并总
是与时俱进的秘书人员必须不断学习不断提高才能在礼仪场合游刃有余
秘书礼仪说大也大—它在秘书的全部工作中占有举足轻重的地位说小又小—它总是琐碎地体现在细
枝末节上研究这个问题以促进秘书工作水平的提升对我国加人世界贸易组织后进一步与世界交往与国际接
轨迎接新一轮国际挑战是很有帮助的
参考文献
工勇时公共关系导论北京人民出版杜
比向国敏秘书学理论与秘书工作实务上海华东师范大学出版社