邮件归档范文精选

北京易讯思达科技开发有限公司(MessageSolution，Inc)的企业邮件归档系统EEA是一个安全易用经济高效的电子邮件归档存储系统。

目前越来越多的企事业单位意识到有必要对电子邮件进行有效的存储管理，并在需要时迅速查找恢复。而EEA正是这样一套系统，能够以低廉的成本实现获取，恢复需要的历史邮件，满足提高系绕性能和法律方面的需求。作为法规遵从邮件归档应用技术和邮件数据存储管理技术领域的先行者，MessageSolution，hlc使用自主研发的技术以及针对法规遵从邮件归档所设计的架构，把大量的电子邮件迁移到企业邮件归档服务器上，EEA会对归档后的数据进行大比例的压缩，在保证遵从法规的同时，用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出，并降低邮件系统的复杂性。邮件服务器备份设备也因为存储的数据的减少而变得更容易管理。

目前MessageSolution企业邮件归档管理系统E E A主要为企业用户解决以下四方面问题。

第一，邮件的集中化管理。对企业内部所有员工的邮件进行统一收集、保存、分类、查找等管理。实现企业邮件管理的集中化。

企业邮件往往由各个部门的员工自行管理，邮件管理分散，使用MessageSolution EEA企业邮件归档系统，即可将所有员工处的邮件进行集中、分类并保存，方便企业对邮件的查询、搜索、存档等需求。针对于员工自行管理邮件时，因存储空间限制、硬件设备因意外损坏或员工离职等因素，造成邮件删除、损坏、误操作删除等邮件无法巡回的情况，EEA企业邮件归档系统对所有邮件进行及时、完善的备份，有效避免各种因邮件损毁导致的损失。

第二，对邮件资料进行数据检索。指邮件资源信息查找，利用搜索引擎对公司的所有邮件信息进行方便快速的相关信息查找，包括对邮件“附件”的数据挖掘。

企业经常需要对邮件中大量的重要往来资料，以及附件，进行定向查询、搜索，以往只能靠人工进行，费时费力；使用EEA企业邮件归档系统，即可在几秒钟内实现对指定信息的快速搜索，大大提高工作效率。

第三，对邮件资料进行灾难恢复。即企业内部设备损坏，邮件资料丢失的情况下，立即实现数据恢复和访问。

对于大多数企业来说,电子邮件都是十分关键的应用。如果用户不能获得其电子邮件,包括以往的电子邮件信息记录,那么很多重要的信息就可能丢失。因此,围绕电子邮件产生了许多合规性的要求和诉讼条款。企业间的每笔交易记录都有可能成为关键证据。在这种情况下,电子邮件归档的重要性日益凸显。如果在电子邮件归档过程中出现错误或者无法查找到全部相关信息,企业在相关诉讼中就可能面临败诉的结果,甚至被判高额罚款。

美国马萨诸塞州米尔福德市企业策略(Enterprise Strategy)公司资深分析师Brian Babineau表示:“人们最初对电子邮件进行归档,使用的是Microsoft Exchange或Outlook文件夹。后来,人们发现需要更好的电子邮件归档方式。”使用文件夹归档要求用户执行很多手动操作,用户很难把这些事情做得很好,而且也不应该要求用户做这些工作。很多用户常常发现找不到所需的信息,或者把本来应该存储的信息删除了。使用Exchange归档邮件还有其他问题。Brian Babineau表示:“用户希望采用其他方法而不是Exchange对信息进行归档。如果用Exchange进行归档,当电子邮件文件夹增长到一定程度时,系统的处理性能会降低,而且必须采用更多昂贵的存储系统。如果采用其他的电子邮件归档系统,企业就可以利用那些低成本的硬盘,减少Exchange所需的存储,同时提高性能。”

企业在进行邮件归档时可以有两个选择:采用在线归档服务或是在企业内部自行部署归档软件。在线归档服务很容易获得,而自行部署归档软件则要求企业购买归档服务器和存储,并进行管理和备份。Brian Babineau表示:“如果企业拥有的电子邮箱不足1000个,那么企业可以选择在线归档服务模式。但是,如果企业的电子邮箱超过1000个,最好还是自行部署归档软件。”

Barbara Jean’s是一家小型海鲜连锁餐厅,位于美国佛罗里达州的杰克逊维尔。该餐厅为应对诉讼需求必须对电子邮件进行归档。该餐厅财务副总裁Tilbrook介绍说:“很多诉讼案件都与电子邮件有关。我们需要电子邮件归档系统来保护自己的数据。”该餐厅大约有25个Exchange邮箱,提供给公司总部和餐厅经理使用。在进行仔细考察之后,该餐厅选择了LiveOffice在线邮件归档产品。

Tilbrook表示:“我们有一个兼职的信息技术人员。他倾向于建立企业内部的电子邮件归档系统。但是,他要求的薪水超过了我们同意支付给LiveOffice的服务费用。”LiveOffice在线邮件归档的服务费起点是每月每个用户8美元,用户数越多服务费越便宜。此外,LiveOffice在线邮件归档服务除了能提供归档功能以外,还能提供备份、搜寻和电子发现等功能。

佛罗里达州的Palm Beach County是一家中型企业。该公司自行部署了按需配置的归档软件。该公司信息支持服务部门的服务经理Santhosh Samuel表示:“我们在2007年采用了Microsoft Exchange,同时安装了一个电子邮件归档系统。在此之前,我们一直使用Novell Groupwise来处理邮件,但是其归档能力有限,还要求大量的人工操作。”

Palm Beach County公司曾经拒绝采用在线邮件归档服务。Santhosh Samuel解释说:“出于保密的要求,所有的数据处理工作必须在公司内部完成。在与EMC、Symantec、CommVault等知名公司接触以后,我们最终选择了Mimosa公司的NearPoint产品。在NearPoint上线运行后,公司用于电子发现的时间减少一半。”

一些小企业正在使用的电子邮件归档功能可能是免费的,但是这种通过人工方式来管理信息文件夹的方式,增加了电子邮件归档的复杂度,不仅要付出一定的成本,而且要冒一定风险。在众多在线归档产品和按需配置的归档软件中,中小型企业一定可以找到既适合自身需求又价格低廉的电子邮件归档产品。

2006年7月15日，美国《萨班斯法规案》在中国正式生效，该法案着重强调企业信息内控活动、不论是机器还是人的操作流程都必须进行明白的定义及保存相关的纪录，而后才能实施，另外还强制性规定，公司首席执行官必须对财务报告的真实性宣誓，倘若提供不真实的财务报告将处以10年到20年的监禁重型。该法案将普及所有的在美国纳斯达克上市的中国企业，将更有效的约束中国企业财务造假行为。

同时，国内关于企业经营运作的法规体系也日渐成熟，各行业的监管力度日益加大完善，越来越多的国内企业开始与国际接轨，随着国内企业国际化进程的加快，许多走出国门的企业对电子邮件存档问题也越来越重视。目前许多中国企业开始在美国、新加坡、英国等地上市，当地法律要求必须进行电子邮件存档，这使得这些海外上市的企业对此比较重视。这些企业都需要考虑到对政策法规的遵从，包括企业的财务报表、公司往来信息以及电子邮件的归档需求。

电子邮件现在已成为企业以及个人之间通信联络的一种重要的方式。特别对于一个企业来说，除了提供基本的通讯功能外，电子邮件还可储存大量商业信息。更重要的是，电子邮件还可以详细记录公司的运作情况，既可以作为证明公司合法经营的法庭证据，也可以作为识别违反公司内部政策行为的原始资料。因此，越来越多的公司决定把电子邮件保留更长的时间，并证明在保留期间内没有修改过邮件。

作为国内领先的电子邮件系统安全防御专家，北京敏讯科技将即“EQManager反垃圾邮件网关之后，即将推出新的邮件系统技术延伸系列产品“EQArchive企业电子邮件归档系统，以便帮助越来越多的企业对邮件归档需求。敏讯科技 EQArchive邮件归档系统具有web设置功能、邮件归档功能、分类查询以及统计分析等功能。

EQArchive邮件归档功能设置内容包含：发件人、收件人、标题、时附件名、正文，和邮件头部信息完整邮件原文,可以人为定义邮件归档的时间，并支持存储空间上限告警功能。对归档邮件的备份工作可以采取自动备份、手动备份两种方式实现，并支持将归档邮件生成压缩文件，支持打包下载功能。同时EQArchive提供超级管理权限的邮件查看功能，管理员可以对归档邮件的分类查询，可以输入多种查询条件对归档邮件进行分类查询，可以对某一封自己所希望查看的归档邮件进行精确定位。而普通用户对归档邮件的查询

可以使用自己的信箱用户名和口令登录EQAchive邮件归档系统，通过EQAchive的个人查询页面，可以查看自己所有被归档邮件的内容。并可以手动设置时间段，锁定希望查找邮件的范围。

EQAchive邮件归档系统的安装以及部署过程比较简单，一般常与电子邮件系统部署与同一台服务器，驻守提供邮件服务的SMTP端口。当外来邮件连接请求到达EQAchive邮件归档系统时，邮件归档系统会根据邮件归档策略对电子邮件进行归档备份。归档工作完成后，EQAchive邮件归档系统会将邮件通过标准的SMTP路由模块路由给电子邮件系统所驻守的服务端口，以实现对电子邮件的归档功能。

EQAchive邮件归档系统亦可与EQManager邮件安全网关进行无缝嵌入式安装，所谓无缝嵌入式安装方式是指将EQArchive系统管理程序安装在EQManager硬件平台上，并进行管理界面、认证系统的整合。在存储空间方面采用Macrostor高性能SCSI磁盘阵列为EQManager硬件平台拓展存储空间。EQArchive邮件归档系统支持RIAD0/1/5等多种数据存储方式，具有自动容错能力，保证数据归档的可靠性。

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国内某家软件企业，目前员工在全国有2000多人，已经部署了Microsoft Exchange Server 2003作为全企业的邮件交换平台。该公司的员工通过该平台处理每天的邮件往来工作。由于业务和IT运维的需要，每个员工的邮箱大小被限制到100MB，每位员工邮箱中超过3个月的邮件将会被自动归档到客户端的PST文件中。

面对这样的设定，该公司的IT运维部门发现，由于客户端的问题经常出现PST文件损坏，管理员不得不找到原先的备份文件将用户邮箱还原，才能找到之前的邮件数据。这样的操作让IT运维人员感到非常繁杂。经过IT运维部门讨论，决定对Exchange 策略进行改变，将邮件存储在服务器上的时间调整到6个月。当调整策略后，问题又出现了，Exchange 的存储空间不断增长，使得他们不得不考虑购买更大的存储设备。

面对这样的问题，Quest 软件公司的Archive manager可以提供帮助。这家软件公司将Archive Manager部署到了Exchange 系统中，当Archive Manager的邮箱收到归档的邮件后，软件的邮件归档处理引擎会将信件进行记录，并把邮件正文和附件分别保存，信件正文保存在SQL Server的数据库上，附件以特定的形式保存在文件服务器上，两者之间的关联保存在SQL Server 上。

Archive Manager 和 Exchange 系统工作的方式如图所示。在部署 Archive Manager 时，需要把 Exchange Message Journaling的目标邮箱指定为特制的Archive Manager账号。当Archive Manager 的邮箱收到归档的邮件后，邮件归档处理引擎会将邮件进行记录，并把邮件正文和附件分别保存，邮件正文保存在 SQL Server 的数据库上，附件以特定的形式保存在文件服务器上，两者之间的关联保存在SQL Server上。

Archive Manager 提供了非常便利的归档邮件检索功能，可以以 Web 界面和 Outlook 插件的方式进行归档和邮件内容的搜索，同时，搜索的方式也非常灵活。Archive Manager 由几个不同的组件构成来完成邮件归档、存储、索引和查找界面的功能。Archive Manager 的组件可以以分布式的方式部署在不同的服务器上，达到最好的可扩展性和性能水准。

值得注意的是，这种安装方法没有对 Exchange 服务器的架构做太多大刀阔斧的改动，而是仅仅需要在服务器的数据库上开启邮件归档功能并设置归档到指定的邮箱即可。这种轻型安装方法是Archive Manager 这种Exchange 辅助软件的特色。这样做不仅降低了由系统改造和安装过多组件引起的众多风险，也便于管理员进行部署和调整。

部署Archive Manager后，经过一段时间的使用，邮件管理员对邮件系统实现组织内部的邮件收发、组织对外的邮件收发实时归档；服务器上的邮件存储所占用的空间明显减少了，为公司节省了大笔的存储成本；能为最终用户快速找到某一时间点的某一封邮件，提高了整体的工作效率。

“等等，我要找找我的邮件。”

“我的邮件哪里去了?”

“上次的合同样本已经mail给你了，收到了没有?”

类似的对话，我们已经在企业里听得司空见惯了，随着越来越多的企业的信息化进程趋于完善，电子邮件成为了企业最先“信息化”的消息传递方式，而当我们的办公室越来越多的听到如上面的对话的时候，蜂拥而至的电子邮件已经成为了我们不得不面对的巨大挑战。

当我们面对这个挑战的时候，我们发现，电子邮件成为了商业机密、商业机会和商业沟通手段，而类似萨班斯法案这样的苛刻法令，也令我们的电子邮件管理员们如坐针毡，越来越多的企业发现，如何搜索到有用的电子邮件，保证电子邮件的存储安全，利用其中的信息，都成为了必不可少的功课。

用户意识亟待加强

据调查显示，目前全球范围内正式实行邮件归档系统的企业并不多，在我国企业中真正实施邮件归档的企业更是少之又少。与国外企业对邮件归档的认识不同的是，对于国内的企业负责人来说，也许他们更关心的是企业中的机密文件是否会被不轨员工利用电子邮件外泄。

从厂商方面来看，前一段时间，NetApp宣布，通过与Artec的合作，NetApp产品现在可以用于保护和加密电子邮件归档了，安装了SnapLocK软件的NetApp主存储和二级存储产品可以存储由Artec EMA电子邮件归档设备产生的电子邮件档案文件。而拥有众多软件的赛门铁克也在年初，宣布了重新包装其电子邮件安全产品成为所谓的“InformationFoundation”。

IDC近期报告显示，电子邮件存储和附件正呈爆炸式增长，利用电子邮件取证和诉讼支持的需求不断增长，以及对规则遵从性和企业管理问题的不断关注，继续驱动企业和组织对电子邮件归档应用的强劲需求，并且在2005年产生了3.1亿美元的收入。而且，随着邮件和即时信息继续在企业里不断使用，加上许多公司已经接受了记录保存政策的时候，对邮件归档应用的需求将会不断增长。

那么，用户需要什么样的设备来归档邮件、即时信息，从而遵从各种规则要求呢？IDC整合计算副总裁Mark Levitt表示：“许多用户将继续购买能够更适合遵从性和企业策略要求的指定解决方案，并且这些解决方案应能够与现有架构进行集成。”

近日，安全邮件解决方案供应商Mirapoiint宣布推出业界第一个电子邮件归档解决方案，该解决方案采用企业策略实现归档信息的索引和组织，帮助企业和组织遵从关于保存记录的法律和法规要求。Mirapoint 邮件归档服务器通过清除垃圾邮件浪费的空间、重复邮件内容以及为简单搜索和提取而实施的邮件目录化，减少邮件归档的成本和复杂程度。

由于把索引、管理软件和存储硬件集成在一个单一的设备中，Mirapoint 邮件归档服务器可以与任何采用业界标准协议的邮件服务器集成。IT管理员可以根据发件人、收件人、垃圾邮件或病毒评分值、部门或关键字内容为任何邮件设置归档策略。通过与提供即时信息的业界知名企业合作，Mirapoint的邮件归档服务器还能够归档即时信息，确保遵从各种规则要求。

Mirapoint亚太区总监任兆雄说:“除了防止垃圾和病毒邮件、手机邮件等问题，邮件归档成为企业级用户最高关注的邮件问题之一。通过把策略驱动邮件和即时信息管理、存储和归档结合起来，Mirapoint 提供了一个理想的解决方案，用来满足规则要求，以及提取邮件用于法律或人力资源原因的功能。”

一般来说，目前市场上的邮件归档系统需要在邮件服务器上加载用户界面或效果差强人意的SMTP界面，这样不仅会产生干扰和降低性能，而且还会阻止未来的扩展。不过Mirapoint的邮件归档解决了这一问题，它像其他的客户端一样在后台安全和被动登录，然后，在一个指定的、专用的设备上处理邮件。当这些邮件被安全归档之后，可以根据管理员的策略设置从邮件服务器上消除或保留。

2011年度

中国行业信息化值得信赖品牌奖

北京信诺瑞得软件系统有限公司的SecureGrid邮件归档网关是一款专业的邮件归档产品，集成了归档服务器、数据安全防护体系、存储优化、多语言搜索引擎以及策略管理控制器等众多创新技术，可以自动、实时地将邮件系统中的邮件进行归档，并能依据用户定制的策略，对归档数据进行有效地存储与管理，实现邮件数据的长期保存。

北京信诺瑞得软件系统有限公司（以下简称信诺瑞得）的SecureGrid邮件归档网关是一款专业的邮件归档产品，集成了归档服务器、数据安全防护体系、存储优化、多语言搜索引擎以及策略管理控制器等众多创新技术，可以自动、实时地将邮件系统中的邮件进行归档，并能依据用户定制的策略，对归档数据进行有效地存储与管理，实现邮件数据的长期保存，此外还能提供强大、高效的检索查询和安全审计功能。

SecureGrid邮件归档网关可以对邮件数据进行有效地归档、备份、管理以及实时检索。SecureGrid邮件归档网关的设计完全遵从《企业内部控制基本规范》和《公务电子邮件归档与管理规则》等法规的要求，符合很多企业内部的管理机制和规程要求。

SecureGrid邮件归档网关不仅可以轻松满足企业对法规遵从的要求，降低法律诉讼的风险和成本，而且还能为企业提供灵活的历史邮件管理工具，丰富企业内部的知识管理库，并极大地提升邮件服务系统的效率，同时降低运营成本。

SecureGrid邮件归档网关产品完全满足法规遵从的要求。它采用数字签名技术，利用数字指纹以及时间戳等技术，确保归档邮件的真实性和完整性，同时可对归档邮件进行数据加密，以确保数据的安全性。

为防范审计员滥用权限，造成数据泄露，SecureGrid邮件归档网关可对审计员采取二次授权机制，并利用时间段和登录次数来限定审计员的权限。该产品还具有强大的邮件检索功能，可以帮助企业快速定位数据，为法规遵从的举证提供技术保障。

Mimosa系统公司近日宣布，已和深圳市连邦软件有限公司签署了一份主要分销协定，正式进军潜力巨大的中国市场，此次Mimosa的Mimosa NearPoint中文版将由该公司负责销售并提供支持。

构建一套Exchange邮件系统时，客户必须同时考虑该系统的数据备份与恢复、系统容灾、存储管理、数据归档与法规遵从等。一般情况下，客户需要同时采购专门的数据备份软件、归档设备。如果是使用Exchange2007之前的版本，还必须通过提高硬件配置规模才能达到容灾的能力。

为Exchange量身定做

Mimosa NearPoint系统，正是这样一个专门针对MicrosoftExchange Server定制的Exchange数据管理解决方案。在无需服务器端和无需ExchangeJournaHng开启的情况下，可以自动获得Exchange上的任何数据。并在一个系统中集成了Exchange数据全息归档、邮箱数据实时恢复、数据生命周期管理、eDiscovery法规遵从、PST文件归档、系统容灾保护等功能。MimosaNearPoint独有的Self-ServiceAccess，无需任何客户端插件，就能让用户通过Outlook和OWA实现与Outlook风格完全一样的全景自助访问功能。

通常，企业选择邮件归档系统是希望能够帮助有效管理数量不断膨胀的电子邮件，通常的邮件取证只能在所选择的有限群体内进行。但是随着法律发现的要求不断增加，需要在整个企业内部所有的邮件中进行eDiscovery操作。这要求企业必须去扩展其邮件存档和搜索发现能力，并从过去支持的数百个邮箱搜索功能扩展到可以搜索数以万计的邮箱邮件能力。

在问到为什么会选择推广Mi-mosa产品时，微软金牌合作伙伴深圳连邦软件总经理说：“中国的Ex-change客户需要像NearPoint这样专门为Exchange提供的、能够提供集邮件归档、数据恢复、系统容灾、法律法规遵从等一体化的管理平台了。这确实是一种下一代的数据归档理念，颠覆了我们过去对数据归档的定义和看法”。

无需安装任何插件

以往邮件归档产品在归档Ex-change服务器时必须依靠Ex-change Journaling(日志)邮箱或者在Exchange上安装软件，从而获取用户收发的电子邮件。但这种归档方式无法获取到完整的Exchange数据，特别是无法获取日程、地址本、公共文件夹等这样一些数据。而且所依赖的Joumaling技术还会给Exchange服务器带来15％-30％的负载增加。而Mimosa独创的Log Shipping技术，无需任何软件或者客户端插件，即可获取Exchange上包括邮件、文件夹、日程、地址本、便签等全部数据，并保留了原来的原始上下文结构。

电子邮件归档审计不容儿戏。电子邮件已经成为企业沟通、交流的重要工具，不仅可以提高企业办公效率，还可能在解决法律纠纷中起到重要作用。但是与此同时，企业也面临邮件归档审计方面的诸多难题：

1.需要遵从国内外法律法规对邮件信息的归档和审计流程的相关要求。

2.日积月累，随着企业业务量的持续增长、信息流的日益健全，越来越多的邮件给邮件服务器的存储和运行都带来了很大的压力。

3.在海量邮件中查找所需的邮件往往效率很低，特别是在遇到需要响应审计诉讼等紧急情况时，要在法规要求的有效时间内，迅速提交相关邮件资料十分困难。

4.邮件信息中往往包含一些很重要的企业信息，而这些信息分散在各处，企业无法对所有邮件的往来、操作和内容进行有效的监管审计。

5. 企业在耗费大量的时间、精力、成本备份邮件数据后，无法随时随地对邮件进行调取和管理，这给快速恢复邮件数据带来不小的困难。

为此，北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）为企业用户提供了一款全面、高效、安全、便捷的邮件归档解决方案。该方案主要具有以下六大特色：

其一，全面满足法规遵从需求。慧点科技采用了能够全面满足法规遵从需求的企业邮件架构，将企业的电子邮件完整地迁移到企业邮件归档服务器上， 以满足国内外法律法规对邮件等电子文档的留存方式和留存时间的要求。

成功地部署一个邮件归档系统需要针对企业邮件系统和邮件归档系统的特点进行全面的测试，且需要根据企业的实际情况及企业业务增长所带来的新压力及时调整，充分考虑稳定性、可用性、安全性以及扩展性等需求。

如何实现邮件归档系统的部署和产品的选择有很高的关联度。一个成功的部署需要在测试阶段做好充分的准备，针对企业邮件系统的特点及邮件归档系统的特点进行测试，且需要考虑企业的实际情况，根据企业业务增长带来的新压力进行调整，充分考虑稳定性、可用性、安全性和扩展性等需求。

本文以Quest Software的 Archive Manager 3．7 For Exchange 进行部署及应用方面的讲解。Archive Manager是一款面向企业应用的邮件归档管理工具，它可以自动合并邮箱数据，将其存储到经济安全的归档系统，为安全审计等工作提供可靠的数据来源。Archive Manager For Exchange 独立于Exchange 服务器，通过微软的Journal Mailbox 功能，对启用Journal功能的邮箱存储的邮件进行归档，并通过其特有邮件分离功能，将邮件的正文与附件分离，分别存储在SQL数据库和文件系统中。

物理拓扑结构

不同的企业规模对Archive Manager存在一些不同的部署选项，因此造就不同的解决方案。

单站点结构适合企业存在单一站点内或者企业站点之间带宽条件较好的情况（图1）。在这种条件下，用户数目决定服务器的硬件选择。另外要注意，大型企业往往有比较全面的灾难恢复计划（DRP），因此邮件归档服务器也可以通过集群模式或者均衡负载（NLB）模式提高可用性。

多点结构适合企业存在多个物理站点（图2），并且企业站点之间带宽较高、利用率较低的情况，并且远程连接站点的用户数目较少（＜100 人）。

为降低带宽的消耗，Archive Manager 可以配置成按照预定时间进行邮件归档的功能模式。如果远程站点已经安装了Exchange 邮件服务器，可以通过配置本地的日记启用模式（Journal Local）来降低邮件归档时对带宽的消耗。