文书档案管理论文范文精选

一、秦汉简牍官文书档案的收藏与管理

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。

综上所述，秦汉时期简牍官文书是封建国家体制下各种政令信息传递的主要载体，秦汉行政体系能够正常运行是依托于秦汉官文书传递展开的，为保障各级政令传递的畅通与行政管理工作的顺利开展，秦汉时期确立并完善了相应的简牍官文书档案收藏和管理制度，并对日后几千年的中国文书档案工作制度产生了重要的影响。

作者：贺科伟单位：河南师范大学图书馆事业与文化研究中心

[摘 要] 本文从文书档案电子化的基础理论入手，分析文书档案电子化管理的收集、归档、存储等办法，进而提出文书档案电子化的发展趋势。

[关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

一、分化发生在学科知识体系内部

社会学科中的大部分学科的知识体系都包括两个部分:“形而上”、“形而下”。“形而上”指的是那些比较抽象的、原理性比较高的知识内容，而“形而下”是指那些应用性比较强、实验方面的内容。这两种分布在两级的知识内容通过一定的逻辑联系在一起，并且成为一个完整学科缺一不可的重要组成部分。图书情报与档案管理学科的分化还体现在学科知识体系内部，就是指在“形而上”和“形而下”两方面的扩展。作为管理学科中的典型的应用型学科，图书情报与档案管理学科的知识体系更加偏重于对于应用价值比较高的知识内容的讲授，也就是更加偏重于对于“形而下”内容的讲授，这在一定程度上也就造成了“形而下”强而“形而上”弱的特点。随着社会的不断发展，图书情报与档案管理学科也发生了一定的变化，使学科从更加偏重于对于操作性的原理的总结概括，转变为对于经济发展密切相关的经济信息内容的概括总结，一方面改变了图书情报与档案管理学科传统的“形而下”强而“形而上”弱的特点，在一定程度上促进了图书情报与档案管理学科的分化，在“形而下”方面更加注重接地气，深入了解，不断做精做细;另一方面在“形而上”方面不断深挖，在理论进一步成熟的基础上进一步深入探讨，不断地出新与实际需要相联系的理论学说，为解决实际问题提供理论依据。图书情报与档案管理学科的“形而下”与“形而上”的两级化发展，并没有阻碍该学科的发展，相反的在一定程度上促进了该学科整体水平的发展，使该学科的实际社会影响增强，以前对于该学科的一些批判性的言论已经不见了，换来的是社会对图书情报与档案管理学科的全面认识和发自内心的认可，以及与之相关学科的蓬勃发展。

二、图书情报与档案管理学科的整合

自从二十世纪五十年代起，我国的图书情报与档案管理就已经进入到整合为主流形态的发展阶段。图书情报与档案管理学科的整合方式主要有两种:通过一级学科内部的三个二级学科集成融合，以及跨学科外部交叉综合两种方式出现。［2］

(一)一级学科内部的集成融合是实现该学科内部整合的有效手段之一

学科集成指的是把N个分支学科综合在一起，使这些分支学科之间产生联系，最终形成一个有机学科整体，而学科的融合是指将N个学科综合在一起，使他们之间相互影响、相互融合，从而发生反应，产生一个全新的学科。图书情报与档案管理学科也是档案学、图书馆学、情报学三个学科在经历融合以后形成的一个全新的学科。不管是图书馆学还是档案学、情报学，都原本是文献科学的组成部分，但是随着学科发展，他们逐渐独立出来，成为三个独立学科。但是这三个有着共同的理论基础、逻辑关系的独立学科并没有实现有机的整合，重新形成一个新的学科，实现一加一大于二的理想效果。直到1997年，国务院在颁布的文件中打破了原先这三个学科并不属于一个学科群的惯例，并将其整合为一个一级学科，这也使得图书馆学、情报学、档案学三个学科有了可以整合在一起的基础。自此以后，图书情报与档案管理学科得以出现，并不断发展，为社会的经济发展提供了重要的理论指导。

(二)除了通过集成融合的方式实现图书情报与档案管理学科的整合，还可以借助交叉综

交叉主要是指在同一个目标的指导下，由两个或者两个以上的学科相互合作，从不同的学科视角进行探讨，从而产生一个全新学科的过程。学科的综合是指对多个学科进行分析，吸收其有力的研究方法，整合其知识内容，从而打破学科界限，促进新的学科的产生。在一定意义上而言，图书情报与档案管理也可以说是学科交叉综合的产物。就当前图书情报与档案管理学科的发展现状来看，我们不难看出其学科研究大多是跨学科，多是与计算机科学、史学、信息论、管理科学、社会学、数学、文学、教育学、大众传播学等众多的学科进行交叉结合，而这也正是图书情报与档案管理学科的优势所在。图书情报与档案管理学科在发展的过程中也存在一些问题，如果只是单纯的把问题归咎在学科范围上未免有失偏颇，其更多的是由于社会发展而导致的问题，与其他的学科也有紧密的联系，是社会问题。也正是因此，图书情报与档案管理学科的发展才更加离不开与其他学科的交叉结合。“这种交叉结合、学科综合将更多的呈现管理与科学的交叉综合、管理与技术的交叉综合、管理与文化的交叉综合。”

1.用户研究

将用户、终端、网络、模态联系在一起，需要贴近复杂的环境，贴近异构终端、异构网络环境，尤其是能够符合三网融合环境的需要，而在这种环境下，用户首先通过终端，经过各种异构网络接入三网，再统一链接到图书档案管理系统，用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9]；学术界一直研发新一代信息网络，国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13]；同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份，通过交换路由标识表示终端的位置信息，通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识，服务标识表示业务的各种服务，该技术对流媒体、话音、数据等给予支持，该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17]；基于此进行研究。

1.1用户、终端、网络的研究

为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。

1.2用户行为研究

用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。

1.3用户偏好研究

用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。

摘要：文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标，在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一，至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发，探讨在转变教学观念，完善课程体系，改革教学方法，加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。

关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革

0引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

摘要：文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标，在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一，至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发，探讨在转变教学观念，完善课程体系，改革教学方法，加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。

关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革

引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

一、转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

1办公自动化文书档案管理的新特点

1.1为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

1.2有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.4有利于电子文件的保存

1、PDCA循环原理

PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。

2、医院文书档案管理的内涵

医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。

3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论

P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。

4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施

D———实施阶段:1、医院根据《国家档案局8号令》、《江苏省归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》等文件精神，为了保证文书档案具有一定的安全性，文书档案管理部门对现有的规范性文件进行了整理和筛选，逐步制定出了有关的文件，比如说《档案室管理制度》、《文书档案整理制度》、《保密制度》、《档案借阅制度》，禁止医院的文书档案内部局域网与外网连接，确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性，用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。明确相应的岗位职责，并将这些制度纳入医院《制度汇编》，为程序化操作提供了制度保障和依据。2、文书档案业务流程是基础工作，强化档案工作流程的规范性、可及性，包括以下三个方面:(1)规范档案整理。在实践过程中，文书档案管理部门的人员应该根据文书档案的有关年限最好本年度的文书整理工作，在整理的过程中要保证文书档案的完整性，不能出现缺失、遗漏。在整理的过程中也要按照文书档案的内在价值进行合理的分类。(2)档案及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。(3)档案销毁的严密性。文书档案具有一定的价值，对于这类文书档案超过一定的保存期限后应该进行及时的销毁处理，在实际处理的过程中。管理部门的人员应该对需要销毁的文书档案进行统计，列出清单，交由有关部门进行审批，应当派员进行销毁过程的规范性的监督，销毁后在文书档案目录上删除。3、后期的学习也是文书档案工作质量不断提高的重要保障。在管理的过程中首先要确立文书档案的管理理念，培养具有管理意识的管理人员;过去很多的文书档案管理人员认为文书档案管理可有可无，导致文书档案出现了很多的问题。因此，要逐渐促使管理人员提搞文书档案管理的重要性认识。对文书档案管理人员的专业知识的培训也十分重要，在平时过程中，应该多派一些管理人员取先进的单位学习和进修。通过进修不但提升自己的能力，还发现本单位文书档案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是实现文书档案管理的前提。文书档案的过程中离不开相关的设备，在设备方面一定要和时代相适应，能够满足日常的文书档案管理工作的需要。办公自动化系统是目前文书档案管理中常用的计算机软件，没有引进的医院应该加快引进的步伐，用自动化来提升文书档案管理的水平，从而将文书管理工作落到实处。C———检查阶段:在实践过程中为了避免出现规章和操作相违背的现象，应该进行有效的监督和管理，避免不良现象的出现。本文建议在文书档案管理的过程中可以建立一支专门的文书档案管理队伍，这支队伍可以由医院各科室负责人员和文书档案管理部门的人员按照一定的比例组成。在制定一系列文书档案监督管理措施与方案的基础上，积极开展抽查、摸查。对整个文书档案管理的过程实施监督。A———总结和反馈:总结和反馈工作是十分重要的，是整个工作是否成功的体现。在文书档案管理的过程中，需要经常组织专门的总结会议。针对在检查中出现的问题，进行探讨。找出出现这些问题的主要原因，研究如何解决这些问题。从而促使文书档案管理能够逐渐向着规范化迈进。同时，要将没有解决的问题输入下一阶段研究。在文书档案管理的过程中，只有遵循PDCA的基本原则，才能促使管理质量实现螺旋式的上升。

摘 要：在飞速发展的社会中，科学技术用于日常工作中已经成为十分普及的具体情况。尤其是在需要大量人力物力的档案馆力过程中，科学技术的运用不仅能够提高管理的质量和工作效率，还能保证管理的档案的价值。因此，在针对目前普遍采用传统管理方式进行管理的医院管理工作，要创新管理理念进行档案管理。

关键词：医院；档案；创新性管理

社会飞速发展过程中，越来越多的资料和信息大量的出现。而在一些特定的场合和机构中，这些资料和信息都具有十分重要的作用，因此需要专门的部门进行收集和整理，进而加以管理。从这一角度来强调，档案管理在人们的日常生活中起着十分重要的作用，尤其是在医院等这些公共场合，需要对病人的档案加以手机和整理，从而提高医院对病人病情的掌控管理。而传统的档案管理已经在医院的发展过程中，呈现出一种发展的疲态。这就需要医院相关部门针对传统的档案管理进行现代化的改进，推动医院档案管理朝着现代化的方向发展。

1 我国医院文书档案管理的现状

1.1 整个医院档案管理基础差

自强调医院要重视档案管理之时开始，我国医院均采用一种传统的人工收集和整理的管理方式，而这种传统的管理方式一直使得医院的档案管理处在半封闭化的状态之中。一般人是无法翻阅这些经过收集和整理的档案。而传统档案管理方式进行管理的主要目的是将病人的资料进行收集并且能在未来的时间段内进行翻阅和参考，主要强调这些资料不要丢失这种基本性的管理原则。而人们在进行档案资料收集过程中，由于缺乏遵循原则，并且对档案管理工作不够重视，并且医院财政部门缺乏对其的经济支持，从而使得我国医院的档案管理基础差。

1.2 工作之间存在着脱节的现象

我国医院档案管理在传统的管理方式中，主要划归为行政文书的工作，而在实际的工作过程中，文书工作与档案工作之间采取的是不同的管理方式，从而使得档案管理工作之间存在着脱节的现象。另外，由于行政文书工作人员在工作过程中，由于缺乏必要的档案管理意识，从而在管理过程中，出现档案纸张不规范、装订不合格以及其它性问题，从而导致档案在后期查询时出现无法利用等情况，严重影响着整个档案的性质和价值。

摘 要：在企业发展过程中，文书档案管理工作占据着非常重要的作用，文书档案管理工作的好坏关系着企业发展的好坏，因此，必须要加强对企业文书档案管理水平的提升。下面本文就结合多年的工作经验，对如何做好文书档案的管理进行了详细的论述。

关键词：文书档案;管理;措施

近年来，随着我国社会经济的不断发展，各行各业的管理体系也在逐渐完善，而与此同时，企业对文书档案的管理也逐渐重视起来。文书档案对企业的发展历程、管理水平的发展起到着重要的依据，有着很高的保存参考价值。如何做好文书档案的管理工作，也成为摆在企业面前的一个重要问题。下面文中从文书档案的收集、整理入手，就提升文书档案管理水平的措施进行了分析论述。

一、文书档案管理工作的重要性分析

文书档案管理对于企业的发展有着非常重要的意义，主要体现在以下两个方面：第一，对于企业文书档案来说，它有着很强的凭证作用。当企业在发展过程中，需要查阅相关的以往的历史记录时，文书档案就是一个最为有效、也是最为重要的历史凭证，也因此，企业文书档案管理工作进行的好坏，对于企业战略的发展有着非常重要的作用。第二，企业文书档案有着很强的参考性。文书档案记载着企业发展进程中的各项重大活动与各项改革措施，当企业在进行重大举措时，可以通过文书档案来对这项实践活动的正确与否进行验证，从而根据文书档案中所记载的内容对当前所要实践的活动、重大举措来进行合理的改进，从而使得企业发展战略更加合理化，提高企业实践活动的正确性。

二、提升文书档案管理水平的措施

（一）加强对文书档案的收集与整理工作的开展

对于文书档案工作来说，收集是它的起点，更是做好文书档案管理工作的基础。如果文书档案的收集工作不能做到位，那么文件的归档就不可能齐全、完整，就不会利用企业发展的利用，不能起到文书档案应起的作用。因此，在进行文书档案的收集与整理时，必须要规范化，对于所收集到的档案必须是完整的，真实的，这样更能更好地对企业发展进程中的历史面貌进行良好的反映。另外，在对档案进行收集时，要确保这些档案的历史意义与现实价值的共存，这些档案必须要在企业发展过程中所自然形成的、真实的情况，不能对这些档案进行撰改或是删减，文书档案所收集的内容必须是真实发生的、客观的事实。同时，对于文书档案的收集与整理要规范化。不同文书内容所用的纸张大小、卷宗的薄厚、卷内记录的形式等等，都必须要严格按照要求来完成，从而使得文书档案的查阅更加方便，也使得文书档案管理工作的开展更加顺利。