文件管理范文精选

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

摘要：本文主要论述了文件管理的种类、鉴定、制度，维护文件管理的真实性、完整性。先进的管理理念、管理技术的支持是关键，严格的管理和完善的制度是保障，二者必须协调发展，缺一不可。

关键词：文件、种类、鉴定、制度

文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理体系，才能更好地为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离开文件管理。文件管理分许多种类，本文结合作者多年从事文件管理的经验，主要探讨一下文件管理的职责及其重要性。

种类

1．按性质类别分为：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。一般，公司会分派相关人员对这些文件进行分类管理。

2..按文件内容分为:中文类和英文类。随着公司的业务范围不段扩大，已经不单单仅限于国内市场，公司开始迈步走上国际市场的竞争与发展，与国外公司的业务往来与日俱增。英文，作为国际交流的基本语言，发挥着重要作用，英文文件的往来也越来越多。

3. 按存档类别分为：纸版文件和电子文件。做为传统的文件管理方法来说，纸版文件的存档与管理是极其重要的，纸版一般以存留原版文件为原则，通常是指盖有公司印章的具有效力的文件。纸版文件存档的优点是留有原版纸版文件，一旦有合同冲突时，更具有说服力。缺点是容量较大，保存麻烦，查阅复杂，需要一页页过目。随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸版文件的发展趋势。为了保护好这些电子文件，维护其完整性、真实性和长期可读性，使社会记忆得以传承，国内外众多的档案学者对如何管理好电子文件进行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。电子文件的出现，给传统的档案管理理念带来了冲击和挑战，这种冲击和挑战促使档案管理理念的革新以及思维方式的转变。与传统档案相比，电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与载体的易分离性、信息的易更改性等特点，要确保其真实性、完整性和长期可读性，传统文档的管理技术与手段都已无法满足其需求。这不仅需要对传统的档案管理理念进行变革，而且要在管理手段和技术进行全方位的提升，实现电子文件的管理现代化、科学化。

鉴定

1．目的和适用范围

1.1目的

为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。

1.2适用范围

本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。

2．管理职责

2.1总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。

2.2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。

脱机文件是保存在本地硬盘中的网络文件副本，用户能在没有上网的情况下访问它们，巧妙用好脱机文件功能，可以有效提高工作效率。不过，如果对脱机文件不进行好好管理，它也会给用户带来麻烦，例如，容易造成重要隐私信息对外泄密，容易引起系统分区空间不足等问题。所以，加强对脱机文件的管理十分重要，那么在Windows 7系统环境下，如何才能合理有效地管理这些脱机文件，使其既能提高文件访问效率，又能保护个人隐私安全呢？别急！请看下面的内容。

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

不少用户有这样的困惑，当需要整理的文件位于不同的目录之中，就要同时打开几个资源管理器，然后在其间切换来切换去，真是不胜其烦。有没有更好的整理方法？免费的ExplorerXP可以帮我们的忙。

初识ExplorerXP

下载、安装ExplorerXP后，我开始认为，它只不过是界面十分简洁的“资源管理器”，但经过一段时间的使用，我才发现，它在很多方面都有所增强。

它的主界面，左上侧显示有“资源管理器”中“回收站”、“我的文档”、“桌面”和各个盘符等项目外，左下侧是文件夹分组，右侧窗口则是目前打开的文件夹(如图1)。

ExplorerXP应用之独门绝技

ExplorerXP有许多独门绝技，这让它一出江湖，就成为很多朋友工具包中的必备利器。下面，我们就来看看它到底有哪些吸引人之处。

1.分页式管理

目前的很多软件都具备了分页式管理的功能，为什么大家对这种功能趋之若鹜呢？原因不外乎两点：首先，分页式管理更方便使用；其次，只要程序设计得当，理论上可以减少资源的占用。

如果众多的发票、订单、收货记录等纸质文件正严重影响着公司的效率和对客户的服务质量，那么就有必要试试用文件管理来解决它

国内一家大型的物流公司正在为每天都有大量的收货记录而感到困惑，每天成千上万的收支单据，各种票据的管理让公司高层苦不堪言，“一旦客户向我们索要过去的记录和发票的时候，通常要一周或者更长的时间我们才能做出反应”，该公司的一位高层表示这种局面已经严重影响了公司的服务效率和质量。

这种情况在大量使用纸质发票、单据的公司里并不少见，如果是基于原来的管理方式采用纸张查询，效率很低，而且纸质文件很容易丢失。那么有没有可能采用收货记录服务建立一个在线平台，就可以让全国各地、甚至全球的客户去网上查自己的订单或者货物运出的状态，企业就可以省去很大一笔管理费用，同时也极大地提高了企业的运营效率？

富士施乐最近就在中国推出了专门关注企业财务管理，帮助客户提高效率、控制成本的服务项目――财务管理服务。

财务难题源自文件

千万不要误会了富士施乐怎么做起财务管理了，其实这种财务管理的核心还是文件管理。财务管理服务（FAS，Finance and Administration Services），它是一种精简并优化在客户核心财务流程中与处理非结构化数据信息相关的文件管理服务。说得简单一些，财务管理服务其实是文件管理服务的一种。

财务管理服务主要处理的是非结构化的数据信息。非结构化的数据信息，就是基于纸质文件存在的信息。在财务部这样的文件非常多，无论是发票、订单、收货记录以及报表和各方面的票据等等，都是基于纸质的非结构化信息。

据富士施乐全球服务部业务发展经理陈雪波介绍，如何把这些非结构化信息有效管理起来，从而为企业的日常运作提供相关支持，这就是FAS专注的重点。

使用计算机，最基本的就是和各种各样的文件打交道，从文字到图片，从表格到语音和视频，每个人的计算机中都存储了大量的文件。只要启动计算机，我们就一直在进行打开、查找、使用和关闭文件等操作。因此，提高使用文件的效率非常重要。许多操作系统都提供了丰富的功能，但是平时我们可能没有注意到，所以也没有很好地加以利用。下面，我们一起来分享Windows的文件管理功能吧！

1 打开目录树显示

如果您打开一个文件夹窗口，但是在窗口左侧没有显示任何目录树。此时您只需在标准的工具栏里点击“文件夹”图标即可（在Windows 2000、Me和XP中），或者选择“查看”*“浏览器栏”*“文件夹”（在任何版本的Windows 中）。

2 定制详解

在“详细信息”查看模式（点击“查看”*“详细信息”）下，如果您想改变窗口上方“名称”、“大小”、“类型”和“修改日期”等标题列的左右顺序，您只需点击该列的标题，然后拖放到您想让它出现的位置即可。

3 了解详细信息

难道在“详细信息”查看模式下只能显示“名称”、“大小”这几项内容么？我们可以试着把其他显示信息也打开。您只需在任意一个列标题上点击右键，弹出菜单中将显示所有可以显示的项目，其中也包括系统默认不显示的“创建日期”、“属性”、“所有者”等十几项，在您希望显示的项目前打上钩就可以了。在弹出菜单中选择“其他”，或者在窗口菜单中选择“查看”*“选择详细信息”，就可以打开“选择详细信息” 对话框，您可以在其中更加方便地选择您希望显示的详细信息项目。

4 全屏显示

目前，几乎所有的企业应用程序都使用诸如CIFS和NFS等协议，在低延时或局域网环境下文件共享。当遇到广域网环境时，这些协议要多次往返传输信号，同时广域网存在着不可预测的中断和稳定性差等问题。

客户背景

Dyer、Riddle、Mills&Precourt公司(DRMP)是美国著名的工程设计公司，为大型零售业、主题公园及政府等用户提供各种设计服务，被《工程新闻记录》评选为美国设计公司500强。DRMP公司在佛罗里达州、乔治亚州、北卡罗来纳州、南卡罗来纳州等多个地区设有19个分支办公室，员工超过500人。

由于DRMP公司在美国境内多个州设有分支办公室，经常需要几个远程办公室的多个工程师实时共享并处理较大的计算机辅助设计(CAD)文件，而广域网延时常常导致无法保证实时协作。如果将文件下载到本地进行处理，则将增加存储设备的空间和文本惟一性的管理难度。此外，虽然在规模较大的远程办公室，公司可以投资昂贵的存储服务器，但是在规模较小的远程办公室，用户必须将文件备份到磁带上，再将磁带邮寄回总部，这个过程复杂且容易发生错误。

解决方案

为解决公司远程办公室实时协作的问题，DRMP考虑过许多解决方案，最后选择了Brocade WAFS(广域网文件服务)解决方案。该方案可以在广域网上以局域网的速度实时共享工程项目文件，同时保留原有远程办公室的服务器网络和IT基础设施，这正是DRMP公司的工程师和IT经理们所寻找的。

根据DRMP公司的需求，博科为用户提供了一站式分支办公室解决方案，帮助用户实现高效的团队合作，无需考虑员工实际工作的地理位置，并且实现集中文件备份。

作为完善的一站式分支办公室解决方案，Brocade WAFS在广域网上采用的传输协议是专有的SC/IP协议，它能够很好地支持文件传输的断点续传功能，并可以优化对话式传输方式，将延时降低几倍到几十倍。除了高速文件缓存外，系统还帮助DRMP集中控制在远程办公室中的一系列服务，包括打印、DHCP、DNS和域授权等。

界面比较，哪个最易上手

程序界面直接决定了上手的难易程度，我们虽不苛求每款工具都拥有与资源管理器相同的界面，但结构合理、设计人性化的界面，无疑更受大家欢迎。

Q-Dir的默认界面由4 个结构相同的窗口构成，每个窗口都可以独立操作、互不干扰。利用界面上方的按钮可以方便地在各个窗口之间切换。整个界面显得简洁大气、一目了然（如图1）。

X-Plorer2的默认界面由目录树窗口和两个并排文件夹窗口构成，激活某个窗格后，可以显示目录树中选择的文件夹里的内容。通过菜单栏的“视图”里的“双重面板”和“水平布局”选项，还能切换为一拖二的窗口显示模式。另外，通过“快速查看器”选项，可以在界面右侧显示一个预览窗口，用来查看图片、文本及播放音乐。

FileSee和X-Plorer2界面有些相似，自左至右三个窗格，分别是目录树、文件栏、预览窗口。利用“查看”菜单可以切换为其它六种组合方式。

TC界面由两个窗口构成，通过工具栏按钮可以添加单、双目录树窗口。功能按钮位于界面底部，一些专业符号的出现也让它表现出非同一般的专业素质。

“凌云多标签资源管理器”是一款国产工具，界面由左右两个窗格构成，左为常用位置导航区，右侧则是文件夹内容显示区域。利用左侧的“显示框切换”按钮，还可以切换成单窗口或含目录树的双窗口结构。

应该说各个工具的界面都具有特色，如果一定要在界面上分出高下的话，Q-Dir是当之无愧的第一，FileSee同样可圈可点，X-Plorer2和TC紧随其后，“凌云多标签资源管理器”则略微显得有些业余。

1实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想阶段

实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想主要是指在电子文件产生初期，照搬传统档案保护理论和实践的模式应对电子文件安全的思想，其出发点是围绕实体安全需要指导和实施电子文件安全管理。

1.1后端保护思想产生的根源

20世纪80-90年代是我国电子文件应用的初期，主要应用于办公自动化和计算机辅助档案管理业务中，电子文件发挥的作用主要是纸质文件的副本，所以电子文件安全还不是文档工作的重点，即使开始关注电子文件安全，也是在文档分离体制的框架内进行，因而对电子文件安全管理照搬传统档案保护的安全管理思想也是顺理成章的。

1.2后端保护思想在实践中的表现

后端保护思想的核心是以文件实体材料的安全为主要保护对象，在此思想的指导下，我国实行了一种权宜之计的“双套制”管理模式，即采取一式两样的方式，纸质版文件一套，电子版文件脱机备份一套。试图通过这种“双保险”的方式既保障文件内容的安全，又保留电子文件的特性。与此配套国家相继出台了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T13967-1992）、中华人民共和国档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15－1995）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（下文简称《规范》）等标准，从这些标准内容可以清晰的反映出电子文件的安全管理是被放在传统保护框架内进行的。如《规范》中的“7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”“8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行，8.2归档电子文件以件为单位整理”等，这些规定集中体现了对电子文件的管理是按照《规范》中所指的DA/T22，即《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）来实施。虽然在《规范》中的第3条对电子文件的术语和定义做了规定和说明，关注到电子文件与纸质文件的不同特性，但管理方法上并没有实质性的调整。

1.3后端保护思想产生的影响

传统档案管理思想的束缚和固有管理模式的惯性使电子文件管理初期形态存在诸多问题，给电子文件全面的安全管理埋下很多隐患，主要表现在：在管理理念上，夸大了电子文件的不安全性对电子档案代替纸质档案持怀疑甚至是否定态度，阻碍了对电子文件安全性问题的积极探索；在管理实践上，“‘双套制’的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎。”也给档案管理带来不少新的问题和挑战。诸如电子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、电子文件方便利用优势的丧失等等。2008年的一个调查显示“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”，这种情况至今没有太大改观。由于实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想，不是从电子文件本身特性出发量身定制，因而它也不可能从根本上解决电子文件安全管理问题。所以，突破传统观念藩篱，建立符合电子文件安全管理的指导思想成为继续探索的方向。