网络文档管理范文精选

欧美国家一般都建有国家档案馆、中央档案馆网站，以丰富的国家级档案馆藏资源为依托，同时领导行政、学术方面的权威报告，每年更新主题词条、政策、法规、业务指导等。它们面向广泛的档案工作者、研究人员、学者及一般公众。从若干欧美国家档案馆的馆藏和利用的情况可以看出，有关人生、家世、家庭、家族的档案，以及个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物与事件、地方历史风貌和土著（原居民）历史、人间重大事件（如世界战争对一国的影响后果）等方面的档案是大众最常利用的。澳大利亚档案工作者协会在描述档案工作者的工作任务时陈述到：“我们应致力于保护那些具有行政的、商业的、文化的及学术活动的权威性价值的文件被记录、保存及提供利用。档案工作者的工作对确保组织的有效性、可靠性以及通过整理和保留个人的、组织的、社会的记忆来帮助人们了解澳大利亚的生活都是十分重要的。”档案网站在建设过程中始终注意面向包括档案工作者、档案学者、政府、政策制定者、历史学家、人文学者等研究人员和一般公众在内的服务对象，根据不同用户的个性需求，不断丰富信息资源，提供方便的检索方式，不断提高服务水平。

随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网络关系认识的深入，越来越多的档案馆在国际互联网上建立了自己的网站，迄今为止，已有2000多个档案馆开通了自己的主页。

美国档案与文件署网站：简称NARA网站，其网址为：HTTP://WWW.NARA.GOV.NARA是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。该网站维护比较及时，主页更新周期最短，大约每10天进行一次。更新后的页面，不仅保留了前几期的最新内容供检索，还会刊登出最新馆藏信息及公众通知。该网站内容含量丰富。美国档案与文件署设有：国家档案馆司、行政管理司、联邦文件中心司、联邦登录处、文件管理司、总统图书馆司等。浏览者可以通过联机方式阅读其丰富多彩的内容，只需简单的点击，就可跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面，包括与档案相关的法律法规、行业规章、NARA的发展战略、总统手迹等。更值得推荐的是网站的展览大厅，存放着美国珍贵的历史文件，每隔一定时间，都会予以更新。NARA网站在注重档案内容的同时，还兼顾了档案管理、保管与服务的一些相关信息，如总部及各分馆和文件中心的开放时间、最新动态、展览、培训、讲座等，检索方式便捷。NARA在主菜单中设计了检索标签，提供“检索NARA网页”与“搜索NARA网站数据库”两种方式。美国政府专门成立了保护与存取委员会(CPA)。

CPA是美国图书馆资源委员会的团体会员，它的信息保护与存取研究受到某些基金会的支持，其研究活动受到大专院校、档案馆、图书馆、出版部门及有关协会与组织的支持。它的目标和任务是扶持与发展图书馆、档案馆等机构的合作，以保证各种形式的信息能得以保护。CPA在英特网上有一个网页，专门介绍CPA的出版物。在网页的出版物一栏，可以浏览CPA的《通讯与交流》、《新闻文札》与《报告》。《通讯与交流》是对用户进行保护信息的教育，《新闻文札》是公布CPA的重要活动。在《报告》这一栏可以查阅到信息保护、电子存贮、非纸质文件保护及对国家信息网络的评价。这些研究报告有的可以免费浏览其全文与摘要，有的是以网络收费的形式有偿提供信息服务的。

加拿大国家档案馆网站：简称NA(NATIONALARCHIVEOFCANDA)网站，网址为：HTTP://WWW.ARCHIVES.CA。加拿大国家档案馆是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆，成立于1872年，由于历史原因，加拿大的档案采用英、法两种语言文字，因此NA的网站也使用两种文字版本。该网站在关于NA中说：“政府历史档案包括60多公里的文本、地图、照片，19000公里的缩微胶卷，2000多公里的数据卷宗，它们记录了加拿大从18世纪至现在的各方面历史。”它还和加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了热点链接。“在线研究工具——档案网”可以帮助用户从加拿大国家档案馆的各种数据库及自动系统中查找到大量信息。按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”，“邮政档案”、“战争档案”等。“公众服务”栏里，浏览者可进行家谱研究、军事档案和其他历史题材的档案发掘，这里还注明了来访、咨询、复制、借阅及有关法律、限制等信息。“政府服务”栏里提供了政府关于档案保管与利用的措施。“出版物”栏里刊登了国内最新的档案图书、《档案工作者》等期刊出版的情况，极大地方便了国内外的档案研究者。“展览”栏里展示加拿大档案珍藏。该网站较有特色的是保护信息网络数据库(CIN)，CIN它可经由加拿大文化遗产数据库(CHIN)得到，是国际互联网上可免费浏览的保护信息资源。它的职能是便于用户检索有关文献、档案、文物保护与修复方面的资料。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。CIN的信息资源来自以下几个部门：加拿大保护协会、加拿大保护分析实验室、国际文化遗产保护与修复中心、国际博物馆理事会及国际遗址理事会。该数据库的大多数文献是以英文撰写的，主题关键词以英、法两种文字标出，文章标题保留出版物的原始文种，并附有英文译意。其中有：保护信息目录数据库(BCIN)：BCIN是保护信息网CIN的目录数据库，共收入16万条保护技术方面的目录与引文，它们包括：保护技术报告、保护记录汇编、论文、著作、视听资料、未出版的资料，从世界各地网络上收集到的最新信息等大量有参考价值的保护技术文献。信息服务智能化，从而能够提供强有力的新技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，更好地利用档案信息资源。保护用品数据库(MCIN)：MCIN是保护信息网络CIN的保护用品数据库，它含有1000多种用于保护档案、文献的商业产品以及这些产品的技术数据、使用经验等。厂商数据库(ACIN)：ACIN是保护信息网络CIN的厂商数据库，它含有全球范围内700多个制造保护用品销售商信息、224个零售商、43个批发商及217个可提供400多种以上保护商品的供应厂商信息。此外，还以表格形式列出保护用品及与40多个国家的保护技术厂商联系的信息及电子邮件信箱。

澳大利亚档案馆网站：简称NAA网站，网址为：HTTP://WWW.NAA.GOV.AU/。“馆藏特色”栏里介绍了内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始，还包括一些“19世纪殖民地档案”。在“法律与管理支持”栏里，分别从控制与检索、处置、保护、贮存、保管、利用、电子文件、收费等方面详细阐明了澳大利亚的档案法律法规以及NAA的档案管理制度，还介绍了各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆等资料。PADI是保护数字信息存取工作组的英文缩写。它是1993年12月由澳大利亚档案馆、澳大利亚图书服务信息委员会、澳大利亚国家保护办公室与澳大利亚电影录音档案馆共同组建的特别工作组，用以指导电子格式的文件、资料的保护与管理。现今，PADI除以上主要成员外，还吸收了数学与信息学会、通讯技术部及澳大利亚国家博物馆参加。PADI的目标与任务是为澳大利亚的数字信息和非数字信息的存取提供最大程度的保护，保护国家数字信息的调研，制定信息存取与保护的原则、策略等。PADI在国际互联网上有一个网页，在此公布PADI的研究成果（全文数据库）、提供数字信息保护与存取方面的最新信息、论文、研究报告，与保护有关的书目提要、情况研究、有关政策与策略及即将召开的学术会议。在该网页上还链接有数字信息保护与存取的其他数据库的网址。PADI在网页上留有该特别工作组的电子邮件信箱，可以在浏览文献过程中随时与PADI进行学术交流。

欧洲档案信息一体化网络形成及发展：1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划及15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站。其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户。欧盟档案界开展了跨国界的协作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分，目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网管。创建一体化的档案网络比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。

英国的网络档案馆计划及欧盟的EUAN计划都采取了联机目录方式来进行档案信息一体化网络的组织与实现，即国家档案馆作为全国档案联机目录中心，根据标准的著录规则和数据交换格式，对入网档案馆和文献信息机构提供的档案信息进行统一编目，通过网络将档案目录数据进行实时传送和交换，形成逻辑上的目录库，并按地区、类型或载体对这些目录进行组织，供网上所有用户查询使用。

近些年，我国科学技术发展迅速，逐步实现了办公自动化、档案管理信息化。其中，电子档案的逐渐普及，一方面使得信息的获取更加快捷、方便、准确；但另一方面也导致了信息的不安全性以及受到载体的制约等。因此，如何实现信息社会中电子档案科学、合理的网络管理具有重要意义。

1电子档案使用途径

目前，电子档案已经得到了十分广泛的应用，相比于传统的纸质档案而言，具有快捷、方便的特点，其主要的利用途径为以下几种：拷贝、传输以及查询。

1.1拷贝

拷贝是利用电子档案的第一途径，其主要是向使用者提供档案原始状态。保证其使用过程中的权威性。当向使用者提供载体拷贝时，必须将文件转换成为通用标准文档存储格式，由使用者自行解决恢复与显示的软、硬件平台；若是使用者不具有利用电子文件的软、硬件平台，也可向其提供打印件或是缩微品。

1.2传输

传输主要是用于解决使用者无法到达档案所在地的这一难题，其能够大幅度地节省时间与财力。所谓通信传输，也就是利用网络传输电子档案，实现档案资源的互相交流，或是向相对固定的查档单位提供档案资料，可通过点对点转换数字通信或是互联网络实现。

1.3查询

一、信息网络平台建设是现代社会发展的必然要求

文书档案信息有非常重要的作用，主要体现在两方面：首先可以记录、见证文书发展的历史历程，其次是提供给档案使用者一定的信息服务。档案管理的工作步入了数字化时代，所以日益显现出档案服务的重要性来，我们要逐渐实现工作重心的转移：由保存转化到利用。随着管理理念、服务手段与档案信息化之间显现的价值矛盾日益突出，建设已成了当务之急。

（一）经济社会发展和科技进步的需要加强文书档案管理信息网络的建设

以书写材料为主要平台、以手工管理为方式、以手工服务为手段的传统档案管理模式，难以适应现代经济社会发展以及文书建设的需求。在当今信息化高度发展的社会，只有重视信息的开发工作，强化信息的和传播途径的重视，才能发挥信息对社会的助推作用。文书档案网络平台的作用就是采集、整理、教育和科研信息等，其发展发挥文书科研先导作用和科技助推器的社会职能而产生发展起来的。

（二）文书档案管理自身发展需要加强文书档案管理信息网络的建设

首先，建立文书档案管理信息网络平台，可以促进档案管理工作的质量和水平的整体提高。引入网络平台之后，可以按照规范的计算机程序来对档案资料实施管理，大大减少档案管理质量上的问题。第二，可以促进作效率的提高，减轻工作量，各部门产生的各种电子档案材料，然后生成部门档案，汇成总和之后进入单位的档案管理信息网络系统，转成文书的档案集库和管理系统。第三，档案工作现代化需要网络平台。凭借网络的非常齐全的功能进行检索、使用以及管理，指引着档案管理的发展方向。

（三）档案管理工作服务水平和利用效率的提高需要建设信息网络平台

文书档案管理信息网络台具有非常强大的功能，，其中不仅包含了传统的查阅使用资料的功能，更因为有以其功能强大、效率高的优点而使范围越来越大，网络环境下所涵盖的咨询服务，这些都是文书必须首先面对的一个现实。

一、计算机网络技术在高校档案管理中的实践

计算机网络技术在高校档案管理中的实践，为档案管理提供了极大的帮助，使档案的分类整理开始系统、规范化，档案管理开始进入信息自动化的行列。如今，高校已建成属于自己学校的内部网络，为档案的管理提供了一个必要的条件。首先，构建专门的档案管理系统。在学校的网络技术运用的大背景下，要建立专门的管理档案的网络系统，学校各部门的档案要按一定的规范归档，将其档案整理、分类、录入网络系统中，使学校各部门可以进行资源共享。其次，要培养专门档案的管理工作人员。档案进入网络后,文档管理的各项工作都要运用计算机,这就决定档案管理工作人员要掌握一定的计算机基础知识,而且要熟悉使用档案管理的软件。档案管理工作人员,还要培养针对网络出现的各种问题进行处理的能力。档案管理是一个复杂的过程。针对各个程序需要不同的工作人员，比如对档案的收集整理收入的档案收录员,对档案进行核实的档案侦查员,针对档案整个系统全面了解的档案管理员.不同的工作人员有不同的职能。分工合作，不但减轻工作量，而且可以尽量减少错误。最后，要及时对档案管理系统进行安全维护。随着网络技术的普遍应用，利用网络技术来窃取档案的机密文件隐患也开始浮出水面。因此，档案管理人员要时刻维护网络的安全，不要让犯罪分子有机可乘，以防止机密文件泄露。

二、计算机网络技术在档案管理中实践的成效

（一）档案收集更快速和全面

传统的档案收集要利用大量的时间去学校的各部门收集，即使这样，也难免有遗漏的，使档案收集不全。计算机网络技术的实践,使档案的收集更方便，档案工作人员可以利用网络来进行档案的收集和审核。学校各部门和院系可以把自己的档案利用网络传送到档案管理处,或直接把档案内容录入到档案系统中,档案工作人员随时到各单位的专属文件夹中提取资料,使档案的收集更加全面，不会遗漏。

（二）跟上了办公自动化大趋势的节奏

传统的档案管理利用人力进行档案的收集整理，因此，文件在收集整理完全结束时才能归档保存,过程特别繁琐，而计算机网络的实践,文件可以在计算机上顺利进行。档案人员可以在计算机上对档案进行分类归档。提高了高校工作效率，跟上了办公自动化大趋势的节奏。

（三）使档案资源共享得以实现

一、网络化建设对基层档案管理工作的重要意义

（一）网络化建设能使基层档案资源进行及时的整合和共享

在传统的基层档案管理工作模式下，人们想要借阅档案文件，就需提交申请，当上级部门批准后才能查阅，这会使得花费大量的时间在申请上，加大档案管理工作的繁琐度。而且，传统的基层档案管理对跨地域的借阅资料是难以实现的。当基层档案管理工作实现网络化建设及信息化处理后，可以建立信息资源共享平台，实现档案信息资源的跨地区甚至跨国界的借阅，也可免除借阅档案申请的环节，实现档案资源的最大化利用。

（二）网络化建设能够实现基层档案检索的便捷化

现阶段，在对基层档案进行检索时，大部分的基层档案管理室都是采用人工操作，不但耗时耗力，而且还不一定能够实现检索目的，达到检索要求。对基层档案管理工作进行网络化建设，可以将档案文件形成电子文档和电子目录保存在电脑中，并可建立与电子文档配套的电子查询系统。当需要对档案资料进行检索时，只需按照要求输入关键字，就可以在计算机上出现许多相关的查询资料。这种智能化检索方法的使用，可以使得基层档案管理工作在检索资料时效率高、范围广、方便快捷。

二、加强基层档案管理工作网络化建设的措施

（一）在思想上重视基层档案管理工作的网络化建设

只有让基层领导者以及档案管理的工作人员从思想上重视档案管理工作的网络化建设，了解档案管理工作网络化建设的重要意义，才能使档案管理的网络化建设工作更为方便的开展，并得到有力的支持及建设保证。因此，当前，要加强领导者及档案管理工作者对网络化建设的认识，就必须加大档案管理网络化建设的宣传力度，提升档案管理工作者的专业水平，集中各个部门的全部力量推动基层档案管理工作网络化建设进程的开展。

一、利用信息网络技术管理学校档案条件具备

第一，可实现档案资源的共享，发挥档案资源的最大价值潜力。资源共享是网络的典型特征和突出优势，在学校档案管理中利用网络技术，构建信息网络技术管理模式，不仅实现了档案管理的现代化和计算机化，也实现了档案管理从传统的实体管理向的信息管理的转变，并借助于资源共享的网络优势，实现了档案资料信息服务的社会化。通过互联网，可以将学校的档案管理系统与公共信息网络、教育信息网络等进行连接，不仅能够通过局域网实现学校不同部门之间的信息共享，还可以与不同学校之间、社会公众之间实现信息共享，彻底转变以往封闭式的管理模式，改变为现在的开放式的管理模式，服务的受众对象从原先单纯的学校内部转变为现在的全社会。

第二，可提升档案管理人员的工作效率。由于采用了的计算机技术和网络通信技术，学校的档案管理人员不再仅仅局限于档案收集、资料整理、进库取卷等繁琐低效的工作内容，而是通过对计算机系统的操作便实现了档案的存储、读取、检索、编辑和利用，档案管理人员有更多的精力去保证档案资料的质量，为学校和其他对象提供更加优质的档案资料。

二、运用信息网络技术构建学校档案管理工作新模式

首先，需要采取综合性技术措施实现学校档案管理的网络化。利用网络技术，逐步建立以校园网为平台，以学校综合档案室为中心，联络学校党政、财务、教学、科研、学生管理等核心机构的学校档案网，实现校内管理机构档案存储(归档)和档案检索(查档)网络化、自动化。学校任何档案信息一经产生就通过校园网的传输进入到档案数据库中，而不必像传统的方式那样必须待工作结束或年终时归档。同时将具有永久、长期保存价值的电子文件，通过校园网上的文件管理系统上传到学校档案的服务器，这样档案信息一经产生就可迅速上网，使使用者在较短期时间内跨地域、跨时间、跨内容地寻找到所需的信息［1］。

其次，科学合理编制学校档案网络管理的有关规章和标准。档案管理是一项科学性很强的工作，要实现用信息网络技术管理，就必须指定统一的业务规范和技术标准。同理，建立一套统一的标准，是学校档案管理网络化的前提，需要从档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理、档案信息网络系统、档案信息管理软件等方面，制定一套可行的规范化标准。只有不同的学校在统一的标准下建立自己的档案管理网络系统，从而才能实现档案信息的资源共享，做到档案信息的社会化，达到为公众提供有效服务的目的［1］。

第三，要切实提升档案管理人员的综合素质尤其是信息化水平。要实现学校档案管理网络化，就必须有一支高水平的档案管理人员队伍。对现有的档案管理人员重点进行计算机操作和网络应用知识的培训，学习电子文件和电子档案管理知识，使他们的档案业务知识与计算机网络应用能力结合起来，以适应学校档案管理网络化的要求。要培养他们的电子档案管理能力，使他们具有采集和管理电子档案的意识，让他们提前介入电子档案的运作和管理，在实践中掌握电子档案采集和管理的技能和方法，学会电子档案管理系统软件的操作和运用，从而熟练地完成档案用信息网络技术管理的一系列工作，为学校管理和发展提供优良的服务［2］。

三、信息网络技术下的学校档案管理需要注意的问题

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

一、确保电子档案信息的原始性

在当今网络环境的影响下，电子档案离不开网络，电子档案的存在和发展需要网络给予支撑，同时也离不开科学技术的支持。随着计算机网络中一些病毒的侵入，在这种网络环境下，就要保证电子档案的原始性，使其原有的档案信息不会被破坏，对比较特殊的电子档案，要确保原有的电子档案信息的真实性，以防止出现电子档案信息失真的情况。为了确保电子档案信息的原始性，要转变电子档案的储存方式，利用纸质的方式保存电子档案原始信息。

二、采用先进的电子档案管理软件

电子档案与纸质档案在很多地方都有着类似的属性，最大的区别在于整理的方式与媒介不同。纸质档案是通过人工手写的方式逐步完成，主要突出的是手写形式，以纸质为媒介；而电子档案则是通过电子计算机进行操作，主要突出的是电脑形式，以网络为媒介。电子档案的产生和发展都离不开网络的变迁，网络由最开始的聊天、交友、查看信息等基本功能发展至今扩充到了各行各业的各个领域，网络化实现了真正的一体化发展，档案管理也随之共同发展。现在网络上出现很多种类的专业电子档案系统，从电子档案的目录编制、关键词设置、内容简介、索引等各类主题入手，将电子档案进行规范录入与编制，从而使电子档案的查找能够更便捷，提高电子档案的利用率，为电子档案管理人员及利用者带来便捷的专业体验。同时专业性的电子档案软件也能够在一定程度上为电子档案加密，保证电子档案信息的安全。

三、做好电子档案的安全管理工作

无论是电子档案还是纸质档案，都具有同样一个属性，这就是保密性。电子档案在分类中也包含了普通档案、机密档案、绝密档案等，即便是普通档案在多数情况下都是带有一定的保密性，会根据不同利用者的职务以及工作进行控制利用，采取档案保密措施，很多时候都是禁止所有人阅读，只对特定人群开放的，因此就需要档案管理工作一定要重视档案的保密性，保证档案拿取、录入等流程中信息的安全。电子档案以网络为依托存在，通过互联网进行录入、保存、利用等环节操作，就更应该注重保密性，做好安全管理工作，以确保档案内所涉及的机密内容安全不泄露。网络是一个整体板块，在很多领域可以通过电脑软件进行互通并交换信息，并且网络安全也是目前无法完全解决的问题，基于科技之上的安全隐患也是随时都有可能成为威胁网络系统的杀手，面对这些问题，电子档案管理人员可以采用系统权限设置或者密码设置，做好密码保护并且及时根据网络使用情况检查网络相关软件是否正常，从根本上解决网络安全隐患问题。

四、确定专人负责电子档案的管理

档案管理是持续性很强的工作，工作内容枯燥繁杂，需要档案管理者具有相当程度的耐心与细心，将各类档案材料分类整理保管，并随时为档案利用者提供帮助。因此，需要有专职人员负责档案的管理工作。网络信息时代下的电子档案更需要有专人负责。因为只有在有专人负责的情况下才能更妥善地对电子档案进行汇总与整理，才能够专心致志地处理电子档案的内容，保证电子档案信息的准确性与实体的安全性，确保电子档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用等各个环节有序开展。

编者按：本论文主要从档案管理的范畴；规范档案管理工作的基本思路等进行讲述，包括了形成摹识，齐抓幕蕾、有线电视网络档案管理包括用户档案、文书档案、技术档案、物资f设备)档案、职责分明，有的故矢、建章立制，综台考评、加大加快档案管理科技含量的投人，除了定期分批输送人员进行培训等，具体资料请见：

网络档案管理是科学决策的可靠依据，也是规范公司营运的有力保障．它更是建立健全现代化企业管理制度的必要手段。由于各地有线电视网络建网时间、网络规模、管理体制等诸多因素的差异，当下绝大多数的网络档案管理大都处于粗放型的管理状态，有的甚至出现诸如“有网无档、有户无账、有证无户、有线无证、一证多用、一户多证”等紊乱局面。显然，这与广电网络实现大整合大联网不协调。笔者对此作了一些肤浅的探索和分析。

档案管理的范畴

有线电视网络档案管理包括用户档案、文书档案、技术档案、物资f设备)档案。用户档案指市区、乡村的永久户、临时户、报停户、搬迁户、缴费户、欠费户、稽户以及增殖业务用户f数字电视、IP电视、模拟电视、因特网用户)；文书档案指公司各部门收悉的各类文件、业务合同、领发料凭证等书面材料的分类建档：技术档案指所有设备的运行技术参数．网络整体规划、实施方案、施工图纸等：物资档案是指生产用品、材料、非营业性办公用品，各部门使用的仪器、器械、工具及其使用状况的建档。

规范档案管理工作的基本思路

形成摹识，齐抓幕蕾。档案管理工作不能一蹴而就，要日积月累，循序渐进。它贯穿各项工作的始终，涉及到各个部门和各个工作岗位。任何环节出现差错都会一动而百动．影响其它部门的工作。如某用户要求报停，用户管理系统又无法查证其历年缴费情况．用户本人又没有提供缴费凭证．仅凭“用户证”就给予办理报停手续．显然很容易出现漏缴费用的失误。因此，申请报停必须履行片区收费员调查．用户管理部门负责人核实．分管领导审批把关，方可予以办理报停手续。因此．只有层层把关．而且从领导到职工．并要在日常工作中养成办事重依据、讲凭证的习惯，这样，自然就会自觉地在各个工作岗位中把工作档案建立和完善起来．这是做到领导有重视、部门有配合、职工有意识．形成上下齐抓共管的前提。

职责分明，有的故矢。档案管理工作要有相对固定的人员负责．或专人管理，但要视工作轻缓、业务量大小而异。同时也要有领导分管才不会相互推诿．做到职责分明。业务量不多的也可以兼管．如物资档案可以由仓库保管兼：用户档案可由故障台话务员兼管：技术档案由技术开发部负责。业务量大的公司可以指定专职档案员分别负责文书用户、设备档案的管理。各个部门也可因事而异．灵活把握，有的部门既有文书档案，又有技术档案．如城网、农网部门，既要把本公司或上级部门下发的各类文书归档，又要把本部门的施工技术方案建档；有的还要建立网络设备运营档案。有的放矢．因地施策。使档案管理工作做到有人管理、有物可找、有帐可查、有据可依、有章可循。如瑞金市分公司2003年7月在参与接待中央重要领导活动前．因受天气影响．主要接待场所瑞金宾馆突然信号中断，技术人员马上向公司领导报告后．当即从资料库中查阅了沿途设备分布情况．接着又从设备档案中查出其中有两个放大器使用多年，面临老化。因此．从故障排查到抢修完工，仅用了2O分钟，从而确保了电视信号传输安全和稳定．节目播出准时，受到各级领导嘉奖。

建章立制，综台考评。要使档案管理工作落到实处，必须建章立制，并实行分块管理，系统考评。每项档案工作要有细化的管理制度和考核指标．可与年初考评指标有机结合起来。如在工程成本核算中，要以设备营运技术参数作为设备折旧费用的参照指标：在考评安全播出工作时要以光接收机、光发射器、光节点、放大器等设备的技术参数为依据；在测评网络工程改造实施中要与总体规划相结合．避免重复建设。由此可见，档案管理工作的标准化为考评考核工作提供了有效的保障。同时，考核的科学性、准确性、公平公正性也受到影响和制约。考评档案工作方法可灵活多样．可以按月按季分项对部门评比：部门与部门之间评比：个人与单项评比；并实行定期书面报告制．使档案工作月有小结、季有检查、年有考评，做到日有登记、月有报表、使用有审批、移交有手续、老化有更换。此外，还可建立事故责任追究制．对于因档案管理工作失误所造成事故和损失的．必须予以通报批评．或采用降薪离岗等多种处罚。