社保档案管理论文范文精选

社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。

1社会保障建立法治档案管理的基础探析

对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。

1.1国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章

社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。

1.2省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规

在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。

2社会保障在立法管理建设方面现状分析

一、提高认知，建立人才选拔机制

社会保险档案管理部门必须重视自身的人力资源管理。作为社会保险档案管理单位负责人力资源管理的领导来说，一定要给予人才在社会保险档案管理单位中的地位和作用，做好充分的分析和定位，提高自身的认知水平。同时，为了更好地招揽人才和使用人才，社会保险档案管理部门还需要依据社会保险档案管理部门发展的实际情况和市场对人才的需求现状，制定切实可行的人才选拔和竞争机制，敞开社会保险档案管理部门的大门，对人才要具体人员具体分析，招揽到德才兼备的优秀人才为国家所用。作为社会保险档案管理部门，应该逐步实行公开招聘、竞争上岗，使职工能进能出、职位能上能下，真正做到“能者上、平者让、庸者下。”为此，社会保险档案管理部门首先要建立科学、合理、公正、公平、择优的竞争上岗制度。其次要建立反映竞争结果的晋升、培训、薪酬奖励制度，以发挥竞争机制对职工的导向作用。

二、奖罚分明，建立科学的考核体系

按照心理学的公平理论来说，要想激发职工的工作积极性和提高他们的工作效能，必须做好奖罚分明，构建科学合理的考核方法，争取做到公正、客观和公开。对于人才来说，他们渴望得到公平的对待，更渴望在自身默默奉献和做出一定的成绩之后，能及时得到社会保险档案管理部门的肯定。对于社会保险档案管理部门来说，对于人才必须奖罚分明，让人才能自由流动，不能出现官宦思想，一定要让人才明白，只要是金子就一定会发光，只要做出成绩就会得到上级的肯定。在社会保险档案管理部门的人力资源管理中，在绩效的考核上要做到公平公正公开，要做到一视同仁。针对目前的职工薪酬待遇，要具有一定的鼓励性、规范性和科学性，要对照岗位职责，好坏有个区分，判定有个标准，这样才能激发职工的工作积极性，进而提升社会保险档案管理部门的工作效率。

三、强化管理者素质，调整管理方法

对于社会保险档案管理部门来说，管理者的素质直接决定着各部门之间的工作效率和工作效能。作为管理者，必须顾全大局，运用已有的管理理念和管理技术，有洞察单位人才的活动和工作动向，能发现人力资源管理中的问题，并能及时给予解决。同时，作为领导者，还需要具备一些领导特质，如专业的管理素质、高尚的品德操行和公正客观的工作作风。作为社会保险档案管理部门的人力资源管理者要树立终身学习的观念，时时刻刻注意自身综合素质的提高。作为管理者，要依据社会保险档案管理部门的实际情况，采取适合本部门发展的管理方法。对于社会保险档案管理部门来说，实现人力资源的有效管理，需要做到以下内容，要依据岗位选择合适的人才，要让人才占据一定的职位，要让一定的职位发挥应有的作用，也就是说把合适的人放在合适的位置上，让合适的位置发挥合适的作用。最后，管理者还要关心和关注人才，要走进人才，了解人才，想方设法培养和留住人才，这样才能优化社会保险档案管理部门的人力资源配置，提高社会保险档案管理部门的核心竞争力。

四、学会引导人才，确立人本管理思想

对于社会保险档案管理部门来说，对人才的竞争不仅包括大型国有企业、非社会保险档案管理部门组织，也包括国际社会的竞争。对于社会保险档案管理部门来说，要想吸引到优秀的人才，必须引导人才，让社会保险档案管理部门所需要的人才都投身入社会保险档案管理工作中。作为高端的优秀人才来说，社会保险档案管理部门要想方设法的去引导他们，晓之以理，动之以情，采取有效的方法去打动人才为己用。依据相关的管理理论，在管理活动中，人是管理的核心，一切管理活动都要围绕着人的动机、要求和需求展开。坚持以人为本的管理理念正是现代管理理论和管理实践的必然要求。在以人为本的人才管理理念中，还需要重视人才的需求与培养，给职工创设已经的环境，让其发挥自身的才能和技术，在完成本职工作的同时，能一定程度上实现自我需要。

一、社会保险档案管理存在的问题

从整体上来看，社会保险档案管理工作取得了很大的发展，然而道路是曲折的，工作过程当中不可避免地会出现一些问题。

（一）管理制度不够完善的问题从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。

（二）工作条件差的问题社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。

二、加强社会保险档案管理信息化的对策

（一）完善社会保险档案管理制度社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。

（二）有效利用网络多媒体技术信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。

（三）建立社会保险档案管理信息数据库社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。

一、人力资源管理和社会保障个人档案管理的问题

我国人力资源和社会保障个人档案由来已久，对社会发展起到一定的推动作用，但随着科技水平的不断进步，个人档案的管理工作并没有跟上时代的步伐，缺乏现代化的管理，内部的的组织制度、人员素质等还有很大的进步空间，这些都是新时期个人档案管理所面临的问题和挑战。（一）监管组织待完善，人员素质待提高人力资源和社会保障个人档案管理的内部监管能力有待提高，业务量大、任务重的工作特点，直接导致了内部监管组织的漏洞。此外，档案管理人员的专业素质不高也是管理工作中的严重问题，由于档案管理工作的特性，往往会出现正式职工编制不足，一人身兼数职的现象，有的工作人员尚未取得相关的从业资格证书，难以保证个人档案管理的工作质量，进而造成一些错误和问题，严重影响了人力资源和社会保障工作的稳步发展。（二）信息化建设滞后，办公效率较低下现如今，网络早已渗透到社会发展和人民生活的各个领域，且产生了巨大的推动与促进作用，大大提高了现代办公的效率跟质量，然而在人力资源和社会保障个人档案管理工作中，信息化的运用尚未完全普及和完善，管理的系统信息无法共享，难以及时核实个人的相关信息，导致各种社会保障基金问题难以预防和查处，例如重复领取、漏报、瞒报等，不利于社会保障工作的合理有序进行，加上缺乏信息化处理，办公效率低下，大量工作积压，导致许多信息的不大及时处理，大大阻碍了个人档案管理水平的进一步提高。

二、人力资源和社会保障个人档案管理的发展策略

为促进我国人力资源和社会保障个人档案管理适应时展的要求，适应人民群众日益提高的生活标准，需要正式个人档案管理存在的不足和缺陷，细致分析，从中把握问题的实质并采取相应的发展策略，只有如此，才能促进人力资源管理水平的提高，保证社会保障的质量，让个人档案管理更好地服务于社会。

（一）提高档案人员的综合业务素质个人档案管理要求工作人员有着扎实的档案管理的理论知识，熟练掌握计算机技术，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。加强思想教育，充分认识到档案管理的重要性和实际意义，增强自身责任感荣誉感，提高工作效率，档案人员还要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高工作人员的综合素质，建立一支业务素质过硬、工作作风优良的档案管理团队。

（二）加强个人档案管理制度建设建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等，明确具体的责任制度，责任到人，科学设置业务科室和职责岗位，坚持政务公开，进一步规范工作流程，形成严格高效、统一规范的业务程序，加大监督力度，全方位监督管理，定期对个人档案管理进行审查，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的权威性和执行力。不断学习，吸取先进的管理经验和教训，及时调整不合时宜的规章制度，确保业务工作与时俱进，促进人力资源和社会保证个人档案真正服务于民。

（三）建立现代化档案管理模式加强人力资源和社会保障个人档案管理的信息化建设，发挥网络监督的作用，建立现代化的档案管理模式。树立档案现代化管理的意识，加深对先进档案管理知识和方法的学习，掌握先进的个人档案管理技能，实现档案管理的现代化。利用先进的现代化技术整理档案，注重对网络、对计算机的使用，使个人档案管理数据化、信息化，发挥信息化优势，方便管理和监督，提高工作效率，改变传统复杂繁琐、费时费力的工作状态，既避免了人员分配不准的现象，有降低了人为因素对档案管理带来的影响。

三、结语

一、具有管理职责

社会保险档案的管理责任主要是档案的接收、保管、利用等职能。在日常工作中，确认档案的管理责任是做好档案工作的第一要务。本着“谁管理、谁负责”的原则，档案管理者应该负起首要责任。一是积极学习档案工作的基本知识和管理方法，接受上级档案部门的业务指导，积极参加档案培训。二是深入到基层进行调查研究，制定档案管理方面的规范化制度。三是指导做好本单位、本部门内部其他人员，做好文件材料的形成、积累和整理等预立卷工作，完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。四是高度重视档案管理工作。要具有良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，扎实的档案管理的理论知识、科技知识。

二、具有服务群众的职责

社会保险档案服务对象大多数是退休后的老年人，他们行动不便，记忆力差，出门办事不方便。为此，在日常工作中，我们每名档案工作者都要时刻注重细节，突出人文关怀，尽可能为前来办事的老年人提供方便。在对外服务工作中做到如下几个方面：一是提供的材料要真实准确，避免有遗漏，保障退休职工的切身利益；二是对出具的档案复印材料要做出详细的解释说明，避免群众因不清楚材料内容而再次重复查阅；三是主动告之前来办事的群众下步该去的办事部门和办理的相关事宜，对记忆力差的老同志要为其打印在便签上注明，充分体现社会保险档案工作者人文关怀的力量。

三、具有开拓创新的职责

一是要创新思想观念及管理方式。档案管理者要时刻注意档案的变化情况，及时与上级档案管理部门做好沟通联系，及时做好档案的修整、恢复、保存、优化等具体工作。为保证历史信息不丢失、档案价值不损失、延长纸质档案的保管期，早日启动社会保险档案信息化管理工程，建立电子档案。这样不仅减少对纸制档案造成的磨损，延长保存期限，更主要的是为实现档案远程查询奠定基础。二是要创新服务机制。既要做到合理分工各负其责，又要发挥每名档案工作者的积极性和创造性。要加强档案工作者的职业道德教育，制定相关的道德规范和制度，并使大家自觉遵守。规范和制度不能只走过场，流于形式，而要做到奖罚分明。要表彰先进，树立典型。做到学有先进，赶有目标，充分发挥奖惩制度的作用。三是要有创新思维，与时俱进。社会保险档案工作者要树立大局服务理念，适应创新与发展的要求，在新思维与新理念的指导下，运用新方法和新举措，才能更好地适应社会，服务于社会。特别是要充分掌握档案管理现代化知识和标准化知识，利用现代化电子信息技术，提高管理专业化水平，进一步适应新形势下对档案管理工作者的要求。

四、具有确保档案安全的职责

档案管理工作是服务工作的一个重要组成部分，档案管理是为企事业单位及人员正常工作服务的。作为一名档案工作者不仅要确保档案的实体安全，还要保证档案的信息安全。在平时的工作中应该像爱护自己的亲人一样去爱护它。确保档案安全的关键是要强化责任。影响档案安全的因素主要有两点：一是人的因素，二是物的因素。这两个因素中，人的因素是主要因素，不安全的环境往往是人为的，即使有些因素不是人为的，也是可以通过人的努力去改变。所以，要把确保档案的绝对安全，作为档案工作者的天职。在工作中必须做到以下几点：第一，要以高度的责任心时时刻刻对档案安全进行检查。每天对库房、岗位、设备、设施及各个工作环节实行全方位、全过程的检查，及时发现和消除事故隐患。第二，档案工作者自身要提高安全素质，思想上高度重视。离开档案室要随手关灯、关窗、关门。第三，要落实自己的安全责任。确保档案的完整与安全是自己的神圣职责，马虎不得，千万不能掉以轻心，要时刻警钟常鸣，绝不能成为历史的罪人。第四，要严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。第五，在库房内不得存放易燃易爆物品和私人物品。严禁吸烟，做好通风、除湿、防火、防盗等“九防”工作。

摘要：随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务日显重要。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。

关键词：养老保险社保业务档案管理

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

一、以制度建设促进社会保险业务档案的管理工作

成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，通过制定业务档案规范化管理工作方案、档案管理实施办法、实施细则等措施，不仅将社会保险业务档案的规范化管理工作纳入了年度工作计划和发展规划之中，而且纳入了目标管理。市、县两级社保经办机构还成立了由局领导为组长、相关处（科）室负责人为成员的业务档案规范化管理工作领导小组，负责领导和组织单位社会保险业务档案的规范化管理工作。根据工作方案和管理办法，结合社会保险业务档案工作实际，各单位都配备了政治可靠、忠于职守、熟悉业务、相对稳定、文化水平高（大专以上学历）的专兼职档案管理人员，建立了档案管理网络和业务档案工作流程，明确了分管领导和业务档案人员的岗位职责，并将业务档案工作列入社会保险业务经办工作程序，与业务工作同布置、同落实。在实际工作中，则由领导小组办公室主任和专职档案管理人员对各处（科）室业务档案工作进行监督指导，各处（科）室兼职档案管理员负责对本部门形成的业务档案材料进行收集、整理。此外，成都市档案局、市社保局、市医保局联合成立了社会保险业务档案规范化管理验收工作领导小组，由双方领导为组长，相关处室负责人为成员，指导开展全市社会保险业务档案规范化管理工作。

二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设

成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。

三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设

为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。

四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务

为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。

1规范档案管理，健全管理制度

社会养老保险档案包括社会养老保险相关业务的所有原始资料，比如参保人个人的信息账户、缴费资料、养老金的发放资料和有关业务的书面资料等。社会养老保险档案管理的有关部门和工作人员在分类管理档案时，应当做到规范化，做到高标准、严要求，并建立健全相关档案管理制度和标准。在管理有关档案时，要严格遵循工作原则，将具有实用性和长远利用价值的资料归档、存档，将能够充分体现单位活动的有效材料完整备案，以满足后期使用和考察的需要。然而，社会养老保险档案的存档并不是将所有资料记录、储存，而是将处在存档范围和要求之内的有关文件和具有实际利用价值的资料分类整理并存档，具有参考性且非最终定稿的文件是不需要存储的。在明确分类的基础上做好档案归档工作，实现档案管理规范化。

此外，档案管理部门要建立健全社会养老保险档案管理制度和标准，要建立能够将所有工作环节包括在内的档案管理制度。以文件的实际来源和自身价值为依据，进一步确定档案管理的方式方法、具体流程、档案资料分类方式等。这些方案的确定要严格遵循《中华人民共和国档案法》等现行法律的规定，以城乡居民社会养老保险的实际状况为重要依据，不断健全档案管理分类制度、档案保密制度和档案存档制度等。在此过程中，要做到每一个档案管理部门都能够严格遵守规章制度，以实现档案管理的规范化和标准化，实现社会养老保险档案的科学分类、集中管理、规范有序等，不断完善我国社会养老保险制度。

2信息化档案管理

信息技术的快速发展和不断进步，使得各行各业的工作效率都在不断提高，以完全人工的方式完成城乡居民社会养老保险档案管理工作已经不能满足时代的要求。人工的方式不仅会耗费大量的人力、物力，也会限制工作效率。传统的社会养老保险档案管理方式大都为纸质书面记录和个人档案的存放，这样不仅占据了大量的工作时间，也占据了较大的空间存放资料，并且这些纸质资料不易保存，随着时间的推移，会出现纸质泛黄、筛选困难等问题。信息化的社会养老保险档案管理不仅能够改变传统的纸质化档案管理工作方式，使其成为信息化、数字化的信息，做到档案管理电子化，还能够完全代替人工实现档案的查询和检索，大大地提高信息检索的效率和准确度。信息化的档案管理方式使大量的原始书面资料被有效地压缩和快速记录，在节省了空间的同时也大大地延长了资料、档案保存的时间，并且有效地降低了保存难度。同时，存档和编码社会养老保险档案并且建立计算机检索信息系统，能够彻底实现档案管理的改革和创新。由计算机检索、扫描获得信息代替人工查找、翻阅档案资料原件，节省了大量的时间，并且在很大程度上提高了工作的准确度和效率。

社会养老保险部门在分类和管理档案时，要科学归档，提高工作质量，要注意记录存档的时间和类型。普通的业务文件、退休记录和审计等资料的存档时间为次年的年中，即6月底，而社会养老保险的结息时间为每年的6月份，会计的管理存档时间为隔年存档，基本信息的档案归档时间为所有业务项目结束之后。其中，最重要的是影音资料和照片等资料档案。这些资料要在第一时间内存档处理，以合理的归类方式完成档案资料的选取、收集和初步记录，根据一定的规律，比如参保人的参保时间或是其他特点建立、记录和合理存放档案，确保再次查找时的准确度，提高档案管理工作的效率和质量。在档案管理的过程中，要实现档案的科学分类和存档，做到存档、归档有律可循，避免无序存档的情况发生，切实提高档案管理工作的有效性。

3实用化档案管理

社会养老保险档案的创建和存储是为了为之后的查找和检索工作提供便利，使参保人与社会养老保险管理部门及时、准确地找到所需要的信息进行核对和审查等。有关档案管理示意图的绘制也是为了档案存储能够更加便捷。因此，档案管理部门应当制订科学、有效的社会养老保险查询和检索工具，比如创建全引式的目录、建立专题形式的索引和编写案卷形式的目录等。在档案管理工作人员的工作过程中，有关部门要配备适应性强的社会养老保险档案管理软件和系统，使信息化的档案管理形式和计算机信息检索方式能够为其提供方便。这样，不仅能够为工作人员的信息检索、查询工作减轻负担，还能够有针对性地保护社会养老保险档案。为了实现社会养老保险档案管理工作服务社会的目标，有关部门要提升工作人员的专业素质和工作能力。新形势背景下的档案管理工作需要具有较高工作水平的工作人员完成档案管理工作。档案管理部门在分配具体的管理工作和责任的同时，应要求工作人员具有能够完成业务办理和档案管理双重工作任务的能力。要将这两项工作任务在年初分配，并将其归入工作任务考核内容中，明确工作职责和标准，明确要求工作人员具备较高的工作素质和政治觉悟，在创新的同时具备专业的工作能力。只有不断提升工作人员的素质，才能为社会养老保险档案管理工作打下坚实的基础，加快档案管理实用化的步伐，达到档案管理工作为社会服务的目的。

摘要：随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务日显重要。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。

关键词：养老保险社保业务档案管理

一、维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的**，今年已经46岁。1980年11月，**成为市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月**参加了当地的养老保险。1998年**离开去了新疆打工。2009年，**从新疆特地赶回到市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？**的心里忐忑不安。来到社保所，档案员根据**的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载**详细缴费情况的职工养老保险卡。**一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。市社保所依据**的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

二、社会保险业务规范化管理

一、目前社会保险档案信息化管理存在的问题

（一）档案管理信息化模式实效性较低

一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流，对实体档案也进行了数字化、信息化处理，借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识，只重视管理系统的建设，重藏轻用，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致社会保险档案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用，社会保险档案信息风险不断增加，网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全，社会保险档案的保密性及安全系数较低。

（三）档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员，各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养，导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措