企业文件管理范文10篇(全文)

企业文件管理范文第1篇

由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性，通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。

一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状

在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。

1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点

通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。

而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。

电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。

2. 电子版文件推广的有利因素

据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明

3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力

如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。

然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。

实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。

4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考

关于这个问题，恐怕与下列原因有关。

（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。

二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“

灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。

在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。

另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。

此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。

在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。

三、电子文件推广的前景与展望

从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。

目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。

企业文件管理范文第2篇

关键词：企业；电子文件；管理

随着办公自动化的不断推进，企业越来越多的文件信息都以电子的形式存在，相应也对电子文件档案管理提出更高要求。电子文件不仅成为经济社会发展的重要组成部分，也在一定程度上影响了企业电子文件的管理和创新。因此对于企业而言，如何做好电子文件的收集、归档和管理成为了企业必须解决的现实问题。特别是企业档案管理部门应该主动适应时展趋势，将电子档案管理作为主要工作方向，充分认识到电子文件管理的重要性，解决在电子文件档案管理过程中出现的各种问题，进一步提升企业电子文件档案管理效率。

1基本概念与特点

1.1电子文件定义

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2电子文件特点

电子文件与传统的纸质文件存在着明显区别，由于电子文件更依赖于现代信息技术，因此其自身也体现出以下几方面特点：1.2.1依赖性。电子文件的生成过程需要依赖一定的数字设备，由于不同历史时期信息技术的发展水平不同，相应产生的数字产品也存在一定的区别，特别是在软硬件更新换代之后，不同产品之间存在一定的兼容性差别，这就造成了电子文件在存储读取过程中对于原有的硬件设备和软件环境产生了依赖性。随着网络信息技术的不断发展，这一问题可能会得到系统的解决。但以现有的技术条件电子文件在生成和运行过程中还是对原始环境有较强的依赖性。1.2.2非直读性。电子文件与传统的纸质文件不同，不能直接进行阅读和信息获得，需要借助一定的软硬件设施才能够获得电子文件的相关信息，这就需要采取不同的手段和措施，保持电子文件的长期可读性，需要对原有的软件设备进行留存。1.2.3分离性。虽然电子文件也依附于一定的载体，但载体对于信息内容不具有原始性。因此，电子文件与载体结合的相对松散，甚至电子文件通过一定的软硬件设备，可以以其他载体的形式存在和读取使用。1.2.4复杂性。随着网络信息技术不断发展，电子文件的种类和形式也越来越多，进一步增加了企业对电子文件管理的难度。加之电子文件背景信息对文件的真实性和完整性产生的至关重要的影响。因此，在电子文件归档过程中，需要人工采取相应的技术手段对电子文件进行归档。1.2.5便利性。电子文件是在网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，在标准化的前提之下，电子文件可以通过一定的信息技术实现信息共享，这一信息共享不受到时空限制。1.2.6安全性。电子文件的信息安全对电子文件保管和使用至关重要。因此，在采取必要的管理措施之外，还应该提升档案管理人员的安全意识，并采取必要的技术手段实现电子文件存储、保管和传输的安全。

2电子文件管理面临的问题

2.1技术问题

电子文件的安全性和计算机保密技术息息相关，存在着不安全的隐患，由于电子文件对信息技术和软件设备具有较强的依赖性，电子信息在传输过程中容易受到病毒侵袭和黑客攻击［1］。在存储过程中也存在数据丢失，数据乱码等问题，这在一定程度上给电子文件的安全管理带来了诸多不便，而且在保管过程中，电子文件具有一定的保管期限，文件载体也具有一定的寿命周期。此外，电子文件的载体易损坏，稳定性能较差，如遇到质量较差的磁盘，会影响电子文件的可读性和寿命。电子文件在收集整理管理使用过程中会受到多重因素的影响。一是在电子文件收集过程中，部分企业的档案管理人员对于电子文件的背景信息和元数据重视程度不足，导致部分档案信息不够系统完整。特别是随着网络信息技术的不断发展，电子文件的技术环境发生了深刻变化。信息技术发展越快，电子文件的形式和载体就越多，一旦电子文件离开了特殊环境，就难以对其进行系统的利用和开发。二是在电子文件管理过程中受到网络信息、人员、规章制度等多方面影响，也在一定程度上影响了档案信息的安全性，未来如何保障档案信息安全，必然成为企业档案管理部门必须思考的现实问题。

2.2管理问题

在对电子文件的管理过程中，由于未能引起人们足够的重视，部分企业在电子文件管理过程中忽略了与电子文件管理相配套的措施，致使企业电子文件在管理过程中出现了信息丢失问题。企业在电子文件管理过程中没有形成相应的电子文件备份，一旦物理环境或软件信息系统出现故障，难免存储在硬盘或计算机系统的文件出现丢失或损毁问题。同时，部分企业在电子文件管理过程中，没有看到电子文件与纸质文件共同归档的重要性，也容易在电子文件管理过程中出现文件丢失或损毁的问题。

3电子文件管理的建议

3.1提高科学管理的认识

不少企业档案工作者都把重点放在保管档案的数字化上，很少顾及企业业务工作产生的电子文件管理，这样就加剧了信息处理现代化与档案管理手工化的矛盾，使得档案工作始终没有摆脱被动服务的状态。新形势下，企业管理者应给予电子文件管理足够的重视，加速推动企业电子文件信息化管理进程，结合电子文件管理的实际需要，对相应的制度机制进行完善和创新，确保电子文件能够得到安全有效的保护和使用，避免电子文件浪费。

3.2加强信息安全管理工作

电子文件在管理过程中应将信息安全作为重要方面，加强对电子文件的安全防护，确保电子文件的原始性和真实性。目前这方面的技术主要有：签署名技术、加密技术、身份验证、防火墙等，这些技术措施对于保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密都具有明显的效果。因此在信息系统建设的过程中需加强对信息系统的管理，确保电子文件的安全。要提高信息安全意识，根据企业保密管理的相关要求，电子文件档案管理人员应该系统学习相关保密知识，主动地运用到电子文件管理之中，防止出现电子文件内容失密、泄密［2］。同时要采取身份认证、数据备份、防火墙都多重安全措施，切实保障电子文件信息安全。

3.3确保完整性和真实性

电子文件完整性的主要问题是电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失。为此，在档案收集过程中，一定要做好衔接，既要明确档案收集的范围，也要与企业其他部门沟通，规定档案收集时间，通过完善电子文件档案收集制度，更好地约束档案收集行为。在档案收集的基础之上，为了确保档案电子文件的完整性和真实性，还要定期对电子文件进行存档，对于更换或调整载体的电子文件要采取专门的备份措施。对于电子文件的任何修改、传输和操作都应该进行登记备案，以防止对电子文件内容进行恶意删改，从而造成不必要的损失。

3.4开展鉴定和归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要包括识别文件价值和区分文件真伪，只有那些对本单位工作具有利用价值的才有保存价值，档案部门所保管的电子档案，应当是真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。文件编制部门必须将电子文件归档，以保持该电子文件的原始性，维护电子文件的凭证价值［3］。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件内容的完整性、文件办理过程的完整性等。归档可以完全打破传统的归档方式和工作方法，利用文档信息管理系统，及时将生成的电子文件进行在线接收与归档，以此保证电子文件的归档的及时性与完整性。

总结

随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件作为一种新的重要的信息资源会倍受青睐，一些困扰着我们的技术难题也在逐步解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员需要思考的重要问题。

参考文献：

［1］刘家真编.电子文件管理———电子文件与证据保留［M］.北京：科学出版社，2009.

［2］冯惠玲编.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2007.

企业文件管理范文第3篇

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

企业文件管理范文第4篇

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

企业文件管理范文第5篇

关键词：电子文件管理信息系统数字化档案

1、电子文档对企业文件管理的影响

1.1电子文件的定义和特点

电子文件这一概念的出现是近10年的事。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘、盘片和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子信件、电子文书、电子图纸、电子报表等等。

电子文件与纸质文件相比较，有以下几个特点：①电子文件可由计算机等现代办公设备迅速、直接地处理和传递：②电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不再是直观的纸质文件；③电子文件可共享的利用，也不再受时间和距离的影响；④电子文件的环境要求和保存条件与纸质档案不同，它对保存地的面积要求不高，而对环境的防磁性、温湿度等条件的要求很高。

1.2提供的便利

1.2.1便于查阅和修改

应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，计算机对文件的检索，远远地超过人脑对检索词的反映速度。虽然是模拟人工检索，但可以根据文件的名称、收发时间、种类、重要性等进行归类，并能根据需要制定一系列检索符号。能让工作人员节省大量工作时间，也有利于应付突发事件。

1.2.2能够实现资源共享

电子文件通过电脑录入，可直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改。对于不保密和可以有偿利用的文件，由录入者完成后，马上存贮到办公信息数据中，由公司档案人员、技术人员所共享。并且通过互联网，不受地点的限制，进行网络信息共享与实时通信：在需要几个人同时完成一项工作时，就大大提供了方便，资源共享可以及时查阅和添加有用信息，不仅提高了工作效率，还避免了工作的重复性。

1.2.3有利于收集和保密

在所有电子文件之中，那些对本单位工作具有查考利用价值或保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。能及时地保存有用信息。

1.2.4有利于实行知识化、数字化、智能化管理

电子档案信息资源都可以按照信息的不同形成者进行第一层次的分类，划分为不同的全宗。其次，在不同的全宗范围内可以根据内容、时间、价值等不同标准进行不同的信息组织。概念分类整理有可能取代档案实体分类，不仅体现一种属性联系，可利用办公自动化对文件进行自由组合分类。并可以设立“资源共享中心”和“信息收集中心”，把产生的电子信息及时进行处理、修改或删除，经过知识化、系统化处理后使用，也有利于进行信息互动。

1.3提出的挑战

电子文档在给企业提供便利的同时，也提出了如下的挑战：

1.3.1电子文件的甄别与鉴定

电子文件进入网络中，是很容易被复制和篡改的，使用这样的文件会严重损害其他客户的信誉或经济利益，甚至引起法律纠纷。只有在认真考虑该文件的真伪后，才能做为凭证或依据使用。电子文件的鉴定，也存在着区别真假的问题。企业所保管的电子档案应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则就失去了凭证的价值。不仅如此，还要对文件进行完整性鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、法律依据的完整性和文件办理过程的完整性等。况且.目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此。其鉴定的方法亦无定论。如果收集了携带病毒的文件，就会给文档造成不必要的损失，甚至会使全部文档信息瘫痪。这就需要企业采取相关措施，如生成原件与复印件、注明制发单位、与隐形条码一起归档，使对企业有用途的文件发挥最大效用。

1.3.2对处理文档工作中的影响

电子文件是文字处理系统中的最后一个文本，因为没有草稿与打印稿的区别和正、副本的差异，甚至很难人为划定一条文件与档案之间的界限。在文件经过多次修改后，很难区分其保管期限。电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定，是否像纸质文件一样具有法律凭证作用，都需要企业在管理方面进一步完善。而且，网上窃密技术的不断完善，对于企业的核心机密，都难以做到绝对保密。如何采用更加稳妥的保密手段也是困扰企业的大问题。归档上也不只是处理完毕立即保存，它需要更科学的划分和应用。

2、完善电子文档的应用所采取的措施

第一，加强电子文档资源建设，提高服务意识。随着信息社会的到来，信息服务意识有待加强。对文档的管理也应由“管理型”向“管理服务型”转变，降低重藏轻用的思维方式。有利于提高档案信息的开发与利用，弥补信息资源少的缺陷。随着电子文件的不断介入，新型文件材料档案种类在增加。在管理过程中，要把每个工作都构成一个平面，发挥其个性，使文档管理工作向立体化方向发展，形成立体化的管理结构。

第二，做好电子文档的保存、保密工作。一般来讲，电子文件以化学磁性材料为载体，记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不存在磨损问题，不会直接受到空气中的灰尘、水分的侵害，能够长期保存。但也需要定期进行复制，以防止信息损失。在实施文档的保密和安全问题中，除了制定切实可行的信息保密制度和手段，还要加强保密、安全教育，提高全体人员及社会的保密与安全意识。在加强保护的同时，为更大范围信息交流和服务刨造条件，扩大共享以提高利用率。

3、结论

总之，尽管文档管理应用上还存在一些问题，解决起来很难一步到位，但是为了共建企业高水平的信息管理资源库、适应现代企业制度的建立、利用计算机技术辅助管理工作，是企业文件管理最合理的途径与方法。电子文档管理将是21世纪现代企业文件信息管理的发展方向与必然趋势。

参考文献：

企业文件管理范文第6篇

建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。

2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。

企业文件管理范文第7篇

关键词：施工企业文件管理有效方法

0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

2.3 确保文件管理人员相对稳定

项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。

3 加强企业整体管理水平

3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平

通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。

3.2 定期开展培训

随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。

3.3 编制文件汇编

企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。

企业文件管理范文第8篇

企业电子文件的组织结构

1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝着以信息为基础，结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理相应可分为归档管理和保管利用两层。

归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了电子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。

保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套电子档案数据原始性、完整性检验报告，即《电子文件生命周期表》；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的档案数据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。

2.在目前实践中，电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管，二是由档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着单位的网络服务器或多终端系统的主机及单位数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方法问题和档案的集中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。所以一种互补型的管理模式成为最佳方案――信息中心下的两个部门。

3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现电子文件流向过程的控制与管理，贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，在一单位和企业必须编制一个规定，来正确全面地进行划定电子文件格式和内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同而采取必要的技术、规范标程及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像与数字影像的双向转换技术。

4.电子文件与纸质文件的双轨制管理。企业电子文件的双轨制管理，使IT技术的发展没有形成相对稳定的过渡时期。电子文件至少在以下三个方面是未知的：一是电子文件载体的保管寿命；二是电子文件格式的通用性还没有定论；三是对软硬件环境的依赖性。

电子文件的管理方式及技术支撑

虽然电子文件从根本上改变了企业内、企业间及企业与市场之间的沟通方式，但电子文件管理的基本原理、职能任务与责任并没有改变。

电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中，很少有档案部门参与企业信息化工作，至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识自己的优势和实力，去争取自己应有的地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。

研究分析本单位计算机应用的现状，由档案部门会同计算机中心和各业务部门，按照本单位计算机应用的范围，具体确定各部门电子文件的归档类目，凡目前尚未应用计算机管理的信息，暂不列入归档类目。随着本单位计算机应用的不断扩展，对该归档类目逐步修订和补充，直至较为完善。

建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施电子文件管理及电子文件归档的首要问题。例如，档案管理位于办公自动化管理系统中的一个支系统，和本单位办公自动化系统处于相同的工作平台及软件环境时，如何符合文档一体化要求。

加强对电子文件的前端控制。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。

档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到办公自动化系统中，实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在无纸办公的环境下如何开展，因此使用的是传统的纸质档案的方法。档案管理软件如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。随着电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理电子档案将是迫在眉睫的问题，也是档案管理软件如何使档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案工作理念发生变化。

企业文件管理范文第9篇

关键词: 技术文件；资料；科学管理；数据库

1、前言

企业技术文件的管理一直受企业领导层的重视，管理得好坏直接关系到企业能否及时给顾客提供满意产品,关系到企业的经济效益，关系到企业在激烈的市场竞争中能否占有一席之地。技术文件的范畴很广，包括企业的主导技术文件、产品图纸、工艺流程、工艺设计图纸、工夹量具图纸，以及企业的技术标准、作业指导书等等。这些技术图纸都关系着企业的生存与发展，必须采取科学的手段进行管理。

2、企业技术文件管理的意义

企业技术文件管理就是科学地管理科学技术文件材料，做好科技文件材料的整理和归档工作,充分发挥科技文件材料在科技活动中的作用。不论是生产、建设和科研工作，都是一种有计划、有组织的社会活动，都是按照一定的科技文件规定的目标、范围、规模、方式、方法去进行的。所以技术文件的管理，不仅是进行科技活动不可缺少的重要条件，也是企业生存和发展的需要。一般情况下，企业的技术文件管理，分为两个层次。

2.1质量手册（包含所有过程控制的程序文件）

2.2本公司第二级文件部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理文件（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术文件（国家标准、行业标准、企业标准及工艺文件、作业指导书、检验规范等）；部门质量记录等。

我们将形成的两级文件进行分级管理，这样有利于设计和实施；各部门的职责清晰，更便于实施和纠正设计中的失误。对确定产品的技术开发项目，快速地求得工艺试验的落实，合理的确定工艺路线的最终形成，保证用户满意产品的完成，促进企业正常生产的正确运行，都是技术文件起到的作用。

3、技术文件的静态管理与动态管理

所谓静态管理，对企业来讲，是一种常规的正常运转。无论产品设计、工艺设计以及其它工艺文件的设计，都是按照一定规章制度和设计标准进行的，并且不同产品配件的生产都是按照规定的加工流程去运行和生产。技术文件静态管理的实践意义是促进了企业生产经营的现代化管理水平的提高、促进了发展速度，使企业在良性循环下健康发展；按工艺标准去执行、去生产是企业正常运转良性循环的基础。

而动态管理，是为静态管理服务的。特别是在技术文件及企业标准的实施当中，这种过程控制是技术文件管理中的一种动态管理。如对新产品、新工艺设计和实施过程当中出现的失误进行及时的纠正和改进；或者对加工误差的产生，精度的降低及客户的要求,作某些技术性调整,所有这些工作都是对原设计进行地不断的正确修定，都属动态管理范畴。动态管理能保证现行技术文件的正确性和先进性,使企业产品质量提高,达到用户满意的效果。动态管理是静态管理的一种发展形式或一种手段。通过坚持经常性的工艺纪律检查制度,使技术文件管理始终处在动态管理之中,就能够监督和促进企业所有部门,都正确地执行工艺文件和工艺和标准,生产合格的产品,达到推动企业发展的目的。

所以，企业技术文件的静态管理和动态管理,既是相对的也是统一的。也就是说，静态管理中包含着动态管理，而动态管理又服从于静态管理。

4、技术文件清理整顿的意义

技术文件的静态管理当中，必然包含着动态管理。所以，技术文件清理整顿工作，是技术文件动态管理中的一种表现；对技术文件在静态管理中出现的问题，是一种积极的纠正措施，对企业的生存和发展有着深远的影响。通过对企业的技术文件清理整顿，结束了资料管理混乱现状，实现了科学规范的管理，成效显著。具体体现以下特点:

(1) 公司从技术文件范围来讲，涉及面大、品种多、管理复杂难度大。有主导开关零配件的产品图纸，工艺图纸、各种类型的技术标准( 企业技术标准) 以及工装等等的技术文件，数量繁多复杂。通过逐年的清理整顿,技术文件已形成分级和网络化管理。重点对技术中心现有技术文件清查统计，对产品设计和工艺设计的图纸、电子版图纸进行理顺，并完善了分类建图册和建电子数据库的工作，提高了设计人员的工作效率和管理水平，对下一步公司的产品结构调整和领导决策提供了足够的有效的参考资料。

(2) 企业不间断地对技术文件进行清理整顿，是一项非常重要的工作，把它制度化和流程化，坚持不断的加强和完善，对企业生存与发展有着特殊的意义。

(3) 通过技术文件的清理整顿，简化了管理内容，清理了多余的、废旧的各种技术文件，减少了资料管理部门和设计部门的工作量，降低了管理和利用成本。

5、运用计算机技术加强技术文件资料的科学管理

随着时代日新月异的快速发展,电子计算机早已进入千家万户,并且在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用。目前计算机正向微型化、网络化、智能化方向发展,担负起了数值计算、信息处理、自动化管理等多方面的工作。档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。要充分发挥管理、技术、网络、信息和人力资源的优势，运用先进的计算机技术，进一步提高技术文件资料管理水平和使用效率，逐步将所有的技术文件资料信息数字化，进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用，使各部门之间能够实现多种层次的信息管理，数据共享和关联，最终建设一个统一管理的重要数字资源平台，使技术文件资料的管理更科学，利用更加方便快捷。

公司在2009年开发了一套资料管理系统，纸文档与电子文档的归档分发等各个环节全部借助于该系统来完成，实现了技术文件资料管理的现代化。该系统主要有以下三方面特点。

5.1 客户端的简化和方便

可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便，网络结构更加灵活。中间层为COM+服务层，服务可与数据库分离。这样既简化了客户端系统的安装，兼顾了数据的便捷使用和安全管理，同时也大大降低了企业数据库建设的成本。每个用户通过安装客户端进行查询数据或删除等操作。

5.2 实现跨全宗的数据集中管理

就是将每个部门的技术文件资料数据设为一个全宗，进行多全宗管理。该系统可以根据企业的特点灵活地定义结构，并对人员按照组织结构进行权限的分配；在管理策略上，可以为每个全宗定义个性化的管理策略和行业特性。业务管理模式统一之后，技术文件资料不统一的情况降低；数据集中化后，可以根据需要实现跨部门跨全宗的查询和共享，提高整个企业的技术文件资料利用效率。

5.3 高度的安全性

企业的技术信息，尤其涉及业务活动的部分,往往都是重要的商业秘密，因此，作为保管企业技术信息的管理系统必须对安全性具有很高的要求。在系统中，通过三层架构设置，改变了以往客户直接访问数据库的做法，而是通过中间层访问数据库，实现文件服务器、应用服务器、数据库服务器相分离，从而保证了技术文件信息的安全。

企业文件管理范文第10篇

质量管理体系与顾客要求的关系

质量管理体系与顾客要求(项目、合同、订单)存在一定的关系，它们的关系可以从以下几个方面加以描述。

质量管理体系基本满足各个潜在顾客要求　一个企业的质量管理体系只有一个，而面对的顾客却很多。企业可以根据其品质方针、以往顾客的要求以及今后顾客可能的要求，建立并完善其质量管理体系，使质量管理体系能基本满足各个潜在顾客的要求。

顾客对质量管理体系的要求基本上是本企业的质量管理体系的组成部分　每一个顾客都有自己的品质要求，这些要求中大部分是质量体系中已具备的内容，可见质量体系只满足这些要求的一部分'而不是全部。

顾客对质量管理体系均会有特殊要求　顾客的特殊要求是质量管理体系中不具备的内容，顾客对质量管理体系的特殊要求是通过合同提出的，是合同的一部分。

特殊的品质要求通过品质管理和其他职能来实现　顾客的特殊质量要求，如果是质量体系中不具备的内容，按质量管理体系的有关规定不能使之得以保证和实现，应通过品质管理的其他职能，如制订品质计划来实现。

质量体系文件的重要性

ISO 9000质量管理体系文件化通常是以书面和表格的形式来体现，清楚、简要地表达企业的各种信息，如产品规格、品质要求、工作方法、产品完成的时间及地点等，表达了各部门的工作实况，便于管理人员了解、掌握

工作进度和产品质量表现，从而作出客观的分析和理智的决定。质量管理体系文件对企业的管理起着十分重要的作用，主要体现在以下两个方面。

1　对企业外部环境

(1)质量管理体系文件是实现顾客要求的基本需要。制订体系文件，以确保体系的存在和顾客要求的实现，同时可以赢得顾客的信任。

(2)体系文件是质量审核的证据。体系文件可作为ISO国际标准化组织的稽核依据，认证机构稽核重点主要表现在：

①制程与制品是否符合ISO 9000各项条例规定；

②质量管理体系是否全面地、适当地指出品质标准；

③实际工作是否遵照标准程序操作；

④企业运作的结果是否显示质量管理体系的有效运作。

(3)程序文件提供的客观证据。认证机构稽核之后，程序文件从以下几个方面提供客观证据：

①过程已经被确定；

②程序被认可；

③程序处于更改控制之中。

2　对企业内部环境

体系文件的建立，可以辅助企业建立一套全面品质管理系统，使企业各部门的工作更加有效。具体表现在以下几个方面。

(1)便于按文件要求完成各项工作，使工作条理化、规范化。有章可循。

(2)只有将执行结果记录成文，才能证明已执行各项工作，使品质活动有据可查。

(3)通过体系文件评价工作业绩，找出体系改进的目标和方法。

(4)提供可靠的资料，加强各部门的沟通与合作。

(5)可预防各种错误的产生，降低损失。

(6)可作为员工培训的资料，提高学习效果。如果企业的人员技能较差或培训不充分，可以通过体系文件的学习得到提高，因而文件与技能、培训互相衔接。

质量管理体系文件的构成

ISO 9000质量管理体系文件的构成，如图1所示。它分为三层构架：即品质手册、程序文件和质量文件(作业指导书和表格、报告、记录)，有时也可分为四层。各层次文件的合并还是分开，可由企业根据自己的需要和习惯决定。

1　品质手册

根据企业的特点与总体目标编写成的品质手册，主要阐述企业的品质方针、品质政策并描述其适用于ISO 9000系列标准要求，为企业品质管理提供了一个整体构架，成为实施和维持ISO 9000质量管理体系的永久性参考文件。

2　程序文件

为执行品质方针与总体目标，达到ISO 9000品质管理体系的品质控制，需给实施品质管理体系要素所涉及的各个职能部门定出工作程序和方式，以协助品质控制活动。

3　质量文件

(1)作业指导书。为了配合作业程序的顺利进行，需对各部门与生产环节的各项具体工作给出指示性的文件，以书面文件的形式加以详细描述，列明各项工作的具体施工细则以及产品的质量要求，确保各种影响产品质量的工作都在控制状态下完成。

(2)表格。为了记录各种活动的状态和产品质量的情况，企业设计出了各种不同的表格，以协助ISO 9000质量管理体系的顺利推行。

(3)品质计划。品质计划是针对某一项目或合同而规定的专门品质措施、资源和活动顺序的文件，制订品质计划可以满足顾客的特殊要求。

质量管理体系文件化

服装企业要实施ISO 9000质量管理体系，各生产部门或生产环节都必须进行文件设计、修改等工作。为了减少工作的复杂性。方便生产与管理，提高工作效率，企业在编写文件时要讲究实用性，尽量考虑企业运作的规范化与系统化，以简单明了为宗旨。

1　文件编写要求

(1)文件的系统化。各部门的文件设计都应该条理化、系统化、规范化，达到有章可循，以便按文件执行各项工作。如系统的文件编号、部门、日期等都要一目了然。

(2)文件的格式。质量管理体系中的文件格式必须一致，清楚简洁，段落分明，表格的设计要易读、易懂、易填写。

(3)文件的编写计划。依据ISO 9000品质管理体系推行计划，制订出一套详细的文件编写计划，各部门都应该在计划内完成该部门的文件编写工作，再由有关部门统一修改、补充、精简、编写出一套完整的企业文件。

2　质量管理体系文件化的原则

(1)编写原则。在编写文件过程中，要“写您要做的”，这是一条建立质量管理体系文件化的原则。企业应根据其品质方针和顾客要求建立文件化的质量管理体系。因此原则上应先有品质方针或顾客的要求，再有文件化的质量管理体系。在文件化的过程中，也不要有过分的要求，如果文件规定太死、太严或不切合实际，将不利于体系的有效运行。文件编写应以满足需要为度，而不是越严越好。

(2)执行原则。ISO 9000标准要求企业应建立并执行文件化的品质体系，因此，企业不仅要建立文件化的质量管理体系，而且应执行文件的规定。在执行文件时，要“做您所写的”，或者说。写得出就应做得到，说到一定要做到。

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