企业档案范文精选

本文作者：张晓华 邹燕 单位：四川茂县综合林场 四川茂县档案局

近年来，一些企业在机构改革中，把档案人员调整到其它部门，造成了档案人员流失，二是部分档案人员知识浅薄，又不注重学习，素质较差；三是有的企业领导不重视档案部门的人才培养，有机会参加的档案培训有时也取消；有的企业在人员配置上把一些身体差，年龄偏大，文化偏低的同志安排到档案部门，造成了档案人员素质偏低的现象。2.3档案管理机构的设置不尽合理。

其表现有，一是许多企业撤销兼并了二级机构，把原来集中统一管理的文书、科技、会计档案工作分别分解到办公室、生产技术部门和会计部门，而未实行集中统一管理；二是由于档案工作的分解，二级机构的专、兼职档案人员未能充分履行职责，档案工作处于低效率运转状态；三是有的企业根本就未设置二级档案机构，而把档案工作挂靠在办公室，由办公室主任兼管，由于不是专职主管，加之办公室日常事务繁重，管理专业知识欠缺，造成领导不力，管理不善，档案工作相对滞后。

档案开发利用和编研工作薄弱。一是有的企业对档案的编研工作认识不足，没有把编研工作列入议事日程，无计划、无安排，造成编研工作长期无力开展；二是有的企业档案人员自身业务素质，文化素质较低，编写的材料质量低，几乎无任何实用价值，对企业的生产、经营工作未能达到提供利用，为其服务的目的。

档案管理基础设施较差。一是有的企业档案保管库房狭小，没有独立的档案库房；二是档案库房无防火、防盗、防光、防湿、防尘、防虫等“八防”设施和设备；三是有的企业在安排经费时，不考虑购置微机；四是有的档案人员安于现状，因而提不出档案管理现代化的措施、方案。

加强档案法制建设，增强全员档案意识。档案法制建设是档案管理的重要内容，是发展档案管理的重要内容，是发展档案事业的重要保障。首先，要围绕企业工作的特点，建立健全档案管理的各项制度，如：档案管理工作纳入领导目标管理责任制，纳入领导议事日程，档案人员参加工程竣工验收、领导在年度工作中报告档案工作情况等制度；要大力宣传贯彻、落实《档案法》，重点对各级领导、各类技术、专业管理人员进行普法教育，让《档案法》及各项制度真正深入人心，形成依法治档，有章可循的管理机制；其次，增强领导的档案法制意识，是档案法制建设的关键；再次，档案人员善于宣传，执行《档案法》，让职工了解认识、熟悉《档案法》；最后，要加强档案法律法规、制度执行情况的检查，对档案业务中发生的违法现象一定要认真查处，切实做到有法可依，执法必严、违法必究。

稳定档案工作队伍，提高人员素质。档案工作是一项专业性较强的基础工作，档案队伍稳定，专业人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行，档案现代化管理水平，逐步提高的重要前提。要稳定档案队伍，提高人员素质。首先，加强业务培训，档案人员的业务培训应列入企业目标管理考核之内；其次，培养引进既懂档案专业知识，又懂企业管理、计算机应用知识的专业性人才，充实档案队伍，企业积极鼓励档案人参加各种业余学习，学习相关的专业知识，如，计算机培训等，完善自身的知识、结构，切实提高档案人员的整体素质；最后，教育档案人员树立爱岗敬业的精神，让他们安心做好档案工作。

建立现代企业档案管理体制。企业应根据自身的特点，加强二级机构档案工作。（1）建立档案管理二级机构，档案工作有单位的领导主管并将档案工作纳入管理职责，并得到相对重视，档案归档、借阅等工作能得到较好控制；（2）综合档案室除对二级机构进行业务指导外，还负责档案整体规划、编研，开发利用等工作。

论文关键词：民营企业档案管理现状对策

论文摘要：在分析我国民营企业档案工作现状的基础上，提出了推进民营企业档案工作全面、健康发展的对策：一是开展心理引导，激发建档热情。二是勇于开拓创新，实现多元服务。三是坚持依法治档，注重监管方式。四是拓展管理范围，推行多元模式。

1正确认识民营企业档案工作的现状

从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。

1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。

从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。

2推进民营企业档案工作全面发展的对策

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

（一）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。

（二）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

（三）要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。

（四）要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，今年十月份，综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料，以贾祥胜、洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考，攻克了“冰箱蒸发器改为嵌入式”的自主创新项目，创造经济效益203万元，该项目荣获椒江区企业科协“金点子”活动一等奖。十一月上旬，由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场，施工过程中碰到厂区区域、房屋结构不明等难题，进展缓慢，项目负责人忧心如焚，档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图、所有厂房建筑图纸，他们高兴地说：“这些厂房已有十几年历史，没想到档案室能提供这么完整的资料。”确保了该市场在明年元旦前竣工的计划。从上述可看到，档案资料只要管理好，利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。

二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

档案在企业文化建设中的历史作用

档案的重要作用之一在于传承历史。企业档案在承载企业历史传承中，自然承载了企业文化建设的成果。要了解档案在企业文化建设的历史过程中到底承载些什么，首先要了解企业文化，了解企业文化的发展，了解企业文化的载体档案。

1　企业文化

文化是人类活动过程中所生产的精神文明与物质文明的总和。它是共性的产物，个性的表现，是社会群体赖以生存的精神支柱，是某一群体独立于其他群体的灵魂所在。企业文化是文化在企业中的延伸，是企业在文化建设上的成果，是企业在长期生产经营过程中形成的管理思想、群体意识和行为规范，是我企业区别于他企业的标志。只要是一个团体就会有其独有的团体文化。东风院的文化首先体现为勘察设计行业的属性，最终表现为东风院的具体个性。自从1973年东风院成立的那天起，它的文化也便产生，它存在与发展的过程便是它的企业文化建设的过程。企业文化客观地存在于企业发展之中，无论它是自发的还是自觉的。

《企业文化与领导》的作者――美国著名管理学家H・沙恩曾说，人是文化的产物，管理永远要发挥文化的微妙作用，人不可能被技术所控制，控制技术的永远是人。在知识经济时代，人是企业发展的核心，管理企业的核心也是人。企业文化理论便是运用文化的特点和规律于管理之中，用文化力量启发人的内在自觉性，用文化方式改变传统方法，以便提高企业效益，确保企业健康良性发展。

2　企业文化建设的发展

企业文化作为一种管理理论诞生于20世纪80年代，但是企业文化作为一种企业管理现象和形态却与企业相伴而生是与生俱来的。我国自古就有优秀的企业文化成果，只是没有把它系统化理论化，没有叫做“企业文化成果”而已。如同仁堂，三百多年历久不衰，靠的是同仁堂的文化。“同修仁德，养生济世”是它的经营文化，它告诉员工看病、卖药、挣钱不是目的，目的在于通过看病卖药，医疗患者身心，创造社会财富，修炼社会道德。“修合无人见，存心有天知”是它的职业道德文化。“品位虽贵，必不敢减物力；炮制虽繁，必不敢省人工”是它的质量文化，它告诉生产人员绝不能偷工减料、假冒伪劣。“童叟无欺、一视同仁”是它的销售文化。所以虽历经三百余年，仍是时代名牌产品。今天我们按企业文化理论把它们整理出来，就是优秀的企业文化成果。任何一家企业在自己的管理工作中形成一套适合自己的运行机制，确保企业各项生产任务的落实。这些管理体制和运行机制就是该企业的企业文化。东风院在二汽建设初期，“艰苦奋斗”曾激励着老一辈干部员工用双脚去丈量大地山川。“老中青三结合”的职教理念曾解决当时东风院技术人才断层的问题。这些都是东风院在发展工程中形成的企业文化。

3　档案的文化属性决定档案在企业文化建设中的历史作用

2002年7月，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合了《企业档案管理规定》，对企业档案管理工作中的一些原则问题做出了重要规定。在此基础上今年1月20日，国家档案局和国务院国有资产监督管理委员会又了《国有企业文件材料归档办法》。这是企业档案工作发展中的一个重要的规定，标志着我国企业档案工作的法制化进程又向前推出了重要的一步。这个规定的颁布和实施，必将进一步地促进全国企业档案工作的发展。

企业档案工作是企业管理的基础，而企业文件材料的归档则是这个“基础”的基础。没有了归档也就没有了档案材料，没有了档案材料，企业档案工作也就成了无源之水。长期以来，企业档案工作的重心放在档案的规范化管理和档案信息的开发利用上，并在这个方面取得了不小的成绩，但忽略了作为企业档案工作基础的文件材料的归档工作。实际工作中有档不归、归档不全、图物不符等现象屡有发生，给企业带来不可弥补的损失。

《国有企业文件材料归档办法》就是针对上述现象，为了加强企业档案信息资源建设，推动企业档案管理工作的进一步发展而制订的。该《办法》规定了国有及国有控股企业文件材料归档工作的任务及工作职责，特别提出要建立文件材料归档责任追究制度，明确了不同时期不同来源不同载体形式的文件材料具有保存价值的都应归档，提出了不同类型、形式的文件材料的归档时间，确定了一个国有企业文件材料归档范围主要框架，并对文件材料的形成质量、文件材料的归档和整理过程提出了要求。按照该《办法》提出来的原则和要求做好企业档案材料的归档工作，必将使全国企业档案信息建设提高到一个新水平。

因此，当前档案部门的一个重要工作就是要做好《国有企业文件材料归档办法》的学习、宣传和贯彻工作。要通过各种形式的学习、宣传和贯彻的活动，提高企业员工的归档意识，提高广大员工贯彻该《办法》的自觉性，提高广大档案工作者贯彻该《办法》的准确性。同时档案管理部门要严格执行该《办法》，把该《办法》规定的原则和精神真正贯彻到企业档案工作中去，做到有章可依，违章必纠。

《国有企业文件材料归档办法》要求国有企业要将文件材料的归档工作纳入企业各项工作计划、领导工作议程和有关人员的岗位责任制中去，真正做到将文件材料的归档作为企业管理工作的一个环节，并把文件材料归档是否齐全、完整作为衡量一项工作是否完成的一个重要标准。

《国有企业文件材料归档办法》要求归档的文件材料应为原件，归档后不得更改，从而达到通过档案加强对国有资产进行监管的目的。社会主义市场经济体制要求政府不直接管理企业，但不是对国家投资不管不问。历史的记录是不可抹杀的，只要有完整、准确的档案存在，任何人都不能夸大成绩或者低估资产，更不能凭空编造。国有企业文件材料归档齐全、完整，可以使国有企业在接受国有资产监督管理部门监管时，也能用原始、真实、有效的档案信证明自己的业绩。

《国有企业文件材料归档办法》虽然是针对国有及国有控股企业而制订的，但是其中对企业文件材料归档所提出来的许多原则和规定对于其他所有制形式的企业也是有很强的参考价值的。非国有企业也完全可以参照此办法，确定本企业的归档范围，完善本企业的归档制度，推动本企业档案工作的进一步发展。

2004年，国家档案行政管理部门将把贯彻、落实《企业档案管理规定》和《国有企业文件材料归档办法》作为全年工作的一个重要任务，并着手起草《企业档案管理业务规范》，进一步完善企业档案管理规章、标准体系建设。与此同时，还将就企业档案工作面临的一些问题，如在企业信息化建设中如何加强企业档案信息化建设，在驻外机构、境外企业迅速增加的情况下如何加强驻外机构、境外企业档案工作，在一些地方的民营企业档案工作已经有了很大发展的情况下如何以民营企业档案工作的好经验来引导民营企业档案工作健康、稳定地发展等，进行调研，并提出具体意见，以此推动全国企业档案工作的进一步的发展。

【摘要】文章首先对档案业务流程外包的必然性及利益分析，分析企业档案业务外包的内容，探讨影响企业档案业务外包效果的因素。

【关键词】企业档案；业务外包；档案管理；信息化

引言

随着档案越来越受到人们的重视，档案及相关业务也呈增长趋势。特别是近几年来，无论企业规模的大小，或多或少都存在档案的管理不善的现象，因此，面对档案管理过程中的某些问题，越来越多的企业选择将档案及相关业务外包，以便企业提高核心竞争力，减少重复投入。

1 档案业务流程外包的必然性

企业档案信息既是企业生存和发展的信息条件之一，也是国家档案信息资源的重要组成部分。为管理好企业档案，我国各级档案管理行政部门制定颁布了许多相关的管理条例与制度，不少企业也投入了大量的人力与物力。然而，企业档案管理的现状并不尽如人意，作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存着不少问题。究其原因，既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素，也存在企业人力、物力、资金有限等客观因素，如何突破企业档案管理发展的瓶颈，走出一条符合企业发展的档案管理新路，是摆在企业档案工作者面前的新问题。大量事实表明，越来越多的国内外企业正倾向于将档案业务流程进行外包。

2 档案业务流程外包的利益分析

企业档案业务外包绝不是一个孤立的现象，它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。具体来说，档案业务流程外包主要有以下几个好处：

1 企业档案室声像档案管理存在问题

1.1 企业档案室声像档案管理工作不被相关部门重视，且起步较晚。水电厂档案室成立于1983年，以工程档案为主。声像档案长期以来没有被重视并纳入企业档案工作的重点，声像档案工作在一些二级单位还未真正开展起来。

1.2 企业档案室声像管理制度不健全，没有集中统一管理。企业档案室没有制定统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，声像档案管理制度还在逐步建立和完善阶段。归档部门还没有按归档要求全面执行起来。有的科室则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。

1.3 企业档案室声像档案管理工作缺乏专业管理人员，且人员素质参差不齐。正规大学档案管理专业人员寥寥无几，管理人员缺乏专业知识素质，档案人员流动性大，对声像档案整理水平参差不齐。

1.4 企业声像档案产生部门对声像档案工作本身及其重要性缺乏认识、理解和管理。没有设立专人进行保管，档案资料整理困难。谁摄录谁保管，声像档案事件内容及文字说明整理起来难度较大。

1.5 企业声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。部门领导的重视程度和部门成本额度控制的大小，直接影响了声像档案产生部门采购不同档次的摄录设备，影响到声像档案本身的质量。

1.6 企业部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但对于其档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究。

1.7 企业档案室声像档案保管条件不到位，影响档案寿命。声像档案对档案库房的保管环境和条件有很高的要求。由于企业声像档案工作开展比较晚起步慢，再加上资金、设备因素等影响，使得声像档案保管环境不到位，易受各种有害因素的影响而改变质量，缩短其保管寿命，从而影响其利用。

[摘 要]企业的档案管理是企业信息资源的基础形式之一，合理有效的企业档案管理有助于企业做好信息资源的整理和规划工作。本文通过对企业的档案管理工作进行分析，阐述了企业如何加强企业档案管理的工作并提高档案管理的水平。

[关键词]档案建设；档案管理；管理现状

对于企业来说，不同企业的生产经营模式决定了不同的档案管理类型，企业的档案资源建设是企业资源进一步完善的基础，现今各个企业档案资源建设已与企业的根本利益有着直接的关系，因此，在档案管理的过程中实行规范化的管理方法，逐步加强并提高企业的档案管理水平，让企业的管理制度向着更科学、更完善的方向发展。

1.企业档案管理的主要内容

企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。

2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题

2.1.企业档案的收集存在的一定难度

由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。

一、企业档案在档案文化建设中的积极作用

企业档案是企业在科研、生其最大的价值。

(一)企业档案作为信息依据

为档案文化建设提供了原始积累企业档案是企业运营全过程的各类文件材料的汇总，是企业文化的重要载体，是企业发展的真实记录。在建设企业档案文化的过程中，企业档案作为传承历史的载体，真实记述和反映了企业的各项活动，是企业发展的记忆，这些历史的记忆，作为实事凭科研成果、组织管理及财务状况等，不仅从不同程度和不同方面反映了企业的计划制定、决策结果、生产状况和研况等，而且为企业生产管理提供了可供借鉴的可靠信息和科学依据。

(二)企业档案提升外延服务

为档案文化建设创造了基本条件随着社会的发展，对档案信息的需求日益明显，开发利用档案信息资源是档案利用工作的拓展和深化。企业在竞争激烈的市场经济中要取得发展，离不开良好的企业管理方式，企业管理的核心价值在于：使企业的运作效率大大增强；让企业有明确的发展方向；使每个员工都充分发挥潜能；使企业财务清晰，资本结构合理，投融资恰当；向客户提供满意的产品和服务；树立企业形象，为社会多做实际贡献。传统意义上的企业档案管理主要侧重于对企业内部人员查阅资料提供相关的服务，企业档案的功能和作用没有得到充分的发挥，大多数档案文件材料长期处于休眠状态，因此要充分发挥企业档案在企业经营和战略实施中的作用，就必须改变传统观念，把“死档案”用活，实现企业档案管理向知识管理的转变，在坚持做好档案日常管理工作和维护的基础上，加强对档案文件材料的研究、开发和运用，变被动服务为主动服务，在深入挖掘档案资源上下功夫。档案作为重要的知识资源，具有知识属性和信息属性双重特性，并属于知识形态上产生的生产力，对于知识创新和科技转化为生产力具有十分重要的意义，在企业经营活动中发挥着重要的作用，其价值体现在档案的服务利用过程中。当档案被再次利用于新的科研、生产、建设活动时，其档案的外延服务价值被充分发挥，从而为企业档案文化建设创造了基本条件。

(三)企业档案维护企业利益

为档案文化建设提升影响力笔者所在公司作为一家大型国有船舶企业，企业管理工作相当庞杂，而系统管理的档案工作却能为企业管理者理清脉络，梳理头绪。例如：在当前船市并不景气的市场中，接船任务相当艰巨，如何在逆境中求生存，成为当前各大造船企业的首要任务。利润最大化、成本最小化，往往是企业在困境中首选的方法。于是，企业开发改造新船型，生产高技术高附加值的船舶；与船东合理谈判，以期获得更好的协议条件；以及合理降低造船成本，进行综合性技术改进等都离不开档案工作的支持，唯有以翔实、客观的数据、图纸和文字资料等作保障，才能确保企业经营任务的顺利进行。同时，档案在企业保护知识产权、维护合法权益中起着主导性作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器，只有在日常经营管理中谨慎、细致、完整地保存好企业档案，才能在经济纠纷中得到有力的证据支持。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范地管理档案，是衡量一个企业业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。所以，在企业档案文化建设中重视档案的作用，才能更好地促进企业发展，完善企业机制，增强企业的竞争力和创造力，为企业的生存与发展添砖加瓦。

随着社会主义市场经济体制的完善，我国国际交往日趋广泛，经贸活动日趋频繁，驻外机构和境外企业日益增多。多年来，各驻外机构和境外企业在有关部门和主管单位的指导下，从档案工作的实际出发，本着“有利于工作、有利于保密、有利于应付突发事件”的原则，根据各自工作特点开展档案工作，取得了一定成效。但有些驻外机构和境外企业还存在档案意识相对薄弱，档案工作缺乏统一的制度和管理等问题，这在一定程度上影响了工作的正常开展。为了进一步加强驻外机构和境外企业档案工作，现提出以下几点意见。

一、提高认识，增强做好驻外机构和境外企业档案工作的责任感

驻外机构和境外企业是我国政府机关、企业事业单位在境外设立的各类分支机构。其在工作中形成的档案，真实记录了我国对外交往、经贸活动等重要历史过程，对当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，是国家档案资源的重要组成部分。随着我国改革开放的不断深入和经济全球化趋势的不断增强，我国驻外机构和境外企业的数量不断增加，类型更加多样化，涉足的领域越来越广，形成的档案越来越多。驻外机构和境外企业的档案在维护国家和领土完整，维护我国企业和公民的合法权益，扩大经济与文化交流等方面都发挥着重要的积极作用。因此，加强驻外机构和境外企业档案工作，是我国外交工作的需要，是我国对外经济工作和对外文化交流的需要，也是加强国家档案资源建设的需要。各级档案行政管理部门、驻外机构主管部门和境外企业母体公司应高度重视驻外机构和境外企业档案工作，增强做好驻外机构和境外企业档案工作的责任感和使命感。

二、完善机制，保证驻外机构和境外企业档案工作有序开展

驻外机构和境外企业档案工作是我国档案工作的重要组成部分，也是驻外机构和境外企业的基础工作，档案行政管理部门要加强监督、指导和检查，各主管部门、母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制。

(一)驻外机构和境外企业的主管部门或母体公司应重视和加强对驻外机构、境外企业档案工作的领导，切实将驻外机构和境外企业档案工作纳入工作计划，及时对驻外机构和境外企业档案工作提出要求，定期监督与检查。

(二)驻外使领馆各内部机构的档案工作在遵循其派出单位档案工作有关规定的同时，应服从驻外使领馆的统一领导。

(三)驻外机构和境外企业应明确一位单位领导分管档案工作，确定负责档案工作的部门。根据工作需要配备专职或兼职档案工作人员，配备必要的设施和设备，建立健全档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度。