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首先,企业制度文化是企业文化的构成部分,企业制度文化本身能体现企业文化。企业制度文化不仅是企业文化的一种外在表现形式,而且体现着企业的内在精神。加强电信企业制度文化建设,就是要加强企业整体以及员工个体遵循的行为规范建设,从中反映出我们企业崇尚什么、反对什么,即企业信奉的价值理念,反映出我们企业的做事方式与风格。通过企业制度文化建设,我们能更加清晰、准确和全面地表达自己的企业文化,从而有利于推动企业文化的发展。
其次,企业制度文化是企业运行机制的一种具体表现。加强电信企业制度文化建设,目的在于建立一个使管理者意愿得以贯彻的有力支撑,并且在得到员工认可的前提下,使企业管理中不可避免的人与人之间的矛盾弱化,可以更好地约束和规范员工行为,减少对立或降低对立的尖锐程度。
其三,要建立符合市场经济要求的行为规范,就要正确认识理解企业制度文化建设在企业文化建设中的重要地位,懂得运用制度文化来保证和促进企业发展。加强企业制度文化建设就是要通过建章立制,完善管理,把电信服务理念和行为准则制度化、规范化,从而达到促进企业经营服务水平提高的目的。不难看出,加强电信企业制度文化建设,是从更高的层次上做好经营服务工作。
其四,要适应市场经济特点,就必须建立和完善企业经营管理制度和规范,加强企业全方位的管理。加强电信企业制度文化建设,就是要把企业制度文化建设贯穿于企业管理的全过程,保证企业经营管理活动有序开展。
综上所述,我们认为,一个完善、合事宜的企业制度文化,能规范员工行为,使企业各项工作有章可循,提高管理效率与质量,形成一个良好的企业文化。通过加强企业制度文化建设,能够从根本上解决企业经营中的不协调、不统一的问题,能够有效地提升企业的管理水平,提高企业的经营效益和效率。
二、当前电信企业制度文化建设之现状
我们看到,目前电信企业在制度建设上已初显成效:通过推进五项集中管理,极大地降低了运营成本;通过大力实施预算管理,强调了企业的科学决策、投入产出经营效率,提升了企业的整体素质;通过竞争上岗、薪酬改革、绩效考核、员工职业生涯发展和教育培训等五项机制创新,激发了企业的活力和员工的主观能动性;通过BPR业务流程重组,逐步形成了“以前台服务为标志,以后台服务为支撑,以网络服务为基础”的服务链,解决了过去对市场反应慢、业务流程不畅、员工职责不清等问题,使市场响应能力得到极大增强。但同时,我们也应清醒看到,电信企业还缺乏对内在的制度文化自律与软性的制度文化引导;缺乏强调心理认同、人的自主意识和主动性;缺乏启发员工的自觉意识达到自控和自律;支撑制度的文化尚未全面形成,企业的制度执行成本较高。具体表现在以下一些方面:
一是对制度文化建设的动因认识不到位。一些制度的产生并不是完全立足于需要之上的,认为制度是越多越好,为严格而严格。
二是对制度文化建设的内涵认识不到位。将制度文化建设仅仅局限于制度这一表现形式,甚至迷信于制度建设,而忘记其他部分。
三是对制度文化建设的主体认识不到位。将制度看成是管理者的文化,或者是只反映管理规律和管理规范,对员工只注重外在的约束,而不探讨制度内涵是否被员工心理认同和接受,并自觉遵守,使制度没有成为一种共有的文化。
四是对制度文化建设的执行认识不到位。有的企业在执行制度时,自上而下强制推行,虽然这些制度往往能迅速实施,很快就在企业整体和员工个人的行为中体现出来,但是,这些仅仅是表象,其后缺少与员工的沟通,不能让员工充分理解和认同制度的内涵,不重视制度执行中的信息反馈,因此,制度的有效性不长。
三、加强电信企业制度文化建设的几点思考
西方学者做过一个比喻:制度管理就像一座漂浮在大海里的冰山,露出水面的部分,占1/3,大体相当于规范、标准等有形管理;隐在水中部分,占2/3,大体相当于组织成员对制度的接受度、认同感、认知率等无形管理。这个比喻形象、深刻。其中,制度是有形管理部分,制度文化是无形管理部分。制度是载体,多强调理性化,重视科学标准和规范的作用;制度文化强调的是非理性化,重视内在精神价值的开发、集体感受和各种非正式规则、群体氛围的作用。制度可以造就一个结构框架合理、运转程序规范、执行严格的标准化企业;而制度文化管理可以赋予这个企业以生命活力,为之提供精神源泉和价值动力,引导其发展方向,并创造经营个性和管理特色。企业制度文化建设的过程,是一个信仰、道德、理念、规则和行为不断强化的过程,不是一朝一夕所能实现的,它是一种历史的积累和沉淀所凝聚的力量。所以,我们认为,把握企业制度文化的“无形”、“柔性”,加强电信企业制度文化建设可以从以下五个方面入手:
(一)从审视制度是否以企业的根本性需求出发入手,抓住企业制度文化建设的基本点。俗话说:没有规矩,不成方圆。制度建设是制度文化的骨架部分,任何一个企业离开了制度就会成为一盘散沙。同时,制度又反映一个企业的基本观念,反映企业对社会、对人的基本态度,因而制度又不是随心所欲的。制度必须从企业的根本性需求出发,是对企业根本性需求的维护。如事关企业生存的各种问题,包括服务质量、客户关系、网络运行等,毫无疑问是必须以制度加以明确规范的。
(二)从审视制度的内容是否以“以人为本”入手,抓住企业制度文化建设的活力点。制度是靠人去执行的,再好的制度如果没有高素质的人去执行也不会产生好的效率、效果来。加强对员工的培养和教育,应是制度建设中的重要内容。首先,应加强对企业员工诚实守信的教育,因为如果没有诚信,就会出现弄虚作假、欺上瞒下、投机取巧的现象,就会直接影响企业的形象和企业的信誉。其次,要关注员工自身价值的建设,注重其创新能力的培养和提高。应当对不同的工作岗位每年提出不同的知识更新要求,通过培训、考试、考核和业绩评估等形式提升企业全体员工的能力水平。同时,管理者还应创造适宜的工作环境、工作条件以满足员工的尊重需求和自我实现的需要,采用适当的激励手段调动员工工作的积极性和创造性。
(三)从审视制度是否使各直接参与者的利益得到平衡入手,抓住企业制度文化建设的支撑点。制度作为公正的体现不但要求其形式是公正的,更要求其内容是公正的,要使制度约束下各直接参与者的利益得到平衡,体现权利与义务的对称。唯有如此,才能得到全员的认可。
(四)从审视制度的执行是否真正严格平等入手,抓住企业制度文化建设的折射点。制度执行的最好效果就是在无歧视原则下产生的普遍的认同心理,这也正是制度执行中的难点问题。因为每个人在企业中所处的地位不同,制度的监督执行部门在企业中所处的地位不同,在执行制度时是很难以做到完全公正和无歧视性的,这样往往就会影响制度的效果,危及制度的最终目标。
(五)从审视制度的责任是否明确落实入手,抓住企业制度文化建设的落脚点。制定严格的责任追究制度和惩罚规定是企业制度得以贯彻执行的根本保证,如果没有严格的责任追究制,就会使各项合理的规章制度形同虚设,这个企业也就没有什么凝聚力和战斗力可言。惩罚规定是责任追究制度的补充,它既是治理违法违规、偷懒、弄虚作假的直接手段,又是树立正风,打击歪风邪气的有力武器,这种制度规定是必须的,也是有效的。在制度面前人人平等,全体员工都应是制度的执行者和维护者,在企业内部不应有特殊员工,尤其是对违法违规的处理上,必须坚持公平、公正性原则,要一视同仁,一碗水端平。这样的制度才是有效的,并具有权威性。
四、常州电信企业制度建设概要
如前所述,制度与文化两者之间是一个相互作用与反作用的关系,特别是处于重要战略转型期的企业,文化的反作用力更为明显。制度是有形管理部分,文化是无形管理部分。制度是载体,多强调理性化,重视科学标准和规范的作用;文化强调的是非理性化,重视内在精神价值的开发和群体氛围的作用。制度可以造就一个结构框架合理、运转程序规范、执行严格的标准化企业;而文化可以赋予这个企业以生命活力,为之提供精神源泉和价值动力,引导其发展方向,并创造经营个性和管理特色。因此,文化理念的落实最终要靠制度去推进,形成固化模式,否则文化就没有土壤,制度也没有持久生命力。在企业转型中,制度的再造与文化的再造是相辅相成的。
为此,今年以来,常州电信在企业制度建设方面先进行了一些探索。分公司明确提出,企业制度重建工作必须与《企业文化纲要》宣贯工作,企业精神、核心价值观宣传、贯彻落实相结合,必须与流程重组、架构再造工作相结合,必须做到“继承”与“创新”相结合。
一是明确了制度建设的目的。以执行层的精细化为途径,以管理层的精确化为目标,逐步固化各种事务处理模式,为企业运行疏理建立一套完整的、系统的,描述清晰的操作和管理规范。
二是确定了制度建设的理念。即,制度建设不是大刀阔斧的改革而是在现有机制下的改良;制度建设要做好“针线工夫”,一针一线地缝出企业品牌;制度建设要为精确化决策提供保障;淡化个人色彩,实行职业化管理;效率与规范相结合。
三是把握好制度建设要解决的问题。主要有:制度的描述不够清晰、细致,缺乏可操作性,留有一定的个人意志空间;部门职责的制定只解决了分工问题,没有解决执行质量问题,一些职责仍缺乏与之配套的工作标准和行为规范;各种制度仍缺乏相应文化理念、价值观的贯穿和支撑。
四是勾划了常州电信企业制度的总纲及框架。总纲包括序言及八章内容,阐述了常州电信的沿革、企业性质、议事规则、企业精神及企业愿景,规定了员工的基本权利与义务,规范了企业与员工、员工与员工的关系,明确了员工守则。企业制度的框架分为三大块,即业务管理制度、行政管理制度和内控管理制度,主要内容包括组织管理、行政管理、法律事务、人力资源、财务审计、运行维护、市场营销、服务监督、信息化等。同时,将沟通反馈制度、监察检查制度和文化监督制度贯穿各个部门。
摘要:企业的持续发展有赖于规范性运作,而想要保证规范的企业管理制度,就必须要科学合理地对其进行建设,并明确其在企业管理水平提升中的重要性。管理制度在企业各项生产经营活动中起着重要的作用,是企业管理的基础,是维护企业内部秩序的核心,是企业生产经营的基本条件,是企业规范管理的依据。如果不能够科学合理的进行制度建设,就会导致企业各个部门成为“一盘散沙”,无法团结起来共同完成企业的发展目标。具体地说,企业管理制度建设主要是指对企业内部规章制度进行评估、立项、起草、颁布、实施、修订的过程,决定着企业发展的成败。
关键词:企业管理;制度建设;现状;措施
一、现代企业管理制度的概念与职能
(一)现代企业制度的概念
广义的管理制度包括产权制度、组织制度、规章制度,由此构成现代企业管理制度。其包括现代企业经营思想、发展战略、决策制度、人力资源管理、激励约束机制、组织架构、管理标准及企业文化等。狭义的管理制度通常就是“规章制度”,由企业内部制定,包括管理标准、公司章程、部门制度、员工守则等,用于规范企业的人事管理、安全生产、经济技术、业务流程等活动。
(二)现代企业制度的职能
企业管理制度存在于生产经营的全过程,具有系统性与专业性相结合的特点,是全体人员共同遵守的规定和准则的总称,其根本职能是为了满足企业的生存和发展。实施企业管理制度必须以环境或条件为基础,一方面是内容标准化,不能违背企业管理任何对象、事物发展的客观规律;另一方面是过程规范化,包括全体员工的职务行为或工作程序,只有这样,所有工作人员、整个企业管理系统的操作都可以实现规范化,否则就会处于混乱无序的状态中。
二、企业管理制度的重要性
企业管理制度是企业赖以存在的体制基础,在各种生产要素整合过程中起着核心纽带和基础作用,贯穿于企业的生产经营活动全过程。企业要想求得生存和发展,不仅要有健全完善的管理制度,更重要的是企业的整体运行以及内部各级组织机构的活动,都要在制度的框架中实施,从最高领导层到从事一般生产活动的普通员工,其行为都不能突破企业管理制度的各种规则和约束,要以企业管理制度为准绳规范员工行为,企业管理制度就是规范员工行为的准则。
三、企业管理制度建设原则
企业的管理制度是为企业的生产经营而服务的,企业管理者在进行管理制度建设的过程中需要遵循一定的原则,确保管理制度的科学性和可行性。首先管理制度要与企业生产经营活动相适应,在建设制度之前要对企业的内外部环境进行深入的调查研究,根据企业所处的外部环境和生产经营规律特点,进行相关的制度建设使其满足企业生产经营管理的实际需求。其次管理制度必须是合法、合规的,企业管理者要在国家相关政策法规允许的范围内进行管理制度的建设。此外企业管理制度应当是一个科学完整的体系,企业的管理者要在对企业生产经营各个环节分析研究的基础上进行管理制度建设。企业管理制度中既要体现对经营管理活动的定性要求也要体现定量要求,为后续的执行和考核提供准确的依据。最后管理制度是面向所有的企业员工的,因此管理制度中的相关规定需要清晰明了,方便企业员工了解掌握和遵照执行。
四、我国企业制度建设普遍存在的问题
(一)企业各项制度间的关联性
在企业对制度进行建立的过程中,很多企业虽然建立了制度,但是制度建设过程较为复杂,制度与制度之间缺乏关联性。毫无疑问,条条框框太多会限制企业的发展,导致制度在执行的过程中受到阻碍,不具备较强的可行性。除此之外,在现实情况中还有很多企业的制度不符合实际情况,在制定制度的过程中,相关人员没能够对现实情况进行详细地调查,仅仅是借鉴同行业其他企业的制度,不符合企业自身的实际情况,也不符合企业所属行业的具体特征,当制度与生产出现脱节的情况时,就会导致制度建设成为一种形式主义,根本无法在提升企业管理水平的过程中发挥有效的作用。
(二)企业管理制度建设的严谨性。
企业在制度建设中由于制度起草或审核把关不严,会导致个别制度前后条款自相矛盾,反映出制度内容的不严谨,给制度的执行造成困难,给企业的管理造成漏洞。制度起草部门在起草过程中大量套用同行业或其他相关业务企业的类似制度,与企业实际管理脱节、治理结构不符,导致管理制度的适用性欠缺,与工作实际脱节,无法起到指导生产经营工作的作用。制度管理部门在制度过程中审查审核不严谨、不完善,缺少必要的审核、评价、的程序,最后导致制度效力不够达不到管理制度的标准。以制度管理要求规范时不被认可,会给企业治理造成一定影响。
(三)企业对风险防范的差异性
企业在经济业务活动中,风险的影响因素不可避免。经济的发展不仅为其带来了机遇,同时还加重了风险因素对企业管理的影响。从目前风险防范体系的构建情况进行分析,部分企业存在了严重的风险防范机制漏洞,各部门成员未能意识到风险问题对于自身经济活动带来的影响,从而导致了对风险的评估效果不足的问题。在风险防范机制缺失的情况下进行经济活动,不仅会对企业的经济情况产生一定的负面影响,同时企业的未来发展也会存在一定的偏差,从而无法及时对风险问题进行应对、处理和防范。
(四)企业内部经营管理的可靠性
为有效实施内部管理经营,企业的管理人员应当在经济基础稳定情况下,保证公司管理层与决策人员了解公司现状,完成企业实现决定目标,把那个对外界公开公司内部财务管理能力遵循法律法规具有可靠性,加强人员管理的严谨意识。在实施企业管理内部制度建设的同时,首要工作便是防止会计工作的信息准确性,控制工作信息出现失真性,由此可看出现今企业管理制度建设的主要目的,就是在最大程度上提升企业的经济效益,在保证企业能在市场环境中运行完好的状态下,实现企业定下的战略和经营目标。
五、加强企业管理制度建设的对策
(一)健全完善企业制度体系
企业想要更好地建设制度体系,就必须要了解现实情况才能够完善制度体系。企业制度需要经过长时间的修改才能具备合理性。除此之外,企业处于不断发展和运行的状态,所以企业的具体制度也会经历从适应到创新的过程,在这个过程当中,相关人员需要对企业管理制度进行科学地管理,保证管理的合理性。管理的合理性体现在对企业制度全方位的管理方面。对外部环境的管理包括明确国家出台政策的情况、了解法律法规的情况、理解行业发展特点、发展前景等等。再从内部管理的角度来看,无论是企业自身存在着的特点还是企业对战略的选择、对企业文化的选择都需要包括在其中。由于制度建设涉及企业的各个部门、各个管理层次,所以在实施管理的过程中就必须要着眼于制度建设的系统性,对局部与全局的关系进行处理。
(二)优化改善企业内部控制环境
根据部分企业内部存在的严重内部控制环境问题进行分析,阻碍了企业日常管理工作的有效开展,对企业的运营产生了一定的影响。因此对其进行分析整理,需要企业根据自身的发展情况,建立完善的内部控制环境,强调法人的作用以及监督权,对企业的组织架构进行优化,在保证企业能够正常进行运营的同时,体现法人以及监督权的主体地位,为内部控制环境管理奠定基础,保证日常工作的开展。另外法人还需要对治理结构进行改善,实现权责分明制度。例如制度的完善,能够避免部门超越权限开展业务现象的发生,保证其能够在正常的管理模式下进行工作,确保权力的稳定。通过改善企业内部控制环境,可加强上下级沟通,避免权力与职位不对等的情况产生。
(三)加强重视提高执行自觉性
企业管理者要认识到管理制度的重要性,对管理制度建设要高度重视,关注管理制度建设成果,保证管理制度的时效性和全面性。严格要求具体制度的完善和修订,掌握有效在用管理制度整体动态。加强管理制度的宣贯和培训,在条件许可前提下,可以开设讲座、培训班等。加大宣传力度,通过内部专题会、网络宣传、宣传手册等多种形式使广大熟悉制度内容,掌握制度实质,牢固树立按章办事的理念,增强按章办事的自觉性。管理者和制度制定部门要带头执行制度,将制度管理要求和规范落实到日常管理和业务当中。可以建立适当的奖惩机制,对不执行制度的行为进行批评和惩罚,对尽职尽责按章办事的给予表扬和奖励,从而不断提高管理制度执行的自觉性。
(四)坚持科学合理的制度建设
首先是坚持合规性建设管理制度。要符合国家法律法规及公司管理制度的要求,不得与法律法规及公司制度相违背;要紧密结合企业管理实际,体现管理制度的可行性、操作性、实用性及合规性。在管理制度建设的过程中,要保持严谨认真的态度,不得产生敷衍了事的心理,确保企业管理制度的质量性。在制度建设完善及修订时,要保持全局观念,系统化的考虑问题,保障管理制度的可操作性性。其次是管理制度建设要在分析现状,充分讨论分析存在的不足及缺项,按照程序开展梳理、修订、评审及,才能确保制度的严谨性、合规性及适用性。再次是树立管理制度的权威性。管理制度是经过严格程序、严谨思想、严肃修订的用于构建企业运行机制的根本,在其适用范围内具有强制约束力,一旦形成,不得随意修改和违犯; 所有生产经营运转、工作落实均需按此制度办理,否则无法保证其权威性。同时,这种权威性是相对的,当现行制度不符合变化了的实际情况时,又需要及时修订。
(五)提高管理制度可操作性
内部管理制度的文本应当是简单准确的,使企业员工可以快速明白制度所要表达的内容。企业的内部管理制度内容要注意不可过杂,根据企业的规模确定体系的细致程度,一般来说中小企业的内部制度体系可以较为简化。针对企业的主要业务以及与企业经济效益直接相关的活动,相关的内部管理制度应当作为重点,一些经营生产中涉及较少的部分可以较为简略。管理者在构建内部管理制度体系时,应当根据企业的实际情况先将较为紧急的制度内容确定出来,后续再进行不断的完善。伴随着企业的发展,内部管理制度内容也需要进行不断的调整和更新,确保其适用性和可操作性。
(六)明确划分员工工作职责
职责工作分工控制通常解释为:对不同员工所分属不同职业进行分离控制工作,若发生某人主要责任工作出现错误行为与舞弊行为,并且可能通过职位便捷性掩盖这一事实的职务,通常情况下称为不相容职务。不相容职务的主要工作职责便是对业务展开经办工作,授权批准并实施监督与检查工作。在企业管理制度建设实施工作中,不相容职务可以大概率的避免发生工作舞弊行为。对不相容职业实施分离工作是展开内部管理控制的主要措施,基于此类原因,许多企业在进行设立与建设管理制度时,应该在第一时间划分员工之间的工作职责。企业总体运行的职责需要分段划分清楚,在做到不留死角的同时,还要做到分配责任后人员之间不产生冲突,在员工充分理解自己的权职范围后,了解自己的工作要求有哪些,使员工在工作时所涉及到的职务不产生交叉行为,在制度中明确授权单位与工作人员的工作权限与职责,两者之间不允许跨越权限工作。并且应在公司管理中制定奖惩规定,在员工完成工作后加强检查考核力度,保证工作质量与效果。
六、结论
总的来讲,实现企业内控制度,需要企业根据自身的发展条件进行体制和制度的完善,规范的制度能够促使企业内外环境的稳定,同时能够保证企业经营活动的稳定性,促使企业在激烈的市场竞争中占有一定的地位。
参考文献:
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1、引言
1.1建筑施工企业的特性决定了精细化管理的要求
企业的市场竞争后力不足,企业发展举步维艰。而我国目前大部分建筑施工企业主要还停留在粗放型管理阶段。分析其原因,这与我国建筑业发展的历史过程有关,特别是改革开放以来,经济建设飞速发展,城市基本建设方面的巨大投入与建筑施工行业现代化管理水平相对落后之间的矛盾就显得尤为突出,同时,各种问题也层出不穷。那么,要改变其现状,除完善法制、行业标准和建立现代科学的项目管理机制外,施工企业要想在日趋激励的市场竞争中求得生存与发展,就必须走企业精细化管理之路。而管理制度标准化建设则是实现企业精细化管理的基础与前提。
1.2建筑施工企业建立管理制度标准化建设机制势在必行
多年来,“制度不健全”、“制度执行不力”始终是建筑施工企业的软肋。许多建筑施工企业尽管在制度建设上花了很大力气,建了很多制度,但依然没有实现“建立、健全”的目标。其主要问题是制度建设不科学、不系统、不规范,未形成一个有机的、完整的制度建设体系。制度的建设通常采用的是“经验判断法”,即由企业决策者的主观判断来制定企业的管理规则。也有一种是采用“亡羊补牢法”,即企业在运行过程中出现了较大的问题或教训后,为避免类似情况的再次发生,采取的对应弥补措施。部门与部门之间也是各自为政,所制定的制度相互之间职责不清、接口关系不明确等情况普遍存在,制度在执行过程中往往会出现管理无序、扯皮、推诿或基层单位无法执行等尴尬局面。总之,企业制度的建设没有按企业的自身特点、规律和全部管理要素系统地进行研究、开发,往往是想到哪建到哪。即便是沉积了多年经验的一些老企业也未必实现了“制度健全”。因此,建立企业管理制度标准化建设机制势在必行。
2、建筑施工企业建立管理制度标准化建设管理平台实践
2.1制度标准化建设原则
制度标准化建设应坚持科学论证、合理策划、规范管理、强力推行的基本原则。
科学论证:是结合企业自身的特点、规律,对所有的管理内容定性、定量、量体裁衣,制定出企业制度总体框架;
合理策划:是以总体框架为指导,按专业、系统制定出制度建设规划、计划以及实施保障措施,做到制度建设“横向到边、纵向到底”,将企业所有管理内容都必须纳入管理范围,不让任何管理游离于制度之外。管理与管理之间形成相辅相成的有机联系,实现无缝连接,逐步实现制度管理全覆盖的目标;
规范管理:是引入标准化管理模式,形成统一的建设规则、编制程序、格式范本等,将“制度建设”纳入统一的制度建设管理范畴,实现标准化管理,以达到制度在建设过程中规范、在应用过程中既管用又好用的目的。
强力推行:是建立一套从培训、宣贯到监督检查、考核评价等全过程的强制性措施,让每一项制度能够落地生根,真正发挥其应有的作用。
2.2、建立制度标准化建设规则
标准化管理是指为在企业的生产经营、管理范围内获得最佳秩序,对实际或潜在的问题制定规则的活动。通常讲标准化是制度化的最高形式。企业管理标准化建设是精细化管理的前提。因此,企业要实现制度体系的标准化建设目标,就要建立一套严格的制度建设规则。其基本程序如下:
第一步是职能划分、定位。即按照企业管理专业的自然属性进行职能分类,确定相应的管理部门,最大程度地实现专业化管理。如:生产管理、经营管理、人事管理、财务管理、物资采购管理、设备管理、综合管理等等。
第二步是按管理定位进行识别、评价、确定管理要素,即明确管理对象。如“生产管理”可按其自然属性识别、确定其质量、安全、技术、成本、工期控制等管理要素。
第三步是根据管理对象,梳理、明确管理内容。如“质量管理”可分解出“质量计划管理”、“质量过程控制管理”等等管理内容;“安全管理”可分解出“施工安全管理”、“交通安全管理”、“消防安全管理”、“安全检查标准”、“事故管理”等一系列管理内容。而“施工安全管理”还可以继续分解为“施工作业安全计划管理”、“作业许可管理”、“动火作业管理”、“吊装作业管理”、“临时用电管理”、“挖掘作业管理”、“应急管理”等最小专业化管理单元为止。将所有管理要素以此类推,最终达到纵向到底、横向到边、不留死角。
第四步是策划、编制。即根据确定下来的所有管理内容策划、
修订、编制相应的管理制度。管理制度的编制内容一般应包括目的、适用范围、定义、管理职责、管理内容、管理程序、监督检查、考核评价、文档管理、附则、相关文件、记录以及设定的表格、模板等内容。要将每项管理制度做什么?如何做?何时做?谁负责?做到什么程度(标准)?如何监督检查?如何考核评价等基本功能体现出来。
第五步是在制度草稿完成后须进行充分的论证,可采取集中讨
论和向基层单位征求意见等方法。其主要目的是满足制度实施过程中的可操作性要求。
第六步是在修订、完善后进入企业审批环节。主要由企业管理主管部门负责组织对制度的合法性、适宜性和充分性进行审核、把关。合法性,即审核制度是否符合相关法规、上级精神等;适宜性,即审核其是否与其它部门、业务关系相协调,接口关系是否明确、一致、可行等;充分性,即审核其制度的表象内容是否满足管理对象和管理要求,是否在管理内容上有遗漏等。必要时应征求专家意见或组织专业会议进行研讨。最后应有企业主管领导或最高管理者批准。
第七步是以企业适当的形式进行正式、实施。
第八步是由制度业务相关部门组织宣贯、培训、推进。
3、建立完整的制度建设监督考核机制
制度建设的成败关键在于是否得到有效落实。建筑施工企业在日常管理中最突出的问题就是人的不规范行为、物的不安全状态和环境的不稳定因素,大量违章、隐患等问题都是常年反复出现且又难以根除的老问题。而其主要原因就是制度执行不力。因此,建立制度建设监督考核机制是制度标准化建设不可或缺的重要组成部分。应建立全面、全过程、全方位的监督考核体系,并纳入企业制度化管理。
首先由企业管理主管部门牵头制定检查、考核规则,按标准执行。二是严格考核分级。一是由企管部门定期对各业务部门制度建设、培训、推进情况进行全面监督考核;二是由各个专业职能管理部门承担制度建设与推进的属地管理责任,对所属管理制度的实施情况进行专业监督考核;三是基层单位对本单位各项制度的全面落实情况进行定期自检自查;四是将企业制度管理纳入企业内控监督部门审计监督监察范畴,实施不定期巡回督察。
4、结论
优胜劣汰是市场竞争的自然法则。当前,建筑施工行业市场竞争日趋激烈,而企业能够生存、发展需要的是扎实的基本功和可持续发展的动力。精细化管理已成为建筑施工企业提高企业管理素质、走出困境的必然条件,企业管理制度标准化建设是建立与实施精细化管理的基础与前提。建筑施工企业只要能够坚持不懈地做好管理制度标准化建设,将会有力的促进企业早日步入可持续良性发展的轨道。
【关键词】企业;企业制度;企业文化
随着我国社会主义市场经济的发展,代表最先进形式和未来主流发展趋势的企业组织形式——现代企业成为了我国企业的发展方向。完善的企业制度和优秀的企业文化是现代企业的首要特征,两者之间既紧密结合又有所区别。
1.企业制度和创新型企业文化的内涵
1.1企业制度
企业制度是企业根据自身情况,依法制定的关于企业股权、组织结构、管理、运营等方面的一系列规范和章程的总和。其具有合法性、强制性和普适性的特点。所谓合法性是指,企业制度既要符合国家法律规范又受国家法律的保护,既要符合企业股东利益诉求又要维护股东权益,对违反企业规章制度的行为有依法、依规处理的权利;所谓强制性是指,企业制度是企业作用于员工的规范性要求,企业员工必须遵守,企业制度不依员工的意志而客观存在,是对员工的客观要求;所谓普适性是指,企业制度不仅适用于普通员工,同样适用于企业的管理层,制度的效力范围不受企业人员的职位和岗位限制,具有普遍适用性。
建立完善的现代企业制度是现代企业的主要特征之一。现代企业是适应市场经济的一种企业组织形式,企业制度是否完善、是否合理、是否适应市场的需求和推动企业的发展,成为了衡量企业现代化发展程度的重要标志之一。
1.2创新型企业文化
每一个企业都有自身的企业文化,文化是伴随着企业的诞生而出现,伴随着企业的发展而丰富的。一般来讲,企业文化是指一个企业的传统、风尚、价值观、目标、信念等,优良的企业文化会对企业的核心竞争力起到支撑的作用。1984年,奎因等通过设计竞争价值理论模型,得出了四种类型的组织文化:支持型企业文化、创新型企业文化、规则型企业文化、目标型企业文化;其中将创新型企业文化特征描述为:寻找新信息、创造性对变革的开放性、预测、实验。[1]创新是现代企业在市场竞争中获得优势的主要途径。创新型企业文化包含有两层含义,一层含义是指,企业文化的树立与培养要以创新为核心,要能够促进企业的创新活动;另一层含义是指,企业文化本身就具有创新性,不守旧,能够接受外部的优秀文化,根据实际情况适时调整、丰富。创新型企业文化是企业核心价值观的凝聚,具有独特性、难交易性和难模仿性等特征。
创新型企业文化具有三个层面,最外层是物质文化层面,中间层是制度文化层面,最里层也是核心层是精神文化层面。制度文化层面与企业制度既相关联又不完全相同,它们之间是既共生又相互制约的关系。
企业文化不等同于企业制度,企业文化是核心、是理念,企业制度是企业文化中制度文化层的表现和具体化。制度文化层面的含义比企业制度的含义要宽泛,不仅包括具体形式的制度条文,还包括非具体形式的制度思想、理念等,企业制度只是具体化了文化制度层面的思想。但是,只有具体的企业制度并不能说明企业文化的完善与否和优秀与否,更主要的是看制度在实际中的行为和效果,这样才能体现出企业文化的内涵和精神。
2.企业制度和创新型企业文化之间的关系
2.1企业制度是创新型企业文化建设的主要内容
企业制度一般是以文字、图表的形式出现,在形式表现上是具体的。企业制度对于员工的约束是强制性的,是企业生存发展的内在要求,是企业目标实现的一种手段,是企业价值观追求的一种方法,同时也是企业文化建设的一种意愿。但是企业文化的建设不只是出于企业管理者或是企业所有者的制度的制定和执行,还包括员工的参与,员工在面对企业制度时,如果只是一种被动的执行或出于免于处罚的心态而规避制度责任时,这时的制度并不能体现企业文化的内涵。如果员工能够认同制度并发自内心的拥护并能自觉遵守且能够影响他人,这时的制度就体现了文化的涵义。企业制度中包含有企业管理者的经营管理意愿,体现了企业所有者和管理者的思想和理念,一定意义上来讲企业制度就成为了企业推广和灌输自身文化理念的主要渠道,这样企业制度建设就成为了企业文化建设的主要内容。
2.2创新型企业文化建设要以制度建设为保障
创新型企业文化形成的过程是一个逐渐积累的过程,这个过程是以创新为主要特征的,其所独有的创新氛围会促进企业的创新进程,由于影响企业创新的因素较多,尤其是企业的一些创新活动会影响到一部分员工的个人利益,会阻滞企业的创新活动,在这些人员的思想和行动上就表现为不符合企业文化的要求。在这种情况下,不仅需要用文化的力量去引导员工创新,还需要用制度的手段去规范和保障企业和员工的创新行为。创新型企业文化的制度层面同样具有创新精神,制度层面上对企业的创新行为进行规范、约束,同时支持和保障企业创新活动的进行,对企业创新活动从目标、模式、过程控制、人员与物资调配等方面给予制度性的支持,相比较企业制度而言,创新型企业文化制度层面对企业创新活动的支撑是包括企业制度的规范性作用在内的创新氛围的营造。制度的形成及其生命力源于无声无形又无处不在的文化。简而言之,文化即是人们参与各种社会活动时的一种普遍的自觉,而制度则是对各种“不自觉”的纠正和规范。[2]
2.3以创新为纽带,做好企业制度和创新型企业文化建设
创新型企业文化和现代企业制度均是以创新为核心内容。创新是一种破坏性活动,是新秩序对旧秩序的替换,新秩序能够利用比较优势使企业获得更强的竞争力和发展动力。创新型企业文化一方面表现为文化是在创新精神的指导和支持下形成的,另一方面表现为文化指导企业的创新实践,将企业的创新精神融于实践活动中最终表现为企业创新成果。在企业的创新实践中,创新型文化的力量是员工创新意识和创新行动的动力源泉,是能形成员工和企业创新凝聚力的最主要力量,是一种自发的、内在的驱动力。创新型企业文化的创新内容表现在物质文化、制度文化和精神文化三个层面,其中作为文化核心层面的精神层面的核心内容又是创新,这样创新就成为了创新型企业文化的核心内容,创新型企业文化在企业中就会形成一个有利于创新的氛围,企业就表现为创新特征。
企业制度对于企业创新活动而言是在企业文化引导下的规范、约束,是保障企业创新活动的具体化表现。如果说企业文化的创新内容是以宏观指导和调控为表现形式的话,那么企业制度则是针对企业活动中各个方面和环节的具体规定,但这些具体规定的中心目的是以创新为核心内容的。所以说在现代企业中企业制度和创新型企业文化的核心内容有相同之处,那就是创新。
现代企业都有一套完善的企业制度,这套企业制度并不是一成不变的,根据企业的内外部环境的变化、企业组织结构的调整、制度在运营中的效果反馈以及企业发展需要可以进行适时的调整。而一个企业的创新型文化一旦形成则不会轻易的变动,会作为长(下转第86页)(上接第73页)期的指导思想作用于企业的经营管理活动中。企业制度是规范员工行为的,创新型企业文化则是引导员工思想的,只有在思想上具有了创新精神和创新动力,员工才会有创新动力。
在我国社会主义市场经济高度发展的今天,我国企业要以现代企业为标准,发扬创新精神,既要搞好企业制度建设又要搞好创新型企业文化建设。 [科]
【参考文献】
[1](美)埃德加·H·沙因著,朱明伟,罗丽萍译.企业文化与领导[M].北京:中国友谊出版社,1989,56.
【关键词】制度;执行;措施;内部审计
一、制度执行力的现状及原因分析
中国企业在制度执行方面存在以下三个方面现状。
首先,制度规定一套,实际执行一套,制度形同虚设。现今,企业的规章制度都较多,可是执行起来却往往偏差较大。有章不循、以批代管、以言代“法”的现象非常普遍,有的造成了巨大的损失。如轰动一时的中海油“陈久霖”事件,因违规操作石油期权交易, 2004年12月在亏损5.5亿美元后,不得不申请破产保护。究其原因便是无视法规和制度,如国家明令禁止的规定,出台《国务院关于进一步整顿和规范期货市场的通知》、《期货交易管理暂行条例》,企业在境外市场只允许套期保值,不得投机交易;中海油公司规定交易亏损超过500万美元,应通过高层管理,并停止交易。而这些制度规定,都被陈久霖视为废纸甚至视而不见,最终导致巨额亏损出现,极大地损害了国家、企业、股东和员工的利益,造成不可挽回的损失。
其次,制度在执行过程中走样,因人而异,避重就轻,避实就虚。即受利益驱动,对自己有利的规定就执行,不利的则推三托四;跟自己关系好的人违反制度不惩处或轻惩处。曾经听到过这样的事件:某企业公开选拔干部,本来该企业的干部选拔条例规定了相应的条件,由于参与选拔的人中有某些厉害关系的人,便把选拔条件进行了临时调整,以使某些厉害关系的人符合选拔条件,从而顺利得到相应职位。这种因人而异执行制度的行为,在该企业造成了恶劣的影响,因此可以想象,该企业谈何执行制度呢。
再次,制度执行中发现问题,但不对制度进行修订和完善。
造成上述执行制度不力现状的原因要以下几个:一是制度本身不合理,不具有可执行性。二是宣传教育不够,执行意识不到位。三是重视不够,干部不带头执行制度。四是缺乏监督或监督不力。五是搞运动思想存在,缺乏持续性。
二、内部审计对制度执行力的推动
内部审计作为监督检查的手段之一,在推动制度执行方面发挥着重要的作用。中国内部审计准则对内部审计定义为:内部审计是指组织内部的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。由内部审计定义和近期中央五部委的《企业内部控制基本规范》和配套指引可以看出,内部审计与内部控制的关系是相互依存的,内部审计是内部控制的要素之一,其职能是对企业内部控制要素的再控制。而内部控制即制度体系的建立和执行是内部审计的直接对象,通过内部审计的检查、评价而不断促进内控制度的健全完善。因此,内部审计工作通过不断的检查与监督,可以真正使制度执行落到实处。具体来说,内部审计可以从以下4个方面促进制度执行力的提高。
一是由内部审计的全面性与专项性来推动制度执行力度。由内部审计定义可知,企业内部审计的范围相当广泛,涵盖企业的方方面面,既包括财务方面,也包括经营方面;既包括财务审计,又包括管理审计,内控审计。在实际内审工作中,企业内审可以根据情况开展全面内控审计,又可以根据掌握的情况开展某一方面的专门控制审计。这样内审掌握的情况既有全面的企业制度体系和执行情况,避免不见森林只见树木的情况,又有某方面制度建设和执行的详细情况,避免只重框架不重实质内容的情况。在全面控制审计中,内审可以评价企业整个制度体系,包括制度控制环境、9大循环活动、企业内部沟通与传递等宏观、总体层面的把握。全面性审计通过检验组织的整体状况以发现现存的薄弱环节,并提出改进建议,促进内控的建立与执行。如在对某公司全面控制审计中,我们注意到企业制度环境存在不足,导致该企业制度形同虚设,制度执行力严重欠缺,后通过审计,公司及时调整相关人员,改善控制环境,使该公司制度执行力大幅提升。在专有控制审计中,企业内部审计将深入了解、评价某个方面的制度建立及执行情况,评价执行中的细节和具体的节点,从而更加有效地促进该领域制度的完善和执行。
二是由内部审计的现实性与未来性来推动制度执行力度。内部审计的另一个重要特征是兼具现实性与未来性,即在对以前和现在制度建立与执行情况进行审计评价的同时,充分考虑未来发展变化的可能性,针对内控制度动态演变的特点,提请注意对未来变化情况的提前预测,对制度进行前瞻性规划和完善,从而使制度在情况变化后及时修订完善,制度随时都具有可执行性。
三是由内部审计的暂时性与连续性来推动制度执行力度。制度的建立和执行都是一个连续性过程,尤其是制度的执行,需要持续的监督检查来促进。因为任何情况下,员工永远都只会做你所检查的,而不是你所希望的工作。而内部审计的持续检查和跟踪审计都能发挥持续性监督作用,避免了在执行制度过程中吹一阵风,时好时坏的情况发生。如在审计某公司时发现其固定资产管理混乱,制度不完善且执行不力,后对其整改情况进行了连续2年的跟踪,最终使该问题得到了彻底的整改,固定资产管理实现了从混乱到规范的转变,不仅固定资产管理制度建设得到了完善,而且制度得到了严格的执行。
参考文献:
[1]LawrenceB.Sawyer MortimerA.Dittenhofer JamesH.Scheiner索耶内部审计 中国财政经济出版社,2005-05.
[2]企业内部控制规范讲解2010[M].经济科学出版社.
[3]中国纪检监察报评论员.着力推进反腐倡廉制度建设[N].中国纪检监察报.
一、现代内部控制概念及内容
内部控制制度是企业管理者为防范经营风险,保护资产的安全、完整,促进各项经营活动有效实施而制定的各种业务操作程序、管理方法、控制措施的总称。内部控制是企业管理现代化的产物,是管理当局为实现经营目标而设计的自律系统。
内部控制制度由五个要素组成:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督。
1.控制环境:控制环境由反映最高管理当局、董事和企业所有者对内部控制重要性的态度的各种控制行为、政策和程序组成。内部控制结构是人制定的,也是由人完成的,为企业提供了自律架构,树立员工的控制意识和企业文化的氛围。企业的诚信原则、道德价值观、员工的素质、企业文化等对内部控制结构的效果有重要影响。
2.风险评估:每个企业都面临着来自各个方面的风险,正确认识风险,就要对这些风险进行评估。风险评估受制于企业的经济环境、规章制度、经营环境等因素,必须与企业的经营目标、生产、销售、财务等指标结合起来,以使错误和不合法行为的发生降低到最低水平。
3.信息与沟通:指企业的各部门管理人员能够取得在执行、管理、控制过程中所需要的信息,这些信息包括经营、财务等方面的信息,并且能够交换。
4.控制活动:控制活动是指管理当局为保证管理目标实现而建立的各种政策和程序。任何企业都可能有许多这类的政策和程序,但一般都可归纳为以下几种:职责分工、授权与批准、充分的凭证和纪录、资产和记录的实物控制、独立检查。
5.监督:监督活动是有管理当局对内部控制结构的设计和运行效果进行经常或定期的质量评估,以确定内部控制结构是否按照既定的目的运行,以及对特定情况下发生的变化进行适当的修正。对内部控制监督所需的信息,来自于多种渠道,包括内部审计人员的报告、有关控制活动的例外报告、有关管理机构提交的报告、经营人员的反馈信息以及顾客对账单费用的意见等各个方面。
二、关于内部控制的目标
内部控制制度的目标是指企业管理当局实施内部控制所要达到的效果,归纳有四个目标:
1.保护企业资产的安全、完整及对其的有效使用。
2.保证会计信息及其他各种管理信息的存在、可靠和及时提供。
3.保证企业经营管理活动的经济性、效率性和效果性。
4.保证各项法律和规范的遵守,以使企业各项生产和经营活动有序进行。
三、内部控制固有的局限
内部控制只能为企业达到其经营目标提供合理的保证,因为内部控制还有其固有的局限,管理当局在制定内部制度时许多无法预料的因素及许多对于内部控制本身就无法控制,例如:
1.内部控制只适于正常且经常反复出现的业务活动,而不能对特殊的、非正规的业务活动(例外事项)进行控制。
2.内部控制可能因企业员工的粗心大意、精力分散、判断失误或误解上级指令而失效。
3.内部控制还受到控制成本的限制,企业内部控制制度设立的成本不应高于因舞弊和错误所造成的可能损失。
4.当企业员工相互勾结、内外串通共谋时也无法控制。
5.当管理人员滥用职权或不能正确使用权力时无法控制。
6.内部控制可能因经营环境、业务性质的变化,使内部控制削弱或失效。
尽管管理当局力争取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,内部控制不可能完美无缺,这是企业在制定内部控制制度时要认真思考的问题,内部控制制度的建立也存在着经济性和有效性的关系。
四、当前企业内部控制存在的一些问题
由于受长期计划经济的束缚,我国在企业内部控制制度建设上还存在不少问题,表现在:
1.企业管理层重生产、轻经营、重开发、轻内部管理,甚至把内部控制制度看成仅仅是财务管理部门的事,而没有把内部控制放在整个企业经营管理的高度来考虑。
2.有的企业虽建立了财会规章制度,但仅是纸上谈兵,流于形式,而未得到切实的贯彻执行。
3.忽视财务内部稽核和内部审计的作用。有的企业没有财会部门的稽核,有的内部稽核不规范,未形成制度。
4.在日常经营管理方面,比较麻木,内部管理缺陷视而不见,使一些事故隐患长期得不到发现和解决。
五、加强企业的内部控制
《会计法》对建立内部控制制度做出了明确规定,建立现代企业制度更要求企业建立和完善内部控制制度,针对当前企业在内部控制方面出现的一些主要问题,应从以下几方面着手:
(-)加强企业各方面的内部牵制制度
内部牵制是指对具体业务进行分工时,必须做到不相容职务的分离。企业内部不相容职务有:授权审批职务、业务经办职务、财产保管职务、会计记录职务、审核监督职务。
在内部牵制中,必须对关键岗位采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果。工作轮换制是指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。对关键岗位应轮换频繁一些,次要的岗位可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷,如会计人员的委派制和轮岗制的结合。
(二)加强企业财务内部控制
建立科学、严密的企业财务内部控制制度是安全、有效的财务管理的基础。结合企业实际,严格按《会计法》和《会计基础工作规范》的要求设立财务控制的程序和岗位、稽核监督的办法。
(三)加强企业内部稽核制度
在激烈的竞争压力下,企业较多地强调发展生产,追求经济目标的实现,不同程度地放松了内部管理。没有正确处理好发展与管理的关系,轻视内部稽核作用,企业的经营者认为,稽核部门不能创造效益,还要占用人员编制,增加经营成本,没有从根本上重视内部稽核制度建设。
企业经营管理的很多案例表明,一些问题的发生,并不是因为没有制度,而是没有严格执行制度,缺少内部稽核制度。
(四)加强企业的内部审计制度
[关键词] 智慧; 建设; 文化
[中图分类号] F272 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)04- 0067- 02
智慧企业应该是一个前瞻性的,并具备迅速、灵活、准确解决问题能力的企业,而这样的企业具备透明、协同、敏捷、精准、前瞻、创新和绿色七大基本素质。智慧企业的成功模式不是某一个员工或某一个部门组织所专有的,它是属于整个企业组织的。
1 智慧企业内涵
在新时期中,海量数据时代的来临已经毋庸置疑,所有的策略都是针对实时性和数据处理的时效性来得出。海量数据在不断生成,企业管理者每年接受的数据在以50%以上的速度增长,70%~80%的企业都有信息化,却仍然对大量传统的结构化数据与非结构化数据的产生束手无策,仍然不断有最传统、最简单而又最“笨”的问题困扰着企业。
在快速的市场变化情况下,企业除了通过透明的营运数据设法控制成本之外,如何快速敏捷地对企业内部与外部事件做出回应,寻求重要的成长契机,更是提升企业营运绩效的重要指针。敏捷是面向市场的快速反应能力,对于智慧的企业而言也是不可缺少的。在供应链的每一个环节,不论是设计、反应,还是报价、插单、补货,无一不体现着面向市场快速反应的能力,直接影响企业经营战略。
一个智慧型企业不只是掌握现在的经营成果和经营节奏,更需要在对未来的有限的认知之下具备前瞻跟预见的能力,在现有的经营技术里预测未来可能产生什么样的状况。所以,在企业经营的过程中,管理者应该清楚地掌握整体利润状况、销售状况、毛利或者现金流是不是在规划内,这就意味着前瞻性地把产品的一系列管理变成产品经营管理的过程。
绿色IT技术会成为智慧企业不可或缺的要素。为了应对未来不断变化的商业运营模式,企业在部署和运行动态IT架构时,更需要考虑如何针对能源、环境、可持续发展的要求,采取什么样的行动来提高企业运作效率,快速响应市场和需求变化,才能兼顾控制营运成本及提升响应速度这两大智慧企业的目标,以增强企业的核心竞争力。
2 智慧企业建设中的问题
从企业建设的实践情况来看,企业在形成智慧企业的基础建设上有着不少的问题,在通过市场的调研中,我们通过一组数据进行了体现,如图1,这里根据企业信息化、企业人员、企业制度、企业文化进行问题分析。
2.1 企业信息化建设的内容
企业的信息化有3个层面的内容,第一个层面是数据的信息化,第二个层面是流程的信息化,第三个层面是决策的信息化。当前企业管理信息化存在的主要问题有:
(1) 相当数量企业对实施先进信息化管理系统的重要性认识不足,实施此类系统的主动性不强,系统实施仍然处于自发状态,存在一定盲目性。
(2) 企业改制和现代企业制度建设进程比较缓慢,企业的落后管理模式与信息化管理系统的先进管理理念相冲突,观念更新、企业业务流程重组和组织重组的任务非常繁重。
(3) 企业信息化管理系统的软件市场较为混乱,市场制度建设滞后;软件价格高,对环境要求高,超出相当数量企业的经济承受能力和管理基础环境;软件商的服务与企业的要求有较大差距,在实施过程中,企业需要依赖于软件商提供更全面和完善的服务,但大多数软件商提供的服务仍然停留在“以我为主”的理念,缺乏实施信息化管理系统的专业咨询机构。这样,在系统实施过程中企业缺少可依赖和可靠的指导者、权益维护者和风险分担者。调查中,有60%的企业认为缺乏相关技术人才和人才流失是制约系统应用的关键因素。在另一份数据中,近半数的企业实施了办公自动化;近半数的企业信息安全手段主要依靠使用防火墙;半数以上的企业使用财务管理软件;半数以上的企业使用互联网,并拥有自己的网站,但更新不够及时,全面考虑安全的较少。
(4) 政府对信息化管理系统应用的引导和支持不够系统、不够有力。存在多头管理的情况,计委、经贸委、科技管理部门等都分别有自己的鼓励和扶持政策,相互协调不够。
2.2 企业面临的重要因素
企业是人才创新的主体,也是人才集聚程度最高的地方。通过发挥企业人力资源优势来促进对企业开发建设,将是企业人事部门今后所要面临的一个新课题。企业正面临着几个重要的因素:
(1) 企业对人才队伍缺乏信任、重用、激励机制;
(2) 企业对人才的培养和使用投入资本明显不足;
(3) 企业对人才缺乏科学合理的使用方式;
(4) 综合环境对人才吸引力度不强;
(5) 吸纳高层次人才的载体不足。
2.3 随着企业发展而产生的新问题
企业的制度随着企业规模的不断扩大和综合实力的迅速增强以及形势的变化,过去制定的部分制度已不能适应企业的发展需要,需要进一步修订和完善。而在其中过程中又产生了几大问题:
(1) 制度的各类繁多;
(2) 部分制度与现实脱节;
(3) 制度与程序、目标、执行脱节;
(4) 制度与企业文化脱节;
(5) 制度的执行情况参差不齐。
2.4 企业文化建设的主要问题
企业文化理念在我国企业发展的历史较短,近几年才逐渐被企业家、学者所重视。企业文化在企业中存在着盲目照搬硬套、形式化等多方面的问题。对此,应根据我国企业发展的实际状况,通过企业文化本土化和加强企业家的素质等方面来努力解决。企业文化建设的问题主要有以下几点:
(1) 管理层对企业文化的轻视;
(2) 盲目地照搬硬套;
(3) 企业文化形式化、杂乱无章、华而不实、相互矛盾;
(4) 企业片面追求经济利益,急功近利;
(5) 企业家、企业管理层的因素。
3 智慧企业建设中问题的解决策略
所谓的智慧型企业,他应该具有自我学习、自我完善的能力,拥有自己独特的企业文化和制度。这里根据上述企业信息化、企业人员、企业制度、企业文化进行对策的分析。
3.1 完善企业的信息化平台
企业是信息技术应用的主体,因此,信息技术在企业推广应用深度与广度的增加,便是企业信息化不断发展的过程。为了更好地促进企业信息化的发展,应着力做好以下几个方面的工作。
(1) 紧密配合企业经营体制的改革,推进企业信息化建设;
(2) 坚持效益与务实的发展思路,找准企业信息化发展的突破点,整体规划,分期实施;
(3) 提高对企业信息化的认识,加大资金投入,重视信息人才培养;
(4) 通过IT供应商为企业量身订做适合自己的信息系统,建立与信息化相适应的管理模式。
3.2 建立企业人才梯队
企业的发展离不开人,人才是一个企业中最灵活也是最关键的因素。因此构建指挥型企业首先要从人的角度着手。构建智慧型企业要让员工具有全局意识、协作意识、学习意识和创新意识。员工具有全局意识才不至于存在本位主义,也才能够从公司整体角度考虑提出好的建议。员工要有协作意识,企业的策略和制度才能够得到完全的贯彻实施。
目前,国内员工流动比例大,特别是高素质人才流动性高是目前存在于许多企业的普遍现象。企业在留人方面存在的问题具体有缺乏现代人力资源管理理念、缺乏科学选拔手段。作为一个智慧型企业,留住优秀员工是一个很重要的工作,企业应该用机制留人、用事业留人、靠政策留人、用感情留人、建立学习型企业。
3.3 制定企业科学制度
从企业管理实践来看,企业制度建设是形成智慧企业的基础。企业制度的制定要体现价值。一项制度的优劣主要体现在它的应用价值,即是否有针对性,是否有效,是否科学。具体要体现3个特性:
(1) 针对性。制定原则要符合企业实际,不能脱离实际空对空,既要把有利于企业发展的管理方式和行为准则制定成规章制度加以遵守,又要针对企业生产经营管理过程中出现的问题进行修正和防控,要将国家法律法规、上级政策精神和企业管理思想用通俗易懂的语言融入条款。
(2) 有效性。制度的有效性应体现在3个方面:① 可操作,要按照企业实际,通过优化工作流程来提高制度的可执行性;② 起作用,要注意制度执行的效果,真正能够在企业管理中起到作用;③ 要保持与企业文化的一致性,能够得到广大职工认同,防止流于形式,成为摆设。
(3) 公正性。主管部门在制定制度时,必须站在公平、公正的立场上,不能只考虑部门利益和个人利益,坚决防止和杜绝权力部门化、权力个人化。制度制定要能够严格地执行和落实,只有严格执行和落实,才能发挥出制度应有的作用。制度在执行落实时要做到普遍性、权威性、率先性。最后还要做到制度的完善性,只有不断进行修订和完善,才能跟上时代步伐和企业发展要求,真正发挥制度在企业管理中的作用,成为真正的智慧企业。具体体现3个方面:① 要及时废止过时制度,淡化其在企业中的影响; ② 要修订完善现行制度,强化其在企业文化建设中的影响;③ 要适时制定新的制度,提升其在企业建设中的影响。
3.4 宣传企业先进文化
企业文化是企业经营的灵魂。在市场经济条件下,企业文化决定企业战略选择,是提升企业整体素质的系统工程、促进企业永续经营和经济持续增长的有效手段。一方面,它是一种智慧文化现象;另一方面,它又是一种智慧管理思想。
(1) 新时代智慧企业文化建设的内涵企业文化作为一种组织文化,是参与企业活动的人群与其文化传统相互作用与融合的过程,企业文化的内涵是多方面的:① 企业文化建设是企业经营特色的企业文化体系; ② 企业文化建设可以提升企业竞争力和促进员工全面发展。
(2) 新形势下企业文化建设的途径企业文化建设是实践性和理论性很强的一门科学,新形势下,企业文化建设的途径很广泛:①企业领导者必须成为推动企业文化建设的中坚力量; ② 要建立良好的企业制度文化。
(3) 企业形象是企业文化的外在表现,是与企业文化建设紧密结合的,是企业文化建设不可或缺的、十分重要的组成部分。任何一家想成功的企业,都必须充分认识到抓好企业文化的同时,要抓好品牌建设。对于企业发展、塑造良好形象有其不可估量的巨大作用,在市场竞争中依靠文化来带动生产力,从而提高竞争力,为企业的永续、稳定发展创造良好的社会环境和市场环境。
主要参考文献
[1] 王斌. 略论企业文化管理的构建与意义[J]. 理论月刊,2008(4).
[2] 丁军. 发展企业文化 加强企业管理[J]. 中国市场,2009(5).
关键词:内控制度重要性;财务内控管理;制度建设
引言
随着市场环境趋于复杂化,市场竞争将越来越激烈。企业内控体系的建设已经逐渐成为企业在激烈的市场竞争中获得稳步发展的重要保障,也是企业深化变革的重要举措。因此,加强企业内控管理体系特别是财务内控管理制度的建设,是顺应新形势下企业发展的需要,对企业稳健运营和长久发展具有积极作用。
1企业内控管理制度对企业发展的重要性
1.1有助于提升企业管理水平
国内外管理实践充分表明了企业内部控制制度的完善程度能够反映企业管理水平的高低,而加强内部控制制度建设也是提升企业管理水平重要手段。只有实现和实施完善的内部控制制度,才能确保产品质量符合市场需求、最大限度实现销售收入,确保企业资产安全完整、充分挖掘各项资产的潜力、降低资产的消耗。同时完善的内部控制制度也可以提升资产利用效率,保证投入与产出比达到最佳状态,也可以使企业获得真实、可靠、完整的信息,而真实、可靠、完整的财务数据有助于吸引更多的投资,扩大企业规模,创造良好市场形象。因此,建立健全企业内部控制制度,有利于对企业各项经营管理进行助力提升,而管理水平的提升也使企业内部控制制度得以更好地完善和执行[1]。
1.2有利于提高企业风险防御能力
一个企业为了实现自身生存发展和获利的终极目标,除了要把握存在于市场转瞬即逝的各种机会,也要科学合理的控制企业经营管理风险。任何企业组织都要管理风险,而内部控制管理核心是控制影响目标实现的风险,防范经营活动偏离企业目标的一切可能性。企业建立内部控制制度时,需要测试内部管理制度及其业务流程是否合理有效,评估风险再设计出降低或规避风险措施。因此,实施内部控制有助于企业提升风险防御能力,保障企业稳健向前发展。
1.3有利于维护社会公众的利益
在现代企业制度下,委托问题主要集中在大股东侵占小股东利益、管理层和治理层长短期目标差异等,内部治理是现代企业制度内部核心,同时也是内部控制重要因素以及内部环境的重要内容。只有在完善公司治理环境中,一个良好的内部控制系统才能有效运行。内部控制对公司治理具有反作用,内部控制既是公司治理中对管理层权力制衡有效手段,也是保护中小股东利益的有效手段。内部控制制度的存在,在一定程度上约束了管理层为了自身利益而侵犯中小股东利益的行为。在强制性披露内部控制自我评价报告指导下,企业需要将内部控制的实际运行情况公之于众,公开透明的信息有助于反映企业管理层履行受托责任而所做出的努力,又有助于处于信息弱式中小股东了解公司实际情况,保护他们的利益,缓解冲突,降低成本。企业只有在不断强化内部控制,才能保障企业经营管理的合规有效和会计信息的真实有效,树立诚信的社会企业公司形象,增强投资者的信心。使市场配置资源功能充分发挥,充分维护社会公众的利益[2]。
2企业财务内控管理制度建设中的难点
2.1财务内控意识不足,重视程度不够
(1)虽然企业不断发展,企业规模不断扩大,但部分企业管理层对财务内控意识不足,企业管理制度还是继续沿用原来的制度,对于内控制度特别是财务内控制度管理不能与时俱进进行改善提升,导致企业财务内控制度不能满足于企业目前及未来的经营需求,企业经营风险发生概率加大。(2)企业财务人员对财务内控重视程度不够,在实际执行过程中不能起到严要求、重表率的作用。财务人员是财务内控制度得以有效执行的重要保障,如果财务人员的内控意识淡薄,遇事相互推诿,仅仅起到会计记账的作用,那么财务内控制度执行的效果不能得到保障。(3)外部门对财务内控制度的认识程度不够,认为财务内控制度的建立是设置障碍、降低企业运行效率,在有约束的情况下,不能充分发挥创造更大企业价值的作用。
2.2财务内控制度建设体系不完善
在现代化企业治理规范要求下,许多企业以财务管理为核心初步建立了财务内控制度,但是不少财务制度不能因地制宜与自身的经营管理活动结合起来,内控制度存在着严重的形式化、难执行等问题,并且财务内控制度建立不能相互关联、相互制约,在执行过程中发生冲突或者出现漏洞等现象,进而使企业财务内控活动达不到控制财务风险的预期效果[3]。
2.3财务内控执行程度受限
从目前企业财务管理制度建设情况可以看出,有的企业虽然建立较为完善的财务内控制度,但在实际执行的时候还面临着诸多问题,执行效果得不到保障。实践中主要表现为管理层干预过多,制度仅限于形式难以在日常经营活动中发挥作用。例如,信用额制度的设立是为了对客户进行评价管理,根据评价结果设置对应的授信额度。在实际操作过程中,业务部门往往会以影响企业销售额、客户信用状况好等措辞申请提升客户信用额进行发货,管理层在考虑业绩的需求后同意业务申请。
2.4财务内控缺乏必要的监督
部分企业虽然建立了财务内部控制制度,但未真正在经济活动中遵守或者存在执行不到位情况。监督机制的建立是为保障财务内控制度在企业经营活动中得以真正落地执行,在企业经营管理中能充分发挥它的有效性。企业内部审计就是财务内控监督的重要环节,但是现在部分企业内部审计体系建设不完善,审计存在着许多问题,甚至一些非上市公司没有内部审计部门,而是由财务内部代替执行,导致企业对财务内部控制约束不力的问题普遍存在,对财务内控制度体系也起不到指导作用。
3加强企业财务内控管理制度建设的措施
3.1强化财务内控管理制度的“四化”建设
企业应以制度化、IT化、流程化、数据化为基础建立财务内部管理制度,为内控管理制度运行提供保障并且提升运作效率。(1)制度化是财务内控的核心。财务内控管理存在是以相关制度建立为前提,使财务在执行内控时有章可循、有据可依。制度化建设要与企业发展阶段相匹配,在制定制度时要因地制宜、与时俱进,使制定的制度能在企业经营活动中贯彻执行,能发挥管理指导作用。(2)IT化要求企业配套与自身发展规模相适应的财务管理系统。财务管理系统的配置要完善各项管理模块及对应的管理权限设置,权限到人即责任到人,对系统中的审批事项可追溯。IT化通过审批权限的设置使事项通过管理系统传递,能大大提升财务内控在实际执行过程中的效率。(3)流程化是财务内控制度落地的保障。流程化与IT化相匹配,流程的执行在管理系统中得以体现,管理系统中审批流程图是流程化的过程。流程化建设要求企业财务内部控制流程设计要以时效性为前提,制定审批流程时尽量做到简洁高效,优化不必要的步骤并且要细化每一步流程审批的风险控制点、审批的时间限制,在系统中建立提示功能。(4)数据化是财务内控的检视标准,是企业做出决策的重要依据。对企业内部各项经营活动以及财务管理活动中的数据信息,要建立标准化的数据风控体系,对数据信息进行全过程管理控制,确保用于经营管理的各类数据都经过事中复核、事后检查等一系列的控制程序,提高数据信息的真实性、准确性。
3.2完善财务内控制度体系化建设
一方面,企业财务内控管理制度建设要形成体系,能实现企业经营活动全覆盖。财务内控制度建设在明确不相容岗位、职责相互分离、制约与监督,在充分考虑制度可操作性和可执行性的前提下,逐渐向企业价值链前端延伸,全方位多角度,逐步延伸至资金、采购、销售、存储、资产、研发、工程、担保等业务活动层面,对各业务活动的控制要素深化管控,统筹协调财务内部控制目标,实现财务内部控制关键点对企业经营活动全覆盖,完善财务内部控制制度体系化建设。另一方面,注重财务内控制度的实效性和动态性,树立动态管理理念,不断迭代并落地执行。企业在不同发展阶段对内控需求不一样,对内控所能实现的目标有侧重点或是阶段性要求,所以要树立动态管理理念,随着企业规模、业务构成、发展战略及管理目标的变化,及时修订、补充财务内控制度的相关内容,使其与公司管理、业务发展需求同频,从而提高财务内控制度对业务发展的监督、控制作用,保障企业健康有序发展。
3.3建立健全财务内控监督评价机制
完善的内部监督体系是财务内部控制有效运行的有力保障。强化内部监督管理最重要的是完善内部审计机制,充分发挥内部审计的监督、评价职能。完善内部审计机制,要坚持内部审计的审计独立性和评价客观性,坚持全面控制和突出重点相结合,不断拓展内部审计覆盖范围和审计深度。通过对公司活动全方位的监督及重点活动跟踪式的监督,发现企业经营管理中出现的问题及存在的薄弱环节,并对其做出客观评价,及时提出可行性整改建议,不断提升财务管理水平,控制企业经营风险。此外,要制定各业务部门关键岗位风险防控体系,对业务风险控制点加以细化,通过部门自查与内外审查监督相结合,不断完善财务内控监督评价机制。