供应商变更管理流程
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供应商变更管理流程范文第1篇
随着国家电网公司“三集五大”物资集约化进程的推进，电力物资合同需要进行集中签订和管理。但是，国家电网公司每年的合同数量众多，对于物资合同管理人员来说，工作强度和工作量都非常大，如何提高物资合同管理水平和效率已经成为国家电网公司亟待解决的问题。文章针对基于物资集约化模式的国家电网公司物资合同管理进行了分析，旨在为国家电网公司物资管理人员提供一定的参考。
关键词：
国家电网公司；物资集约化模式；物资合同管理
1物资合同管理流程
物资合同管理指的是企业作为合法主体，依法对本企业物资合同的签订、履行、变更以及结算等进行组织、监督、诉讼、协调以及控制等一系列活动的总称。依法签约和履约物资合同，是保证电力物资供应的基础，同时也是实施物资集约化管理的前提。国家电网公司创建了一套完善的物资合同管理体系，即以电子商务平台为基础，ERP系统为主线，电子商务平台为合同管理系统提供文本、签约、合同变更、合同履约、资金结算等业务。
2物资合同签约管理
国家电网公司基于物资集约化模式的物资合同管理模式，物资合同签约内容包括以下几个方面：合同文本、采购结果回传、生成合同、供应商信息等，为了提高合同签订的准确性与及时性，应该实施集中管控。物资合同签约的流程表现为：①电子商务平台根据招标采购结果，自动生成合同草稿；②在电子商务平台上，国家电网公司与供应商进行协同，并确认合同；③合同审批之后，由电子商务平台把合同信息传递至ERP系统，并生成物资采购订单；④ERP系统把合同信息传递至经法系统；⑤物资合同流转会签之后，自动生成合同号，然后回传至ERP系统；⑥合同号回传至ERP系统后，物资合同生效；⑦供应商和物资部门签订合同；⑧签订了物资合同后，正式生成采购订单；⑨交接和归档物资合同资料。
3物资合同履约管理
合同履约的重点在于制定物资供应计划，及时、准确掌握物资生产、运输以及交货的实际状况，对供应商的履约行为进行科学的评价，保证物资准确、及时到货。合同履约流程表现为以下几个方面：①制定科学的物资供应计划，为了保证物资定期交货，应该根据物资需求以及供应商交货状况，制定科学、合理的物资供应计划，并根据现场的实际状况，对物资供应计划进行合理调整，同时，还应该制定供货保障机制，基于“三集五大”体系的实际需求，创建配套、完善的物资供应保障体系，能够实现三个方面的转变，履约协调从分段管理向统筹管理方向转变，物资配送由被动方式向主动方式转变，仓储由分散管理向集中管理方向转变，这样能够保证物资按时交货；②物资生产管理，物资管理部门应该对供应商的生产状况进行动态追踪，检查其是否按照既定的物资供应计划安排生产，并形成生产进度报告；③物资运输管理，在需求单位、供应商以及履行专责三方交货过程中，履约专责或者供应商应该根据货期，生成发货通知，发挥通知的内容包括：收货联系人、发货联系人、送货计划以及是否进行现场验收等，对于重要物资，供应商应该制定严格的运输计划，同时在运输的过程中，履约专责需要进行全程跟踪；④物资检验管理，当物资到货之后，需求单位应该对物资的数量、标号、外观等进行检查，如果在验收的过程中发现问题，应该及时与供应商联系，通过协商后解决，对于需要开箱验收的物资，应该签署到货验收单；对于不需要进行开箱验收的物资，应该签署货物交接单；如果物资到货后现场不具备收货条件，则需要对物资进行临时储存；⑤贯彻和落实质量责任体制，通过电子商务平台，能够创建畅通、便捷的沟通平台，通过电子商务平台，能够对采购质量要求、配送计划、质量问题、惩处公示等进行及时的传递，基于此创建共因伤质量责任追溯机制，当物资存在质量问题或者缺陷时，应该及时召回，如果供应商违反相关规定，相关部门应该追究其责任，例如采取暂停授标、限制授标、动态扣分等措施，以此提高供应商的服务质量和产品质量。
物资合同在履行的过程中存在许多不可控因素，导致物资合同出现许多变更，变更管理主要包括以下几个方面：①设备类物资，在物资单价、规格参数不变的前提下，合同签订数量以及金额增加，如果超过50万，需求单位领导审批以及原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；如果小于50万，由原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；②材料物资，在物资单价、规格参数不变的前提下，合同签订数量增加，如果数量不超过原合同规定数量的15%，由原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；③合同物资型号变更，需要重新纳入物资采购计划，需求单位领导审批以及原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同。
5物资合同交付、验收以及结算管理
物资交付和验收指的是物资的交接与验收，物资必须在合同规定期限内到货，在交货之前应该做好物资检验的相关工作，不能出现擅自变更交货时间、交货地点的现象，在制定的交货地点，国家电网公司应该对到货物资的数量、外观、包装等进行验收，必要时进行开箱检测，在供应商、需求部门或者单位、供货商三方的共同监督下进行开箱验收，然后办理《到货验收单》，以此保证所有到货物资的质量，如果存在质量问题、损坏、缺陷或者参数不符等问题，则由保管单位负责。值得注意的是供货商送货到达目的地的方式有两种，一种为送货至仓库，另一种为送货到现场，不同的送货方式，其交付和验收的流程也存在一定的差异。国家电网公司对于合同物资支付通常采用统一的预支付、到货款、投运款以及质保金支付方式。因此，物资合同结算管理主要包括以下几个方面：①当物资合同生效后，供应商应该提交预付款、支付履约保证金收据付款手续；②合同物资交货之后，供应商凭借增值税专用发票、到货验收单，办理到货款支付手续；③根据物资合同内容，完成物资的安装、调试以及验收并投入运行后，供应商根据投运单，办理投运款支付手续；④在合同物资质保期期间，如果没有索赔，运行单位提供质保单，供应商根据质保单，办理质保支付手续。
6结语
总而言之，国家电网公司基于物资集约化模式的物资合同管理模式，运用信息化手段提高物资合同管理效率，同时降低物资管理人员的工作强度。因此，文章针对国家电网公司基于物资集约化模式下物资合同管理的研究具有非常重要的现实意义。
参考文献：
[1]郅青.电网企业物资合同管理探讨[J].中国物流与采购,2014,(24).
[2]刘枫.电力企业物资管理中实现集约化管理的理念和方法[J].现代经济信息,2013,(3).
供应商变更管理流程范文第2篇
【关键词】核电企业 采购环节 采购管理
1.引言
在核电工程项目建设中，采购主要有设备采购、材料采购、建安工程采购、勘察、设计、监理等服务采购，由于核电建设周期长，采购种类多，技术复杂，专业性强、资金额度大，接口环节多，管理上容易产生漏洞，采购的成功与否将直接影响到核电建设项目的工程质量和投资效益。同时，核电设备安全性要求高，技术门槛高，质保体系和HSE体系不同于普通设备，在确保安全和质量的前提下，对采购工作提出了更高的管理要求。因此，核电项目采购需从采购的各个环节入手来严格控制采购质量，通过合格的来源，以合理的价格获得符合设计要求的物项和服务。
2.采购环节分析
采购首先要编制采购计划，根据采购计划，进行市场调研及供应商评价，然后根据市场调研情况、采购金额大小、货源条件、现场需求的紧急程度采取不同的采购方式，并依据采购流程进行采购，最终确定供货商并签订合同，进行合同的执行管理等。采购流程详见图1。
2.1采购计划编制
采购计划管理是对企业未来采购工作的整体谋划，核电建设期间由于采购数量庞大，安全质量要求高，周期长，不确定因素较多，制定科学、合理、可行的计划，通过“事前预警、事中控制协调、事后分析”保质保期完成采购工作起到至关重要的作用。
核电工程采用网络进度计划，分级进行控制，以规划、控制和协调工程进度。工程总进度（即一级进度计划）为主进度和里程碑进度，在项目建议书申报与核准时确定；二级网络进度计划为工程综合计划，涵盖设计、采购、土建、安装、调试等工作的接口和逻辑关系，由业主控制；三级进度计划及其下级计划分别由设计、设备采购、土建、安装、调试责任单位根据二级网络进度计划编制并组织实施[1]。以设备采购为例，设备采购的各级、各类计划管理体系如图2：
2.2潜在供应商的调研
确定采购计划后，根据所采购项目的范围及要求，核电企业可根据实际情况对供应商市场的环境进行调研，调研内容力求全面，调研重点应侧重于以下几点：了解行业内产品的供求状况、市场规模、市场容量、市场构成、品牌分布等情况。通过对以上信息的了解，可估计采购项目的市场价格及可供选择的潜在供应商来确定采购方式；同时，根据市场行情制定适宜的采购策略，提出合适的资格条件及采购要求。如果没有对供应商市场环境进行调研，就开始编制采购文件，则很难提出切合实际的采购要求，也很难请到真正有资质、有能力的供应商参与竞标，最终将无法达到较好节省成本、提高效率的采购效果。
同时，为避免核电现场承包商多，管理接口多等问题，市场调研时应根据核电现场的实际情况，对于不同的工程项目进行有针对性的调研。如核岛、常规岛土建安装工程、海工工程等主体工程项目，必须在全国范围内选择具有专业资质，施工力量雄厚的承包商进行调研；对一般的专业工程项目，首先考虑已通过招投标方式进入现场内承包商的资质是否满足专业工程的资质要求，如场内承包商数量不能满足招标规定时，再适当引入资质评价合适的潜在承包商，这样可以既能减少调研工作量，避免现场接口复杂，又能降低采购成本，提高采购效率。
2.3采购方式的选择
采购方式分招标采购和非招标采购两种模式。
根据《中华人民共和国招投标法》的规定，核电项目的主要采购方式是招标采购，由于核电建设周期长，采购种类多，资金额度大，在遵守法纪法规的基础上，核电企业积极探索行之有效的招标模式和招标方法，比如针对招标采购物项的特点可整合集团内人力、信息、供应商等资源优势，实行集中招标采购，扩大招标范围进行打包采购以及框架招标等多种招标方式，充分发挥集中采购、统谈统签、统谈分签等灵活的采购手段，以降低采购成本，优化资源配置，提高采购效率。
核电建设项目由于其技术的复杂性，资源的垄断性，安全的敏感性等因素，可供选择的潜在投标人较少，在这种客观条件下，采用招标采购方式会产生或多或少的困难。为适应上述情况，核电项目按照采购项目的特点，在对潜在供应商市场调研的基础上，对不能采用招标方式采购的项目，可采用竞争性谈判、询价采购、直接采购、续签采购、紧急采购和零星采购等非招标方式进行采购，并通过程序固化采购流程，明确操作规范，做到“有法可依，有章可循”。
2.4固化采购流程
采购流程是采购业务的操作程序，采购流程是否科学、合理，不仅影响到采购的效率，而且影响到采购对象的质量和准确性。
核安全文化强调“凡事有章可循”即核电厂所做的每一项工作都要依据相关方案程序来进行，个人经验不能凌驾于程序之上。已制定好的程序是核电厂完成某项工作的最合适和有效的方法，都是经过反复推敲，并经过现场实践证明科学可行的，其中的一些程序更是建立在血的教训基础之上。
核电企业从程序上对招标采购、非招标采购的采购流程进行了规范固化，从编制采购文件、成立评标委员会、评标、定标、合同谈判、合同签订等采购环节进行了详细地规定。企业员工在采购时严格执行程序，按照规范的采购流程编制和发售采购文件，确定评标办法和标准，组建评标委员会，开评标、直到最后确定中标人。每项采购工作做到有据可依，保证采购工作精益求精。
2.5合同执行管理
相比其他合同，核电建设项目合同管理具有数量大、类型多、金额大、接口复杂，执行周期长，风险高，变更频繁，索赔难等特点。在核电工程项目管理中，合同管理作为一项管理职能，由专门的部门及人员从事这项工作。合同管理人员需建立合同信息台账，做好合同管理的进度款支付、变更、索赔、偏差分析与记录等日常性工作，同时，注重合同执行过程中合同变更和索赔信息的收集，及时处理合同变更、合同索赔等重大事项[2]。
为了更好地加强对供应商的合同管理和保证合同执行效果，核电企业有必要对供应商的履约能力进行评估以吸取合同管理经验，改进和完善合同文本。合同履行评估工作以合同为依据，根据合同特点、重要程度以及项目管理模式，可采用日常监督、定期考核、集中组织等评估形式。履行评估不合格的，对正在履行的合同，应要求供应商制定整改措施及计划，并督促和跟踪其完成整改，对已履行完毕的合同，将其调整出合同供应商库。
3.结束语
对核电企业来说，安全、稳定和经济运行是电厂的工作核心，采购工作必须紧紧围绕安全运行这个前提来开展。核电企业需严格控制采购环节，加强采购过程管理，切实控制采购进度，坚决贯彻质量第一的原则，合理控制采购成本，确保所采购的物项/服务满足核安全法规和设计要求。
参考文献：
[1]李永江、都继超.核电工程项目管理基础.北京，原子能出版社，2009年
供应商变更管理流程范文第3篇
近几年，无论是国际知名品牌还是国内服装企业翘楚都频繁引发“质量门”事件，有些甚至引起消费者的抱怨和愤怒，直接对服装品牌造成非常大的伤害。消费者很容易因服装款式设计而选择一个服装品牌，在一段时间内成为该品牌的忠实粉丝，但出现质量问题后，消费者就会对品牌产生质疑甚至抛弃该品牌。而一旦这种伤害发生，服装品牌要重新铸就质量诚信的形象，就需要付出昂贵的代价。
为了保障消费者的安全和健康，也为了更好促进国内纺织服装业的转型升级和不断壮大，2011年8月1日，国家了新版的《国家纺织产品基本安全技术规范》。与旧版相比，新版规范对产品的质量安全和环保要求有了很大的提高，而且国家的监管也变得更加严格。同时，随着一些中高端服装品牌企业对新型面辅料的追求和服装加工工艺的日趋复杂，生产采购人员面临的经验和素质要求越来越高，但目前很多知名品牌都是由代工企业生产，采购或生产环节中的任何一个疏漏都可能导致终端销售的质量问题。因此，服装品牌企业对质量的监控任何时候都不能松懈。
有鉴于此，本文将重点分析服装生产采购质量控制中的问题，分析如何实现过程的质量控制，并提出合理的解决方案。
服装企业质量控制的现状及存在的问题
尽管当前质量控制已经被越来越多的企业所重视，但许多国内的服装企业仍然缺乏有效的控制和管理方法，在供应链的各个环节中对质量的控制还是存在很多的问题，往往陷入“头痛医头、脚痛医脚”的误区，下面笔者将从以下几个方面予以分析。
1．快速低成本策略导致质量控制的缺失
近几年，很多国外的“快时尚”服装品牌质量问题频现，引起了许多消费者的关注。快速低成本战略导致质量问题不断，是快时尚品牌的天生缺陷。出于成本控制的需要，快时尚品牌在设计阶段就已经把质量要求高、长周期的面料排除在外了。通过他们的产品吊牌可以发现，其代工厂商通常来自于成本更为低廉的发展中国家。
2．缺乏规范化的采购跟单管理
目前，服装品牌的供应商有80%～90%都是贸易商，而贸易公司的面辅料专业性不高，没有专业人员的指导，对质量的把控也存在很大的风险。因此，在服装面料和成品的采购过程中，企业经常抱怨供应商的打样品质不稳定，打样周期遥遥无期。甚至在大货面辅料、成品交货的时候，也经常因为质量的不合格，导致新产品上市时间的延迟。
在采购阶段产生的质量问题，主要的原因就是缺乏规范化的采购跟单管理，使得采购阶段的质量缺乏规范化的控制，而这种管理上的缺失为后续的质量问题埋下了隐患，很容易对产品销售和终端品牌形象造成不良影响。
3．产品质量检验标准不明确
当前，很多服装企业内部对质量检验缺乏明晰的流程和标准，有的企业甚至没有独立的质检部门，在质量检验的执行过程中易出现较大的争议。
产品质量检验标准不明确，是实际运行中常见的一个问题。特别对那些无法适用现有国家标准、行业标准或企业已备案标准的新产品，质量检验标准在企业内部往往无法达成一致性。
解决质量控制问题的“四部曲”
从质量控制的角度来讲，解决问题的重点在于对供应链中重要的质量控制节点进行深入分析，通过对产品设计开发、采购、生产、质量检验各环节的整体质量控制，从根本上解决产品质量的问题。笔者将针对以下几点做具体分析。
一、设计决定产品质量
现在，很多服装企业已经开始意识到产品的质量定位在设计阶段就已经被决定了。采购和生产只是在实现由设计决定的产品质量。因此，设计本身不应该是盲目的。一方面，设计开发要满足消费者的潜在需求并兼顾产品创新，起到引导市场的作用。另一方面，设计人员也要了解面料、工艺方面的潜在风险，充分考虑设计方案的可行性，避免在设计开发阶段就埋下隐患。实际上，这对服装设计师的设计开发能力是有很高要求的。
服装企业产品设计开发过程的质量控制点贯穿了以下几个阶段：
1. 设计开发的计划制定阶段。企业应根据商品企划和产品上市时间的要求，明确划分设计开发的阶段，制定详细的人员和时间计划，包括评审时间、参与人员和评审制度。
2. 设计开发的执行阶段。在设计开发的过程中，设计部门需要按照时间计划的要求完成设计任务，强化内部人员的时间管理意识。随着设计开发的进程，可能发生设计要求的变更或客观因素的影响，因此，必须及时修正时间计划表，避免影响后续的进程。
3. 设计开发的变更阶段。很多服装企业在产品评审过后都无法避免款式更改的情况，除适当考虑产品评审的要求外，还应该充分考虑更改部分对产品其他部分及整体功能、性能、结构等方面的影响，以便判断变更的正确性。在确定合理可行的前提下，设计变更在实施前必须得到批准，以保证改款的严肃性。
对于设计开发的每一个阶段，设计部门都需要由专人进行时间进度的监控并记录，对关键节点的输入输出实现系统化管理，确保在设计开发过程中产生的问题可追溯。
二、规范采购供应商管理制度
1. 规范供应商的引入和淘汰机制
需要客观地评估现有及新的供应商，并及时淘汰不能满足公司需求的老供应商。采购部门负责对现有供应商进行评估，确定是否满足公司整体的业务需求及发展，建立完善的合格供应商资料库，同时制定规范的供应商引入和淘汰机制。可以通过对新供应商招标的方式，进行询价、比价，打样对比质量，确定样品及大货的生产适应性，最终完善合同条款的制定。在流程制度方面，建立完善的《供应商评估表》及采购合同审批流程。
供应商变更管理流程范文第4篇
关键词：专科医院；计算机；升级；需求；变更；管理
1医院计算机信息系统升级背景
伴随我国人口老龄化及环境食品等诸多方面的原因，医院住院病人日门诊量持续增多，旧的系统无论从硬件还是软件都难以承载庞大的数据运行，经常维护也解决不了根本问题，计算机信息系统升级变更需求日渐突出，在几年前更换后承载力明显"力不从心"，近来开始重新更换。
2需求的来源与分类
我院计算机信息系统升级的最终方案是换掉旧系统，而不是对老系统改造，因此在整个项目启动中，根据科室需求，提出了许多新方案，如何准确地获取需求变更信息，并对这些需求进行透彻分析，关系到专科医院信息系统的可持续发展。因此，对需求变更必须在认识上有一个新高度，软件需求变更是用户对行业软件的一个新认识，而这些变更大多集中在架构、技术、功能方面，还有科室对软件操作过程的直观感受。主要体现在界面设计，就是菜单、流程、报表、数据共享等方面。按照需求的层次级别，将其分为四类：系统级需求变更，功能级需求变更，操作级需求变更，个性级需求变更。
3需求变更采取的方法
使用工具为MS Excel 2000，MS Project 2000，还有比较先进的操作系统Windows XP，该系统采用Windows 2000/NT内核，运行非常可靠、稳定，用户界面焕然一新，使用起来得心应手，优化了与多媒体应用有关的功能，内建了极其严格的安全机制，每个科室用户都可以拥有高度保密的个人特别区域，尤其是增加了具有防盗版作用的激活功能。，都可以为需求变更服务。MS Excel 2000使许多人使用的工具，可以很方便的定义相应的数据列，提交时间、变更内容、需求级别、处理日期、进程及结果，将需求已电子文档形式进行管理控制。经过一段时间积累，便可以总结医院各职能科室、一线科室关心的问题，提交人的活跃度及子系统局部变更的频率等，这些需求变更有助于软件供应商对医院各子系统有个客观的评价，也有助于软件的持续改进。
3.1系统级需求变更 最初设想在原有信息基础加以改进，增加部分子系统，如办公OA，医生平台等，但经实际讨论研究后，对软件结构层次提出了明确的要求，彻底否认了原有的二层结构基础信息系统上的改良，决定采用三层结构的新一代医院信息系统。在原有软件供应商无法满足这种系统级需求变更的要求后，医院决定对计算机信息系统升级版进行招标，其动力往往来自软件供应商内部，客户的要求与新技术的发展推动着系统需求变更的良性发展。
3.2功能级需求变更 三层结构的子系统门诊运行后，门诊部对新整合的药品划价流程提出变更需求，要求取消"门诊处方确认"模块，，由门诊收费后直接从药房药库中减去处方上相应的药品数量，为此，与软件供应商及院长、药局主任、药库主管沟通，认为："门诊处方确认"是司药员发药前与处方单进行核对的必要环节，，通过这一环节，可以发现电脑处方的录入错误，以前没有，常出现电脑库存与实物库存不一致现象，否定了门诊要求取消"门诊处方确认模块"，堵塞了漏洞。
3.3操作级需求变更 升级后的门诊收费子系统运行稳定，功能和报表符合财务要求，但操作员觉得操作界面不够整洁，窗口过多，真正用来收费的界面版面小，字体大小不可调，收到限制，提出操作级需求，经测试，反馈，软件供应商及时变更改写版面，优化窗口界面，得到操作员好评。
3.4需求管理中用到MS Visual SourceSafe（简称VSS）等，都可以为需求变更服务。对变更后的版本和配置加以管理，结合电子表格工具，通过对变更前、变更处理中、变更处理结果及变更形成的版本进行描述[4]，形成了变更管理的清晰脉络，避免在系统升级中混乱无序，针对医保办、科教室、人事人才数据库、财务科等部门的需求进行变更，与软件供应商工程部进行沟通。
3.5需求变更管理体会 在需求变更管理中，针对不同级别变更采取不同的管理方法与措施，辅助以不同的系统工具，用于需求变更总结、沟通、管理。可以让计算机信息系统升级在可预见的效果下进行。
在需求变更管理中不能认为单是软件供应商的事，而忽视医院内部之间的讨论沟通，否则会严重影响升级的进度及工程的实施质量[5]，再者，软件技术人员不要孤军作战，要充分调动医院技术人员积极性，并将他们当作系统升级的重要成员和设计者，对需求变更进行合理建议，可以使医院计算机信息系统升级的需求变更有效快捷。
医院计算机信息系统升级后，"数据库锁死、费用余额和预交金有时不符、医嘱发送后住院处费用清单不对、药品帐存不符"等现象得到根本解决。运行2年，系统稳定性、系统功能、界面功能等得到科室操作员一致肯定。事实证明：好的需求变更管理对软件质量的提高，解决用户需求，控制成本，堵塞漏洞，对医院的发展起到积极的推动作用。
参考文献：
[1]王莉，吴洁明.软件项目中的需求变更管理研究[J].计算机技术与发展，2007，17：19.
[2]左贵启，龚向坚，等.基于VSS的Powerbuilder 版本控制研究[J].福建电脑，2004，5：26.
[3]肖政宏，韩秋风.多层软件架构技术及其实现[J].电脑与信息技术，2001，6：52-53.
供应商变更管理流程范文第5篇
【关键词】房地产企业；物资采购；管理
一、房地产企业物资采购的涵义
房地产物资采购是指为了保证房地产开发项目正常的运行而对所需要的所有物资进行采购。一般，物资采购的范围包括咨询服务采购、工程采购以及材料设备采购。（1）咨询服务采购：是指对房地产开发项目所需要的各种技术性文件和咨询服务进行采购，包括设计合同、地质勘察合同、监理合同、招标合同以及审计合同等，咨询服务具有相对的产品无形性特点。（2）工程采购：是指对房地产开发项目建设所需要的各种总包、指定分包以及其它工程合同进行采购。（3）材料设备采购是指对合同中的一些具体设备和材料进行采购。
二、房地产企业传统的物资采购流程及管理所存在的弊端
1．房地产企业传统的物资采购流程（见图1）
图1
2．所存在的弊端。（1）计划不周形成库存积压，造成浪费。传统的房地产企业采用的采购流程在规划设计环节完成以后，由工程人员编制采购计划，但由于编制人员的素质参差不齐，对未来的计划无法作准确估计。如果计划量过大则造成库存积乐，材料的保管费等一系列费用增加；如果计划量过少则又会造成多次采购带来的成本增加。（2）验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制的难度大。除了价格之外，质量与交货期也是房地产企业采购部门应考虑的两大重要因素。但在传统的采购模式下，由于采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，这种缺乏合作的质量控制，易造成采购部门对采购物品的质量控制只能通过事后把关的办法，质量控制难度增加。（3）供应商响应企业需求迟钝。由于供应商和房地产企业在信息沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，房地产企业也不能不能随意改变与供应商已有的订货合同。因此在由于工程项目变更导致需求减少时，会出现库存增加，需求增加时，会出现供不应求。但供需之间对用户需求的响应没有同步进行，供应商缺乏应付需求变化的能力。（4）合作双方是临时的或短时期合作关系，竞争多于合作。目前，房地产企业与供应商两者的关系大多是临时性的或者是短时性的合作，而且竞争多于合作。很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作，致使采购流程中增加了许多不确定性。另外，现有采购流程存在以下问题：物资采购运作不透明，“暗箱”操作，以次充好，以少报多，抬高进价，加大成本“吃回扣”；伪造进货发票，虚列进货，涂改原始凭证，虚报冒领采购费用等。
三、加强房地产企业物资采购管理的对策
1．采用集中采购模式。集中采购是指采购行为相对集中，但实际送货却不一定是集中的，送货是根据工程进度分批进行的。一般，采用集中采购模式的采购过程如下：（1）工程部根据现场施工的计划和实际需要，向公司采购部提出用料需求计划；（2）采购部门在企业合格供应商名录中通过一系列的询价过程，选中供应商，再通过传真等手段向供应商发出订单。供应商收到订单之后，准备货源；（3）供应商可直接和项目工程部联系，根据工程实际需要分期分批将货物运输到施工现场或公司的仓库，公司采购部门会同工程部工程师及施工单位相关人员共同组织验收货物并确认；（4）采购部门、财务部门、工程部门一块实施采购物资的付款计划。通过集中采购，可加大房地产企业在市场进行价格、质量、服务谈判的筹码，提高其在供应链节点上作为核心企业的位置，从而能更好地提高企业的经济效益，提高其抗风险的能力，最大限度降低成本，最终达到效益最大化的目标。
2．加强供应商管理。第一，对企业需用物资要进行科学分类，然后根据不同类别物资和对企业的重要程度、采购的难易程度和可靠程度，选择合适的供应商，同时在签订采购合同前，还应考察供应商的机构与组织基本信息、财务情况、人力资源情况、工作经验等，以确保供应商能符合要求。第二，在合同履行过程中，要注重对供应商质量、价格、服务等方面进行考核，及时更新供应商纪录，以实现对供应商的动态管理。第三，要谨慎地确定未来合作的目标和可能的方案，妥善终止那些一贯不能满足公司要求的供应商的关系。第四，在考核供应商和选择供应商之间建立必需的反馈和联系，形成一个封闭的循环系统，以利于供应商管理水平的不断提高。
3．与供应商建立长期的战略协作伙伴关系。在物资采购中，房地产企业采购部门应与供应商建立战略协作伙伴关系，即：开发商应充分了解承包商的工程进度情况及材料需求计划，并向供应商反馈物资使用情况，使供应商能及时了解项目的采购需求数量、采购产品的技术要求、项目的实施进度等信息；开发商应帮助供应商建立起促进和保证质量的机制，以提高产品质量和性能，降低采购风险，真正实现以“双赢”为目的的战略联盟。
4．推行准时制采购（JIT采购）管理模式。物资采购管理的核心内容是实现准时制采购，即做到数量、时间、地点、价格、来源的五个准确。推广和实施准时制采购，可有效利用社会库存，降低本企业库存，甚至可实现本企业部分物资少库存或零库存的目标，从而最终降低库存资金风险，保证物资供应和企业需求同步化运作。
5．加快物资采购的信息化建设。可积极尝试应用电子商务和ERP等先进的管理系统，实现物流、信息流、资金流的统一。在企业内部应努力搭建集录入、操作、查询、监控等功能为一体的物资采购管理信息网络平台，以实现基础数据一输百用，使各采购环节有机协调和配合起来，从而降低采购风险。目前，BPR（业务流程再造）理论已开始运用于房地产物资采购流程。这种基于信息系统的物资采购再造流程，对采购流程中的几个流程点进行了相关优化重组，即：（1）针对物资需求、采购计划、合同签订增加审批环节。（2）建立大额采购招投标，以控制供应商质量和选择性价比最好的材料及设备。（3）合同签订阶段以单价合同为主要签定形式，以减少因市场价格的调整带来的风险，也避免采购量大于使用量造成采购浪费。（4）不设置库存，采购定货后，物资存放在供应商处，随工程进度及施工单位的要料计划进行提货，按照进度进行结算，随用随提。避免一次性采购量比使用量大的问题。减少库存也降低库存消耗，降低成本。
参考文献
供应商变更管理流程范文第6篇
2008年11月12日，来自东北三省主要城市政府采购中心的代表听取了沈阳市政府采购中心的四段式链条管理模式介绍。记者在会上获悉，与会者一致认为，该中心目前使用的国内首次创新的“四段式”操作管理模式将在全国范围内推广。
一段：落实采购需求
由于采购人的知识水平、对行业了解程度等因素的限制，采购需求往往不够明确、严谨和科学，这就需要在采购公告之前，对采购需求进行落实。
如，综合信息处要受理采购人的政府采购委托并签订采购项目委托协议和招标协议。
又如，综合信息处要对采购方式进行分析评估。一是要通过综合分析同一时期下达的各个采购项目，把同一采购人的同类项目合并，如果合并后达到或超过公开招标的限额标准，就应该采用公开招标方式进行采购。二是要鉴别采购需求是否属于协议供货、定点采购的范畴，如果属于这一范畴，就要按照对应的采购方式执行，以提高采购效率。
再如，对于采用公开招标方式进行采购的项目，要邀请相关领域富有经验的专家对采购需求进行论证。通过论证，一方面帮助采购人更加明确采购需求，另一方面去除各种限制性条款，使得采购需求更加公平公正。
二段：明确评审办法
在综合信息处落实采购需求后，项目信息自动在业务软件系统中流转到采购处，采购处的工作人员便开始编制招标文件。一方面，要拟定招标程序、方法和标准，编制招标（谈判、询价）文件及补遗文件。另一方面，要拟定并采购公告、变更公告及供应商资格预审公告等政府采购信息。
同时，对于采用公开招标方式采购的项目和采购需求相对复杂的项目，在采购公告后，采购处工作人员将在招标文件规定的时间组织召开答疑会，现场向潜在供应商解答疑问，必要时，还将组织现场勘察，使潜在供应商深入了解采购需求，从而使更多的潜在供应商更加有效的参与竞争。
三段：独立开标评标
在投标截止时间，项目信息流转到招标处，招标处的工作人员便开始组织开标和评标。
首先，要在评标专家库中随机抽取和通知一定数量的评标专家到采购中心现场评标。
其次，对于采用公开招标方式采购的项目，要在采购中心现场开标，公布所有投标的供应商的投标价格。
再次，组织专家在评标室内现场评标，根据招标文件预先规定的评审办法确定中标供应商。
在开标和评标过程中，专家和供应商分别处于不同的房间，由于评标专家由随机抽取产生，这就极大地降低了供应商与专家串通的可能性。
四段：合同签订与验收
如果对于供应商中标后的履约情况不进行监督检查，就容易造成中标供应商与采购人串通，私自减少或变更供货内容。因此，合同监管处要对合同履约情况进行监督检查。
第一，要拟定和印制政府采购合同范本，合同范本中的品目要与招标文件高度一致，不得随意篡改。
第二，要邀请相关的质量检验部门对供应商履约情况进行检验，质量检验报告作为评判项目是否验收通过的重要依据。
第三，要根据履约验收结果对供应商进行信誉考核，信誉考核结果作为对供应商奖惩的依据。对于严重违反合同要求的供应商，将会同政府采购监督管理部门处以三年禁止参与政府采购投标等处罚。
创新机制：
全方位内部监察
针对整个四段式工作，沈阳市政府采购中心内设监察处，对工作全过程进行全方位的监督。一是通过业务软件系统，对每一段工作的详细文字记录进行监督检查。二是通过开标室、评标室和答疑室的监听监控设备，抽查各个项目的开标、评标过程。三是通过受理供应商质疑，引导供应商辅助监督四段工作。
四段工作流水作业，既相互联系，又相互制约。前一段的工作结果是后一个段的工作基础，前一段工作中的问题会在后一段工作中及时得以发现。任何一个处室、任何一个人都只能控制一个采购项目的一段，而不能单独控制项目的全过程。采购中心每一位主管副主任仅分管两个处室，即四段中的两段，而不允许对另两个处室的工作施加影响。
供应商变更管理流程范文第7篇
用”这一简单公式，充分反映了成本管理的重要性。房地产开发成本是指房地产开发企业为开发一定数量的商品房所支出的全部费用，就其用途来说，大致可分为以下几个大部分：土地成本（约占项目总成本的30-35%左右）、前期费用（约占项目总成本的2-3%左右）、工程成本（约占项目总成本的50-55%左右）、营销成本（约占项目总成本的5-8%左右）、管理成本和财务成本。从成本的属性来看，土地成本、管理费及财务成本在项目初期即可大部分确定，其波动幅度微小，可控性相对较小；前期费用、工程成本、营销成本则会因为项目本身情况、涉及复杂因素众多等而出现前后测差异较大的情况，如采取有效措施，则可压缩性（可控性）较强。因此，工程成本、营销成本是项目开发过程中进行成本控制的重点。尤以工程成本为重。房地产开发企业项目成本的发生是一个过程，涉及到了前期策划、规划、设计、施工、销售等开发全过程环节，因此地产企业的成本控制，就是要在项目开发的全过程中，对上述全部成本构成要素进行规划、控制，通过建立有效的目标成本管理体系、责任成本控制体系和动态成本管理体系以实现企业利润最大化的目标。1.建立目标成本管理体系是否有效进行项目目标成本管理是体现房地产开发企业管理水平的重要标志之一。要建立一个完善的目标成本管理体系，需要明确以下关键内容：（1）、根据基于战略的管控模式建立成本管理体系结构
（2）、制定准确的项目目标成本目标成本是企业预先确定的、在一定时期内和经过努力所要实现的成本目标，是项目成本的控制线。2.将目标成本分解至部门及岗位建立责任成本体系在明确项目的目标成本的基础上， 还需要通过建立“责任成本体系”来实现落实和考核。“责任成本体系”的目标是明确专业职能部门的成本管理职责，并借助技术经济指标反馈、考核评价其职责履行情况。“责任成本”回答的是在“成本管理相关业务中“谁来做、做什么”的问题，是成本管理体系架构在部门职责和岗位职责层面的分解和落实。 “责任成本体系”包含以下要素，即责任主体、责任范围、考核指标和评价部门。 （1）、责任主体：按照房地产开发项目拓展论证、规划设计、工程施工、销售客服等职能部门确定相应的责任主体，并明确在各业务环节区分主导部门和配合部门；（2）、责任范围：建造成本按发生程序划分责任部门，建造成本以外按成本项目划分责任范围；（3）、考核指标：以定量指标为主。反馈指标的系列数值反映项目成本特性，单一反馈指标高低并不能如实反映成本理性；（4）、评价部门：及时计算并提供反馈指标。在各部门发表自我评价的基础上，就各责任成本管理结果是否经济合理，是否符合成本管理宗旨，发表评价意见，并形成系统的项目责任成本分析报告。在实施过程中应该将责任成本体系和企业的绩效管理体系有机的结合起来，房地产开发企业责任成本体系的考核指标应该成为绩效考核体系财务成本类指标的核心内容。3.项目论证阶段成本控制项目拓展论证阶段的成本控制重点在于控制土地成本。控制土地成本的关键在于拿地时的成本分析准确。采取一定的投标报价策略、严格控制交地及付款风险。项目论证阶段成本控制的重点主要在于以下几个方面：（1）建立在充分完善成本信息基础上的对目标地块准确的成本信息分析；（2）制定适当的土地获取投标报价策略；（3）建立严格完善的项目立项审批权限和流程。4.设计阶段成本控制设计阶段成本控制的重点除了控制好设计费，更主要的是通过限额设计等手段从源头上控制好建安成本。该阶段主要从以下几方面进行控制：（1）、设计供应商采购管理：对概念设计、规划设计还是一般的装修设计，均通过规范化的设计供应商采购控制流程，以争取最佳的性价比；
（2）、通过限额设计落实目标成本的要求：在满足设计质量的前提下，限制钢筋含量、砼含量、节点设计等对工程造价影响大的内容；在满足建筑效果的前提下，控制装饰用料和建筑材料封样对工程造价的影响；（3）、通过规范化的设计任务书和设计合同严格控制设计单位的设计质量：在项目前期即尽可能确定有关技术经济指标参数，防止因设计自身失误原因导致成本增加，设计费用的审核、支付亦与之挂钩；施工图设计合同应具备有关限额设计要求的条款；（4）、通过规范化的设计评审流程来评价各重要设计节点的设计成果质量。每一阶段都必须要求设计单位出具《设计概（预）算》，并与上一阶段的概（预）算进行认真分析、比较，并以此控制下一阶段的设计；（5）、通过施工图会审来控制设计质量和工程成本：在施工图完成后提出明确的书面审查意见，并督促设计单位进行修正，避免或减少设计不合理甚至失误所造成的投资损失浪费。5.工程施工阶段成本控制工程施工阶段成本控制的重点在于工程供应商选择管理、材料设备供应商管理、工程进度款管理、设计变更管理、现场签证管理和工程结算管理。该阶段主要从以下几个方面进行控制：（1）、工程供应商选择管理、材料设备供应商管理：a、在项目前期目标成本已经建立的情况下，成本管理部门应及时对成本测算值作进一步拆分（如按土建、安装、消防、弱电等），将具体化的成本控制指标用于对工程供应商和材料设备供应商选用控制；b、明确工程分包、材料设备分级分类采购方式和权限，其中重点是根据所需材料及设备清单决定甲供、甲定乙供和乙供的方式，并在工程施工承包合同中加以明确；c、建立健全材料设备的询价、定价、签约、进货和验收保管相分离的内部牵制制度；
d、加强工程供应商和材料设备供应商信息库管理和评估工作，完善投标单位的资格预审、评估考核制度，本着公开、公平、公正的原则广泛吸收种类承包商，以实现充分的市场竞争，最终实现降低成本的目标。（2）、工程进度款管理：a、严格按合同和流程进行工程进度款的支付：施工单位按月报送施工进度计划和工程进度完成月报表；工程、预算部门会同监理人员，对照施工合同及进度计划，审核工程进度内容和完工部位（主体结构及隐蔽工程部分须提供照片）、工程质量证明等资料。b、工程进度款支付达到工程造价85%时，原则上应停止付款，预留至少10%工程尾款和5%保修款，以便掌握最终结算主动权。（3）、设计变更、现场签证管理：完善设计变更、现场签证的流程、制度，完善设计变更前的成本评审制度，明确各相关人员的签字权限。
（4）、 工程结算管理：a、单项工程和项目竣工必须符合规定的条件，应经过自检、复查、验收三个环节才能移交；b、设计、工程、审算、销售和物业管理部门必须参加工程结构验收、装修验收及总体验收等，“移交证明书”应由施工单位、监理单位和物业公司同时签署；c、凡有影响使用功能和安全及不合设计要求的结构部位、安装部位、装饰部位和设备、设施，均应限期整改直到复验合格
d、采取一次性扣留保修金、自行保修的开发企业，应对保修事项及其费用有充分的预计，留足保修费用；e、甲方按租售承诺先行垫付的属保修范围的费用，应在工程承包合同中便明确有乙方承担；f、成本管理部门应对主体工程成本进行跟踪分析管理，找出工程成本超、降的因素，并提出改进措施和意见。g、在成本管理部门提供的结算资料基础上，财务部门应当结合预付备料款、代垫款项费用等债权、债务，对照合同详细审核并编制工程财务决算书。6.进行有效的签证管理（1）、现场签证要反复对照合同及有关文件规定慎重处理。（2）、现场签证必须列清事由、工程实物量及其价值量，并由甲方主管工程师和预算人员以及监理单位现场管理人员共同签名，其中甲方预算人员必须对工程量、单价、用工量负责把关。（3）、现场签证必须按当时发生当时签证的原则，严禁事后补签。签证内容、原因、工程量必须清楚明了。7.营销阶段进行成本控制
供应商变更管理流程范文第8篇
摘要： 供应商管理库存是以制造商和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存的合作性策略。但是目前多数企业在实施的过程中往往未能达到预期的目标，本文通过对现有实施过程中出现的问题进行分析，进而提出实践性较强的优化方案，使得VMI模式双方均能实现其目标。
关键词： 供应商管理库存；管理信息系统；供应链管理
0引言
供应商管理库存（Vendor Managed Inventory，简称VMI）模式，VMI是以制造商和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况修正协议内容，使库存管理得到持续性改进的合作性策略。
1VMI实施的效益
供应商管理库存模式带来的收益来自于降低库存、提高竞争力、增进与供应商的合作关系。一是由供应商掌握库存，可以摆脱库存的陷阱。公司不再需要战胜库存资金，不需要增加采购、进货、检验、入库、出库、保管等一系列的工作，能够集中更多的资金、人力、物力用于核心竞争力，从而给整个供应链、包括供应商企业创造一个更加有利的局面。二是供应商掌握客户的库存，具有很大的主动性和灵活性。供应商可以根据市场需求量的变化，及时调整生产计划和采购计划，所以既不会造成超量库存积压，又可以灵活响应市场的变化，即不存在占用资金的问题，也不存在增加费用、造成浪费的问题。
具体效益表现在：
①提高库存的可得性。
②提高服务水平。
③从供应链总体角度降低存货水平。
④提高销售额。
⑤提高供应商的生产稳定性。
⑥增加利润。
2VMI实施过程中常见的问题
VMI对减少供应链中的库存有着积极作用，但在实际运作过程中往往存在以下缺点:
2.1 需求计划仍然是由制造商提出，供应商并没有参与预测和计划的制定。并不是完全意义上的供应商管理库存。
2.2 信息系统与业务流程匹配不完善。由于制造商和供应商管理信息系统的差异导致信息系统与实际业务流程不匹配。即便有些供应商与客户是同一集团，采用同一个系统，但是在系统操作中仍然出现很多问题。这其中甚至还存在人员培训不到位的问题，如某公司相关部门人员反映VMI实施问题时，提出“用户在创建计划协议的时候没有参考PR（Purchase Requirement，请购单）做，导致在查询物料可用量的时候，会出现需增，而且用MD04（SAP事务代码，库存需求清单）查看时，会出现很多没法完成的协议，这给用户理解可用量带来很大难度”、“用户在做收货的时候，没有参考计划协议到采购申请，导致收货完也没办法关闭计划协议，而且该协议可继续做交货计划”等问题。这些问题的解决方案其实很简单，即用户一定要参考PR做计划协议，并且在做交货计划的时候，一定要参考协议到采购申请，在做收货的时候根据协议收货就可以了，那样在做完收货后，自动关闭协议，没完成的可通过的关闭PR来实现，这时该协议也无法再做交货计划了。
还有些来自两个公司沟通协调之间的问题、业务操作中由于不确定性因素较多而导致系统流程无法执行的问题。
受到信息系统的局限性、信息共享的疑虑等诸多因素，VMI模式很难推广。
2.3 因为供应商并未实际参与到预测中，所以对于促销、多存货来源和季节性因素不会列入考量，造成在存货方面仍会有不平衡的情况发生。
2.4 缺乏有效的双赢机制。制造商由于其客户身份，在供应链中处于主导地位，经常发生供应商“被迫”接受“命令”的现象，所以缺乏主动的双赢机制的构建。导致很多企业实施VMI成了寄售模式，制造商变成了实施VMI的真正收益者。
如何能使这种新型的管理模式发挥最大效用，真正实现供应链上的库存降低，提高供应链效率，这就需要对现有的实施模式进行有效的优化。
3VMI实施优化方案
结合企业运作现况和VMI实施目标，我们可以从以下四个方面来优化整个VMI项目的运作：
①优选合作伙伴；
②完善信息支持，加强信息沟通；
③优化运作流程，建立双赢制度；
④建立合理的风险防范机制。
3.1 优选合作伙伴相互信任与信息透明在VMI的实施中非常重要的，把库存交给供应商管理，就必须优选供应商。
传统的供应商和企业之间的关系基本上就是买卖的交易。双方各自拥有库存、设定各自的库存目标和控制策略，加之信息沟通不畅，不可避免的产生了需求放大的“牛鞭效应”。例如，某制造商由于临时仓库小，包材中的纸箱用量大、体积大，公司无法存放过多的库存；另外生产计划的经常性变更使得纸箱需求变化特别大，公司常常会发出紧急采购的订单。该公司是其供应商的大客户，又是“兄弟企业”，所以供应商只能“忍受”并尽力满足需求，常常放弃或延误其它客户的订单，为此，供应商准备了大量的纸板（半成品）以防备该公司的紧急订单。
在VMI的策略下，买方将订单的决策权交给了供应商，相当于是失去了价格谈判中的筹码，这就需要供应商与用户要有良好的合作精神，相互信任，愿意一起改进供应链管理，提高效率，实现双赢。
除了相互信任，信息透明也必须有实现的可能性。否则只能空有理念，无法实践。
所以，在选择实施VMI的供应商时必须慎重。就上述公司目前来说，仍然选择“兄弟”供应商公司作为合作伙伴，其他供应商暂不实施。除了合作时间长之外，更为重要的是，由于是同一集团，所以公司理念、战略是一致的。只有建立战略层面一致的合作伙伴关系，供应商才能相对直接地控制用户的库存，很好地与用户实现集成和合作，共同在预测、产品设计、生产、运输计划等方面达到“双赢”局面。加之两个企业位置临近，供应商掌握了订单的主动权后，基本可以消除库存，实现JIT（Just In Time）的目标。
3.2 完善信息支持，加强信息沟通VMI有效的实施是建立在高质量的信息传递和共享的基础上。因此为了实现高质量和高效的信息共享，就必须建立企业间的供应链信息共享系统。
在运作过程中，必须要实现两个基本要求：
一是库存的透明化。库存状态的透明是实施供应商管理库存模式的关键。良好的库存状态透明性可以使供应商随时跟踪和检查其客户的库存状态，从而能够快速响应公司的各种变化。二是业务的标准化。沟通的顺畅、业务流程的规范都需要标准化。业务标准化主要又是指订单的标准化：与供应商一起协商确定处理订单业务所需要的信息和库存控制参数，然后建立订单处理的标准模式，最后把订货、交货和票据处理等业务功能集成在供应商处。
VMI信息技术的实施可以分三个阶段进行：
这个阶段，一起讨论改进原有业务流程在系统中的运用，确定实施系统所需要的信息，如再订货点、最小补货量和最小补货量等参数，以及物料消耗和补货延迟等数据。另外还需确认参数的维护（包括更新的时间、责任人等）、数据传递的时间和方式。
第二个阶段，可以选择一些补货频率较低的物料进行试验，测试系统是否能按照设计的流程执行，执行的过程中有什么问题等。对于出现的问题，双方都应积极配合共同商定解决方案。另外在这个阶段，进行人员系统培训，为全面实施做好准备。
这个阶段可以开始全面实现完整的VMI系统。在此过程中仍需要不断根据实际情况优化系统。
3.3 优化运作流程，建立双赢制度
3.3.1 作业流程的优化VMI就是供应商等上游企业基于其下游客户的生产经营、库存信息，对下游客户的库存进行管理与控制（《中华人民共和国国家标准物流术语》）。所以供应商必须能够对库存进行“控制”。
上例中的企业VMI优化后的流程见图2。
在这个流程中库存管理系统是由销售预测和库存管理以及和供应商生产系统共同组成的，实施了VMI之后，这几个部分的工作主要由供应商和制造商共同协调来完成。首先由制造商提供销售数据，和当时的库存水平以及月生产计划和周计划，然后由供应商的库存管理系统做出决策:如果现有的仓储系统能够满足库存管理系统做出决策所需要的产品数量，就直接由仓储与运输配送系统将产品直接及时配送给制造商，如果现有的仓储系统能够不满足库存管理系统做出决策，就必须通知生产系统生产产品后再通过运输与配送系统及时将产品配送给制造商。其中，在正式订单生成前，还应该交由制造商核对确认，调整后再得出最后订单。
3.3.2 双赢机制的建立VMI运作实施必须双方自觉自愿积极的配合。只有各方均能从中获益，才能真正运行好该系统。前面讲过实施初期制造商是主要的收益者。供应商并没有为VMI多出来的许多业务而提高售价，只能通过掌握客户的未来需求，提高生产系统和仓储系统的效率来节约成本。
一是给供应商“利润”。VMI是能够给买卖双方都带来收益的系统，实施供应商管理库存所带来的供应链利益的上升，应由双方共享，特别是在双方企业的实施供应商管理库存的前期阶段，可能会使得供应链上升的利润大部分被制造商所获取，所以在短期内制造商也应该让渡部分利润给供应商来保证他实施供应商管理库存的积极性和信心。这部分“利润”可以以增加的订单来完成，即减少其他供应商，将某类材料订单全部交给VMI合作伙伴。
二是长期利益的保证机制。从整个VMI实施的过程来看，供应商承担了大部分的工作，这主要是因为制造商相对供应商来说是产品的需求方，在整个供应链中属于上游企业，在整个供应链管理中站主导地位。从长期来看，全面实施VMI的过程中，双方企业应该对整个利润的分配在责权对等的基础上分配。分配可以根据会计财务系统根据企业成本大小按比例通过签署协议来执行。可以采用多种多样的分配方式，如实物投资，人员培训或者直接现金分配等。
3.4 建立合理的风险防范机制从VMI的运作流程中，我们可以看出供应商承担了更多的风险，但是制造商也增加了断货的风险，即服务的风险。在实施VMI的供应链中，供应商和其客户获得的收益和承担的风险是不对等的，所以在实际操作中，双方应该在签订VMI协议时就双方的责任和风险分担进行协商，必须建立合理的风险防范机制。只有这样，VMI系统才能成功运作。
具体的做法有，一是在整个VMI实施的过程中，规定一系列的条款来规范双方的行为。如例外条款的拟订，一旦出现意外事件需要及时通告双方，通告的渠道和方式;付款条款的拟订:包括付款方式，付款期限的规定等;罚款条约的拟订:包括供应商如果在运输中出现差错如何对其实施罚款;买方企业如果传送错误的产品销售信息如何对其实施罚款等。
二是建立防范风险的机制。如设计利润共享机制；承诺订单全部交给合作伙伴并承诺最小订货量；技术支持等。
只有这样才能使VMI运作更加顺利，也能体现出该系统利益共享、风险同担的优点。
除了以上几个主要优化方案，另外实施VMI还需要注意以下问题：
①考核和评价供应商的物流运作能力，尤其是运输配送的能力，这对几乎是真正的JIT模式来说非常重要。