高校数字档案馆建设
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高校数字档案馆建设范文第1篇
伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。
一、高校数字档案馆的概念
数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。
二、高校数字档案馆的特点
（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。
（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。
（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。
三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题
（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。
（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。
（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。
（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。
四、高校建立数字档案馆的可行性分析
高校数字档案馆建设范文第2篇
目前我国的数字档案馆建设处于刚刚起步阶段，取得成就的同时还存在着很多不足，例如；数字化程度不高，大部分档案还没有实现全文识别；档案的开发和利用不够完善；服务模式比较单一；在档案馆的数字化建设方面，还存在各自为政的现象，在一定程度上造成了重复建设，也分散了研究力量。因此，为了在数字时代更好地实现档案馆作为永久保管机构的职责，本文将从数字档案资源建设、数字档案馆服务两个方面进行分析，对每一个阶段的相关研究现状、技术应用进行详细的归纳和总结，并在此基础上提出适合高校档案馆建设的策略，进而为高校档案馆的发展提供相关的可以参考借鉴的方法。
数字档案馆资源建设
由于不同类型的信息资源具有不同的特点，因此其创建、组织、保存、检索、传播利用的方式都有所不同，这就要求数字档案馆在资源建设过程中对各类型数字资源选择合适的方式进行管理，有针对性地开发各类信息资源的个性特征及潜在关联，选择合适的元数据标准、信息组织方式及资源展示模式，为智能化的信息检索和知识服务提供基础。
1.信息资源的创建
高校档案馆的数字化建设首先应规划资源数字化的范围，即哪些资源需要数字化、数字化的程度如何等。在这一过程中应考虑到高校自身的特色，对重要资源及使用率比较高的资源进行优先投入、重点建设，使数字化的档案馆信息资源尽可能的系统、完整。以交通大学馆藏资源为例，对于纸本资源的数字化建设首先考虑利用率较高的文书档案(主要包括校发文、学生成绩、新生录取名册及毕业生名册以及其他材料)、基建档案、照片档案等。
2.信息资源组织
信息组织也称信息整序，是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的方式排列，使信息从无序集合转换为有序集合的过程。数字档案馆的信息组织应尽量满足以下几个条件：(1)能对各类档案信息进行定义、标记、描述、识别等；(2)能对各类档案信息内容进行多个角度的加工，如检索、传递、过滤、链接、合并、重组等；(3)能按不同的要求，如档案类别、档案用户对象等，对档案信息内容进行组织。
目前国内高校档案馆的信息资源组织还存在着一些弊端，如在资源描述方面，各高校的资源描述方式不尽相同，对相同资源的描述元素存在着很大的差异，这种差异在数字化环境下会暴露出更大的弊端，一方面不利于校际间交流；另一方面，随着信息技术的发展，会给信息资源间的互操作以及档案系统软硬件革新带来更大的不便。在信息资源组织利用方面，各档案馆的信息资源组织模式和知识结构也存在着一定的差异。因此，标准化建设应该是目前乃至未来高校档案领域资源组织建设的重要部分，在此基础之上，数字档案馆的信息资源组织应考虑到馆内信息资源的收集、描述、检索利用等整个过程，充分利用网络技术和信息技术，从用户角度出发，在符合通用元数据标准的基础上，制定符合本机构的元数据应用方案，功能全面的档案信息管理系统，进而为用户提供个性化、知识化的档案服务。
数字档案馆资源利用及服务模式研究
1.档案馆门户网站建设研究
档案馆主页是档案馆提供服务的窗口，通过对国内外档案馆主页的分析调研，笔者认为高校档案馆在原有功能基础上还应适当扩充模块，增强界面的友好性和易用性。
对此笔者调研了国内知名大学的档案馆网站，选择北京大学、复旦大学等18所高等院校作为调研对象，对其门户网站的内容、形式和功能模块进行比较分析。各个档案馆的网站内容主要包括三个方面：(1)档案馆概况介绍模块，主要包括新闻实事、档案馆基本情况、校史、档案展览、本馆资源收集利用方法、档案法律法规、工作动态等等的介绍；(2)档案馆服务功能模块，主要包括为用户提供的档案管理系统的信息查询及获取服务、以图片或多媒体形式进行的档案资源展示、网站导航、常用样本下载等；(3)交流功能模块，主要包括档案会议信息、档案学术研究进展、学术交流、内部论坛等。某些高校还提供了档案利用的预约服务以及针对本馆馆藏的特色服务等。
综上，通过对高校档案馆网站的分析，可以看出目前高校的档案馆网络服务主要是以馆内资源作为服务的出发点，提供基于资源的服务，并没有实现以用户为中心的信息服务，这样的网络服务模式无法时时了解用户的需求，为用户提供及时的、个性化的、知识层面的服务。因此笔者提出以下几点建议：(1)高校档案馆信息服务应该从一般服务向知识化服务转移，着重提高为用户解决问题的能力。建议在档案馆主页增添档案馆参考咨询服务。参考咨询服务是信息机构提供完善的信息服务的基础，主要包括事实性和知识性咨询、方法咨询、专题性咨询等，提供信息咨询的方法也包括计算机检索以及专家咨询等。(2)档案馆对于个别机构用户及个人用户，应提供个性化信息服务。例如针对校史编纂、校庆等主题提供定题服务、针对某个机构提供主动推送服务等。以交通大学档案馆主页为例，原有的功能可参考其他高校进行进一步完善，如在资源展示模块可以采用图片、多媒体以及立体三维展示功能，在交流功能方面可增添档案学术交流模块及内部交流论坛等，在服务功能方面增添个性化信息空间、参考咨询服务、情境敏感识别等功能模块。
2.信息资源的检索及获取
目前国内高校档案馆所提供的检索方式主要包括关键词检索和高级检索，但是随着信息技术的飞速发展，信息资源的关联关系变得越来越紧密和复杂，用户的信息素养逐渐提高，对检索结果的要求也越来越高。因此在数字化环境下，高校档案馆应该与时代共同进步，充分利用全文检索、语义关联及智能检索等技术来完善信息检索过程，提供准确全面的信息检索及信息获取服务。
高校数字档案馆建设范文第3篇
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高校数字档案馆建设范文第4篇
摘 要：随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文对档案信息化发展的趋势和信息化建设中存在的问题以及加快信息化建设步伐进行分析和阐述。
关键词：档案 信息化 建设
随着现代信息技术的广泛应用，档案的利用范围也越来越广，档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系，实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性。[1]一、档案信息化建设的发展趋势 随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。[2]二、档案信息化建设存在问题据不完全统计，目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题，但可悲的是没有被发现，依然采取以往的管理方式，严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。1.制度与法律不健全经过分析，笔者认为，在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规，但不是很全面，不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着，而且无人管理。2.存在管理观念问题观念是长期滞留下来的，依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在，笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念，也要与信息化时代的需要相适应。[3]3.基础设施不完善导致一般来说，高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话，就不能很好的为之服务，也会导致信息化发展慢的原因，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。三、加快档案管理信息化建设的建议1.加快档案信息标准规范化建设步伐所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。[4]2.提升档案管理人员业务水平档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。3.提高认识，加大设施投入档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。[5]四、全国数字档案馆建设成绩显著为加快推进档案资源数字化进程，全面提高档案信息化管理水平，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，实现档案信息资源共享，从1988年开始，各省市档案部门就致力于档案目录数字数据库建设，2002年《文书档案文件目录级数据库结构和交换格式》地方标准，2009年30个专题数据库结构标准。各省市档案馆开展馆藏档案目录数据库建设，档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步推进档案数字化建设进程。据不完全统计，截止到2010年底，江苏省达到原文数字化约1.1亿页、照片52万张、影片和音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。数字资源总量是全国前列。上海市档案（局）馆根据国家局“数字档案馆建设指南”，积极推进全市数字档案馆建设，上海市档案馆馆藏200万卷，80%的档案已经完成数字化，186万卷档案完成了数字化工作。2012年上半年全部完成数字化工作。总之，数字化档案馆主要强调馆藏的数字化，将数字化的档案信息上网提供利用。它是建设数字档案馆的基础及不可少的前期准备工作，是构成数字档案馆的一部分参考文献：[1]阎会勤.新世纪档案工作展望.档案学通讯，2001；6[2]景红.电子档案凭证价值探析.档案与建设，2000；10[3]李玉安.数字图书馆建设的十大难题.图书馆学刊，2002；3，[4]徐义全.电子文件的特性与长期保存.档案学研究，2000；1[5]吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002；12
高校数字档案馆建设范文第5篇
对现代国有企业档案工作的思考
大数据时代学校档案管理创新与发展
以合格评估为契机优化高校教学档案管理
广东省档案馆馆藏香港档案史料概况
怎样做好项目竣工文件的归档审查
在法治中促规范在创新中促服务
广东省档案行政执法检查情况综述
学好《意见》抓落实抢抓机遇促发展
统筹兼顾协调推进全市档案信息化建设
护知识产权档案提供证明
在全省档案信息化工作推进会上的讲话
潮阳石刻——潮汕文化遗产的瑰宝
国共合作与黄埔军校的政治教育
省档案局(馆)长莫震到省审计厅调研指导档案工作
文书档案归档材料短缺问题及其解决措施
建设数字档案室推进档案信息资源整合利用
拓展档案资源不断推动档案管理跃上新台阶
基于大数据分析技术的数字化档案
狠抓档案开放鉴定确保档案信息安全
走基层,接地气,立足档案工作为群众服务
为建设广东档案强省插上科技的翅膀
对广东省档案工作服务经济社会发展的建议
数字档案小常识(三)—硬件篇之服务器
省文化厅陈杭副厅长率队到省档案局调研
珠海市档案局长周晓文与网民在线互动交流
广东省档案馆收集档案范围实施细则
发挥企业档案价值服务企业文化建设
宣贯新细则争创收集整理工作新业绩
对提高档案编研工作质量和效益之浅见
浅析微博在高校档案工作中的应用
低碳视角下高校档案信息化环境设计研究
强化民生档案建设搭建民生幸福桥梁
创新发展评价机制全面贯彻企业档案工作规范
纸质档案数字化前期准备工作的关键点
高校科研档案管理比较研究及导向性思考
办公自动化给档案管理带来的新挑战
广东省档案局召开全省档案馆工作会议
高校档案管理台账的功能模块设计及其运用
大朗档案馆的展览两周迎数千名百方来客
档案管理系统与OA系统的关联问题研究
构建幸福学校档案给力幸福广东
办公自动化给档案管理带来的新挑战
试析学校档案信息资源开发与利用
省领导批示肯定我省档案教育培训工作
珠海涉外婚姻档案进馆便民惠民
牢固树立服务意识落实服务先行战略
东莞市大朗镇推动档案事业实现创新发展
高校数字档案馆建设范文第6篇
以浙江省为例，高校档案信息化工作起步较早，目前绝大部分院校已使用了计算机管理档案目录，浙江大学、浙江师范大学、浙江电力职业技术学院等高校还完成或开始了文件级的档案录入，变“案卷级管理”为“文件级管理”。有相当一批院校建立使用了“OA”系统。各高校档案馆还加强了档案信息化的制度建设，如浙江大学出台了《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》《浙江大学档案馆网络信息安全保护技术措施》等。此外，浙江大学、中国计量学院、浙江工业大学、浙江师范大学等一批高校档案馆的门户网站也陆续建立开通。以浙江大学为例，浙大数字档案馆门户网站2005年下半年对外开放，到2006年年末，可供查询的档案目录数据就达285000余条，其中“电子文件中心”提供近5000余份校发电子文件。在文档的网络管理方面，不少院校采用了南京大学的“南大之星”网络管理系统，浙江大学档案馆于2006年4月正式在全校范围内启用部门预立卷远程归档系统和数字档案管理系统，并对学校各立卷部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档工作进行监督与指导。
尽管高校档案信息化建设有了一定的发展，但高校的档案信息化建设总体上远滞后于高校信息化建设的整体水平，而且高校间档案信息化建设发展水平也很不平衡，部属院校、省属高校及各类职业技术学院(民办院校)之间的档案信息化水平参差不齐，前二者档案信息化水平较高，而不少职业技术学院则尚未建立档案目录数据库，有的虽然配备了计算机，但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案检索；还有少数院校档案馆(室)甚至连计算机、扫描仪等基础设施都未配置。总体上看，高校档案信息化建设还处于初级阶段，与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距：档案信息化建设意识淡薄，思想观念跟不上形势发展的需要；缺乏统一的档案信息化建设标准规范。信息化基础设施建设薄弱；经费和技术保障还不够有力-信息化安全保障体系建设不完善；档案信息化人才队伍建设需进一步加强。
对高校档案信息化建设的建议
高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分，建设过程中要把握以下原则：一是全局性原则，档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划，与学校信息化同步发展。二是标准化原则，加强各类标准的制定工作，以有效实现信息互通资源共享。三是经济性原则，建设标准要与本单位的具体情况相结合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原则，采取必要措施，确保信息安全、数字档案可靠和内容的真实。
1 加强基础设施建设，为高校档案信息化建设打牢基础
档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上，此外，实现信息资源的共享还需要特定技术环境一一高速的数字通信网络。它主要通过三个层次来建设：一是学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理，面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等项联机服务。二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门提供服务，用户可在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。档案馆还要通过校园网支持的各种网络应用系统，如校园管理信息系统、校园图书情报系统等来实现对电子文件的收集、归档。三是通过校园网连接互联网，开展合作业务，实现全球高校档案资源共享。对此，高校应当设立专项经费，保障档案信息化建设与学校校园建设同步进行。
2 完善制度建设，健全工作体系，为高校档案信息化建设提供保障
档案信息化建设目前还缺乏统一标准，在原有的档案管理规章制度已不适应档案信息化需要的情况下，高校应根据自身的特点，注意吸收相关行业的管理标准和经验。制定完善的符合实际需要的标准和制度，以保障档案信息化建设工作安全、有序地开展。此外，档案的收集、保管、利用等各个工作环节都需要进行重新设置。
首先是数字化档案的收集。收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式，只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案管理部门即可。一般应在完成逻辑归档(即电子文件的原存储位置不变)后，把需要归档的电子文件集中下载到档案管理部门可脱机保存的存储介质上，完成物理归档。
其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储，保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性，同时，防止信息丢失、被非法更改等。
最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件，在文件制作的工作平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者，时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等，做到文件制作与编制检索工具基本同步。
3 建设功能齐全的档案信息数据库是高校档案信息化的关键
档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合，目前高校要建设档案信息数据库，其信息一方面来源于现有的馆藏档案，利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息，通过手工著录、扫描等形式，转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化；另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。
根据高校的特点，所建成的档案信息数据库至少要包括以下内容：首先要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库，即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化，且能通过计算机检索与编目。其次要建立各类专题数据库。根据学校现代化管理与发展要求，建立一系列专题数据库，从目录到档案全文内容齐全。最后要建立档案全文原貌的数据库。把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机中，并为其编制题名，责任者、关键词等索引，建立相应数据库，实现档案全文原貌的管理。
高校数字档案馆建设范文第7篇
关键词： 高校图书馆；纸质档案；数字化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）22-0257-030 引言
随着社会的发展和科技的进步，档案数量的激增，越来越多的大学图书馆档案的收集，整理和利用作为一个基本的工作任务，并取得了显著的成功。但也有很多大学图书馆忽视了建立自身档案特色的建设，这应该引起我们的注意。本文主要讨论高校图书馆纸质档案数字化管理过程中的一些方法和原则。
1 概述
1.1 高校图书馆档案的重要性 高校图书馆档案管理工作是高校图书馆工作的重要组成部分，它是保存高校图书馆活动和工作最直接最原始的记录载体，从馆建之日起它就已经有了记录，随着高校的图书馆的发展而一起发展，最准确而客观真实地反映记录了高校图书馆每个历史阶段的发展轨迹，对图书馆的管理工作有着极高的参考和利用价值。
1.2 高校图书馆档案的特点 一般来说，高校图书馆档案分文件和文书档案，其各自的特点不同。
文件档案是由学校上级政策对图书馆的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校当局和其他有关单位的上级下发的各种文件的。文件有一定相对的统一性，具有一定保密功能。文书档案则来源于高校图书馆本身，是学校教职员工在图书馆开展日常工作和举行各种日常活动产生并积累的，其保留有一定目的性。其包括各种载体的文件材料，如会议纪要，会议决定、从事资源，产权登记、重要的电话记录，发送和接收消息，珍贵照片，录音带，以及具保护价值的各种文稿。
具体的说，高校图书馆档案具有以下两个特点：
内容丰富，文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。
保存时间长，如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。
1.3 纸质档案保护难、查找难、共享难现状 高校图书馆馆藏丰富众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况。纸质档案查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的档案还要放回原来的位置，否则会给下次查找造成更大的困难。由于高校图书馆档案工作的内容包括的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到图书馆来，并由图书馆工作人员协助查找，所以纸质档案的共享也是一个问题，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。
2 纸质档案数字化的作用和实现途径
2.1 纸质档案数字化的作用 档案信息化建设的核心是资源建设，资源开发，包括两个主要方面的任务，首先，现有的档案目录数据库建设和收集重要文件档案，图片，音频，视频文件，数字，其二，目前的电子归档及电子档案管理。
数字文件可以有效地保护原始档案，可以提高文件的使用模式。纸质档案数字化代替原来的使用，保护原始档案。不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人分享。数字图像文件异地转移，使异地存取使用可能通过计算机局域网或广域网得到实现。扩大使用档案空间，让更多人了解档案使用档案。数字档案还有“时间”不再受限制的优势，使用者随时获得他们所需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
数字文件可以有效地保护原始文件：替代原有的使用，保护原始档案；数字拷贝下来，输出盘，磁带则永久保存，它将给这些档案因不可抗拒的自然灾害时不致受到严重的损害；恢复档案材料模糊褪色的字迹和修复损毁的不完整的图片文件。
传统纸质档案数字化是档案馆走向数字档案馆的唯一途径。二十一个世纪数字档案馆无疑是发展的方向，不论是什么样的类型和层次的档案馆，虽然到目前为止其具体组成，组织和管理模式仍处于探索中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统纸质档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
2.2 纸质文档数字化外包服务必要途径 高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。随着外包公司的专业化发展，外包公司所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了高校图书馆纸质档案数字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做纸质档案数字化的成本。因此数字化外包已成为目前高校纸质文档数字化的必要途径。
3 纸质档案数字化创新性原则
高校数字档案馆建设范文第8篇
【关键词】大数据；高校档案；云存储
高校档案是高校教育教学活动的真实记录，是高校从事教育教学活动、高校管理、教学科研工作必不可少的参考借鉴资料。高校档案不仅是高校政策决策的重要保障，也是高校日常管理决策不可或缺的资源。
然而，随着计算机网络、云计算等信息技术的飞速发展，整个社会已经迈入了大数据时代，高校也不例外。在大数据背景下，高校学生的学籍、发表的论文、课程成绩以及教师的基本信息、教学课件、发表的科研论文、参加的科研项目等会产生大量数据，同时还有实验室设备、学校机房和行政部门产生的档案信息等也会产生海量数据。除了在学生培养方面会产生海量数据外，高校行政管理活动、科研和学术交流、社会服务等方面也都会产生海量数据，这些数据数量大，数据结构多样，数据来源广泛，明显具备了大数据的特征，对这些有价值的数据信息进行归档存储，并确保在需要时能被有效地查询和利用，这将成为高校档案部门无法推脱的责任，同时也为高校档案工作带来巨大的挑战。目前高校档案管理面临的最主要的两个挑战：一是如何为档案数据提供足够大的存储空间。二是如何为用户提供一个更安全、高效、方便的档案访问平台。幸运的是，面对大数据带来的挑战，云存储技术应运而生。简洁地说，“云存储”是将数据资源存放到网络上供人们查询的一种新兴方案。用户可以在任何时间、任何地方，通过任意可上网的设备方便地存取数据。现在许多国内外的大公司如微软、亚马逊和谷歌已经引入了相关的云存储平台服务。在大数据背景下，如果能将云存储技术应用到高校档案管理领域，不仅可以解决以上两个挑战，也将会为高效档案事业带来历史性的变革。
一、云存储在高校档案管理中的优势
（一）云存储技术的应用，能降低高校档案管理的成本，提高档案资源的利用率。传统的数据存储都是静态的，多用于存储PB级以下的数据。若采用传统的存储架构，当存储容量需求增加时，就需要添加新的存储阵列。随着需要管理的阵列数增加，存储环境变得日益复杂，管理难度更大，需要的运营成本也随之增加。而云存储能够实现动态扩展，按需求进行配置。各高校档案馆可以根据自身需求申请适当的存储容量，无须额外的存储设备，相比较传统存储模式，降低了购置设备的成本。存储平台的运行和维护工作由云存储提供商完成，降低了高校档案管理系统运行维护的成本。云存储提供了一个较为开放的访问平台，用户可以随时随地通过任何可上网的设备访问档案资源，这就解决了某些用户由于时间、地点等因素限制而无法实时访问档案资源的问题，从而大大提高了高校档案资源的利用率。
（二）云存储技术的应用，能为档案数据提供海量的存储空间。随着高校档案信息化建设的不断加快，高校档案数据也由原来单一形式向电子文件、图像、视频、音频等多种形式发展，高校档案馆要安全存储这些数据，需要不断扩充服务器和相应的存储设备，这会给高校档案馆带来很大的资金压力。由云计算发展起来的云存储平台，用户只需要利用几台可以上网的电脑终端就可以方便地上传和下载存储在云中的电子文件。云由成千上万的存储设备和服务器集群构成，它具有无限的存储空间和海量的存储能力，能够更好地满足档案数据海量增长的存储需求。
（三）云存储技术的应用，能增强容灾、异地备份能力。云存储可以实现跨领域部署，并可以通过虚拟化技术实现多物理存储节点、多应用系统和多业务服务协调的共享存储构架。特别是当发生不可预测的数据灾难时，通过云存储的分布式备份功能可以实现档案数据的快速恢复。同时，云存储可实现数字档案网络在线异地备份，以上两类功能可避免各高校档案馆单独存储档案数据时遭遇停电、火灾、水灾、地震等特殊灾难情况时可能带来的档案数据丢失和损失。
（四）云存储技术的应用，能实现档案数据中复杂数据类型的虚拟化存储。采用云存储所具备的虚拟化技术和大数据管理技术，能实现很好地复杂数据类型的虚拟化存储。特别是针对特殊类型的档案，如：电子期刊、古典文籍、照片资源、音频视频文件等。
二、云存储在高校档案存储中的存在的问题和风险
（一）云存储平台的安全风险。高校档案的保密性以及档案工作的机密性决定了高校档案存储需要一个相对安全的存储环境，现有的高校档案存储方式在档案安全存储方面有一定的优势。首先，云存储自身的虚拟化、无边界性、流动性等特性，使得其面临较多的安全威胁。其次，与传统的存储方式不同，云存储是将数据信息存储在云端，这对数据的存储安全、传输安全、服务安全和访问控制都带来极大的挑战。同时，云存储应用导致网络资源、信息资源、用户数据和应用的高度集中，由此带来的安全隐患与安全风险也较传统应用高出很多。目前为止，还没有任何一家云存储供应商保证可以提供绝对安全的存储平台。此外，如果将不能公开的数字档案以远程方式存储到云端，必定会引发档案管理者的担忧。
（二）云存储的可靠性问题。大多数云服务供应商都对云存储的安全性做出过承诺，但亚马逊弹性云服务出现的服务中断事件以及微软出现的云数据托管中断事件都表明用户能否访问到自己的云存储数据取决于云服务提供商的服务是否可靠，一旦云服务供应商出现问题，用户则无法正常访问自己存储在云服务上的数据，因此可靠性问题是目前云存储急需解决的难题。
（三）缺乏可靠的国内云存储供应商。现在大部分成功的云存储供应商都是Google、微软等国外品牌，尽管国内的一些IT公司正努力追求云存储技术，但就技术水平和发展规模来看还存在一定的差距。当高校档案选择云存储方式，云平台就控制了档案数据，这将会导致潜在的数据威胁行为，例如通过数据挖掘技术挖掘机密的档案信息。因此，在某种程度上我们更希望找到一个具有独立R&D 认证的国内云存储供应商，最大程度地保证高校档案的安全性和保密性。
（四）缺乏统一的云存储技术标准。在技术层面，对于长期有效存储数字档案尚存在很多需要解决的问题，其中最重要的问题之一就是技术标准问题。想要实现数字文件长期、高效地存储，必须制定一系列的统一的存储标准。然而，到目前为止国际上还未形成一套公认的数字档案信息长期保存的标准，这有可能导致在将档案数据上传到云端的过程中产生数据丢失、错序等问题，从而直接影响档案数据的完整性和一致性。
三、高校档案云存储实现的观点
（一） 积极参与档案云存储设计。高校应该以档案管理部门为领导，由各部门共同支持建立起一个较为全面的档案管理系统，从而避免过多地依赖于云服务供应商。在档案管理系统的核心设计以及资源建设过程中，高校内部应该制定一套统一的安全标准和机密性协议，所有的档案管理人员都应积极参与档案云存储管理系统的设计与实现，学习云存储相关的知识，建立一个规模合理的档案管理系统。考虑到高校档案的保密性要求，在云存储供应商进行系统维护以及业务合作过程中需要建立一套严格的机密性协议，以降低档案数据泄密的风险。
（二）建立高校档案私有云。云服务按部署方式和服务对象范围可以分为三类，即公共云、私有云和混合云。公共云通常适用于大规模和多用户。相对于公共云和混合云，私有云的用户完全拥有整个云中心设施，提供了更多地安全和保密等专属性的保证，因此在安全性、法规遵从以及服务质量方面更加具有保障。高校档案管理选择私有云可以保障在使用云存储技术的同时最大程度地维持对档案数据的控制权，提高档案的安全性和保密性。
（三）建立云存储平台下的档案数据的安全备份策略。采用云存储技术存储高校档案数据后，相应的备份策略也会发生根本性的变化，由脱机备份转换为网络在线备份。为了提高档案数据的存储安全和灾难恢复能力，高校可以选择对档案数据进行多套备份，通过将档案数据副本在本地、同城和异地进行备份的策略，实现档案数据资源的多套多地备份，这不仅能够提高档案数据访问的实时性和共享性，更加增强了档案数据的容灾能力。对于重要的、机密的高校档案数据应该做好提前备份，一旦云存储数据库遭受致命损坏时，可以立即启动备份系统以确保高校档案数据的正常使用。
（四）加强云存储人才的建设和培养。将档案数据向私有云迁移时，需要采用成熟的技术方案，解决私有云的系统建设及运营管理安全工作。同时，应做好系统容灾、数据备份，以及业务回退机制，以提高应对各类突发事件安全事件的处理能力，这些工作都离不开掌握相关技术的IT技术人员。管理档案系统的IT技术人员不仅要有较为深厚的计算机背景知识，还需要熟悉档案的相关知识。因此，高校档案馆建设要注重人才的建设和培养，做好人才的储备工作。
四、结语
云存储技术的出现为高校海量档案数据的高效存储和利用提供了新的平台，为高校档案的管理工作指明了新的发展方向，高校档案管理工作者应积极投入到高校档案私有云建设中，充分利用云存储的技术优势。同时，也要重视高校档案云存储中存在的问题和风险，尤其是档案安全和保密问题，积极提出相应的策略。
本文系云南省档案科技项目“基于Hadoop云平台的高校档案资源管理研究”（项目编号：2016-y-125-006）研究成果之一。
【参考文献】
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[2]张桂刚，李超，张勇，邢春晓.一种基于海量信息处理的云存储模型研究[J].计算机研究与发展，2012（S1）：32-36.