档案化管理
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档案化管理范文第1篇
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
档案化管理范文第2篇
1.提高办公效率
传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效的提高档案管理工作资料搜集的、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。
2.方便资源的共享
传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加的方便，档案管理部门将现有的档案进行系统的管理，并且不断提高刮泥洗头膏的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高?Y源的完善性，提高了资源的共享的效果。
3.保存具有稳定性
传统的档案管理主要是纸质档案，纸张保存的受到外界环境的影响比较大，纤维素决定了纸张的耐久性，但是纤维素容易受到高温、潮湿、氧化等因素的影响，很容易受到破坏，因此如果保存不当会影响档案的完整性，造成难以挽回的损失，但是档案管理的信息化可以有效的避免传统的档案管理中存在的弊端，提高了档案存储的稳定性，不容易受到外界环境的影响，同时也可以提高信息传递的方便性和快捷性。
4.提高了信息传递的速度和安全性
传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效的缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高；俄档案管理工作的效果。
二、提高档案管理工作信息化进程的措施
档案管理管理工作的信息化进程对于管理人员是观念、技术水平都有了新的要求，要求档案管理人员不断的转变思想，强化管理的效果，但是这并不是一朝一夕的事情，而是需要循序渐进，这样才能够提高档案管理工作的进程。
1.建立规范的档案管理体系
我国档案管理的时间相对较晚，因此档案管理的基础差、管理质量不高，档案管理工作的分类标准不统一，因此需要解决当前档案管理中的存在的问题，需要建立统一的标准，细化档案的分类，顺应时展是需要，因此需要建立和完善档案管理体系，推动档案管理的信息化进程。
2.强化档案管理工作的安全措施
档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档案管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。
3.建立档案管理制度
在建立档案管理制度的过程中，需要重点强化档案管理的科学性和合理性，随着社会的发展逐步的完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。
4.提供技术的支持
技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理的软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。
档案化管理范文第3篇
[关键词]档案 管理 现代化
中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0163-01
一、档案管理现代化的意义
档案管理工作时组织发展中一项必不可少的工作内容，传统的档案管理工作方法已经陈旧，不适合企业的发展，随着社会的发展，档案管理工作也有了新的发展和进步，档案管理工作的现代化的实现，一个主要的内容就是要实现档案管理工作的信息化。实现档案管理的现代化，对于组织发展而言有着重要意义。
做好档案管理的现代化，首要的一点内容，就是要提高档案管理的信息化水平，这有利于充分利用组织内的信息管理系统，实现档案信息的保存，发挥现有的微机潜能，实现组织的信息系统的充分利用。另外，从档案管理工作的角度来讲，做好档案管理工作的现代化，实现信息化的档案管理工作方式，对于档案信息的检索，查询等也是非常有帮助的。传统的档案管理方法多是使用纸质记录的方式，纸质文字记录的档案不仅要占据一定的空间对档案信息进行保存，同时，从另一个角度来讲，这种档案管理方法还不利于管理工作中对于信息的检索和查询。如果要检索一些具体的档案信息，耗费的时间会比较长，影响档案管理工作的效率。除此之外，传统的档案管理工作方法采用纸质管理，这种管理方法在档案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的档案内容有可能被泄露出去，信息的外泄就会影响到组织发展的安全，因此，这种档案管理工作方法有可能带来安全管理工作方面的疏漏，影响到组织的发展。
所以，在档案管理工作中，实现档案管理工作的组织化和现代化，是推进档案管理工作顺利发展的重要要求，能够保证档案管理工作的顺利实施，提高档案管理工作的效率，保证档案的安全性。
二、未来档案管理现代化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是 档案利用工作发展的必然趋势。
三、当前档案管理信息化发展的现状
实现档案管理工作的现代化，一个主要的途径就是实现档案管理工作的信息化，当前，在组织的档案管理工作中，还存在一些问题，影响着档案管理工作的顺利发展。
在档案管理中，信息化的电子处理设备在档案信息的管理方面功能还不健全，在组织内部的信息系统中，这种档案管理工作的具体模式还没有完全运作起来，为了更好地实现档案管理，推进档案管理工作的规范化和现代化，这种档案管理模式必须要改变。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
另外，从档案管理工作人员的角度来讲，在档案管理工作中，工作人员的具体能力素质存在很多不足的地方，现代化的档案管理工作要求工作人员要具备一定的计算机操作能力和基本办公软件的使用能力，这对于档案管理工作人员来说是一种压力，过去的档案管理工作中，主要的管理方法就是纸质管理，管理人员主要进行一些纸质档案的保存和检索工作，一旦实现信息化的管理，就需要逐步实现档案管理工作的无纸化办公，一些档案管理工作人员的计算机操作能力和办公软件的掌握水平低，也是一个重要问题。
四、实现档案现代化管理工作的对策
未来，在档案管理工作中，要想更好的推进档案管理工作的现代化，就要努力实现档案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好档案管理工作，实现档案管理的现代化，主要可以从以下方面入手。
首先，要加强在组织内部的档案管理信息化系统的建设，配套的软件和硬件设施要建设全面，把档案管理工作纳入到一个系统化的轨道上来，配套的计算机设备要安排到位，同时，引进一些高水平的电子软件，服务于档案的管理工作。同时，在档案管理工作中，信息系统的建设还要实现组织内各部门的联合，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一，所以，在信息化系统的建设中，还要注重做好联合目录的建设，增加档案信息的全面性。
其次，对于档案管理工作中的工人员，在档案管理过程中还要加强对工作人员的能力培养，要加强对工作人员的信息化技术的培训，提高他们对计算机信息系统的操作能力，提升他们的软件使用能力，加强对他们的具体技能的培训，提升他们信息化管理工作水平。
结束语
综上所述，档案管理工作对于组织的发展具有重要意义，传统的档案管理工作发展中，无论是管理方法还是管理思想都比较陈旧，未来，档案管理工作要向着现代化的管理目标发展，在这个管理目标的指导下，档案管理工作要提高信息化的管理水平，强化现代信息技术对档案管理工作的支持力度，提高档案管理人员的工作技能，更好的服务于现代化的档案管理工作。
参考文献
[1] 客付安.谈现代化的档案管理[J].中华少年：研究青少年教育，2012，（8）.
档案化管理范文第4篇
在现代医疗管理中有一个重要的部分就是档案管理。在当今社会中由于档案管理意识不高和制度缺乏还有管理人才不足导致医院档案管理工作不能更好的实施。这就需要我不断的探索新的途径，信息技术的高速发展为医院档案管理工作带来一把双刃剑，不仅带来挑战也带来福音。本文通过分析医院档案管理的现状，进而探究信息化在管理中的运用。
【关键词】医院；档案管理；信息技术
1.医院档案管理的不足和问题分析
1.1档案管理人才资源缺乏
档案管理人员素质是医院档案管理水平的直接影响因素，作为合格的档案管理人员都要经过专业的培训，但是我国的很多档案管理人员都没有接受过专业的培训，从而导致了专业知识严重缺乏以及现代档案管理知识贫乏等问题进而制约了档案信息化建设。这种现状已经无法满足医院和社会的发展要求。
1.2医院档案管理意识较低
医院档案管理建设中存在的问题还有档案管理意识不高。由于档案管理工作无法直接创造经济效益因此医疗工作是医院管理工作中医院领导层主要的关注点，并且很多医院的档案管理员一般都是兼职，缺乏档案管理的相关专业知识，这些都不能很好的发挥医院档案管理的实质性价值。
1.3医院档案管理方法不当
目前还有很多医院的档案管理主要依靠人工来对档案进行收集、分类、保存以及查找，这种传统的管理方法的不仅效率较低而且容易出现各种错误或者漏洞，对档案资源的完整性和准确性造成损失。
2.信息化在医院档案管理中的运用
传统医院档案管理的缺点和不足让我们更加重视信息化的重要性，如何运用信息化的医院档案管理是我们的主要探究。
2.1完善医院档案管理信息化制度
医院的不断发展导致医院档案管理工作的内容也越来越繁琐复杂，所以建立健全医院档案信息化制度对加强医院档案管理工作的当务之急。医院档案信息化制度不仅需要包括档案收集、保管、开发以及利用等多个层面，而且还要明确档案管理人员的职能、责任和义务，并且应该为档案管理工作制定相应的考核措施和奖惩制度。医院档案管理人员的考核措施和奖惩制度不应该仅重视物质奖励的激励机制，还应该注入人文精神，主要体现以人为本人文思想，从而来调动医院档案管理人员的工作主动性和积极性。
2.2完善基础设施和人才队伍的建设
由于信息化涉及到计算机硬件和网络还有数据处理、信息以及规范、信息安全等，它是一个非常复杂的系统工程，信息化要求同时完善的基础设施和专业的人才队伍才能更好的完善医院档案管理工作。这就要求医院加大资金和所必需的软、硬件投入力度。并且，医院还要加强医院档案管理人才队伍培养建设，要求档案管理人员不仅做到具备丰富的档案管理知识，还要具备较强的计算机信息化基础知识。医院可以和当地高校联合，通过正规的高校教师培训档案管理人员的职业技能和职业素养，不断的学习进步，不断的完善本院的人才队伍建设。
2.3提高医院档案管理的意识
提高医院档案管理的意识是信息化管理模式的重要目标。信息化档案管理模式要求医院档案管理工作人员树立正确的医院档案管理意识，认识到医院档案管理的重要性，明确档案管理不仅关系到医院的发展，而且对病人和社会大众都有一定的影响，对解决医患纠纷，建立医患信任体制，稳定医院发展都有一定的重要的意义。同时还应该让医院领导认识到医院档案管理的重要性，认识到医院档案管理内涵的隐形经济效益，把加强医院档案管理工作提升到重要位置，从而全方位，多层次的推进医院档案管理工作的信息化进程。
2.4提升管理手段，改善服务质量
信息化的医院档案管理要求纸质的档案和电子存储档案进行结合，通过信息多媒体和网络通信技术这些高新技术手段提供智能服务，结合医院的实际情况和医务工作人员还有患者及其患者家属的需求和习惯，进行总结改革创新，来实现图像检索还有语音检索，改变原来的死板的文献检索，实现跨地域和跨学科还有跨时间的信息需求及其服务，来满足不同层次的医生护士还有患者及其家属的查阅需求。同时可以创造一个网络交流的平台，用于加强交流，发表意见，这也有利于加强医患之间，医生与医院之间，患者与档案管理者之间，还有患者与医院之间的信息交流，同时都可以发挥自己的看法，提出自己的意见不仅可以健全医院档案管理工作，而且可以提升医院的服务进而提升医院的品牌，推动医院的不断发展。
结语
当今社会是一个倡导可持续发展的社会，医院的发展也离不开可持续发展。在信息和科技高速发展的今天，信息化管理的应用越来越广泛，也越来越被人们接受。信息化的方便性，人性化还有快速化和智能化，让医院档案管理工作不断的完善不断的发展，从而助推医院的发展，为医院间接的带来经济效益。因此我们应该认识到医院档案管理工作的不足，扫清发展信息化医院档案管理工作的绊脚石，不断的提升医院档案管理工作的人才培养和基础设施建设，完善信息化的医院档案管理工作体制，创新医院管理工作的手段，加强医院档案管理意识，从而更好的实现信息化的档案管理体制，更好的为社会服务，更好的推进医院发展。
参考文献：
[1]和赣红.网络环境下医院档案管理创新探讨[J].产业与科技论坛,2011,23(14):223-224.
[2]钮如好.信息化环境下做好医院档案管理的思考[J].科技创业家,2012,8(13):251-252.
[3]朱丽华.论新形势下如何做好医院档案管理工作[J].公室业务,2014,16(23):193-194.
[4]陈敏,刘喻.依托一体化信息平台实现医疗服务能力的不断提升[I].中国医院.
档案化管理范文第5篇
档案数字化管理是网络时代的自身基本价值的功能需求，是这个时代档案工作的新使命。档案资源数字化管理因为要结合计算机技术的软硬件环境来实现，在整个管理过程中会凸现出数字化档案管理的种种优势与困境。本文分析了档案资源数字化管理面临的困境，提出了一些对策。
关键词：
网络环境；数字档案管理；优势；困境
现代信息和网络技术的飞速发展，电子政务建设的不断深入，电子文件已不单是一种新型载体，同时也意味着人类记录信息、传达和留存信息的方式已经发生了巨大的变化。在漫长的档案史上是另一次的重大变革。档案信息数字化、档案信息资源数据库、虚拟档案馆等的建设已经提到时代的议程。传统的档案管理模式已经逐步不再适应这个时代。
一、档案资源数字化管理是信息时代的大势所趋
在重视历史积淀的文化传统思想指引下，由于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术飞速发展，这个过程中产生出来的数字化档案信息分散存储于不同载体、不同地理位置，唯有依托于计算机和网络链接的方式才能实现数字档案信息资源的及时共享。档案信息化建设迫在眉睫，首先应以运用为导向。随着社会信息化的扩大深入和政府机构服务社会的数字化需求，电子政务建设在不断地强力推进。这种行政方式的变革必定促使档案资源施行数字化管理。档案数字化管理必须在数据管理的基础上，围绕网络建设这个中心，完善各种业务信息应用系统，然后向纵深的网络化发展。档案资源数字化管理势在必行。
二、档案资源数字化管理的自身优势
一是存储于服务器、磁盘或者光盘等载体上的数字档案资源，受时空限制比较小，脱离实体档案，可以无数次的复制，携带方便。利用者只需获得访问权限，就可以随时实现异地调阅所需的档案信息。数字档案管理系统的运行已经涵盖了收、管、用、存四个阶段，可以实现在线收集，进行目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等工作；实现在线管理，进行档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等工作；实现在线利用，进行档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案出证等工作，无论是收、管、用、存哪个阶段，操作十分简单、便捷。档案管理员通过档案管理系统将数据进行著录、保管、利用就可以涵盖档案管理的全阶段。二是档案资源数字化管理非常有利于开发库存的档案信息资源。实现档案资源数字化管理后，各门各类数字档案信息资源通过系统检索，可以快速实现查找，并且系统自觉对信息进行优化，可以查找到的是相关联的问题或事件的所有数字档案资料，不再是单个的文件。这可解决和缓和档案文献的客观状况与人们实际利用要求之间存在的种种矛盾，极大地满足档案资源深层次查询利用与编研开发。三是确保部门案卷的质量。广东省广州市广播电视大学档案信息化建设初期结束后，各归档部门人员只需要将文件材料数字化后输入网络管理系统。档案室统一接收后，进行立卷编码保存。这样非常有利于收齐收全档案材料。同时也避免了档案室的档案管理员因为未能全面了解各部门的工作，而造成的关于材料准确性方面的断定失误，影响案卷质量。
三、档案资源数字化管理面临的困境
由于数据安全的要求，部署在局域网中的包含着全部档案信息数据的数字档案管理系统一般是与外网隔离的。但在目前普遍技术相对落后的条件下，数字化档案管理还面临着种种困境。一是档案资源数字化管理虽然操作方便、传递快捷、存储空间小，档案装具、档案安保系统却要相应的趋于半智能化或者智能化。一旦性能不稳定，劣势就会凸显，其真实性和保密性难以掌控。此外，存储在计算机里的数字档案信息资料可以在编辑修改时不留任何痕迹，一经修改后真伪难辨，业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性就无法保证，数字档案的可据性就大受质疑。二是数字档案资源对存储载体依赖性相当强。档案资源数字化管理后，档案检索工具必须以计算机作为依托，数字档案信息对软硬件设备的依赖性会很强，不能像纸质文件直接读取。但是计算机更新换代非常快，造成早期形成的电子数据在新的软硬件环境中无法读取，还有的因为应用软件不兼容数据读取不了。档案资源数字化管理的条件必须尽快完备，才能适应外部环境的变化。否则，数据一旦丢失或遭受病毒的侵害，档案数字化管理势必成空。三是数字档案管理系统与其他业务信息管理系统并不兼容。比如广东省广州市广播电视大学教务处使用学籍管理系统和教务管理系统，人事部使用人事管理系统，财务部门使用财务管理系统，总务处使用资产管理系统，机关部室使用OA办公平台等。这些业务信息管理系统各自按照自己部门的工作需求来开发，系统设计单位不同，软件环境差异较大，建设模式与技术架构也不一致，产品接口不合标准，难以兼容，所形成的数据无法转换，无法完成数字档案数据直接在线迁移。文件归档、数据收集和录入由此滞后。四是我国目前采取的是“双轨制”和“双套制”文档管理模式。纸质文件与电子文件同步随业务流程在流转，最终两套归档。虽然这样做法有它自身的优势，但是技术的更新发展，观念也要相应地更新。文件以纸质形式为主的形势将逐步转向以电子形式为主，管理的模式也已经在悄然转型，未来我国势必实现以电子形式为主的档案管理模式。当然，管理模式的转型是一个相当长期的过程。五是档案资源利用率不高给档案数字化管理带来了阻力。档案管理的基本职能就是提供利用，主动为大众服务。这是档案管理应积极努力的方向，也是档案管理应具有的义务和职能。档案资源利用率不高，虽然这些年档案信息化建设有了加强，档案数据管理系统通过档案原件扫描、档案内容录入、档案编研等手段推行档案信息的网络利用。但很多单位档案管理人员信息化水平不高，人工纸质目录检索还是档案查询的主流手段。数字档案资源利用率总是得不到提高。
四、如何解决档案资源数字化管理过程中遇到的困境和难题
基于上文提到的种种情况，参照国内外最先进的技术手段，形成了一些想法，提出以下几点建议：一是优化档案资源数字化管理环境。档案资源数字化管理是一项系统工程，包含顶层设计、系统选型、软件开发、技术规范、全程参与、归档整理、存量纸质档案的扫描录入、增量电子档案的数据管理、多样化的异地备份、利用平台、数据安全等，硬件加软件的系统。通过档案资源数字化管理系统，来涵盖文件从生成、流转、归档到移交、保管、利用和销毁等全过程业务，实现身份统一认证，信息统一分类，权限统一分配，使不同体系的应用系统得以集成到一个统一的框架体系中，实现共享。二是实现互联互通，对接所有的业务信息系统。在目前这种各个业务信息系统各自为政的状况下，要实现现有的档案信息资源多网互联，多系统信息互通，首先必须实现各模块软件的紧密集成，搭建业务应用系统，实现数据的可视化管理和综合分析应用。通过建立业务组件，为各系统扩展提供接口。在档案资源数字化管理系统建设的推进中，建立起相关的制度，尤其是电子档案数据安全管理制度，来强化相应有效的推进机制，促进数字档案的建设。三是加快人才队伍建设。网络时代的档案管理要实现由过去的手工劳动密集型向以办公自动化为依托的技术密集型转型，必须有一支既懂计算机网络技术又懂档案专业的高素质、高技能的复合型档案管理人才队伍。这是实现档案信息化，与国家信息化建设相衔接的关键所在。
综上所述，档案数字化管理终将成为档案管理现代化的必经之道。针对档案管理数字化进程的现状，还需继续深入研究对策，逐步充分实现档案数字化管理的网络共享，早日实现纸质档案的绝大部分功能。
作者：傅永珍 单位：广东省广州市广播电视大学
参考文献：
[1]薛斌,马欢,薛文.我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].科技资讯.2014（25）.
档案化管理范文第6篇
【关键词】信息化；档案管理；新方向
一、档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
二、促进档案信息化建设的几点建议
（一）档案工作人员要树立档案信息意识
哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
（二）提高档案信息化水平技术
1.配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3.对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
（三）档案基础建设的重心转变
提高档案信息管理水平信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。
现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
1.随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
2.档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3.“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
4.从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
三、推行档案信息化管理
确立工程档案发展的新方向工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
1.加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
档案化管理范文第7篇
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1 档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2 加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
档案化管理范文第8篇
1．婚姻登记人员与档案人员管理一体化。按照传统的做法，婚姻登记工作人员负责婚姻登记过程中文件材料的收集和归档。登记材料是从婚姻管理的角度出发运作，与婚姻档案的静态管理没有衔接，人员也属于两个部门，没有统一整体的业务规范，这样往往会出现归档材料不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象。归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理，花费大量的时间进行重复性工作。在电子文件管理方面，登记录入人员虽然在操作系统中输入了大量的人员信息，但由于登记和档案两个系统不衔接，有些档案需要的字段和信息没有包括在内，致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入，工作繁琐而重复。文档一体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来，有更多的时间投入到档案的利用工作中去，提高档案的利用率。同时更有效地通过前端过程控制保证了归档文件的齐全、完整。登记人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证，对登记人员、档案人员要实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责，为实现文档一体化的目标提供组织和人员上的保证。
2．纸质文件材料控制与纸质档案管理一体化。纸质文件材料控制指婚姻登记工作中，工作人员对婚姻登记材料进行有效的动态过程控制。登记材料控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，主要活动包括登记材料的申报、审批、整理和归档。相比之下，纸质婚姻档案管理是一种静态的管理模式，档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质婚姻档案进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等，便于查询和利用。在实际工作中，静态的档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到登记工作过程的控制中去，档案人员对登记人员进行登记材料验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训。登记工作结束后，登记档案直接上架，以期实现纸质登记材料控制与纸质档案管理的一体化。
3．电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。
二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件
1．建立统一的标准规范体系。建立婚姻登记材料前端控制、档案管理统一的标准规范体系是实现婚姻文档一体化的基础。标准规范体系是登记人员、档案人员工作的标准和依据，这些标准体系文件的建立是婚姻登记、档案现代化管理工作的基础，是科学管理和有效利用婚姻档案的保障，同时有效促进了登记材料的标准化和档案管理的规范化。实行文档一体化必须严格遵循统一的专业化标准规范，实现婚姻档案管理的规范化。