文书与档案管理
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文书与档案管理范文第1篇
文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。文书档案管理是衡量一个单位文档管理水平的重要标准，其水平直接影响到档案资料的完整与质量。新时期下，人们的文书档案管理意识越来越强，但是在实际工作中也出现了很多问题，只有使文书档案管理规范化、标准化才能提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。
一、文书档案管理的特点及重要性
文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。正因为文书档案管理具有这些特点，所以文书档案管理工作对单位的发展及各项工作的开展具有一定的重要性。
（一）文件的收集及保存过程是文书档案管理的重点
文书档案管理的对象是已经发生的事件、文件及物品等，借助一定的载体来对收集的文件及资料进行分类、整理及保存。文书档案管理工作主要是收集完整的文件，并对文件资料进行妥善的保存，重点是对文件资料进行收集、管理、保存及利用这个过程。
（二）档案的形成与文书工作有密切的联系
文书工作的整个过程是档案形成的过程，文书工作主要包括文件资料的收集、登记、整理、归档及保存等。档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、统计、检索等。文书工作是档案工作进行的基础，文书部门将本单位具有保存价值的文件资料经过整理后定期向档案部门归档。文件的格式、材料的质量及文件的归档影响着档案的质量及档案工作。
二、文书档案管理面临的问题
（一）档案员的专业素质较低
有一些单位的档案员没有经过专业的培训，对文书档案管理工作没有一个系统的概念，对档案的收集、分类、立卷及归档的流程也是一知半解，没有抓住管理工作的要领。有一些单位的档案管理员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理员的素质没有跟上新时期发展的需要。
（二）文书工作与档案工作出现脱节现象
文书工作与档案工作既有一定的统一性也会有分工，有联系也有一定的区别，文书档案管理工作在现实中相互配合，是一个分体式的管理体系。文书工作与档案工作实行分块管理制，这是一种科学有效的制度，但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员的对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。
（三）文书档案管理工作不受重视
文书档案管理工工作是一种文职类工作，相关领导对文书档案管理工作缺乏正确的认识，局限地认为文书档案管理就是对文件材料进行整理和编目，再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。
三、优化文书档案管理的有效政策
（一）提高文书档案管理人员的素质
加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。只有加强文书档案管理人员的专业素质才能提高他们工作的积极性，及时更新工作人员的专业知识，使他们掌握现有的计算机网络管理技术。随着计算机的发展及网络技术的进步，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。
（二）规范文书工作与档案工作之间的衔接
文书工作是档案工作得以进行的基础，档案的质量会直接受文件质量的影响，高质量的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上的，文书人员应该加强档案管理意识，做好文件的归档工作，要高度重视文件材料的质量，比如纸张的大小、问题、格式等这些小细节要做到规范标准化，要做到及时准确地收发文件，做好文件材料的收集的工作。同时，管理人员也需要具备一定的文书工作能力，从而实现文件工作与档案工作的一体化。
（三）提升单位领导对文书档案管理工作的重视度
提升单位领导对文书档案管理工作的重视程度是优化文书档案管理工作的思想前提，只有在思想上对文书档案管理工作有一个正确的认识才能使其受到重视。单位领导可以定期组织各部门会议来加强重视力度，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展。
四、结语
文书档案管理工作对单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，加强自身专业素质及提高管理水平，合理利用现代化管理技术，使文书工作与档案工作进行有效的衔接，这样才能有效地提高文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作更标准化及科学化。
参考文献
文书与档案管理范文第2篇
[关键词]医院;文书档案管理;利用率
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.127
[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-02
从某种意义上说，文书档案是医院在发展过程中形成的一种资料。在医院管理方面，文书档案是一种凭据，能够为对应的管理工作提供支撑。目前，医院文书档案管理还存在一些问题。因此，根据医院的现实情况，具体分析文书档案管理存在的问题，并提出行之有效的改善措施，提高文书档案的管理水平。
1 医院文书档案管理概述
在新时代下，“制度化、科学化、规范化”是医院文书档案管理向前发展的关键性标志。在医院档案管理方面，文书档案管理是衡量其水平高低的关键性指标之一。
1.1 医院文书档案管理的特点
首先，医院文书档案的内容以及载体呈现出多样化特点。比如，医院工作计划、总结、统计资料、会议记录等。同时，它也是医院很多方面的重要历史依据，比如，医疗护理管理、行政管理、财务档案，这些都是对医院各方面工作真实地记录与反映。其次，对于医院文书档案管理来说，对资料进行“收集、保存、记载”是它的核心部分，为医院工作者对相关信息的查找做好铺垫。最后，在医院方面，文书档案与文书工作紧密相连，因为对于档案工作来说，它是以文书工作为纽带，对档案进行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文书工作是档案管理能够得以进行的前提条件。
1.2 医院文书档案管理的特殊性
医院文书档案管理不同于一般文书档案管理，其特殊性主要体现在以下几个方面。第一，以业务类的文件为主，以党务类文件为辅。主要是因为医院工作主要是以临床医疗服务为核心，所涉及的党务类文件也和它息息相关。第二，在文书档案管理中，医疗业务方面的指导性文件比较多。同时，这些文件更新的速度比较快。主要是因为在综合性医院中，科室或专业的分类多而细。随着医疗事业的飞速发展，医院还设有一些不同类型新疾病的科室。因而，这些医疗业务指导性的文件也随之增加与更新。第三，在职务聘任以及晋升方面，对应的文件也比较多。据有关数据分析，一所医院每年在职务聘任和晋升方面，少则几百人，多则上千人。由于医院人员在职务聘任和晋升方面变动比较大，对应的文件资料也会随之增加。
2 医院文书档案管理存在的问题
医院文书档案管理不完善将导致对应的文书档案存在一系列问题，比如，保存的文书档案不具备规范性，文书档案的保密性较低，降低了文书档案的使用价值。要使这些存在的问题得到有效解决，必须从实际出发，对医院文书档案管理存在的问题进行深入分析。
2.1 医院文书档案管理人员综合素质低
总的来说，在医院文书档案管理方面，很多工作人员都不是从事档案管理的专业人员。同时，他们也没有丰富的工作经验，没有经过专业培训，影响了文书档案管理的工作效率。具体说来，一是在医院文书档案管理方面，其工作人员不具备本专业素质，无法胜任对应的工作岗位;二是该工作岗位上的管理人员文化程度较低，已有的档案管理知识结构比较落后;三是在档案管理方面，医院没有对管理进行相应的进修培训。
2.2 医院文书档案管理制度机制不健全
首先，医院管理者没有建立独立的档案管理部门，未能明确档案管理人员的工作职责。在文书档案管理出现问题之后，没有及时采取有效措施解决，致使问题进一步恶化。其次，医院管理者没有建立合理的档案管理标准以及操作流程，管理工作效率低下。最后，医院管理者没有建立科学的考核制度，挫伤了档案管理人员工作的积极性与主动性。
2.3 医院档案管理方法比较落后，文书档案利用率不高
一是关于医院文书档案管理方法方面。在科技飞速发展的新时代下，一些医院还在以落后的手工方式对医院文书进行操作。比如，文书档案的整理、编写、归档。这不仅工作效率低下，档案管理的准确率也比较低。同时，这种手工形式的档案管理方法已无法满足新时展的要求。二是关于文书档案的利用率方面。医院管理者对文书档案的管理没有引起重视，致使其利用率极其低下。同时，“重管轻用”是文书档案管理存在的主要问题，文书档案资源经常处于闲置状态，没有得到充分利用。
3 医院文书档案管理完善的措施
针对医院文书档案管理存在的问题，采取可行的策略予以解决已成为当下迫在眉睫的事情。同时，这也是顺应时展潮流，有利于促进医院整体水平的提高，为医院可持续发展做好铺垫。对于医院文书档案管理来说，应根据其多样化特点，寻求相应的解决办法。
3.1 提高医院文书档案管理人员的综合素质
从某种意义上说，提高医院文书档案管理人员的综合素质是做好医院档案管理工作关键的环节。一是要对档案管理人员定期进行专业技能培训，培养其档案管理的能力，提高其专业素质。比如，安排专业讲座，到优秀的档案管理单位进行观摩学习，定期安排档案管理人员进修学习等。二是要对档案管理人员进行再教育，对档案管理人员已有的知识体系予以更新和完善。三是要对档案管理人员进行思想教育学习，使他们意识到档案管理工作的重要性，增强自身的服务意识。
3.2 提高医院文书档案资源的利用率
在医院文书档案管理方面，提高文书档案资源利用率非常关键，也是医院档案管理的最终目标。首先，档案管理人员需要树立服务意识。在实际工作中，档案管理人员通过各种渠道和手段对档案资源进行开发，进而为医院各方面工作的开展提供支撑，比如，临床、教学、科研。其次，档案管理人员需要对那些使用价值较大的档案资料予以合理的深加工，为医学工作的进一步开展提供重要的依据。比如，在文书档案管理的过程中，管理人员可以对其档案资料进行客观地统计与分析，在此基础上，对档案资料进行归纳整理，以供医院决策者使用。最后，档案管理人员需要对不同类型的专题进行合理地编制，及时为医学工作者提供“多方面、多层次”的重要资源信息。
3.3 以现代技术为媒介，完善医院文书档案管理
在提供医院文书档案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽视的部分。一是需要以档案管理具有的特点为纽带，选择适宜的系统软件。在此基础上，以计算机为桥梁，把所有的文书档案资料录入到电子系统中，为医院工作者对档案资料信息的查找提供便利。二是需要对已有的档案管理资源系统予以合理地开发。提高档案资料电子检索的速度，缩短检索时间，提高医院工作者的工作效率。三是要对档案管理人员进行对应系统操作能力的培养，使他们在工作中，能够对这些现代化管理系统进行规范操作。
3.4 促进文书档案管理与文书工作的协调
从某种意义上说，医院文书档案管理与文书工作之间存在着某种联系。文书工作的质量会对直接影响医院文书档案管理水平。因此，在医院文书档案管理方面，需要对文书工作引起重视。一是要加强文书人员的档案管理意识。同时，在工作中，要对档案管理人员进行适当地指引和监督。二是文书人员需要严格遵守立卷归档制度。在实际工作中，文书人员要对文件资料及时准确地收集。在此基础上，对文件进行正确的分类、归档。三是医院档案管理科室要严格遵循档案归档管理制度。在日常工作，档案管理人员要对归档的文件资料进行核对。在检查的过程中，一旦发现有不符合规定的文件，要及时返给文书人员，对该文件重新进行整理，使文书档案的质量得到保证。四是关于使用文书档案方面。相关人员需要办理档案查询、借阅方面的审批手续。在档案归还之后，档案管理要及时对档案进行归位。在使用的工程中，对没有如期还回的档案要及时催还，使各类档案处于完好的状态。
3.5 明确归档范围，保证医院文书档案的完整
一是需要对医院文书档案的归档范围重新进行划分。在重新修订的过程中，要对文书档案归档的重要部分引起重视，使其明确化。此外，还要和相关部门进行交流、沟通，明确医院文书档案归档的范围。二是在日常工作中，档案管理人员要从归档文件、资料的形式、内容等方面出发，对它们进行区分。三是在对文书档案管理的过程中，要以保管的年限为基础进行划分。这样，方便对到期文件的销毁，避免过期文件长期积压，对档案资料的查询造成影响。四是在实际工作中，各个部门的档案管理人员都需要对文件资料进行收集。同时，还要对文件资料进行跟踪。在此基础上，按照相关规定，对文件资料进行归档，为保证文件资料的完整做好铺垫。此外，在文书档案管理的过程中，要把文书档案的归档范围发放给不同部门的档案管理人员，使不同部门的档案管理人员对文书档案的归档范围有清晰地认识，在对文件、资料整理的过程中，能够严格参照其归档范围，对它进行正确地归档。
3.6 采用现代化的手段，对医院文书档案进行管理
在网络技术飞速发展的今天，实现文书档案管理的现代化已成为时展的必然趋势。一是在医院文书档案管理方面，需要档案管理设备的应用引起重视。各个医院需要根据自身发展的实际情况出发，引进一些先进设备，提高文书档案管理的工作效率及准确率。同时，减少设备故障的发生。二是要把文书档案管理工作和医院发展的实际情况相融合，对医院文书档案进行现代化管理。三是在医院日常运作中，需要定期对文书档案管理的内容加以总结，并对它进行对应的检查。同时，医院管理者要根据文书档案管理的情况，建立合理的考核制度，对文书档案完成的情况适当考核，使其不断完善。
除此之外，还有一些其他方面的策略。比如，需要对医院文书档案管理制度、责任制度予以完善，建立完善的管理体系，使不同部门、不同岗位职责予以明确化，使档案管理人员更好地履行本职工作。与此同时，需要对医院已有的文书档案管理制度予以健全，如档案资料的借阅。进而，使文书档案管理工作井然有序。
4 结 语
在新时代，完善医院文书档案管理有着非常深远的意义。它的完善有利于提高医院档案管理的工作效率，降低错误率，使文书档案资料得到优化利用。同时，也有利于医院档案管理质量的提高。更重要的是，它的完善是我国医疗事业步入更高发展阶段，走上可持续发展道路的重要基石。
主要参考文献
[1]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导刊，2012（19）：207-208.
[2]李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施[J].中外医学研究，2015（2）：150-151.
文书与档案管理范文第3篇
关键词：秘书人员；职业素养；文档管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
秘书人员在学校的教学和管理工作中起着非常重要的作用。他是领导层的助手和参谋，为校领导的决策调查研究；是教职工的密切联系者，承上启下、协调服务；也是学校文书档案的管理者，用各种文献载体记录学校在各项活动中的历史印记。文档的整理和利用情况直接反映了秘书人员的职业素养，我认为，要做好学校文书档案的管理工作，秘书应具备以下职业素养。
一、职业道德
道德是人们调整自身行为及相互关系的思想意识和行为准则。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵守的，是社会道德在秘书职业活动中的具体表现。秘书人员与领导决策层接触最为频繁，得到信息的时间早，信息量也多，加之学校环境特殊，教职工文化程度和水平一般较高，遇事见解较多，学生群体基数大，若秘书人员不能把“德”放在首位，随意透露领导的意图，将会给学校带来不堪设想的后果。秘书人员在从事职业活动中，必须注重职业道德素质的培养，遵守职业道德规范，注重诚实、守信、求是的工作态度，努力成为一名具有高尚的职业道德素质的合格的秘书。
二、专业素质
1、文字水平与能力
古人称秘书为“常管文书并协助领导处理日常工作的人员”，可见擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。起草文稿是秘书文字工作的重要环节，文稿的起草，通常是由秘书在领导的口授或提示下完成，即由领导口述文稿主要内容，经秘书加工整理；或者是由领导示意提纲，秘书搜集资料，草拟文稿再讨论修改。秘书在拟稿的过程中，要根据文稿主要内容，提出相应的见解或解决方案，这样形成的文稿才能反映基层群众的面貌，从而全面、真实的反映领导的意图和决策，真正发挥好助手和参谋作用。在编写文稿的过程中，对于文字的运用和把握直接反映出秘书人员的文字水平和能力，因此，秘书不但要具备扎实的文字功底，同时还要有广、博、精、专的文化结构。秘书人员只有不断强化基础知识和专业技能的学习，拓宽知识结构，才能适应时展的需要。
2、做好领导的助手与参谋
秘书在学校的日常工作中，要真正发挥好助手和参谋的作用，首先要摆正自己的角色位置，领导与秘书虽说工作目标一致，但职责却是不同的。作为领导的助手、参谋，秘书要为领导编撰文稿，在一些场合为领导讲话，但秘书的工作性质始终是辅、参与性、支持性的，绝不是命令性、指挥性、决策性的，这就要求秘书必须善于领悟领导的工作特点，思想上主动服从领导，行动上与领导步调一致。
其次要熟悉学校教学管理、学生管理流程中的各环节，掌握其中的规律。学校文书档案的管理工作是为决策层提供辅助和服务的工作，它不仅可以协助学校领导和各业务部门做好信息的收集、传递和管理工作，为学校领导和各业务部门提供准确的信息和查询功能；还可以传达学校管理的方针、政策、制度，同时各部门的情况和问题也是通过文书工作的流程向上级报告、请示，按照如此的上下达情，左右疏通，学校的教学和学生管理工作才得以正常进行，保障了学校全面工作的顺利推进。
再次要深刻体会领导的意图，善于用直接或间接的方式，把领导的真正想法弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作主张、越俎代庖。在此基础上，通过敏锐的观察力透析事情的本质和关键，经过深思熟虑，形成有参考价值的意见。在这里要指出的是，协助领导参政尤其要把握好“度”，参政过度，将原本是在幕后工作的秘书放到台前的方法是不可取的；再是不能给领导“馊主意”,帮倒忙, 造成工作上的被动。
3、文书档案管理中的保密
秘书是最贴近领导身边的人，不仅熟悉领导的工作习惯、工作作风，更能掌握领导的最新指示和信息。因此，秘书必须保持很强的保密意识和责任感，稍有疏忽就会带来严重的后果。这就要求秘书人员在任何时间、任何场合，要严格遵守规章制度和保密守则，自觉形成保密习惯，不该问的不问，不该说的不说，不该听的不听，做到“有些事情只做不说”。
三、创新素质
创新素质是指人在先天遗传素质基础上后天通过环境影响和教育所获得的稳定的在创新活动中必备的基本心理品质与特征。创新素质包括创新品质、创新思维和创新能力。
秘书人员面向人群的层面广，承担工作量大，要求标准高，并且不能出差错。所以秘书人员要在具体工作中求新、务实，在工作方法上有所创新，在思维方式上有所突破。在做任何事情时，秘书人员要学会做有心人，将点滴事务记录下来，提炼出自己的态度和看法，储备起来。在对待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，结合工作经验对客观事物进行主观分析，提炼确当的观点，积极稳妥的处理事件。在看待具体问题方面，秘书人员必须客观、实际的深入事实调查研究，坚持站在理性、创新的角度分析和解决问题。能从联系的角度看待问题，从多层面对待问题，不断寻求创新的工作方法，明察秋毫，举一反三，这样秘书的工作效能就会大大提高了。
四、心理素质
秘书工作是一个清高而辛苦的工作，劳心劳力又伤神，随时面对急事、要事、难事；有些事情处理起来时间紧、任务重、要求高，处理不到位还可能会受到领导的责备；别人下班后可以任意支配自己的业余时间，秘书人员可能正在熬夜加班写稿子；他人在节假日陪家人共享天伦之乐时，自己还在单位值班，坚守岗位。工作中秘书是无名英雄，不计个人的名利得失，不畏工作的艰难险阻，兢兢业业、任劳任怨。秘书工作性质决定了秘书人员要具备一颗平常心，宠辱不惊，泰然处之，工作做的好，领导赞赏乃分内之事，理所应当；工作有失误，虽被领导责备，但要及时总结、调整偏差，调节好自己的心态，不要因为领导的责备而灰心丧气，怀疑自己的能力，对工作失去信心。
五、提高秘书人员职业素养，促进文书档案的科学管理
文书档案的科学管理取决于专职人员的知识、素质和能力，提高秘书人员的素质是档案管理科学化的关键。首先要加强业务学习，树立质量管理意识。严格执行质量管理制度，学习档案有关法律法规和管理制度，学习文书档案的识别、鉴定、分类、归档的知识，不断提高业务能力。其次要顺应科学技术尤其是信息技术的发展对文书档案工作提出的新要求，充分发挥积极性和主动性接受新知识，强化学习新业务，坚持终身教育的理念，将信息技术和现代管理等知识相结合，努力将自己打造成为技术型和管理型的综合人才。最后是要强化服务意识。归根到底，档案是为学校教科研、广大师生员工服务的，秘书人员只有正确认识到这一点才能将档案管理作为一种事业对待，热爱本职工作，以精湛的业务能力、极大的服务热情投入到档案工作中。
综上所述，学校的秘书人员一定要以积极热情的工作态度，诚实守信、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，开拓创新，力争为学校的发展、学校领导和师生员工提供更加专业、高效的服务。
参考文献：
文书与档案管理范文第4篇
关键词:高职教育;文书工作与档案管理;教学改革
《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业的一门必修课程,紧紧围绕文秘人员的一大工作重心“办文”。虽然大家都深知这门课程的重要性,但提起对课程的兴趣及掌握程度却又让许多高职文秘专业的学生感到无奈。究其原因,笔者以为关键在“教什么,谁来教,怎么教”的问题。
一、课程现状
一方面,该课程近年普遍使用的教材是高教社出版的高职高专专用教材,该类教材的编委会中确有一些高职院校参与编写,但教材内容体系却一如既往地沿用本科院校的教材模式。尽管教材编写旨在突出高职特色,教材内容也的确紧紧围绕文秘从业人员办文需要展开,但依然存在理论过多、实践不足等问题。
其实,分解来看,该课程包含了文书工作与档案管理两个板块,这两块几乎完全涵盖了秘书工作者所有的文字、资料处理工作,对文秘人员是相当重要的。首先我们看文书工作板块,教材对文书工作的体系、结构、法规、流程等讲解极其全面,然而对公文撰写及文书工作具体处理这两类文秘人员最需具备的能力讲解与练习却远远不够,明显存在重理论基础轻实践练习的问题,使学生对理论一知半解,对实践又不知从何入手,完全不适合高职学生的学习模式。其次是档案管理板块,它以文书工作为前提和基础,在办公文书基础上对文书资料进行整理保存以备查考利用。该板块不仅存在档案基础理论过多、业务知识较少的问题,更重要的是教材中的一些理论在实践操作中已经明显过时,学生学习到的都是些陈旧的理论、方法,既不符合档案管理发展趋势,更不利于毕业生就业。
另一方面,教授该课程的教师多为普通高校毕业的档案及相近专业,或者有些甚至直接是文秘专业其它教师兼任,鲜有真正从事秘书行业或者档案管理实践工作的的人员执教。许多教师尽管一直在从事该课程教学,却从未真正参与的实践工作,只能在专业理论基础之上利用“想象”模式外加互联网搜索获取相关实践知识。不可避免地带来了讲授课程理论有余,实践不足,或者知其一不知其二等问题,无法对学生学习进行深层次指导,直接造成了高职学生对该课程兴趣索然,想学学不好,无法真正达到教学目标,教师和学生都陷入“教师不愿意教,学生不愿意学”的两难境地,导致有些学校甚至打算从教学计划中取消档案课程的设置。
二、改革措施
1.转变教育理念
《文书工作与档案管理》课程作为高职文秘专业的必修课程,其重要性不容忽视,但高职教育的特色要求我们在坚持理论学习的同时,必须敢于抛掉过去那套陈旧的传统教育理念,树立以能力为本的观念,积极培养学生的动手能力、实际解决问题的能力和创新能力,构建新型人才培养模式。高职《文书工作与档案管理》的教学目标应该是:以就业为导向,加强理论指导,强化实践学习,着重技能培养,为中小企业、机关团体输送高质量文秘人才。
2.调整课程内容
作为高等职业教育课程,其特有的教学目的决定其教学内容必须区别于传统高等教育的理论化和研究性,它可以没有“大道”,却必须“包罗万象”。《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业一门实践性很强的课程,要想真正实现学生在文书处理与档案管理方面技能的提高,课程内容设置上必须坚持“实践为主,理论为辅”的原则。理论知识应该表现得更浅显易懂,可以通过“演绎―归纳”的方式紧密结合工作实例展现各种理论知识,让学生对一些关键核心概念及理论的了解从凭空想象到跃然纸上;切忌面面俱到,更毋须论述十行,尤其需要紧抓职业发展脉搏,从市场需求出发,深入市场调研,全面了解用人单位对文秘人员的要求。对新理论新技术要及时更新,为学生就业提供良好保障。高职院校培养的大部分文秘专业学生毕业后都陆续进入我国一些中小型企业,从事文职人员等相关工作,他们主要负责公司文件的形成与办理,年终文件的立卷归档,同时,辅助领导进行决策和日常管理,又需要查阅大量档案资料,因此课程内容应该增设结合秘书工作实际展开的文书与档案管理相关实践工作内容,增加文书业务工作、企业档案及各类新型载体档案管理等相关内容。
3.优化师资队伍
高职院校应该在充分分析文秘专业师资队伍现状的基础上,加强队伍建设,这是提高教师个人实践能力,积极培养双师人才的需要。不仅要通过资格考试等方式设置职业教师准入制度,还应通过具体的实践考评标准进行资格检验,积极倡导教师投入企业进行业务能力锻炼。首先要把教师打造成行业专家再来教书育人。这就需要高职院校加强与企业合作,创新校企合作模式,学校可以为企业提供员工培训,企业更可为学校提供先进技术和专业人员,在校企之间鼓励形成人才的双向流动机制,最大程度地提高师资队伍的综合素质。
4.变革教学方法
传统的《文书工作与档案管理》的课程教学,教师主要采取理论讲解为主,案例分析为辅,课堂死板,教学形式单一。久而久之,导致学生产生厌学、弃学心理。要想真正把这门课程讲活,让学生学活,一方面教师应该努力提高个人实践能力,另一方面更应该从职业特色入手,积极尝试不同内容的不同讲授方法。
(1)学科引入法。作为高职文秘专业的必修课,文书与档案是文秘工作人员的重要工作内容,但学生对文书工作与档案管理十分陌生,要想培养学生的学习积极性,提高学习效果,教师一开始可以从学生熟悉的生活中汲取素材。比如,一些著名的文物档案(如甲骨文等),一些根据档案记载拍摄的历史剧,一些新闻题材中涉及的名人档案,学生自己的学籍档案等等,通过对这些资料的整理、存档增强学生的档案意识,让学生认识到档案与我们的生活息息相关。
(2)实物演示法。大部分学生在学这门课程之前,从未接触过真正意义上的文书与档案,教师可以通过挖掘多种资源,比如学院的收发文登记簿、上级机关来文、档案室具体档案资料等,为学生提供实物、图片或者利用PPT进行演示,让学生产生直观认识,为以后的学习打好铺垫。
(3)案例分析法。案例分析法的引入以“浅入深出”的方式,在一个个鲜活的案例中让学生在对文书工作与档案管理形成双重认识,并且不同的内容可以采用不同的案例分析法。比如公文行文规则,可以通过正反案例比较,引导学生确立正确的行文规则;比如文书处理流程,则可以通过情景模拟进行案例分析,以某一具体公司,具体文件为例,帮助学生进行不同的角色扮演深入文档工作现场。通过“演绎―归纳”的方式在模拟中学习知识、发现问题,既能培养学生勤思考,善分析的解决问题的能力,又能让学生对抽象空洞的理论知识有更全面深刻的认识。
(4)实践教学法。对高职学生而言,学习最重要的目的是学以致用,《文书工作与档案管理》这门课程是一门实践性很强的课程,但由于教学条件的限制等因素,实践一直处于尴尬境地。教师完全可以利用一些本校本土资源,充分开展实践教学。一方面可以通过参观学习的方式,带领学生参观学校文书处理部门的工作流程,参观每份档案的整理归档环节,小到装订编页,大到修史编研,还可以带领学生参观当地各个级别的档案馆,通过观摩及业务人员的现场讲解对档案的存放、检索、利用等进行全面了解,激发学生的求知欲望。另一方面学生要想真正掌握文档技能,必须亲自动手实践操作,学校及教师应该充分考虑学生以后的就业环境,加强与企业合作,安排学生到公司、企业一些文档部门进行实习操作,让学生既更早更快接触现实工作环境,又全面参与具体文档工作流程。这既是对书本理论知识的强化,更是增强了学生的实战技能,在实习过程中发现新问题,掌握新技术,从专业技术操作能力、职业道德规范能力、管理协调能力、基础能力方面综合发展,为以后的就业做全方位铺垫。
参考文献:
[1] 王秀芝.《档案管理学》教学改革培养应用型人才尝试[J].辽宁师专学报(社会科学版),2004,(3).
[2] 王琦.谈《档案管理学》课程中的实践性教学环节[J].扬州职业大学学报,2007,(1).
文书与档案管理范文第5篇
1 做好文书档案管理工作的重要性和必要性
一直以来，文书档案都是单位的重要信息资源，该信息资源的准确与完整将直接影响到单位所制定各项重大决策。因此，作为单位管理者，应对文书档案管理工作给予足够的重视。
首先，要认识到文书档案这种信息凭证的重要性。大多数人群仅了解文献内容具有一定的主观性，但文书档案并非等同于一般文献，其中详细记载着单位员工的个人信息以及单位的真实工作，具有强烈的客观性，且伴随着明显的法律作用；其次，单位文书档案在一定程度上起到了补充国家档案的作用。单位文书档案虽是国家档案的重要组成部分，然而由于国家档案信息并非与单位档案信息一样完整，因此完善的单位文书档案信息有效补足了国家档案中的缺陷[2]；最后则是为社会提供信息服务方面。由于单位的文书档案信息中对各方面信息记录均较为全面，因而能够很好的反映出当前我国社会注意市场经济的发展现状，并能为之后的发展提供相应的信息服务。
2 分析当前文书档案管理工作中存在的问题
2.1 文书档案管理不够规范
目前，我国大多数单位在文书档案管理工作方面依然存在不规范的现象，主要表面在以下几个方面：档号不规范、标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱等。导致文书档案管理不规范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能确定任何监督制度。从而导致目前单位的文书档案管理工作的参差不齐。
2.2 文书档案检索效率不高
随着社会的不断发展，我国已全面步入信息化时代。然而在此新的时代背景下，绝大多数单位的文书档案检索工作并未实现办公自动化，即仍以传统的手工检索为主。此外，部分单位的文书档案管理人员，虽编制出了多种形式的检索工具，用以提到检索的效率，然而由于文书档案数量的不断增加，致使检索的效率始终难以得到有效提到。这是因为大多数文书档案管理人员，其所编制的检索工具过于注重检索内容的数量，而忽略了检索的质量。如针对专题类的文书档案，便未能就题材进行相应的归类。
2.3 文书档案管理人员的专业素质不高
随着时代的不断发展，现代社会对文书档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对文书档案管理人员提出了更高的要求。然而目前，国内大多数单位的文书档案管理人员文化程度与专业素质并不满足时展的要求。在信息化与科学化全面普及的今天，甚至有部分文书档案管理人员仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑应用知识。此外，国内针对文书档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的文书档案管理工作质量始终难以得到有效提升[3]。
3 文书档案管理工作的创新途径
3.1 加强制度建设，提升执行力度
上文中我们提到，缺乏相应的文书档案管理制度是影响单位文书档案管理水平的重要因素之一。加之领导对文书档案管理工作缺乏系统的认知，进而导致文书档案管理工作始终难以得到有效开展。因此，要想做好单位的文书档案管理工作，首先应从制度方面入手，新制度的制定要以原有制度为基础，并在此基础上结合我国基本国情进行合理创新。
具体而言，单位的文书档案管理制度制定应在不违背相关规定的前提下，创建一套符合自身发展规律的文书档案管理制度，其中既要包括文书档案管理的要求、结构、形式以及内容，又要包含一套较为完整的领导体制，已明确在文书档案管理过程中各自的责任[4]。此外，在制定出一套相对较为合理的管理体系之后，单位还应建立一套与之相对应的监督体系，用以确保该制度体系的执行力度。如针对单位的文书档案管理工作，相关领导可定期对其进行评审，从而有效提升文书档案管理工作的效果。
3.2 积极构建文书档案管理信息系统，提升文书档案管理水平
造成我国文书档案管理信息化水平不高的主要原因，除了领导的不重视之外，更多的是由于目前所使用的文书档案管理系统已逐渐无法满足现代社会对文书档案管理工作的需求。目前，单位所使用的文书档案管理系统仅仅实现了档案分级录入管理的功能，至于更方便快捷的全文检索则未能得以有效实现。此外，由于传统的文书档案管理系统未能预留能与OA对接的接口，致使单位的档案数据安全存在一定的风险。因此，要想切实提高单位的文书档案管理水平，相关管理系统的革新与升级势在必行。
3.3 优化队伍结构，提高队伍质量
无论国家单位或是企业，其竞争的核心均是人才，文书档案管理工作亦是如此。对此，作为单位领导者，应该在完善文书档案管理制度的同时加强对人才队伍的建设，从而提高单位的文书档案管理水平。首先，在单位用人方面，务必要挑选具有相应资质的专业人才。其次，针对现有的文书档案管理人员，单位应对其展开进一步的培训，以提升相关管理人员的专业素质，进而提升单位的文书档案管理水平。最后则是要及时清除不合格的文书档案管理人员，从而确保文书档案管理的水平与管理人员的素质均符合社会对文书档案管理工作的要求。
3.4 文书档案实现办公自动化，确保文书档案信息的安全性
随着社会的不断发展，各类电子文档以及现代化办公技术的普及标志着我国已全部步入信息化时代。在此新的时代背景下，单位的文书档案管理工作也应逐步往信息化、现代化的方向发展。然而，为了能够实现文书档案办公自动化，首先针对单位文书档案管理的信息录入工作，应采用统一的专业用于以及统一的技术标准，以满足科学管理的要求。其次，单位应积极建立与文书档案管理工作相对应的档案数据库，规范数据的转入与转出。再次，为确保档案信息的安全，针对文书档案的电子信息除了采取相应的监管措施外，还需进行内外网的隔离。通过建立完善的管理体系，推动文书档案管理工作的自动化办公。
文书与档案管理范文第6篇
一、文书档案实现现代化管理的优势
（一）提高档案归档人员的工作效率
通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。
（二）提高档案的查阅速度
利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。
（三）提高文件的传递速度和安全性
文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。
二、加快文书档案现代化管理的策略分析
（一）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）不断完善和健全文书档案管理体系
为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。
文书与档案管理范文第7篇
1 强化文书档案管理认识，创新文书档案管理理念
将信息化技术应用到事业单位的文书档案管理过程中，需要以先进的思想来指导文书档案管理工作，充分发挥现代信息技术的优势特点，以便能够更好的实现事业单位文书档案管理的信息化。因此，这便需要事业单位的档案管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性，积极创新文化档案管理的理念，将文书档案管理纳入到事业单位发展战略的组成部分。这样文书档案管理工作在以先进思想的指引下，能够更加顺利有序的进行。
2 建立完善的文书档案信息化管理体系，保证文书档案信息的完整性
在事业单位文书档案的信息化建设过程中，应该根据实际情况建设规范化的信息档案建设标准和要求，明确数字化档案资料建设、档案信息安全、档案资料管控等各方面的要求，逐步构建起系统完善的文书档案信息化管理体系，从而确保文书档案资料管理的完整性、真实性和可读性。同时，还应该创新文书档案管理的载体形式，制定标准的文书档案要求，丰富文书档案管理工作的内涵，真正达到事业单位文书档案管理水平提升的目的，为充分开发和利用文书档案资料奠定坚实的基础。
3 强化档案管理人员培训，打造高素质的档案管理队伍
在事业单位文书档案的信息化管理过程中，为了最大限度提升文书档案的管理实效性，便需要强化档案管理人员积极参与培训，全面了解信息技术的操作方法与规程、信息档案的管理方式与原则、信息的汇总和分析，不断提升事业单位档案管理人员的专业素养。同时，还应该强化事业单位档案管理人员的创新意识培养和信息管理思维锻炼，让档案管理人员全面学习档案管理的方法、流程和实务操作，逐步提升档案管理人员的综合素养，为事业单位档案管理实现信息化、规范化、标准化和流程化提供重要的人才基础。
4 制定系统的档案管理制度，优化文书档案管理
为了最大限度提升事业单位文书档案的管理水平，便需要制定系统完善的档案管理制度，增强文书档案管理制度的执行力度，尽量影响文书档案管理的水平。通过制定科学合理的文书档案管理制度，是开发和利用文书档案资料的重要途径，所以需要在以往文书档案管理制度的基础上进行优化和调整，保证所制定的制度与单位发展的实际情况保持统一和协调。同时，需要科学的分配责任，制定完整的领导体制，构建系统的质量监督体系，以规范化和标准化的文书档案管理制度来强化文书档案管理的实效性。
5 加强信息化管理平台建设，强化文书档案管理
文书与档案管理范文第8篇
前言
伴随着十三五的到来，社会发展和科技的进步，特别是网络的普及化程度的提高，越来越要求文书档案管理要准确、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文书档案管理可以说是衡量档案管理水平的重要标准，文书档案管理水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到单位的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案工作科学管理水平和为本公司中心工作服务的工作能力，提高文书档案管理的工作效率，逐步实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化，为本公司和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。
在新时期，人们虽然不断地加深了档案管理工作的意识，但实际中存在文书档案管理与新时期形势不符的现象，出现了多种问题。因此，对文书档案管理的分析具有一定的意义。
1 现阶段文书档案管理的现状
1.1 文书档案管理的规范程度较低
目前有很多单位档案管理的规范程度较低，比如卷宗的分类、名称，文件的档号等等都存在着不同程度的不规范，还有些档案的卷宗出现组卷错乱，文件内缺少目录等等的问题，另外，文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题。档案检索一般分为人工检索和电子检索。电子检索速度快，质量高，是将来发展的必然趋势，但有些单位由于工作人员不熟悉电脑操作，或者因为其他原因没有安装高质量的检索软件，还采用手工检索，这是远远不适应信息化时代的要求的
1.2 缺乏文书工作和档案工作的紧密衔接
文书档案管理工作具体包含两个方面的工作，分别为文书和档案，两者之间具有较为密切的关联性。因此，实际的文书档案管理工作中，有必要将两者紧密的衔接为一体，以此来达到两者互相配合的目的，并构成较为全面的管理体系。可是，在新时期的操作中，一般采取分模块管理的方式，并单独操作，无法构成统一、完善的整体，即便个别单位建立了管理体系，也存在很大的形式化成分，从客观的角度上进行分析，这种管理模式扩大了文书管理和档案管理工作之间的距离，并且使两者产生了一定程度的偏差。
1.3 档案管理水平有待提高
档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA 系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档。
1.4 人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应
文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”，这些人员没有档案管理方面的专业知识，不能快速有效的完成文书档案的管理工作，这将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。
2.完善文书档案管理工作的对策
2.1 确保文书档案管理更为规范
首先，要对现存的文书档案进行整理，剔除那些陈旧失效的卷宗，这样既可以加快手工检索的速度，也可以避免以后使用电脑录入加大工作人员的工作量，其次要对那些比较混乱的卷宗进行重新编排，编排时，对那些无标题，无页码的要重新进行填写。最后，对于那些命题重复、错误或者不清楚的档案资料要统一命题，以避免用计算机管理时出现不好识别的情况。
2.2 做好文书与档案工作之间的衔接。
在档案管理中，文书管理是较为重要的分支。因此，要在档案管理的各个工作环节中逐渐规范文件的相关管理，要求文书人员充分掌握档案工作，并具备档案意识及利用该意识进行文书材料的整理。在应用文件的过程中，需要严格关注文书的一体化与规范化，注重在整体上促使字体、文件格式、纸张等方面的统一展现。此外，在收发文件时，需要及时的进行登记，并确保所收集资料的统一与完整，标注要清晰，要在档案盒中标识相应的资料名称，从而达到简单查阅的目标。
2.3 运用先进手段，加强文书档案现代化管理
办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA 流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本公司文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA 系统软件和档案管理软件的接口，实现OA 办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提
高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。
2.4 提升文书档案管理人员的综合素质
做好文书档案管理工作的另一个要求就是完善文书档案管理队伍建设，文书档案管理对于建设需要全面把握档案人才的入口，企业事业单位更需要结合目前档案管理工作的现状，引进和聘用一些具有文化水平和文书档案管理能力的人员进行管理，优秀的文书档案管理者需要树立现代化的管理理念，全面掌握文书档案计算机管理运用技术，采用更多渠道、多形式进行文书档案管理人员的教育，强化文书档案管理人员的素质。
2.5 着力技术创新，提高服务效率
依托计算机网络技术， 建立高效、方便、快捷的档案信息系统， 更好地服务于单位的发展成为不可逆转的趋势。
（1）要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，转变手工方式可靠的传统观念。
（2）要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与单位物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转。