电子档案管理规范
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电子档案管理规范范文第1篇
关键词：档案管理;规范化水平;有效途径
随着社会经济的进步和发展，不同领域的发展已经逐渐完善并且规范化和制度化。在以往的档案管理中，档案管理理念和档案管理方式较为落后，档案管理存在较多不足，给档案管理工作带来较大困难。作为档案管理人员应当紧跟时展步伐，不断完善档案管理方式，提高档案管理规范化水平。
一、档案管理规范化的必要性
随着我国现代化的建设中，档案管理工作有着重要的作用和意义，档案管理技术也在不断提高。档案管理是国家、企业、个人以及社会组织等形成的各种历史记录。信息化时代背景下，实现档案管理的标准化和制度化，不断提高档案管理的规范化水平。档案工作不是一朝一夕形成的，它是单位或者个人在一个持续时间段内在工作和管理中的积累。它的表现形式是多元化的。对于每个单位档案是一笔巨大的无形财富，它记录了各种历史性的决策以及建设方向，记录了单位的发展以及各种成功，它是企业在市场竞争中增加的重要资本。进行档案管理工作是所有单位发展要求，同时也在我国教育中占有重要地位。我国不断培养技术和实用性人才，用复合型人才培养模式代替传统专业型人才教育方法。不断加强档案管理工作可以使企事业单位培养更好的人才进行正确方向的提供。另外，规范化的进行档案管理工作可以使各项工作水平得到提高，可以提供理论依据促进单位的发展，做好档案管理工作才可以把数据库的作用更好的发挥，使各个部门之间工作的主动性和链接进行提高，有利于整合各类资料，使工作量减少，工作效率得到提高。
二、加强档案管理信息化建设，提高档案管理规范化
信息化时代背景下，信息技术和网络技术快速发展，在新的形势下档案管理需要紧跟时代步伐，促使档案管理朝着信息化方向发展。在档案管理信息化建设中，需要完善相关的档案管理信息设备，改变以往纸质档案载体模式。纸质档案不易保存，储存时间较短，存储空间较大，存在比较大的浪费。借助现代化信息技术和设备，开展档案管理工作，可以改变档案管理工作现状，同时借助网络技术可以及时获取相关资料。借助信息技术构建档案管理信息数据库，制定相应的登录查询平台，用户可以登录数据库，查阅相关的档案资料。借助信息化管理设备可以实现档案信息的分析和利用，保证档案信息的安全、完整，节约档案管理时间。
随着网络信息技术的发展，目前很多档案的管理工作都开始走向信息化和数字化，原有的纸质档案管理工作正在逐步退出历史舞台。所以在目前档案的管理规范化过程中，应该做好二者的结合工作，提升档案管理的桂芳华水平。在很多单位的档案实际管理工作中，纸质档案管理和电子档案管理应当具备独立的管理体系，同时发挥自身的优势相互配合，促进档案管理工作有效开展，提高档案管理工作效率。结合纸质档案管理工作，要保证档案管理工作信息化建设逐步完善，同时做好紙质档案向电子化档案的转型工作。在电子档案管理开展时，可以推动纸质档案管理的开展，促进两者的有效融合，可以促进档案管理更加高效的开展。电子档案管理可以实现快速检索，不断完善档案查找和利用功能，促进两者的融合，借助电子档案管理模式可以从纸质档案中快速查找档案。
三、提高档案管理能力，优化档案服务方式
大多数档案管理人员对新技术和新设备操作方式掌握不足，加强档案管理人员系统化培训，在实际工作中灵活利用现代技术和方式。如工程类档案管理工作中，管理人员需要掌握一定的工程基础知识，能够熟练掌握和操作计算机。同时档案管理人员具备突发事件应对能力，灵活应对突发事件。随着现代技术和现代管理理念的引入，档案管理的服务方式也发生变化，从信息管理逐渐转变成信息服务。档案管理人员经过系统化的培训工作，具有一定的档案管理能力，同时需要改变以往的服务方式，做好档案资料采集、整理和存储工作的同时，同时更加注重档案资料的开发和利用。同时借助网络平台构建信息服务平台，打破空间和时间的局限性，做好各类档案资源的共享工作。所有的档案管理都是为实际工作做好服务的，利用好各类档案信息，发挥出档案的核心价值，不断提升档案管理工作的规范化水平，这是充分发挥出档案信息价值的最有利保证。那么在档案管理工作中，如何体现档案信息的资料价值，可以说是档案管理工作的一项重大课题。档案资料价值开发的过程中，想要发掘档案资料价值，注重社会公众开发度的强化，让大众可以阅读和查阅相应的档案资料，深入发掘档案价值。注重档案资料和实际生活的有效结合，针对一些适当公开的档案资料，适当增加开放程度，利用档案资料促进社会发展。
四、结语
随着社会经济的发展，档案管理工作需要采取现代化和规范化管理方式，不断提高档案管理规范化水平。在实际档案管理工作中，需要借助新技术和新设备，开展综合性培训工作，加强档案管理培养。档案管理工作需要紧跟时代脚步，应当革新档案管理理念，完善档案管理制度，注重信息化建设，完善档案服务方式。
参考文献
[1]陈希.新时期如何做好事业单位档案管理工作[J].农家参谋，2017 （24 ）.
[2]丁文，陈丽.对事业单位档案管理的创新思路探讨[J].中国高新区，2018 （09 ）.
电子档案管理规范范文第2篇
[关键词] 档案管理 信息化 规范化
地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、成果地质资料及信息载体,是地质工作不可缺少的重要基础资料。它充分反映了我省矿产的发现过程、勘查规律、取得的成就、经验教训及地质工作的全貌,是现在和今后地质工作的重要参考。我省的地质档案资料经过几代地质档案管理工作人员的辛勤工作和努力实践,管理水平尤其是档案管理的规范程度大大提高。
1 加强领导,增强档案管理意识
领导重视是关键。任何一项工作如果领导不重视、不支持,许多具体的工作都会困难重重。地质档案管理工作更是离不开领导的关心和重视,领导对档案工作的概念、态度,对地质工作的发展是十分重要的。领导的档案管理意识及对档案的重视程度,决定着他们对档案工作的态度。除了宣传档案资料的重要性外,档案工作人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果也是决定因素。只有不断增强档案管理意识,爱岗敬业搞好服务,充分发挥地质档案资料在科研、生产、二次开发中的作用,才能得到领导的重视。
我馆从上世纪90年代初至今,在厅局领导的重视和支持下,投入了大量的人力物力,档案基础建设进展显著,体现在:档案管理人员人手一台计算机;配备了服务器,建立电子阅览室;添置了空调、除湿机;更新档案柜、光盘柜;档案人员队伍也得到了充实。领导的重视为地质档案资料管理规范化创造了良好的发展环境。
2 加强制度建设,重在基础管理
加强制度建设,是实现档案规范化的前提。我馆从建立以来,根据地质资料的特性和工作要求不断改进管理方法和制度,先后制定了《库房管理制度》、《地质资料进出库制度(借阅库)》、《地质资料进出库制度(备用库)》、《地质资料保密制度》、《地质资料定期检查制度》、《地质资料抢救修复制度》、《库房资料管理交接制度》、《库房温湿度控制制度》;1997年起对馆藏重要的地质资料进行数字化,制定了相应的《数字化地质资料保管制度》;2007年根据国务院《关于加强地质工作的决定》和国土资源部国家保密局《全国地质资料清理工作方案》,对全馆馆藏地质资料进行地质资料的清理工作,制定了《地质资料借阅制度》。从而使我馆地质资料在归档接收、库房管理、借阅利用等每个环节做到有章可循、有记录可查。
3 加强信息化建设,推动地质档案规范化
健全完善档案管理网络,以信息化推动档案管理规范化。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作发展的方向。在搞好硬件建设的同时抓好基础数据的录入工作是实现档案工作信息化的重要基础工作。
从1997年国土资源大调查数字国土工程项目开展以来,我馆先后使用全国地质资料目录信息服务系统、数字化地质资料光盘综合管理系统VIEN3.4、数字化地质资料光盘综合管理系统VIEN3.6、成果地质资料电子文档制作浏览系统(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地质资料制作浏览系统对原有和新增的重要地质资料进行了数字化处理,使我馆馆藏地质资料信息化水平得到很大提升。2007年,我馆与福州思进办公自动化有限公司联合开发了福建省地质资料电子阅览室系统,推进了我馆地质资料查阅利用方式现代化的变革。该软件通过计算机信息化处理和网络技术,实现对数字化馆藏地质资料的智能检索、权限判别、无损调阅、选择打印、实时统计等目标。为保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效地运行,本系统做到了系统处理的准确性和及时性,系统的开放性和可扩充性,系统的易用性和易维护性,系统的先进性。利用者可以准确、快捷地查阅与调阅各类地质资料,使我馆档案管理规范化达到了一个新的高度。
4 提高管理人员素质,加强档案管理规范化
知识经济的到来、科技进步所引发的档案工作变革,给地质档案工作人员一个新的定位。随着改革的不断深化,档案工作也随之发生了变化,以光盘、磁带为载体的电子档案逐步代替纸质档案;地质档案资料的归档、整编、借阅正通过网络来实现。如何适应这些变化和满足新时期档案工作的需要,如何提高地质档案的管理水平,搞好档案管理规范化,档案工作人员综合素质的提高是一个不可忽视的因素。
地质档案资料管理是一门专业性很强的工作,它不仅要求管理人员既要有良好的职业道德,又要有扎实的档案管理知识,还要掌握一定的计算机应用知识。因此,档案管理人员既要加强管理意识,又要掌握现代化管理技能,还必须了解一定的地质专业知识,如地质勘探、物化探、遥感、英语等,加大知识更新度,做一个既懂地质、档案专业又熟悉信息技术的复合型人才,才能适应档案管理现代化的要求。
电子档案管理规范范文第3篇
一、电子档案管理中存在的问题
与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。
1.档案管理观念陈旧落后
很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，将档案工作与保管性工作混同，认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。
2.档案管理不规范
电子档案对计算机系统依赖性强，电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和U盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。
3.忽视电子档案管理安全
档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性，没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统，因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患，因为电子档案和纸质档案比，更容易被修改和覆盖，破坏电子档案的原稿。
二、电子档案管理改进对策
1.制定电子档案管理规范
电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理软件
建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，对电子文件“物理生命”的保护一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，及时更新电子档案的文件结构，加强电子档案的保管，确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒，控制网络中电子文件系统的安全，备份处理，异处保存，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”。
4.加强电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。
（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。
（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。
5.提高档案工作人员素质
电子档案管理规范范文第4篇
关键词：企业单位 档案管理 规范化
推进企业单位档案管理工作规范化是新一轮企业单位改革的重要任务。档案管理工作水平已经成为制约企业单位发展的重要瓶颈因素之一。企业单位应当从档案管理的实际情况入手，对档案管理工作进行全面系统的规划，全面细化档案管理各项工作，不断提高档案管理工作水平。
1.档案管理规范化方面存在的问题
1.1 对档案管理规范化重视不足
规范化是对企业单位各项工作提出的基本要求，目前企业单位档案管理规范化方面仍存在不足，规范化水平较低是制约企业单位档案管理水平的重要问题。首先，个别企业单位没有认识到档案管理规范化的重要意义，对档案管理规范化的特殊性认识不足，没有充分认识到制度规范与程序规范相结合的重要意义，往往在档案管理程序上存在着混乱问题。其次，个别领导对企业单位档案管理规范的重视程度不够，很少过问档案管理的规范化问题，没有在档案管理规范化方面投入必要的人力物力资源，普遍存在重视制度建设轻视执行问题，阻碍了企业单位档案管理的发展。
1.2 对档案管理制度缺乏规范化
档案管理工作依赖严格的管理制度，需要较高的标准才能保证档案管理工作的质量，目前几乎所有的企业单位都建立了档案管理工作制度，将档案管理制度作为企业单位制度体系的重要组成部分，但是档案管理制度建设水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企业单位档案管理制度侧重存储，不注重档案资料的收集，没有在源头上做好档案管理工作。其次，没有开成档案管理规范合力，相关部门对档案管理人员配合较少，导致档案管理部门任务繁重，档案管理人员不仅要负责制作档案，还要进行档案资料的核查工作，遇到档案资料错误，还会出现相关部门的推诿扯皮现象。第三，档案管理规范不符合实际情况，档案管理规范的执行较弱，实际操作混乱，导致管理制度形同虚设。
1.3 对档案管理模式缺乏规范化
我国企业单位档案模式较为单一，档案管理方法过于传统，没能根据实际情况进行有效管理，这样不仅发挥不出档案管理工作的实际效率，而且也不利于利用档案为人民群众服务。首先，企业单位档案管理与行业联系不紧密，没有发挥出行业档案的实际作用，档案管理方式方法过于传统。其次，档案管理主要依靠人工管理，管理水平较为落后，管理效率十分有限，不利于档案管理质量提升。
2.档案管理规范化方面的几点尝试
2.1 统一档案格式
统一档案格式是档案管理工作的前提，也是档案管理规范化的基础工作，企业单位档案管理应当在统一的格式下进行。首先，严格统一事业企业公文用纸，排版格式，装订格式，以及用字规范等，做到企业单位往来公文的标准化，全面提高档案资料的质量。其次，完善公文档案的程序，逐步规范档案的签发手续，有效分配管理档案的审核权限，进一步规范档案资料的标题，对档案资料施行严格的规范检查制度。
2.2 科学立卷归档
立卷归档工作是企业单位档案管理的重点工作，也是企业单位档案管理规范化水平的基本体现。首先，应当严格遵照国家有关档案立卷的基本法规，细致的做好立卷归档工作，严把立卷归档质量关，对不合格文档严禁进入档案。其次，重点把握好相似、重复、无序立卷问题，按照统一的标准体系，恰当的逻辑顺序，分门别类的做好文件的立卷归档工作。第三，正确把握立卷归档的时间，要在文档任务完成以后，且相关资料收集齐全后再立卷归档，要把握好立卷归档工作的主次。
2.3 有效运用档案
档案管理规范化的最终目的是为档案使用的高效化服务。规范化档案管理还应当以有效运用档案为重要标准。首先，借助规范化的档案管理操作手段，消除传统档案管理工作中存在的弊端，全面提高档案管理工作效率。其次，利用规范化的档案管理手段，全面建成标准化的档案资料数据库，为实现档案资料的科学共享，档案的信息化使用铺平道路。
3.档案管理规范化方面的主要措施
3.1 建立科学的规范体系
企业单位档案管理规范化离不开科学的管理体系，应当运用必要的管理体系，全面实现档案管理规范化。首先，根据企业单位实际工作情况，完善档案管理工作制度，积极整合发挥企业单位档案管理工作人员作用，促进管理人员规范操作档案资料。其次，借助科学的规范体系，为档案管理打下坚实的基础，树立良好的档案保存意识，全面提高基层档案管理质量，不断查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科学的档案管理系统，依靠现代信息技术，实现档案管理的规范化，逐步使企业单位档案管理适应信息化社会发展的实际需要。
3.2严格履行各种制度规范
制度规范只有通过全面履行才能发挥出实效，为了提高企业单位档案管理工作水平，应当发挥事业单位档案管理工作各种制度规范的实际作用。首先，要按照档案资料的内容，档案的先后顺序，根据档案的实际情况，在做好分类的基础上，做好w档工作。其次，根据档案的调阅程序，严格把好档案调阅关，严格防止档案资料丢失，切实减少档案管理过程中存在的问题，实现稳定科学的档案管理，发挥出档案管理的实效性。
3.3 加强做好档案保密工作
档案不仅是企业单位主要数据信息的汇总，而且还涉及到单位工作人员的隐私，因此在档案管理的过程中，要对档案管理工作给予足够的重视，避免档案管理出现隐私泄露问题。
4.结论
做好档案管理规范是企业单位发展的重要前提，只有不断提高档案管理效率，才能有效应对各种挑战，做到与时俱进，为人民群众更好的提供服务。目前，应当围绕完善保密制度，在保证档案资料安全的前提下，建立电子档案，发挥档案实际作用，进一步提高档案管理质量。
参考文献：
电子档案管理规范范文第5篇
关键词：档案 管理 信息化
随着社会的发展，经济、文化事业都在高速发展，档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现；是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料，对养老统筹保险等事务有重要作用，所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用，档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐，既面临着机遇有面临着挑战。档案工作与公司同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于公司管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为公司管理建设做贡献，更好地服务社会，提高公司的效益。
一.档案管理信息化的必要性
档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用，立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关，档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的，也在公司的发展中不断的发展进步，有着历史的痕迹，是公司存在的历史见证，在此特殊的情况下，档案室高校历史记录的第一材料，在公司管理中有着无以比拟的重要性作用，同时也是公司发展中必不可少的重要环节，有利于促进公司管理的建设，促进公司的发展。档案安全管理规范化有利于指导公司的工作进程，使公司管理建设连续有序的进行，也是公司管理工作的前提条件。
档案管理信息化的必要性
档案安全管理在公司管理中提供做原始的资料保证，而高校管理建设使为高校培养人才，建设有利的师资，进行合理的人员调配，资源优化配置，为培养更多高素质的人才做准备，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、报告等以纸质文档和电子文档的形式保存下来，真实的记录了高校管理建设的过程，是丰富经验宝贵信息的综合，价值不可估量。而这些文件材料的保存就是依赖于档案工作的进行，是档案工作发挥最大的作用。
二.实现档案管理信息化的具体措施
1.收集和归档。公司档案安全管理规范化，
在公司中，
公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。
2.备份管理。公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，同时在管理中要对公司要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，是档案进行有效登记、及时归档，做到档案的安全管理，最终确保档案的安全，为公司的发展做长远的打算。
3.对档案进行定期核查。档案是否安全，就需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，做到档案的安全，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。
4.对档案进行定期修复。完善档案，特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检，尽量减少不必要的损失。
5.安全存放。不同的档案不同载体的、不容材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类、安全存放、规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，因而档案的安全存放就是需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。
6.珍贵档案、有价值的档案的保管。公司建立相应的档案室，对珍贵档案、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
三，档案管理信息化建设途径
1.更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
电子档案管理规范范文第6篇
1 单位现行档案管理特点
我单位属于1985年成立的正县级事业单位，现行的文件归档仍以纸质文件为主，按照国家档案局的《归档文件整理规则》和《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》归档文件。2011年，实行文档一体化管理系统后重新整理所有文档，纳入电子文档目录管理。现档案室储存有自单位成立以来的各类文书档案、项目档案、图书资料等纸质文件计2000余卷（册）。单位现行档案管理仍以纸质文件为主、电子存储目录为辅的同步查阅、开发和利用的阶段。
2 单位电子文档的起源
随着计算机的普及和数字信息的快速发展，单位无纸化办公系统盛行，越来越多的文件不再需要纸质化处理仅需数码形式存储，这就产生了电子文件。电子文件通过数字设备处理、形成并可在通信网络上传送，最终存储于磁带、磁盘、光盘等载体中，依赖计算机等数字设备即可阅读、处理、存查和应用。电子文件不再需要打印成纸质文件就直接保存，改变了以前档案一体化管理系统里的需打印纸质文件存档、电脑存卷内文件目录的状态。电子文件如何归档？归档后如何管理？如何利用？又如何鉴定销毁？这是我单位档案管理面临的一个新问题。按新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》，结合单位实际情况，本文就单位电子文件的归档管理相关问题进行初步的探索，以此指导单位电子文件归档工作，并推进单位文档管理从自动化初级阶段向信息化管理过程迈进。
3 电子文件的特点
电子文件产生后，归档文件范围就扩大了，包括纸质文件，也包括不需打印而直接保存的具有文件价值的电子文件。电子文件应同时具备文件的基本特征和数字信息的电子特点。
（一）文件的基本特征
1.要求由法定作者制发；
2.具有法定的权威性和现行效用；
3.具有规范的体式和特定的处理程序；
4.具有查询、开发、利用的凭证作用。
（二）“电子”信息特点
“电子”文件即“数字”文件，由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，具有文件的所有属性，又具有电子特点，是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
4 电子文件的产生过程
1.草稿性电子文件：电子文件是形成纸质文件过程的产物，即电脑上出稿子经文件形成过程签发打印后形成。
2.辅电子文件：纸质文件为正本，电子文件为副本。
3.电子文件：电子文件为正本，纸质文件为副本。
4.无纸化阶段：纯电子文件阶段。
5 电子文件的归档
现行单位档案一体化管理系统以目录题名内容为主按件存储查阅，如果题名内容不规范、不完整，档案管理人员很难精准检索到需要查找的文件，一定程度上影响了档案查询利用的效率。电子文件的归档更是如此，存档方式五花八门，归档如果不规范，管理人员很难快速检索到所需文件，这就要求电子文件归档必须规范操作。本文参照《电子文件归档与管理规范》要求，浅析单位电文件的归档方法，提高电子文档的归档利用率。
（一）整理
1.仍以件为单位整理。
2.同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
3.按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
4.参照国家档案相关标准著录电子文件，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和文件的其他应在标识，包括责任者、操作者、背景信息、元数据等。
5.将著录结果制成机读目录和纸质目录。
（二）归档
现行，一般采用以下2种归档方法：
1.逻辑归档。将有价值的电子文件不改变原存储方式和位置直接存储在计算机里，通过网络移交给单位档案室或档案管理部门。
2.物理归档。将电子文件分类集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室或档案部门移交。
（三）保管
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层。
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。
5.归档电子文件应定期读取、检查、登记。按照国家相关要求和标准，档案管理部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
6.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
7.对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原d体同时保留时间不少于4年。
8.归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
（四）利用
文件归档的目的和价值即是开发和利用。电子文件的归档亦为了更好的开发和利用，为单位职能活动提供决策服务。因归档电子文件存储的特殊性，在开发利用时应按相关程序经审批后使用拷贝件，对原件存储不产生任何损坏、影响为前提。开发、利用时需遵守一般归档文件的相关规定。
1.利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
2.利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
（五）鉴定销毁
1.归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
2.属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
参考文献
[1]DA/T18档案著录规则
电子档案管理规范范文第7篇
[关键词]档案管理；信息化；优势
随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，中石化档案管理系统在本企业应用就是其中之一。企业档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、网络技术、通信技术充分运用于对档案信息资源的处置、保存、管理、开发、提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
本文谈谈中石化档案管理系统在本企业应用中的优势。
一、中石化档案管理系统流程板块设计合理，可操作性强
中石化档案管理系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站；共有三个板块，一是CS端的档案管理板块及档案配置板块，二是BS端网页板块――档案网站。
档案系统的业务流程分为6个，收集整编流程档案归档流程档案借阅流程档案共享流程鉴定销毁流程年报统计流程。档案系统功能设计18个，收集整编、归档审批、档案检索、共享管理、鉴定管理、专题编研、年报统计、运维系统、数据管理、提报管理、借阅管理、集团共享、档案推送、归档批处理、库房管理、续借管理、外部接口、温湿度管理。
总的来说系统集档案收集、存储、统计、查询利用等内容管理和电子文件归档接口六大主要管理功能于一身，确保了归档电子文件真实、完整可用和安全，在档案管理中具有可操作性强，可进一步提升了茂名分公司档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础。
二、中石化档案管理系统各板块功能明确齐全，系统性强。
1.中石化档案管理系统档案管理板块
档案管理主要具有业务数据处理，统计，查询的功能，使用对象是档案专兼职人员及系统关键用户；档案管理板块突出点是能提供强大的数据导入导出功能，数据导入功能多样可导出数据模板，进行数据整理后再导入系统相应的档案类中，可以脱离系统进行数据的收集整理。
原文批量挂接方式多样，为满足数字化扫瞄工作的需求，系统还提供多案卷挂接电子原文的功能，为数字化工作提供强大的支持。打破原系统只具有的单一的录入数据及电子原文挂接功能，为数据的收集整编及原文的挂接提供快速的途径，大大提高工作效率；它还可定义个性化录入界面，个性化设置比较强，档案员可以根据自己的喜好对消息提示方式进行个性化的配置，从而满足个人需要。
茂名分公司从去年12月开始业务重组后，业务量大大增加，人员却不增，新人不进，旧员到龄退下，在人员紧张，业务量大增的情况下，档案管理板块的强大的数据导入导出功能及原文批量挂接方式多样，给我们茂名分公司档案员档案数据录入归档，电子原文上传带来了便利，提高工作效率。
2.中石化档案管理系统档案配置板块
档案配置主要是系统配置应用；使用对象是档案领导及系统管理员；档案配置板块突出点是机构管理功能能让系统管理员直观了解现有的行政组织机构；可以对组织机构添加，删除，有效和无效化处理，同时可以对组织机构做排序操作，方便管理。
用户管理功能能对系统用户进行统一管理，统一使用AD域账户作为系统账户有利于用户的统一，为单点登录的实现提供方便；视图配置功能的可以添加、删除视图以及视图目录树节点进行动态配置和管理；多视图展示形式支持同一年度使用多个视图展现形式；不同单位可制定不同的视图显示方式可对视图进行权限控制，可限制视图的使用范围。
档案配置板块的机构管理功能、用户管理功能及视图配置功能；让茂名分公司的档案领导及系统管理员对茂名分公司的38个组织机构、5000人左右的用户，18个档案类的视图目录树，一目了然，无论是从管理、还是查询和使用都带来了方便，节省工作时间。
3.中石化档案管理系统档案网站板块
档案网站主要是档案查询借阅、流程审批、档案编研、推送；使用对象是普通用户及档案管理员；登录后，进入查询首页。左侧为功能区，右侧为查询区。功能区包括个人工作平台、档案检索、档案编研、档案推送。查询区提供所有档案文件的查询、原文的查询、专题查询、视图查询功能。其中档案检索功能包括分类检索、全文检索、跨库目录检索、视图检索、目录检索；用户可以根据这些档案检索功能在权限允许的情况下进行在线查阅，然后走在线借阅流程。
系统提供在线借阅功能，用户可以通过“申请借阅”方式，来取得管理员的授权，只有审批流程通过后，才能有相应的浏览或下载权限。
档案网站板块的档案检索功能多形式化及在权限许可下、安全性保证的情况的在线借阅功能，解决了茂名分公司的38组织机构，不在同一地方办公，对档案利用困难；让档案利用人员来回跑档案室查借阅的落后管理方式已成为过去；电子文件在线浏览、借阅等功能，让茂名分公司档案工作人员工作效率得到很大的提高，让查阅者在网上轻松查阅，借阅，在线浏览，大大提高工作效率。还有就是此网站可以实现中石化查询；建立中国石化统一的档案共享平台，通过统一的共享平台，在权限允许的前提条件下最大限度的达到档案资源共享。
三、中石化档案管理系统与其它业务系统接口相容，兼容性强
建立标准系统归档接口通过标准的系统接口，可以接收各业务系统推送的数据。只要符合档案业务规范，并遵循标准数据规范，即可实现数据的归档，方便本茂名分公司合同管理系统、本地公文管理系统的集成工作。
四、中石化档案管理运维系统部署运维平台健全，保障性强
运维系统部署一套健全的运维平台，有一支技术水平高责任心强的运维队伍，有明确的提报流程，项目上线试运行后，系统使用过程中产生的问题和疑问可通过运维系统网站提报，并进行流转处理。茂名分公司档案管理系统从2013年4月运行至今，档案领导及系统管理员经电话、走运维系统提报流程等提交的问题有二三十个，运维组都一一及时的给予解决，为茂名分公司档案管理系统的平稳运行提供保障。
电子档案管理规范范文第8篇
关键词：中学；电子档案；建设策略
本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上，主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。
1中学电子档案管理面临的新形势
1.1档案使用价值不断增加
电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案，电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息，而且可以延长档案数据信息的保存年限，并且有着极高的数据开发价值。首先，电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求，可以同时供给多方面共同使用。其次，电子档案提供了更详实丰富的信息，可以进行综合的数据分析，可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三，电子档案提高了数据信息的安全性，肩负了时代对学生档案管理工作需要，可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标，全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要，不断完善中学电子档案的质量，才能满足工作需求。
1.2管理标准要求不断严格
在信息技术时代，档案的标准化要求越来越高，学生档案已经不仅仅是由学校保存，而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析，为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高，这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先，要提高档案整理工作的质量，突出档案电子化的标准化水平，在保证档案数据安全的前提下，尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次，保护档案合理规范利用，提高档案管理效率，严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递，可以进行相关数据信息的汇总分析。第三，实现档案管理的统一标准，落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求，经得起相关部门的检查，做到对电子档案事业负责。
2中学电子档案建设存在的问题
2.1领导不重视
初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持，但是，由于学校领导对电子档案管理不重视，导致电子档案建设工作效率较低，没能提高中学电子档案建设质量。首先，学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作，不能保证电子档案制度落到实处，制约了电子档案建设的发展速度。其次，还有的领导存在重管轻用的问题，没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能，致使电子档案的应用价值不高。第三，当前中学生电子档案制作要求不断提高，但是有的学校没能引进必要的设备更新，领导没能在电子档案管理中给予必要的支持，影响了中学电子档案建设的速度。
2.2管理人员素质不高
管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先，兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心，没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次，有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训，电子档案维护效率不高，严重的影响了电子档案建设质量，。第三，还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强，没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作，导致电子档案没能发挥出实际应用价值，因此影响了中学电子档案事业的发展。
2.3管理工作不规范
提高中学电子档案管理水平，源于执行较高的电子档案管理工作标准，形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度，因此影响了电子档案管理效率。首先，有些中学缺少必要的电子档案管理制度，导致电子档案管理随意性大，存在管理疏漏较多，导致电子档案录入不齐全等问题。其次，没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度，电子档案管理制度不适应实际管理工作需要，导致电子档案管理被迫适应形势发展，电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况，学生电子档案管理更应当完善相关制度。
2.4设备不完善
必要的基础设备是电子档案管理的前提，由于电子档案管理作用没能充分发挥，学校领导不重视电子档案管理工作，导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先，有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件，导致电子档案管理的兼容度低，影响了上级和相关学校的调阅。其次，有的学校软硬件设备更新慢，不仅影响学校电子档案管理工作效率，甚至还可能带来电子档案管理工作的风险，使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三，电子档案管理还需要相关辅助设备，而有的学校只配备了计算机和互联网，没能配备必要的扫描仪等，也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件，导致电子档案各类形式单一，没能实现高效存储电子档案数据目的。
2.5上级指导不及时
中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围，而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务，全面加强电子档案的管理工作。首先，教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理，往往只注重学生的电子学籍管理，没能就学校建设的全部档案进行电子化，导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次，还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导，导致学校电子档案管理的专业性不强，影响了电子档案事业的快速发展。
3中学电子档案建设的主要策略
3.1制订严格的电子档案管理规范
为了全面提高电子档案管理工作的质量，减少中学电子档案建设的滞后性问题，实现系统化电子档案管理目标，必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先，在中学推行统一的电子档案管理标准体系，实现电子档案管理的标准化与规范化，做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次，标注好电子档案的内外部特征，保证电子档案是有效数据的集合，提升电子档案内容与形式的准确性，实现电子档案高密度存储，并且加强对电子档案二次加工，全面提高电子档案的质量。
3.2提高电子档案管理软硬件水平
做好电子档案的管理工作，必须使用科学的电子档案的检索与存储工作，要加强电子档案的数据库建设，要根据学校实际情况，建设自己的电子档案数据库，使得关键数据信息得到有效存储，提高电子档案的保存和使用能力。第三，不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训，提高电子档案教师的职业素养，提升学校自身的档案建设能力。
4结论
信息技术的快速发展，为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机，只要不断更新电子档案管理技术，提升专业人员的能力素质，取得相关部门的大力支持，遵照相关工作制度要求，就能提高电子档案管理质量。
参考文献
[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场，2017(3).
[2]陈宝萍.加强我国信用档案建设的思考[J].兰台世界，2013(S3).