档案管理基础知识
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档案管理基础知识范文第1篇
一、管理人员的重要性
电子文件归档后形成电子档案的保存和开发利用，都要靠电子文件、电子档案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。
（一）电子档案管理的特殊性
电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。
⒈信息内容数码化
电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬技术还原后才能知晓。管理人员如不懂相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。
⒉文档处理一体化
电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没了电子文件、电子档案可言。纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，对那些具有保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要进行指导，使生产的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行收集、整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
⒊保管保存技术化
电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
⒋利用形式多样化
档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的保密问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照搬纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。
（二）电子档案管理的困难性
电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案室；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理是由于电子文件的出现而出现的新的事物。我们必须认识到：在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，是一门新型的档案管理学科。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一休，否则就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。
二、电子档案管理人员必备的知识技能
电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理人员，必须具备以下的知识的技能，才能适应其岗位职责的要求。
（一）档案管理基础知识
⒈了解档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分。
⒉掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息反馈技术和方法。
⒊掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；掌握档案库房内外温湿度变化的一般规律; 掌握微生物、鼠类危害档案的防治措施、技术和方法。
⒋了解文件的概念，明确文件及公务文件特点、功能及其表现，划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）电子计算机应用知识
⒈电子计算机技术。电子计算机是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程及发展趋势。懂得电子计算机的运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
⒉电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
⒊现代通信及电子计算机网格技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。
⒋办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体等部门的应用，主要体现在办公自动化和电子计算机辅助设计等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计等基本知识，就掌握了电子文件从产生到动作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
⒌电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。更深入地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。
⒍设备维护知识。电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这涉及到很多的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
⒎标准化知识。电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才可能做好电子文件、电子档案的管理工作。
（三）外语能力
档案管理基础知识范文第2篇
关键词：高职院校 档案管理 档案教学 课程教学
高职院校以培养技术性人才为主要目标，担负着培养面向生产、建设、服务、管理第一线需要的高技能、应用型专门人才的使命。档案管理是一门实践性、应用性较强的课程，旨在培养学生的档案管理能力，为档案用户提供有效服务。但是从目前的实际来看，高职院校档案管理课程的教学效果不甚理想，本文对其中的原因进行深入剖析，并就其改进方向提出了建议。
一、当前高职院校档案管理课程教学存在的问题
1.教学目的偏离，无法实现学生的培养目标。虽然按照教学大纲的安排，将档案管理课程的教学目标定位为“促使学生熟悉、掌握档案管理基本理论，并提升其胜任档案管理工作的能力”，但实际教学工作的开展却多是为了完成教学任务而进行教学，忽略了对学生实践能力的培养。
2.教学方法单一，无法调动学生的学习兴趣。当前，高职院校档案管理课程的教学主要依靠理论教学，即纯粹的课堂讲授，这是一种“填鸭”式的教学方法。根据心理学的研究，乏味的事务会导致厌烦感，长久累积下去，会造成学生的心理疲劳，甚至激生恶劣情绪，不仅会降低学生的学习效率，还会导致对此门课程的强烈抵触感。
3.教学条件落后，无法培养学生的动手能力。档案管理课程的实践性较强，如果没有实际的操作经验，当毕业生走上工作岗位初次面对成堆需要整理的文件时，会备感茫然，无从下手。
4.师资素质欠缺，无法满足学校的教学要求。当前，从事档案管理教学工作的教师主要有两个来源：一是高校档案专业毕业生，二是从事档案管理工作的人员。前者一般经历过硕士或者博士研究生阶段的系统学习，已经全面掌握了档案学专业课程知识，理论基础较为扎实，却缺少档案管理的实践能力；与之相反，从事档案管理的工作人员，少有档案专业出身的，他们较少接受过系统的档案知识学习，虽然具有丰富的实践经验，但是又缺少对档案基本理论知识进行系统阐述的能力。因此，这两种人员均无法满足教学的需要。
5.考核方式死板，无法形成学生的档案知识。目前，档案管理课程考核方式多为书面的闭卷方式，题目80%为书本上的知识点，在这种情况下，学生只要将档案理论熟背于心即可。这种考核方式使得学生从心理上卸下了心防，大大放松了对本门课程的重视，从而导致整门课程结束，学生的档案知识并没有明显提升的不良后果。
二、高职院校档案管理课程教学改进的方向
1.理顺教学目标，把握人才培养方向。高职院校培养的不是理论研究型的人才，档案管理课程的教学目标在于使学生除了掌握必要的档案理论基础知识，应该更注重档案知识的实际应用。因此，在教学过程中，一定要牢牢把握这一主线，着眼于学生未来的发展，在使学生掌握档案管理基础理论知识的同时，侧重加强学生职业技能的训练，力争合格地培养出“厚基础、宽口径、高素质、强能力”的创造性人才。
2.改变教学方法，增强学生档案素养。改变传统教师“重教”的课堂教学观念，转移到学生“重学”的轨道上来，按照“理论――参观――模拟――实践”的“四步教学法”，逐步加深学生对档案知识的吸收与消化能力，才能加强人才培养的效果。
第一步，课堂教学法。基础知识的讲授是前提，这是学生了解档案知识的入门课。教师应该深入浅出地为学生讲解什么是档案、档案的发展史、档案的类型、档案的整理原则等内容，辅以身边的真实案例，将扎实的理论寓教于乐，变成学生乐于接受且感觉趣味无穷的新知识。
第二步，参观教学法。任何一所高校都有自己的档案室（馆），为了加强学生对档案的直观性认识，教学系部或任课教师可以与学校档案室（馆）联系，在条件允许的范围内，将学生引领到档案（室）馆进行实地参观，使学生根据所学理论知识，对应了解什么是档案，什么是档案盒、档案柜、保密柜、消毒柜、温湿度计，让学生观看档案借阅登记表、移交登记表、馆藏统计表等直观性较强的实体。这样，经过“眼见为实”，学生自然加深了对档案与档案工作的了解，对于档案知识的消化吸收具有较强的促进作用。
第三步，模拟教学法。仅有参观的经验远远不够，因为无法满足学生动手的需求。鉴于此，模拟教学法显得极为重要。可选择档案管理的某些工作环节，如档案的查找过程，事先准备一些文件材料，借助学校的计算机机房，让学生现场模拟根据规定的著录条目对这些档案进行著录，然后根据多种检索途径演练查找档案的方法。学生有了切身体会，不仅深化了对档案基础知识的了解，而且初步具备了整理档案的能力。
第四步，实践教学法。在学生经过模拟阶段的操作后，可通过对其工作质量进行评判，针对其不合格的地方进行修正，使学生真正掌握档案管理的扎实本领。此时，要让其真正走上档案管理工作的舞台，在权限允许范围内，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到档案的提供利用，全程参与档案室（馆）的工作，为其以后走上工作岗位奠定扎实的实践基础。
3.改善教学条件，强化课程教学效果。高职院校要为档案实训实践环节的开展搭建良好的平台，如建立档案实训室，购置必要的物品如打孔装订机、装订锥子，制作修裱档案浆糊所用的面粉等等，供学生模拟操作使用；安排学校机房让学生练习档案的计算机化管理；协调学校档案室（馆）安排学生参观学习；通过校企合作建立校外实训基地，为学生创造顶岗实习的机会等等。
4.注重师资配备，提升教师专业水平。高职院校要注重档案管理课程教师的引进和培养工作。档案管理是一门专业性极强的课程，必须对任课教师的专业能力与综合素质进行考量。对于新引进的教师，应要求是档案专业出身，且最好亲自参加过档案管理工作的人员。这些人员具有扎实的理论功底，并具有一定的业务经验和动手能力，能够在教学过程中把抽象的理论知识与实际衔接起来并传递给学生。同时，要实施继续教育制度，不定期地邀请档案理论水平较高的校外专家或档案工作能力较强的高级人员来校对教师在教学、实践等方面给予针对性的指导与培训，并形成长效机制，不断提升教师的专业水平。
5.调整考核方式，实现预期教学目标。要改变以往僵硬的理论知识闭卷考试方式，采取“理论+实践”的灵活考查方法，既注重对学生基本理论知识掌握水平的考核，也要对其实际的动手能力进行现场测试。最可行的办法是在实际操作的过程中进行结构化提问，对操作中所涉及的知识点进行多面考核，这样就可以将理论与实践融会贯通，达到理实一体化的效果，最终实现预期的教学目标。
综上所述，为满足社会对档案管理人才的要求，高职院校档案管理课程的教学改革已经势在必行。这是一个逐步探索的过程，需要不断的创新，高职院校应引起足够重视，锐意进取， 突破传统理念与方法的束缚，以期实现档案管理课程的深入发展。
参考文献
[1]冯荣珍 高职院校文秘专业档案课程的教学教法研究.语文学刊，2011年，第12期，153、163页。
[2]常悦 试论高职文秘专业档案管理课程教学改革.黄河水利职业技术学院学报，2008，（7），第20卷，第3期，68―71页。
[3]许立莺 基于职业能力培养的档案管理课程改革探讨.长春教育学院学报，2010，（12），第26卷，第6期，135―136页。
档案管理基础知识范文第3篇
【关键词】档案信息；应用
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2012）07-0100-1.5
为了增强数据存储能力，方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料，我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台，使大批量的资料信息一次入库成为现实，对科学决策和快速指挥，解决科研和生产上的问题，降低档案人员的劳动强度，提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料，以前需1个多小时才能找到，而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成；之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。
一、档案信息管理系统概述
档案信息管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络、通讯设备等，对地质成果数据勘探开发科研报告进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护，产生有利于科研开发的资料档案信息，支持企业高层决策，中层控制，基层运作的集成化人机系统。
二、档案管理系统建设现状
在网络建设和数据库建设的基础上，进一步将档案资料电子文档保存作为工作的重点，收集大量的科研成果和单机数据光盘，并对电子档案进行处理转输上传服务器，实现网络应用的目的，其基本功能如下：1.网上应用板块：在研究院主页信息管理栏“数字档案管理系统”进行登陆，可查询研究院已归档资料目录；在线填写档案资料借阅申请；下载档案资料专用浏览器在线阅读；实现了在线查询、借阅和浏览的功能，达到资源共享。2.数据管理板块：对各类档案进行著录、转输、形成电子归档章和电子卷脊，打印之后贴在档案上即可。同时还可以对所著资料目录进行维护，提高资料录入的适时性、准确性。3.数据上传板块：在著录完成的第一时间将电子数据上传，使数据可以及时存入服务器，既避免了单机数据存储过多、电子光盘损坏等现象的发生，又方便了科研人员及时查阅资料的需求。4.借阅办理板块：在线办理借阅审批手续，查看登记的在借用户、待借用户和催还用户的信息，及时了解资料借阅和出库情况。5.查询统计板块：可以进行档案库统计、借阅库统计、销毁库统计的工作，具体细化为工作量、馆藏量、借阅量、归还量及销毁记录的统计功能。6.系统管理板块：包括档案管理系统维护、用户管理、角色管理、数据访问规则管理、主题词管理、模版库管理。各板块的应用使资料保密安全工作有了保障。
三、档案管理系统存在的问题
我单位的档案管理系统虽然取得了一定的成绩，但是仍然存在一些问题，下面就现有应用系统进行分析。
档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统，制约了档案信息电子化管理的进程，不能实现数据有效共享，从而重复归档，浪费人力物力；还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，电子档案的准确性、可靠性有多少？不确定；标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我单位档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；电子档案信息化管理工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应；统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求；档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、解决档案管理的对策方法
制订统一的地质成果、科研成果等电子档案管理标准，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、数据结构一致，确保电子档案得到科学保管和高效利用。要保证电子档案的顺利采集、整理和保管，还必须制定电子档案整理的归档范围、保管期限、文件处置表等规范；档案部门必须制订归档原数据、移交原数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，充分考虑档案信息化的应用水平。
确立有效的电子档案管理运行机制，必须实现档案管理的流程再造，形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情，更需要整个企业明确相关责任者的职责。
建设电子档案中心。电子档案中心是科研和生产的重要组成部分，是加强科研信息资源管理的共享性、基础性工程，是在档案电子化发展的成熟阶段，建立电子档案成果共享体系的法定载体，是数字档案馆的初级阶段与核心主体，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于各部门资源共享，有利于规避数字档案散失和损毁的风险，有利于以较小成本维护科研成果信息资源的安全。对未来的总体设想：电子档案中心是以综合档案信息资源为处理核心，利用数字化手段，通过网络实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统和数据仓库，是当前数字档案馆不可缺少的重要组成部分，属于数字信息基础工程。宜采用核心层、中间层和基础层三层伞形分布式结构，通过联合检索的分布式索引技术，各层电子档案数据库互为组成，实现了电子档案信息总量的增值。必须强调的是电子档案中心的关注点在永久保存数字档案信息资源。为解决网络、平台等重复建设问题，利用数据管理中心构建的数据交换平台，在线收集和移交具有保存价值的电子档案，作为流转后在归档范围内电子档案的着落地。
档案管理基础知识范文第4篇
档案工作的性质、任务、目的和内容决定了档案人员应具备以下素质：
一、应具备较高的政治素质
1.有坚定的政治方向
档案工作是一项政治性很强的工作。档案人员必须具有正确的政治方向和高度政治责任感，牢固树立正确的政治观、价值观，在档案工作中自觉贯彻执行党的路线、方针、政策。熟悉企业档案工作相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确的政治方向。
2.有强烈的保密意识
机密性是档案工作的重要特点之一。档案人员应具有良好的保密素养，做到守口如瓶，不该说的坚决不说；同时要有严格的保密习惯，不随便摆放有密级的文件材料，不擅自允许闲杂人等进入档案库房重地，档案数字化管理做好加密措施等等，确保档案信息的安全。
二、应具备较高的职业道德素质
1.爱岗敬业，甘为人梯
档案工作是一项基础性、服务性的工作，它必须通过为其他工作的服务，才能体现自身价值，从而体现档案人员的价值。因此不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案从业人员职业道德素质的最基本要求。
2.尊重档案，尊重史实
档案是历史的真实记录，只有保持档案的原貌，才能真正体现档案的价值。因此据实立档，据实用档，是档案人员应当树立的职业思想和行为准则。无论在什么情况下，都要实事求是，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌。
三、具有扎实的专业知识素质
1.掌握档案学基础知识
一方面，档案是一种知识载体，档案人员要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。从实际出发，档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》等，这是档案人员必须具备的专业知识。
2.掌握相关学科知识
档案工作是一项系统工程，涉及到的工作面广，且其与相关学科的相互渗透日益增强，档案人员还应重点学习和掌握相关学科知识，如历史学、现代管理学、情报学、图书馆学及一定的经贸知识、法律知识等。
3.掌握网络基础知识
档案数字化管理已成为现代档案工作的发展目标。档案人员必须能够熟练运用常用的办公软件，收发电子邮件等计算机网络基本知识，并能够利用扫描仪、摄像机结合其他图像处理软件对一些纸质文件进行数字化处理、加工、压缩成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上传至档案管理网络系统，提供给用户利用。
四、拥有健康良好的身体素质
档案管理基础知识范文第5篇
关键词：学校；档案管理；信息化
中图分类号：G27 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）04-0124-02
随着信息时代的到来，信息化已成为当今世界发展的必然趋势，学校档案资源的信息化、规范化、社会化是社会进步的必然要求。学校档案资源信息化要以档案信息资源建设为核心，以信息技术在学校工作领域的应用为基础，以档案信息资源的社会共享为目标。加强档案信息化管理是加快学校档案现代化的客观要求，也是学校提高档案服务水平的必由之路。
一、档案信息化的定义
所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。
二、档案信息化管理存在的不足
（一）档案信息化建设认识不足
1、从学校领导到教职工，甚至从事档案管理的工作人员对学校档案管理工作在思想上不够重视。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校的经济效益和教学管理上，对学校档案管理工作关心甚少，支持不够；2、一些人没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化。数字档案馆虽然极大地拓展了传统档案馆的发展空间，补充、深化和发展了传统档案馆的职能，但是，档案管理信息化并不意味着能抛开过去的一切，多元化的管理方式才是传统和现代的正确结合。
（二）档案管理信息化的标准化建设有待加强
在我国，档案管理信息化的标准化建设还相对处于较低水平，档案信息的服务能力和共享性较差。一是由于学校在档案信息化建设方面有较大的随意性和分散性。我国的高校档案信息化建设缺乏统筹规划，行政主管部门之间缺少协调，多头管理，各有政策，造成了管理标准化的障碍。二是由于档案自身的复杂性造成了在管理细节上，学校因工作需要建立的各个机构之间缺乏有效的协调机制。各机构之间各自为政，数据结构形式不一，通用性低。三是由于应用技术系统不断更新、换代和标准不断变化加大了档案管理信息化建设的难度。
（三）档案管理信息化人员素质有待提高
档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。然而目前大部分学校在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在档案管理人员配置上，目前很多学校没有规范的章程和标准，工作人员偏少。一些学校甚至没有配备专门的档案管理人员，由从事其他工作的教职工兼管档案。在人员素质上，为数不少的学校通过内部调剂来补充档案人员，这些人员大多数是“半路出家”，没有系统的档案管理知识结构，没有接受过岗前培训，也很少有进修学习档案管理专业知识的机会。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。
三、加强档案信息化管理的措施
（一）面向未来，提高认识
大力宣传档案管理信息化建设的重要性，转变观念，积极为信息化建设提供服务。
1、领导要进一步重视档案信息化工作，档案工作人员也要主动积极地向领导汇报档案信息化建设的现状和问题，宣传学校档案的重要性，争取得到领导的支持，把档案管理工作纳入学校的发展规划。加大对档案管理工作的投入力度，改善档案管理工作的环境。同时，增强广大师生的档案意识，利用各种各样的方式和途径宣传档案，介绍档案和档案法规，从而扩大档案工作的影响力。
2、要切实加强信息化基础设施的建设，配置计算机设备和信息采集设备；遵循“规范、先进、实用”的原则选择符合档案部门实际工作需要的档案管理软件，建起网络管理系统保证网络支持，以满足信息化建设的需要。
（二）统筹发展，规范标准
推进规范化标准的制定和执行，加强相关法制建设，实现档案信息资源共享。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。档案信息化建设必须加强标准建设。具体措施有：
1、宏观调控。档案行政管理部门要立足于大局和长远的发展，在已有档案信息资源管理标准和规范的基础上，进一步完善档案信息化标准规范体系的建设并加强监督和指导，使档案信息化建设有章可循，这样从宏观上避免了各单位之间的不协调性。
2、内部协调。学校档案部门要积极参与电子校务建设。学校应当在电子校务建设的过程中注意档案关系系统和其他系统之间的有效衔接，这样既可以方便电子档案信息的收集，也可以借助网络共享为其他部门提供高效率的服务。要达成这样的功能，离不开标准和规范。因此，学校在内部的各部门之间要切实按照国家已经颁布并执行的档案信息建设的标准规范，制定相关的数据编码标准和数据传递标准等。
（三）着力提高档案标准化、规范化水平
要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。
（四）提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设
档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。
四、结束语
学校档案管理信息化的建设为学校档案管理工作开辟了新的视野和平台，但是也对学校管理提出了更高的要求和挑战。要做好学校档案管理信息化，必须要提高认识，规范标准，从软件和硬件等方面着手，为档案管理信息化建设进程提供充足的动力。
参考文献：
\[1\]王炯.高校教学档案管理工作浅析\[J\].高等职业教育天津职业大学学报,2006,(9).
档案管理基础知识范文第6篇
一、医院档案管理人员的现状
1、档案专业人员素质参差不齐。由于医院的档案管理在医院的发展中起着重要的作用，医院的管理人员对档案管理更加的重视，在档案管理人员队伍建设上，也不同程度的提高了人员的素质。只是目前在我国，医院的档案管理人员出现了不平衡的现状，很多档案管理人员的自身素质不同，在工作中表现出的能力也不一样，有的理论知识好，但是实际工作却差强人意；有的工作人员工作质量较高，但是个人素质较差；还有的工作人员素质较高，但是专业水平较差，这样也就使档案的管理工作出现很大的困难。而这些缺点已经不能够使档案管理工作更好的进行。因此，加大档案人员的培训势在必行。另外，由于是在医院工作，档案的管理人员对于医疗系统的内容也要有充分的认识，对医院的内部结构也要有相应的了解，档案工作基础也要提高，不然都会使工作做的不够完善。而从这些内容中也能充分的看到如今在医院的档案管理上对档案人员的要求，相对于普通的档案管理是有很大差距的。因此，如果医院档案管理的人员素质和专业技能出现参差不齐的情况，对医院的档案管理是有很大影响的，而这些影响对于医院今后的长期发展是一个不利因素。所以，必须要加大对医院档案管理人员素质的提高。
2、档案管理人员对档案的作用和再利用认识不够。档案资源是为人们服务的一种不可再生的资源。因此，在管理上要格外重视。另外，档案在使用上也要利用其使用的价值，很多内容是可以重新研究的，并且能够创造一定的价值。档案管理人员在对档案进行整理时，应该注重档案的归类，同时加强对档案的二次开发，以便使档案的内容达到重塑的目的。
二、新形势下档案管理人员应具备的条件和能力
1、思想上要敬业爱岗。思想意识决定着工作态度，医院档案的管理人员在工作中要树立一个良好的工作态度。由于很多医院档案工作人员是从其他行业转变的。因此，在医院的档案工作中，思想上没有对专业知识的重新改变，依然是原来的工作原则，这样就容易给医院的档案工作带来一定的负面影响，而很多档案人员不能吸收新的管理方式，又不肯学习新的管理技巧，在工作中就会出现很大的失误。所以，档案的工作人员必须要重新认识在职的工作，即用到哪学到哪，在思想上要有敬业的精神，态度上要端正，并且把每一份工作都做到最好。
2、认识上要乐于奉献。目前，很多医院在档案管理上还存在诸多问题，虽然很多基层医院的档案管理很是落后，领导也不重视，对病案管理工作关心不够，而作为从事这份工作的档案管理人员要充分认识到档案管理工作的重要性，认真负责，要自尊、自强，不能因为领导不重视而丧失信心，要克服困难，持之以恒，让单位领导和广大医护人员认识到档案管理的潜在意义。同时要求档案管理工作者要有强烈事业高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意服务的信念，为医院历史留下自己的一笔。
3、知识和技能上要跟上时代。一是随着高科技信息将技术的发展和现代医学模式的转变，市场经济的建立与医院体制改革深入，人们对卫生、健康及信息服务的需求越来越高。档案管理人员必须打破常规，解放思想，更新观念，积极主动的去适应市场经济下的竞争环境，努力学习文化和各种专业技术知识，更新自己的知识结构。转变服务模式，立足开发利用，变被动服务为主动服务，深入临床、科研、教学和社会第一线调查，掌握利用对档案信息的要求和目的，扩宽服务范围，提高服务质量，最大限度发挥档案信息的作用造福于社会。二是学习基础理论知识，掌握档案管理理论和概念，了解档案管理的功能和任务、使用价值和法律作用，掌握现代档案管理知识服务于社会。三是充分利用现代工具服务于档案工作。随着科技时代的到来，计算机技术的普及，人们越来越重视计算机在日常生活中的应用和办公的自动化。而面对档案这种信息量大，范围广的特点，现代科技的应用更是迫在眉睫。而作为一名档案管理人员首先要做的就是能很好的利用这些现代化的工具，例如扫描仪、计算机等。现在档案管理趋向信息化、现代化、科技化，就是从单纯的纸质改变成纸质和电子化的双重保险。能将原手工操作的索引实行计算机管理，供使用时能迅速准确的找到所需物资。档案信息化的利用不能光靠人来完成，可以运用现代统计软件，这就需要档案管理人员需要学习统计学的知识。
三、新时期医院档案人员应具备的素质
1、档案人员要树立正确的理想和坚定的信念。由于档案部门长期处在局限性和封闭性的环境中，常常是被领导忽略的部门。档案人员要不计个人名利得失，甘当人梯。以“科学发展观”重要思想为指导，要具有高尚的道德情操，强烈的事业心，高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。
档案管理基础知识范文第7篇
一、高速公路档案在高速公路建设中的作用
高速公路档案是指在高速公路建设和养护过程中形成的对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。高速公路档案分为科技档案、文书档案、会计档案、实物档案、声像档案等几大类。档案内容主要是工程档案资料、监理档案资料、施工档案资料和日常维护档案资料。其中工程档案资料包括工程准备文件即工程开工以前在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件和建设工程项目竣工验收活动中形成的竣工验收文件；监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等，包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的施工质量保证资料、技术资料、安全资料等，是严格按照规范编写真实的反映施工现场的技术、质量情况的实物资料、视听、图片、影像资料等。此外，还包括工程竣工收后施工单位必须提交的竣工图和高速公路在日常维护过程中形成的档案资料等。这些档案资料具专业技术性强、档案载体形式多样等特点，是高速公路建设与管理的真实记录，是高速公路日常管理、养护维修、更新改造、新建工程设计和施工等各工作中不可或缺的重要组成部分。
2009年4月，我们配合审计部门提供了青银高速公路管理处鹿泉、宁晋、南宫服务区广场、清河停车区广场变更单价审核报告精装饰工程结算、大学城配电线路工程预算审核报告等档案资料，使我们管理处顺利通过了审计；2010年11月，我们利用高速公路建设征地档案资料，彻底解决了赵县收费站土地权属问题，并挽回经济损失两万元；2011年上半年，我们通过提供竣工图、科研成果成果证书、合同、计量支付资料、管理制度、统计数据等档案资料，顺利通过了交通运输部“迎国检”专家组对全线公路的评估；此外，我们还为评职称的专业技术人员提供了大量的人事档案文件，为他们顺利通过职称评定提供了档案服务。
二、高速公路档案管理存在的主要问题
1.档案人员配备不足，素质参差不齐。高速公路在建设管理过程中产生了大量的档案资料，档案管理工作十分繁重，但是受编制的限制，并且档案管理并不是高速公路管理的核心业务，每个单位仅配备1到2名档案管理员，而且大多数为兼职档案员，没有系统学习过档案知识，由于高速公路系统内的档案内容大多属于专业技术方面的，有自己独立的内容及分类整理方法，要求档案管理人员是既要懂高速公路管理专业知识又要懂档案管理知识的复合型人才。有限的管理人员满足不了工作需求，影响了高速公路档案的规范化管理。
2.档案信息化水平不高，资金投入偏少。高速公路档案载体形式多样，档案信息的种类和形式也逐渐丰富，传统单一的档案管理模式已经满足不了信息时代档案工作的需求。而我省高速公路系统的传统档案资料数量庞大，档案数字化建设无疑是一项艰巨的工程，档案数字化过工程中所需要的管理软件及其硬件设备，都需要更多的资金投入。
3.档案意识淡薄，领导不够重视。由于档案业务非高速公路系统核心业务，长期以来又缺乏宣传，领导对档案管理工作缺乏足够的重视，造成高速公路档案管理工作难以开展。
三、解决问题的对策
1.提高档案人员专业素质，培养复合型档案人才。定期对档案管理人员进行全面、系统地培训，尤其要加强档案管理相关法律法规的培训；其次，要进行高速公路档案管理必要的基础知识以及计算机基础知识的培训，完善他们已有的知识结构体系，提高他们的专业技能，使他们具备扎实的理论知识，具备较强的职业素养、较强的责任感、较高思想觉悟水平。
2.完善高速公路档案管理工作的各项制度。要加快高速公路档案管理工作的有效开展，就必须尽快制定和完善一系列的工作制度。以青银管理处为例，我们制定和完善了《高速公路档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《高速公路档案借阅利用制度》《高速公路档案管理人员岗位责任制》《高速公路档案管理人员四参加制度》等一系列档案管理制度，管理制度中明确了管理人员的职责，形成问责制，并加强管理人员间的相互监督，及时发现管理中出现的漏洞并及时解决，确保档案管理工作的有序进行。
3.提高高速公路档案管理工作信息化水平。要不断强化高速公路档案管理人员信息化意识，提高档案信息化管理水平，并注重在档案管理工作实践中的应用。现代技术条件下，信息化管理技术已经被广泛应用到不同领域、行业中，高速公路档案管理信息化是必然趋势，也是提高档案管理与档案服务利用效率的有效途径。应增加资金投入，配备计算机、扫描仪等必备硬件，应用档案管理软件进行高速公路档案的收集、整理、保管、编研和提供利用，从而提高高速公路档案的信息化管理水平。
档案管理基础知识范文第8篇
1.企业档案管理信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。
2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。