档案信息电子化
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档案信息电子化范文第1篇
一、电子文件定义及其特点
所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。
三、档案信息电子化的必然性
档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。
第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。
第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
四、积极应对档案信息电子化带来的影响
电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：
第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。
第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。
第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。
档案信息电子化范文第2篇
关键词：档案信息；电子化；问题；对策
档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。
1 档案信息电子化的作用
1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存
电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。
1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性
电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。
1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本
目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高档案信息的时效性
信息的手工加工程序是选题―选材―编辑―出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。
1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本
传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。
1.6 提升档案部门的自身价值
档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。
2 档案信息电子化现状
2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。
2.2 档案信息资源共享的要求达不到
我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。
2.3 标准化、规范化的工作有待提高
档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。
2.4 档案管理人员的水平有待提高
实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。
3 档案信息电子化的应对措施
3.1 政府要加大支持力度
政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。
3.2 解决好电子文件的保存问题
做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.3 管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3.4 提高档案标准化、规范化水平
档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。
3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
4 结束语
总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。
参考文献
[1]温阳春. 档案信息电子化管理刍议[J]. 企业改革与管理，2014，07：65.
[2]郑晓雁. 浅谈加强档案信息电子化管理的重要性[J]. 长治学院学报，2008，04：88-89.
档案信息电子化范文第3篇
一、档案信息电子化的现状
1．档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2．在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是．层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3．标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因。馆、室藏档案业务基础差，案卷质量不高．特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4．档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5．档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现．使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性．是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件。
三、档案信息电子化的益处
用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处：
1．可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案部门对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用手档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2．缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材-编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化。编者可直接利用机读形式的档案．利用电脑的功能完成信息加工工作程序。快捷地出版二次文献。
3．档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内。企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
档案信息电子化范文第4篇
一、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准。可以把电子文件分为光盘文件，硬盘文件，软盘文件和磁带文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件，硬盘文件，软盘文件，磁带文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备，生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合，而程序文件又有系统软件和应用软件之分，以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件和非数据库文件之件，数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。（2）以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE数据库，FOXPRO数据库，ACOF3数据库，OGOAL数据库等。（3）而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件，超文本文件和纯文本文件之分，文本文件带有一定的格式，超文本文件是集文，像，声于一体的多媒体文件，纯文本文件是不带格式的文本文件（4）以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文伯，表格文件，图文混排文件，数据库文件，图形文件，动态影像文件与声音文件之分。
二、当前电子文档管理面临的挑战
1.电子文件的原始件鉴别和保存、输出形式的多元化。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。（1）电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。（3）电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构，格式的改变为代价。（4）电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采和不同的方式输出。（5）电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体，字号以将电子文件输出，无法从字迹上分辩其原始性。（6）目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
2.电子档案管理需要信息化技术的支持。对于电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，需要计算机技术和数据通信技术的协同管理，如果档案管理人员不懂电子文件形成，存储，传输，检索，利用等技术，就无法对电子文件，电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。此外，对于档案管理人员来讲，怎样保证电子档案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎样确定和保证电子档案的开放年限，保密级别，以及怎样解决跨馆利用等问题，都是必须要面对和解决的问题。
三、档案管理信息电子化的优点
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其长处有（1）可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。（3）档案信息电子化。可一次投入，多次产出，可改变信息加式工作受经费限制局面。（4）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。（5）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。
四、加强档案信息电子化的措施
1.实施电子文档标准化管理。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准，法规，制度的建立。制定出本单位的电子档案的管理规章和制度，制定统一的工作流程。
2.对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，这就需要建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。
3.加强办公自动化系统安全防护工作。首先要抓好信息存储载体制成材料问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命。一般应存入光盘，最好不用磁盘存贮，二是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制，使用文件权限和文件属性等。三是做好数据库备份工作，保证信息安全。罩要在计算机系统上安装防毒软件，预防病毒，防止网络系统遭受到侵害，对电子档案的管理也应做到不坏，不丢，不散，不乱。
4.以人为本，建设复合型文档管理人才资源。电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，电子文档管理的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又难从事档案，又能从事档案，图收，情报等综合信息的管理，文档案室管理人员既要掌握文书知识和又要具备档案管理基础知识，熟练地掌握电子计算机软硬件技术，数字通信技术等。
五、电子文档管理的发展趋势
1.信息内容数码化。电子文件是将文字，图形，图像，影像，声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储，传输，通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
2.文档处理一体化。在电子文件形成阶段，档案人员要参与，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存，同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景，设计思想，数据形式，以及相应的电子计算机软硬件技术等。
档案信息电子化范文第5篇
[论文摘要] 随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的mis系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由dos转向wondows，数据库也由最初单机版的dbascii转向支持局域网操作的foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
档案信息电子化范文第6篇
一、工程设计档案信息电子化的现状
1.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录工程档案系统，工程设计档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
2.工程设计档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
3.工程设计档案信息管理人员的素质有待提高。实现工程档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、工程设计档案信息电子化管理的益处
1.工程设计档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
2.工程设计档案涉及面广，贯穿于工程全过程，档案的信息化可便于工程的管理、设计、技术人员和施工人员对整个工程项目的情况的了解，因此做好工程设计档案管理的信息化不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。工程设计档案的信息化可从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面提供准确、可靠的数据。
三、工程设计档案的特点
档案信息电子化范文第7篇
关键词：电子化 基本建设档案 信息资源 资源共享
随着计算机技术在基本建设全过程管理中的应用和普及，必须把文档一体化的管理理念延伸到基建档案的管理工作中，对基建档案实行纸质文件、图纸等的电子化管理，是对基建档案的完整性、系统性和准确性的有效控制。计算机网络技术的发展，为基建档案管理软件在基建档案管理中的运用提供了技术支撑，基建档案管理软件网络版可以在一个单位内部或网络多用户的环境下，由不同的角色完成基建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，并通过系统管理权限的设定，实现基建档案信息资源共享。那么，如何实现电子化背景下基建档案信息资源的共享呢？笔者认为应做好以下四个方面的工作：
1 基建文件材料收集必须重视电子文件的来源
基建档案是直接记述和反映基建活动的文件材料，必须尊重基建文件材料的来源原则，基建档案来源于建设单位、审批部门、设计单位、施工单位、审计部门、财务部门等环环相扣的职能部门。基建档案材料由工程前期、中期、后期三个阶段组成，即立项目阶段、实施阶段、试运行及竣工验收阶段。三个阶段由不同的单位与部门根据不同的职责形成了成套性基建档案材料。其形成的规律是遵循基本建设的程序，既从基本建设中长期计划，项目建议书、可行性研究到地质、水文、消防、抗震、初步设计、施工准备、施工图设计、招投标、施工至初步验收、试运转、竣工验收、工程审计、决算等各阶段文件材料的形成到转化为档案的分类、整理、编目是一个完整的运动过程。在实际工作中，要将基建文件材料管理工作纳入工作计划，纳入工程建设工作程序及管理部门职责范围和相关人员的岗位责任制，以保证工程文件材料收集齐全完整、准确系统。各单位、各部门要根据基建活动不同的阶段，不间断地对基建电子文件的内容、结构、背景等信息进行及时、全面的收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，保证电子文件的齐全完整，为实现数据资源共享打下良好基础。
由于基建文件材料的来源是多方面的，其产生的文件材料没有采用统一格式的电子文档，某些单位只能形成纸质材料。这就要求立档单位要注重对不同来源的文件材料、图纸、计算书等进行电子数据的转换工作。对纸质材料进行电子扫描处理，对于立档单位基建档案管理软件数据不能兼容的电子文件进行数据接口，这样才能确保基建档案系统文件材料数据来源的齐全完整与准确。
2 使用统一标准的档案软件，为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件
基建档案数据资源共享的实现比文书档案数据资源共享要困难得多，因为基建档案的形成是跨系统、跨部门，而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件，如果各单位不是使用统一的基建管理软件，就会存在着系统文件格式标准和数据库的设置不同等问题，这将影响数据资源共享的实施。
在基建档案管理软件功能方面，软件实用性和灵活性两方面要完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合基建档案管理工作的范畴。软件界面设置的人性化，档案人员跨入计算机管理档案的门槛就会变得很低。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，一是根据不同行业的需求和基建工程管理流程，由用户自行配置系统模块的衔接和使用权限的审核。二是经常使用的子系统，如著录、检索、立卷归档等模块，能提供档案人员根据本单位的管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的科技文件材料实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等。这样，才能适应不同的行业运用计算机管理基建档案。基建档案管理软件必须具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。总之，基建档案软件要让使用人员一看就懂，一用就会，基建档案数据各种操作都应便于掌握，易于操作。只有使用统一标准的基建档案管理软件，才能够为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件。
3 基建档案电子文件格式著录必须标准化
基建档案在基建活动中形成的文件材料，根据载体可以分为文书文件、图纸、计算书。要建立基建档案数据资源共享的著录和检索体系，在各个工作阶段各个职能部门中对文书文件、图纸、计算书等信息进行著录存储。著录的条目和电子文件数据的格式要标准化、规范化，以建立专业性、地区性或全国性的文件中心和联机检索中心。由于文书文件、图纸、计算书等文件材料形成单位不同，因此基建档案管理软件中的工程文件管理模块、设计文件管理模块、施工管理模块、监理管理模块、审计部门管理模块、财务管理模块，如“正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词”等要依据国家的《档案著录规则》标准进行设计；在对各类基建档案进行著录时，各模块所采用的字符、字段也必须一致；此外，单机版的基建档案管理软件也应该与网络版基建档案管理软件的著录格式一致；另外，文书文件、图纸、计算书等电子文本文件、计算机辅助图纸设计、计算书的数据格式也必须一致，这是因为目前的基建档案在运用计算机进行管理的过程中，还很难实现网络一体化管理，只能由产生基建文件材料的各来源单位把基建电子文件数据送到立档单位的档案保管部门，再由档案保管部门的立卷人员对基建档案资料进行数据转换。如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给档案保管部门在对基建文件材料进行立卷、编目时带来不利影响。
档案信息电子化范文第8篇
企业办公自动化形势的日益发展，对企业的档案管理工作产生了很大的影响，无论是对档案信息资料的收集、分析和整理，还是对档案信息资源的开发利用，都需要提高工作效率，与企业的日常办公方式相适应。所以档案管理电子化是新的时代背景下对档案管理工作的新要求，也是提高档案管理效率的重要途径。通过档案管理电子化，档案管理工作中的各个环节都可以通过计算机网络来完成，不仅能够有效地提高档案管理的效率，而且有助于对档案信息资源的深度开发利用，从而提高档案信息的利用价值，为企业制定各项经营决策提供有利的依据。
二、档案管理电子化的现状
在现代化办公的时代背景下，档案管理电子化是对档案管理工作的一项创新。通过电子化办公，能够优化档案管理的流程，加速信息资源的更新，对档案信息资源的分析整理以及开发利用有了全新的方式。但是由于档案管理电子化是对传统纸质档案管理方式的一种颠覆，所以无论是在理念上还是在工作流程的运转上，都存在很大的不同，在实际执行的过程中，还存在诸多的问题，影响到档案管理电子化建设的进程。在档案管理软件的使用方面，目前还没有形成统一的标准，各个企业的档案管理软件在功能以及形式上都存在很大的差异性，所以导致档案信息资源的传递和沟通存在一定的障碍。由于电子化的实施，需要将以往纸质档案中的内容全部录入到电子系统中，这是一项非常庞大的工程，并且在信息录入的过程中会面临各种问题，以前在纸质档案管理时期对于信息检索和分类等都具有很强的差异性，所以在信息录用各个项别之间可能存在一定的冲突。档案管理电子化的全程操作都需要经过计算机信息处理系统来完成，对于档案管理人员而言，这是一项新的挑战，需要不断地加强学习，才能够熟练运用各种软件和功能。同时，档案管理电子化节省了工作人员大量的时间，使其能够将剩余的时间利用在对档案信息资源的开发利用方面，能够进一步开发档案信息资源的价值，为企业的发展提供更加全面的信息。
三、增强档案管理电子化服务手段
第一，电子文件的自动上传收集。档案信息的收集和录入是档案管理电子化建设的首要问题，而在办公自动化的工作形势下，可以充分利用现代化办公的优势，实现电子文件的自动上传功能，由此可以有效地提高档案信息的收集录入效率。在企业内部建立一个档案信息联网系统，档案管理部门与其他各个部门之间可以形成联网模式，从而实现档案信息的高速传递，简化办公程序，提高管理效率。
第二，建立“电子文件（档案）数据管理中心”档案管理部门与企业信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”该中心设在企业档案管理部门，是企业信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。
第三，开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象关于档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
第四，加强横向联合，实现信息资源共享。档案管理电子化模式的开展，不仅是对档案信息收集和处理效率的提升，更加重要的是在此基础上加强对档案信息资源的开发利用，所以应该建立档案信息资源共享平台，加强横向和纵向的资源拓展。加强对档案信息资源的开发利用，就必须打破过去企业内部各个部门之间在信息资源方面各自为政的局面，同时应该借助于档案管理电子化的平台，实现档案信息资源的共享，从档案信息的收集整理，到档案信息资源的传输利用，提高其时效性、实用性以及可靠性，从而提高档案信息资源的利用效率，为企业各个部门业务的开展提供及时有效的信息，从而促进整个企业的健康稳定发展。
第五，注重反馈评价机制的建设。为了进一步开发档案信息资源的价值，应该更加注重企业信息反馈评价机制的建设，对企业产品销售后客户的评价信息进行收集整理，然后经过系统的分析，能够详细地了解客户在使用企业产品后的感受以及相关的建议。企业在对这些信息进行综合判断后，能够对企业的经营发展方向进行适当调整，从而更加适应市场的发展需求，有利于企业的长效发展，这对档案信息资源的开发利用具有重要的意义。
四、结束语