毕业生档案管理规定
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毕业生档案管理规定范文第1篇
论文摘要:学籍管理是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。结合工作实际，针对中职学校学籍档案的管理进行了论述。
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。职业教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作，但是又和普通教育不同，职业教育的学生层次差异较大，使得职业教育的学籍管理较普通教育管理难度更大。
一、当前中等职业学生学籍档案管理存在的问题
(一)人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。
人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。
(二)电子档案网络化管理存在瑕疵
学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得以实现的一种行之有效的手段。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善等等。这些都将随着电子档案的不断发展而鱼待解决。
(三)档案作用发挥缺位
在学生就业进入市场用人机制的大环境下，学生学籍档案作为记载学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用。目前中职学生学籍档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生学籍档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。
二、加强中职学校学生档案管理的对策
(一)提高认识，树立现代化档案管理理念
随着中职学校教育改革的不断深入，档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要实现从上到下的思想转变。一方面，作为学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学校档案管理现代化建设的重要性;进而转变传统的档案管理理念，强化档案管理意识，以科学发展观指导学校档案管理的现代化建设。另一方面，作为档案工作人员，必须更新档案管理理念，突出档案管理的信息服务功能，加强对学校档案信息的综合分析和深度利用，实现学校档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把学校档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部，使档案人员立足于学校档案资源的开发利用。
(二)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
1、规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
毕业生档案管理规定范文第2篇
随着信息化技术的发展和使用，高校的政务管理和学籍管理也逐步信息化，给高校日常管理带来越来越多的便利，提高工作效率。然而，大学生档案管理却还延用着传统纸质档案的管理模式，档案管理员工作理念还停留在档案“看管”的层面，不能发挥其为就业服务的功能。目前，我国的高等教育已经进入了大众化阶段，大学生的就业压力越来越大，已成为社会关注的焦点。依托信息化技术，建立大学生电子档案信息系统，为大学生与用人单位提供交流平台，发挥大学生档案为就业服务功能具有深远的意义。
一、传统档案管理在就业服务中的现状分析1.管理模式落后，制约其就业服务功能经过企业走访调查发现，除了国家政府机关、大型国有企业比较重视应届毕业生入职前的档案查阅外，众多的民营企业和私营企业很少在招聘时进行案查阅。档案查阅更多是放在入职后或是转正时，档案利用滞后情况严重，不能真正发挥其为就业服务的功能。究其原因，主要与我国学生档案管理模式有关。其一，高校学生档案管理模式及观念比较陈旧，档案管理员对档案管理只停留在“看管”的层面，很少对企业开放学生在校档案查阅服务。如果企业想查阅学生档案，则必须向各高校就业指导部门、系部、档案室等相关部门提交申请，涉及部门多，手续繁琐；其二，根据我国人事档案管理规定，除国家机关、国有事业单位（或其上级单位），大中型国有企业单位有人事档案管理权外，一般私营企业、外资企业和合资企业是不具备人事档案管理权。因此，很多企业在招聘和录用大学生时，都很难有机会看到大学生个人在校期间的档案。档案功能只是停留在资料的收集，不能发挥其在就业服务的功能。2.档案内容陈旧，可利用率低目前，高校学生档案绝大部分还是延用传统的管理方式，档案内容陈旧，与社会需求脱节，可利用率低。首先，档案资料单一，内容陈旧。高校学生档案主要包括高校招生录取材料、党（团）材料、奖惩材料、学籍表、成绩单和体检资料等；其次，档案管理与就业市场需求脱节。高校档案管理人员大多不参与学生就业指导工作，他们认为自己的工作就是管理好档案就可以了，不会主动去了解就业市场，影响其对大学生档案在就业中的作用认识；再次，传统的纸质档案容纳信息有限，统一化、标准化的档案内容又使得档案管理流于形式，空洞无物，不能真实反映学生个性特征和个人能力。然而，用人单位除了了解毕业生的学业成绩和专业能力外，更想深入了解他们在校期间的综合表现。然而这些资料在传统纸质档案中无法记录，难以考察，致使用人单位无心去查阅毕业生纸质档案，纸质档案失去了原有的价值，降低了纸质档案的利用率。3.评价主体单一，缺乏可信度高校大学生档案评价延用传统评价方式，主要是学校对学生的评价，没有形成学校、教师和学生多种主体共同参与，交互作用的评价模式。这种评价模式由于参与主体单一，忽视了学生和教师的评价价值，容易出现评价的片面性。此外“档案优化”现象严重。个别高校则为追求高就业率，促使毕业生顺利就业，不惜为学生进行“档案优化”。例如，《高校毕业生就业推荐表》“优化”。《高校毕业生就业推荐表》是毕业生在校期间最为重要的综合评价材料，也是企业录取毕业生时的重要参考依据。但在院系推荐意见栏中，出现了不同程度的“优化”，或是使用统一的评价模板，评价不能体现个性差异。以上的行为在高校中屡见不鲜，致使档案信息的真实性大打折扣。这不仅影响到用人单位选拔优秀人才，而且干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
二、大学生电子档案在企业招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本电子档案借助信息技术优势来管理每名大学生大学期间的成长档案，能详细地记录了每名学生在校期间的学习情况、奖惩情况、实践活动情况、心理情况及诚信记录等。企业在招聘时可以通过指定的网络端口进入学校毕业生资源库，可以快捷查询毕业生们的信息材料，并结合岗位职业能力要求设置筛选条件，从中筛选出符合条件的学生进行面试。这比一个个查看毕业生纸质材料或纸质简历更加便捷和节省时间，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人单位全面了解学生综合能力面试是每个毕业生进入公司工作，获得就业机会的必经环节。用人单位通过和毕业生面对面的面试只能获得对学生的直观印象，而对于学生本人大学期间的学习情况、专业竞赛、社会实践和诚信等综合素质却很难以一时进行考察。大学生电子档案则系统记录着学生在校期间的学习、生活、实践和诚信等情况，可以更全面展示毕业生的综合素质和整体形象，有助于企业在招聘中更为直观而全面了解学生综合能力，提高招聘成功率。3.为用人单位与毕业生提供信息交流平台电子档案系统不仅可以反映学生本人大学期间的学习情况，同时还能完整，清晰反映学生品德表现、干部经历和社会实践活动等综合素质的情况，是毕业生学习成长的一个记录，也是非本人提供，是为他证的证据。其可以作为向用人单位自我推荐最具权威性的凭据，也是用人单位挑选人才的主要依据。高校通过建立在校生电子档案，并向合作企业开放毕业生电子档案查阅服务，使毕业生档案信息得以在毕业生和用人单位之间进行有效交流，有效地帮助毕业生实现就业，为用人单位与毕业生提供了信息交流的平台。4.提高“人―职”匹配度企业招聘的主要途径有：现场招聘会、内部选拔、网络招聘、推荐、中介、媒体等，当中效率最高为“推荐”。它的好处在于推荐者一般比较熟悉招聘企业的具体要求和待遇情况，同时对被推荐者的职业能力和综合能力也比较了解，所以在推荐人员时也会有的放矢。电子档案则类似于推荐者的角色，它可以根据企业的招聘要求，通过信息处理技术，在现有的毕业生数据库中“推荐”出与招聘条件高度匹配的毕业生供企业招聘。而经“推荐”选出来的毕业生，其个人的职业能力和求职意愿与企业需求吻合度也相对会高些，从而提高“人―职”匹配度。
三、完善大学生档案管理，发挥其为就业服务功能1.与时俱进，实现档案信息化管理21世纪是信息化时代，信息技术的运用给社会带来了众多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐渐运用信息技术进行管理。例如：高校的政务管理和教务管理工作均进行了不同程度信息化管理。然而，大学生的档案管理还延用着传统的管理方式，影响了学生档案在就业服务中的作用发挥。为了更好地服务于毕业生就业，大学的学生档案管理部门应当与时俱进，借签国外档案管理的先进技术，实现以计算机为主要管理手段的档案信息化管理。这不但能使学生档案管理更加规范化和有序化，极大地扩充大学生档案的信息量，还能为用人单位提供便捷、真实、可信的毕业生信息，使其更好服务于就业工作。2.转变观念，扩充档案内容要完善大学生档案管理，体现其就业服务功能，除了进行信息化管理之外，还要扩充档案内容，使其更加全面展现学生个人综合素质。要首先从观念上做转变，传统档案管理只是把学生档案看作是学生学籍资料的简单积累，到了毕业时才把所有的资料进行收集归档，这样的档案管理方式使得档案变成一个“静态”的资料袋，不能反映学生的全部，更不能体现学生的个性化差异。档案管理部门应树立新的档案管理理念，根据社会发展和用人单位的需求，扩充档案内容，为用人单位招聘高校毕业生提供更为全面、权威的信息。3.创新机制，实现全程化管理毕业前的资料集中汇总和整理归档是传统档案管理的惯例操作方法，档案管理员的职责只是简单的档案看管和毕业前的档案归档。这种传统的档案管理模式不能充分调动档案管理人员的工作积极性，影响其工作效果和为就业服务的功能发挥。为更好调动档案管理员的工作积极性，形成就业工作全员参与的工作机制，我们要创新机制，实现档案管理全程化。首先，建立以高考电子档案为基础的初期电子档案。2001年始，各省陆续实行网上高考招生，考生档案进入了电子化阶段。考生未进入大学之前，高校老师就可以通过考生电子档案提前了解每名学生高中期间的学习情况。这为辅导员和班主任老师进行新生管理、学生干部选拔和军训工作提供了便利。其次，建立大学生在校期间学习成长电子档案。在高考电子档案的基础上，为每位在校大学生建立个人学习成长电子档案，档案包括学习成绩、干部经历、奖惩情况、实践活动、心理健康、诚信记录、职业规划和师生评价等内容。详细记录了学生从入学至毕业期间每个阶段的学习、生活、实践和教育评价，真实反映学生的成长过程，有利于企业更加全面了解学生综合素质。最后，建立毕业生信息反馈档案。电子档案的好处在于方便管理和保存，学生毕业后电子档案还可以继续发挥其就业服务功能。建立毕业生信息反馈档案则是利用电子档案方便管理和保存的特点，便于高校对毕业生就业情况进行后续跟踪，了解市场对人才需求的要求，并根据反馈信息，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。总之，在信息化时代，利用信息技术进行大学生档案管理，建立大学生电子档案，是社会经济发展要求，也是顺应用人单位的需要。它不仅提高档案管理效率，促进大学生进行职业规划，还为毕业生和用人单位提供招聘交流的平台，有利于毕业生就业，有利于用人单位选拔人才，同时还有利于促进高校自身建设。
毕业生档案管理规定范文第3篇
我国流动人才人事档案管理在组织部、人社部的相关政策指导下，在机构设置、岗位职责、人员结构、归档范围、档案数量等各面都取得了较大进步，促进了人才的选拔录用和合理流动，为流动人才的工龄计算、社保缴费、职称评审、权益保障等提供依据，维护了流动人才档案的真实性和严肃性。但是随着人事制度改革的深入，流动人才人事档案管理制度、管理模式、管理手段及人员结构等都已难以适应新形势的工作需要，在实际工作运作中表现出了诸多问题，亟待解决。现阶段基层流动人才人事档案管理中存在的问题具体如下:
1．1个人“弃档”、“死档”现象较严重
“弃档”就是流动人才把档案放在人才服务中心或其他人事档案管理机构后，长时间不与存放单位联系。我国每年有6百至7百万的大中专毕业生流入社会，除极少部分进入机关事业单位或大型国企就业并接收档案外，其余大部分流动人才的档案管理意识比较淡薄，还未深刻认识档案管理价值，常常是学校把档案放在相关机构后流动人才本身却置之不顾，一些无人问津的档案最终成为“死档”。目前，我中心就存有历年大中专毕业生和辞职人员档案5100多份无人问津，最早的竞是1983年的中专毕业生，另外每年还以700多份的毕业生档案递增，这其中绝大部分若干年后也将成为“弃档”、“死档”。
1．2人事档案过于注重管理
在人事制度改革过程中，不少人才服务中心或其他人事档案管理机构在流动人才管理与服务上做了一些相应调整，但是管理模式和手段依然处于较原始的层面上。以我中心看，本中心流动人员档案管理基本上只关注流动人才档案的接收、分类、保存、装订、传递流程，忽视了档案的收集、鉴别、开发和利用。由于受人员和涉及面广、情况复杂等原因限制，对用人单位的一些不良行为不太重视也没有办法主动去收集和介入，影响了流动人才档案管理与服务能力。如，一些用人单位经常在无档案、无党团组织关系、无原单位证明情况下用人，即使有档案，也不太重视档案审阅、整理、甄别、归档工作，造成个人档案内容不完整、时间中断等，对养老保险、权益保证等都产生不利影响。
1．3流动人才人事档案与人员流动存在“脱节”情况
一些地区或用人单位为吸引人才实行“三不”政策，其中一条就是接受不带人事档案的人员，造成原单位有档无人，新单位有人无档，“人档分离”的现象非常严重，在我中心这样情况十分常见。由于这些情况的存在，新用人单位对人员的学历、背景、能力、原单位工作情况等了解不足，可能在岗位安排上存在偏差，甚至出现违法违纪人员被重新任用到重要岗位而出事故，降低了人事档案利用率，影响了人才挖掘与利用成效。比如，我县乡镇一罪犯逃往外地，重新就业后又违法，在外地司法机关追查到原单位后才被发现是逃犯。
1．4档案材料收集欠佳，缺乏补充
人事档案内容包括各种履历表、登记表、学历背景、工作表现等一系列内容，但是由于对档案材料收集工作不够重视，补充更新不及时，使得人事档案资料不完整。比如，有的人在非公有制企业工作，且该单位与存档管理单位无隶属关系，企业对流动人才在工作中形成的档案材料收集不够，形成不了完整的“经历链”。我中心一些人事档案在以上情况影响下，档案材料因为长时间的无更新、无补充，使得档案价值贬值、功能退化。
1．5流动人才档案管理规定与制度未落实到位
从现实的人才档案管理情况看，上级文件所提出的规定、制度等并未得到彻底的贯彻落实，出现多头管理，一些社会中介参与管理的情况，造成流动人才档案管理较混乱。有的大学生毕业后直接把档案存放在人事档案管理机构，由这些机构管理档案;有的大学生毕业后进入企事业单位后，把档案转到工作单位的档案管理机构，由用人单位管理档案。比如，石化、广电、银行、卫生、教育等单位都有专门的流动人才人事档案管理机构，而有的大学生对档案管理价值认识不到位，直接由自己保管档案，导致档案成为“死档”，档案价值得不到充分发挥。
1．6档案管理手段匮乏，管理人才缺失
就目前而言，基层流动人才档案管理的创新力严重不足，管理模式、管理手段一直停留在过去，缺少对档案的有效管理。特别是在管理手段上，尚未完全实现信息化，电子档案较少，还处于手工编辑、检索层面上。我们知道档案管理是一种较枯燥的工作，人员流动较频繁，造成档案人才紧缺。而且，人事档案管理机构在职工培训上偏重于理论讲解，实训操作训练不足，部分管理人员实践能力与服务能力不高。
2、基层流动人才人事档案管理中问题的应对措施
2．1加强宣传教育，使流动人才认识到档案的重要性
档案是一个人背景与经历的一个原始记录，与养老保险、职务晋升等息息相关，它的管理工作是一件非常重要工作。为增强毕业大学生的档案意识，各档案管理单位应与辖区内各高校建立合作关系，举行档案宣传活动，并在就业指导教学中应积极宣传档案的重要性，提高毕业生对档案管理的重视程度，加强档案的维护、管理与追踪，绝不允许学生自带档案，应把档案转至用人单位的流动人才人事档案管理中心或直接寄回生源地人事人才服务中心等部门，以免档案成为“死档”或“弃档”。
2．2提高对流动人才人事档案开发利用的重视程度
档案管理，既要注重档案保管，更要重视档案的开发与利用，只有这样才能发挥出人事档案的真正价值。所以，档案管理机构应提高对流动人才人事档案开发利用的重视程度，确保档案的真实性和完整性，提高档案的利用率。在档案开发利用上，切实落实“三龄一历”审核工作，促进档案升级达标。同时，是否如银行个人征信系统一样，加快建设全国流动人员人事档案通用信息库，形成以电子档案为主的档案体系，实现全国流动人才人事档案信息化，便于档案的查询、开发与利用。
2．3坚持落实集中统一、归口管理原则
根据我国的《流动人员人事档案管理暂行规定》内容，我国在流动人才人事档案管理上遵循集中统一、归口管理的原则，任何用人单位都要严格按照这一原则进行流动人才人事档案管理，可减少“人档分离”现象。比如，我县规定流动人才档案由县级以上(含县级)公共就业、人才服务机构及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他无授权单位无权接受流动人才档案，进一步规范了流动人才档案归档行为。或者，成立“档案管理服务中心”，集中统一管理本辖区所有的人事档案，既能精简档案管理机构，又能减少用人单位卡档现象，确保档案安全。
2．4实行规范化的档案管理
在流动人才人事档案管理中实行规范化管理，确保档案材料收集齐全、内容真实准确。在档案材料收集上要坚持“求深、求广、求精”，加强材料内容鉴别，提高档案内容深度与广度。收集过程中应做到“口勤、手勤、脚勤”，扩大收集范围，拓展收集渠道。在档案材料收集上，除了传统手段之外，可以利用现代化技术。如，流动人才服务中心与各组织单位建立联动机制，档案人员主动和档案材料形成部门取得联系，及时把能反映业务水平、职务变动、工作变动、考核培训、工资调整等的最新材料收集归类，整理后归档，以充实人个人事档案内容。
2．5加强与公、检、法、纪检、保卫等部门的联系
加强与公、检、法、纪检、保卫等部门的联系，收集流动人才违犯党纪国法而形成的处分材料、个人检查材料以及甄别复查结论和判决书等方面的材料，然后整理入档，提高人事档案的完整度。同时，建立人才诚信档案信息系统，作为人事档案的补充，为用人单位提供所用人员的个人诚信评估报告和诚信查询服务。如，我县在现行中就建立了公、检、法、纪检等部门与相关档案管理部门的定期联席会议制度，各单位有存在相关人员的违法违纪情况互相通告并将形成的处分材料、个人检查材料以及甄别复查结论和判决书等相关文件、材料送交一份给人事档案管理部门存入个人档案。
2．6加强培训力度，提高管理人员业务水平
抓住人事制度改革的契机，不断提高流动人才人事档案管理的改革与创新力度，实行开放式管理模式，借助信息技术创新管理手段，优化服务能力，适应现代化的档案管理需要。同时，完善激励机制以积极吸引优秀人才，加强在职人员知识更新和实践操作培训，如存贮、防护、扫描、微缩照相等方面，熟练应用网络办公和现代科技工具，提高档案管理人员业务水平。根据上级规定从事档案管理人员每年必需完成相应课时的在职继续教育学时，才能从事档案管理工作。
3、结束语
毕业生档案管理规定范文第4篇
一、中学教学档案管理的基本任务
（一）贯彻落实档案工作的有关政策法规，遵守档案管理工作规范，认真执行学校档案管理工作的相关规定；（二）在学校综合档案室的指导下，及时收集工作范围内有价值的教学档案，按要求进行整理、分类和统计，做好教学档案资料的立卷、归档；（三）按时上交综合档案室收存保管的档案资料；（四）按规定妥善保管留存的档案资料；（五）在规定的范围内开展教学档案资料的开放和利用工作；（六）积极参加各类档案人员业务培训，不断提高业务能力和管理水平。
二、中学教学档案管理的基本要求
（一）学校教务处、教研处（室）以及各年级和各学科组要把档案工作纳入部门工作计划，做好档案管理的布置、检查、总结和验收、移交工作。要指定至少1名管理人员兼职档案管理，并将档案工作纳入管理人员的职责范围；（二）教学档案实行分类管理，编目装订，同时应充分使用现代化电子档案管理手段，并实行纸质和电子档案双份保管制，使教学档案绝对安全。凡具有保存价值的档案资料，均填写卷内目录和备考表后归档；（三）归档的文件材料必须真实准确、书绘工整、声相清晰。案卷标题要简明确切、文字工整清晰，材料字迹及装订等均符合归档要求。（四）建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的凭证和参考作用，充分体现教学档案的评价作用和社会价值。同时，要保证档案资料的真实、完整、准确、系统，具有科学性和系统性；
三、中学教学档案管理的归档范围
中学教学档案可以简单分成教学管理和教学活动两大类进行立卷归档，在立卷时按同类别的时间先后顺序进行组卷，使其具有一定的内部逻辑联系，便于日后查找利用和管理。
（一）教学管理类，具体包括：
1、上级主管部门有关教学和教研工作的各类文件和学校关于教学和教研工作的汇报、请示和批复等。
2、学校有关教学和教研管理工作的规章制度、办法、规定及其它管理要求。
3、学校教务处有关教学工作的计划、总结、教学工作进度安排，教师听（备）课、教师调（停、代）课、“六认真”教学、“支教”的常规管理。
4、各学科组集体备课讲稿、优秀教学案例、各种教学讨论和反思、心得、各类听评课记录等；试卷分析及考试分析、总结。
5、录取学生榜示、分班名册，毕业生（结业生）名册、毕业证发放登记册、高考录取名册。学生学籍、学籍异动（休、复、退、转、升、留）管理，各级三好生、优干生名单，学生违纪通报处理情况等。
6、教研处（室）有关课程设置、教W用书、课改方案，课题立项、审批、中期检查、结题验收材料等研究情况和资料。教学常规、教学质量评估、教学督导等资料。
7、教师业务档案、师德专档和专（兼）职教师基本情况登记表。
（二）教学活动类，具体包括：
1、各年级半期、期末、模拟、会考、高（中）考成绩册，各类学科竞赛成绩、表彰奖励等。
2、教师教学竞赛、公开（示范）课教案资料与获奖情况统计，学生评教情况统计。
3、教学实验课活动，选修课活动安排和情况统计、教学反馈等。
4、教师专项培训活动，送教下乡、教学对点帮扶、支教等教学活动情况。
四、根据学校实际情况，按档号、分类和保管期限制作一张《中学教学档案管理明细表》（略）进行详细分类，立卷建档管理，这样就一目了然。有了这样一张详细的中学教学档案管理表，再注意日常留心收集相关资料，并及时分类和归档，就会使后面的保管和利用更加得心应手。
毕业生档案管理规定范文第5篇
关键词：高职 顶岗实习档案 现状 调查 研究
教育部为规范和推进职业院校开展学生顶岗实习工作，出台了《职业院校学生顶岗实习管理规定（征求意见稿）》。其中，第23条明确规定学校应当组织做好学生顶岗实习材料的归档工作。因此，构建与之相应的顶岗实习档案和管理体系不仅是高职院校管理工作的必然要求，也是学生求职就业的特殊凭证。同时，还是企业招聘人才的可靠依据。基于顶岗实习档案的特性――专业性和多样性、实时性和成套性、分散性和复杂性、内部性和外部性，要做好学生顶岗实习材料的归档工作，仅单方面依靠学校是不够的，还需要学生的参与与支持。本文将对当前高职院校顶岗实习档案现状进行调查，分析顶岗实习档案建设中存在的问题以及原因，并提出提升学生档案意识的对策。
1 调研对象
本次调研对象是广州番禺职业技术学院2013届，全程参加顶岗实习的毕业生。
2 调研方式和内容
本次调研方式采用网上填写问卷，调查内容分为三大部分，主要包括：顶岗实习档案基本情况、顶岗实习档案建档与管理、顶岗实习档案与求职就业等三个模块，共12个问题。
3 调查结果及分析
本次调研调查时间为5月5日至6月5日，在此期间，全校有920名学生通过网上填写问卷参与调查，对填写问卷的个人基本信息进行统计分析，其中男生314人，占比34.13%，就读文科管理类人数431人，占比46.85%，填写问卷100%有效。
3.1 顶岗实习档案基本情况
这部分调查，主要从是否了解学校建立了实习档案、实习档案本质属性、了解几个与自己有关的重要档案、学校是否有档案管理办法等方面了解学生的实习档案意识（见表1）。69.35%学生知道学校建立了实习档案，90.32%学生知道至少一个与自己有关的重要档案，除了这两个选项回答较为理想外，其他均不够理想，尤其是以你知道学校是否有档案管理办法为例，只有5.43%的学生知道并阅读过。
3.2 顶岗实习档案归档与管理
关于高职学生对顶岗实习档案建档与管理的基本情况（见表2）也不乐观。只有6.09%学生了解学校实习档案归档工作并能积极参与配合，有56.96%学生了解该项工作，但表示不愿意配合；51.20%学生对实习归档没有提合理化建议和想法；从没有去过学校档案馆的学生也高达80%，仅有6.74%学生查阅过相关档案。
3.3 顶岗实习档案与求职就业
顶岗实习档案与求职就业部分（见表3），理应是高职学生们重点关注的问题。通过电话访问，87.5%企业希望看到能真实反应学生顶岗实习的原始材料。然而，大部分学生都不清楚顶岗实习档案对就业的作用，62.5%学生想不起来或不知如何利用顶岗实习档案帮助自己求职就业。调查数据显示：大多数学生还是希望在校期间能有机会了解顶岗实习档案，并愿意参加有关档案知识的培训，这充分说明有做好顶岗实习档案归档的基础，关键在于学校如何开展这项工作。
4 现状形成的原因分析
从上述调查结果分析，形成这种不良现状的原因是多方面的，既有客观因素，同时还存在主观因素。
4.1 客观因素
一方面，由于高职院校学生外出进行顶岗实习，其学习空间发生变化、认识观念发生变化、学习方式发生变化，导致学生的日常关注从校内学习完全转移到校外工作。在实习期间，学生们没有体会到工作、学习过程中伴随而生的某些资料会具有很高的保存和利用价值，不了解实习档案的本质属性。受传统档案管理的影响，顶岗实习档案作为高职院校实践教学活动的原始记录，没有被学生们普遍认识和接受，大部分学生认为顶岗实习档案是学校的工作，实习材料归档也与自己没有什么关系。加上顶岗实习档案作用的发挥不是自发的和及时的，往往带有滞后性和局限性。另一方面，学生档案属于传统人事档案管理范畴，受其管理与利用体制的影响，人事档案的部分功能趋于弱化，社会“弃档”现象日益严重，与之对应的“重新建档”之风却日渐盛行。因此，降低了学生对档案价值的直接感受程度，阻碍了学生对档案的认识和利用，也直接影响到学校顶岗实习档案归档。
4.2 主观因素
从主观上看，学生对事关自己未来发展的档案认识尚且模糊，对顶岗实习档案内容更加不可能有理性的认识。一方面，受思维定式的直接影响，学生习惯于去图书馆检索信息，却丝毫没有去档案管理机构利用第一手原始资料的意识；另一方面，学校档案管理机构的传统角色偏重档案基础业务，档案管理人员重收藏轻利用也是不争事实，加上受资金、技术等条件的制约，学校未能充分发挥档案教育功能，缺少对档案知识的普及和广泛宣传。学校对于即将外出进行顶岗实习学生，重点关注实习教学计划的落实，强调实习纪律和安全意识，而学校对于实习档案的基本内容和归档要求不够具体和明确，导致大部分学生没能重视实习档案资料的收集，甚至认为实习档案资料收集与己无关，只要涉及档案都神秘，是自己难以接触的领域。
5 改变不良现状的对策
综上所述，消除社会“弃档”现象是一项庞大的社会工程，需要面临多项人事档案管理社会化和开发利用体制改革，这不仅需要政府权利部门的干预，还需要相关职能部门的协调配合，不是学校单方面可能做到，因此，本文对此暂不研究。尽管如此，学校还是可以从自身角度出发，深入调查研究，积极引导学生参与到实习档案建设之中，提升学生档案意识，改变当前实习档案的现状。
5.1 增强档案教育功能
高职学生的档案教育可以由以下三个阶段构成，即：新生进校的入学教育、在校期间的常规教育、顶岗实习前夕的强化教育。针对不同阶段学生学习特点不同，档案教育的形式、内容和着力点都应有所不同。
入学教育。高职学生入学之初，是立刻帮助学生树立档案意识的最佳时期。对外广泛开展馆校合作，尽可能地将当地档案馆列为学生校外实践活动基地，参观档案馆是学生入学教育系列活动的主要内容之一；对内将档案信息检索流程写入学生手册，明确档案检索纳入新生信息检索课程的教学计划，将学校档案管理办法、档案全宗指南、档案收集利用流程等作为新生档案信息检索培训的重点内容。在新生入学之际向他们灌输档案基本知识，不仅是为其树立档案意识，而且还是为今后档案教育的开展打下良好的基础。
常规教育。高职学生在校学习期间，是强化档案意识和积累档案知识的关键时期。学校档案部门和其他职能部分应该利用好这个时期，通过多种形式开展档案常规教育。一是以针对半数以上的学生会选修档案相关课程，可在有条件的高职院校开设普及档案知识的文化素质选修课；二是充分利用好校史馆平台，积极开办与校史、优秀校友、重大历史事件等相关的讲座，以典型事例介绍和具体实物展出说明档案与学习、工作和生活等方面的关联性，强化档案的传承和历史见证作用，强调个人应具有的档案责任与义务。
强化教育。高职学生即将外出参加毕业顶岗实习前夕，是强化档案知识的重要时期。针对准毕业生进行相关档案知识培训，强化培训实习档案、学籍档案的归档和利用、以及毕业后个人档案转递，学生离校档案托管的基本常识，告知学生在这个时期档案重要性和实际用处，强调实习档案建设离不开学生个人的积极参与。
5.2 加大档案宣传
加大档案宣传，关键在于理清宣传思路。学校档案机构首先应明确宣传的对象、宣传的内容和宣传的途径，然后研究本校教学和管理的特点，再采取一系列行之有效的宣传措施。
宣传对象。实习档案宣传面向的对象有三个群体，分别为学校的领导群体、与该档案有关联的教职工群体和学生群体。学校的领导群体是实习档案工作发展的有力推动者，也是宣传中应该积极争取的最为强势的群体，学校领导可以通过出台政策，在人、才、物方面给予实习档案工作的大力支持，完全有能力推动实习档案工作健康发展。与实习档案有关的教职工群体是该档案建设的中坚力量，教职工群体参与与支持对实习档案建设是至关重要的。基于实习档案的特性，学生是最为特殊的群体，人数众多，活动面广，他们既是实习档案的建设主体，又是实习档案的利用主体。因此，实习档案宣传单纯依靠学校档案机构是远远不够的，还需要得到教务处、学生处、校团委以及学生所在系部的支持。
宣传内容。实习档案的宣传不仅包括收集内容、归档目录宣传，还应包括管理、利用和服务宣传。同时，需要强调各主体在实习档案建设中的责任、权利和义务。以多形式的实习成果、多方面的特色资料、多介质的档案实体为媒介宣传实习档案收集内容；以良好的信息化基础、悉心的指导、耐心的服务为依托进行实习档案收集和利用宣传。
宣传方式。利用不同层面的宣传媒介和不同的宣传方式进行实习档案的宣传：一是通过社会媒体进行宣传。将学校学生在企业的顶岗实习典型案例和工作业绩形成实习成果汇编，或撰写简报向上级通报，通过学校门户网站，广泛进行社会宣传。二是通过校内资源进行宣传。一方面可以开设校内普及档案知识的文化素质选修课和实习档案专题讲座，另一方面依托校内媒体，利用学校新闻网、校报和宣传栏特殊宣传效果，面向学生积极宣传。三是利用创新性宣传方式。利用学生处、校团委和学生社团开展实习档案知识普及有奖竞答活动。此外，学校还要重视档案网站建设和信息化工作，实现学生档案信息的一站式检索，并在学生访问量大的学生处、团委和系（院）网页上建立档案网站链接。学校采用多种方式交叉进行宣传，提升了学生整体档案意识，较好地解决顶岗实习档案建设过程存在的问题。
参考文献：
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OL].http：//221.12.38.131/web/articleview.aspx？id=201201040907
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[2]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析[J].档案学通讯，2012.1.
[3]揭平英.高职院校顶岗实习档案管理体系的构建[J].中国职业技术教育，2012.2.
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毕业生档案管理规定范文第6篇
关键词：学籍档案 管理工作 思考
随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1.学籍档案管理工作的内涵
学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。
2.学籍档案管理工作中存在的问题
2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业岗位培训 , 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。
2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。
3.切实加强和完善学籍档案管理工作
3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度
学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。所以，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。
3.2加强学籍档案管理人员队伍建设
高校学籍档案管理是一项政策性和业务性很强的工作，学籍档案管理人员素质的高低、能力的大小，直接影响着学籍档案的准确性，而各系兼职档案人员其档案业务水平将直接影响到档案收集的质量。因此，为了避免造成工作上的脱节和混乱，学校要定期举办各系兼职档案人员培训班，加强理论学习，熟悉学籍管理工作的整个流程，遵照档案立卷归档的原则，从档案材料形成的源头抓起，规范学籍信息采集途径，确立明确、标准的指标和项目，信息流通代码要一致，做到信息共享，为做好电子学籍档案铺平道路，避免更多的重复劳动。指导他们明确归档范围，实施动态管理，努力做到即收即归。充分调动他们的积极性，使其在工作中更主动、更自如，有利于实现学籍档案基础业务工作的规范化。
3.3互动式档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》确定了档案工作的基本原则是“统一领导，分级管理”，加强各部门及人员之间的协调与配合，做到资源共享，是做好学籍档案管理工作的基本保证。学院各职能部门应加强学生在校期间的资料收集、归类归档、鉴别核对、转递送交等各项管理工作，建立统一的信息资源库，使学籍管理信息能够准确、及时，最终实现资源共享。
在高校学籍档案管理中，要充分利用现代办公技术，实现档案管理的现代化。学籍档案的内容和数量不断增加，如果仍沿用传统的手工方式去处理管理档案已远远不能适应现代化的需要。利用计算机网络技术，实现学籍档案的电子化、网络化管理，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、班主任（辅导员）、档案部门管理人员等多方信息增补和修正，提高档案管理工作的效率。
当然，在档案管理的信息化建设过程中，学籍档案的检索、统计和查阅与现代通信技术相结合，可以实现远程传递档案信息，但保密问题也不容忽视，鉴于档案的多功能性，各种信息和数据都需要得到妥善的保护，只有确保档案资源的安全性，才能真正发挥档案管理信息化的优势，有利于实现学籍档案管理工作的科学化。
4.加强学籍档案管理宣传
学院可以在新生入学教育时组织班主任（辅导员）及学生进行《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》的专场教育，并通过宣传栏、网上查询等途径让师生了解学籍档案管理制度 、“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”、“应征入伍大学生学籍管理办法”及其他有关的法规政策等，只有让每位师生都了解，才能切实配合做好相应的学籍档案管理工作，有利于实现学籍档案管理工作的基础化。
总之，高校学籍档案管理工作是一项系统工程，需要在探索中求发展、求完善。为此，学籍档案管理部门及管理人员应始终把握学籍管理为育人服务的方向，关注有关档案管理新技术，探索新规律，不断更新管理理念、管理手段，做好高校学籍档案管理工作，使其成为学校人才培养工作的需要，成为服务于学生的需要，成为服务于社会的需要。
毕业生档案管理规定范文第7篇
1对档案信息化的认识
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，由国家档案局于2016年4月1日颁布并印发，纲要确定了档案事业发展的指导思想和目标：到2020年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设，全国50％的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题，各种档案管理信息化的方案、建议不断涌现，研究不断深入，形成了档案管理信息化的热潮，推动着档案管理中的信息化不断前进。目前，全国各地主要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件，同时计算机大都安装了办公自动化软件，基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化；并且随着国家和城市网络化的建设，各地主要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备，而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展，信息化硬环境建设将不断完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平，仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出，可以说，只是实现了档案管理技术手段上的变化，档案管理的主要思路、方法并没有改变，这是制约我们进一步推动档案信息化的重要障碍。究其原因，在于我们在档案信息化过程中，重硬环境建设，包括硬件、软件和网络建设，而忽视了档案信息化的软环境建设，包括档案信息化中的观念更新，管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。
2档案信息化的软环境要求
2．1更新观念，由管理型向服务型转变
档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础，档案信息化的建设，有助于从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求，有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的转变，社会发展到今天，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，档案管理要针对新形式下产生的新问题积极探索，要解放思想，转变观念，充分认识到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理转变，在不断探索如何利用信息时代的有利条件，充分展现人的创新性和灵活性，促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求，因此，档案信息化的建设为档案资源的社会共享提供了条件。
2．2管理和标准规范建设
档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心，目前我们的档案管理信息化实践中，由于没有相应的数据标准和技术规范，在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是，不要说利用网络进行资料自动交换，即使是在大量的计算机文件中寻找特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如，在文字档案中插入一幅图像，经常只注意文字存储的格式，而忽略了插入图像的格式，这对于查找图像来源，确定图像的原始性，就十分不利，而原始性、真实性是档案的基本属性；又例如，由于个人使用计算机习惯的不同，基本按个人习惯给文件命名，随着时间推移和资料的大量积累，寻找文件变得越来越难，这些都是我们在日常工作中经常遇到的问题。因此，档案信息化管理和标准规范建设必须尽快提到议事日程上来。标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式，作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说，所谓标准和规范主要包括管理规范和技术规范两大部分。管理规范主要包括档案资料建设和使用中的一些管理规定，如数字档案相关术语、定义，标准的制订原则、程序，档案信息的分类、代码，档案原始性保证、利用方式，档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有一定基础。我国的“档案法”，各级相关管理部门和档案馆制订的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用，有一部分可能需要修订，还有一些新的规定和规范需要制订。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范，如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就足够使用，基本上不需要新制订，其中一部分标准和规范可能根据实际需要修改，以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工作者大多计算机水平有限，对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难，如果产生畏难情绪，可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此，一方面，档案管理工作者要不断提高自己的计算机水平，另一方面，在相关标准引用过程中，加以适当的注解，以方便计算机水平相对较低的使用者使用。
2．3档案信息人才队伍建设
根据档案信息化的不同要求，档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲，可以把档案信息化人才分为3个层次。2．3．1档案信息化建设研究型人才。档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的主要人才，这部分人才是档案信息化建设的主力军，完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准，研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次，要充分发挥高等院校师资力量雄厚，在传统的档案专业课程设置中增加计算机课程的份量，同时，各专业档案馆要积极创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。2．3．2档案信息化管理人才。档案信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调，需要掌握信息化建设的现状、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇，将打破原有管理体系和管理模式，档案信息化管理人才的培养就显得由为重要。要建立系统的培训计划，分层次，对档案管理人员进行培训，使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下，创新更科学更先进的管理方法，指导档案信息化工作的有序开展。2．3．3档案信息化实用操作人才。知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。档案信息化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信息开发型转变，档案信息化建设过程中对知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因此，档案信息化人才不仅应具有技术性知识和能力，还具有全程化参与的能力。应当看到，当档案信息化建设到一定阶段后，对档案人员数量的要求将会相对减少，而对人员能力的要求将会不断提高。档案信息化实际操作人员要必须懂得现代化管理的基本知识、熟练操作计算机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件形成到文档归档、编研、提供利用等一系列环节的工作。
总之，档案管理的信息化已经成为一种趋势，与其他行业的信息化相比，档案管理信息化目前正处在起步阶段，我们应该借鉴其他行业信息化的经验教训，在大力推进硬环境建设的同时，重视软环境建设，既重视信息化观念、管理规范和标准，以及人才队伍建设，使档案管理的信息化少走一些弯路，以加快档案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 单位:集美大学
［参考文献］
毕业生档案管理规定范文第8篇
关键词：成人高等教育 学籍管理 问题 对策
学籍管理是指学校根据国家有关政策、法规对学生从入学到毕业实施培养过程的管理，是学校教育教学管理的重要组成部分，对提高教学质量起着很重要的作用。当前的成人高等教育学籍管理越来越呈现出规范化、科学化、现代化的特点，但是也存在着一些问题。本文分析了当前成人高等教育学籍管理存在的问题并提出了可行的对策。
一、新时期成人高等教育学籍管理存在的主要问题
（一）部分学校轻视成人教育的学籍管理工作。主要表现在以下几点：一是学校对学籍管理工作缺乏正确的认识，重视普通高等教育的学籍管理工作，轻视成人教育学籍管理；重视校本部直属函授站的学籍管理，轻视其它函授站（点）学籍管理等现象。[1]二是重视面授管理，轻视常态化的教学管理。成人高等教育的对象基本上是有工作经历的成人，学习形式主要是函授、业余等。面授时间虽然较集中，但是相对较短，短时间内学生要吸收大量的知识，学生是“吸收”不了的。学校教学的重心在面授上，对学生自学的效果难以把握，这样势必会影响教学效率。
（二）学籍管理制度不全面、不规范。虽然各个学校的学籍管理制度是遵照国家和省级教育行政部门制定实施的，但是不论是内容，还是形式都趋于普通高等教育学籍管理规定，存在“千人一面”的现象，没有因校制宜地制定出符合实际、体现校本特色的成人教育管理规章制度，也没有对学籍管理的具体程序加以细化。有的学校虽然规章制度比较全面，但是在执行的过程中并不严格，甚至有点随意化。
（三）学籍档案管理不系统、不完善、不规范。因学籍管理的规章制度不够规范、全面，执行的过程不够严格，导致制度、措施落实不到位。学籍档案的各种表格、表单缺乏系统性、全面性、前瞻性，有些档案不统一、不规范，整理时并未严格地按类整理，还有些档案材料因客观原因和主管原因有缺漏、丢失的现象。[3]再加上学生对档案材料不加重视，往往给学校提交的个人信息等方面的内容是错误的。即使信息有变更也不及时向学校反馈，使得学生的学籍档案不尽准确，管理难度加大。
（四）学籍管理工作人员的素质有待提高。新时期的成人高等教育对学籍管理工作人员的要求越来越高。不仅要有良好的个人修养、渊博的知识基础、过硬的专业技能，同时要求有良好的沟通能力、抗压能力和信息化管理学籍的能力。[4]当前，由于学籍管理人员整体短缺，实际的情况是大多数学籍管理人员直接上岗，管理工作主要靠自己摸索，偶尔才会有一到俩天的培训时间，使得相应的管理素质跟不上经济社会的发展要求。日常的学籍管理工作只是忙于应付具体事务。
（五）学籍管理操作手段过时、落后。很多高校的成人高等教育学籍管理的模式依旧依赖于传统的手工操作模式。除新生电子注册、学年注册、毕业生电子注册采用学籍学历管理平台操作以外，日常的学籍管理工作主要是手工操作。如办理学籍事务的记录、录入成绩、统计数据等。这样既增加了工作量，也加大了出错率。
二、改进成人教育学籍管理的对策
（一）更新观念、转变认识，做好“俩手抓”。作为学校领导层，既要重视普通高等教育的学籍管理工作，也要重视成人教育的学籍管理工作；作为成人教育学院，既要抓直属函授站的学籍管理工作，也要抓其它函授站（点）的学籍管理工作；学籍管理人员不仅要重视面授管理，也要注重日常的教学管理；同时要加强学籍过程管理，并且将学籍管理留有“痕迹”，也就是加强学籍档案管理的规范化。
（二）因校制宜地建立适合校本特色的成人教育学籍管理规章制度。成人教育学院应该注重成人教育的质量工程，根据本校成人学生学习的特点制定并修订符合校情的成人教育学籍管理制度，使得学籍管理制度好操作、好实施。如为了解决工学矛盾突出的特点，相关的管理规定要灵活，可以采用延长学制等措施解决学生工作压力大、面授时间段、知识不能吃透并领悟的问题。 [5]
（三）建立健全全面、细致、到位的学籍档案。新生在入校时就建立个人档案，档案里要将学生登记的信息、班级登记信息（包括变更信息）、学籍卡、毕业生登记表整理好，保管好。尤其是要将学生的联系方式加以保存，以便通知学生如毕业生图像采集、信息核对等重要事宜。学籍档案的整理一定要分层次、分类别，统一归档。同时要对纸质的学籍档案加以信息化的管理。
（四）培养高素质的学籍管理工作人员。首先学校要将成人教育的学籍管理工作与普通高等教育的学籍管理工作一视同仁。其次，要在人力、物力、资金等方面加大对学籍管理工作人员的培养，重视定期培训。严格把关，要优先任用责任心强、业务能力强、心理素质强的管理人员，使得管理人员相对稳定。只有这样，学籍管理工作才能不断上新台阶。
（五）注重学籍的信息化管理。要利用好成人学籍学历信息管理系统，对新生注册、毕业生注册、学籍异动等工作实现网络平台化的管理，这样会提高学籍管理的准确性，做到有序地进行学籍管理工作，提高工作效率。[2]为了方便新生掌握学校的通知及动态，可以及时地将新闻、通知、公告到网站上进行动态管理。可以建立QQ群，方便与函授站及学生的沟通联系，突出“以人为本”的管理理念，提供更好的服务。
综上所诉，学籍管理工作是一项复杂细致的工作，学籍管理工作人员必须要与时俱进，更新观念、转变认识，建立适合本校特色的成人教育学籍管理制度，建立健全全面、细致、到位的学籍档案，不断提高自身素质和能力，并加强学籍的信息化管理水平。只有这样，才能提高学籍管理工作水平，才能有助于提高高校成人教育人才培养的质量。
参考文献：
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[2]詹海文.成人高等教育学籍管理工作的思考[J].高等函授学报（哲学社会科学版），2007，（1）.
[3]李淑芳.对成人教育学籍管理的思考[J].陕西师范大学继续教育学报，2004，（21）.
[4]范小南.对成教学籍管理的现状分析与对策研究[J].怀化学院学报，2003，（3）.