档案管理的要点
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档案管理的要点范文第1篇
Abstract: Construction engineering archives are the carrier of the city of human civilization, is a construction project, the whole process of the original record, make key management project archives is person, give full play to the potential, which can better for engineering archives service.
Key words: building engineering; archives; management
中图分类号：G271文献标识码： 文章编号:
在工程建筑过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建筑工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建筑、施工各方对建筑工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。 二、档案管理的要点分析
1.建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证。
首先是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
2.明确档案资料管理的范围和要求
2.1建筑工程档案资料管理的范围
建筑工程建筑项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建筑过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。2.2档案资料管理的要求 一是工程档案工作应与工程建筑同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。2、强化档案人员的业务培训
从事建筑工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与建筑工程相关的一些专业类别档案。 因此，为达到建筑工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解建筑工程建筑工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建筑离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办工程档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建筑单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建筑项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建筑日新月异，对工程档案的管理也必须与城市建筑相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
4.建立健全施工质量管理文件。
项目进场之初，项目部应根据本项目的特点，结合公司有关管理制度，选择和补充各种质量管理和办法，保证公司的质量管理体系得到有效贯彻。对于项目质量管理活动的施工记录、检验、试验等质量保证资料实行标准化管理，并对所用的涉及人员进行交底，确保所有工序能正确记录，及时形成资料。质理管理部门负责有关项目进场之初，质量管理部门负责有关质量方面的法律、法规、规范、标准的识别和有效性控制，根据公司工程管理部门提供的现行技术规范一览表、法律法规清单、交通部和交通厅文件、公司质量管理制度，编制项目部的质量管理文件清单，以便指导项目施工。5、做好施工质量照片、录音、录像（光盘）资料的归档工作
工程照片及音、录像（光盘）资料是工程档案的重要组织部分，对工程形象的、直观的反映，直接体现了所做工程的面貌，工程完后，项目部应及时将工程全貌及重构造物照片资料收集齐全，形成一套完整的技术档案资料交档案部门。档案部门对上缴的文件材料要进行认真的审查、鉴定，归档文件材料必须有出处，有形成日期、责任者、有关技术负责人的签字，如发现手续不全或缺项，要通过各种途径找到责任者及时补办或补充，为今后的档案利用做好准备工作。
档案管理的要点范文第2篇
【关键词】文书档案；收集；整理；信息化；管理要点在进行
传统档案的管理主要是以纸质材料为储藏依据的，但是由于传统的储藏方式复杂且安全性不高，不仅降低了工作效率还影响了档案的相关查阅和使用。除此之外，除此之外，由于传统档案的是由纸质的方式来进行书写和保存的，因此，在进行储藏时需要大量的空间，如果保存不当的话会引起火灾或者被水浸泡，不利于档案的保存和使用，由此可见，档案信息化管理不仅是适应社会发展需要的变革，更是档案管理自身的进步和转变，在进行房产档案管理的过程中，不能随随便便的进行记录，只有掌握了信息档案管理的要点，才能发挥其优势，才能起到事半功倍的效果，保证房地产行业健康有序的发展。笔者在下文中对房产档案信息化管理要点进行相关的阐述。
1.房产档案管理的概念
对房产档案进行信息化的管理，其中包含了众多的内容，但其中最主要的是对具有保存价值的文件材料进行管理。房产档案中，文书是其中必不可少的组成部分之一，对过去以及当前的房产形势进行有效的记录，在一般情况下，要求文书档案具有完整性，其中文号的编写是必不可少的，并且还包含外来文件、内部发文、正件、附件等，通过管理人员的收集与整理的过程中，分门别类的进行归档。通过房产档案，可以反映出产权人以及房屋的自然状况，甚至是土地的使用情况等，其中包含的主要形式有计算材料、文字材料以及公司证照、商标证、照片、声像、实物、基建档案等，可以说档案的载体是十分丰富的。
2.房产档案的收集
在对房产各类档案进行收集的过程中，一定要严格根据规章制度办事，尤其是要对一些零散的文件进行收集，对于刚刚处理完的文书档案就要在第一时间进行整理并且将其收集起来，防止在今后使用过程中出现混乱的现象，就当前的实际情况而言，档案收集工作大多都已经采用现代化的管理方式，计算机是主要的工作载体，将文书档案重点字段录入计算机中进行保存，安全管理档案的概率也就因此得到了进一步的提升。因为房产档案不同于一般的档案，其自身具有专业性以及动态性的特点，在档案管理的过程中经常会有对屋面进行丈量以及对土地界限进行认定等环节，这些必须要在档案中得以充分的体现，就要严格遵循档案收集的相关制度规定，并且J清房产档案的特点，让档案管理处在一种动态的环境之中，当前所采用的一种动态房产档案管理软件系统充分体现出了动态性的特点
3.房产档案信息化管理主要手段
3.1 完善房地产档案的信息归集和查询，使档案管理实现信息化和方便化
为了确保房地产信息的全面和准确，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合起来，一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存；另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理；原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。由于房产交易、抵押登记、司法查封、房屋租赁等不同业务的特点，对房产档案信息的要求也不尽相同，因此，要建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的强检索功能，将房屋的坐落、产权人的姓名、房屋的面积、交易的时间、产权的状况等房屋产权管理中的每一个要素都作为查询点，从而减轻手工查询的工作量，提高查询工作效率，为广大市民、部门提供高效的信息查询服务。
3.2 努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络
我们借助互联网的平台将房产档案信息传输到全国各地，随时随地我们都能查到自己所需要的信息。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾，提高了档案的完整性和安全性，提高了办事效率，方便了人民群众。相应的，房产档案数字化管理系统要对档案开放范围和权限设立相应的访问权限，对于公众可以开放的房产档案，公众可以在公共网上自行查询利用，而只可对内部开放的档案，只能经由房地产档案人员通过内部局域网进行查询利用。
我们房产交易处要结合房地产管理部门的特点，制定并完善房产档案管理制度，修订本行业档案岗位责任制，做到职责分明，层层把关，提高房产档案的管理质量，全面建立档案一体化系统实现资源共享，使档案管理工作系统化、规范化、标准化，努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络，并逐渐走向现代化与世界接轨。
4.结束语
综上所述，房产档案的信息化管理是不可抵挡的潮流和发展方向，信息化时代下，我国各个行业都要向着信息化的管家手段改革和推进，在进行信息化管理的过程中，要对信息进行采集和整理，再结合传统管理手段优点的同时，与现代信息技术相结合，这又这样才能促进我国档案管理的进一步发展和改进，满足社会主义初级阶段对房产档案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到进一步的普及，并逐渐应用到社会得各个方面。是我国的房产管理更加的有序。信息技术在房产管理中的应用，不仅改变了房产档案管理的模式，实现了房产档案的动态化管理，还节省了大量的人力物力财力，促进了建筑商经济效益的提升，和建筑行业的健康发展，就我国目前形势来说，房地产行业的管理是我国现阶段的重点管理对象，因此，信息技术的应用，是我国的管理更加的便捷。
参考文献
[1]谭翠园.网络环境下做好房地产档案管理工作的对策措施[J].经济生活文摘（下半月），2013（4）.
档案管理的要点范文第3篇
关键词：物业管理 物业档案 规范化管理
一、规范物业档案管理的必要性
物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。
物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。二者相辅相成。
二、物业档案的构成
物业档案的基本构成如下：
1．物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等；
2．物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、公证书等。
3．业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。
4．物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。
5．物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、出租等产生的档案。
6．物业收费台帐（册）：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。
7．物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。
在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。
三、物业档案规范化管理的
基本要求和实施方法
我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：
首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范（分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确），操作上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。
其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。
第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主（客户）矛盾的主要原因之一。
第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。
通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下：
1．要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。
“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。
档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用；其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。
物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。
在金隅集团下属物业企业中，100％都有物业档案管理制度，并有专（兼）职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案管理工作。
2．做好物业文件的形成和归档，既是物业档案管理的起点，也是重要的物业基础工作。
物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范形成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们特别强调物业文件的形成与归档两个环节。
①让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范形成文件，并注意积累
要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地形成文件，以此作为工作依据和绩效凭证。
对“文件形成”的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节形成的文件；二是明确每份物业文件的内容和质量（文件上要填写哪些内容，怎样填写）。只有满足这两个要求，才能称之为规范的物业文件。
②严格执行文件归档制度
要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该形成的文件质量。
3．突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上；完善一户一档的管理形态。
物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比较好，但物业专门档案大多比较松散，随意性强，案卷形态多种多样。
物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，理所当然应该作为管理重点。
“一户一档”的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。虽然90％企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。
实行一户一档管理，不仅便于对“户”的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务品位提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括收集业主、住户的爱好、习惯、联系方式等个人信息资料。
4．以物业管理前期介入为契机，打好物业档案基础，将动态管理落到实处。
在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订委托合同，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期介入。它可以更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。
档案管理人员在物业前期介入的过程中主要是做好基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任。
在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。因为物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理过程中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时收集变更的物业文件。
此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息；充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。
档案管理的要点范文第4篇
【关键词】档案管理；电力基建工程；重要性
经济在快速进步，电力工程也在扩展规模。在各个行业中，都不可缺乏电力的供应。作为原始性的工程记载，电力档案记载了各阶段的电力工程进展状态，因此档案可以作为投产管理的参照和依据。然而日常管理中，相关人员通常就会忽视基建档案的针对性管理，因而导致了表面化的基建档案管理。由此可知，相关部门及内部人员都有必要更重视电力基建全过程中的档案管理，明确电力档案管理的必要性和价值所在。
一、管理基建档案的重要性
在很大程度上，档案信息都可以记载真实的工程发展状态。作为历史性的记载资料，电力基建档案应当体现出自身的重要价值。电力基建涉及到多类型的电力建筑物，在基建进程的各环节中都需要配备齐全的手续，例如产权证、工程设计规划、审批图纸以及相关文件。基建档案可以反映出真实的基建项目质量，在档案中收录了各项文件以及图纸。依照电力基建的档案，相关人员就可以查证项目开工和竣工对应的时间，在这种基础上也可以明确基建项目的总体面积、建筑物总面积、预期的年限等。由此可知，妥善保管电力基建相关的项目档案，利于后期查看档案，同时也提供了后期工程开发以及维护的参考资料。
从基建工程来看，档案形成于各阶段的基建过程中，这种过程包含了各步骤的电力建设。实质上，电力档案包含了声像、图纸以及相关的文字。相比于其他类型的项目，电力领域的基建工程通常都会耗费较长时间，参与方也较多。例如：与基建相关的部门就包含了建设单位、工程勘察单位、设计及施工单位、项目监理单位。通常情况下，电力基建都会消耗3年至5年才能够建成。作为档案材料，电力档案可以用来记载全程性的建设信息和数据。
相关人员如果能够妥善保留项目档案，那么也更加便于后期开发新的电力设施。在后期阶段中，电力设施还会继续增值。一般来看，电力基建只是作为基础工程，后期还会继续拓展总的建设规模。如果能够参照原始图纸来决定后期扩建的具体内容，那么将会节省更多成本，同时也节省了珍贵的电力建设资源。
二、具体完善思路
如果要有序管理基建档案，那么根本点就是健全配套性的档案保存和管理机制。档案部门只有设置了更完善的配套机制，才可以妥善应对电力基建档案在具体管理中的各种问题。应当明确的是：档案管理并非单一性的归档操作，这种管理涉及多样的复杂环节，同时也包含了各环节中的技术操作。电力基建保存下来的档案通常较多，因此需要拟定体系化的成套规定，只有这样才可以在根本上提高基建档案的整体质量。截至目前，相关部门已经拟定了管理档案所需的配套规范，档案管理人员有必要从严遵循这些规程。详细而言，完善电力基建中的档案管理应当考虑如下要点：
（一）提高整体的管理水准
最近几年，电力体系正在深化改革，与之相应的档案管理也不断深入。从管理的角度看，电力基建工程中的档案管理人员通常并不专业，因而也没能掌握各流程的档案管理要点。针对档案收集、基建档案的保存、组卷和整理等，相关人员通常也很难予以掌握。要克服这种困难，电力企业就有必要强化针对性的管理培训，为档案人员提供日常的培训。在培训过程中，档案人员就能够熟识现存的法规，掌握日常管理所需的技术。这样做，可以从根本上提升整体的档案管理水准。
（二）引入新式的管理技术
推行科学化的基建档案管理，电力企业应当引入档案管理的新式技术。这种基础上，不断更新现有的管理方式。信息化形势下，电力档案也不再停留于单一的纸质档案，而是逐渐转变为电子档案。例如：在档案管理时，可以借助计算机来加快整体的检索速度。同时，企业也可以选择针对性更强的档案选编方式。在档案管理这个领域中引入先进手段，这样做符合了新时期的技术进步趋势。
（三）落实配套的标准
档案管理的全程都需要加以规范约束，电力基建相关部门需要拟定严格的规定，以此来约束日常的档案管理。依照工程进展的阶段性状态，企业可以设置相应的流程规定。只有健全了配套的档案管理规程，才能够形成有序的约束，切实确保档案管理活动的正常展开。
三、结论
相比于其他行业，电力行业具备独特性，因此尤其有必要重视电力基建。针对基建工程，应当妥善保留相应的档案信息，这样做才可以为后期验收以及扩展性的建设提供参照。基建档案包含了较多层次的内容，档案管理也应当依照特定步骤和程序。严格依照程序，做好各步骤的档案存放以及日常管理。重视基建档案管理，相关人员应当不断摸索档案管理的经验，服务于电力基建项目总体质量的提升。
参考文献
[1]王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务，2012（23）：102+106.
[2]吴心红.论档案管理在电力基建工程中的重要性[J].经营管理者，2012（10）：283.
档案管理的要点范文第5篇
在当前信息技术不断更新换代，计算机网络应用不断渗透到人们日常生活的形势下，与时俱进，加强民政档案信息化建设，促进民政工作更好地服务群众，方便群众就具有十分重要的现实意义。具体来说，主要表现在以下几个方面：
（一）有利于提高民政档案管理效率
传统的以人工为主要工作方式的民政档案管理方式，耗费大量的人力、时间和场地对繁杂的民政档案信息进行收集整理、分类归档和储存保管，档案管理花费的周期场，工作流程繁杂，容易导致档案遗失或损坏等问题。建设现代民政档案信息化管理，运用现代信息技术和计算机网络技术对民政档案进行管理，能够更好地保管民政档案的原始资料，省却了大量的人力对档案的收集、分类、归档和保管工作，缩短了档案从收集到入库的周期，避免了对原始档案资料的人为损坏，同时也大大减少了民政档案存放占用较大空间的问题。同时，运用现代信息技术对民政档案进行归类，不仅比人工操作更为便捷，花费时间更少，同时也更为智能，方便了使用者对民政档案的检索和使用。
（二）提高了对民政档案的开发利用
民政档案管理的最终目的是为了充分利用档案，让档案为民政事业和群众服务。传统的民政档案管理偏重于对档案的收集、保管，由于技术原因，对民政档案的开发利用十分不便，造成了民政档案本身的效能无法发挥出来，不能更好地为民政事业服务。信息化的民政档案管理方式，彻底改变了传统民政档案重保管，轻利用的弊端，用户运用现代信息技术，就可以随时随地对档案进行检索和查阅，突破了时间和空间的限制，大大提高了民政答案的利用效率。
（三）提高了民政档案传播的时效性
利用信息技术对民政档案进行管理，可以大大缩短使用者从提出档案查阅需求到检索查阅档案之间花费的时间，民政部门通过运用现代的信息传播技术，建立网站，通过移动互联网技术，运用各种新型的信息传播媒介，可以进一步扩大民政档案信息的宣传途径，能够及时更新、补充、维护民政档案信息，确保民政档案信息的真实性、可靠性和权威性。
二、提高民政档案信息化管理的要点
（一）完善民政档案信息化管理制度
信息技术为档案管理带来便利的同时，也要防范由此造成的档案信息泄露等问题。为确保民政档案管理工作的保密性和安全性，应当加强对档案信息化管理的制度建设，包括管理的标准、安全保密制度和信息技术规范等，防止民政档案信息泄露，或者被别有用心的人使用。
（二）提高对民政档案特色化服务能力
民政档案信息化建设的实际，是为档案信息资源的宣传、开发、利用提供平台和渠道。民政部门应当针对社会需求的热点，开展民政档案定制等特色化服务，优化民政档案管理。
（三）提高民政档案管理者技能水平
一方面，积极引入档案管理专业的高素质人才，提高现代档案管理的人才技能水平；另一方面，加强对档案管理人员的信息化管理水平，通过组织工作人员参加各种培训、职业道德教育等，培养其信息化管理能力，提高保密意识，促进其专业技能水平的不断提高。
三、结语
档案管理的要点范文第6篇
[关键词]数字化技术；房产档案；运用
我国房产档案管理还沿用传统的手工管理模式，而这样的管理模式已经不适应现今房产档案发展的要求，其所具有的弊端也逐渐凸显出来，为了能够使得房产档案可以得到有效的管理，相关人员开始将数字化技术应用其中，随着数字化技术的应用，不仅使得房产档案资源得到了更为有效的保管，而且也有效的解决了手工管理中存在的问题，从这一点来分析，在房产档案中合理的利用数字化技术有其一定的必要性。下面本文就主要针对数字化技术在房产档案中的运用进行深入分析。
1、房产档案数字化管理的主要原则
1.1安全性原则
安全性原则是房产档案数字化管理中最重要的原则。如果需要保密的房产档案信息泄露或者房产信息资源被破坏，就使房产权利人的合法权益得不到保障，甚至产生一定的经济损失，所以作为档案管理人员一定要注意保护房产档案的安全。不断更新软件系统使电子档案能够安全、永久的保存。
1.2便捷性原则
数字化档案所具有的优点就是为了方便查阅，所以档案经过处理后，不受时间和地点的限制，用户能够很快的查阅到信息，并且可以做到―份档案多人同时查询的方便快捷。
1.3真实性原则
真实性是电子档案的基本要求。房产档案经过数字化归档以后，在内容和结构上就应该保持与原始信息一致，在使用后要保持不变，这样才能保证信息的真实可靠。对于虚假和错误的信息要予以及时的纠正，以免日后造成纠纷。
2、房地产档案管理中数字化技术的有效运用策略
2.1建立健全的管理制度
要想使数字化技术能够在房产档案中得到合理的应用，就需要构建相应的管理制度，对管理人员进行系统培训，同时也要对硬件以及软件进行合理的改进，这样才能够使房产档案得到合理的管理。在构建相关房产档案管理制度中，首先需要对已经进行存储的数字化档案进行合理的规划和掌控，并针对这些档案进行合理的类别划分。尤其是对档案资料中一些较为敏感的资料均要进行加密处理，或者是将这些较为敏感的档案资料脱机进行单独的存储。这样房产资料在变更的过程中，就不会出现资料泄露以及损坏现象。其次，要构建完善的系统运行安全管理制度，在该制度中，要对房产档案的出入进行有效的限制，并依据环境条件来实现对房产档案的管理，同时针对因为自然灾害可能导致房产资料的损毁情况实施科学管理和预防。最后，要对所构建的系统运行安全管理制度进行合理的应用。这一制度在实际的应用中，主要是针对操纵的安全性、操作的权限以及操作的监督进行管理限制，在制度的基础上，合理的利用相应的技术来防止房产档案出现信息泄露等问题，这样可得房产档案得到更为高效和安全的管理。另外，要合理的构建相应的信息保护和管理制度，并有效的将这一制度落实到实际房产档案管理工作中，从而保障房产档案管理工作的有效开展。
2.2规范房地产档案资料
针对传统房产档案管理中常出现的问题进行解决时，需要合理的利用相应的数字化技术，从而使房产档案能够得到高效的管理。数字化技术的合理应用，不仅能够使房产档案可以得到有效的存储，也能够使得纸质管理与信息化管理同时开展，有效的保障了房产档案的完整性。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。
2.3建立数据系统和传输平台
在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失。
3、房地产档案管理中数字化技术运用要点分析
数字化技术能够使档案资源的存储量变大，也能够使档案资料的存储时间延长，而且在房产档案中应用数字化技术也具有较强的优势，然而，要想使得数字化技术可以更为合理的应用到房产档案中，充分的发挥出数字化技术的应用优势，还需要综合的考虑到以下几个方面的内容：
3.1注意服务理念的创新
在过去，对房产档案进行管理的时候，只需要相关的管理人员能够为客户提供相应的咨询服务即可，这种服务属于被动型的服务，无法满足新时期人们的需求。所以，在对数字化技术进行应用的时候，就需要档案管理人员能够有效的转变自身的服务观念，为用户提供更为优质的服务，从而使数字化技术的应用效果能够得到充分的发挥，以保障房产档案能够得到有效的管理。
3.2注意档案资料整理、收集的漏洞
在信息化技术以及网络化技术逐步发展的过程中，将数字化技术应用到房产档案中时，需要注意定期对房产档案内容进行更新和删减，对所需要的房产档案进行检索的时候，难免会因为一些因素的影响而出现检索错误的情况，这时就需要针对房产档案进行合理化的收集，采取动态的管理方式，只有这样才能够使得房产档案得到最优化的管理。
3.3注重档案管理人才的培养
由于数字化技术的应用，房产档案管理也逐渐实现了数字化，这就需要相关的管理人员能够熟练的掌握各种数字化技术，针对这些管理人员进行系统的培训，使其在充分掌握各种房产知识的基础上，能够有效的应用相关的档案管理技能，对计算机知识和技术能够做到一定的了解，打造出一批高素质，全能型的数字化管理人才，以保障数字化技术能够合理的应用到房产档案中。
4、结语
房地产档案数字化管理本身是一项复杂、繁琐且艰巨的任务，传统的手工管理方式，不但会消耗大量的人力资源，而且极易出现档案资料储存不当等问题。因此，将数字化技术运用于房地产档案管理工作中，能简化档案资料的管理步骤，提高工作效率，还能防止各种管理风险和漏洞的发生。但是，在运用数字化技术的过程中，需定期更新信息处理技术与档案资料的管理设备，帮助管理系统升级，建立健全的管理长效机制且将其落到实处，以此实现房地产档案数字化管理的价值。
参考文献
[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014（11）：153-155.
档案管理的要点范文第7篇
1.档案管理原理
档案的存放和分类是很重要的，所以说管理档案的工作人员是需要工作责任心、细心、沉着冷静等这些基本素质的，当然拥有较高工作责任心是远远不够的，还要时刻提醒自己不能玩忽职守，需要重视工作。档案管理工作可以运用档案管理原则进行指导和开展。以下就通过各要点重点介绍档案管理原理：
1.1标准化
根据不同的标准原则把档案管理标准化原理分为三种：基础标准、技术标准、管理标准。所谓的基础标准就是凭借在基本、具有大众指导标准下去进行档案管理。技术标准指的是通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准指的是在不越界、不违法的基础上，安全有效的进行档案管理。
1.2统一化
档案管理工作的出发点和最终目的都是为了保护好档案，只有按类型、按一定的顺序、按规定的安排统一进行梳理和管理，才能让档案管理工作具有规范性和合理性。档案管理统一化原理分为以下三点：（1）实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。（2）不同分工的人员都应该实行统一管理，不能特殊对待，要公平的进行统一管理。（3）新旧交替是理所应当的，旧的东西注定要被新的事物所替代，进行新旧更替。
1.3简洁化
琐碎的东西多了就会让简单的事情变得复杂，只有在不影响基本档案管理的情况下，合理地将档案管理的数目和类型进行减少，这将大大减轻管理人员的工作压力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。
1.4通用化
为了不让繁琐的系统制约工作人员，最好是用一种通用的技术手段去进行档案整理、档案标引、档案保护等，从而有效的去进行档案管理。一切按照秩序开展，通用技术手段便可使档案管理更加有序的进行。
1.5最优化
如今随着科学技术高速发展，“优化”这个词逐步深入人心。实现档案管理的最优化，要在档案管理人员个人技术过关、更新的基础上，才能稳步开展。档案管理人员不仅要有较高的责任心和吃苦耐劳的精神，还要有敢于创新、不断超越自我的良好品格，这样才能充分为档案管理工作发挥其优越性。
2.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析
在经济全球化和文化全球化的大环境下，网络信息技术全球化的趋势也越发明显。网络作为一种主要的交际工具，高速发展的经济让网络信息技术在全球范围内迅速传播。通过现代化的管理模式，不仅能让繁琐的人工手段变得简洁明了并具有安全性，又可以让先进的信息技术在其间得以发展，从而提高管理人员个人的管理素养和技术手段。档案管理智能化的开展，让枯燥的管理环境变得生动，现代化的管理手段可以让档案管理更加安全、更加便捷，让管理任务变得轻松而又规范。
2.1系统管理
系统管理可以让杂乱无章的东西归总并且有序，局部的管理仅仅代表的是片面，整体的规范管理才是较系统的管理思路。标准化是系统管理的基础，统一化是系统管理的规范，简洁化是系统管理的要求，通用化是系统管理的目的，最优化是系统管理的催化剂。每一项都是档案管理不可缺少的部分，如果缺少了标准化，根基不在何以继续开展工程；如果少了统一化，没有了标榜，就没有了秩序；如果没有了简洁化，繁琐的杂事便能让管理工作滞步不前，没有效率可言；如果没有通用化，管理工作就不能有序的进行；如果没有最优化，（就）不能与时代接轨，便是与新理念脱节，不能做到全面、高效的发展。所以说想要系统管理得到优化和快速的开展，五项原则缺一不可，只有互补发展，才能使系统管理更加全面、安全、可靠的进行。
2.2合理组合
任何大事物都是从每个小事物发展而来的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰当的安排进行组合，从而能够将大事物做好并且优化。当然档案管理也是一样，将细小的事物按照标准化、统一化、简洁化、通用化、最优化原理进行合理组合，便可让档案管理的效率和规范得到更大的提高。
2.3反馈整理
只有不断的反馈和整理，才能推动档案管理现代化的发展。不断总结经验，不断肯定和改善管理工作中的优点和问题，结合档案管理工作所带来的社会效益和国家效益，全面进行反馈总结。通过档案管理的效应好坏，相应的更改和完善管理系统，这对档案管理的发展有着举足轻重的作用。学会不断的反馈整理，则有利于档案管理的改进与完善。
档案管理的要点范文第8篇
【关键词】新形势下；机关档案；管理工作；要点
机关档案管理工作是机关部门处理事务的基础，也是机关部门日常事务中的重要组成部分。一般来说，机关部门在公务处理过程中会有许多档案资料，这些资料在日后进行事务处理时具有很大的借鉴作用，不可遗失。如何推进档案管理工作，完善档案管理的科学化和规范化是当前急需解决的社会课题。
一、新形势下机关档案管理工作面临的阻碍分析
（一）档案管理理念缺失。现阶段，少数行政部门依旧沿用传统模式下的档案管理理念，没有从根本上对档案管理形成正确的认识，对其重视度不够，导致档案管理的利用率偏低。不断发展的社会经济及不断提高的科技水平要求人们必须转变陈旧的管理观念，顺应时展潮流，打破传统模式的桎梏，积极吸收新的管理理念，做到与时俱进。新时代的发展给行政部门档案管理工作的开展带来了重重挑战，若不加以重视，将不利于档案管理工作的长期性及有序性，档案管理工作将处于严重滞后的尴尬局面，进而严重制约部门整体功能的充分发挥。
（二）档案管理条件不足。档案资料的大量性要求其必须具备充足的档案管理空间，因此档案管理的硬件设施必须达标。但实际情况却是大部分机关单位的档案室体积非常小，用于存放档案的空间根本不够，再者，档案柜样式杂乱，不具有统一性，对于某些具有机密性质的文档，没有一个安全的保存条件，很容易发生信息泄露。
（三）档案管理技术陈旧。当前，我国行政部门档案管理工作依旧沿用传统的管理模式，以人力为主，计算机为辅。这种模式在很大程度上降低了档案管理的效率，提高了档案遗失及受损现象的发生率，查询效果极差，使得档案管理工作滞后，且不符合当前时展潮流，满足不了时展所需。
（四）档案管理人员水平不高。档案管理人员具备强大的专业技能是做好档案管理工作的关键所在。目前大部分档案管理人员缺乏档案管理意识，对其重视度严重缺失，不能够打破传统管理模式的束缚，做不到与时俱进，不具备科学观念及创新能力。有些档案管理人员对和档案有关的法律法规没有一个正确的认知与了解，对档案归档管理的范围以及档案管理的时限认识不全，导致其专业技能水平低下，无法做好档案管理工作。
二、新形势下解决机关档案管理工作难题的对策分析
（一）提高档案管理人员责任意识。保证档案管理各项工作的规范性是做好档案收集工作的第一步。机关单位要安排各项专业水平都合格的档案管理人员及时进行部门日常工作的记录，并引导各部门按照统一的档案管理方案记录工作，并对此及时进行检查和监督，保证重要资料的完整性，从而推动档案收集工作的顺利进行。
（二）完善机关档案管理工作的方法。机关部门对档案管理工作重视程度不够，更加谈不上会注重机关档案管理方法的优化。当前，大多数机关部门仍旧沿用陈旧的管理模式，大大地影响了机关档案管理工作的准确性与真实性，档案管理水平大打折扣。作为机关档案管理人员，可以将文档进行多形式的分类，以保证文档遗失时有其他形式的资料做备份。培养机关档案管理工作人员养成收集、整理和存档好习惯，从而实现档案管理工作的细致性与规范性，从而提高档案管理的工作效率。将计算机多媒体技术应用于档案管理，通过建立借阅系统、统计系统等完善档案管理方法，保证机关档案资料管理的完整性，保证档案资料存档的长期性。
（三）建立机关档案管理制度。坚持实事求是的方针，在原有档案管理的基础上创新档案管理工作模式是现阶段必须解决的问题。因此，机关部门应当紧随时展潮流，顺应时展趋势，不断完善机关档案管理制度，为机关档案管理工作奠定坚实基础。制定机关档案管理检查制度，以保证档案资料不被泄漏，建立能够提供科学的归档依据的归档制度，建立能够清晰地记录档案资料的借阅制度。各项制度之间相互融合，共同遵循科学合理发展的原则，从而真正保护好机关档案资料，提高档案管理水平。
（四）健全C关档案管理的交接程序。现阶段，我国机关部门的交接程序仍然处于不规范的尴尬局面。多数离岗人员在离开岗位时都没有按照规定做好档案对接工作，有的甚至没有做对接工作，从而使得机关档案管理工作无法有序进行。因此，要健全机关档案管理工作的交接程序。作为一名机关档案管理人员，在出现人员调动或离职的情况时，要确保项目资料完成了签字和上交的程序，对没有及时归还的资料进行催还，并进行详细记录，确保交接的管理人员对档案资料有一个清晰的认识，以便日后利用，保证管理的有序进行。机关档案能够保证机关工作的连续性，具有十分重要的价值。
三、结语
做好机关档案管理工作能够有效提高机关部门的工作效率，提升机关档案管理工作的质量。因此，机关部门必须重视机关档案改革，不断创新机关档案管理方法，加强档案管理意识，不断完善档案制度，积极解决档案中存在的障碍，从而实现机关档案管理工作的有序性与稳定性。
【参考文献】