档案管理规则
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档案管理规则范文第1篇
【关键词】交通档案管理；信息化建设问题；对策
档案作为承载人类文明的重要载体，其管理工作对于每一个单位来讲都十分重要的。尤其是交通部门，作为我国的行政执法部门，其档案信息不仅记录着人才的培养与考核，还记录着我国社会经济的发展，具有尤为重要的保存价值。因此，如何做好交通部门的档案信息化建设，早已成为时下每一个事业单位档案管理所面临的首要问题。以下我们就交通部门信息化建设中存在的问题及解决对策进行粗浅的探讨，以期为交通部门的档案信息化建设提供有益建议。
一、交通档案信息化管理中存在的一系列问题
1.缺乏专业的档案信息化管理人才
目前在我国交通部门档案管理中，普遍缺乏专业的档案管理人才。部分档案管理人员，从未接受过正规的档案信息化培训，以至于在档案信息化建设的工作中，往往存在人为的工作误差，无法发挥档案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部门并没有专门的档案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在档案信息化工作中，不仅仅无法顺利进行档案信息化建设，也造成许多档案人员在工作过程中敷衍了事，缺乏强烈的责任心与耐心，去完善档案信息化建设，发掘档案信息化建设过程中存在的问题。同时，交通档案管理工作在保存相关的历史资料的同时，还为现代的交通运输行业提供了一定的帮助，但是，因为交通档案管理工作自身的复杂性，导致管理部门的工作人员短缺，并且档案管理人员从内心深处无法真正重视档案管理的工作，这样就让档案管理意识比较淡薄，档案管理工作中的资料收集和整理很容易被忽视，这就导致很多档案管理部门把档案管理看作成一项可有可无的工作。
2.交通档案管理过程中的影响因素
档案管理的信息化进程中，档案管理的一些观念问题也会影响其主要进程，受传统档案管理理念的影响，档案管理的相关部门存在着重保管而轻利用的局面，由于现代信息技术的发展，新理念和相关学科不断对档案管理工作进行着种种渗透，这就在一定程度上促进档案管理工作不断出现新情况和新问题，思想观念的陈旧，以及对开放和创新意识的缺乏，都让档案管理的信息化进程受到种种影响，档案的安全和档案的保密受到不同程度的挑战，这些挑战主要来源于两个方面，由于档案管理部门工作人员的保密意识和安全管理意识的缺失，在自我档案的相关网页上各种信息，并在过程中很少管理和审查，这就导致不经意间可能泄露了机密，或者在信息化的交通档案管理过程中存在着一系列的技术问题，导致所用电脑出现故障，电脑黑客对其进行肆意的攻击，这都在一定程度上让档案管理的安全工作受到威胁。数字化的文件在归档过程中的管理问题表现得更加突出，网络建设和档案信息系统现在呈现着各行其是的局面，层次不一，开发性、服务性和共享性都比较差，很难满足信息共享的要求。当前档案管理工作中所运用到的办公自动化相关的系统在设计过程中没有档案管理的工作人员的参与，或者在使用这些系统的过程中，管理工作人员缺少操作经验，都造成数字化文件的产生的归档工作存在一系列的问题。
二、完善事业单位档案信息化建设的几点解决对策
1.强化对事业单位档案管理人员的培训与招聘
档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。因此，为了进一步完善事业单位档案信息化建设，加强对交通部门档案管理人员的培训与招聘尤为重要。首先，交通部门应该定期安排现有档案人员进行档案信息化建设的相关技能培训，加强其专业技能知识，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度；其次，对外公开招聘优秀的档案信息化管理人才，为事业单位引进新鲜的血液，加快事业单位档案信息化的建设。从而提高事业单位档案管理人员的职业技能水平，专业知识，使事业单位的档案管理能够跟上时代的发展步伐。
2.做好交通部门档案管理人员的离职交接工作
交通部门应当对档案工作人员的离职交接工作，作出严格的规定，从而使交接工作做到有法可依、有章可循。
3.做好档案信息的更新管理工作，引进先进设备
由于交通部门每天都会有新的变动，所以交通部门的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根据交通部门的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。从而从根本上加快事业单位收集信息的能力与速度，更好的服务于单位。
4.建立属于自己的档案信息化管理规则
要想进一步完善档案信息化建设，制定必要的档案管理规则尤为重要。因为，任何一项管理工作，都离不开相应的规章制度。所以，交通部门在档案信息化建设中，应该根据实际的管理情况，逐步形成和完善自己的管理规则。而不是杂乱无章的管理档案，要采用合理有效的方式促进档案信息化建设，且消耗最小的人力、物力、财力管理更多的档案，只有这样才能真正加快档案信息化的建设，提高档案管理的工作效率与工作质量。
结束语
新形势下的交通档案管理信息化工作被赋予新的时代意义，为了适应这种新的要求，并更好地为交通事业服务，我们需要加强对档案管理工作的认识，针对档案管理工作中所出现的种种问题，我们要在客观分析的基础之上采取正确的应对措施，并结合新的档案管理的种种要求，制定出正确的档案管理方法和策略，从领导到工作人员都要形成对档案管理工作的重视，从而加快我国档案管理事业的信息化进程。
参考文献：
1李明秋.交通档案管理存在的问题及对策[J].才智，2012，（32）.
档案管理规则范文第2篇
关键词：高速公路；档案管理；现状；对策
Abstract: With the continuous development of China's highway, highway engineering file management has attracted more and more attention. Combining with the status quo and problems of the current highway file management, the corresponding solutions for how to do the work of highway file management are proposed in this paper.
Key words: highway; file management; the status quo; solution
中图分类号：U412.36+6 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
伴着中国高速公路等级越来越高，对工程质量要求也越来越高，作为公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证——高速公路工程档案管理也越来越受到重视，它所具有的重要作用是能为高速公路的项目运用、养护、改建、扩建提供准确、可靠、真实的依据，从而减少大量的人力、物力、财力。本文结合当前高速公路档案管理的现状与存在问题进行简要的分析并对如何做好高速公路档案管理工作提出相应的对策。
一、新时期高速公路档案管理的现状与存在问题
近几年，由于中国高速公路建设事业得到了快速发展，大量的工程项目档案也随之产生，再加上高速公路工程由于受诸多客观因素，如专业性强、投资大、工期长，项目多，参建单位多等影响，使高速公路所形成的格局是线长、点多、面广，正是这一格局致使工程档案管理存在很多困难。详细表现如下：
1.过分注意工程建设，忽视资料整编工作
在高速公路的工程建设中，作为“硬件”的建筑物本身是摸得着，看得见的，为大家所瞩目，领导关怀，社会各界关注，几乎所有的人都把精力放到工程建设当中，抓进度，抓质量，抓关键目标的完成。而作为“软件”的工程资料，却被弃之一旁，等到工程即将验收时，才被想到，于是加班加点抽调人员整理资料，可想而知，资料整编的效果。
2.日常资料管理缺乏规范性
在工程的详细施行过程中，无论是建设单位，还是施工单位，无论是想象单位，还是监理单位，在日常的资料管理中都花费了较大的人力、物力，做了很多工作，但基本都是围绕工程的施行，而并没有将日常资料与最后的整编归档有机结合，致使在资料的管理上深度不够，规范程度较低。
3.缺乏既懂工程档案管理又懂工程技术的人员
之所以工程的原始文件不规范，质量不高，其中最重要的因素是这些原始资料，多数由现场的作业层完成，而作业层人员素质较低，技术力量薄弱，培训少，管理水平有限；监理人员参加正规国家监理工程师培训的较少，拥有工程师资质的人员较少，在施工现场监理的工程师虽然有专业技术，但施工管理水平差，因此，不能做到现场签证严格把关；有的施工单位在工程档案管理方面虽然配备了一些专门的具有较高专业知识的档案管理人员，但对工程建设方面的专业知识了解甚少，以至不懂工程技术，而工程技术人员又不认识档案管理方面的知识，二者不能有效结合。
4.缺乏健全的资料管理制度
虽然各参建单位建立了一些资料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建设单位和施工单位对竣工资料管理重视不够，所以资料整编工作难以有效开展。详细表现在：文件、技术通知的管理规定不统一，编号不系统，规格大小不统一；竣工资料编制要求不明白，没有详细措施有效控制竣工文件的质量；工程建设的特点是周期长，人员频繁变动，再加上在工程资料管理方面尚未有专门制度保管与移交资料，因此，在资料移交时，易造成交接手续不到位，资料遗失，给归档工作造成很大的损失。
5.档案管理缺少法律控制
工程资料质量失控，其法定原因是建设单位与施工单位在签订合同时，没有明确、详细的整编责任，整编内容，而且整编的深度及要求也没细化，造成工程档案资料管理缺少法律控制。
6.缺乏完善的资料整编规范及标准
在工程档案管理方面，国家出台了一些相关的规范，交通主管部门也制定了相应的规定，但由于形势在不断的发展，这些固定的规范和标准难以详尽、完善的满意具有特别性的工程项目，因此，在工作的详细开展中，经常会遇到困难，如没有合理的资料分类方法，没有明白的资料整编的责任划分，没有明确规定由谁负责整编几个单位共同形成的资料等等。
二、做好高速公路档案管理工作的对策
1.制定档案管理规则，确保档案在宏观上的管理
在工程建设之初，为了加强对建设过程中所形成的材料进行搜集、整理、归档、编目、装订等，以达到“ 齐全、完整、准确” 的要求，可依据《档案法》，按交通部《公路工程竣工验收方法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理方法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》，结合详细路段高速公路建设项目管理的特点，编制相应的《高速公路档案资料管理规定》、《高速公路建设项目档案分类编号规则》等。在工程施行阶段，应结合本路段的详细情况，组织专业人员编制体现本路段的《高速公路竣工文件编制方法》，详细规定档案资料的搜集与整理的内容与质量要求，组卷的方法与要求，案卷的编制、装订、编目、保管等方面的要求，以有效控制档案资料的齐全完整及填写质量。通过各项规则的制定，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行，切实做到对档案的整理、搜集、归档的宏观管理。
2.脚踏实地，确保施工资料的真实性管理
真实是归档文件的生命，是工程建设质量检验的基点，也是竣工验收高速公路工程的关键。要想为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息，必须要有真实、完整的施工资料，这样，才能充分发挥文件效能，才能反映工程全貌，也能为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。施工原始记录的真实性体现在所记录的事件是确定的某一工夫段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录的工夫跨度应与分项工程的详细工夫一致。施工数据的完整性体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证。同时，采用“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的搜集和整理情况，确保档案齐全、真实管理。
3.严把竣工验收关，确保竣工档案凭证作用的发挥
在工程项目建设验收阶段，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，严格检查各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告，对隐蔽工程验收记录的真实性和工程想象变更单的落实情况要着重检查，如存在问题及时整改，以确保竣工档案的真实性和准确性，在工程项目合同决算时，使竣工档案资料能真正发挥凭证作用。
4.制定制约措施，确保资料的完整性管理
依据《档案管理方法》与《竣工资料编制方法》制定相应的合同、运用法律手段加强档案资料的管理。在合同中应确定参建各方的档案责任与权利，明确文件材料的形成范围、费用及归档套数，明确档案质量及权属，从法律上真正保证档案归档工作。工程监理也应充分发挥监督职能，监督、审核、验收工程资料形成及档案整理工作。在工作的详细开展中，要施行专项检查评比，建立奖罚分明的经济责任制，奖先罚后，以加强参建单位档案管理的质量意识，以推进优质档案的形成。
5.制定档案管理规章制度，确保档案的制度保障管理。在制定档案管理规则的基础上，为了保证各项规则的真正落实，应建立、健全项目档案管理制度，使项目档案的分管领导及各部门如建设、想象、施工、监理单位专兼职档案人员均明确职责，切实抓好项目文件资料的形成、积累和有序管理，以保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符，真正完成“网络”档案管理，以保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。
6.加强人员业务培训，确保档案的有序管理
档案管理规则范文第3篇
关键词：煤炭企业 档案管理 发展策略
近年来随着我国煤炭资源的不断整合，对各项工作都提出了更高的要求，而记录企业发展原始记录的档案的发展更是迫切的摆在了煤炭企业的面前。如何更好更快的发展煤炭企业的档案事业，更好地为煤炭企业的各项工作提高更好的信息保障，本文在对当前现状分析的基础上，对档案事业的有效发展提出了几点措施。
一、我国煤炭企业档案发展的现状
虽然我国对新时期的档案管理提出了“强化收集，简化整理，细化检索，深化利用”的要求，但对于许多的煤炭企业在这方面还存在很大的差距，主要体现在：
（一）档案意识比较薄弱
在当前的煤炭企业，仍有很多的人没有意识到档案管理工作在企业管理中的重要作用，不管是在文件的起草、打印，还是在归档方面都存在着问题；
（二）档案管理不能适应企业发展的需要
当期煤炭企业的档案管理方式相对来说还是比较落后的，特别是在档案管理人员配置这一方面，人员流动性大，知识老化，思想保守，缺乏新的技能；
（三）档案管理的制度不够完善
档案管理的有效运行需要强有力的制度规范作为保障，虽然大多煤炭企业也建立了相应的规章制度，但大多停留在形式上，不够完善，特别是对许多细节性的问题没有涉及到
（四）软硬件不够完善
仍有不少企业把档案管理作为一种负担，随便的应付了事，在档案管理的软硬件上都没有给与相应的配套设施。
当前煤炭企业档案管理的水平与国家的要求以及企业本身发展的需要还存在着很大的差距。
二、煤炭企业档案管理的发展策略
为了提升企业档案管理的需要，更好的为企业自身的发展提高更有效的信息，下面将在参考先进企业档案管理经验的基础上，对如何发展煤炭企业的档案管理提出几点建议：
（一）加强档案管理的宣传力度，提高全员的档案意识
档案管理要想发展的好，首先就是要提高企业员工特别是领导对于档案管理重要性的认识，才能得到快速的发展。因此，应该定期的对员工进行档案管理宣传，不仅要是他们认识到档案管理的重要性，而且还要在一定程度上宣传档案法，提高全体员工、企业法人的档案法律意识，自觉的参与到档案管理中来，形成广泛的档案管理基础。
（二）提升档案管理人员的技能及职业素养
随着档案管理水平及硬件设施的不断提升，对档案管理人员也提出了越来越高的要求，因此应该配备好的档案管理人员，提高档案管理人员的素质。在配备时，一定要从长远的角度考虑，一旦确定就不要轻易的更换，以免影响档案工作的正常开展，在人员层次上，应该引进高层次人才，改善档案管理人员的人才结构框架，提高档案的编研质量。在平时还要注重档案管理的人员的自我学习和培训，建设成为一个学习型的档案管理团队，把学习作为终身的任务，以学习促进创新，以创新带到学习。以自身良好的职业道德和专业技能老提高煤炭企业档案管理工作的地位，为煤炭企业的良好发展尽到自己的责任。
（三）建立完善的规则制度
完善的档案管理规则制度，应该是一个体系，涉及到档案管理的各个方面，主要包括决策机制、执行机制、反馈机制、监督机制等，它们之间应该相互促进、相互作用、形成一个闭合的管理体系，以保证档案管理工作运行的规范健康。在具体的管理过程中，必须建立档案管理的领导岗位责任制，管理人员的岗位责任制，不同档案的管理规范，并把对它们的考核最为绩效考核的一部分。
（四）进行信息化建设
信息化建设是档案事业发展的必然趋势，通过建立信息化档案可以实现档案信息的数字化、网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案信息的高度共享。对于档案的利用也不在受时间和空间的限制，成为大家永不关门的档案馆。显然信息化档案馆的建立是以必要的软件、硬件设施为基础，以规范化的强制制度为保障。
（五）加强对档案信息的开发利用
当前煤炭企业对档案信息的开发已经远远落后于企业发展的实际需要，档案的收集范围、收集的方法和手段比较陈旧，档案的开发更是微乎其微，以致在对档案的利用上存在很多的问题。绝大多数还是采用传统的手工管理方式，在编研上也只是一些简单的汇编，缺乏深层次的开发和挖掘，在利用上处于被动的局面。因此，为了实现档案的服务功能，最重要的事就是加大对档案信息的开发力度，对档案进行精确的分类，深入的开发、编研，建立清晰的目录，提高服务的质量。当然这所有的一些都是建立在领导的重视、管理人员的精湛技能和相应的硬件基础之上。
我国煤炭企业档案管理的发展还有很长的一段路要走，这需要我们档案管理人员在工作中不断的去思考，放宽眼界，不断的吸收其它行业的成功经验，化为己用。只有如此才能建立起适合自身的档案管理体系。
档案管理规则范文第4篇
【关键词】 国土资源 档案系统 功能设计
对档案资料进行数字化处理并使用信息系统管理和利用，是现代档案管理的不二选择。国土资源档案是土地、矿产资源管理与开发利用的凭证和真实记录，具有分类多、数量大、专业性强、利用率高等特点。传统的档案系统普遍存在功能结构单一，针对性差，查询效率低，权限控制模糊，数据封闭等问题，导致档案工作效率逐步降低，难以满足当前工作对档案信息的管理和利用需求。
一、功能设计
功能设计如图1所示。
二、功能描述与实现
2.1 档案管理
2.1.1 档案著录
档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一，未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。
2.1.2 档案归档
通过电子政务系统审批的案卷，使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中，按照政务系统的业务分类，显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时，在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后，将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。
2.1.3 待归档材料
该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后，系统建立著录表单，并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后，完成案卷归档。
2.1.4 档案修改
对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。
2.1.5 档案销毁鉴定
由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定，填写鉴定记录，选择延期保管或销毁，并打印鉴定清单和销毁清单。
2.2 档案利用
2.2.1 档案查询
具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。
2.2.2 档案查阅登记
对外提供档案查询服务时，使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记，审核是否符合查询条件，并反馈查询结果。
2.2.3 档案借出登记
对外借出档案时，使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息，并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。
2.2.4 借出档案管理
对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。
2.3 档案统计
对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。
功能要点：（1）采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时，针对档案管理需求，建立自定义统计模式，通过时间、利用情况、档案分类、数量（卷数、页数）、载体、材质等信息字段的不同组合，让档案管理人员获得不同的分析数据，便于档案管理和利用。（2）统计结果的输出及图表化，包括导出、打印等。
2.4 系统设置
对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置，确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。
2.4.1 档案分类设置
档案分类结构，是档案系统管理、设置、运行的核心内容，关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。
2.4.2 著录表单及字段设置
对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理，包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。
2.4.3 辅助信息字典功能设置
对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置，档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写，有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。
2.4.4 水印配置
从档案系统打印输出的资料自动添加水印，以标示该档案资料的权属，避免用户越权输出和提供档案资料。
2.4.5 接口配置
对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置，确保数据归档时，档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。
2.4.6 档号设置
配置不同类型档案的档案号生成规则。如文书档案为“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”；专业档案为“全宗号-目录号-案卷号”。
2.5 系统管理
为确保系统的安全正常运行，系统管理员对系统进行的维护和管理。包括对组织机构（部门）、用户、角色权限的管理与配置，系统参数设置、数据备份、系统日志管理等。
2.5.1 用户管理
对使用系统的用户信息进行管理，包括新增、修改、删除、查询等。
2.5.2 机构、部门管理
对本单位组织机构和部门信息进行管理，可新增、修改、删除机构和部门信息，并以树形层级显示。
2.5.3 角色管理
根据对系统使用需求的不同，建立不同的角色以满足特定用户的操作需求，如超级管理员、档案管理员、档案查询利用岗等，并对角色信息进行管理，包括新增、修改、删除、停用等。
2.5.4 权限管理
对系统各字段信息和操作进行细化和权限控制，实现对系统数据和用户的精确管理。主要的权限控制包括系统菜单、档案分类、全宗、密级、要件操作、表单字段等。
2.5.5 日志管理
为加强系统安全管理，系统自动记录运行的整体情况，包括登陆日志和操作日志。可分别按需查询各类日志信息，并导出至Excel。
2.5.6 数据备份
为保证系统数据安全，提供对数据库及要件数据的备份存储功能，增强系统数据安全性和容灾能力。
实行异地保存制度，架设FTP文件系统服务器，由系统自动将数据文件上传至异地服务器上进行再次备份。
档案管理规则范文第5篇
行政执法档案管理存在的问题及产生原因
大连市49个一级行政执法立档单位一年产生行政执法档案大约101万卷，其中行政处罚档案33451卷、行政处理档案34卷、行政检查档案23979卷、行政强制档案1054卷、行政确认档案235卷、行政审批档案129卷、行政许可档案955774卷。长期以来，行政执法档案按照文书档案的管理方法进行管理，存在以下几方面问题：
1 行政执法档案的安全管理存在诸多隐患。行政执法档案管理分散，职责分工交叉重叠。部分行政执法档案处于多头管理的状态，或保存在机关及事业单位档案室，或保存在其内部机构等；一些行政执法机关的下属单位也成为行政执法档案的保管机构。很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充，使行政执法档案依据性缺失。一些行政执法档案由于结案时间拖后，造成后续材料散失、不完整。产生问题的原因：一方面，行政执法权限不清晰，职能交叉；另一方面不少单位办公场地紧张，没有条件设立独立的档案-室，一些单位更忽视了档案安全保管设施的配置。
2 档案移交和归档混乱。档案的保管是一种责任，作为国家机关，应该按照法律规定，对档案进行归档和移交。由于没有规范标准，大连市49个一级行政执法立档单位中，在立卷归档时间上就存在多种情况，有的在2个月内归档，有的1年内归档，有的1年以上才归档。在移交方面，一级立档单位没有移交或部分移交行政执法档案的占43％。产生问题的原因，主要是由于领导不重视档案的归档、移交，工作人员没有依法管理档案观念所致。
3 档案整理方法不统一。一是表现在档案排列方面，有完全单独排列的，有完全作为文书档案属类排列的，也有单独排列与作为文书档案属类排列并存的；二是表现在档案的装订方面，有装盒的，有组卷的，有的单位装盒与组卷并存。产生问题的原因在于档案管理规则及适用方法多元化。
行政执法档案有效管理的途径
要使行政执法档案科学有效管理，必须建章立制。大连市档案局自2005年以来，多次与市法制办协调，促成《行政执法档案管理办法》列入大连市《全面推进依法行政五年规划》。在起草《行政执法档案管理办法》过程中，市档案局联合市法制办召开3次专门会议，针对其中的重要环节进行研究。在市政府各工作部门及各区市县政府(先导区管委会)范围内书面征求意见及在网上公开征求社会公众的意见过程中，针对各方面提出的案卷的装订，归档文件目录及卷内文件目录的书写，案卷的整理、排列、编号及保管期限，案卷的鉴定等27处意见，认真进行商讨和反复修改。在2007年年底市政府第58次常务会议上，以政府规章的形式通过了《大连市行政执法档案管理办法》(以下简称《办法》)。
《办法》共28条，对行政执法档案的整理、装订、归档、移交做了严格规定。重点强调了行政执法单位应当将行政执法档案作为文书档案属类整理，排列-行政执法档案较多的，可以单独作为一类整理、排列。行政执法档案应当装订成卷，一案一卷、一卷一号。行政执法的有关记录由行政执法单位在结案后两个月内归档。对已做出行政执法决定，但自决定做出之日起一年内未执行完结的案件，已形成的记录由行政执法单位指定机构予以登记，集中管理。对同一事项的行政执法活动，由不同的行政执法单位分别实施的，所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。
档案管理规则范文第6篇
一是档案管理机制不健全，保存价值不足。档案管理工作的有效开展有赖于完善的管理制度。但部分交通运输单位在实际的档案管理工作中，缺乏科学的档案管理制度，档案管理人员职责不清、操作流程不完整，操作步骤随意，档案管理缺乏安全性和完整性，档案资料保存价值不足。比如部分建管单位只对建设项目档案验收工作十分重视，却不重视建设项目档案的前期收集工作，使许多重要前期文件资料因收集不及时，而流失，损毁，空缺，导致项目建设档案验收不过关，最后整个建设项目验收推迟或整体不过关。
二是档案管理方式落后，信息化水平低。面对信息化和网络化的时代特征，部分交通运输单位的档案数字化水平低，管理方式仍在沿用旧有的检索方式与纸质档案模式，不仅环节复杂、流程重复、耗时耗力，更容易导致档案文件损坏和老化，管理方式难以满足信息化档案管理的共享性、服务性和开发性的需求。
三是档案信息过于封闭，利用率不高。档案管理工作的目的是最大限度地开发利用档案信息资源，但目前一些单位对档案管理工作重视不够，档案利用观念不强，虽然进行了收集、整理和保管，但对档案信息资源开发得不够全面、深入，档案信息过于封闭，闲置现象严重，档案管理工作表现为一种高积累、低附加值的现象。
四是管理人员专业素质不高，归档能力缺失。部分交通运输单位的档案管理从业人员业务素质和专业技术水平较低，其中一些档案管理人员身兼数职，整天忙于事务性工作，根本无暇顾及档案业务学习、钻研和培训，对基本的档案工作程序缺乏了解和掌握，归档意识，文件归档分类能力差。特别部分管理人员受专业限制，根本不考虑交通运输行业档案的内容构成、专业特点和归档要求，缺乏特色管理和细节管理的手段，很多管理工作没有实际效果。
针对交通运输行业档案管理工作存在的问题，建议在今后工作中，应通过积极完善档案管理制度，改进档案管理模式，加强档案队伍建设，推进档案资源管理系统化建设。
一要加强档案收集整理。收集整理是档案管理工作的重要基础，没有收集就没有档案，档案工作也就失去了对象。交通运输单位必须建立完善的档案收集制度，明确分工、职责、管理规则，使档案收集工作贯穿交通工程项目建设的始终，做到全面覆盖、全程跟进、全程受控。同时，对本单位的重点工作、重大活动、重大建设项目等，档案部门要积极参与，加强统筹协调和业务指导，确保相关文件材料同步收集、同步整理、同步归档。
二要完善落实归档制度。文件管理人员不光只是简单的登记文件、传阅文件，还需要有很强的归档意识和文件归档分类能力。要建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位文件材料的归档范围和保管期限表，管理人员要对照规定，分门别类地归入到相应的档案类别中，切实做到检索文件准确及时，利用文件方便快捷。
三要创新管理服务形式。依法做好档案利用服务，改进查阅方式，简化查阅手续，优化工作流程，最大限度地为利用者提供便利。同时，要经常对档案信息资源进行数据的统计分析处理，从而获取肉眼看不到的深层次二次信息，帮助单位领导清晰的掌握当前的交通运输状况，深入了解交通事业的发展不足，推动交通事业不断发展。
四要积极开发档案产品。根据现有档案的特点及利用情况，有针对性地编纂一些《专题文件汇集》《重要文件汇集》等史料，为单位日常检索和查阅提供良好服务。同时，将档案资料归纳分解为不同类别，形成新的文献体系，把“死档案”变成“活信息”，更好地为领导决策、政策研究、行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供参考和依据。
五要提升档案管理信息化水平。切实树立便捷化、数字化、共享化理念，从人力、财力、物力上统筹安排，统一部署，同步实施，切实推进档案存储数字化和利用网络化。首先，建立网络档案信息系统。在交通运输系统内部建设数字化综合应用平台，即通过建立健全内部服务网和公众服务网， 发挥网站的作用，实现系统内部各单位信息资源的合作共享。其次，推进档案资源数据化转变。档案管理人员要应用OCR软件、平面制图软件、视频处理软件，将传统的档案全部转化为电子数据文件，然后将数据文件分类管理，确保电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
档案管理规则范文第7篇
[关键词]教学档案管理；二级学院；规范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02
1 教学档案概述
教学档案是指二级学院本科教学科研以及学生管理过程中所自然形成的具有存在价值的文字、图表等资料文档。这些最原始的具有保存价值的文档资料对学校甚至社会有一定的参考作用。档案是随着时间的推移，学院的发展，最终一点一滴累积得到的，真实地记录了二级学院的发展轨迹。
2 教学档案的作用
随着本科院校管理体制的不断改革，管理制度也不断深化，高校二级学院办学的自和管理权也随之加大，相关教学管理工作的范围也逐渐扩展。而教学档案的收集管理及保存工作，作为学院管理工作的重要组成之一，应该得到相关学校管理人员的重视。
随着学院管理范围的不断扩大，许多教学、行政相关文件及实施都由二级学院进行，原先的管理工作面临着很大的挑战和改变，二级学院的在档案管理工作出现很多亟待解决的问题。自我国进入21世纪以来，高等院校的格局组成发生了很大变化，二级学院成为我国高等院校的重要组成部分。而档案作为凭证和具有历史参考价值的资料文档，必须得到二级学院的高度重视。因为档案是回顾总结和评估教学的重要依据，而且通过研究学习档案能不断提高教学水平。这就是档案作为纸质资料的重要意义，要通过自身的优秀管理，严格按照档案建立和完善原则，逐步形成一个二级学院中完整的档案管理系统。并且还要引进现代化计算机工具，这样才能真正做好高校二级学院的档案的管理工作。
3 教学档案管理的工作内容
3.1 学院的管理类文档
管理类档案有学院教学相关资料、学院的管理机制、学院设施管理、各类学院会议的文字记录以及学院一些重大活动的资料，其中包括文字、影视等形式。
3.2 教学科研类档案
教学科研类档案作为学院教学工作的一个重要组成部分，包括教学中的成果与改革创新、研究课题申报立项的验证资料以及科研成果取得的证书等关于科研类的档案文档。
3.3 教学日常运行的管理类档案
主要包括教师的每日课程状态、课程教案、教学计划、教学事故等有关资料，同时也包括各个学科的专业建设材料、教学质量的管理材料、实践教学材料等。
3.4 学生学籍、毕业考核、毕业设计类的文档
其中存放有全部学生学籍及各类考试考核的原始试卷和成绩单、毕业设计的资料，以及四年的奖励和惩戒的材料。
4 教学档案管理的规范化措施
4.1 设备管理人员要配备齐全
本科教学档案资料库的构建，本身就是一项日常化的教学管理工作，需要长期进行归档存档。所以相关工作人员必须重视起来，由院长等相关领导带头监督管理，制定相关管理规则，成立独立的机构管理工作，要做到任务分工明确，落实好每个管理人员的任务，责任到人，长久地定期检查工作。
为了更好地管理二级学院本科的教学工作，加强学院教学档案管理，建议学院必须成立专门档案室，专门进行存档归档等工作，并要依据相关档案管理要求寻找合适的档案室，满足文档对温度、光线、湿度等的要求。因为档案资料大多是纸质文字档案资料，档案室要防止日光直射，消除紫外线对档案的伤害。不管外面的天气怎样，都要将档案室的温度保持在14℃～24℃，如果能提供相关的调节温度湿度的设备，则要把温度的变化控制在2℃之内，将湿度保持在45% RH～60% RH之间，湿度上下的变化幅度值不能超过5%。
4.2 建立并完善档案管理的相关制度
档案管理工作下放到二级学院后，相关工作便成了学院教职工教学工作必不可少的一部分内容，需得到相关领导的重视。二级学院自不断扩大，相关管理体系和制度也要进行适应性的改变。
从目前情况来看，大多数二级学院并未在此问题上进行改善，仍然存在诸多相关问题，学院领导要引起重视，加快完善相关管理制度。具体的着力点应该在二级学院档案的建立、工作人员的配备等方面。比如，在收集归档的工作上工作人员不负责，职责也不明确，教学档案没有进行及时整理，或者档案不完整等，这些问题在高校二级学校的档案管理工作中时有发生，降低了档案管理工作的意义。
建立健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的基础。学院在拥有更多自的同时，应当抓住机遇面对挑战，真正做好学院档案管理工作，结合自身的实际情况和相关档案管理的规则要求，制定一套符合自身发展的制度规则。在管理机构的组织、工作人员配置、存档归档的资料范围自等方面下功夫，让工作更加有条理、有章可循，提高档案管理工作的专业性、规范性。
4.3 严格把控档案内容，明确教学档案收集入档的时间点
确定归存内容，建立“本学科教学基本原始资料库”目录，这是建设本科教学基本资料库的第一步。从各学院有第一届本科生的学期开始，二级学院本科教学资料库的资料收集工作也随之开始。资料的保存时间是由资料本身的存在价值所决定的，要对各类文档资料进行分类归档，划分不同的保存时间。对于那些关于学院发展和建设的资料要长期保存，如重大事件或者优秀的毕业设计论文；对于学生考卷或者一般类毕业设计论文，保存4年即可；对于学生日常的实习、实验等相关资料保存至学生毕业后两年；其他类别文档一般无特殊要求保存5年。
对于一些日常的教学资料文档，一般在学期末进行归档整理，但要注意对一些跨学期的事件文档要延缓归档。每年九月份开学季，学校都会对各学院本科的档案库进行检查和评价。在学期中，学院也会根据管理规定对各学院的教学工作进行检查，看其是否符合档案资料的记载，同时也会对相关的档案管理工作进行复查。因为学校对二级教学单位的年度考核很重要的依据便是本科教学基本的原始档案库的建设和维护情况。这样做能促使档案库相关工作人员积极工作，避免档案库建设完善工作却无人执行的现象。
5 结 语
教学档案工作作为一个本科二级学院对教学管理和发展轨迹的真实记录，是对高等学校教学水平和管理水平评价的重要指标和依据，也是高等学校档案工作的重点所在。它能真实记录整个教育过程，对高校的未来发展有很好的辅助作用，能为今后的教学工作提供借鉴。所以，要重视和发展高校二级学院教学档案工作，严格执行档案工作流程，及时建档归档，构筑高校二级学院教学档案的完整体系，并不断引进高科技的管理方式，应用计算机相关快捷便利的管理系统，真正做好档案管理工作。
主要参考文献
[1]皱琦.高校二级院系教学档案管理体系关键工作探析及对策[J].辽宁科技学院学报，2011（3）.
[2]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2008（6）.
档案管理规则范文第8篇
关键词:房产;档案;特点;管理
中图分类号:F2
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)07-0057-01
1 房产档案工作的特点
(1)法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的,是确认房产权利归属,鉴证房产权属处置的唯一有效证明。
(2)区域垄断性。房产管理部门都是本地房产唯一管理部门,处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。
(3)社会性。随着知识经济的发展,社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录,客观地反映了房地产经济运行的真象,记录了一个个房地产项目建设的过程。
(4)动态性。房产档案形成后,房产权属和房产情况并不是固定不变的,随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌,城市的建设发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生,房产权属处于不断转移和变更之中,这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。
(5)服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务,而应该是所有信息的全部批露,是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。
2 加强房产档案的管理
2.1 加强房产档案的基础业务工作
(1)做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散,渠道多元,要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。
(2)做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化,进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先,房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理,严格把关,并对重要的材料进行正确的保护管理。其次,必须严格按照档案管理规则,对所收集的档案材料科学分类,合理排列,整齐装订。另外,为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来,房产档案中最好附有房产照片,与原房产材料一并保存。
(3)做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学,直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要,应解决档案管理动而不乱的问题。
2.2 加快房产档案信息化建设进程
(1)提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主,利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理,是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展,否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案,必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,促进房产档案管理整体水平提高。
(2)推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算案机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,从而提供高效、便捷的查询服务。
(3)完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息,一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。 (4)建立房产档案数据分析系统。
2.3 强化房产档案的开发利用工作
(1)树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者,同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料,对一些重要的单位和个人定期收集,建立广泛的房产档案信息利用服务网络,随时掌握房产档案利用者的动态。
(2)积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。开发房产档案信息,其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲,就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下,针对社会的发展趋势和利用者的需求特点,鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料,以满足利用者更深层次的需求。
(3)创新房产档案利用服务方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用服务方式。传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借,档案展览与陈列服务,制发档案复本、档案证明,档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展,在传统服务方式的基础上,迫切需要不断创新服务方式,只有积极地把档案推向市场,充分发挥其现实功效,才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找服务商机,针对不同的人群进行专题性开发等。
参考文献