合同档案管理方法
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合同档案管理方法范文第1篇
关键词：建筑 合同 要求 实施要点
建筑建筑合同是对建筑工程进行整个工程进行全面监督的法律性文件，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。合同档案的有序管理还会为施工单位进行后期的竣工验收和工程费用结算支付带来极大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各负其责” 的模式要求 ，由两方以上形成的资料，都按照按照“ 人执一份”的原则，由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。这种合同模式在文本上明确了权利和义务的分工，也使在责任明晰的情况下，对工程的施工更加容易进行管理。但是，在建筑建筑合同的管理过程中，因为建筑建筑合同小项包含的数量多、种类杂、细节繁琐，操作人员还要对以下几个方面进行关注：
一、建筑工程合同管理的原则
合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而进行的必要工作。通过对合同的档案管理，一方面可以保存与合同有关的相关证据材料；另一方面一旦双方合同发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。对于合同档案的管理要遵循以下原则：
1、为合同档案管理营造网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。在现实中，经常出现合同缺乏统一的管理模式。从合同管理机构上看，有的单位成立了专门的合同室，工程合同管理较好。有的单位则不然，工程合同由其他业务部门代管或由文书合同员兼管，形成的合同分类五花八门。
2、为实现合同保管的有效性和秩序性，合同管理员应该负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、整理、归档工作体系，并确定一名负责合同文档管理。避免出现专业素质较差，既缺乏合同管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要层单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。
二、建筑工程合同有效管理的注意事项
（一）探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。
（三）加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。
（四）建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的合同档案管理规范。
（五）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程合同信息资源，做好合同信息统计工作。大力推行对缩微合同、磁介质合同、电子文件合同在工程合同中运用。当前，多媒体电子文件合同管理已趋于成熟，近几年在工程合同管理中采用autocad光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与合同管理要求》，使得工程建设合同管理中利用光盘塔或光盘库载体进行合同管理成为可能，成为项目合同管理的一个发展方向。近几年，各个建设公司也开始对照片合同、录像合同、纸质合同制成多媒体和进行光盘刻录，对合同管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的合同检索系统。提高各部门（公司）的合同管理水平，提高各部门合同管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性质和类型，收集整理的部门的合同资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。
（六）及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。
三、结束语
建筑建筑合同的管理是一项全面的、长期的、耐心细致的工作。要求管理人员在工作中程序上慎重、细节上稳重，能够熟悉各个合同的撰写规范和要点，同时对工程各个环节还要有相当高的认识和理解才能做好。随着电子合同管理等辅助工具的使用、合同管理人员自身素质的不断提升和合同管理理论的进一步发展，相信建筑工程合同管理的工作强度会逐渐下降，合同管理工作的开展也会更加简便、高效。
参考文献：
[1]刘宗美.探讨如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商业文化.2011.
[2]王振华.建筑工程合同资料有效管理措施[J].山西建筑.2008.
合同档案管理方法范文第2篇
［关键词］编外人员 聘雇型态 双轨制 同工同酬
［中图分类号］D630.3［文献标识码］A［文章编号］1009-5349（2011）09－0016－01
［DOI］CNKI:22-1010/C.20110914.1126.003
一、“编外人员”现象
（一）编外人员“人事档案管理”不完善
《劳动合同法》对编外人员的人事档案提出了新的要求。合同档案管理的好坏不仅影响劳动力的使用成本，而且影响事业单位服务品质和整体效率的提高。主要包括以下几个方面：1.由于过去体制下事业单位的聘雇型态主要包括正式在编人员和编外人员（临时工），临时工不纳入编制，单位对他们只限于你干活我发工资，没有建立个人档案，对他们的使用仅限于一定时期，人才流动率很大，造成人力资源浪费和单位人力使用成本浪费。2.编外人员人事档案重视程度不够。一方面是编外人员本身档案意识不强，档案在人才交流中心，或工作后不及时收集、补充、归档，使得档案失去了利用价值；另一方面是档案部门错误的用工观念，认为临时工没有固定单位，有无人事档案无所谓，造成人事管理模式和用工模式的混乱现象。3.劳资纠纷缺少凭证，没有书面合同和用工协议。
（二）编外人员“双轨制”弊端
虽然在一定的历史时期内，作为一种迫不得已的变通，其对打破计划体制下的僵化用工模式起到了重要作用，对事业单位用人制度改革产生过积极影响。但是，“双轨制”的合理性与积极意义只限于“暂时”，一旦固化，就必然走向反面。《劳动合同》规定实施全员聘用制以来，在编制限制和成本控制下，在管理者陈旧观念的局限下，并没有打破编制内外的差别，而尤其是更多专业技术人员和高素质、高学历人员加入了编外人员队伍，对事业单位有着很大的贡献。管理好这部分人力资源，不仅仅对于单位本身发展有积极影响，对社会就业稳定和人才合理配置也产生助推作用。然而目前编外人员承担着编内人员相同甚至更多的任务，却由于身份等级的存在，得不到相同的酬劳，心理不平衡，缺乏归属感。“同工不同酬”现象严重，这也是造成编外人员流动性大、工作积极性受挫、整体单位服务品质下降的关键因素。
二、纾解对策和建议
（一）完善档案管理制度
1.档案管理部门和人事部门转变观念，建立统一的人事档案管理制度，参照正式在编人员档案管理方法，建好、管好编外人员档案，有利于档案信息资源的开发和利用，保护用人单位的合法权益。2.结合编外人员用工特点，吸收个人缴纳社会保险、医疗保险等，完善编外人员基本情况，避免因编外聘用人员档案项目设置不完善而出现劳资纠纷等问题。3.规范续签和终止手续，为了确保人事档案转递的及时和安全，档案部门加强档案的转递和收集整理工作。
（二）进一步落实同工同酬制度
为了实现编外人员工作稳定、促进就业，调动编外人员积极性，提高服务品质，积极实施同工同酬制度，保障事业单位的更好更快发展。1.结合人力资源岗位分析，根据工作岗位、工作内容、工作业绩的一致性，对编外人员所在岗位进行客观评价，对于符合标准人员执行视同工制度（报酬待遇与市场接轨人员除外）。2.待遇到位。同酬是落脚点和关键点。对于视同工的人员，兑现同岗同工待遇，引入公平竞争机制，是能者居上，能者争优。尤其通过考核对于高学历、硬技术的优秀人才给予享受编内待遇，而对于未享受编内待遇的人员除基本工作外，奖金、各项社会保险、福利待遇与编内人员一致。缩小差距，调动工作热情，稳定编外队伍。3.加强培养。随着编外人员主人翁意识的增强，为了加强单位人员的向心力，增加编外人员归属感，对于编外人员进行业务培训，满足他们对自我价值的实现，给予一定政策参与单位的发展当中，进行评优、推荐入党等。4.单位主管要转变思想，重视对编外人员的重视、管理和考核，对于能者居上的人员，给予入编的机会，充分利用人才，鼓励编外人员工作的积极性和主动性。
（三）事业单位公开招聘编外人员
完善相关管理程序和审核程序，单位自己禁止随意聘用编外人员。事业单位编制外用工必须公开招聘。按照“公开、平等、竞争、择优”的原则，向社会公开招聘。事业单位新进人员必须通过考试、考核公开招聘，择优录用。经核准招用的编外工，用人单位应将招聘人数、招聘岗位、资格要求等招聘信息公开。
（四）加强事业单位编制管理
加快编制改革和人事改革的同步发展，编制是人力资源的关键之处，对于单位人事管理有重要的实践意义。
合同档案管理方法范文第3篇
【论文关键词】社会保险；档案；创新
随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
一、社会保险档案管理现状分析
（一）社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。
（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 转贴于
三、社会保险档案管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）在全国统一管理下设分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
合同档案管理方法范文第4篇
关键词：高速公路；项目管理
1、 高速公路建设项目管理简介
1、1项目管理概述
项目是指在一定资源（投资、材料、施工机械等）约束下，为实现特定目的而进行的一次性任务，它具有整体性、一次性、目标性、生命期属性、资源约束性、渐进明细性等特征。
项目管理与项目的概念相对应，是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的目标，通过特殊形式的临时性组织运行机制和有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。
1、 2业主在合同管理中的作用
我国的高速公路建设市场，正在全面推行“项目法人责任制”、“招标投标制”、“工程监理制”和“合同管理制”，按照市场经济原则和现代化企业制度进行工程管理。作为投资主体的建设项目业主，既是资金的持有者又是建设项目的所有者，按照项目法人责任制原则、不仅要对项目建设的过程负责，还要对项目建设的成败和项目运行的好坏发展；既要负责筹措项目的建设资金，还要对建设过程、生产经营及还款付息，直至发挥投资效益承担责任。俗话说，一个事业的好的开始是成功的一半，项目建设的成败在很大程度上影响着工程投入运营后效益的好坏。项目采用招投标选择承包单位，用经济合同约束双方的实施行为，聘用可靠的监理工程师负责合同履行过程中的监督、管理、协调工作，这些都是建设过程中有效的保证措施。
1、 3业主合同管理的任务
业主必须依法确定与承包商这间的经济权利和经济义务关系，并通过签订工程建设合同的形式将这种关系进一步的确立。有关法律、法规是签订合同的重要依据和保障，严格履行与科学管理工程建设合同，是业主控制工程投资、确保工程质量的重要手续。业主对于合同管理的另一项任务就是通过加强合同管理，防范和减少合同纠纷。合同条款是公路建设当事人实施合同管理的法定依据。这就要求甲乙双方在签订有关合同时，应该就合同条款内容进行认真研究、推敲，力求条款内容完善、词句严密、签订合同程序合法，双方的权利和义务明确。合同上认真地按照有效合同履行其职责，达到预防和减少合同纠纷的目的。
2、实施高速公路建设业主方合同管理体系的意义
2、1高速公路合同管理规范全面性的要求，现阶段合同管理的研究还处于合同履行情况的管理，项目前期管理与施工合同管理联系还不够紧密，还缺乏全过程管理，全过程参与，全过程控制。
2、2严格加强合同管理，以合同作为以确参与方权利和义务，能防范减少合同纠纷，能提高合同管理的深度，是加强投资控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建设参与方素质，增加各方竞争力的需要。
3、现阶段业主合同管理系统建立的必要性分析
3、1规范的合同管理的需要：业主专业人员需要对招标合同相关条例的审核：建立专门系统的合同管理班子，如合同的签订严谨性不大，易为合同的顺利履行留下隐患，使业主陷入被动境地，甚至给项目造成很大的损失。
3、2现阶段合同管理停留在“重签订轻履行”阶段的情况了；合同的签订具备了完善的顺序，但合同的履行缺乏必要数量的管理人员按照合同的条款对项目履行情况进行检查，形成对合同管理工作不够重视局面，致使业主直到出现问题才发现原来合同早有上述规定，工程的损失却无法弥补。
3、3业主合同管理职责落实到位要求，档案管理部门与合同管理人员之间的工作关系必须调整好，档案管理人员若干没有及时向合同管理人员提供合同文件，合同管理人员也不主动向档案管理人员及时移交合同文件资料，往往容易造成合同管理工作的被动和不到位。
3、4业主对合同管理全面控制，动态管理的要求，对于实际情况的变化，原先签订的合同条款不适合新发展的情况，这就需要业主合同管理人员具备全面控制，动态管理的意识，全面的对合同进行管理，包括业主与中标人签约后合同管理人员根据项目实际情况的变化就项目出现的新情况对原合同条款进行补充与修正以适应新情况。
4、合同管理体系建立的内容分析
根据高速公路项目管理的实践，其合同管理体系的主要工作归纳以下几点：（1）制定订立合同的策略，包括确定合同方式，设计合同体系，选择合同条件，准备合同草本。（2）组织招标文件的编制，组织招标，组织合同谈判和订立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟踪合同执行情况，审核支付申请。（5）分析和处理合同变更，对照预算进行控制对各种合同条件和技术要求变化引起的争议进行商务处理。（6）分析和处理索赔，预见潜在问题尽量减少索赔事件。（7）建立合同档案和信息系统，负责合同信息处理和档案管理。
5、合同管理需要先进的合同信息系统
为加强和规范高速公路工程项目合同管理与投资控制的工作，便于各层次管理及时、准确、动态的掌握工程各阶段进度和投资状况，应建立网络环境下的标书管理、合同管理、变更管理、计量支付、投资分析和通信管理六个模块，实现标书生成、设计变更、计量支付、投资分析数据的计算机处理并在网上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1规范清单及变更管理：该系统可为用户提供了动态化、全面化的清单管理功能，通过此功能，业主可以更全面、更清晰的掌握整个工程的实际情况。对中标清单“暂定金额”计算进行了改进，可设定不参与计算暂定金额的清单项目，并可对暂定金额比例进行调整，同时，用户可以在清单项目选择的时候方便地选取需要加入的项目。在变更管理中实现了一般、重大变更均可做数量、单价、新增合同项目变更。
5、 2加强计量支付管理：鉴于以往工程施工过程中，计量支付业务不规范，给业主计量支付带来很大困难，包括报表格式不统一、监理审批过程繁琐、业主监控手段不完善等。在系统中，清单项目计量从每个凭证开始输入，热后汇总成中期支付证书；提供现清单中没有的项目的暂计量功能（指已按照变更通知要求做，但设计变更手续未批复的项目，按暂定单价和数量计量）；暂定金额中列支项目：补贴、材差、优质优价，仅在计量支付模块中输入，不需在变更管理中输入；同时提供了预付项目中的动员预付款与材料设备预付款支付与扣回功能；手工输入保留金，当金额达到保留金的限额时用对话框提醒用户注意，在输入计量项目准确性和及时性，使历史数据的查询变得快速、有效，同时，利用系统适时纠正了审核中存在的疏漏问题，当计量数据大于合同数据时，系统会自动报警，及时发现工程计量支付中的错误与疏忽，使对工程的计量支付更有效准确。
5、 3实现上下级部门的通信管理：系统设置固定网页上，通过网络实现省市高指信息的正确快速传输和共享，提高了数据的利用率和数据的使用效率，有效地保证数据的正确和可靠，保证数据的完整性和一致性，提供省市两级高速公路建设指挥部及监理单位之间的数据通信功能，包括数据发送、数据接收和文件传递等功能，可发送的数据有：编码库、标书、合同、变更、其他费用、计量支付、合同删除等；文件传递功能可以用来传递通知、报告、材料等文件信息；同时还提供数据打包、文件收发准备、信箱管理等功能。
合同档案管理方法范文第5篇
【关键词】矿山 工程管理 制度
中图分类号：[TD-9]文献标识码：A 文章编号：
随着我国国民经济快速发展，对矿产资源的需求日益增加，矿产资源已成为制约我国经济发展的瓶颈，甚至威胁国家经济安全。为了缓解我国日趋突出的矿产资源供需矛盾，我国矿业企业集团积极贯彻中央“走出去”战略思想，在国际市场不断进行矿山资源综合利用开发。但目前国内的矿业公司大多沿袭和保留着传统的矿山管理工程模式，使得国内企业在经营海外矿山项目时遇到重重困难，甚至出现亏损。所以要有有效的工程管理制度，才能更好的完成一次工程。
以国际理念完善国际矿山工程管理制度
以国际化的思维模式来管理国际矿山工程
（1）西方经济学说和管理学说引入我国已有上百年的历史。我国经济学家在结合国情基础上衍生了一系列适合中国本土的经济学模型和管理学模式。但是这种已经成为习惯的“变异的”和“中国式”的管理方法却又不适用于海外矿山项目的管理。国外业主和矿山咨询公司多为欧美和澳洲公司，即便是本国的业务，也遵循西方的管理模式。
（2）国际化工程管理的执行保障和法律保障
国际化工程管理在运营过程中要有执行保障、法律保障。国际工程承包模式经过长期实践已形成了一整套通行的承包规则、管理体制与法律制度，即国际惯例。我国的国际工程承包，尤其是矿山国际工程项目承包才刚刚起步，在经验上相比西方发达国家有很大的欠缺。
国际化工程管理要以国际化的矿山人才为基础
矿山工程项目管理和商务人员的培养专业的国际工程管理团队要由专业的国际化工程人才组成。国内的工程承包管理和商务团队，多数有所欠缺。比如项目经理外语不够熟练、商务和翻译人员矿山专业知识和词汇的欠缺等，导致一些现场问题无法迅速得到解决，也会导致报价时的一些漏报和错报问题的发生。因此， 培养大批量具有高素质的矿山工程技术人才，是我国矿山经济、矿山科技国际化的需要。
（2）矿山工程项目技术人员的培养
世界经济竞争主要是科学技术的竞争，归根到底还是人才的竞争。在世界矿业集团公司综合实力竞争中，拥有高素质矿山工程技术人才的数量已成为衡量一个矿业集团公司水平的重要指标和依据。
3、矿山工程管理实践的国际化
目前，国内的矿山工程项目现场管理和西方国家矿业集团公司的现场管理有很大的差距。主要包括安全保护、现场规章制度、采购体制，基础设施建设以及对分包商及其施工队伍的管理等。要从根本上解决现场管理的问题，就要多走访西方矿业集团的工程现场，多做交流，引进高端的专业管理人员，完善现场规章制度，让现场管理成为国际矿山工程进程的保障。
应引起重视的问题
首先是管理体制问题
（1）随意性大。由于缺乏制约机制，行政干预因素多，容易发生不按程序建设、擅自扩大建设规模和提高标准的现象，不利于投资控制。
（2）责任不清。有些工程专门成立了由建设单位及其上级主管部门组成的工程指挥部，这样做的出发点是为了加强工程管理，但实际上更容易造成责任不清，甚至挫伤建设单位管理的积极性。（3）管理水平不高。由于矿山的地理位置和生活条件等诸多原因, 大、中专毕业生往往不愿意到矿山来, 造成矿山工程建设方面的专业人才缺乏。
（4）不利于管理经验的积累。有些工程管理机构是随着工程的上马而临时组建起来的，工程结束后管理机构随之撤销，管理人员亦即生产筹备人员便分散到生产各车间，不再从事工程管理工作。
2、切实重视可行性研究，提高投资估算准确度
（1）未引起足够重视。主要体现在对可行性研究报告的评审草率、不慎重。有些工程往往是在开工前，由主管部门召集建设、设计和施工等部门及部分“专家” 对可行性研究报告进行“突击评审”。由于时间仓促，加上提供的资料不完整，评审很难得出科学的结论。
（2）重技术性而轻经济性。在旧的计划经济体制下，由于生产单位只关心生产任务（产量）的完成，而无须考虑产品的成本和效益，因此对可行性研究工作往往只重视工艺流程、技术性、安全性等方面，而对项目的投资估算等经济性缺少分析或估计不够。
3、加强设计管理，努力降低工程造价
（1）要转变观念，充分利用买方市场的特点，对工程项目设计实行投标招标，择优选择设计水平高、经验丰富、责任心强和服务态度好的设计单位，这是做到设计合理、经济的有效途径。
（2）严肃设计合同委托，明确要求限额设计，严格控制设计变更。通过合同关系，明确设计责任，制定奖罚措施，对限额设计做得好的，节约投资明显的给予一定比例的奖励，对于因设计错误导致超支的要坚决追究，进行处罚，使设计单位既感到压力，又有一定的积极性。
三、具体管理制度
1、公章管理制度
（1）公章由办公室专人保管。（2）属下列情况，必须经单位领导（行政正副职）签字后方可盖章：a.上报的报告、文件。b.矿内外兄弟单位或地方政府的业务来往公函。c.各施工队的工程量增加，停、窝工签证；设备、备件、材料调拨或领用。d.单项工程竣工验收证书和交工资料。
2、合同管理制度
（1）严格执行经济合同法。（2）洽谈和签订经济合同或与对方商定经济业务时，必须有两人以上参加并要有核定价款的依据。工程承包合同的洽谈，由部领导主持，各有关人员参加。重大工程项目招标（议标）的参与人员由部领导集体讨论决定。（3）合同由有关部室起草交部领导修改审定后作为与对方洽谈的依据。（4）由专人负责管理合同档案。（5）工程付款。
3、技术档案管理制度
（1）严格执行保密档案工作的政策、规定和各项规章制度。（2）坚持档案集中统一管理的基本原则，协同本单位技术人员把在工作中形成的文件、图纸、资料和各施工单位提交的竣工图纸、资料，按归档要求进行检查，并办理手续向矿档案室集中统一归档，确保档案的系统、准确和完整。（3）切实做好图纸、资料的收、发、保管、借阅工作和档案管理的七防工作，维护档案的完整、安全、整洁、美观。
4、设计图纸会审制度
（1）方案和施工图设计都必须会审。（2）设计图纸的会审由部领导组织设计单位、工程监理和矿内相关单位人员进会审。（3）施工图由设计单位到矿进行技术交底，本单位再对施工单位进行技术交底。
5、工程质量管理办法
（1）严格执行建筑和安装行业的有关标准。（2）严格执行水文、地质的有关标准。（3）砼砌筑在立模前必须对规格进行自检，发现达不到验收规范要求的地方，必须返工纠正。（4）每次立好模后，要经甲方现场管理人员验收后才能隐蔽。（5）砼砌筑时，要按规范要求，做好试块，做试块时要有甲方管理人员在场。
6、工程管理考核办法
为了进一步加强技改工程的各项管理工作，切实加强安全生产管理，严格做好各项工程质量工作，规范各项考核制度，根据矿有关规定结合技改工程的实际，特制定本办法。（1）因施工单位原因，造成工程质量不合格，一切损失由施工单位承担。（2）因施工单位原因，造成工程质量不合格但通过返工能达标，又不影响工期，则扣该部分工程量造价费用的50％；若返工后影响工期，则按合同处理。（3）施工现场若安全措施不严密，甲方有权进行考核扣款。（4）若因施工单位原因所造成的工伤亡事故，一切责任和费用由施工单位负责。
7、工程竣工验收制度
（1）整体或子项工程在竣工完工后，都要由甲方组织设计单位、施工单位和矿内相关部门进行竣工验收。（2）现场验收后必须开会讨论相关问题（先由甲方介绍工程建设的情况，再由施工单位介绍施工情况，然后由相关单位和部门就有关问题进行讨论），若一致认为工程合格，则相关单位和部门在竣工单上签字盖章。（3）对不合格部分或对存在的问题，施工单位必须及时整改，若整改不合格，则算验收不合格，不合格部分工程不作为结算工程量。（4）不听从甲方统一指挥的施工单位，每次扣500 ～5000 元。
四、结束语
如果我们能在工程管理中减少失误，少走弯路，把损失降低到最小，即对投资起到一定的控制作用。或者在一个工程之后，能够及时总结经验教训，使出现的失误不再重现，那将会对今后的工程大有益处。
参考文献:
[1]成虎编著工程项目管理高等教育出版社2004年7月.
[2]工程项目管理暂行办法中国铁道出版社2007年5月.
合同档案管理方法范文第6篇
关键词：行政管理；降本节支；创新方法
一、行政管理降本节支的实施背景
行政管理降本节支适应市场大环境的需要。2016年，国内外经济形势都很严峻，面临的矛盾和压力十分巨大，2017年经济形势可能更困难。特别是，消费需求持续不旺，炼油等众多行业产能过剩，国际油价持续低位运行，市场形势异常严峻，市场竞争更加白热化。有些工程公司为了拿到业主的EPC合同，甚至免费为业主做工程设计。面对复杂多变的国内外经济形势，石化企业亟待调整管理方式，持续推进转型升级。对于行政管理部门而言，就是要花大力气，改革管理理念，创新管理手段，压低成本，降低支出。行政管理降本节支是落实中央“八项规定”重要举措。党和国家、集团公司党组明确要求，要贯彻执行中央“八项规定”精神，坚决反“”，营造廉洁自律、节俭朴实的良好氛围。公司根据“八项规定”的要求，落实精简会议活动、规范出访活动，厉行勤俭节约等要求。行政管理降本节支是践行精细化管理理念的必然要求。现代企业的发展，要杜绝粗放的管理模式。精细化管理是提升行政管理水平的重要途径，对我们更好地做好行政管理工作具有十分重要的意义。必须树立精细化管理理念，养成精细化工作习惯，通过制度化、标准化，切实推进精细化管理。在当前经济形势下，市场竞争更加激烈。公司想要生存，除了加强市场开拓、生产管理和技术研发之外，还要强化成本控制，通过压降成本来提升企业竞争力。而精细化管理正是降低企业成本，实现效益最大化的重要手段和措施。
二、3S管理法的内涵
企业的行政管理是一个复杂的体系，是企业的中枢神经系统，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面。在新形势下，为了做好行政管理，降本节支，笔者对繁杂的行政管理体系作了梳理，并从实际出发，研究探索出的一套管理方法，使公司文秘、接待、外事、企业管理、综合治理、资产管理、后勤、车队等条块工作在高效、规范开展的基础上，有效降本节支，取得一定成效。行政管理3S管理法，3S分别代表System（机制）、Scheme（规划）、Saving（节能），从建章立制、科学规划、节能降耗三个方面真正将降本节支落到实处。3S管理法可以广泛运用于企业行政管理，较大程度地降本节支，控制成本费用，向管理要效益。
三、3S管理法的实施方法
（一）完善制度规范，建立有效机制
目前，我公司有较为完整的管理制度体系，共有200余项制度，内容涵盖了行政管理、企业改革管理、党群工作、市场开发、项目管理、人力资源管理、技术质量管理、安全生产管理、财务管理、监察审计、采购管理、施工管理、档案管理、信息化管理、法律与知识产权管理等全方位工作。每年年初，公司制定制度改造方案，报公司领导审批后实施。公司结合发展需要，对以前没有明确制度要求的，研究制定相关的实体性规范；对已经有明确制度要求的，研究制定保障性规范，并注重二者的结合与配套，增强制度的针对性、指导性和可操作性，切实形成便于遵循、便于落实、便于检查的制度体系。为了使制度进一步适应工作实际，符合依法合规工作要求，公司定期梳理、完善行政管理有关工作流程。
（二）科学规划，优化方案，改革管理方式
新形势下，企业往往面临着资金困难，尤其是现金流紧张的困境。行政管理的资金往往以流出为主，这时就需要决策者和行政管理部门作出更详尽的规划。通过充分的调查研究，明确指出，要做什么，不要做什么？哪些是急需，哪些可延后？手中有多少钱，就办多少事，切不可在企业生产经营困难、现金流紧张之时还将大笔资金用于不急需或不必要的行政管理和行政办公建设，给企业运营雪上加霜。1、引入市场竞争，充分评审，选定方案招标采购或询比价采购，具有公开、公平、公正的特性，面向社会，把采购的信息、宗旨、要求公布于众，极大地扩大了物资的来源，增加了竞争性，采购行为也更为规范、透明。去年，公司在服务承包商选择等方面作了大胆尝试，主动出击寻找厂家，获取多种方案，通过评审，择优合作。以公司出版发展历程书籍的印刷服务为例，我们采取询比价方式，从社会上邀请了5家图文印刷公司，参与报价。组织公司相关部门人员参与评审，最后选定合作方。整个过程公开透明，符合采购招投标规定，并且大幅度降低了开支。2、利用集团公司易派客平台采购，降本成效显著2015年起，中国石化“易派客电商平台”正式上线运行。通过集合批量、公开招标，目前已上架596万个具体规格的商品，涵盖化工、煤炭、设备等大宗通用物资及办公文具、复印用纸、打印耗材、电脑配件、安全帽、劳保服等低值易耗品。公司在线上完成采购，不仅采购依法合规、阳光透明，而且降本效果显著。3、签订酒店合作协议，节省差旅及业务招待费用我公司地处陆家嘴中心区域，酒店住宿费用高、预约难。为方便部门、项目组安排来访人员住宿接待，公司考察了附近3公里内不同档次的多家酒店，对比了其安全、整洁、交通、价格等多方面因素，通过谈判，争取了优惠价格，并享受优先预约、入住等待遇，为公司会务接待提供了实惠和便利。公司通过充分考察，最终确定与公司附近的6家酒店签订了合作协议，节支比例达20%～60%。此外，为节省员工差旅住宿费，方便住宿预订，公司还与华住酒店集团签订合作协议，约定我公司员工入住全国各地的汉庭酒店都可享受协议价格，节省了员工差旅支出，降低了成本费用。4、探索EPC项目现场的车辆、驾驶员属地租赁、聘用模式随着车队驾驶员逐渐进入到龄退休高峰期，如何缓解车队人手少、任务重的矛盾显得愈发重要。加之，公司承担的EPC项目分散于内蒙古、广西、广东、山东等地，驾车往返于公司本部和现场须消耗大量人力物力。经过充分的市场调研，笔者会同公司项目管理部门，积极开动脑筋，创新管理方式，在人员较多的EPC项目现场试行车辆和驾驶员属地租赁、聘用模式。这种管理模式有效缓解了车队人力负荷，节省车辆运营成本和用工成本。
（三）节能降耗，增强降本意识
我们不能不屑一顾于一滴水、一度电的价值，那是企业效益的根本所在。公司的每一个职工都应自觉地投入到节能降耗活动中去，坚持不懈地做好节约能源的工作。出台有效措施，一是要从硬件上找突破口，通过改革管理理念、改良设备等方式，切实践行节能降耗。与此同时，要加大宣传力度，号召员工树立一种“点点滴滴降成本，分分秒秒增效益”的节能意识，实现节能效益的最大化。推行行政办公信息化、无纸化是公司行政管理节能降耗的重要举措之一。近年来，公司行政办公信息化、无纸化程度大幅提升。除了集团公司统一开发上线的合同管理系统和公文管理系统外，公司于2012年推行了自主开发的综合管理信息平台，该平台下设行政管理、人事管理、信息技术管理、档案管理、HSE管理等十余个板块，其中，行政政务管理系统下设内部报告、信息、会议申请、物资采购、用车申请、出国（境）管理等13个业务流程，实现了该13个业务条线无纸化办公。在办公设备选用上，注重节能环保。例如，传真机设备老化亟待更换，借此机会，公司采购了CimFAX传真设备，并安装自动传真系统。对外传真收发实现无纸化，每年节省的复印纸极为可观。此外，公司着力强化物业公司、保安公司、餐饮公司等的管理和服务意识，责成物业加强巡检，杜绝“跑冒滴漏”；在午休、下班后及时关闭各楼层无需开启的照明，减少资源和能源的浪费。结合公司HSE观察卡、QHSE月报制度，及时了解各部门对公司行政管理尤其是后勤服务的意见和建议，定期召集物业公司、保安公司、餐饮公司负责人，对提出的意见和建议进行分析，落实整改。践行3S管理法，从建章立制、科学规划、节能降耗这三个角度切实管控成本，抓管理、降成本、增效益，取得较好成果。降本节支绝不是经营者和财务部门的“独角戏”，必须全程控制、全员参与。通过在企业上下践行3S管理法，加强宣传引导，让降本节支的理念深入人心，使人人讲节约、人人讲成本的氛围日益浓厚，成本费用被分解到每个岗位、每项工作、每位员工的身上，让每一个人都为降低成本费用贡献力量，推动公司的持续发展。
作者:陆敏 单位:中石化上海工程有限公司
参考文献:
[1]陈娟琴.强化成本管理实现降本增效.企业文化旬刊,2012(2).
[2]温德诚.精细化管理浅谈.管理与财富,2005(3).