公司档案管理办法
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公司档案管理办法范文第1篇
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
公司档案管理办法范文第2篇
一、基本情况
我们公司是中铁大桥局集团公司下属的一个二级子公司，成立于年月，现有干部职工名，其中，具有高级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名。机关管理办公人员名一线工作人员名。下设厂部和室。公司近年来，坚持科学发展观，开拓进取，追求卓越，在市场经济大潮中勇立潮头，实现了社会效益和经济效益的双丰收。
二、工作做法
（一）加强组织领导，统一大家思想认识
首先，公司党政领导高度重视人事档案管理工作，成立了专门组织机构，有专门分管领导负责此项工作的指导与协调，定期或者不定期亲自督促检查，并一次次对人事档案管理工作提出提出明确任务和具体要求，并定期听取汇报，对工作中出现的问题及时分析和处理。同时，通过组织召开有关人员参加的会议，统一和提高大家的思想认识，经过学习讨论，使大家深刻认识到：档案信息资源是中铁大桥局集团信息资源的重要组成部分，在企业经济建设中发挥着越来越重要的作用。我们从企业人事档案最薄弱处下手，全面健全人事档案体系，就是想通过人事档案管理，进一步提高整个企业管理水平。为了保证人事档案标准化、规范化整理如期完成任务，公司领导统筹兼顾，从基层单位抽调力量解决人手不够的问题、及时解决档案库房装具等问题，由于领导的重视，保证了人事档案管理工作顺利开展。
（二）加强制度建设，实现管理规范有序
没有规矩，不成方圆。根据我公司实际，对公司所属各单位的人事档案管理部门提出了干部档案管理工作的具体要求，并先后制定了《干部人事档案管理办法》、《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案保管保密制度》等多项制度，确保了档案收集、归档、鉴别、转递、查借阅等各个环节的规范性。同时，制作《查（借）阅人事档案登记簿》、《档案材料收集归档登记簿》、《档案转递登记簿》等记录簿，使机关人员坚持照章办事、按程序办事。制度的建立健全，使得我们人事档案管理工作步入了规范化、制度化的轨道。
（三）加强人员培训，提高业务工作素质
人事档案管理的好与坏，培训强化是关键。我们组织了业务专题培训，采取派员去总公司培训和自己本公司自己组织培训两种形式。通过培训，使公司机关和来自公司下属单位的人员学习了干部档案管理的基本知识以及基本操作技能。在培训中，学员们认真学习了人事档案管理办法及档案实务操作规范制度，进行了工作研讨和实务操作，讨论在工作中出现的一些问题。大家通过学习，进一步明确了方向，熟悉了管理人事档案工作的规范要求和工作标准，为下一步档案管理工作的开展打下了坚实的基础。同时，公司人事档案管理部门还及时了解档案管理工作中出现的新情况、新问题，积极探求解决的方案和办法，根据各下属单位提出来的一些具体问题，经过认真研究，再以电话、通知、以会代训等不同方式指导下面开展工作，并且鼓励大家业余坚持自学业务，使大家明确了解决问题的对策，有效提高了心理素质和业务素质。
（四）加强大硬件投入，夯实基础设施建设
为了加强人事档案管理基础设施建设，不断改善管理环境安全条件，我们公司解放思想，内部挖潜，千方百计从别的地方挤出经费，对档案管理的硬件加大资金投入力度，先后为公司人力资源部档案室添置了计算机台，彩色打印机部、裁纸打孔一体机部、专用打孔机部、裁纸刀和先进的档案装具-密集架，具备中央空调、消防监控等各种先进硬件设设备，不断改善人事档案管理条件，经过努力，已经基本达到总公司提出的“三室”分开的要求，保证了“六防”措施的有效落实，同时，要求我们公司所属的各基层单位对档案管理的硬件加大投入，经过各个单位的努力，档案库房建设基本上达到了总公司的要求
（五）加强机制完善，达到管理优质长效
建立和完善了人事档案管理的长效机制，确保管理运行的工作效率和工作质量。1、实行关口前移，调查摸底先行：在健全人事档案之前，首先对全公司人事情况作了充分的调查，对不同员工的情况做好记录，保证了人事存档的准确性和真实性。2、实行安全防范，依靠组织保障。首先，各级人事档案管理部门领导高度重视防范工作，积极实施了有关档案系统安全方面的各项措施；其次，让管理人员对档案安全性作深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项安全制度和措施，防患于未然，降低了人事档案信息系统的安全风险。3、实行规范操作，依靠制度保障。通过制定相应的政策与规范，并采取必要的措施强化落实，做到制度规范人事档案管理行为，保障人事档案信息执行到位。4、实行优质服务，提供信息依据。
公司档案管理办法范文第3篇
自公司成立以来，我们一直将档案管理作为重要工作来抓，特别是在年，公司被大化集团兼并，成为其全资子公司以后，大化集团公司规范的管理，使我公司的档案管理工作不断走向严细化和规范化。多年以来，随着我公司的不断发展壮大，为档案管理工作打下了坚实的基础，也提出了更高的要求。而档案管理工作的不断深化和日益完善以及对档案的有效利用，又促进了我公司的进一步发展。下面对我公司在规范档案管理方面的一些做法和取得的效果进行一下浅谈，与档案管理工作的各位同仁一起交流，共同学习。
一、成立综合档案室，并为其提供必备的基础设施。
为做好档案管理工作，我公司成立了综合档案室，用于各种档案的存放。综合档案室现有里外套间两个，总面积达100多平方米，内设档案柜120个，这些档案柜分类存放各种档案资料，以外贴标签加以识别。公司先后为综合档案室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪、切纸机等硬件设施，为做好档案管理工作提供了有力地支持。
二、建立档案管理组织机构
公司成立了档案管理领导小组，设立了专职的档案管理员，负责综合档案室的档案收集、整理、借阅、回收及销毁工作。同时，为强化档案管理，公司各二级单位都分别设立了档案专责人，用于收集、整理本单位的档案，并定期将收集、整理好的档案交于综合档案室。这样，就形成了网络管理体系，确保各二级单位的档案资料能够及时被收集到综合档案室内，对保证档案资料的齐全提供了保证。
三、制定切实可行的档案管理制度
在硬件和组织机构都具备了的情况下，有效的管理制度就成了做好档案管理工作的关键。历年来，公司经过逐步探索，总结出一套较完整的档案管理制度。年，公司制定出台了《氯碱公司档案管理暂行规定》，在这一暂行规定的基础上，经过进一步修订完善，年12月，以公司红头文件的形式，出台了《大化集团氯碱公司档案管理标准》。这一制度的出台，成为我公司档案管理的指南，为我公司以后几年的档案管理工作指明了方向。
《大化集团氯碱公司档案管理标准》分为目的，适用范围，公司档案资料管理工作，职责，文件、材料、资料归档范围，部门及人员管理标准，档案管理标准及考核标准等八项内容。该制度制定了严格的档案立卷、归档、保管、移交、借阅、保密、修改、鉴定与销毁等相关内容。以《档案管理标准》为中心，我公司出台了一系列配套的管理办法，如《会计档案管理办法》、《科技档案整理办法》、《文书档案整理办法》、《文档分类》，等等。这些管理办法与《档案管理标准》相辅相成，为提高我公司的档案管理水平提供了充足的制度保证。
四、理顺档案管理程序
为理顺档案管理，公司制定了“资料归档—移交—登记—借阅—销毁”的管理程序，并制作出相应的记录表。
在档案立卷建档方面，我公司设有公司级档案、专业职能科室级档案、车间级档案三级。公司级档案资料由公司综合档案室管理，专业职能科室级和车间级档案分别由本单位管理，并接受公司档案室的指导、监督、检查，车间同时接受职能科室专业档案资料管理的指导、监督、检查。公司级归档的文件材料分类编号，分别为：党群工作类（代码为0）、行政管理类（代码为1）、经营管理类（代码为2）、生产技术管理类（代码为3）、产品类（代码为4）、科学技术研究类（代码为5）、基本建设类（代码为6）、设备仪器类（代码为7）、会计档案类（代码为8）、名人档案类（代码为9）、员工档案类（代码为10）、实物档案类（代码为11）、特殊载体档案类（代码为12）。公司各部门档案的分类编号采用汉语拼音和阿拉伯数字为代号，并附中文具体名称。档案分类编号格式为：第一层为档案管理层级，第二层为档案类别，第三层为属别，第四层为案卷号，第五层为年度，第六层为档案中文名称。
在资料移交时，要登记资料移交清单，送交人、接收人、监交人、监收人要分别在清单上签字，同时注明交接日期。在登记时，档案管理人员要在文件归档登记表中填写发文单位、字号、文件标题、接收日期、移交人、份数及卷别等。
在档案的借阅方面，我公司员工查阅档案，按公司档案资料管理层级，须由主责领导审批；查阅上层级或带密级的档案资料须持本单位领导签批的介绍信；查阅密级档案均由公司档案资料管理主责领导审批。外单位来公司借阅档案，必须持单位价绍信并经公司档案管理主责领导批准，由公司有关单位派人带领导查阅。职工退休或调离时，所借档案资料必须还清，否则不予办理调离手续。在日常档案借阅时，要填写档案借阅登记册，注明数量、档案编号、要点、单位、借阅人姓名、借阅日期、借阅目的、是否复制（摘抄）或扫描、续借（归还）记录及证明人等。
在档案销毁方面，我公司一直持极为慎重的态度。在保管期限已满后，由各层级档案资料负责人组织相关人员组成鉴定小组，对被鉴定的档案资料进行逐件审查，写出鉴定报告，提出存毁意见，报上一层级档案资料管理部门审批。经鉴定确认无保存价值的档案，由相应层级档案资料专责人编制销毁清册，与已批准的鉴定报告一起存档。在清册中要注明档案名称、卷号、起止年度、应保管期限、已保管期限、所属部门等，并由相关部门负责人、档案整理人、审核人、监销人、办公室主任及公司主管经理签字，同时写明销毁的时间和地点。销毁档案时，公司严格执行档案保密规定，由两人以上在指定地点进行监销，销毁完毕，监销人员在销毁清册上签字。
这套档案管理程序，就把档案资料从收集、整理到存档、借阅、归还再到按期销毁连成了一个闭环，最大限度地消除了档案管理中的漏洞，提高了档案管理水平。
五、抓好档案管理人员的培训工作
档案工作要适应不断发展的新形势的需要，人员素质是关键。近年来，为不断提高档案管理人员的素质，我公司档案管理人员先后多次参加了市档案局、市档案局组织的培训学习，学习时间累计达60课时以上，为进一步做好档案管理工作做好了知识储备。在此基础上，公司多次组织档案管理人员到集团公司各兄弟单位进行学习、取经，不断提高档案管理员的实际工作能力，使档案管理人员熟悉本部门的职责，熟悉不同文件材料，能够按照管理标准进行科学地分类、整理、编目、立卷。
通过以上工作的有力实施，我公司档案管理工作成果丰硕。目前，公司综合档案室共计收集整理文书档案360卷、会计资料档案1711卷、工艺图纸2082张、照片200张、声像资料100盘。这些珍贵的档案资料既记录了企业发展历史、传播了企业文化精神，同时又为企业的发展提供了快捷高效的信息服务，发挥出不可替代的重要作用。近年来，随着档案管理的深化，公司利用档案开展技术改造、融资及开展相关业务性工作的事例不断增加，对提升公司管理水平、促进企业发展起到了关键的作用。
1、查阅档案，完成试验装置安全验收，并新增试验设备。
我公司5000吨/年试验装置是与北京化工机械厂合作建设的电解槽试验项目，该项目于年试运行，年通过安全验收。在安全验收过程中，一些图纸和设计方案已经存档，需要档案部门大力配合，才能完成此项工作。在这种情况下，档案管理起到了关键作用，为验收单位和人员及时提供了可信的档案资料，得到了验收人员的一致好评，使此次验收工作一次通过。接着，由于试验装置的特点，要不停的改变试验任务，需要新增试验设备。而要新增试验设备，就必须在以前的设计基础上完成，于是档案又一次发挥了它独特的魅力，帮助设计人员完成了这项任务。可以说，我公司试验项目的发展，离不开档案的支持，与公司档案管理息息相关。
2、利用档案，开展旧设备再利用。
自从年以来，我公司受到了金融危机的猛烈冲击，氯碱市场不断下滑，公司的生产经营遇到了前所未有的困难。在这种情况下，强化内部管理，节本降耗，显得尤为重要。在公司倡导下，技术人员开始研究对一些旧设备进行再利用。但是，当初的很多设计工艺和管线已经变更，不能有效地发挥旧设备的作用。这时，档案又一次进入了人们的视线。经过查阅档案，技术人员理清了工艺线路，重新设计了工艺图，有效地发挥了旧设备的作用，为公司增加了经济效益，促进了企业发展。
公司档案管理办法范文第4篇
关键词：会计档案；科学管理；财会部门
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.
[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.
[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.
公司档案管理办法范文第5篇
一、路政档案管理的由来
路政档案是各级公路路政管理部门在路政执法工作过程中形成的具有利用查考价值的各种文字、图表、声像、电子文件等材料，是路政管理活动的真实记录，也是路政执法和路产管理的重要凭据。早在2003年，我国以交通部第2号令颁布和实施了银各政管理规定》，之后根据各省高速公路的发展趋势，以及综合有关国道、省道、乡道的交通体制所出现的不同情况、各地对于如何加强路政执法队伍建设、保护路权路产和快速处理各类交通事故等问题进行了多方面的研讨和分析，并结合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公路法》以及《广东省档案管理规定》等法律法规，广东省公路局会同广东省档案局于2009年联合正式印发了犷东省路政档案管理办澎，旨在进一步强化我省路政档案管理工作。文件明确指出:路政档案既是公路管理部门综合档案的一个主要内容，也是国家和企业档案的重要组成部分，要求各高速公路营运部门根据自身情况，根据国家颁布的管理办法与条例，处理好高速公路前期建设遗留的各种征地拆迁、产权归属与纠纷、补偿索赔、专项工程改造、交通事故应急处理等问题，由此形成的路政档案成为档案工作探讨的又一课题。
二、路政执法管理人员日常履行执法工作形成的各类文件材料是路政档案的重要构成部分
近几年的高速公路营运管理工作中，由于涉及路产路权、违章违法等索赔补偿的案件频频发生，甚至有些还涉及刑事诉讼案件等。为此，各高速公路营运公司为了不让自身公司的利益受到侵害，都抓紧抓好如何加强路政执法队伍建设，提高执法水平，把“降事故、保畅通”的首要任务摆到企业发展的重要议事日程上来，不断探讨、研究日益增长的非法盗窃公路财产、违章占用公路两旁土地、乱搭乱建广告牌以及收费站广场等各类突发案件，因此，路政执法管理工作的重要性、紧迫性就显得越发不可轻视。同样，做好保障公路路产、路权不受侵害，确保高速公路的通达畅顺是路政执法人员必须具备的职业要求和实际能力，特别是要求路政执法人员在极短的时间内(2分钟、巧分钟)赶赴事故突发现场，应对不同性质、不同程度的交通事故，紧密配合交警对拥堵的车辆进行有效的疏导与分流，并做好各项必要的笔录与确认。因此，路政管理人员在管理职能活动中形成的路政案件、路政巡查、路政统计、路产管理等真实记录，都必须按照扩.东省路政档案管理办嘟、仕业档案工作规褂的有关要求，将应归档的文件材料进行收集、鉴定、整理。按分类号+年度十保管期限+案卷顺序号进行科学的排列、立卷和归档。同时，土地使用证、路政许可证、路产登记表，以及修建跨线桥、桥下道路、隧道、涵洞、渡槽等上跨下穿管线工程项目形成的档案也有着极高的利用率，也必须按期移交到综合档案室或部门资料库作永久保存，并由路政档案管理员根据《广东省路政档案管理办法》(粤公路函[2008]282号)的要求，认真做好路政档案的分类、鉴定、整理和立卷，实行科学有序管理。
三、路政档案管理除依法执行上级制定的办法以外，还应建立科学有序的内业管理制度，不断研究与优化路政档案管理工作体系
根据我省多个高速公路营运公司的运作情况，我们发现，路政档案除了严格按照《广东省路政档案管理办法》，每年须做好一整套路政档案以外，日常的路政执法、路政巡查、案件处理等管理工作中还产生大量的内业资料和报表，尤以各类报表居多。如作为路政管理工作组成部分的交通监控中心，其每天产生的报表就有:各项交通业务分析报表、交通事态统计与处理、路政拯救、车辆分流、塞车中行车缓慢情况分析、车流量及事故按立交24小时和断面24小时分布统计表、顾客投诉处理月报表等内容，种类多、数量大。另外，针对路产损坏、交通事故、应急处理、违章整改等日常管理业务还形成多种统计报表，如:构成路产损坏报表、交通事故月报表、桥下空间管理情况统计表、应急预案处理方案、路政工作台账、拯救巡查日志、违法案件、整改停工通知等管理资料。
公司档案管理办法范文第6篇
一、湖南电网建设项目档案管理实践
1.规范标准。根据国家、行业和国家电网公司有关标准规范及文件要求，湖南省电力公司组织编制和印发了《湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书》，对电网建设项目归档文件材料的类目设置、文件材料内容、工作要求、保管单位、保管期限等进行了规范，并对竣工文件（含竣工图及数码照片等）的整理、目录的编制、档案的审核程序、运作方式等都进行了明确规定，使各参建单位在输变电工程档案管理上具有规范性和可操作性。
2.强化把关。①施工单位加强把关。各项目部均配有专职的档案管理人员，负责工程资料的收集、整理，专业技术人员负责对工程资料的完整、准确把关；加强了对设备开箱资料的收集和对隐蔽工程记录的规范，注意了档案整理中相关文件的衔接和参见；对档案资料的消缺整改进行了规范和验收签证。对归档文件材料按照国家电网公司分类标准进行分类组卷，做到分类准确、组卷合理、排列有序。②工程监理加强了对项目档案的审核把关。竣工档案的移交一般经过了三级审查，首先是承包单位对各自承包范围内的竣工档案进行自检，然后是监理单位对承包单位整理后应移交的竣工档案进行复检；监理检查通过后进行签字（含竣工图）；第三是接收单位档案管理部门对竣工档案进行交接前审核。不符合要求的提出整改意见并要求补充完善，最后办理档案交接手续。监理工作应移交的监理文件，如监理规划、监理大纲、监理工作通知单、监理工作联系单、旁站记录等，原则上都是原件归档及时移交，做到归档文件材料与工程建设同步，监理资料与施工资料吻合一致。③设计单位加强把关。竣工图由设计单位编制，竣工图的编制要求执行《电力工程竣工图编制规定》（DL/ T5229-2005）和《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办[2010]250号）的规定，其编制深度与施工图的编制深度一致，并编制了竣工图总说明和分册说明。竣工图的提交套数按设计合同执行，设计单位将CAD竣工图转换成PDF等版式文件，刻录光盘同步移交。
二、档案规范化管理控制措施探讨
1.以档案专业化管理为基础，强化标准、制度的执行、监督与管控。首先，我们总结了档案管理同步化、资料标准化、操作精细化的专业管理要点：管理同步化，是指与工程建设同步策划。包括同步收集资料，质量监督同步检查、督促资料，中间验收同步核查资料，竣工验收同步检查、要求资料，达标投产同步考核资料等；资料标准化，指工程资料归档范围、文件材料内容、工作表式、载体要求等严格执行国家、行业、企业对档案资料的各项标准要求；操作精细化，指按照湖南省电力公司档案管理标准化指导书以及优质工程检查标准等具体标准和要求，在档案资料收集、整理、编目、归档、移交等方面，逐条逐项地进行精细化操作。其次，规范工作流程，加强档案的专业管控能力。其重点是：工程前期、项目管理、设计、施工、监理、设备、竣工、系统调试及运行管理资料的收集和归档范围是否符合有关规定和要求；归档文件材料是否真实、清晰、易辨认，没有涂改或伪造；各类表式的编制、填写是否符合要求，并真实反映施工过程的实际情况；施工过程中的资料是否与工程进度同步形成；工程重要文件和重要节点资料之间有关联时，是否能够相互间正确衔接、印证；档案分类、组卷、装订以及移交是否满足档案管理有关规定等。
公司档案管理办法范文第7篇
一、档案管理的内涵
档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作主要包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（档案文献编纂）、档案提供利用等八个工作项目和过程。当前，越来越多的企业都开始认识到了档案管理的重要性，档案管理在企业管理中的地位也越来越重要。
二、发挥档案管理经济效益作用的措施与对策
随着现代企业制度的不断完善，档案管理本文由收集整理对企业发展中的作用越来越突出。高效、有序以及规范的档案管理可以提升企业经济效益和管理水平，但不可否认的是，目前，在我国一些企业中，档案管理中仍然存在着一些问题和不足，这些问题恶化不足不仅制约了企业档案管理工作质量的提升，更影响了企业经济效益的提升。下面就发挥档案管理经济效益作用的措施和对策来进行一些浅显的分析和探讨，希望这些措施和对策可以提高我国企业档案管理水平和质量，最大限度的发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的重要作用。
第一，提高对档案管理的认识。
在一个企业中，企业管理主要包括有：财务管理、生产管理、质量管理以及人力资源管理等多个管理方面，这些管理对企业经济效益的提升是非常明显的，而档案管理就不同了，档案管理对企业经济效益的影响是长远和隐性的，因此，在一些企业中企业管理者和领导者都不太重视企业的档案管理，而是更加重视可以为企业带来明显经济效益的企业管理，因此，要想充分发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的作用，就必须提高企业管理者和领导者对档案管理的认识。一是提升自身的认识。企业领导者和管理者的认识对档案管理工作有着至关重要的影响。企业的领导者和管理者应当不断学习，提高对档案管理工作的认识，从思想上认识到档案管理工作对企业的发展是有利的；二是提高员工对档案管理的认识。企业领导者和管理者只提高自身的认识还是远远不够的，还需要提升企业员工特别是企业档案管理员工的认识，毕竟企业的档案管理工作都需要企业员工来执行，因此，这时候，企业领导者和管理者就必须充分发挥出自身在企业管理中的核心和主导作用，通过自身的影响来提升企业员工对档案管理工作的认识。
第二，加强对档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。
企业档案管理人员的素质直接影响了企业档案管理质量，而档案管理质量又影响了档案管理对企业经济效益作用的发挥，因此，企业要想最大限度的发挥档案管理对企业经济效益的作用，就必须加强企业档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。为此：
坚持每月学习制度。企业要提高档案管理人员的素质，就必须要求企业档案管理员工不断地学习，在不断的学习中不断提高自身的素质和对工作的熟练度。学习内容包括《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。长期坚持下去，企业档案管理员工的素质必然会有一个质的提升。
加强对档案管理员工的培训。培训是老板送给员工最好的礼物。培训不仅可以提升员工的素质，更可以留着员工。随着社会经济的不断发展，新技术、新事物以及新理念层出不穷，这就要求企业加强对员工的培训，使其可以不断适应企业发展的需要，如当前企业档案管理的信息化趋势不可逆转，基于计算机技术和网络技术的信息化档案管理系统，对企业档案管理员工的素质提出了更好的要求，不仅需要企业档案管理员工熟练的掌握各种档案管理方法和方法，还需要精通计算机技术和各种网络技术，这都需
要企业加强对员工的培训。当然，培训必须根据集团公司档案管理系统建设和运行维护的有关要求来进行，只有这样，培训才是有意义和作用的。
公司档案管理办法范文第8篇
1.档案管理规范化意义
档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。
2.档案管理规范化办法
（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。
（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。
3.档案管理规范化措施
首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。
结语