商业信函
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商业信函范文第1篇
中文商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候;
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?
是的，答案是肯定的。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?
以下5个方面是买家最关心的：
供应商如何回复买家的邮件?
供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?
供应商如何答复买家提出的要求?
供应商多久做出答复?
供应商是否愿意对产品进行修改?
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?
供应商的信用如何?
供应商的银行信用记录如何?
供应商银行帐户开立的年数?
大致的通常收支情况?
银行给供应商的贷款额度?
银行对供应商的帐户情况是否满意?
供应商贸易往来的信用如何?
合作者与该供应商的合作年数?
供应商可承受多大的定单?
交货是否及时?
是否能准确地完成定单?
供应商是否使用了标准质量管理认证体系?
商业信函范文第2篇
[关键词]商务信函 礼貌原则 语用学
[中图分类号]H315 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0054-02
在目前世界发展的大势下，商务信函变得越来越重要，甚至将会影响到既定的案例或项目是否能够取得成功。如何使一封商业信函得体且有效也成为研究的热门，对此英语语用学中的礼貌理论可以为解决这个问题提供理论基础。
一、商业信函的分类
现代商业活动中，商务信函是公司在日常商业通信中最常用的工具。
斯图尔特，齐默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）将商务信函按两个标准分类：信函的内容和信函中所给信息的性质。根据第一个标准，最常使用以下商务信函：请求信函，回复请求信函，索赔评价信函，信用和收款信函，销售信函，雇佣类信函和社会商务信函。就第二个标准而言，即，“给出的信息的性质”，根据信函对读者产生的影响，可将商务信件可以细分为四类：好消息，中性消息，坏消息以及说服性信函。好消息和中性消息的信函一起被视为日常信件。日常信件的使用频率远比坏消息信函或说服性信函高得多。因此，本文也将主要集中研究礼貌理论在这类信函中的应用。
二、礼貌原则的内容
格莱斯建议说话应该是有目的的和理性的行为，这是通过合作原则实现的。他认为，发言者应注意以下几个方面：“量的准则”“质的准则”“关系准则”以及“方式准则”，交流应避免表达的模糊，应当简短和有序。一般来说，对话者遵守这些原则以便双方能够顺利沟通，但有的时候不得不打破这些原则。经过一段时间的发展，为了更有礼貌地交际，达到更高的交际目的，从而实现语言的社会功能这一进步的想法催生了礼貌原则的提出。
从社会心理学的角度，利其（Leech.1983）提出了礼貌原则，其中包括六条准则，他的具体描述为：（1）策略准则（Tact Maxim，也叫“得体准则”）：缩小对方的损失，扩大对方的好处；（2）慷慨准则（Generosity Maxim，也叫“宽宏准则”）：缩小自己的益处，扩大自己的损失；（3）称赞准则（Approbation Maxim，也叫“赞扬/赞誉准则”）：缩小对对方的诋毁，扩大对对方的赞扬；（4）谦虚准则（Modesty Maxim，也叫“谦逊准则”）：缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁；（5）赞同准则（Agreement Maxim，也叫“一致准则”）：缩小与对方的分歧，扩大与对方的一致；（6）同情准则（Sympathy Maxim）：缩小对对方的厌烦，扩大对对方的同情和好感。
他认为，这些准则并非都同样重要，即不同的文化中强调不同的准则。例如，根据儒家哲学，在中国的社会中，礼貌的概念主要与谦虚相关，换句话说，谦虚（准则）是中国礼貌的基础也是最重要的元素。利其的礼貌原则是系统化且有影响力的。
三、礼貌原则在商务信函中的应用
礼貌原则中的不同策略在商务交际中起着不同的作用。不同的应用方式可以帮助人们更好地达到商务交际的目的，完成其任务。本章将通过商业交流中的具体例子来分析原则的每个策略准则及其应用，信函实例取自商务信函《2500成功沟通范例》（2003）。
（一）策略准则的应用
人们使用这一原则以使他们的意见能够更容易地被接受，同时不损害任何一方的利益。在现实生活中，策略原则是礼貌的根本，我们请求别人做某事，邀请他人，或者表达一些不同的想法，这些都需要我们更礼貌或战略性地使用语言。示例如下：
Dear Mrs. Brown，
Thank you for shopping at our new store.You are a loyal and valued customer. We appreciate your business and know that you want to keep a further connection with us. On July，2015，you purchased ?408.59 of merchandise from our store.Your payment of ?200 is now overdue.
In the credit agreement you signed，you agreed to pay off your bill in two payments.The first payment of ?200 was due August 15.2015.Please kindly send this amount to us now.
Failure to pay on time may influence your usual merchandise at our store.Thank you for your prompt attention.
You may contact me at 400-760-1212 if you have any questions or concerns.Your continued support is important to us.
Sincerely yours，
Scarlett Lewis
Credit manager
这封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使对方支付双方在协议中规定的却目前没被支付的分期金额。为了达到这个意图，作者的信函就采取了策略原则，即“缩小对方的损失，扩大对方的好处”。
在本封信函的开篇，写信人感谢收件人之前在他们店内的消费，表明他们珍视双方之间的贸易关系，介绍了当前情况，也清楚地表明贷款已到期，与此同时解释完成支付的最终受益人是收款人自己，并在最后一段表达了希望双方保持良好的贸易关系的愿望。
这封信反映了写信人的严肃性和逻辑性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表达平滑且自然。
（二）慷慨准则的应用
…… ……
We will appreciate your help in replying enclosed questionnaire，also attached is a 15%-off coupon to use on your next order to thanks for your time.By answering it you will let us know how we can serve you better.
I will call you on Tuesday to ask your advices concerning the questionnaire.
Thanks for all your help！
P.s.The coupon is good now！
这封信是一个非常成功的营销手段且可看做是运用了慷慨准则。写信人在信中写道：“这样做，你会让我们知道我们如何能最好地为你服务”，从“你”这个视角表明这种行动对客户和收信人的好处。在告诉客户回答问卷旨在为客户提供更好的服务的同时还附赠一张折扣券，并提醒其折扣优惠券现在正在使用！这些表达都反映了“最大限度地减少对自身的利益，最大化自我成本”的慷慨准则，而合理地利用慷慨准则无疑将有助于商务交际过程中达到写信人的交际目的。
（三）称赞准则的应用
Thank you for your great suggestion on how to manage the seats distribution.Your idea means we could accept 200 more people than last year.Without a doubt， it is the best idea that I have seen for a long time.
Besides， as a reward for your suggestion.We would like to give you a preferential movie card to see the films 30% off for half a year.
…… ……
表达赞赏是经常在日常交际中使用的策略。这封信函的目的是表明作者接受收信者的意见。“毫无疑问，这是我很长时间以来见到的最好的想法”作者高度赞赏它。当一个人提出一个想法，他自然需要取他人的意见。去信赞美收件人可以让他/她感到兴奋。表达称赞并不仅仅体现用词的礼貌，而且还可以使收信人和听者获得心理上的满足感，从而更好地在接下来表达你的想法。
（四）谦虚准则的应用
…… ……
May I use your name as a reference for a job I hope to get？ I am applying for financial advisor at Garfunkel Industry. Our experience together at SI will be helpful to give me the confidence to apply for this job.
…… ……
Being not only your colleague and your friend for many years.I naturally thought of you as my reference.
…… ……
Thank you either way for being a friend and the son of a large department store owner who hired a poor fisherman years back！
Sincerely yours，
Gwyneth
这封信写信人的目的是请求收信人为她进行推荐。一般来说，这种请求他人帮助自己推荐会比较尴尬。但这封信使用礼貌原则顺利完成了任务。信函开端，作者用词礼貌并提出请求，叙述自己的情况，在结尾处表示感谢。全信反映了写信人的谦虚态度，比如最后一段他自谦自己是“一个可怜的渔夫”对比收件人的身份是“一个大型百货商店所有人的儿子”将自己的身份放低并态度温和，可以给别人更好的印象，并保持彼此之间的良好关系。谦虚准则被解释作“缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁”，但这个准则其实某种程度上恰恰反映了人本身的自信。
（五）赞同准则的应用
Dear Robert，
Thank you for your interest in becoming part of Wayne’s research and development department as an instructor.And， of course I agree that everyone needs a change sometimes. While， although you have good sales and marketing experience， this position requires in-depth knowledge of the specific technology.
…… ……
Again， I really appreciate your interest and hard work all the time in the company， and wish you good luck in all your future.
…… ……
这是一封公司老板给员工的信，信里实际上拒绝了收信人的换职要求。拒绝员工申请新的职位，其实并不容易，因为老板和下属有地位上的差距。在@封信函中，体现了老板使用赞同原则的优越性和灵活性，礼貌地拒绝了收信人申请调换到培训开发部的申请。在信的最前面，作者就感谢和赞赏了员工申请换职的这一举动：“感谢您有兴趣成为韦恩研发部的指导老师”，然后礼貌地引出其不适合这个岗位的原因，这样的处理使得被拒绝时申请者能够更容易接受。在最后，作者仍不忘感谢他的付出并鼓励他继续努力工作。整封信函都能体现上级的尊重、理解和对下属的欣赏，并且给下属留有“面子”，这样使得收信人更好地理解上级的决定，并没有更多感到遗憾的理由。
（六）同情准则的应用
Dear Miss Portman，
We are deeply sorry to hear from your letter that your company is now in an adverse financial situation due to business depression and now badly in need.Regarding our long standing relationship of mutual benefit， we would like to send you a check for the full sum as requested.
…… ……
Wish you very good luck.
在这封信的开头，写信人就向收信人表示同情。“我们深感不安的是，从你的信中了解到，你的公司现在由于商业压力和急需贷款而处于不利的财务状况。”告诉他对收信人的财务困难了解并感到遗憾，在提供了帮助之后并在结尾以“希望你好运”表达了写信人的祝愿，这样运用同情准则的写作手法会使收件人感到非常温暖和安慰。
四、结论
商业信函中的“礼貌”可以促进人们或者说双方的和谐关系，对促进人们的交流起着至关重要的作用。对英语学习者来说，英文的商务信函是一种跨文化交际。而礼貌原则可以帮助我们更好地进行这种交际，那么如何在信函中应用礼貌原则是值得考虑的问题。本文以这六封商务信函为例，分析了礼貌原则在这六封信函中的应用。如何将礼貌原则理论应用到实际交际中，如何将书面表达的差异转化为合理的语言行为，也为跨文化交际的对比研究奠定了基础。希望本文能够为商务信函的写作提供一些灵感，从而使得商务信函在商务交际中发挥更加高效和谐的作用。
【参考文献】
[1]史瑞芬，徐兆菊.涉外商函的写作[J].应用写作，1993
（12）.
[2]伍兹.商务信函：2500成功沟通范例[M].王楚明（译）.上海：上海人民出版社，2003.
商业信函范文第3篇
关键词 商务英语 信函写作 礼貌原则
一、商务英语信函的写作原则
商务信函写作并不一定要辞藻华丽、语句浮夸，用简洁的语言，准确地表达自己的意思，让对方能够清楚地了解您想说的是什么就可以了。一般商务信函遵循以下几个写作原则：
（一）礼貌原则（courtesy）
礼貌不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry等就可以，而是从一个从“您为重”（You - attitude） 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更显礼节，撰写者还应避免使用过激、冒犯和轻视的词语。
（二）完整原则（completeness）
在信函写作中，要注重信息的完整性，因此商务信函中应包括所有必需的信息。
（三）清楚原则（clarity）
清楚是商务英语信函写作最重要的原则，一封语义不清的信函会引起误解，甚至会造成贸易上的损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方能够准确地理解。
（四）体谅原则（consideration）
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
（五）简洁原则（conciseness）
这是要求撰写者用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中， 我们应当用简短、易懂、朴素的语言， 避免重复、嗦， 不要让读者觉得晦涩难懂。
（六）具体原则（concreteness）
具体原则是指要让表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，也有助于加快业务的进程。
（七）正确原则（correctness）
正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解。
二、商务英语信函中表达礼貌应注意的几个方面
（一）贸易双方地位的平等
在商务英语信函中，贸易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，如果为了表示礼貌而过分谦卑的话反而会令对方对你的能力产生怀疑，这样就得不偿失了。
（二）要有亲和力
信函是您跟收信人之间的一次交流，只不过是把交谈的内容用书信方式体现了。用一些简单有亲和力的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、人性化。
三、商务英语信函写作中礼貌原则的应用
（一）运用礼貌语言
在商务英语信函写作中，经常使用的尊称语，亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功能起到积极的推动作用。
试比较：
1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我们拒绝了你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。
2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。
后一句比前一句恰当，因为后一句比较礼貌、含蓄，前一句则显得直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
（二）强调对方本位（You attitude）
在商务英语书信中，无论是写给谁，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your，以突出You attitude。英译汉时多使用谦辞.称对方为“贵方”.而称自己为本公司、我方等。例如：
1. If you are interested in any of the items，please don’ t hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。
2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.
为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于80吨的话，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上例子我们不难看出，无论你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you”和“your”。
（三）使用委婉的语气
在商务交流中，双方难免会有分歧.为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如 I’ m afraid ，I think，或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：
Could you make payment by irrevocable L/C？ 贵方可否用不可撤销信用证付款？ 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。
（四）要体现人情
当对方发生了不幸或不愉快的事情时，向对方表达关心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。
例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人有人情味的一面。
（五）避免不和
在商务信函写作中，避免不和主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根据我方存档，贵方尚未还清我方今年5月16日以及6月20日向贵方提供的设备货物的资金。作者用According to our records 这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实。
注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免使用冒犯性的语言。
四、结语
在商务活动中，商务信函不仅是沟通的桥梁，更是吸引客户、建立友谊的途径。商业信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业开展业务有着十分重要的影响。由此可见，在日常的商务活动中，我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利开展。
（作者单位为湖北财税职业学院）
参考文献
[1] 甘长银.谈商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999（6）.
[2] 黄东梅.商业信函中的礼貌策略[D].广西师范大学.
[3] 戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江：浙江大学出版社.
商业信函范文第4篇
关键词:商函;邮政业务;市场
中图分类号:F618文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)32-0159-02
随着经济的快速发展,电子信息技术的广泛应用,私人函件比重过高给邮政函件业务的经营带来极大的潜在风险,因为私人函件最容易受到现代通信手段的冲击和分流。在竞争激烈的市场中,各国邮政深刻认识到,发展邮政信函业务,单靠普通的信函形式已经不能满足客户的需求,赢得新客户的关键在于与目标客户进行面对面接触,不断与他们交换意见,发挥商业信函的作用。从世界范围看,发达国家的商业函件构成其业务收入的重要来源,在函件业务中占主导地位。而在我国,商业信函经过十几年的发展,目前仅约占函件量的30%,发展缓慢。这说明我国商函发展遇到了“瓶颈”,只要打破“瓶颈”,商函的发展会突飞猛进。
一、商函业务发展现状
目前,我国商函业务发展的基本状况是:总体来看,东部发达地区,观念超前,开发商函项目多,项目有自己的特色,商函项目开发达到了较高层次;中部地区一些省份开发了特色的商函项目;西部边远地区,由于受当地经济制约,商函业务开发存在一定困难。
到目前为止,商函市场开发主要集中于教育、房地产、旅游、零售、汽车销售、通信、金融保险、直邮与邮购、政府与公共事业、医药保健、IT、咨询与服务、会展等行业以及面向中小企业、农村等市场的函件业务的开发。
经过十多年的努力,我国商函业务取得了较大发展,但在各行业领域中还有许多空白点。因此,应致力于找出制约商函发展的因素及对策。
二、造成商函发展“瓶颈”的因素
1.市场定位不准确
由于商函业务在发展初期首先导入的是生产企业的产品广告,因此一段时间内商函业务的目标市场主要定位在推销产品上,基本上属于企业间联系业务的商函。而在一些发达国家和地区商函更多的是面向消费者,向消费者个人提供诸如消费商品、医疗医药、保险、餐饮服务等各种实用信息。在企业方面倡导以服务中小企业为核心,但对中小企业并没有清晰的界定,至于什么样的企业需要什么样的商函样式也比较模糊,没有多大差别。市场定位不准、不清晰,就无法对市场进行细分,结果必然造成客户信息管理系统的不完善。
2.知名度低
由于我国居民的文化习惯和邮政自身宣传不到位等原因,人们对商业函件这一“媒体”尚未广泛知晓,即使知晓,持不信任态度的居多。虽然经过这几年的大力发展,数据库商函覆盖的行业和地区在逐渐扩大,但是作为一个较为新颖的广告媒体,数据库商函的市场知名度并不是太高,在不同的地区还有各种各样的空白点。
3.名址库信息系统不健全
商函名址库信息少,更新慢,错误多,检索不变,分类不清,缺乏针对性,造成商函回函率低,使用户产生邮政商函没有信誉的感觉。商函数据库老化是一个突出的问题,存在名址不健全、信息滞后、分类不科学等问题,也无法做到及时、完善,尤其是个性化不足,直接影响了商函业务的发展。加上各地从各自经济利益角度出发,商函数据库资源不能很好地共享,成为业务发展的又一“瓶颈”。
4.商函广告设计不能满足客户需要
商函广告设计方案单一,思路狭窄,无法满足客户的多样化以及个性化需求,不能吸引消费者,达不到广告的效果。这直接影响客户对邮政商函产品的满意度。缺乏专业广告人才,难以向客户提供商函广告策划和设计“一条龙”的高水平服务。
5.价格不灵活
商业广告函件资费与信函资费一直“捆绑”在一起,普通信函资费上调,广告函件寄递的资费也随之上调,与市场相脱离,实际上降低了商函的竞争力。在激烈的市场竞争中,价格机制起着重要作用,要实施商函业务商业化经营战略,就必须面对市场调整商函业务的价格政策。
6.营销机制不健全
目前,商函业务缺乏系统的营销活动策划,找市场、跑市场能力不足,习惯于用低资费推销低层次的商函产品。加上内部分配机制不尽合理,客观上也抑制了营销人员发展业务的积极性。
7.企业广告效果不明显,回函率低
由于投递速度不及时,投递准确度偏低,以及商函广告设计单调等原因造成企业投出的商函广告作用不明显,消费者回函率低,使得企业客户对商函广告失去信心。据调查,44.7%的客户认为商函使用效果一般,9.6%的客户认为商函到不到预期效果。
三、突破“瓶颈”的对策
1.准确把握市场定位,抓住目标市场
我国商函目标市场应以中小企业为中心,同时开拓农村市场。中小企业特点是能支付的广告费有限,但为了发展,中小企业需要不断持续做广告才可生存。我国商函业务应针对中小企业规模进行,并给予不同的营销方式。农村市场的特点在于它的巨大潜力,国家政策向农村倾斜,为商函业务在农村市场的开发带来契机。我国政府信函也是个大市场,政府信函在函件业务中也占有较大比重,应当好好利用。
同时,应善于利用企业的淡季。每个行业都有自己的市场周期,在市场旺季,企业做广告的动力较小。对那些开发难度较大的,难啃的“硬骨头”可以选择在其市场较为平淡时开发。如房地产行业,在房地产市场景气的时候,大量的新兴的地产公司成立,不用做广告或者少量的广告就能把楼房销售一空,在市场不景气的时候,考虑到资金链等问题,企业有时候不得不让利出售,其广告需求也相应的增大。
2.积极引导客户,开拓商函市场
针对商函知名度低,应当主动宣传产品,引导客户的观念,从而开拓市场。
引导顾客过程中要注意五点:一是予以免费咨询。向客户展示营销理念、市场范围、拓展领域等,同时每个营销分中心设置一个展示中心,有图书馆、资料室,供客户参观使用。二是培养同客户对话的理念。这是一个成功大客户管理人员必备的素质,一问一答的方式会使客户产生兴趣,应当激发客户提问题,同时对客户提出的每一个问题都要给予积极的反应,让客户一步步有兴趣,直到签合同。三是向客户提供直销手段,包括电视、广告、邮政信函等,邮政直销中都可以提供一揽子服务。四是帮助客户进行产品广告的设计、提供价格的建议,同时向客户提供名址库。五是积极帮助客户获得信息反馈,将重点放在有信息反馈的用户上。
3.完善名址库信息系统,打造核心基础
对名址库要实行动态管理,加快对信息的更新和收集,信息力求准确、及时、有效。从国外商函发展的情况看,“联合”贯穿商业函件发展的始终。名址库一方面要自己建;另一方面也可以请商提供。比如,中国电信的用户基础数据库,解决好一些法律问题后完全可以联合开发。这并不意味着把业务分流出去,而是实行“双赢”的战略,让商函发展的整个价值链都有利可图,这样才能把商函这块蛋糕做大做强。结合邮政电子商务的开展,从因特网上采集个性化的名址数据也不失为一条行之有效的捷径。造成投递网最后一公里妥投率较低的原因主要是投递末梢界定不清。按照目前的习惯做法,函件投到收发室就可以了。但商函作为一项市场竞争型业务,投递到单位的收发室是远远不够的,必须提供到户服务,这样才能有效保证商函信息反馈链的形成。
4.以客户为中心,提高商函设计质量
随着电子技术的进步和传真的普遍应用,电子信函业务发展很快,英国邮政主要采取了以下做法:在销售中心设置专门人员为用户提供咨询和服务;宣传中强调其简便、快捷、最大限度地节省用户费用等;为用户预分邮件提供帮助,对达到一定业务量的商业信函用户,根据其预分程度给予相应收寄优惠;按照用户要求,利用邮政用户数据库,可将邮件直投到用户指定的行业、单位或个人;通过邮政计算机网和传真,为用户提供电子信息转换服务,并实行制作、投递一条龙服务。
我国商函业务也可采取一系列措施。开发多样化的、符合客户需求的产品是函件业务发展的主要措施。如邮资预付业务、跟踪信函、信箱广告业务等。信箱广告业务直接把其他企业的产品广告送到居民的信箱中,效果比在新闻媒体上刊登广告要好。在为客户服务中简化流程,让用户省心、舒心、放心,并力争做到一条龙服务。
5.灵活的价格机制
英国,商函按投递时限分为一类(次日递)、二类(3日递)、三类(7日递)商函,邮费按量可优惠,分别为11%、13%、25%。因此,不少客户尽量大批邮寄,以享受量大从优的政策。客户回复商函邮寄费优惠措施的采用,对广告商有很大的吸引力。
我国商函是统一价格,但可以借用赠品、礼品、抽奖等方式,满足客户不同数量的差别优惠政策。在不违反国家邮政局价格政策的前提下,制定合理的资费标准,把价格定在既能被客户所接受又能顾及邮政企业效益的价位上。对于批量交寄、累计刊登、大版面、非高峰时间交寄的客户可给予价格优惠。同时还可借鉴国外成功的做法,即商函与民用信函区别对待,不同的传递速度实行不同资费。
6.加强培训,建立营销队伍
应逐步加强营销队伍建设,交流、总结精英营销员的经验,并形成经验积累,为新人员搭建快速成长的桥梁。经常举办直销培训班,帮助客户了解市场,掌握直销理念,通过与客户共进午餐等形式,交流一些市场的最新信息,共同研究开发市场的战略。对邮政员工和客户开展直销理念、市场营销等方面的培训,形成研究、教育、生产的有机结合,营造发展商函业务的大环境。
商业信函范文第5篇
关键词：礼貌；商务信函；表现
商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。
一商务英语信函的写作原则
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的句子。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚地了解您想说什么。一般的。商务信函有以下几个方面的写作原则：体谅原则，完整原则，清楚原则，简洁原则，具体原则，正确原则，礼貌原则。而其中，礼貌原则是在商务英语写作中最需要重视的基本原则。
二商务信函中礼貌用语的重要性
随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中占据一席之地。随着中国市场经济的不断深入，商业信函已经成为人们在经济交往中不可缺少的一种手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌策略，才能在商业交往中成功地达到交际的目的。
三商务英语信函中合理表达礼貌应注意的几个方面
(一)注意保持交际双方地位的平等
在商务英语信函中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的话会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。
(二)注意话语的选择是否具有亲和力
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，干是把一封本来应该是热情而友好的信函写的呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句．这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
(三)注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读
在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使贸易活动得以更顺利地进行。
四商务英语信函中的礼貌表现
(一)商务信函中的积极礼貌表现
积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损坏，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了华人的承认和赞美。在商务英语信函中积极的礼貌表现主要体现为4种策略：赞美、展示人情味，避免不和与声称关系亲近
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1赞美
赞美策略是一种满足听话人面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的虚荣心里，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，使人际关系变得和谐融洽，起到油的作用。在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。所以，在写作信函时，既要遵循礼貌原则中尽量多赞誉对方的赞誉原则，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸奖的语气中透出赞美之情的好例子：
Wefindbothqualityandpricearesatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing：(经检查，贵方产品的质量和价格都是我方很满意。因此，决定向贵方订货，具体的款项如下：……)
2展示人情味中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达关切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人想收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。如：
Weacknowledgereceiptofyourlet-terdatedthe3rdthismonthenclosin~thereprography0ftheinsurancepOHCytweareregretforyourloss．(本月3日来函和保险单印件已经收到，我们对责公司所遭受的损失深表同情。)
这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了一方对对方遭受的损失的同情和美心，充分体现了写信人具有人情味的一面。
3避免不和避免不和在商务信函写作中，主要体现为当写信人不同意对方的观点或不愿意满足对方的要求或请求时．为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
AccordingtOourrecords．youhavenotyetsettledyouraccountforelectroniceqnipmentsuppliedtoyouonlOthDe-cemberand20thJanuarythisyear．(根据我方存档．贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。)
作者借用accordingt0ourrecords这个间接和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点．但注意要讲究理解礼貌．避免用冒犯性的语言。
4声称关系亲近
在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或建议时，写信人可以通过声称自己与对方有密切关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是。声称关系亲近”策略。
上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。
(二)商务信函中的消极礼貌表现
消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极的礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时．说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的面子。消极礼貌表现在商务信函中主要体现在以下几个方面：减缓语气、表示歉意、道歉。
1减缓语气
减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减缓语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的成胁的方法。
2表示歉意
表示歉意的策略指写信人运用谦卑的语言来减低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。
3道歉
道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，以此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。道歉主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。
(1)直接道歉
为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(说“抱歉”、“对不起”、“深表歉意”或“请原谅”之类的话)承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函(表接受)。
(2)间接道歉
商业信函范文第6篇
关键词： 礼貌原则 体谅原则 完整原则 清楚原则
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
一、商务英语信函的写作原则
（一）礼貌原则
1.使用you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系；其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。
2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。
3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。
4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。
5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。
（二）体谅原则
商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。
（三）完整原则
信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。
（四）清楚原则
清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。
（五）正确性原则
正确性原则是多方面的，其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等，还涉及专业术语和称呼等。如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误，则会严重影响发信人的形象，且使沟通效果大打折扣。此外，在用语方面也注意要求，例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意，在这类信函中一般应写作“I shall”，一些省略和简写在商务信函中也不应出现，应该补全句子成分。商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同，这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件，在日常用法中没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如“advise sb.of sth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offer”一般表示“提供”、“提议”等，在商务里可指“发盘”、“报盘”；同样在保险业务中，“policy”指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“average”指“海损”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表示“保兑”，如confirmed letter of credit（保兑的信用证）。
二、商务信函的写作技巧
商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
（一）通常要选用常用的四部式的正文结构。商务信函由四部分组成，即引言、详情、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第三部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时，可根据具体情况决定其是否应该留下。第四部分一般是一些总结和结束句子，有的纯粹是一句客套语，这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中，结束语必须对照全文内容，以便自然不违和。
（二）要善于使用商务信函中的习惯用法，此类用法较多，其一般和普通表达方法有明显差别。其中包含很多约定俗成的套语，在写信时需要查阅相关手册。
三、结语
商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂，我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情，而其写作的技巧，则是日常写作都会用到的实用技能，万变不离其宗，可以灵活运用它，也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分，缺一不可。随着国际化交流的深入，商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向，为了更好地发展国家经济的全球化而努力。
参考文献：
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商业信函范文第7篇
[关键词] 外贸英语信函翻译技巧专业词汇缩略语
大体而言，外贸英语信函主要有两种目的：一种用于正式的外贸交易;另一种用于贸易双方建立友谊或加深情感。针对两种不同目的，信函翻译的手段和侧重方法也有所区别。在这里，笔者主要是针对两种外贸英语信函提出几点翻译技巧。
一、用于正式外贸交易的英语信函翻译
1.专业词汇：外贸英语信函中对专业词汇的翻译务必精确、符合经贸专业要求。外贸英语中的价格术语意义固定：有的是单独的词，inquiry(询盘)和offer(报盘）;有的是则是由几个词构成，to draw on somebody (向某方开出汇票)。这些专业词汇的翻译稍微有差错就会给企业造成负面的影响甚至巨大的损失，如曾有则报道说，某译者错将“不锈钢”译为“炭素钢”，这两字之差就给企业造成近20万元损失。
值得注意的是，有些外贸英语专业词汇与其本意大相径庭。Document本意为“文件”，而在外贸英语中则为“单据”，如An L/C normally specifies the documents that are required by the buyer and the date by which the goods in question must be shipped。（信用证上，通常规定了买方所需的单据，以及有关货物的运货日期。）
2.歧义词：英语中常常会出现一个词汇有多重意义，而这几个意义恰好又是对立的。因此在外贸英语信函的书写或翻译中，应避免使用歧义词。面对这类词汇应及时发现，并立刻和对方取得联系，以便及时纠正，以免使缔约双方发生分歧，为日后贸易带来后患。如in a week 可指在within a week（一周内），又可以指after a week(在一周后），这就必须要与对方商榷，及时换上表义明确的词。
3.英美词汇差异：外贸英语信函的翻译还应注意英美词义的差异：在英式英语和美式英语中，同一个词可能有不同的含义。在这方面的典型例子即是单位的差异，如billion在美式英语中意思为“十亿”，而在英式英语中，则代表“万亿”。因此，在翻译中一定要注意英式英语和美式英语使用场合。
4.缩略语：缩略术语在外贸英语信函中也很常见，其意思对外贸交易极其重要。这里仅介绍几种常见的缩略术语的翻译法。
(1)音译。如:AIDS艾滋病；DDT滴滴涕；OPEC欧佩克。
(2)用汉语的缩略语译 如：U FO飞碟；UNESCO联合国教科文组织；V. F视频；XL特大。
(3)部分译，部分不译如:DNA fingerprintingDNA鉴别术；FOB ShanghaiFOB上海价。
(4)还原成原文意译 如：Economists placed greater trust in the CPI report, contending that the surge in the wholesale index was merely a fluke。（经济学家对消费者物价指数比较信任，认为批发物价指数的涨只是偶发现象。）( CPT =consumer price index:消费者物价指数)。
(5)外来语译法与以上方法差不多，以意译为多。如：EP(单方面)―ex parte(拉丁语)；E/ R(在途中)－en route(法语)。
5.套用格式化语言或句型对应翻译法：以签署文件、合同等为目的的外贸英语信函，多套用已有格式。在翻译的时候，应用相应的中文格式，用程式化语言翻译即可。它的特点主要表现在一些套用、固定搭配及句式结构的应用中。译者可相应地采取“套用句型对应方法”来翻译。在此类商业信函中，对方一般也会采取正规书面语，风格繁冗。尤其是为了增加严肃、正式的意味，他们常常会选用带法律、语言保守倾向的古体词。常见的有以”here; there; where”为词根的词，如:herein; hereof; herewith; hereby; thereby; therefore; whereas; whereby等。翻译的时候不一定要字字对应，可以在其他地方以词汇手段予以补偿，用相对比较古雅的词汇将原文的文体风格反映出来即可。
6.整体格式差异：整体格式差异主要体现在英文与中文信函中。众所周知，英文日期常写于右上方，而中文日期常写于右下方。英文称呼使用复数Sirs/Gentlemen ,而在中文中，则体现为统称形式的整体单数。虽然，按照国际贸易惯例，外贸电函英译汉时，可保留英文外贸函电的格式，也可套用中文外贸函电的格式。但是，根据惯例，建议使用中文格式，以取得整体美感。
二、用于达成友谊、交流感情的商业信函的翻译
除用于正式交易的外贸英语信函外，为达成贸易双方的友谊，商家会特别注意礼貌，因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函，译者翻译的时候，应注意选取适合的词，使用翻译具有“信、雅、达”的美感。并且提醒注意的一点是，商人毕竟是商人，他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件，而非客套与人称，汉译时，应突出重点信息，精简繁枝冗叶，以达到强化重点的目的。
针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点，译者在翻译时，应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中，使用的是介于文言文与口语之间的半文言文体与之相对应。如Sincerely yours汉译为“谨上”即可。而针对港台地区保留大量古语的特点，译者在翻译时，还应该把开头的“先生”之类词婉译为“敬启者”。在传统英语贸易辞令中，大量套语，更应该恰当增减。如：We are pleased to…；We have pleasure in…；We acknowledge with thanks…这些套语，产生了诸如We are looking forward with interest to your reply.等句式，这里若直译为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然，这种翻译拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉译方式，译为“盼复”，则简洁明了。类似的情况还有：Your prompt reply would be greatly appreciated。（直译为“贵方的快速回复将使我们不胜感激”;婉译为“即复为谢”）
商业信函范文第8篇
[关键词] 商务信函 英语长句 理解和翻译策略
一、引言
商务英语是一种包含各种商务活动内容、适合商业需要的标准英文。随着我国国际贸易的发展，商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用，各种涉外合同协议、公函、书信、通知、电报、演讲等日益增多。同时，在涉外合同翻译中不可避免地出现了一些失真问题。由于商务英语中信函协议是具有法律效力的契约性文件，所以，对涉外谈判工作人员、涉外企业管理人员和涉外翻译工作者来说，熟悉商务英语相关专业知识，掌握商务英语语言特点，遵循准确严谨、规范统一的翻译原则，研究翻译策略是应当具备的必要条件。
二、商务信函长句的翻译方法
商务信函中英文长句的出现频率高，句子结构复杂，逻辑性强，无疑给译者增添了许多困难，但是，无论多长的句子，多么复杂的结构，它们都是由一些基本的成分组成的。只有弄清了信函原文的句法结构，找出整个句子的中心内容及各层意思，然后分析各层意思之间的逻辑关系，再按汉语的特点和表达方式组织译文才可能保证合同翻译的准确性。
1.“顺流而下”和“逆水而上”。“顺流而下”的方法是指，在翻译英语长句时基本保持原文的语序。也就是说，汉语译文的语序与英语长句的语序基本保持一致，从而产生一气呵成的效果。这种翻译方法也可称为“自上而下”的方法。 “逆水而上”的方法是指，在翻译英语长句时颠倒原文的语序，或者说，把汉语译文的语序与英语长句的语序基本颠倒过来。这种翻译顺序恰巧与“顺流而下”的翻译方法相反、采用这种翻译方法时，不仅注意内容的连贯和译文的流畅，而且要兼顾原文的逻辑关系和时间顺序。“逆水而上”的方法也可以称为“自下而上”的方法。
例1 It is clearly stipulated in the contract that for the shipment covered the certificate of quality and quantity issued by the China Commodity Inspection Bureau shall be regarded as final and binding on both parties.
合同中清楚地规定，对于所涉及的货物，中国商品检验局出示的质量和数量证明书应被视为最后的证明，对双方都具有约束力。
例2 There may, of course, be a number of reasons why our bilateral trade negotiations at Beijing should have been terminated so abruptly.
为什么我们之间在北京的贸易谈判结束得如此突然？当然会有许多原因。
2.“重重叠叠”。“重重叠叠”的方法是指，在翻译时将英语的长句采取拆句、断句的方法，在汉语译文中重叠使用这些词语，从而保持原文的畅通。这种方法也可以称为“串联而下”的方法。
例3 This important meeting is followed by a period of scientific certification during which not only first-hand investigation takes place but also such other related information is sought as has been agreed by both parties.
这次重要的会议后，进入科学论证阶段。在科学论证阶段，不仅要做实地考察，而且要收集相关的信息。实地考察和收集相关信息须经双方同意。
3.“化整为零”。 一般而言，汉语句子比较短，较少使用从句和关联词，而英语的句子较长，且多使用从句和关联词。在商业信函中，为了体现商业信函的严密性和准确性，多种从句（主语从句、定语从句、表语从句或同位语从句）并存的显现比比皆是。化整为零的方法是指，在翻译英语长句时利用英语句子和汉语句子的不同特点，采用拆句、断句、分割、词性转换、省略关联词等手段，将一句英语长句译成若干个汉语短句，以便对方正确的理解。这种方法也可以称为“零打碎敲”的方法。
例4 Referring to your request to act as our agent for the computers we have passed it on to our manufacturers for their study and are informed that they will consider this question seriously when business between us is further development.
关于你方当我们的计算机的请求，我们已向我方的厂商转达，供他们研究。他们告诉我们，当我们之间的业务进一步扩大时，他们会认真地考虑这个问题。
4.“先里后外”的方法是指，在翻译英语长句时采用改变顺序或调整句子结构的方法，首先完成长句中间的翻译，然后完成长句部分的翻译。采用“先里后外”的翻译方法时，不仅应该注意内容的连贯和译文的通畅，而且兼顾原义的逻辑关系和先后顺序。这种方法也可称为“由内向外”的方法。和“先里后外”的方法恰恰相反，“由外向内”的方法要求首先完成长句部分的翻译，然后完成长句中间部分的翻译。
例5 Unlike marketing establishment, which depend on marketing profits as their primary source of revenue, our company has access to a variety of profit sources.
销售公司依靠销售利润，把它作为稳定收入的主要来源。与销售公司不同的是，我公司拥有各种各样的利润来源。
例6The technical and professional demands of appraising a worker’s performance---involving, for example, a high level of interviewing and working observation skills---are such that high quality training is essential.
评价工人表现的技术要求和专业要求很高，高质量的培训是必要的，例如，评价工人表现要涉及到高水平的面谈技巧和工作观察技巧。
5.“先总后分”的方法是指，在翻译长句时首先对总体内容进行概括或归纳，然后对具体内容依次进行翻译。
例7 We are disposed to believe that we should safely recommend the institution both of the raw material examination, on the line of the present examinational rules made by provincial government, to insure the quality of the raw material, and of the finished product examination, on the national standards instead of the provincial rules, in order to keep the high rate of accepted products.
我们倾向于相信，我们应该有把握建议建立原材料检测制度和成品检测制度：原材料检测制度应该以目前省政府制定的检测条例来进行，旨在确保原材料的质量；成品检测不以省的条例进行，而以国家标准来检测，目的保持产品的合格率。
三、总结
商务英文信函为了在有限的内容中完整、明确地表达各方的权利和义务，大量使用信息包涵量大的复杂长句，给译者造成一定困难。但不管遇到何种类型的长句，译者都可在对原句进行分析的基础上，根据汉语行文习惯，灵活采用以上几种方法准确翻译原文。
参考文献：