公函格式
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公函格式范文第1篇
公函的使用范围很广，平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，公函根据内容和性质，可以分为很多种类.
1.概述
函,即信函,或称书信。公函,即处理公务所用的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。
公函的使用范围很广,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函,上下级机关之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。
公函根据内容和性质,可以分为很多种类,如:用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外,还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等,实际上只要它们使用于公务活动中,也应划入广义的公函范围。不过,从狭义的范围来讲,函和信也有一定区别,函的使用比信的范围窄,但比较庄重、严肃。
2.写作要点:
公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成:
(1)标题
跟一般的信函不同,公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别(函)。有时可省写发文机关,但事由和文种类别不能省略。另外,标题的右上方要有编号。
(2)正文
正文的开头顶格写受文单位,然后另起一段写发函的原因、联系的事项,最后一般要用请研复、请协助等字样提出具体要求,结束正文。
(3)落款
法定作者、日期,并加盖公章。
公函的写作要求是:一事一函,语言规范、明了,语气合乎内容要求。
例文一 洽事宜函
中国科学院*研究所关于
建立全面协作关系的函
*大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院*研究所(盖章)
xxx年月日
例文二 通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函 [xxx] 2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：
为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)
四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)
上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。
国务院办公厅(盖章)
xxx年一月三日
例文三1 征求意见函
国务院办公厅关于征求
《国家行政机关公文处理办法(草案)》
意见的函
国办函 [xxx] *号
各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室)：
现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。
国务院办公厅(盖章)
xxx年月日
例文三2 征求意见函
xx省电力工业局关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函
广元市人民政府:
宝珠寺水电站于xxx年10月开始蓄水,xxx年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。
一、宝珠寺水XXXXXXXXX
二、根据国务院颁发XXXXXXXXX
三、凡是在水库以内的任何XXXXXXXXX
以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。
例文四 请求批准函
广州*局销售公司请求批准函
*局销办函 [xxx] 5号
广州*局：
我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。
可否，请批复。
公函格式范文第2篇
函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简便，灵活自由的特点，属于商洽性和知照性的公文。办公室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体，首先必须对函的种类有深入的认识和理解。
当前对函的分类，可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来看，对函的分类，还存在着不大科学和概念不大明确的现象。如年月档案出版社出版的《机关应用文》（闵庚尧编著）中说：“函又有公函和便函之分，公函用来商洽，询问和答复一般工作事项；便函是用来商洽，询问，介绍，联系和答复某些事务性的事项。公函属于正式公文；便函不属于正式公文。”又如获至年月华夏出版社出版的《公文写作实用技巧》中说：“函有公函，便函，来函，复函之分。各有不同的含义。来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问题或公务事项的函件。”这里对函的划分，显然是将公函与便函，来函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不明确，分类的标准不统一的，因而分类也是不科学的。先说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”，因而“属于正式公文”；便函处理的是“某些事务性事项”，因而就“不属于正式公文。这种划分的方法，起码会引起读者的误解。似乎“一般工作事项”才是“公务”事项，“某些事务性事项”不是“公务”事项，但实际上这两类事务都是公务，而不属于“私务”。从逻辑上和事实上来说，便）函既然同属于处理“公务”事项，也就同属于“公函”，没有充分理由说便函处理的是“某些事项性事务”，不是“公务”事项而
断定它不属于正式公文。因此，把国家行政机关公文的函划分成“公函”和“便函”的相对概念，不但会造成误解，使读者以为“便函”不属于正式公文，而且也是概念不明确的，给秘书的实际工作带来诸多的不便。因此，国务院办公厅于年月的《国家行政机关公文处理暂行办法》以及于年月修订的《国家行政机关公文处理办法》都取消了公函与便函的分类和名称。
再说“来函”与“复函”的问题。这二者并不是相对的概念，分类的标准也是不同的。
从逻辑上和事实上来说，“来函”是与“去函”相对的概念，“复函”是与“问函”或
“发函”相对的概念。“来函”与“去函”是从行文的方向来划分的概念；“复函”与
“问函”或“发函”是从行文问答的性质和主动还是被动的方式来划分的概念。而且
这些划分还有互相交叉的现象。例如在来函中有“发函”或“问函”，也有“复函”；
同样，在去函中亦有“发函”或“问函”，也有“复函”。在“发函”或“问函”中，
既有“来函”，也有“去函”；同样，在“复函”中，亦有“来函”，也有“去函”。
因此，前述“来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出
的问答或公务事项的函件”。这两个定义是“以偏概全”的，并没有分清函的内涵和外延。
因为“来函”中不仅只是“主动提出问答”的“函件”（“发函”或“问函”），也有许多是回“去函”所提出的问题的“函件”（“复函”）；而且“主动提出问题”的函件中，也有许多是“去函”。本单位给对方的“复函”是回答“来函”所提出的问题的函件；对方给本单位的“复函”则是回答“去函”所提出的问题的函件。“复函”，本单位可以用，对方单位也可以用，什么单位都可以用。“复函”不只是答复“来函”的，也有答复“去函”的
因此，对函的分类，必须要有一定的标准来划分，而且一次分类只能用一种标准。
，从格式来分，函有两种。一种是正规的“函”，其标题，公文编号，主送机关，
发文日期等等格式和写法，都与其他公文文种相同。另一种是“便函”，省去了标题和
公文编号等，格式和写法比较简便和灵活。
，从行文方向看，函可分为“来函”和“去函”两种。“来函”是对方机关发来
给本单位的函件；“去函”是本单位发出去给对方机关的函件。
，从行文问答的性质和主动与被动方式来分，有“发函”或“问函”和“复函”
两种。“发函”或“问函”是主动提出询问和商洽意见或请求批准事项的函件；“复函”
是答复“发函”或“问函”所提出的问题，意见，请求事项的函件。
，从函的内容性质和用途来分，还可以分为“商洽函”，“询问函”，“答复函”，
“知照函”，“催办函”，“邀请函”等等。
那么，在实际应用中秘书应如何把握函的特点，正确地使用函呢？
首先，由于函与这些“请示”，“批复”或“通知”等文体有相近之处，在实际就用
中往往容易混用。在该用函的时候，不使用函来行文却使用这些相近的文种行文。如有
的机关请求同级甚至下级归囗主管部门准许办某一事项时，不用函行文，而错用了“请示”来行文，致使自己降格以求。而在应该使用相近文种“请示”，“通知”等来行文时，却错用了“函”来行文，致使自己越位。其实，这些相近文体之间还是有细微区别的。比如“请示”与请求“函”，尽管二者都有请求批准的意思和用途，但是其行文关系不同，请示是下级机关对上级机关的上行文；而函则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。
其次，要有鲜明的针对性，一文一事，开门见山，简短明快，避免文牍主义。要紧密围绕所提出的问题和公务事项的中心来写，直陈事项，点到为止，不兜圈子，不绕弯子，无须讲客套话，也不讲大道理，好像要教训对方。
最后，内容要有分寸感，措词要得体。提出的要求等事项，必须是切实可行，对方能办
得到的，不要使对方为难。对受文机关的态度也要正确。对上级要谦恭，谨慎，对同级
或不相隶属机关，要友好，诚恳，对下级机关，要尊重，温和。这些态度，要通过得体
的措词，体现在函里。得体的措词，就是既要反对傲上慢下，盛气凌人，也要反对恭维
公函格式范文第3篇
合同更改函一般由九个部分组成：
1.编号。为了方便整理、保存和查对，公函需要加上编号， 编号写在信封的左上角。如，京字第92号
2.写信人的地址。信纸的右上角必须写上写信人的地址。
3.收信人的姓名，职衔和地址。
4.称呼。
(a)正文的开头写收信人的称呼，后面必须加冒号：不空格。
(b)可以用普通的称呼：如王先生或在姓氏的后面加职衔王经理。也可用经理先生这样的称呼。
(c)自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。
称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队。
5.标题。
(a)为了方便快捷处理和分类保存，公函应加上标题。
(b)标题写在称呼下面的中央位置，标题下面必须画上横线;
如：《关于***合同变更的函》
6.正文。正文可用下列任何一种格式。
(a)空格式，每段开头都空二格。
(b)齐头式，每段都顶格写。
正文是公函中的主体部分，要求把合同需要更改的原因、内容写清楚。有时为了方便阅读，视内容性质的不同，可加上序数号码。
7.署名。
(a)写在正文的右下方。
(b)写信人若有职衔，须写清楚。
(c)署名后，一般用启，为了表示慎重，可以用谨启， 或为了表示尊敬，可以用敬启。
8.日期。
写在编号下面，通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如：
(a)26-4-2000
(b)20xx年x月x日
(c)二零xx年x月x日
9.附件。
如果公函还附有其他文件，必须在左下角列明。 如，附表格等。
合同变更函范本
***********公司:
我 (旧)公司于 年 月 日与贵公司签订的周转材料租赁合同，合同编号为: 因我公司自身原
因，现将全部权利义务于 年 月 日转至 公司。原合同项下 (旧)公司的权利义务由******(新)公司承继，现就有关事宜通知如下：
1、原*****旧)公司与贵项目部签订的周转材料租赁合同(合同编号： )继续有效，其权利义务，债权债务自 年 月 日由(新)公司承继，并继续履行至合同终止。
2、截止 年 月 日双方已确认累计产生租赁费 元，共支付租赁费 元，其余未付款项 元及后期产生的所有租赁费用由******(新)公司代为承继。并请贵公司将租赁费用直接付至******(新)公司账户内，开户名称： 账号： 开户银行：
由此产生的一切经济及法律责任由****(旧)公司承担，与贵公司无关。
3、******(新)公司全部接受原合同内容中乙方应承担的责任与义务。
附件：公司营业执照副本、税务登记证并加盖各自公章、双方法人身份复合件加盖公章本人签字。(旧)公司名称(章)法人签字：日期：附件：公司营业执照副本、税务登记证并加盖各自公章、双方法人身份复合件加盖公章本人签字。
(旧)公司名称(章)
法人签字：
日期：
相关知识
合同变更的要件合同变更须具备以下条件：
(一)原已存在有效的合同关系合同变更是在原合同的基础上，通过当事人双方的协商或者法律的规定改变原合同关系的内容。因此，无原合同关系就无变更的对象，合同的变更离不开原已存在合同关系这一前提条件。同时，原合同关系若非合法有效，如合同无效、合同被撤销或者追认权人拒绝追认效力未定的合同，合同便自始失去法律约束力，即不存在合同关系，也就谈不上合同变更。
(二)合同变更须依当事人双方的约定或者依法律的规定并通过法院的判决或仲裁机构的裁决发生合同变更主要是当事人双方协商一致的结果。我国《合同法》第77条第1款规定：当事人协商一致，可以变更合同。在协商变更合同的情况下，变更合同的协议必须符合民事法律行为的有效要件，任何一方不得采取欺诈、胁迫的方式来欺骗或强制他方当事人变更合同。如果变更合同的协议不能成立或不能生效，则当事人仍然应按原合同的内容履行。①如果当事人对变更的内容约定不明确的，应视为未变更。此外，合同变更还可以依据法律直接规定而发生。例如，根据《合同法》第54条的规定，因重大误解订立的合同以及订立合同时显失公平的合同，当事人一方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销;一方以欺诈胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立的合同，不损害国家、集体或者第三人利益的，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销。遵守规定
公函格式范文第4篇
申请日期： 年月日
类别
贷款/理财类
贷款 （银行名称： ）
理财 （银行名称： ）
风险法律文书类
赔付函 承诺函 保函 确认函
催款函 律师函 事故类情况说明
行政处罚类
其他行政机构（机构名称：）
招标文书类
招标方公司名称：
招标重点内容：
其余内容类
提单 申请书 对外公函 证明书
公告委托书（相应编号：）
其他
用印内容概述
及对方名称
份数
所需单位印章
公司
备注
贷款/理财类：需经总部财务管理中心副总监签批
风险法律文书类：需经总部战略发展中心法务专员签批
行政处罚类：≤2万元，经一级部门总经理签批；≥2万元，经总裁签批；
招标文书类：需经一级部门总经理签批
其余内容类：经部门总经理或授权人签批
相关部门领导
公函格式范文第5篇
【关键词】合作原则 外贸英语 信函写作 语言语用特点 翻译技巧
【中图分类号】G【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2013）04C-0136-03
外贸英语信函是外贸业务中外销业务员主要的对外书面沟通方式，在实际业务工作中外贸业务员不仅需要写好信函，还需要懂得翻译收到的信函。因此，如何在符合合作原则的情况下正确拟写和翻译信函是外贸业务员成功有效地进行对外沟通需要具备的两大语言技能。本文以合作原则为视角，分析外贸英语信函写作的语言语用特点，探讨外贸英语信函翻译的技巧。
一、合作原则
Grice是牛津日常语言哲学学派的代表人物，1975年发表了题为“逻辑与会话”的论文，该论文中讨论了会话含义理论的核心部分――合作原则（Cooperative Principle），简称CP。合作原则是指在你参与的谈话中，整个交谈过程里你所说的话语应该符合你所参与的这次谈话的目标和方向。为了进一步说明合作原则，Grice套用德国哲学家康德的四个哲学范畴体系，把合作原则具体化为四个准则：一是数量准则（quantity maxim），指你的话语要如所要求的那样详尽，你的话语不能比所要求的更详细。二是质量准则（quality maxim），指不说自己认为是不真实的话语，不说自己缺乏足够证据的话语。三是关系准则（relation maxim），指所说的话要相关。四是方式准则（manner maxim），指避免表达含糊，避免歧义，说话要简要，避免不必要的赘述，说话要有条理。
外贸英语信函撰写人如果能以合作原则来指导写作和翻译，那么与国外客户的书面交流磋商就会变得更高效顺畅。
二、外贸英语信函写作的语言语用特点
合作原则视角下，外贸英语信函写作在语言语用方面呈现以下几个特点。
（一）内容完整，符合数量准则
内容完整指信函须包括所有必需的信息，回信时也须答复来信所提出的全部问题和要求，否则不仅会增加信函往来次数，还会减缓外贸业务的推进。例如建立业务关系信函：
Macdonald & Evans Co.， Ltd.
58 Lawton Street， New York， U.S.A.
April 20th， 2010
Fujian Shoes Import & Export Corporation
45 Baoding Street， Fuzhou， Fujian， China
Attention： Mr. Wu g、Gang， Sales Department
Dear Sirs，
We have obtained your name and address from Fort & William Co. Ltd.， and we are writing in the hope that you would be willing to establish business relations with us.
We have been leading importers of casual shoes for many years. At present， we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.
If your prices are competitive we would like to place a trial order with you.
We look forward to your early reply.
Yours faithfully，
Macdonald & Evans Co.， Ltd.
（Signature）
Michael Evans
Michael Evans
Manager
上述建立业务关系信函的文体格式包括了信头、日期、封内名称和地址、称呼、正文、结尾敬语和签名8个基本部分，正文内容包含了信息来源、写信目的、自我介绍、劝说语和表达期待的结束语，格式内容完整，把相关的信息一次性完整地传递给了对方，体现了数量准则。
（二）语言准确具体，符合质量准则
语言准确具体指在写外贸英语信函时，不仅要做到语法正确和拼写无误，还要传递具体的信息。
1.正确。如：We are sending you a check for US$ 50，450.例中语句规范、符合语法。
2.具体。试比较以下句子。句1：You are kindly requested to ship the goods to us soon.句2：Please ship the goods to us not later than October 15.句2中的“not later than October 15”比句1中的“soon”具体，使得整个句子所表达的意思做到了言之有物，不笼统，体现了质量准则。
（三）语篇围绕主题，符合关系准则
语篇围绕主题指来往信函内容紧扣业务话题，遣词造句、行文用语、结构布局与相关业务环节相吻合。如修改函：
Dear Sirs，
Re： Amendment to Discrepancies
We refer to 30 metric tons of rice and 20 metric tons of soy beans under our S/C No.
354 and regret that there are several points in the L/C not in conformity with what are stipulated in the contract， therefore， we would like you to amend the L/C as follows：
1）The amount of your L/C is insufficient. The total amount is USD$125，000 instead of US$120，000.
2）Transshipment and partial shipment are allowed.
3）The validity of L/C is 20 days after shipment.
We shall highly appreciate it if you pay prompt attention to this matter and give us response at the earliest convenience.
Yours faithfully，
上例中，事由部分直接点题，正文内容紧扣修改信用证主题，点明哪些内容与所签署的合同不一致，要求对方按合同修改信用证，内容紧密衔接，层层递进，体现了关系准则。
（四）语言清楚、简洁、体谅和礼貌，符合方式准则
1.清楚。清楚指保证所拟写的信函意思清楚明了，不产生误解。试比较以下句子。原句：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.改句：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
2.简洁。简洁指用最少的语言表达最丰富完整的内容，且不影响信函的正确性。试比较以下句子。唆：It has come to our attention that your account is two months in arrears.简洁：Your account is two months in arrears.
3.体谅。体谅指以对方利益为出发点，语言尽量体现以对方为主的态度。试比较以下句子。不体谅：I want to have your confirmation on this point quickly.体谅：Your confirmation on this point would be appreciated.
4.礼貌。礼貌指语言表达客气，有分寸，友好、委婉。试比较以下句子。不礼貌：Your Order No. 85 for l00， 000 yards of Cotton Prints Art. No. 1002 is rejected.礼貌：We regret to inform you that we have been unable to accept your Order No.85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art. No.1002.
三、外贸英语信函翻译技巧
根据合作原则视角下外贸英语信函在语言上所呈现的语用特点，其翻译应尽量正确、通顺和统一，以体现公函性、忠实性、行业性、礼节性、灵活性和通顺性。
（一）文体格式意译，体现公函化
在翻译信函文体格式内容时采用意译体现公函性。
1.称呼。信函称呼常用“Dear Sirs，和Gentlemen：”表示，翻译时须考虑汉语公函的表达习惯，不要翻译成“亲爱的先生们”，而应译为“敬启者”。
2.参考案号。信函参考案号用“Our ref.”和“Your ref.”来表示，应译为“我方编号”和“你方编号”。
3.送交。信函送交部分用“Attention：…”来表示，应译为“由……亲启”。
4.标题。信函标题部分用“Re：…”来表达，应译为“事由：……”。
5.附录。信函附录部分用“Enclosure：…”来表示，应译为“附件：……”。
6.抄送。信函抄送部分用“c.c.….”表示，应译为“副本抄送给：……”。
7.结尾敬语。信函结尾敬语部分用“Yours truly， yours sincerely， Yours faithfully，”表示，翻译时不可照字面直接翻译成“忠实的”，应译为“谨上或敬上”。
（二）专业表达对等译，体现业务化
外贸英语信函中的专业表达对等译，体现业务性。
1.业务环节语。业务环节语如“establish business relations”可译为“建立业务关系”；“enquiry”可译为“询盘”；“offer”可译为“报盘”；“counter-offer”可译为“还盘”；“contract”可译为“合同”；“payment terms”可译为“支付条款”；“shipment terms”可译为“装运条款”；“insurance terms”可译为“保险条款”，“complaints and claims”可译为“申述与索赔”。
2.专业术语。可将“irrevocable L/C”翻译为“不可撤销信用证”；“L/C with T/T reimbursement clause”译为“带电汇条款信用证”；“without recourse L/C/with recourse L/C”译为“无追索权信用证/有追索权信用证”； “commercial invoice”译为“商业发票”；“packing list”译为“装箱单”；“insurance policy”译为“保单”；“shipping advice”译为“装船通知”；“shipping documents”译为“装运单据”；“sight draft”译为“即期汇票”，“quality inspection certificate ”译为“品质检验证书”。
3.缩略语。可将“B/L”译为“海运提单”；“C/O”译为“产地证”；“CIF”译为“成本，保险加海运费”；“CY/CY”译为“整柜交货（起点/终点）”；“D/A”译为“承兑交单”；“D/P”译为“付款交单”；“DDP”译为“完税后交货”；“Ex”译为“工厂交货”；“FOB”译为“船上交货”；“S/O”译为“装货指示书”，“W/T”译为“重量吨”。
（三）典型句式套译，体现忠实化
1.开头套句。例如：We own your name and address to FORT & Willian Co.，Ltd.We are indented to Fort & Willian Co.，Ltd.for your name and address. We have obtained your name and address from Fort & Williams Co.，Ltd.以上都是建立业务关系信函的开头句，可套译为：“我们获悉贵公司的名称和地址要感谢FORT & Williams有限责任公司。”又如：We have received your letter of the 20th April，2012.We are in receipt of your letter of the 20th April，2012.We acknowledge receipt of your letter of the 20th April，2012.以上3句都是回信开头语，可统一译为：“我方已经收到你方2012年4月20号来信。”
2.结尾套句。例如：We are looking forward to receiving your favorable reply.We are expecting your favorable reply.We are waiting for your favorable reply. 以上3句都是信函结尾用语，可共同译为：“我们盼望收到你方的友好回复。”
3.感谢套句。例如：It would be appreciated if you can send us an early reply. We shall be obliged if you can send us your early reply.We shall be grateful if you can send us your early reply.以上感谢句可划一译为：“如蒙贵方早日回复，我方将不胜感激。”
4.要求套语。例如：Would you kindly fax us an illustrated catalogue？You are kindly requested to fax us an illustrated catalogue.以上提出要求的典型句式可以归纳译为：“请传真一份有插图的目录”。
5.客套用语。例如：We are glad to inform you that the goods have arrived at the destination in good condition.We have the pleasure to inform you that the goods have arrived at the destination in good condition.以上客套用语可以套译为“我方高兴地告知货物已经抵达目的地，状况良好。/货物今日业已到达目的港，特此奉告。”
6.拒绝套句。例如：We regret to be unable to conclude the business with you. We are regrettable that we can not conclude the business with you. It is regretful that we are not able to conclude the business with you. 以上3句拒绝语可套译为：“很遗憾我方难与贵方达成交易。”
7.邮寄套语。例如：We enclose our Sales confirmation No. 850 in duplicate.We are sending you under cover our Sales confirmation No. 850 in duplicate.Enclosed you will find our Sales Contract No No. 850 in duplicate.以上邮寄语可统一翻译为：“现随函附上我方850号销售确认书一式两份。”
（四）业务句式直译，体现行业化
外贸英语信函与进出口业务环节紧密相扣，为了很好地传递业务信息，对于业务句可采用直译法。例如：We are offering you 30 metric tons of polished rice at US4 2，400 per metric ton for July shipment.译为：兹报30公吨大米，每公吨2，400公吨，7月装运。又如：We would you to amend the L/C No. 123 to allow transshipment via Hong Kong.译为：请修改123号信用证允许在香港转船。再如：Insurance shall be covered against All Risks on 100 metric tons of wool for 110% of the invoice value.译为：按照发票金额的110%，对100公吨的羊毛投保一切险。
（五）磋商句式婉译，体现礼节化
磋商句式采用婉译的方式，以体现礼节化。例如：Although we are keen to do business with you， we regret that we cannot accept your counter-offer or even meet you half way.译为：尽管我方渴望与贵方做交易，然而抱歉我方无法接受你方的还盘，甚至是各让一半。又如：Much to our great disappointment， we find that the goods are not of the quality we ordered.译为：令我们十分遗憾的是，我方发现货物不具备我方订购品质。
（六）模糊语句对应译，体现圆通化
模糊语句采用对应译的方式，以体现圆通化。例如：It is found that your price is on the high side.译为：我们认为你方价格偏高。又如：To accept the prices you quote would leave us with only a small profit on our sales.译为：接受你方报价将使我方无利可图。
（七）复杂句转译，体现通顺化
复杂句采用转译的方式，以体现通顺化。例如：I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.这句话的原译是：我很荣幸地告知你我们已经开始了一项业务，来作为英国货物的。转译：我们已经开始了经营代销英国货物的业务，特此通告。
综上所述，只有遵循语用合作原则，掌握外贸英语信函写作的语言语用特点和翻译技巧，撰写出的外贸英语信函才易于被对方接受，翻译出的信函才好被客户理解，最终促进双方交易更有效地进行。
【参考文献】
[1]万正发.论合作原则在商务英语写作中的应用[J].湖南人文科技学院学报，2008（4）
[2]徐美荣.外贸英语函电[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2007
[3]梅桂能.当代外贸信函英语的礼貌原则[J].中国科技翻译，2004（1）
[4]吴洁.商务英语的礼貌原则[J].中国科技翻译，2003（1）
[5]谢金领.英语商务信函的语言特点及其翻译技巧[J].青岛职业技术学院学报，2007（4）
[6]马会娟.论商务文本翻译标准的多元化[J].中国翻译，2005（3）
公函格式范文第6篇
礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书，是礼仪活动主办方（单位、团体或个人）邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、会、单位的开业仪式等等，只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾，才会被人视之为与其档次相称。礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。
二、礼仪活动邀请函的基本内容
礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；礼仪活动的内容和形式；参加对象；礼仪活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。
三、礼仪活动邀请函的特点
洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面：
礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上，强调双方和谐友好的交往。
感情诚挚。礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书，这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息，适宜于在特定的礼仪时机、场合，向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
语言简洁明了。礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种，要注意语言的简洁明了，看懂就行，文字不要太多太深奥。
适用面广。礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中，而且适用于单位、企业、个人，范围非常广泛。
四、礼仪活动邀请函的结构与写法
在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的，尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会，写好它可以说至关重要。对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。
首先是结构上写法类似公函。一般格式如下：
邀请函
尊敬的________________
公函格式范文第7篇
范体式的法定公务文书。
行文方向：
1、 上行文：请示、报告
2、 下行文：批复、通知、通报、命令、决定、公告、通告
3、 平行文：函、议案
4、 可上行也可下行：意见、会议纪要
行政公文：
请示批复通知通报报告会议纪要函公告：通告命令决定议案意见 事务文书：
传真备忘录事项性通知请柬感谢信贺信邀请信启事商洽函申请
请示
概念：是向上级机关请求、指示、批准时使用的公文。
特点：请批性；坚持一文一事；事前行文
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：（完全式）发文机关+关于+事项+文种
（非完全式）关于+事项+文种
2、 主送机关：（受文单位）
注意：（1）请示不能越级
（2）请示不能主送领导者个人
（3）请示只有一个
3、正文：缘由（背景介绍加“为了??”）+请求事项（要明确）+尾语
尾语：（1）当否，请指示
（2）以上请示妥否，请批复
（正文下，空两格，另起行）
4、落款：（1）署名（章）
（2）日期（大写）例：二八
批复
概念：批复是答复下级机关的请示事项时使用的公文。
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：必须完全式 明确写出同意或不同意
2、 正文：引语+主体文+尾语
（1） 引语：你单位+年月日（提交请示的年月日）+《请示的标题》（机关简称代字
【年份】序号）以收悉。经研究，批复如下：
（2） 主体文：首先表时态度，同意还是不同意。如果同意，则对进一步如何实施做
出指示性的意见；如果不同意，则应写明理由进行解释疏通。
（3） 尾语：秃尾；特此批复
3、落款：署名（章）；日期
概念：通知是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员时使用
的公文。
特点：使用广泛；使用频率高；种类多。
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：完全式；非完全式；文种（只限于单位内部之间）
2、 主送机关：（1）同一级别之间用“、”号，不同单位，不同部门之间用“，”。
（2）主送机关较少时，将机关名称写全；较多时要用规范化的简称或概称。
3、正文：原因（现将有关事项通知如下）+事项+执行要求
事项：用分条款式写清正文内容，要求每个条款有小标题，后写清执行要求或号召。
4、落款：署名（章）；日期
会议通知
格式：关于+事项+会议通知
主送机关：
为了（根据）??现将XX会有关事项通知如下：
一、会议时间：例：2007年10月24日（周三）
二、会议地点：具体
三、与会人员
四、会议内容
会议要求，希望和号召。
落款：署名（章）；日期
报告
概念：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问时使用
的公文。
格式：标题+主送机关+正文+落款
正文：第一段：报告的原因目的+“现将??工作报告如下：”
第二段：成绩、各方面所得（学到，懂得）
第三段：生活、工作、不足
第四段：改进措施或今后打算
请示与报告的区别：
（一）行文目的请示：给予批复，指示
报告：不要求答复，只须汇报
（二）行文时机请示：事前行文
报告：事后行文，事中行文
（三）内容宽窄请示：（必）一文一事
报告：一文多事
（四）办理要求请示：“办件”
报告：“阅件”
概念：是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的公文。
类型：1、表彰性通报2、批评性通报3、情况性通报
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：完全式&非完全式（关于+事项+表彰、批评、情况+文种）
2、 主送机关：作为普发性文件的通报，可以不写主送机关
3、 正文：第一部分：简述事件（时、地、人、事）
第二部分：分析评价（议论）“为了??+惯用语（经??研究决定）+通报事项第三部分：通报的希望、要求、号召
4、 落款
公告通告（下行文）
公告概念：是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。
通告概念：是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项时使用的公文。
公告：国内外宣布重要或法定
通告：有关方面遵守或周知
相同点：1、公开性2、知照性
不同点：范围公告：范围广，面对国内外
通告：范围窄，国内有关方面
单位公告：权利机关，授权机关
通告：机关，社会团体，企事业单位
形式公告：新闻媒体
通告：新闻媒体，张贴
格式：标题+正文+尾语+落款
1、 标题：居中，完全或非完全式
2、 正文：原因（为了??，根据??）+惯用语（现将有关事项通告（公告）如下：）分条款写清通告（公告）事项
3、 尾语：特此通告（公告）
本通告（公告）自（??日期）起施行
4、 落款：署名（章）；日期
意见（可上行、下行、平行）
概念：是对重要问题提出见解和处理方法时使用的公文。
格式：关于+内容+意见+落款
1、内容：原因，背景或依据（委婉）+惯用语（现就??提几点意见如下：）
2、落款：署名（章）；日期
会议记录会议纪要
会议纪要概念：是记载、传达会议情况和议定事项时使用的公文。
分类：详细的会议记录如：国家政策有言必录
摘要式会议记录如：家长会蜻蜓点水
重点式会议记录如：主席公布的命令主次
特点：1、实录性2、客观性3、规范性
格式：标题+会议组织情况+会议进行情况+尾语
1、标题：会议名称+记录，会议内容+记录
2、组织情况：8要素（各项空两格都另起行）
时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题
3、会议过程：甲??乙??（说的内容）
（空两格）??决议：1、2、3、??
4、结尾：（空两格）散会
署名：主持人（签名） 记录人（签名）
会议纪要：综合整理要点
记录与纪要的区别：
1、内容记录：详细记载会议过程
纪要：记载、传达会议
2、形式记录：内部档案室
纪要：外发公文
3、运行方式记录：无运行性，无周知性
纪要：有运行性（以下行为主），有周知性
4、结构记录：顺时实录式结构
纪要：总分式
会议纪要是在会议记录等材料的基础上整理而成的
格式：会议名称+会议纪要
时间（大写）
（空两格）交代会议基本情况
（XX时间XX地点谁召开XX会议??）现将会议确定事项纪要如下：
分条款（一定要有小标题）
公函（平行文）
概念：用于不相隶属的机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （不相隶属：行政组织中，不论级别高低，都没有指挥与服从、领导与被领导关系，而是平等协作关系，其相互行文均使用函。）
特点：1、使用范围广2、种类多3、内容单一4、文字表达与形势较为灵活 格式：标题+主送机关+正文+尾语+落款
1、 标题：完全式或非完全式
2、 正文：发函原因或依据+函事项
3、 尾语：谨请函复或敬请函复或盼复
复函（与批复格式相同）
格式：标题+主送机关+正文+落款
3、 标题：必须完全式 明确写出同意或不同意
4、 正文：引语+主体文+尾语
（1） 引语：你单位+年月日（提交请示的年月日）+《请示的标题》（机关简称代字
【年份】序号）以收悉。经研究，函复如下：
（2） 主体文：首先表时态度，同意还是不同意。如果同意，则对进一步如何实施做
出指示性的意见；如果不同意，则应写明理由进行解释疏通。
公函格式范文第8篇
回复函如何写?有什么格式吗?那么，下面是小编给大家整理的回复函范文模板，供大家阅读参考。
01
××××商贸公司：
感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。 前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种，我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。
我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多样，色彩丰富，是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。
盼望收到您们的订货，并寄上商品目录一份，您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况，但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问，我们将乐意解答。
×××皮革制品营销部
20 ××年×月×日
(单位)关于参加《XXXXXX总体城市设计》的复函
02
XXXXXXXX规划局：
经我公司/单位认真考虑，愿意参加XX市规划局举办的《XXXXX设计及重点地区详细城市设计》方案征集项目，接受征集文书提出的各项要求，保证遵从各条事项。无异议。
项目组成员如下：
我公司相关的城市设计业绩有：
1、 (仅列名称、规模、设计时间)
2、
……
特此复函
(年月日)
附：设计单位相关资料
03
致：***建设办公室
我单位自接到贵办公室*整字【xxx】006号整改通知书后，认真落实了该通知书所要求整改的全部内容，现将具体整改情况向贵办公室做以下汇报：
1、塔机已备案和验收、塔吊的避雷及接地线已安装完毕、吊钩的保险已设置、配电箱已更换并做好防雨措施、搅拌机已做好防护措施并安装好接地线装置。
2、外脚手架搭设已整改、安全立网及平网已铺设、剪力撑和连接杆的不足已补充。
3、后砌墙顶的斜砌砖灰浆不饱满已全部拆除，重新砌筑。
4、塔机电缆已做防护和固定。
5、砼柱跑模、错台现象已整改。
6、所有洞口上均已设置砼过梁。
7、板顶钢筋及圈梁转角处的钢筋绑扎不正确、丁字墙圈梁钢筋锚固长度不足、个别圈梁钢筋搭接长度不够、垫块和马凳筋不足等问题，已做整改。
8、施工现场的所有人员均佩戴了安全帽。
9、模板支撑和拉杆不足、杆下无垫木等问题，已做整改。
10、临边已做防护措施。
此致
敬礼
***公司
20xx年x月x日
1、概述
答复即复函，属公函的一种。
复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文，既可用于上级机关对下级单位的答复之用，也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。
2、写作要点：
复函的全文由标题、正文、落款三部分构成：
(1)标题
由发文机关、事由和文种类别(复函)组成，一般不可省略。
(2)正文
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写;开头用语多为“你处××函收悉，经××研究，现答复如下”