档案管理
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档案管理范文第1篇
关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
档案管理范文第2篇
关键词：纸质档案；电子档案；管理
现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。
1电子档案与纸质档案
纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。
2电子档案与纸质档案发挥的优势
在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。
3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略
3.1档案管理模式
在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。
3.2档案管理流程
在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。
3.3工作人员的能力
在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度与标准
在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。
结束语
电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。
参考文献
[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.
[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.
[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.
[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.
档案管理范文第3篇
一、乡镇档案管理存在弊端
（一）乡镇档案管理工作认识不足。受传统思维观念和我国现行档案管理四级体制的影响，多数乡镇对档案管理工作认识不足，未加强重视。乡镇档案管理在上级检查工作时往往被忽略，主要领导们如果不亲自遇到相关档案的问题，一般不会重视档案工作。有的档案工作人员想负起责任，也会被繁重的其他兼职工作磨掉积极性。再加上乡镇建设中通常不包括档案建设管理，导致档案管理工作备受冷落，难以受到乡镇领导重视。
（二）乡镇档案管理的法制意识淡薄。有的乡镇根本没有按照《中华人民共和国档案法》的相关规定来安排档案管理工作，出现了档案管理各自为政的情况，重要的档案资料有不少散存在个人或者是领导手里，给档案工作的收集整理及查阅利用造成了困扰，不仅影响了档案资料的完整性，同时给档案的有效性带来一定的影响。
（三）档案管理人员专业知识较欠缺。大多数乡镇档案管理人员专业知识、业务能力及综合素质都较为欠缺，在进行档案管理时存在诸多问题，难以高效完成档案管理的搜集、整理、归纳、入档等流程，致使乡镇档案管理工作质量和效率始终难以提升。此外，乡镇档案管理人员流动性较大，档案管理衔接工作存在??题，往往存在管理滞后的问题。
（四）乡镇档案管理信息化程度较低、配套设施不到位。受乡镇人力及技术条件限制，虽然所有乡镇已经使用计算机进行档案管理，但很多乡镇大部分的重要档案管理工作依旧为人工操作，没纳入单位综合档案室统一实行计算机全文数字化管理，不利于档案的日后使用。对档案的信息查询也只局限于本地，档案信息的共享程度较低。受乡镇经济条件限制，许多乡镇档案存储柜老化，档案资料容易受空气、雨水及鼠虫影响，致使档案资料发生破损。甚至还有些乡镇根本没有条件设立专门存储档案的档案室，档案文献随意堆放，档案管理难以有效进行。
二、加强乡镇档案管理的建议
（一）完善管理机制提升管理意识。要想做好乡镇档案管理工作，首先要制定完全的档案管理机制，落实档案管理工作内容，并进一步提升乡镇档案管理意识，重点在于加强乡镇领导干部对档案管理工作的重视度，比如可以将档案管理工作规划到乡镇工作质量和效率考评内容当中，以此来调动乡镇档案管理人员的工作主动性，并针对档案管理工作制定相关竞争和奖励制度，激发管理人员的积极性。对有关部门档案管理工作实行问责制度，建立起良好的档案工作环境，使档案管理工作有章可循，真正提高乡镇档案管理工作的质量和效率。
（二）提高法律意识坚持依法治档。我国1987年在遵照相关立法程序基础上制定并颁布了《中华人民共和国档案法》，其目的是为了更好地实现档案部门和其他相关使用部门的调整，确保社会、组织和公民三者在档案方面关系的法律规范。乡镇档案行政管理机构及其工作人员应当依据宪法和法律赋予的职权，在《档案法》等法律规定的职责范围内，按照法定程序，对乡镇各项档案事务实施管理，并对自身做出的档案行政行为后果依法承担相应责任。
（三）提升乡镇档案管理人员素养。要对乡镇档案管理人员进行专业培训，根据乡镇具体情况安排培训时间和培训方式。采用重点培训和轮流培训相结合的方的流程以及档案管理的工作内容。 其次，乡镇要增设专门的档案管理部门，切实加强对档案的管理工作，减少并逐步消除一人身兼数职的现象。
（四）完善基础设施加强信息建设。强化乡镇档案管理，硬件设施的配套与完善是必不可少的。乡镇政府应加大对档案管理的资金、技术投入力度，将档案管理资金纳入乡镇财政预算中。加强档案室防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等保护措施，为档案工作的顺利开展提供保障。加强档案信息化建设，由乡镇的档案领导小组带头，在上级档案管理部门的帮助下完善电子档案和电子检索系统，努力实现各级政府档案信息共享，为科学决策部署提供指导。
档案管理范文第4篇
1.据调查，医院档案管理较多的存在着以下现象：
一是分工不清使档案管理失于规范。目前，关于医院档案管理工作，还没有统一的标准，医院档案管理一般都是由综合办公室负责，而综合办公室管理的一般都是文书档案、科技档案等；医院的医疗病历档案由专门的病案室管理。至于电子病历和一些医疗电子网络信息，则由信息科管理。显而易见，一个单位内档案由多部门管理，很难让其达到规范。
二是制度不完善，使档案使用率不能达到理想的高度。各单位都是根据自己的实际情况制定医疗、护理、人事、行政、后勤人员等等的管理制度，而关于档案方面的管理制度则往往被疏忽。例如，在医院目标考核中，就没把档案管理这一项纳入考核内容。如此，档案的使用率就降低了。
三是对档案管理意识较弱，使档案资源浪费。电子档案管理虽然在一些医院也建立了，但实际运行效果较差，原因是人员对档案管理知识和意义了解太少，对它的巨大作用缺乏认识，所以就不够重视，档案资源白白的被浪费了。
四是不重视对档案管理人员的培养，档案管理人员素质不高。其实，这也是缺乏认识导致的。信息时代要求档案管理人员不但要具备档案管理的专业知识，而且要具备良好的医疗技术知识、医疗管理流程，当然还要具备计算机网络常识和实际操作能力。这些，从事档案管理人员不是一开始就具备的，需要进行专门培训，而我们的医院却忽视了这一工作，原因便是对这一工作的重要意义认识不够。因此，许多档案管理人员跟不上时代的发展，直接影响了本医院档案管理水平和资源的利用率。
2.为提高医院整个工作的水平和质量，以上存在问题亟待解决
首先要提高对档案管理工作的认识，尤甚是提高医院领导的认识。有句老话说“形势好不好，关键在领导”，医院档案管理工作也是这样。“关键”的作用是决定性的。医院领导的思想意识必须跟上时展的步伐，充分认识到档案管理不但是医院整个管理的重要组成部分，而且对领导决策有不可忽视的启发和指导作用，这些是其他工作无法替代的，应该把档案管理不容置疑地纳入重要议事日程。领导的认识上去了，还要做好宣传工作，让大家都知道档案管理工作的重要性。只有这样，才能使档案管理工作在医院的整个发展上发挥应有的、无可替代的作用。
其二，制订档案管理的各项规章制度，并使其日臻规范。没规矩不能成方圆。有一套好的档案管理制度才能使档案管理工作的质量不断提高，为医院的整个发展服好务。医院应结合本单位实际情况，根据《档案法》和有关法律、法规，制订出适合本单位的、切实可行的档案管理制度。
其三，要重视档案方面新知识、新技术的开发利用。信息时代，档案知识和技术也在不断更新，不了解新的知识和技术并及时进行运用，就不能跟上时代的发展，于是便会影响档案的利用价值。由此，档案管理人员的知识就要不断更新。档案管理人员要不断学习新知识、新技术，提高自身素质，通过网络使用多元化信息资源，使医院档案更好的为医疗、教学、科研工作服务，充分发挥其社会效益。
其四，重视对档案管理人员的培训。档案管理水平如何，档案管理人员的素质是一大决定因素。医院的人才培养计划中一定要将这一项列入在内。除督促档案管理人员不断给自己的知识和技术“充电”外，可聘请专家讲课，让档案管理人员外出进修学习，还可通过对临床一线医疗、教学和科研，让档案管理人员充分了解各方面对档案信息的需求，并让他们不断总结档案管理经验，提高管理水平。当然，创造条件吸引一批具有现代科学知识和专业技能的人才，也是一个好措施。
其五，加强档案室的硬件建设。“工欲善其事，必先利其器”。应给档案室配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作。如具备条件，将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强科与科之间、院与科之间的资源共享，这样能更好地满足医院各方面工作对信息的需要，使各方面工作都得心应手，更好地推动医院的发展。
信息时代给医院的发展创造了良好的条件，医院档案由原始的手工登记和管理过度到计算机录入和管理，标志着医院档案管理工作进入了一个新时期。信息技术对医院的发展是挑战，也是机遇。推进网络资源建设，全面实现资源共享，对提高医院档案管理水平，为医院和各项工作提供丰富的信息资源和最优质的服务是一条捷径。医院要想迈入发展的快车道，加强档案管理工作，让其真正实现现代化，是一项很好的措施。
参考文献：
档案管理范文第5篇
一、建立集中统一的档案管理网络
加强对国土档案工作的集中统一管理、是国土档案齐全、完整、规范的重要保证。要遵照统—领导、统一制度，统一管理的原则。各级国土管理机构应该成立国土档案工作领导小组，确定专人负责，统一协调档案管理工作。由基层工作人员，兼职国土档案员，在上级专职档案员的帮助下，形成全系统的档案管理统一模式。同时，完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在上级国土局发的文件，都能从上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。
二、转变观念，超前管理
长期以来，我们对国土档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和上级档案员联系。没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。由于以前档案整理归档不全，造成现行档案利用中的一系列问题，造成了许多不必要的矛盾纠纷。新时期的档案工作，应充分认识到到档案工作不是临时性工作，要逐步转变观念，制定措施，对国土档案进行超前管理。
三、国土档案特点，拓宽档案收集渠道
从实际情况看、国土档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。建立文件档案档案收件簿。并对各相关部门制订档案收集上交制度，拓宽档案收集渠道，确保档案齐全完整。
四、制定规范，及时立卷
根据国土资源档案的实际情况，应建立健全档案管理规章制度，制定《档案人员岗位责任制》、《档案管理规定实施细则》、《档案整理归档制度》、《电子文件归档及管理制度》等。要向管理要质量、要效益，进一步规范档案管理工作，加大依法管理档案的力度，以此带动其他工作的规范化、制度化。要将档案工作纳入目标责任制考核，严格考核奖惩，调动从事档案工作的积极性。对需归档的文件资料，及时立卷归档，并建立起档案管理分类大纲。根据归档范围、保管期限、业务内容、档号分类方法等，将国土档案共分为九大类：(1)综合类；(2)计划财务类；(3)地籍管理类；(4)土地利用规划类；(5)建设用地类：(6)土地监察类：(7)宣传科技类；(8)声像材料类；(9)矿产资源类；并在每一类中确定了基本归档范围。把应该收集归档的文件资料进行分类整理。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。
五、强化档案人员的业务素质、提高档案管理水平
档案的收集管理，是为了更好的利用。为达到国土档案整理规范化的要求，客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求。在强化档案人员的业务水平上：一要进一步加大招考力度，通过向社会公开招考的方式，把那些出身于档案专业，把那些懂法律、精管理，会外语、计算机等专业的复合型年轻人才，优先充实到国土资源管理档案队伍中来，迅速改变目前知识结构不合理、年龄结构老化的状况。二要继续加大在职培训教育力度，通过培训让档案员不仅精通国土资源管理法律法规，还要熟悉掌握档案业务管理知识、计算机应用等基础知识，适应国土资源管理新形势、新任务的需要。三要对兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作详细的讲解。使大家对国土档案内容提前了解，在工作中有的放矢，注意积累资料。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化，有效利用档案有切实的保障。
在提高档案利用效率方面，要快速转变职能，加强开发利用。要迅速扭转档案开发利用跟不上国土资源管理新的形势发展的需要，加大从收集保管向开发利用服务转变；从为本单位服务为重点向为社会服务为主转变；从被动、单一、封闭型服务向主动、多领域、开放型服务转变；要加大从靠行政手段微观管理向依法管理转变。平时，尤其要注重珍贵资料的收集、开发、利用，特别要潜心开发那些对经济发展有带来效益的，或能反映单位特色和职工精神风貌的档案资源。
六、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好国土档案资料的收集、归档工作、积累贮存国土档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进国土档案管理工作。国土档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。在近几年来实施电脑化管理、将国土档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了国土档案的完整性，促使国土档案管理更上新台阶。
七、档案利用过程中的保密工作
档案管理范文第6篇
随着社会事业飞速发展，档案管理工作已经成为各企事业单位的重要构成部分，尤其是工程建设领域的核心部分，如何加强档案管理工作的进步在一定程度上将推动并维护着各企事业单位的发展。笔者从事档案工作多年，结合自己的工作实际，阐述了加强基层档案管理工作的具体措施和方法。
【关键词】
档案管理；档案管理队伍；重要性；规范化
一、档案管理的重要性
知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为主”的立卷归档原则，严格公文的制发；提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。做好档案管理工作一个国家机关健康发展的需要，档案管理工作是机关管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度。机关档案记载着这个单位或部门发展史上的优秀成果，对进一步促进本单位或部门科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确依据，为领导决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位或部门工作状况和工作成果。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。
二、档案管理现状
档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。
（一）档案管理干部队伍水平不高
近几年尽管档案干部人员文化知识结构上有了很大变化，但专业技术人员偏少，档案专业人员贫乏。各基层单位认为档案工作有人就能干好，对其重视程度不够，往往是没有稳定的档案人员，且更换频繁。但是许多档案工作，特别是基础业务和规章制度的建设，要求档案人员要有较长的学习时间积累经验，才能逐渐适应并逐步完善。这种频繁调动，无疑造成专业技术人员偏少，专业档案人员贫乏，必然影响到档案工作的连续性、完整性。
（二）档案管理工作不规范。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。
1.档案管理手段落后
主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求，给档案管理工作带来很大的消极影响。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，人力、物力、财力投入少；虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。
2.档案工作缺乏制度化的管理程序
当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。由于工作的调动，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
三、提升档案管理水平措施
在企业各项活动中，如果忽视了档案工作，则会影响到企业的生产、经营和管理，影响企业的经济效益的提高，影响企业在市场经济中的竞争力。怎样做好新形势下企业档案管理工作呢？
（一）加强业务建设
首先要加强档案工作者政治素质的提高，认真学习档案法规文件，增强法制意识，确保档案的安全与保密。其次是加强档案工作者业务素质的提高。档案管理要求达到“五率”即归档案率为100%，完事率为100%，准确率为100%，查全率为100%，查准率100%，这就要求档案工作者研究和熟悉档案内容，认真钻研专业知识，掌握业务技能，以确保其档案的齐全性、完事性和准确性，档案部门和档案工作者要按照档案工作六个环节进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，其中收集、保管和利用是档案工作的主要环节，收集是基础、管理是手段、利用是目的，收集和管理是利用的前提，收集如收的不好，就会成为“无米之炊”，档案为经济建设服务就是一句空话。为此，在收集过程中，做到“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤，要注重文件材料的平时收集，把收集到材料随时归入归卷类目。
（二）加强档案库房建设
档案是最珍贵的历史记录，为维护它的真实面貌，延长其寿命，减少污染和磨损，档案库房应按照防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防热、防震、防盗的“九防”要求，购置必需的档案装具和设备来改善库房的保管条件，最低限度地满足档案材料保管的耐久性。
（三）实行公文
档案管理一体化，即办公自动化，实行办公自动化管理，对企业的生产、经营管理起着积极推动作用。一是单位领导要在微机上进行批阅，担调和查询文件，缩短了文件处理速度；二是文件的收发登记用微机登录，使登录的文件清晰、美观，避免了文件受污和出现收、发的重要漏号现象；三是加速公文处理的周转时间，杜绝文件横传的现象，并对逾期承办的文件及时给予催办、督办；四是从公文的登记、分发、办理、归档等处理程度都留下了记录，便于查询和利用；五是方便了档案工作者进行档案的科学管理，对已经登录并有保存价值的收发文可采取自动转储的方法形成档案数据，无需再进行重复登录；六是文件材料整理完毕形成档案后，把档案数据输入微机，即形成全引目录，案卷目录，分类目录，卷内目录及档案统计报表，无需再用手工抄写的方法去完成。
综合几点，做好基层档案管理工作对企事业单位将起到推动和维护工作。档案管理作用，只有在领导重视与支持的前提下，在业务部门的指导下，通过档案工作者的不懈努力，一定能时时有进步，年年迈上新台阶。
参考文献：
档案管理范文第7篇
[关键词]医院；档案；管理； 规范化；发展
[中图分类号] R197.3 [文献标识码]C [文章编号]1673-9701（2011）20- 136-02
本文对档案管理工作在医院管理工作中普遍存在的问题及相应对策分析如下。
1医院档案及其内容
档案的前身―文件，是由单位内部机构和个人保存，往往较分散，数量浩繁，而单位和社会对档案的利用则要求一定的集中性。医院档案指的是医院各职能部门和临床、医技等辅助科室在其职能和日常业务活动中所逐渐积累、保存归档并具有利用价值的各载体和门类档案的总称。它所包涵的范围较广：行政档案如：营业执照正、副本、复印件，法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；财务会计档案，如：各类审计账册及报表，固定资产资料等；药物设备档案，如：设备出厂合格证、使用说明书、安装设备、调试、验收报告等；人事档案，如：全员员工个人信息资料，劳动合同及保密协议，工资、社保等薪酬相关资料等；还有重要的医疗档案，如：医疗文书档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等。医院档案管理渗透在医院日常管理和各项业务中，为提高医院各项管理水平和技术业务提供原始的依据，而且在医院文化建设中起着重要的作用。
2研究意义和目的
档案作为历史的载体， 详细地记载着一个国家、一个民族、一个团体、一个单位的发展历程。走进档案，就是走进历史，更好地了解历史；档案资源更有意义的价值不仅在于它印证着历史，而且还在于它让我们重新认识历史，评价历史、也为今后的发展提供更好的史料价值[1]。档案对医院来说更是重要的信息资源，对医院的管理水平的提高和医疗业务的发展有着重要的作用。目前在很多医院中，医院的快速发展与档案管理工作的停滞不前及不相称，在目前的医院档案管理中存在一些问题和差距应该引起医院管理者的重视。在医院信息化管理全面展开的同时，也应该使档案信息资源合理配置和科学管理，逐步使医院档案管理工作实现数字化、网络化，以满足医院对档案信息利用日益增长的需要。
3目前医院档案管理工作的现状
3.1医院档案管理观念落后、守旧
我院是江西省西部地区的一家大型三级甲等综合性医院，院档案是省一级综合档案室，行政办公室的综合档案室负责管理。通过多年来的努力，医院档案工作受到比较好的考评。目前普遍来讲，在以医疗为中心的医院管理中，档案管理工作往往不被重视，缺乏科学规范的管理。由于历史原因和医院管理的要求，在一个单位内会形成多部门管理档案的格局。另外由于从业人员文化程度参差不齐，没有专业的理论水平，专业素质比较差，思想观念滞后等原因， 在很多医院的档案管理工作中沿用的还是过时的、落后的欠科学、标准、规范化的制度标准，使得在档案管理工作中出现一些问题，如：档案信息没有及时更新，因此医院档案管理有待与时俱进，更新观念[2]。
3.2医患关系的变化使病案受到前所未有的重视
医患之间应是一种相互信赖、亲密合作的关系。和谐、完美的医患关系是获得良好医疗效果的基本保证。然而近些年来，随着社会体制的转变、经济的发展、人们受教育程度的普遍提高，传统的医患关系遇到了前所未有的新问题、新挑战。有50％的医院出现过患者及其家属用暴力殴打、威胁、辱骂医务人员的情况；45%的医院发生过因患者对治疗结果不满意，纠集多人在医院内围攻院长或医务人员；20％的医院发生过患者及其家属在诊疗结束后拒绝出院，且不交纳住院费用；这其中病案往往成为双方争夺控制的焦点。病历的质量尚存在很大的缺陷。病案书写中存在的主要问题是书写内容不够完整和准确。主要有：①病案首页填写不认真， 项目填写不全；②记载的内容与实际情况有出入， 地址不详， 入院时与出院时姓名不同， 字迹潦草等；③疾病和手术术语的应用问题，主诉与现病史未能表达主要疾病症状， 不能确诊第一诊断， 确诊日期不准确等。提高病案书写质量，完善病案管理成为迫切任务。
3.3 档案管理创新性不足
主要原因有两方面：一：医院各级人员对档案管理不够重视，缺乏创新性。目前医院考核方案中一般也没有将档案管理纳入目标考核。医护人员以及档案管理人员都有档案意识差的通病。领导不重视、不支持，特别是一些领导干部， 对档案管理的意识比较淡漠。大部分档案管理人员缺乏进行创新的主动性；还有就是客观上有的档案管理人员文化水平不高，能力有限， 他们具有创新的主动性却缺乏创新的能力[3]。二：档案管理缺乏创新性。由于医院档案管理没有被纳入上级对医院的考核内容， 因而在很大程度上造成医院对临床医疗加大投入的同时，却忽略了对医院档案管理方面的投入。如此恶性循环的积累效果便是医院医疗水平的快速发展与档案管理工作不同步、不协调。随着社会科技技术的进步及计算机及网络技术在医院管理中广泛投入运用，电子病历、档案的建立已经逐渐开展，但是目前在医院中将计算机及网络技术等现代化的管理手段运用于档案管理方面还是非常少，普遍还是依靠传统管理的管理手段，如：手工收集、检索等。
4改善医院档案管理水平的几点思考
4.1逐步加强档案法的学习，提高档案意识
宣传要到位，制度要严格。可以通过职工大会等形式大张旗鼓地做好宣传工作，统一认识。加强医院各级人员对档案的意识，加强对档案法律、法规的贯彻学习， 提高广大医护职工贯彻执行的自觉性， 增强档案意识， 加大宣传普及国家医疗档案法律、法规的力度， 不断更新档案工作重要性的思想观念，加大档案工作的宣传力度， 让医院各层次人员充分认识档案的重要性，并使得他们更好地支持档案管理工作。档案管理人员要认识到自己工作的重要性，牢固树立服务意识，搞好档案工作，提高服务质量，是促进医院档案事业持续发展的基础和前提。与此同时还要实行医院间的横向联系， 以求达到档案信息的资源充分共享， 从而提高医院档案的使用效率， 使其社会效益得以充分发挥[4]。
4.2强化病历档案的规范化
病历档案制度化和规范化是医院档案的重要内容，既要重视病案书写质量， 也要重视病案管理质量。一方面各医院应该建立和健全病历档案质量控制和教育组织，成立医院病历档案管理委员会。形成确实可行的制度并狠抓落实，严格监督，做到奖惩明确。对病历实行不定期抽查，有奖有罚。写的好的病历应该提出表扬，成为学习的榜样；写得严重错误，有漏洞，缺陷的病历就应该给予相应的批评，并对其相应的考核进行扣分。另一方面应该确实有效地提高病历档案的内在质量。医院日常工作中要加强对医务人员病案书写的教育，使医务人员从思想上予以重视，提高法律意识， 才能提高病历书写质量，避免漏洞，起到保护自己，保护医院，有利于防范和处理医疗纠纷。
4.3创新医院档案管理
要做到医院档案的管理创新，首选是观念的创新：医院的管理者、档案管理者要更新观念，不能停留在旧的、过时的观念上。逐步加大对档案管理工作的宣传力度，引起各级人员的重视。其次是档案管理专业人才素质培养的创新：将档案管理工作纳入议事日程。要为广大的档案管理人员提供一个良好的学习氛围，大力投入档案学术活动及有关的社会活动，鼓励他们更新知识，进修学习以提高业务水平。档案现代化管理手段的创新：充分利用现代化科学技术和工具实行医院档案的网络化管理，以适应现代化档案管理的形势需要。目前运用电子计算机加强档案信息的收集、传递、开发和利用是档案管理最重要、最基本的现代化管理手段之一。目前各大医院医院档案网络化已普遍成熟，有利于推进档案管理和服务方式的改变，以更好地共享资源。
综上所述， 医院档案管理工作的重要性日益突出；社会发展的新形式也对医院的档案管理工作提出新的要求。本文就档案管理中存在的普遍问题以及改善档案管理提出几点建议， 如果在工作实践中得以有效地贯彻落实， 不仅将大大提高档案资源的开发利用率，而且对医院档案管理水平的提高起到积极的促进作用[5]。
[参考文献]
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[3]孙永明，闵彤.论病案管理与医疗业务的关系[J].甘肃科技，2003，10（97）：154-155.
[4]曾艺芝， 李娅，罗卫东.医疗业务管理档案的建立[J].中华医院管理杂志，1998，11（7），661-662.
档案管理范文第8篇
论文摘要：进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，本文对此加以论述。
1搞好档案工作，领导重视是关键。
一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？
爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。
2实现档案管理现代化
随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以"卷"为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。
3提高档案人员业务素质，加强继续教育。
档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。
加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。
明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持"学用结合、按需施教、重视实效"的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。