文件管理
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文件管理范文第1篇
由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。
一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状
在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。
1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点
通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。
而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。
电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。
2. 电子版文件推广的有利因素
据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明
3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力
如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。
然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。
实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。
4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考
关于这个问题，恐怕与下列原因有关。
（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。
二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“
灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。
在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。
另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。
此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。
在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。
三、电子文件推广的前景与展望
从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。
目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。
文件管理范文第2篇
2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。
3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。
4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。
5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。
6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。
9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
技术文件管理制度（二）
1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。
2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。
3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。
4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。
文件管理范文第3篇
2、在浏览器下端位置，点击导航键内的“菜单”按钮。
3、点击“下载记录”按钮，进入下载记录页面。
4、选择任意一个下载完成的内容，长按5秒然后松手。在下端呈现的选项内点击“更多”。
5、点击“打开目录”。
6、在页面的最顶端，我们可以看到保存该内容的子文件夹名称。
7、按手机返回键，就可以看到上一级文件夹名称。
文件管理范文第4篇
一、电子文件管理标准体系构建的理论基础
1、英国国际数字保管中心电子文件生命周期模型
电子文件标准体系的设计必须要有理论基础，其中文件生命周期模型在文件、档案领域历来是理论研究的基石。2008年，《国际数字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)了英国国际数字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的电子文件生命周期最新模型，该模型在国际标准《ISO 14721：2002开放档案信息系统参考模型(OAIS)》的总体框架下，根据电子文件的自身特点，建立了电子文件生命周期模型，见图1。
该模型将电子文件生命周期流程分为两个层次：电子文件核心流程层和特定流程层。核心流程层指贯穿电子文件整个生命周期的流程，即电子文件的整个生命周期都需要进行的流程活动。核心流程层用封闭圆圈表示，围绕着中心的电子文件从外至内依次为：“电子文件管理和保存”、“电子文件标准规范控制”、“电子文件长期保存计划”、“电子文件管理元数据”。这四个圈针对任何类型的电子文件，是共性流程，亦即它们是贯穿整个电子文件生命周期的。
特定流程层指仅在电子文件生命周期的某个阶段涉及到的职能活动，这些职能活动在整个电子文件生命周期中有先后顺序，所以也被称为顺序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程层用模型外层的箭头围绕成圈表示，包括文件的“创建与接收”、“鉴定与选择”、“销毁”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用与再使用”、“迁移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根据不同类型电子文件生命周期的特殊性而有所变化。
该电子文件生命周期模型不同于传统文件生命周期模型的单层一维架构，分为了核心流程层和特定流程层两个层次，其中，核心流程层相对稳定，特定流程层相对灵活，既能兼顾电子文件生命周期的共性流程，又能兼顾电子文件生命周期的特定流程，为电子文件管理标准体系的构建提供了基本依据。
2、中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程
根据国际电子文件生命周期模型，结合我国电子文件管理实践，具有中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程，可以设计如下：
第一，核心流程层：
(1)管理范围，是指明确电子文件在其整个生命周期所要涉及的范围；
(2)管理原则，是指制定电子文件在其整个生命周期中涉及的管理原则；
(3)逻辑文件与物理文件元数据需求，是指根据电子文件管理元数据标准捕获电子文件的管理元数据、描述元数据、技术元数据和长期保存元数据，以确保对电子文件的长期控制。
(4)保管与长期保存需求，是指在整个生命周期内电子文件的管理需求与长期保存需求，具体是指为电子文件在其整个生命周期中制定保存需求与长期保存计划，例如电子文件的鉴定需求与计划、移交需求与计划、迁移需求与计划等。
很显然，以上这些都是贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，没有这些贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，电子文件就无法实施具体的管理。
第二，特定流程层：
(1)概念计划阶段，主要是制定电子文件的创建计划，包括捕获方法和存储方法；
(2)创建阶段，主要是电子文件的捕获、鉴定与选择、分类、著录及电子文件的归档移交；
(3)保存阶段，主要是电子文件的接收、再次鉴定、存储、迁移及更新。该阶段应采取措施确保电子文件的真实、可靠、完整和可用，进而确保电子文件的凭证性和长期保存。
(4)利用阶段，主要是电子文件的检索利用即利用权限控制与使用。该阶段可以采用利用控制和验证电子文件真实性的方法，确保电子文件可以被特定对象利用或再使用。
(5)销毁阶段，主要是销毁不需要长期保存的电子文件。为确保电子文件的安全销毁，销毁必须遵循相应的法规、政策和指南。
以上电子文件生命周期的各个阶段是电子文件管理期间必然要涉及的阶段，各个阶段中的各项具体职能活动，是电子文件生命周期中的特定活动，具有顺序性和阶段性。
根据以上对我国电子文件管理生命周期模型核心流程层及特定流程层的设计，我们就可以形成具有中国特色的电子文件生命周期模型，见图2。
对应我国电子文件生命周期模型的核心流程，我们可以建立起贯穿电子文件整个生命周期的全程类标准体系；对应其特定流程——即概念计划与设计阶段、创建阶段、保存阶段、利用阶段和销毁阶段，我们可以建立起相对于电子文件生命周期相应阶段的四个标准子体系，并且根据电子文件具体的职能活动，一方面通过调研归纳出相关标准，另一方面通过功能需求分析演绎出相关标准，形成一系列标准规范，最终形成我国电子文件管理标准体系。
二、我国电子文件管理标准体系的构建
1、电子文件管理标准体系框架
根据上述电子文件生命周期模型，我国电子文件管理标准体系框架的构建需包括：
(1)电子文件管理全程类标准：包括电子文件管理原则标准、电子文件管理范围标准、电子文件元数据需求标准、电子文件管理需求标准、电子文件保存需求标准。
(2)电子文件管理阶段类标准：包括电子文件管理概念计划与设计阶段的标准、电子文件管理创建阶段的标准、电子文件管理保存阶段的标准、电子文件管理利用阶段的标准、电子文件管理销毁阶段的标准。
其中，我国电子文件管理标准体系框架与电子文件生命周期模型的对应见图3。
2、电子文件管理标准体系
根据以上电子文件管理标准体系框架，进一步展开细化，就可以构建出更为全面详尽的电子文件管理标准体系。
(1)电子文件管理全程类标准体系
电子文件管理原则标准子体系，包括通用电子文件管理原则标准和专门电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理原则标准。
电子文件管理范围标准子体系，包括通用电子文件管理范围标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理范围标准。
电子文件元数据需求标准子体系，包括通用电子文件管理元数据需求标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理元数据需求标准。
电子文件保存需求标准子体系，具体指电子文件长久保存标准，包括通用格式电子文件长久保存标准和专门格式电子文件(如图像文件、视频电子文件、多媒体电子文件等)长久保存标准。
电子文件管理需求标准子体系，具体指基础保障类标准，包括电子文件管理术语标准、电子文件管理评估标准、电子文件安全管理标准、电子文件鉴定、移交与迁移标准等。
(2)电子文件管理阶段类标准体系
电子文件概念计划与设计阶段标准子体系，包括电子文件管理系统及其文件管理需求、电子文件分类方案、电子文件保管期限表、电子文件命名规范等标准。
电子文件创建阶段标准子体系，包括电子文件登记标准、电子文件捕获标准、电子文件整理规范、电子文件著录规则、电子文件真实性保障标准及其他标准规范。其中电子文件著录规则又可细化为数据值标准规范、数据内容标准规范、数据结构标准规范(又可分为目录数据库、全文数据库和多媒体数据库)。
电子文件保存阶段标准子体系，包括电子文件再次鉴定标准、电子文件移交归档标准、电子文件转换标准、电子文件更新标准、电子文件存储标准及其他标准。
电子文件利用阶段标准子体系，包括电子文件检索标准、电子文件存取标准、电子文件使用标准及其他标准(如电子文件利用权限、电子文件的密级管理等标准)。
文件管理范文第5篇
关键词：档案管理；文件管理；CAD文件
CAD就是计算机辅助设计（ComputerAidedDe－sign），是运用计算机及其图形设备协助设计人员进行设计工作的绘图系统，CAD技术是一项综合性、迅速发展和广泛应用的高新技术。国家标准《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》中规定了CAD文件是在CAD过程中产生的文件，是指实现产品或项目所必须的全部设计文件和CAD图等。CAD文件管理是指在CAD过程中，对所形成的CAD文件进行科学、有序地管理。本文主要论述CAD文件管理研究的现状，对已有的相关研究进行了资料收集和数据分析。研究显示，近年来，相关主题的研究规模较小，无法形成热点，但是研究的范围比较狭小，致力于解决问题，理论研究较少。基于CAD文件管理这一课题的研究内容的变化趋势是受CAD图文档系统的应用所影响的。在CAD图文档系统刚起步和小范围推广时，学者们研究使用和管理方法；大范围广泛应用时，学者们解读政策；全社会普遍应用时，学者们致力于解决问题。可以看出这一课题是以指导实践为目的的，非常重视实用性。本文对学术研究中的问题与对策进行探讨，以期指导现实档案工作。
1CAD文件管理的现状
1.1制度现状
现行的CAD文件管理标准有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存储与维护（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理编号原则（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理编制规则（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改规则（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理签署规则（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理标准化审查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试（GB/T17679—1999）》等，从CAD文件管理的各个方面进行了规范，其中有部分是采用了国际标准，在世界范围内形成了CAD文件管理标准的统一，但全部为推荐标准，并不要求必须按标准管理CAD文件执行，所以也存在大量管理不规范的情况。另外，大部分标准为1999年修订，年限较为久远，尤其是近几年的电子文件管理方面发展迅速，过于陈旧的标准在某些实践中已不再适用。
1.2管理现状
早在CAD制图软件广泛运用之初，学界就以一定的实践经验为基础，做了相关研究，研究思路基本倾向于———现阶段，在各方面条件尚未成熟的情况下，建议CAD文件与纸质档案一起进馆保存，采用“双套制”管理模式，两种介质档案并行管理，待到时机成熟时，CAD文件逐步取代纸质图纸，实现城建档案全数字化管理。1.2.1CAD文件的种类繁多CAD文件的种类有很多，电子文件有磁盘、磁带和光盘；纸质文件有底图、蓝图和硫酸纸；按信息的表现形式又有图样、简图、文字和表格，种类繁多，载体分散，版本各有不同。另外，CAD文件的格式种类很多，常见的类型就有*.pcb、*.cad、*.brd等20种，格式多，不统一。CAD文件的种类繁多，查看不便，管理困难，难以实现统一管理和数据共享。1.2.2管理标准不统一对于发展初期形成的CAD文件，当时没有一套完整的管理规范，往往都是按各自的使用习惯进行管理；在CAD文件管理系列规范之后仍然存在不按照标准管理的情况，导致各处CAD文件管理不统一，对于集中统一管理造成了很大障碍。
1.3CAD系统使用现状
1.3.1CAD系统使用广泛CAD系统在我国的使用相对于西方国家稍晚，从诞生至今只有30多年的历史，但是随着近些年CAD系统不断地开发完善，CAD系统逐渐普及，应用越来越广泛。1.3.2现有CAD系统的功能使用不便现有的CAD系统基本能满足大部分用户的使用需求，但在使用的过程中，还存在许多不便之处。比如菜单工具栏中的功能排列，常用的工具往往不在最方便使用的位置，而那些不常用的工具常常触手可及；对于经常使用的命令组合，需要多次进行重复选择操作，降低了制图的效率；缺少标准图库和专业图库，在绘制标准件时每次都需要使用者查找绘制标准制图，无法直接调取等。
2CAD文件管理中存在的问题
2.1CAD文件的真实性无法得到保障
2.1.1CAD文件具有可编辑性，易被修改档案的最本质特征就是其原始记录性，CAD文件也需要保障其原始记录性。但是众所周知，CAD电子文件作为一种矢量文件，可编辑性是它的特性，可被修改，容易改变。无法确保归档的CAD文件的原始性和真实性，也无法保证电子档案的信息安全性。虽然现代信息技术的发展，出现了双密钥码、数字水印、电子签名等各种防写措施和技术手段，但要想在CAD文件管理系统中达到全面使用，还尚需时日。2.1.2CAD文件具有可塑性，多次修改的痕迹无法体现CAD文件具有可塑性，一般单位最终使用CAD文件都是使用打印后的图纸，设计者如果发现打印后图纸只是存在一些简单错误的情况下，通常不会将图纸重新打印，而是直接在打印后的图纸上进行更改，就有可能只更改了图纸而没有更改CAD电子文件的情况，于是存在保存的CAD文件不是最终版本，两种文件不相符的问题。即使同步做了更改，在CAD文件与打印后的图纸相一致的情况下，也无法查看在中间哪些部分做过更改，没有更改痕迹，只有最终结果，看不到其中的变化过程。2.1.3移交时档案的真实性档案部门在接收归档的CAD文件时，只能对文件标识和数量进行简单的核对，因为涉及了建、结、水、电、设和预概算等若干专业问题而无法检查文件的内容是否真实有效。CAD文件的质量也参差不齐，没有指定的人员进行检查，并且用审核、校对前的未定稿归档的情况也偶有发生。
2.2CAD文件的安全性无法得到保障
2.2.1CAD文件可编辑性产生的信息安全问题CAD文件作为电子文件的一种，有很明显的电子文件特征。CAD软件可以对CAD文件进行修改、复制、删除等操作，传播方便，容易导致信息泄露，并且CAD文件的版本唯一性和权威性也无法得到保障。尤其CAD文件中包含详细的设计信息，大多属于企业或机构机密，技术资料泄密可能会造成巨大的经济损失。2.2.2档案人员的计算机水平较低档案工作人员中大多数都不是计算机专业的，计算机水平普通，没有能够抵抗不法分子入侵的能力，市面上现有的杀毒软件也只能检查常见的木马病毒，对于有意的非法入侵依然没有抵挡能力，存档的CAD文件很容易被窃取、修改或锁定。
2.3检索不便
对于已经归档的CAD文件，利用者只能根据文件题名和地块等信息进行检索，能直接获取到都是大范围上的信息，而无法直接获取到其细节上的结构信息等，不能直接找到自己需要的CAD文件，也无法直接发现哪些CAD有值得借鉴之处。
2.4网络协同设计困难
在CAD系统的使用中，可能会出现需要协同设计的情况，也有可能需要使用跨单位、跨部门的数据信息，这些数据由于各单位的标准和使用习惯不一致，所以导致已有的一部分数据信息不能有效地加以利用，造成了信息资源的浪费。
3产生问题的原因
3.1制度不够完善
我国相较于其他国家来说，CAD使用的起步较晚，发展完善的时间较短，还没有建立起全面完善的制度和标准。已有的相关标准版本老旧，并且不要求强制执行，所以CAD文件的管理仍然五花八门，不能统一。
3.2人员的档案意识不强
无论是档案的形成者和利用者，基本上都不是档案工作者，只关心自己使用方便而不考虑档案的归档和管理，格式不规范、修改时只做纸质打印版的标注甚至不移交归档的情况屡见不鲜。没有形成强烈的档案意识，没有从长远的角度考虑CAD文件的利用，才最终导致出现档案丢失、版本不统一、不是最终版本等许多问题。
3.3信息化水平较低
没有真正形成一套可以管理CAD文件的信息系统，没有形成一套鉴定电子文件真实性的方法，我国计算机行业起步相对较晚，计算机应用方面还存在许多问题，导致CAD文件的安全性和真实性无法得到保障。
4解决问题的对策
4.1保障CAD文件的真实性
提高CAD文件形成者的档案意识，真正做到每次修改都在CAD版本中完成，并且做到及时归档。还应设立专员检查归档的CAD文件，佐以密钥码和电子签章共同使用，保障CAD文件内容真实有效。
4.2保障CAD文件的安全性
建立健全保护信息安全的法律法规，机构和企业内部也要与员工签订保密协议，加强管理，保障信息安全，防止CAD文件的外泄，用制度和法律进行约束。也可以培训档案工作人员的计算机应用水平，提高自身的信息化能力，无论是对于维护CAD文件信息安全还是日常档案管理都大有脾益。
4.3解决检索和网络协同设计问题
4.3.1建设并完善CAD管理系统最直接的方法就是扩大现有CAD系统的应用范围，在整个机构内部建设局域网络，对网络内部上传或下载CAD文件作出统一格式的规范，同时部署相应的CAD软件，相关人员就能直接检索和利用设计和技术部门提供的产品CAD文件。但这种方法也存在很高的信息泄露风险。4.3.2将CAD文件转换格式可以将CAD文件进行文件转换后共享，可选择将CAD文件转换为“位图文件格式（*.bmp）”或“32位增强型图元文件（*.wmf）”。这样，CAD文件就转换成了可直接利用通用的看图软件查看的格式。虽然还存在清晰度较差、文件较大且有尺寸限制，但仍然已经在技术人员与外部交流中有所使用。也可将CAD文件转换为通用的（*.pdf）格式文件，就没有以上缺点。
5结束语
文件管理范文第6篇
一、电子文件管理中存在的问题
1．公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。
2．会计电算化形成的电子文件不能及时归档。目前不少单位实行了会计电算化，并开始联网运行。但会计电算化后形成的电子文件并没有得到很好的管理，有的单位没有将会计工作形成的电子文件随会计纸质文件一并归档，而是存放在财务部门，由于这些部门没有专门的保管设施，造成了这部分电子文件的丢失或损坏，不利于电子文件的保管利用。还有些单位的财务部门因设备不到位或领导重视不够，没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘，而是储存在硬盘上，而这些电子文件常因病毒感染而破坏或因硬盘空间已满被删除，造成了电子文件的丢失。
3．档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。
4．账外文件（会议记录、领导的重要讲话稿等）及上级来文等文件材料如何转化成电子文件这一问题没有得到很好的解决，这也是影响电子文件管理的主要因素之一。
5．在电子文件管理方面没有一套切实可行的规章制度，给电子文件的管理带来被动。
6．人员素质满足不了电子文件管理的需要。
二、加强电子文件管理的几点意见
1．加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的认识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。
2．建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。
3．结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。
文件管理范文第7篇
【关键词】电子文件；双套制；归档
一、“双套制”概念阐述
“双套制”的概念由来已久，到了电子文件管理时代，为弥补电子文件真实性、长久保存等缺陷，在文件归档环节别强调“双套制”归档。
首先，纸质环境中的“双套制”是基于档案的安全和利用的方便，要求归档文件一套按规定移交进档案馆，另一套由文件生成机构自己保存，即同样载体、异地实行备份；再后来，“双套制”归档是指保存一套纸质文件的同时，又以缩微胶片等形式予以保存另一套，即不同载体、本地或异地实行备份。到了电子环境中，“双套制”是专业针对归档保存状态而言，亦称为“双套归档”。即对同一份文件，在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。
相对“双套制”还有一个“双轨制”的概念，“双轨制”是针对文件的运行处理阶段而言的，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成了电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。在现行期结束后，“双轨制”便导致了“双套”归档。“双轨制”包含了“双套制”，初步实现了对电子文件的全程管理，电子文件也是“原始文本”，参与相关的事务处理，如果管理过程完善，可以形成全面的元数据，也就产生了完整意义上的包括内容、结构、背景信息的电子文件。
双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。对于传统环境下纸质文件的数字化归档情形不在本文讨论范围之内。
二、实行“双套制”的原因
电子文件和纸质文件相互依存，两者优势互补、劣势互抵，是实行“双套制”归档的根本原因：
1.电子文件较之纸质文件的优势
相对纸质文件利用方面的种种不便和限制，电子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、灵活和共享性，信息存储密度大、空间小。恰恰满足了社会对文件、档案信息的利用需求上涨，对信息的系统性、时效性要求提高的趋势，为利用者提供了纸质文件所不能及的便利，由此，电子文件的优势更加突出，使其日益普及并得到广泛认可。
2.电子文件天生固有的缺陷
这也是限制电子文件目前作为唯一的归档文件形式的可行性的根本原因。
首先，安全性：电子文件的软硬件技术设备依赖性强，设备更新换代导致的信息难以读取风险大；存储载体脆弱，稳定性和耐久性不足；信息传输过程中容易泄露。而纸质文件则因为纸张与字迹的结合，有较强的稳定性，保存时间相对也较长，安全可靠性强。
另外，法律凭证性：电子文件由于其内容和载体的可分离性，易更改，易复制，对信息的真实性和原始性构成极大威胁。如北京市档案馆对电子文件的分类管理办法中规定：当前所有OA系统中产生的电子文件只能当作传统载体的数字副本，因为电子文件还不具有足够的法律要素，对电子文件的真实性认证缺少约定，电子文件的安全性可以由技术由系统来保证，但真实性的保证和认同却不是一时能够解决的。虽然我国法律中并不排除电子文件的证据资格即可采性，但是其证明力却有待加强并通过相关制度进行完善，加上法律上对电子证据的归类不明，也导致其无法作为直接证据来使用。而纸质的内容和形式集于一身，不可分离，原始记录性强，被广泛认为是一种真实可靠的法律证据。并且法律规定：书证完全可以单独作为认定案件事实的证据，所以纸质文件的归档保存还是人们的一颗“定心丸”。
虽然从理论上，信息加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据等技术性措施可以在一定程度上弥补电子文件易更改的缺陷，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。
3.目前的档案管理现状
现阶段，关于电子文件的管理，体制尚未理顺、配套机制还未形成、法律法规有待建立健全、计算机应用水平亟待提高，以及文化背景和利用习惯的根深蒂固等等诸方面，都限制着电子文件独立存在、全部取代纸质文件，出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间。
三、“双套制”的评价
任何事物都有两面性，处于得失之间，“双套制”归档在解决已存在问题的同时也带来了新的问题。
优点是“双套制”归档融合了纸质文件和电子文件两者的优势，既可以发挥文件的高效存取检索利用功能，又可以保障档案的凭证价值和永久保存的需要。这也是文件介质转换时不可避免的现象，“双套制”中纸质副本存在的根本目的一方面是为了保证电子文件的真实性，以保证其查考凭证的法律效力，另一方面是档案记忆长久保存的保障。
缺点是“双套制”又带来了不可忽视的经济成本问题，制作成本、保管成本、人力、物力和财力，再加上电子文件高技术要求性的保管条件，使得电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前大打折扣。
电子文件进行纸质备份花费的人力、物力和财力，与确保电子文件信息真实地、长久地流传下去，这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢？笔者认为，作为档案工作者，我们有责任、有理由为国家和社会记忆的长久流传服务。
四、“双套制”的完善和发展趋势
在现阶段，我国的电子文件管理实行“双套制”管理有其客观必然性，我们关注的焦点也应该从应否实行“双套制”转移到如何有效做好“双套制”的层面上来：
1.根据国家相应的标准规定，制定本单位档案双套制管理措施，完善电子文件归档程序和管理方法。
2.当前为了节约成本，最紧要的是精简双套制打印范围。
《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）规定：具有永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》第7条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互连。”可见，关于双套制的范围为具有永久或长期保存价值的电子文件。具体到实施过程中，具有永久长期保管期限的电子文件要实行双套归档，短期的则可以量力而行。此外，各单位还可以根据其工作职能、文件保密与否、成本效益、文件属性、业务特点和利用需求等实际情况，来确定电子文件的双套制适用范围。
3.“双套制”实施过程别强调纸质文件和电子文件的“一一对应”。如根据北京市档案馆的规定，现阶段要切实落实“双套制”，过去强调纸质文件要进行数字化，而现在要强调电子文件形成纸质副本。
从全球来看，电子文件管理的发展历程可以归结为三个阶段：主要依存于纸质文件的电子文件管理阶段，纸质文件和电子文件“齐头并进”，脱离纸质文件上升为独立的电子文件管理系统
纵观世界各国，唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件。而美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式，不仅与其技术成熟有关，更重要的是，在法律上认定电子文件证据的证明效力。
例如，美国国家档案与文件署对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件只接收电子文件。法律上通过扩大文件内涵，认定不管形式如何都可以作为证据，结合非歧视原则、最佳证据原则和传闻例外规则规定了电子文件的证据可采性和证明力。
加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。加拿大的《统一电子证据法》规定电子文件系统也是电子证据的一部分，系统的真实性可以替代文件的真实性，只要生成系统是真实可靠的，电子文件即可作为证据被采纳。
历史上每一种新的记录形式产生之后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之。目前，纸质文件和电子文件不宜相互取代，应有机结合扬长避短，协调发展。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间。
但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主。随着理论和实践的发展完善，技术系统开发的成熟突破、相关法律的健全完备和用户的成熟，待到电子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全确认，纸质要逐渐向电子过渡。
参考文献
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文件管理范文第8篇
电子文件的分类与甄别 在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需 要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。
那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。
在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码 相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。
企业内的电子文件分类，也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类，然后 借鉴档案分类号细分电子文件类别。
电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远 远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样 会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统 、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子文 件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部 分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都 再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能 排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。
电子文件的鉴定与归档 电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的， 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。
电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档 ，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完 整性、文件办理过程的完整性等等。