文件管理系统
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文件管理系统范文第1篇
关键词：网络文件；权限分配
(一)前言
随着信息技术的普及，经济的发展，许多企业在计算机应用方面投入了大量的人力、物力，相继建设了一批与日常事务密切联系的计算机应用系统，由于很多系统局限在各个相关业务部门或业务系统内部，导致部门与部门之间、系统与系统之间的信息沟通性很差，造成了企业内部大量的“信息孤岛”。
随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文件版本管理混乱；文件安全缺乏保障；文件无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
(二) 可行性研究
可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。
1、技术可行性
技术上的可行性主要是根据系统分析得到的对需开发的软件、支撑软件、硬件环境和操作人员的要求，以及有关的约束和限制来分析利用现有的技术是否能实现待开发的软件。
本系统使用Eclipse开发平台、JSP编程语言以及MySQL数据库后台，对项目进行开发设计。其中Eclipse拥有大量控件和类库，使用其减少了代码量，并且界面操作也更智能化。MySQL是一个高性能的客户端/服务器结构的关系数据库管理系统，它拥有了真正的表和索引数据分区技术，可编译性，安全性都有较大提高。
2、经济可行性
经济可行性首先要进行待开发软件的成本估算和成本/效益分析，以确定待开发软件是否有开发的价值。本系统作为网络文件管理系统，可以满足绝大多数网络供应商的需求，在经济上的开支要求只要有计算机和相应的开发软件就可以完成系统开发，无须多少经济的投入，所以此系统在经济上是可行性的。
3、运行可行性
本系统层次分明，不同的模块用来处理不同的需求，系统使用者只需花费很少时间便可熟练掌握各个功能模块的应用。而且系统经测试无误，这保证了网络文件管理系统的稳定性和准确性，为管理员和上传文件用户提供了一个良好的支持平台，使其网络时间利用率有了进一步提高。
(三) 系统功能模块设计
网络文件管理系统由用户模块及管理员模块构成，其功能模块如图1所示。
图1 功能模块图
其中用户模块的功能为：
1．注册用户账户：用户登录是一个网络应用系统必须的功能之一。用户想要使用系统提供的功能，就必须先拥有一个账户，因此要到系统中注册一个账户。用户在注册时系统要求用户输入用户注册信息，包括用户名，密码，确认密码，真实姓名，性别，联系电话和电子邮件等。如果用户名已经存在，系统将向用户显示相应的错误信息，并提示用户使用其他用户名。注册完成后，可以进行登录。
2．利用注册的账户登录到系统。登录页面要求用户输入用户名和口令。在输入用户名和口令之后，系统将验证用户名和口令是否正确。如果验证成功，就使用户处于登录状态；否则，系统将显示用户名或密码错误的信息。
3．修改用户的账户信息：用户登录后可以随时修改个人的注册信息。
4．上传文件：用户可以通过系统把自己的文件上传到服务器。
5．共享文件：用户可以通过系统把自己的文件进行共享，以供其他用户下载。
6．删除文件：用户可以通过系统把上传的文件从用户空间中删除。
7．下载系统的共享文件：用户可以在系统中下载其他用户共享的文件。
8．发送站内消息：用户可以向站内的用户发送消息。
9．备忘录：系统还为用户提供了备忘录功能。
管理员模块的功能：
1．登录注销系统：管理员可以通过管理员账号登录进入系统，也可注销该用户。
2．查询文件：管理员登陆后，可以查询系统上传的文件。
3．删除文件：管理员登陆后，可以有选择的删除所有用户上传的文件。
(四)数据库设计
本系统采用MySQL保存并操作数据，主要数据表包括：
1．用户信息表：存储用户的基本信息。
2．管理员信息表：存储管理员基本信息
3．用户文件表：存储了用户所上传的文件信息。
4．用户文件空间表：用户注册后自动生成的表，用来为用户分配上传空间大小。
5．用户消息表：存储用户所发送的站内消息的信息。
6．用户备忘录表：存储用户填写的备忘录的信息。
( 五)相关视图页面功能描述
对于一个基于JSP的系统，其与用户的交互完全依赖于JSP前台页面的功能展示，这里主要描述各个页面的创建和功能。
1．admin.jsp：即管理员登录页面。
2．ManagerFile.jsp：即管理员管理文件页面。在该页面有一个表单，管理员可以在该表单中输入要查找的文件名，然后提交进行查找。
3．FileList.jsp：即管理员查看文件页面。
4．Regist.jsp：即用户注册的页面。
5．RegisterSuccess.jsp：即用户注册结果页面。用户如果注册账号成功，就会跳转到该页面。
6．Log.jsp：即用户登录的页面。
7．Logerror.jsp：即用户登录失败的页面。
8．Login.jsp：即用户登录成功页面。
9．Modify.jsp：即用户修改用户信息的页面。
10．FileUpload.jsp：即用户上传文件的页面。
11．FileUploadFile.jsp：即用户上传文件失败的页面。
12．FileShareFail.jsp：即用户设置文件共享的页面。
13．AddRemind.jsp：即用户添加备忘录页面。
14．SendMessage.jsp：即发送站内消息页面
15．RemoveMessageFail.jsp：即删除站内消息页面。
(五)功能实现
本系统的使用者必须先进入登录模块验证登录信息的正确性，只有登录信息核实后是正确的，才能根据分配的权限完成相应的业务操作。系统主要界面如图2所示。
(六)结论
网络文件管理系统设计层次分明，系统结构清晰分层合理，严格按照MVC设计模式进行系统功能进行设计，这是一个典型的符合面向对象设计模式并将其解耦合特性应用得当的管理系统。且系统运行稳定，操作简明易懂。
参考文献
[1] Erez Zadok. Linux网络文件系统管理指南.电子工业出版社,2001年:P116
文件管理系统范文第2篇
[关键词]电子办公系统 电子文档管理系统 电子文件管理系统 信息生命周期管理 业务信息集成管理系统
[分类号]C931
2009年，课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查，并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈，发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成，正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来，在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性，仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档，使被保留的业务信息面临多种风险。
1 电子业务信息集成管理的必要性
电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统，使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因：
1.1 文档与文件分离的管理模式不适于电子环境
长期以来，机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理，档案部门则专门管理归档后的文档(即档案)，如图1所示：
同一机构内的文档与文件相离散的管理模式，在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异，造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。
EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据，但前者是为便于文档检索、版本与存取控制，并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等)，其后果是无效归档产生。所谓无效归档，即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求，才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来，无效归档问题才可能解决。如图2所示：
20世纪初，随着办公自动化的普及，很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范，使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2)，在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求，“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外，联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。
1.2 满足法规遵从要求
随着人们对数字信息认识的加深以及电子办公中问题的凸显，国家与一些行业组织要求机构在法律框架下管理电子数据，保证其真实、完整与可用，特别是一些关系民生的企业(如金融、财务、医药、食品等系统等)，其电子办公系统必须具有文件管理功能，保证生成的电子文档具备可说明其来源、管理过程、保存痕迹及生成环境的说明性数据，以便随时接受审计与调查，保障客户、合作伙伴和其他股东等的利益。
在电子办公环境下，必须依靠集成和可认证的业务信息管理系统才可能满足以上法规遵从要求，保障电子办公系统中生成的重要文档可防止变更、利于检索、便于审计与应对可能的诉讼，保障归档的文件可传承这些数据的信息价值、管理价值与历史价值。美国新墨西哥州EDMS／ERMS应用标准项目组指出，业务信息集成管理系统要求EDMS与ERMS有关联的部分必须覆盖，相关功能必须集成，使整个机构的工作流程、业务信息管理无缝连接与整合，全面、系统地控制业务信息的精确度、完整性以及可利用性；将重要的电子文档与电子文件都存储在处于日志管理严密监控与授权存取的档案环境中，以满足法规遵从要求并实现直接成本的节约。
1.3 优化存储环境与信息共享
长期以来，文档、文件与资料都由机构的不同部门分别管理，要使用这些信息，必须到不同部门去获取。若是按照传统的离散管理方式，很多正在业务流程内流转的文档，是无法在文件管理系统中获取的。整合后的业务信息集成管理系统，可通过机构内的同一检索平台，搜索引擎就可能全方位地提供所需的当前业务活动信息与累积的历史文件信息，以达到集腋成裘的最佳效果。如图3所示：
业务信息集成管理系统整合了存储环境，便于使用不同的存储管理工具，有效处理已存储信息，使信息存储及管理随信息价值的变化而改变。在电子办公环境中，管理与利用信息变得日益复杂，更多地依靠将现代管理理念融入IT技术，利用软件管理替代手动管理流程。业务信息集成管理系统的实质是将文档管理、文件管理和信息提供有机结合起来，构建一个高度智能化的人机交互系统，实现文档与文件管理的整合，提高机构和组织的工作效率与应对社会需求的能力。
2 机构业务信息集成管理框架设计
尽管我国从文档一体化的角度讨论业务信息集成管理系统架构的理论文章不多，但我国不少大型企事业机构与政府部门已经开始建造这类系统。图4是在对这类集成系统调研基础上，经过归纳、总结与提炼后勾画的业务信息集成管理系统框架。
可见，机构业务信息集成管理系统主要由电子办公系统、电子文件管理系统与电子文档交换平台及数据交换中心构成。与传统管理方式不同的是，以上4个部分尽管各司其责，但却以业务流程为主线，利用信息技术与管理制度相互关联为一整体，以保障业务数据的有效性、可用性和可理解性。为达到该目的，以上4个部分须具备的基本功能如下：
2.1 电子办公系统
电子办公系统主要是支持日常办公与事务管理，便于机构和组织的工作流管理与协同工作，并维护重要文档安全与将其传入电子文件管理系统。为满足业务信息集成管理需要，原电子办公系统的功能需要重构。除保留已有的控制、捕获、访问和安全、处置、查找与检索功能外，还必须补充的功能有：标记重要文档，文件管理元素据的添加与捕获，多版本管理，输出与脱机保存等。
・标记重要文档。重要文档是待归档的文档与遵从法规必须保留一段时期的文档。对重要文档标记的目的是便于电子文件管理系统对重要文档的识别与捕获以及分类保存与严格管理。
・文件管理元素据的添加与捕获。重要的电子文档必须携带与文档保持紧密联系的描述性数据(即文件管理元数据)，用以说明重要文档的内容、产生的背景、结构及其管理过程等，因此，系统必须具备保障文件管理元素据捕获的功能。
・多版本管理。对于同一文档的多个版本，系统必须进行标记并建立它们之间的联系，支持文档草稿
的使用，并维护各版本的电子文档的完整性。
・输出。电子办公系统的输出功能，应不仅能使电子文档与其相关的元数据一并完整输出并保持联系，还要求与电子文档及其所在文件夹相关的审计跟踪日志也能一并输出。
・可脱机保存完整的业务信息。利用移动存储设备可同时保存电子文档与其关联的元数据，并保持文档与元数据的原有联系。
2.2 电子文档交换平台
电子文档交换平台的主要作用是接受电子办公系统的重要文档并导人电子文件管理系统，它是电子办公系统与电子文件管理系统的接入平台或接口，是通过IT技术整合文件管理与文档管理的重要桥梁。为了实现电子文档管理系统与电子文件管理系统无缝连接与整合，电子文档交换平台必须具有以下基本功能。
・接受各类重要数据。由于电子办公系统的应用工具种类繁多，电子文档交换平台需具有强大数据接口，可在线或离线接收不同类型的重要电子文档。
・平稳地在电子文件管理系统与电子文档管理系统间移动数据。所谓平稳移动是指当数据在文档管理系统与文件管理系统流动时，可保持文档与其元数据原有的关联不变。
・数据比对。对电子办公系统传来或导入的重要文档的文件管理元数据是否齐全完备进行数据比对，对不合格者不予传人。如图5所示：
2.3 电子文件管理系统
电子文件管理系统的主要功能是捕获重要文档、登记文件，并对保存其中的文件和文档进行有效控制、维护与处置等，保证其完整与安全。为适应业务信息集成管理需要，电子文件管理系统需要增加以下功能：前端捕获文档，多版本文档的管理，标识文档与文件，安全控制，分层存储、统一管理功能。
・前端捕获是指电子文件管理系统在电子办公系统捕获文档，并在捕获后视情况给予其唯一标识符并宣布其成为文件的行为。
・多版本文档的管理是指电子文件管理系统应具有对电子文档多个版本的辨别与管理能力，可将同一内容的多个版本捕获并指定其中某一文档作为文件归档，将不同版本的所有文档分散存储并保持关联，版本编号清晰可见以供检索或搜索。
・系统应对捕获的重要文档进行分类与标识，以便文件与保留文档清晰可辨。
・安全控制功能要求系统通过权限控制与日志管理等功能，保护归档文件与保留文档的真实与完整。
・系统能够在统一存储空间内，将电子文件与重要电子文档分层存储、统一管理。
2.4 数据交换中心
数据交换中心应是机构对内提供利用的公共平台，也是向专业档案馆或公共档案馆提供移交的桥梁，其主要功能有数据移交、存储与检索等。在该公共平台上，应具有与电子文件管理系统内设资源库相分离的数据资源检索库，为机构内职工提供电子文档与电子文件的综合查询。
3 机构业务信息集成管理系统实例
在我国，政府与一些大型的企事业单位已经建立了本系统或本单位的业务信息集成管理系统，图6是这些集成系统文档形成、捕获与管理的示意图：
可见，电子文档的生成、流转过程基本一致，只是电子文档归档捕获方式不一致。以下通过实例说明集成后的新增功能。
3.1 电子文档的元数据捕获
为防止无效归档发生，电子办公系统均具有文件管理元数据捕获功能，图7是元数据捕获的解决方案的实例：
为保证电子文档管理系统对文件管理元数据捕获并建立与其文档的关联，该系统采用了两种措施：①文档的元数据信息表单前置；②系统嵌入必须捕获的元数据，以便选择性捕获。
图7显示了两份元数据信息表单。接到文档保存命令后，系统首先提出该文档的元数据信息表单并要求文档形成责任人填写，只有填写完毕才可添加拟保存的电子文档(见该图左下部)进行保存。一旦点击保存，电子文档与元数据表单就捆绑一体存入系统，持久保存元数据与文档的关系。
图7还显示，为了方便与准确捕获元数据，系统事先嵌入了必须捕获的元数据并以下拉框方式提供捕获选择。这要求电子办公系统支持常见电子文档元数据模板的定义，并可为不同类型的文档模板(如表格、报告、信函等)设定不同的文件管理元素据集。
接口平台上的数据比对功能为元数据录入质量把关，可降低归档前文档元数据捕获不全的风险，如图8所示：
图8左图是必要元数据填写不全退回文件形成者(见左图上方的不可归档字样)，右图是经过数据比对后被电子文件管理系统接收的文档元数据表单。
可见，IT管理在整个元数据的产生与捕获过程中起到强制、协调、监督与审查作用，不仅提高了工作效率，也减少了不同部门间的责任推诿带来的摩擦。
3.2 电子文档的归档捕获
由图6可见，集成管理系统可提供两种不同的捕获方案，分别适于不同类别的电子文档的在线归档捕获。图6的归档接口可提供行政公文的实时归档捕获，而预归档平台是为捕获形成周期长的文档准备的。
实时在线归档捕获较为简单。满足归档要求的电子文档通过系统接口传人或导人电子文件管理系统后，系统会在导人工作完成后传出归档日志以显示导入是否成功(见图9左)；系统也可自动生成某段时期内归档移交成功的统计表(见图9右)，以便定期比对移交纸质红头文件。
对于需要积累一段时期方可在线导入电子文件管理系统的重要文档，必须建立预归档平台，指定个人文档积累空问。预归档平台可以设置在电子办公系统内，也可设置在电子文件管理系统。无论位于业务信息集成管理系统的那个部位，其管理过程都是一样的。预归档平台的文档积累也必须配置相关的元数据，并与电子文档保持紧密联系。
图10是在预归档平台上积累电子文档的实例。当用户点击目录树的节点时，系统首先呈给用户的就是该文档的描述信息(元数据)，填写完毕点击“添加”，被积累的文档添加到系统的同时，该文档的描述信息也与文档联系在一起。待文档积累齐全完整，满足归档条件后，选择待归档的文档条目并点击“归档”，被积累的电子文档便传人电子文件管理系统。
4 结论与讨论
业务信息集成管理系统不仅能整合电子文档管理与电子文件管理，还可以数字档案馆为资源提供平台，将与业务相关的当前信息资源(在线文档)、历史信息(归档后的文件)与资讯集成为一体形成机构业务知识库，通过搜索引擎提供网页快照和详简可选的业务信息服务。因此，业务信息集成管理系统将是机构内电子资源管理的发展趋势。
文件管理系统范文第3篇
【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点
在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。
国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。
这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：
一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出
西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。
2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。
二、电子文件管理理念——集成管理
多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。
三、电子文件保管模式——集中管理
针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。
集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。
美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。
四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求
电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。
2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。
制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。
五、电子文件管理走向——国际化与标准化
分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。
尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。
立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。
六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作
随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。
世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。
注释：
①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。
文件管理系统范文第4篇
1 电子文件与电子档案集成管控体系建设的必要性
1.电子文件完整归档、长期保存的迫切需要
随着办公自动化的全面推行，企业协同办公系统（以下简称OA系统）已经形成向上衔接主管部门、向下贯通权属单位的多级自动化办公系统，企业收发文的接收、登记、提交、流转、办理全部通过OA系统完成，实行无纸化办公，以提高公文管理水平和办事效率，随之而来的是巨量增加的电子文件如何保存和利用的重大难题。由于受到OA系统管理权限的制约，档案人员只是OA系统的普通用户，只能看到由自己办理的文件，无法清晰地掌握OA系统形成的全部电子文件的数量，加之档案收集、归档滞后于文件管理的现状，档案人员根本无法保证应收尽收、应归尽归。因此，建设从电子文件形成到销毁全程监控的电子文件和电子档案集成管控体系，对电子文件的形成、流转、收集、整理、归档、检索、利用等环节实行全程监管和记录，解决档案管理滞后文件管理的问题，是在当前自动化办公环境下，确保电子文件完整归档、长期保存的有效手段。
2. 深入开展企业档案信息化建设的强烈要求
企业馆藏档案数字化建设已开展多年，档案目录数据库和原文数据库规模巨大，机读目录和数字化电子文件数量庞大，同时，企业档案管理系统以档案馆为中心，纵横分布于企业各部门及下属单位，系统具有档案著录、编目、整理、统计、检索、监督指导、报表生成、原文管理、信息共享的各项功能，为企业档案信息化建设奠定了坚实的基础。然而，由于档案系统与OA系统的脱节，电子文件在线归档一直无法实现，文管人员不得不把OA系统中的电子文件打印成纸质文件，再数字化转换成电子文件，挂接到对应的著录条目，这种操作，造成大量重复劳动，而且使整理归档工作更加复杂、繁琐，这既不符合提高工作效率的要求，更严重有悖于档案发展趋势，严重阻碍了企业档案信息化建设的深入开展。由此可见，按照统一的标准，搭建OA系统与档案管理系统的数据接口，实现电子文件在线归档、自动著录，档案管理直接共享OA系统中电子文件形成的劳动成果，是深入开展企业档案信息化建设的强烈要求。
3. 电子文件与电子档案集成管控切实可行
一方面，企业以档案馆为中心多级分布式档案管理系统，功能强大、操作简单，电子文件管理高效，电子档案的规范化、网络化管理水平较高。另一方面，企业无纸化办公的推行，所有业务都通过OA系统审批办理，从文件传输、行政办公到公文管理，各类流程设计捷流畅，审批承办高效快捷。OA系统的初步设计，已考虑到电子文件的归档需求，即预设了归档功能，功能设计上完全满足电子文件在线归档的需要，而目前仍无法实现，完全是因为两个系统的孤立，缺失中间桥梁。可见，公文管理和档案管理的业务现状，各自都为电子文件与电子档案集成管控打造了良好的平台环境和管理基础，只要建设电子文件归档管理系统，搭建OA系统与档案管理系统的桥梁，就可以轻松实现电子文件在线归档，实现电子文件与电子档案集成管控。
2 电子文件与电子档案集成管控体系架构及流程设计
电子文件和电子档案集成管控体系，即是以电子文件安全保管、完整归档、有效利用为目标，从电子文件形成、流转、存储、利用、整理归档、销毁等环节中进行规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的多个系统协同、高效运作。因此，要实现电子文件与电子档案集成管控，必须具备完善的体系架构和简捷的流转程序。
1.集成管控体系架构主要由四大系统组成，一是电子文件形成系统（OA系统）；二是电子文件归档管理系统；三是电子文件管理系统；四是电子档案管理系统，这四大系统肩负着对电子文件从形成到利用的全程管理，各自独立，又相互制约。其中，OA系统是电子文件的形成系统，自动记录文件起草、审核、签发、办理的全过程，是控制电子文件质量的关键；归档管理系统是电子文件在线归档的核心系统，是连接OA系统与电子文件管理系统、电子档案管理系统的桥梁，具有捕获电子文件元数据、自动著录关键著录项、即时移交电子文件全文的功能；电子文件管理系统是对归档的电子文件进行整理的平台，文件管理员按照档案整理规则对自动生成的著录条目进行修改、添加、删除、合并，对电子文件进行鉴定、分类，并对整理完成的电子文件全文及其著录在线移交，从而实现电子文件向电子档案的转变；电子档案管理系统是对移交的电子文件进行审核、接收、归档、保存、检索、利用的管理系统，是电子文件的最终归宿。
2.在集成管理体系框架结构中，电子文件主要按以下流程运动：通过“归档”功能，电子文件从形成系统归档到电子文件管理系统，经过整理的电子文件及其著录，通过“文件移交”功能提交“移交申
请”，经专职档案员审核，没有保存价值的电子文件被拒绝后仍保留在子文件管理系统，以文件的身份进行管理，同意接收的电子文件及其著录，则正式移交到档案管理系统，归入馆藏，成为馆藏档案，开始行使电子档案保存、检索、统计、借阅、利用等一系列功能。
3 电子文件与电子档案集成管控的标准规范
电子文件与电子档案集成管控能否达到预期的效果，关键在于集成管控体系的功能设计和参数配置是否满足公文管理和档案管理的需要。首先，不同文种的电子文件格式、版头、 版记、发文机关标志必须符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/D47-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/D46-2009）的要求；其次，文件表单样式、项目内容的设置必须符合《党政机关公文处理工作条例》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求。因此，只有在电子文件形成系统中规范设计电子文件版头、版记、发文机关标志，准确配置电子文件元数据参数，正确设计电子文件在线归档各项功能，才能确保电子文件归档管理系统能够从电子文件形成系统中准确、完整地捕获电子文件元数据、在电子文件整理系统中自动著录关键著录项、向电子文件整理系统即时移交电子文件全文。
4 人是影响电子文件与电子档案集成管控效果的关键因素
在各种模版、元数据都已规范、准确地嵌入文件形成系统，各种流程都已按规则固化到流程各环节中时，各环节上人员的管控质量将直接影响电子文件与电子档案集成管控质量和效率，成为影响管控效果的关键因素。 一是，总部机关各部门及权属单位发文质量直接影响归档电子档案的质量。由于各类发文要经文件起草人、部门负责人、审核人、签发人、复核人对文种、格式、人名、地名、时间、数字、引文的准确性进行层层把关，确保制发的公文符合要求，其中任何环节出现偏差，都将直接把问题留纷给下一环节，从原始稿、修改稿直至定稿，将直接影响电子文件质量，如果驳回重新提交，则将影响整个体系的运行效率。二是，文书人员表单填写的准确与否，是影响电子文件在线归档质量的关键。由于归档管理系统需要从表单项目中采集电子文件元数据（包括来文单位、文件题名、文件编号、形成日期等重要信息），任何一项填写不规范，都会造成归档管理系统捕获的元数据失真，无法准确反映电子文件全貌。另外，纸质文件的数字化转换质量，如数字化页面清晰度、整洁度、完整性也将直接影响后序电子档案质量。三是，部门兼职档案员，对电子文件的价值鉴定、分类、保管期限划定，著录的审核、添加、删除、整合，著录项的检查、修改、完善等、专职档案员对移交的预归档电子文件的审核验收，都将直接影响电子档案著准确性和电子文件完整性。
5 电子文件与电子档案集成管控的优势分析
1、电子文件质量得到保障，实现劳动成果共享
首先，电子文件从起草、审核、签发、流转的每一环节都有严格的控制，层层把关，在技术条件充分保障的基础上，只要各个环节上的管控人员严格把关，细心审查，最终形成的定稿一定是质量合格的电子文件；其次，只要文书人员准确地填写表单，归档管理系统就能捕获到真实、完整的元数据信息，保证自动生成的关键著录项内容准确无误；再次，电子文件从起草到归档的全过程，都有详细的流程记录，文件管理员通过查看流程记录就可以对文件的形成、流转、办理结果一目了然，从而判断电子文件的真实性、完整性。由此可见，归档管理系统自动生成的著录项（包括责任者、题名、文号）、即时移交的电子文件全文（包括定稿、表单、原始稿、历次修改痕迹和流程记录），完全可以保障真实、齐全、完整，这大大减轻了文管人员对电子文件质量和著录质量鉴定审查的压力，同时，由于已自动著录和移交电子文件，文管人员不必再进行人工著录、扫描，现成的电子文件可以直接归档，减少了大量不必要的重复劳动，生成电子文件的成果直接转化成归档成果，实现劳动成果共享。
2、实现文档一体化管理，公文和档案管理的整体协调性、连续性、完整性不断强化
建设电子文件与电子档案集成管控体系，推动公文和档案实现流程化、系统化、信息化管理，遵循文件资料“谁承办、谁整理、谁归档”的原则，电子文件整理归档是由形成部门或承办部门完成，文件管理员是保证电子文件归档齐全性、完整性的关键角色，电子文件正式移交归档前的鉴定、整理、修改、完善著录项目、确定保管期限、编排归档顺序等工作，都是在档案部门的指导下，由文件管理员来完成，而且，在电子文件的利用中，文件管理员有很高的权限，可以同时从OA系统和电子文件管理系统查阅已归档的电子文件，文件管理员对电子文件的管理，向后延伸至对电子档案的管理，而档案馆对电子文件质量的控制向前延伸至电子文件形成系统设计阶段提前进行电子文件元数据参数配置，文件管理和档案管理之间的融合越来越紧密，公文和档案管理流程更加协调、连续。
参考文献
[1]陶水龙.文件归档模式与档案移交接收流程设计[J].中国档案，2015（6）
文件管理系统范文第5篇
关键词：内容完整性验证；源头侦讯；数字水印；安全文件管理系统
中图分类号：TP309.7 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 20-0000-01
社会、经济的不断进步依靠的是信息技术的发展，信息技术的飞速发展深深地影响了人类的生产和生活。在现今的办公自动化的应用中，文件数字化属于基础工作。合理的工作流程、成熟先进的计算机技术的应用轻而易举地解决了资料标示、管理，大幅提升了人们的工作效率，同时带来了更高的经济效益。但是，要建立办公自动化系统是有标准的，标准和条件的存在是为维护数字产品所有者权益、以及确保系统安全性。具体条件如下：第一，完整性内容验证，该验证指的是接收文件方可以对文件的确来自数字源进行验证，在进行传输的过程中，不受到未授权方式修改。这里面包括了两点，一是对文件内容为数字形式的真实性进行判断，二是对可能遭到篡改的类型或者对被篡改的文职进行定位。第二，源头侦讯，为了达到不可抵赖的目的，对数字文件传播的源头进行查找。这是为了防止非法传播数字格式的文件。而合同文件和多媒体视听文件则是数字格式文件所主要包括的。找寻数字文件非法传播的源头，就是源头侦讯的功能，因此，不可抵赖性是源头侦讯中数字水印技术所具备的功能。
一、数字水印系统设计
（一）服务器构成
企业工作人员能够对工作高效协同，并实现快捷、方便地对信息的共享，将英特网技术应用与办公自动化系统中，为企业决策和管理提供科学的依据，实现了全方位、迅速采集与处理信息，有效改变了传统低效、复杂的手工办公。为了与操作原进行交互、推动工作流的运行，对系统工作流进行有效地操纵与控制，可将系统拓扑为水印服务器、认证服务器、文件服务器、以及应用服务器。
水印服务器由包括水印添加提取控制中心及文档检测。用于检测、提取、嵌入、生产数字水印等。相关插件和软件和水印服务器组成了水印服务器。认证服务器由相关组件、客户端智能卡、认证服务器组成。高安全性动态口令认证采用智能卡，可以存储和保护授权证书，还能够将身份认证系统的安全性有效提升。文件服务器负责对文档中已完成的部分进行保管。例如：参与人员在结束文档操作后，须进行提交。完成所有必需提交的文档后，文档由文件服务器发送至应用服务器，之后派发文档。整个工作流引擎的最外层控制部分就是应用服务器了，在该中心的控制下，进行所有工作流程的运行。
（二）设计系统模型
公文流转业务包括公文的浏览、查询、归档、分发、注销、登记、编号、驳回、签发、审批、拟稿等的处理工作，这些工作是办公自动化系统的关键组成，为能够及时掌握公文处理的进度，还应统计、催办、跟踪公文的审批流程。收文管理和发文管理是其核心功能。发文管理能够将单位各科室对公文的查询、存档、签发、审核、起草等处理工作完成。而收文管理则能够登记和管理来自于科室的公文，并完成查询、归档等过程，最后进行处理工作。文件管理系统能够自动流转公文业务，其驱动采用了工作流技术，由办公自动化系统的收发文流程执行。所产生电子文件的差异根据电子文件属性信息的不同而改变，因此，必须设置与管理使用者的权限，并关联其使用权限。文档的工作流控制由文件管理系统中公文流转机制负责，并包括收文管理和发文管理。文件属性权限管理是设定用户权限，如阿暖审计、登陆认证、文件信息管理、变更文件属性等部分。像增加、修改、删除用户资料等的人员管理、以及像归类、检索文件等的文件整理工作时后台系统管理负责的主要内容。系统整体参见图所示。
二、水印技术流程
用户在授权后，方可进入系统，在服务器的控制下，用户操作草拟文件，之后对向关水印服务器的模块进行调用，并将水印添加于文件上，最后想服务器提交该文件。与此同时，部门负责人也会收到该文件，并需要进行核稿的工作。数字水印不能脱离主体，在文件的整个生命周期中包含着数字水印所承载的文件属性信息。文件内容中嵌入了水印属性的不可见隐藏方式与可见明文形式，而接收方若要源头侦讯或验证文件内容完整性时，可以通过嵌入主体的隐藏信息和明文现实信息来实施验证。
（一）验证内容完整性
用户在查阅电子文件时，可先验证内容完整性，具体步骤：核稿人甲在安全服务平台登陆；核稿人甲将自己的身份信息以及接受文件提供给文件服务器；在经过工作流控制后，应用服务器调用水印服务器模块水印提取文件，以获取文件基本属性信息。电子文件的完整性通过隐式和显式水印进行判断，用户甲是否具有该电子文件的阅读权限可根据甲的身份信息来确认。最后，内容完整性认证结果由应用服务器返回用户甲。
（二）源头侦讯
核稿人甲接在收到数字文件后，相对该文件的传播源头进行查询，其侦讯步骤如下：核稿人甲将自己的身份信息和接受文件提供给文件服务器；经过工作流控制，应用服务器将水印服务器模块调用，并水印提取该文件，以获取文件基本属性信息；源头侦讯结构由应用服务器返回给核稿人甲；最后验证内容的完整性。
三、结束语
伴随信息科技化的不断发展，在竞争日益激烈的市场中，数字办公占据着无可替代的位置。文章针对验证内容完整性以及源头侦讯的数字水印技术的应用进行分析与探讨，将文件内容与属性的细粒度防篡改、以及文件电子化流转变为现实，在形式各异的电子文件管理中，真正发挥出数字水印技术作用。
参考文献：
[1]康晶晶.统一框架，细化指导——南澳大利亚州数字文件管理策略研究[J].北京档案，2010（9）.
文件管理系统范文第6篇
关键词：办公自动化系统 电子文件 管理
高速信息网络时代，各种信息系统广泛地应用到人们的工作中，如PDM、ERP等，其中办公自动化系统（Office Automation，简称OA）即是在各单位广泛应用的一种系统。
一、办公自动化系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式
从上世纪80年代起步，经历了起步阶段（个体办公）、应用阶段（网络信息）、发展阶段（知识管理）。OA系统经过多年的发展已经趋向成熟，功能由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。许多单位使用OA系统传递信息、处理公文、进行事务管理，极大地提高了工作效率。
OA系统有各项功能，其中最主要的功能之一是公文处理。公文，也被称为文件，是人们开展管理活动的一种基本方式，也是管理中的重要资源，其对管理的意义重大，有人曾说，办公即办文。传统的办公模式是以纸质文件、红头印章为标志，文件在处理完毕后，其中有价值的，被保存成档案，成为日后备查的凭证。在OA系统中传输处理的公文被称为电子公文或电子文件。由于利用了网络，OA系统中的电子文件在处理速度、便捷性等方面有了传统公文模式无法比拟的优点，有人认为无纸办公、数字化办公时代的已经到来。
但是，由于OA系统在设计开发中的问题，OA系统中的电子文件管理存在一系列的问题，包括：OA系统中的安全性问题、OA系统中电子文件与档案的一体化管理问题、OA系统中的电子文件元数据标准问题、OA系统中电子文件保存格式问题等。这些问题不解决，OA系统中的电子文件就不可能起到档案的凭证作用，无纸办公时代也不可能到来。国家档案局推荐的管理方式仍然是“双套制”，既要保存OA系统中的电子文件，又要把OA系统中电子文件转化为纸质文件保存，档案管理人员的工作量不但没有减少，反倒增加了。
因此，从档案管理、电子文件管理的角度来看OA系统中电子文件处理的需求特点、功能，提出适合档案管理的OA系统的模式，完善OA系统在电子文件管理方面的功能。不仅在电子文件管理理论上要有所创新，而且对于OA和其它信息管理系统中电子文件管理都具有重要参考应用价值。
二、国内外档案学界对于电子文件的特点、电子文件管理的原则、电子文件管理系统（ERMS）开发方面不仅有系统的研究，也有一些实践
OA系统和电子文件管理系统有不同的特点，将OA系统和电子文件管理系统进行分析比较， OA系统在电子文件管理方面的功能要求，需进一步改进现有的OA系统的电子文件管理功能。
国内外的档案学者普遍认为，纸质文件是稳定的（stable）、永久的（permanent）、静态的（static）、消极的（inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid）；而电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable），电子文件的这些特性导致了记录方式的重大革命，传统纸质文件的管理理念、模式、制度、技术、方法等都无法管理电子文件。电子文件在给我们的工作生活带来极大便捷和效率的同时，也产生了许多难题和严峻挑战，包括真实性挑战、真实性挑战、长期保存挑战等，要想使各类系统中的电子文件符合档案管理的要求，必须树立全程管理、前端控制、风险管理的理念。
在OA系统方面，国内外的学者认为基于网络的OA系统经历了多年的发展，已经日趋成熟，它不仅是处理信息和事务的工具，还应该是知识管理的重要软件。在软件的开发中，不断应用一些新技术改造OA系统，如工作流技术、数据挖掘技术、签署加密技术等。但是在OA系统中的电子文件管理方面，还存在一些不理想的状况，如现有的OA系统的元数据使用没有统一标准，各个软件公司自行设计元数据方案，致使不同的系统之间无法交换数据；现有的OA系统在电子文件保存格式方面也没有统一标准，在系统中各类文件格式都有，致使有些格式无法向档案部门移交；许多OA系统在设计时仅仅考虑了公文处理和传输的需求，没有考虑文件转化为档案永久保存的需要，致使在系统中的文件难以转换成档案。
考虑到其理论意义与应用价值，显然需要将档案管理的理论与方法应用到OA系统的开发与应用中去，否则的话，OA系统中电子文件很难具有相应的凭证价值，档案管理人员仍然无法从“双套制”得到解放。因此，从档案学的角度对OA系统中的电子文件管理进行研究便成为现在档案管理中的一个重要研究课题。
三、OA系统在大中型企事业单位中已经广泛应用，但是OA系统中的电子文件管理功能却不完善
OA系统能处理信息，却不能保存档案，有的单位想进行完全的无纸化办公，解放人力，却又有种种顾虑。大中型企事业单位的OA系统使用状况也存在问题，这就需要进一步提出符合电子文件管理要求的OA系统的功能模型，为OA系统的开发提供参考，加速档案管理信息化的进程。
对OA系统中的电子文件管理功能首先要通过实证研究的方法，总结不同的系统的功能要求，再通过实证调研的方法，分析OA系统在电子文件管理方面的规律；通过对比研究，明确现有的OA系统在电子文件管理方面的不足，强调在信息网络时代，以档案管理的理论为指导，构建符合档案管理需求的OA系统，强化OA系统中的电子文件管理以及与档案管理实现无缝连接。
四、对社会经济发展和学科建设的作用和意义
机关档案室是我国档案事业的基础，从80年代开始，我国就在进行机关档案体制改革的尝试，但成效甚徽。随着信息技术的广泛应用，对机关档案室管理的改革时机也日益成熟。对其档案室的管理模式、管理方法、管理技术进行系统研究，使档案信息在其形成之时就能进行整合，包括和政务信息网的整合，以及档案信息网的整合，提高管理效率，促进我省乃至全国的政府信息化建设和档案信息化建设。
同时，对档案学科的发展也具有重要的意义。一是档案档案室管理模式的探索是档案学领域的一个非常重要的研究问题，许多学者分析了美国文件中心的优点，但在我国由于体制等原因一直无法实施，近年来，有学者提出，将机关档案室合并为文件中心的条件日渐成熟，但还没有人进行深入的研究。另外，在信息技术发展的今天，各省的档案馆都纷纷提出要建设数字档案馆，但作为数字档案馆的基础――机关档案室却缺少相应的管理规范，显然应该从档案的源头开始做好数字化规范工作，也有利于数字档案馆的进一步发展和研究。
文件管理系统范文第7篇
关键词：B/S模式；；油田公司；管理系统
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）18-4241-03
油田公司是石油行业中的上游企业，在石油勘探开发中扮演着重要的角色。在油田公司的日常事务中，涉及大量的受控文件，其中包括重要开发方案、施工设计、地质设计等。这些文件通常由相关研究部门（如地质院、勘探开发研究院）完成设计，再交由各级部门审核，最终下放到施工现场。但就目前的调研情况来看，大量的油田公司仍然采用纸质文档的形式进行操作，为便于现场阅读和学习，往往进行大量的复制，造成极大浪费。同时，由于该项工作涉及多个部门，往往效率非常低下。纸质文档不易保存，并且一旦丢失也难以追究相关责任。因此，目前油田公司急需一套完整的受控文件管理系统。
在目前的研究状况来看，文献[1]简要阐述了石油地质档案的保密工作的重要性与注意事项，但该文献只从业务的层面进行了简单地描述，并未提出具体的实施方案。文献[2]针对油田公司的下属单位-修井作业公司的设计文件的在线管理系统进行了研究，对油田公司具有一定的实用价值，但并未推广到整个油田公司。该文基于对油田公司的业务需求的调研和分析，给出了油田公司受控文件在线管理系统的关键技术和构建数据库的具体方式，最终形成了一套完整的开发模式。该模式可用于各大油田公司的受控文件管理系统的设计与开发。
1 需求分析
要设计一套油田公司受控文件在线管理系统，首先要对油田公司的组织机构、受控文件管理的业务逻辑进行分析。该文对这两部分的分析如下。
油田公司组织机构：油田公司一般由两大类部门组成，生产部门、管理部门和研究部门。生产部门主要由采油厂、采气厂、特种油气藏开发中心等构成；管理部门主要由油田开发处、人事处、信息中心等构成；研究部门主要由勘探开发研究院、地质研究院、采油工艺研究院等构成。这些机构虽然繁杂，但各类部门都可由图1所示的树形结构来表示。
受控文件业务逻辑：受控文件首先由研究部门设计完成，再交由管理部门进行审核批复，最终下放到各生产部门，其间涉及多个部门的技术人员和领导干部。整个处理过程是一个串行的过程，即在设计部门未完成时，其后的各部门无法查看批复；若文件还在批复过程中，生产部门无法查看。最终下放到各生产部门的受控文件都应有各级领导干部、相关技术人员的亲笔签字，否则文件不能生效。生产部门接收文件时，接收的人员应记录相关信息，包括本人姓名、所属单位、签收时间等。所有部门发放和接收的文件，应有详细的文件记录。若受控文件流失，应追求相关人员的责任（主要发生在生产部门）。
在设计受控文件在线管理系统时，难点在于实现各部门操作权限的管理、受控文件的分类管理和设计文件丢失后的责任追求的功能。首先，对于操作权限的管理，主要在于对页面操作的控制上。在进入各个页面前，应对用户的操作权限进行验证，否权限充分则允许查看，否则跳转至提示页面。其次，应对设计文件的各类详细信息进行记录保存，如创建日期、文件类型、审核情况等，以便相关工作人员进行查看。最后，在工作人员签收受控文件时，应将其个人信息、签收时间进行记录，并将这些信息以水印的形式加入到受控文件中。这样，若受控文件丢失，则可准确地定位到某一个工作人员，对其相关责任进行追究。
2 关键技术
目前已广泛用于各大油田公司的各类在线系统的开发，该文就以下的油田公司受控文件在线管理系统的关键技术进行研究。
前台技术：由于油田公司往往规模庞大，但其基本常用软件更新较慢，浏览器多数采用IE6.0，为方便油田公司人员使用，前台测试应在IE6.0为核心的浏览器下进行，如360安全浏览器，搜狗浏览器等。同时，由于油田公司对网络的严格管理，不建议使用各种需下载安装的插件。前台网页采用HTML，脚本使用Java Script，JQuery，AJAX等。其中，建议少量或不直接使用JS，因为JS可能被多数浏览器默认为禁用。
后台技术：通常有两类语言，和C#，其中C#使用最多。由于该系统涉及大量查询功能，利用.NET平台下提供的LINQ可极大减化代码工作量。.NET平台下集成了各种数据库的操作接口，可以直接进行调用。用户访问页面的权限的控制，可直接在程序中加入验证代码即可。对受控文件加入水印，主要涉及对Microfost.Office的接口的调用。在文件被工作人员签收时，将其个人信息和签收时间做成水印，加入到受控文件。操作过程，可利用代码模拟水印制作过程实现。
数据库技术： 由于油田公司的数据量庞大，油田公司现行的多数数据库皆采用Oracle10g，因此采用该版本数据库。使用Oracle时，应注意PL-SQL与SQL之间的区别，如Oracle无自增长量的数据类型、无TOP关键词等。其中，由于文件数量巨大，可用队列实现与自增长数据类型同样的自动编号功能。同时，目前.NET平台下的Entity Framework可实现模型代码和数据库之间的双向自动生成，但并不支持Oracle数据库。因此在使用Oracle数据库时，应先建立数据库，而无法像使用SQL SERVER时直接利用数据模型代码直接创建数据库。
3 数据库设计
数据库是油田公司受控文件在线管理系统的重要部分，甚至许多后期工作都要以数据库为基础来完成。该系统主要涉及工作人员（用户）、组织机构、设计文件三个部分，各类表之间包含了一对多和多对多的关系，设计实现较为繁琐。数据库E-R关联图设计如图2所示。其中，用户表包含用户的基本信息，利用一对多的关系表示了一个角色下包含多个用户，一个部门下包含多个用户的关联逻辑。受控文件与用户是多对多的关系，这一关系用于记录用户上传和下载文件的事件。部门表采用自关联的形式表示各部门之间的关联和上下级关系。用户、受控文件和部门表分别如表1、表2和表3所示。
4 结论
本文通过对油田公司受控文件在线管理系统的需求分析、关键技术分析和数据库分析设计，建立了一套油田公司受控文件在线管理系统的开发模式。该模式可应用于各类油田公司和其下属各级单位的受控文件在线管理系统设计和开发。同时，对于开发过程中，各重要的细节进行了详细介绍，并给出了相关建议。总之，该文对油田公司或受托的软件外包公司对受控文件在线管理系统的开发工作，有一定的指导意义和参考价值。
参考文献：
[1] 明炜.浅谈石油地质档案的开发利用与保密工作[J].中国科技博览，2012（9）：304-305.
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[3] Stephen Kick Start[M].Sams，2002.
文件管理系统范文第8篇
可能导致损失的风险因素很多，课题组在第一轮调查问卷中，共挑选了21个“关键风险因素”供专家评估，如表1所示。这些风险因素涉及机构内外两个方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部环境因素，其余主要是机构内部因素。
为便于专家评估，课题组将风险因素的危险程度分为5个等级，对应着5个分值，最高危险等级为5，意指风险因素的“负面影响会带来严重的损失且波及范围较大”；其次为危险等级4，意指风险因素“负面影响比较显著”；危险等级3的含义是指风险因素“负面影响有限且一目了然”；危险等级2的含义是指风险因素“负面影响极为有限”；最低的风险等级为1，意指风险因素“几乎没有任何负面影响，不需要特殊的保护措施”。每位被调查的专家需要分别给每个关键风险因素确定分值。
为便于比较分析，我们根据危险等级平均值（以下简称评估值）的高低，将被评估的风险因素分为四组，第一组为极严重风险因素，评估值在4.5以上：第二组为严重风险因素，评估值在4.0～4.5之间，第三组为较严重风险因素，评估值在3.5～4.0之间，第四组为中度风险，评估值在3.0～3.5之间。
中外专家的第一轮评估结果既存在相同之处，也存在着明显的差异，表现在如下方面：
1.专家们的评估结果表示电子文件风险客观存在。虽然本次调查问卷的结果不可避免地要受到专家个人背景、知识结构等方面的影响，但由于评估者皆为电子文件管理方面的资深专家，故结果具有代表性，能够反映出人们对于电子文件风险的一般认识。中外专家给每个关键风险因素的评估值都在3以上，所有风险因素评估值的平均分为4，这说明课题组挑选的风险因素切实存在于电子文件管理之中，它们带给电子文件管理的负面影响是显而易见的，确系关键风险因素。
2.相对而言，国外专家的风险意识要高于国内专家。国外专家评定的危险等级超过4.5的极严重风险因素有4个，其中有2个风险因素的评估值为4.83，另外2个为4.6。国内专家评定的极严重风险因素只有2个，且评估值仅为4.5。这也许是发达国家电子政务建设的时间长，电子文件管理不当的惨痛教训较多的缘故。
3.电子文件管理标准缺失（1.2）、系统功能缺陷（3.13）、未迁移（3.18）是双方共同认定的危险程度很高的风险因素。国外专家评估结果表示，“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”排名第一，评估值为4.83，系最严重的风险因素；“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”排名第二，评估值为4.6，是极严重风险因素；“3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能”排名第四，评估值为4.3，属严重风险因素。
国内专家对这三个风险因素的评估值均为4.38，并列排名第二，属于严重风险因素。
双方专家给这三个因素的评估值都大于4.3，排名靠前。这三个因素都和电子文件管理方法的缺失有关。其中，管理标准为电子文件远离风险指明了关键的管理步骤和管理方法；而设计合理的电子文件管理系统则是满足电子文件管理需求的终极手段，①电子文件管理最终要依赖以软件系统为中心的综合性管理方法；②信息系统的频繁变迁给具有系统依赖性的电子文件的阅读输出造成极大的障碍，这是电子文件管理者需要面对的首要难题，迁移是应对该难题的一种解决办法。中外专家对这三个风险因素危险程度的共同认定，反映了对科学有效的电子文件管理方法的迫切需求，应当引起我们的高度重视。
4.国外专家对威胁电子文件可读性的风险因素的评估值均高于国内专家。除了给3.18打了高分之外，国外专家对另外两个威胁电子文件可读性的因素的评估值也明显高于国内专家。这两个因素分别是“3.14没有规定文件的格式”和“3.19未保存生成电子文件的软硬件”。
表1关键电子文件风险因素及其评估值
编号关键风险因素国外专家国内专家国内专家
评估值第一次评估值第二次评估值
1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同3.004.134.38
1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准4.834.384.75
2.1没有明确的主管部门3.504.004.13
3.1机构领导很不重视4.004.254.50
3.2资金严重不到位3.504.133.88
3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确3.834.254.38
3.4业务人员缺乏责任心4.603.383.75
3.5文档人员素质不高，技术、管理能力差(如错误操作等)3.503.883.88
3.6机构没有制定科学合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用严格的用户身份认证技术3.673.883.63
3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒实时监视软件3.304.003.88
3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14没有规定文件的格式3.673.003.25
3.15没有对文件生成、管理、利用过程进行监控、审计4.174.004.13
3.16没有完善的备份措施4.004.504.63
3.17文件管理过程中的元数据记录不全3.834.504.25
3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件4.604.384.50
3.19未保存生成电子文件的软硬件4.173.383.25
3.20没有文档保管场所安全保护措施4.834.134.38
3.21没有针对本地易发天灾的防范措施4.403.884.00
5.国内专家对威胁电子文件完整性的风险因素的评估值均高于国外专家。“3.16没有完善的备份措施”和“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”是威胁电子文件完整性的风险因素。国内专家将最高评估值??4.5给了这两个因素。而国外专家的评估值并不高，分别为4和3.83。这种差别反映了中外文件管理工作对文件质量的不同追求。相比而言，我国更重视电子文件的完整，而国外更重视可读和可用。
6.国外专家对自然因素的评估值明显高于国内专家。在21个风险因素中，有两个风险因素是与自然因素直接相关，分别是“3.20没有文档保管场所安全保护措施”和“3.21没有针对本地易发天灾的防范措施”。国外专家对这两个风险因素危险等级的评估值分别为4.83和4.4，排名分别为第一和第三；而国内专家的评估值只有4.13和3.88，危险等级排名为第五和第七。
出现这种明显差异，其原因可能在于9?11事件对于西方发达国家的冲击。2001年9月11日，纽约世界贸易中心大楼倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根?斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。③
国内专家给自然因素打低分的理由是，虽然火灾、洪水、地震等自然环境风险一旦发生，造成的损失往往是毁灭性的，但是发生的概率比较低，而且风险应对方法比较简单，比较容易防范。根据以往历史记录，这种自然灾害造成的风险损失不是很突出。
7.国内专家对法律、体制和资金因素的评估值远远高于国外专家。在所有风险因素中，中外专家对“1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同”的评估值差别最大。国外专家的评估值仅为3，排名最后；而国内专家的评估值高达4.13。对电子文件实行科学管理的前提就是承认电子文件作为正式文件的法律地位，即电子文件是电子的真实记录，是政府行使职能合法、有效的凭证，是政府记忆得以延续的手段。课题组在调研过程中发现，尽管《电子签名法》颁布，但是现实世界中电子文件的凭证效力仍然备受怀疑，绝大多数单位采用了双套制、双轨制作为电子文件管理的解决方案，忽视电子文件的全程管理与长久保存。而没有单轨制的政府电子文件管理，就不可能有全面的电子政务战略。与此形成鲜明对比的是没有一个发达国家将双套制、双轨制作为电子文件管理的解决之道，所有的研究与探索都以电子证据的长久保存与资源共享为目标。国内外评估值的差异恰好反映了我国在电子政务建设尚不够深入。
与体制相关的因素有三个，分别是“2.1没有明确的主管部门”、“3.1机构领导很不重视”和“3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确”。国外专家的评估值为3.5、4、3.83，危险程度不高；国内专家的评估值则为4、4.24和4.25，都属于严重风险因素。由此可见发达国家文档管理的宏观体制以及机构内部管理体制相对完善。不过，从评估值来看，国外专家也较为认同领导重视的重要性。
无论是开发电子文件管理系统、配置计算机硬件和网络设施、购买存储载体，还是系统的维护和更新换代都需要一定的资金投入。由于经济发展水平的不同，国内外专家对资金因素（3.2）危险等级的判断也截然不同，国内专家的评估值为4.13，国外专家的评估值仅为3.5。
可见法律、体制、资金都是带有“中国特色”的风险因素。
8.国外专家对业务人员责任心缺失这一风险因素的评估值高于国内专家。中外专家在“3.4业务人员缺乏责任心”评估值差异也极为明显，分别为3.38和4.6，分别被判断为“中度风险因素”和“极严重风险因素”，仅次于法律风险的评估差异。也许在法制传统比较悠久、制度规范相对健全的环境中，人员主观能动性的重要性便会凸现。
二、第二轮专家评估结果的分析
第一轮调查之后，课题组仔细研究了专家们的评估结果和研究建议，调整了调查问卷的结构，将风险因素按照发生的层面不同划分为宏观、中观和微观三个层次，新增了5个分布在宏观和中观层面的外部环境因素；在个别问题的描述上也略有改动。
为使本文主题集中，我们仍然以原始的21风险因素作为比较对象。在本轮评估中，大多风险因素的评估值有变化，不过变化幅度并不是太大，未出现颠覆性的意见，上一轮评估结果中显示的中外差异仍然存在。由此可见，由于管理体制、信息化水平、观念等方面的差别，我国的电子文件风险确实与发达国家存在较为明显的区别。纵向比较，国内专家第二轮评估结果显示：
1.就总体而言，风险因素的评估值增高。无论是最高值、最低值，还是平均值，第二轮专家评估值都高于第一轮。这说明专家们对电子文件风险的认同度增加了。在某种程度上，这样的变化肯定了电子文件风险研究的意义和必要性。
2.电子文件管理标准缺失（1.2）的评估值升至第一。“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”由第一轮中的第二攀升到了榜首，评估值增加了0.37，是评估值增幅最大的两个风险因素之一（另一个是3.4），这再次说明该问题的重要性。随着美国、欧盟、澳大利亚、加拿大等国家和地区电子文件管理标准的纷纷出台和推广应用，相比而言，我国在标准制定与贯彻方面的缺陷愈发令人心焦。
3.法律、体制等软性风险因素的评估值继续走高。法律风险因素1.1，体制风险因素2.1、3.1、3.3在本轮调查中的评估值高于第一轮。其中“3.1机构领导很不重视”更是以4.5的得分由“严重风险因素”晋升为“极严重风险因素”。
4.资金、技术等硬性风险因素的评估值普遍降低。在整体评估值增长的前提下，资金、技术等硬性风险因素的评估值却呈现下降的趋势。除了“3.16没有完善的备份措施”、“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”这两个技术因素之外，资金因素3.2及技术因素“3.9未采用严格的用户身份认证技术”、“3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当”、“3.12未采用有效的病毒实时监视软件”、“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”的评估值均低于第一轮的评估结果，3.3、3.10、3.12更是由“严重风险因素”降级为“较严重风险因素”。
5.自然风险和保管场所风险的评估值有所增长。自然风险和保管场所风险直接针对的是文件的物质实体，带来的危害可能是毁灭性的。因此，第二轮调查结果显示风险因素3.20和3.21的评估值都有所增长。
6.“人本”意识有所增强。“3.4业务人员责任心不强”是在法律风险因素2.3之外评估值增幅最大的另一风险因素，由“中度风险因素”跻身于“较严重风险因素”，人员主观能动性的重要程度在本轮调查中有所提升。
三、对评估结果的综合分析
中外专家评估结果的异同反映了信息化程度不同的国家在电子文件风险认识上的异同，为我国电子文件管理工作发展方向的确定提供了依据。通过本次专家的评估，我们至少可以得出以下几点结论：
1.电子文件风险管理是电子文件管理的必要组成。专家评估的结果表明，电子文件风险是客观存在的。被评估的风险因素中，超过一半的风险因素的危险级别都高于4，负面影响比较显著。当今社会，危机管理、风险管理已经成为政府管理的常态性工作。将风险管理方法引入电子文件管理领域，是电子文件管理的客观要求，也是电子政务建设的必要内容。
2.电子文件风险来自多个方面，必须构筑起全方位的应对体系。为中外专家所承认的关键风险因素多种多样。无论是极严重、严重、较严重还是中度风险因素，都有来自多个层次、多个领域的风险因素。为了有效防范和控制风险，提高管理质量，必须构筑起全方位的应对体系，关系到政府机关、主管部门、研究团体、软件提供商等多种机构，文件生成、处理、管理、利用的各类的管理人员和操作人员，保管场所、信息基础设施、文件管理业务、系统设计、规范体系、人员素质和观念等多个方面。
3.克服法律、体制、标准方面的障碍，是我国应对电子文件风险之路上的当务之急。电子管理标准是中外专家公认的极严重风险因素。但同时，中外专家对于体制、法律风险因素的评估却截然不同，中方的评估值远远高于外方，而且在得知国外专家评价结果的情况下，在第二轮评估非但没有降低评估值，反而加大了分值。这个结果真实地反映了处于不同发展阶段的电子文件管理工作的社会条件。
随着电子政务建设的推进，发达国家纷纷建立电子文件管理标准，并凭借着其坚实的法治传统，通过软件的标准认证、标准咨询服务等手段推动电子文件管理工作。而同样的路径在我国未见得能够起到同样的效果。这是因为我国法治化、规范化管理基础较为单薄，而法律、体制的障碍不除，即便标准得以制定，由于欠缺制度上的保障，标准的贯彻实施过程必定充满艰辛。因此，法律、体制、标准的完善必须齐头并进。在某种意义上，法律的健全、体制的完善更为重要。
注释：
①赵屹，陈晓晖．电子文件管理的终极解决之道．档案学通讯，2002(2)