文书档案管理
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文书档案管理范文第1篇
（一）档案文书工作之间的相互联系存在的问题
通常在实际的工作当中，文书工作与档案工作两者是存在区别的，有其统一性也有分工明确性，那么在衔接的过程中两者相互配合形成一个分体式的管理系统①。在工作中文书与档案实行的是分块模式管理，是一种科学有效的管理制度，但是在某种程度上来说是有前提的。文书人员档案意识薄弱，那么档案人员也很少顾及文秘工作，导致两者在联系的过程中出现很多的问题，使之脱节，这是很多单位和企业在档案管理方面存在的问题。那么，目前在文书档案工作当中，公文的格式以及处理的方法出现了很多的不规范性，例如：办公用纸不达标、档案文件装订的不够规范、版记不全、相应的附件不明确、编号和原稿不全或者不规范等等。
（二）一人多职
为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。
（三）领导片面思维不重视档案管理
档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。
（四）单位其余部门对档案工作不配合
在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。
二、文书档案的管理特点及趋势分析
（一）文书档案丰富多彩
文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。
（二）档案与文书工作相联系
文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。
（三）文书档案最重要的两点：收集、保存
文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。
三、结束语
文书档案管理范文第2篇
新时期，做好医院文书档案管理是医院可持续发展的要求。当下，医院文书档案管理是对患者医疗过程的一大记录依据。而且因为医疗矛盾随时都存在，医院文书因而可以在医疗举证中扮演重要的法律角色，故而其完整性异常重要。因而，该文着重探讨新时期医院应该如何做好文书档案管理。
1 医院文书档案管理特点
作为医院重要事件与公文活动的资料汇总，文书档案记载着医院的发展史，是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性，文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料，有着很强的服务性。只有重视其服务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性，由于文书档案记录着医院内部很多重要信息，因此必须要避免信息资料的泄露，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。
2 医院文书档案管理对策
2.1 提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲，重视文书档案管理需要从领导做起，只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识，才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视，才能不断对文书档案管理制度进行完善，对相关的硬件配套进行更新，以严格的制度做好文书档案的规范管理，进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时，医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作，在现代化科技信息发展过程中，医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理，既为医院的医疗服务提供资料查询帮助，又能让医院文书档案管理水平更一层楼[1]。所以，作为文书档案管理者，应该具有高度服务意识，认真收集、整理、管理医院文书档案，加强档案的汇编与分类工作，让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
2.2 优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下，医院医疗卫生体系的改革正在持续进行，在目前形势下，医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率，以促进文书档案管理科学化[2]。故而医院应该完善文书档案信息管理系统，利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容，对文书档案的全文进行扫描存入，对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索，以节省医院文书档案管理资源，节省检索时间，将检索中的认为失误率降低，保证检索准确率，优化医院文书档案管理效率[3]。并且，针对文书档案进行实体管理系统完善，保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备，做好除尘、防磁等工作，让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备，确保文书档案收集更及时，运用网络技术优化管理效率，促进文书档案管理合理化。
2.3 以制度保证医院文书档案管理质量
文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的，需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证[4]。医院需要认真执行国家档案局的管理政策，从自身的实际情况出发，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定，通过正确界定范围、准确划分管理期限，使医院文书档案可以准确地反映医院情况，且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力，使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处，院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责，加强文书档案管理的监督考核，如果发现了问题必须立马解决，以便于使文书档案管理制度真正得以落实[5]。
2.4 提高医院文书档案管理者的素质
医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升，提高文书档案管理效率，而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系，医院需要全面加强档案管理者的职业素质，通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理，同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率，使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
文书档案管理范文第3篇
一、办公自动化文书档案管理的现存问题
（一）受到传统观念的影响
现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。
（二）自动化信息技术掌握不全面
自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。
二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略
（一）提升文书档案管理工作人员工作观念
社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。
（二）制定文书档案管理工作标准
自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。
（三）完善文书档案管理工作基础设施建设
想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。
（四）确定好管理工作重点
自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。
（五）管理工作规范化
首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。
文书档案管理范文第4篇
关键词：电力企业；文书档案管理；坚持原则
作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02
文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。
文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。
一、坚持文书档案管理的保密化原则
文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。
电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。
坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。
但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。
二、坚持文书档案管理的标准化原则
文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。
文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。
文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。
三、坚持文书档案管理的信息化原则
文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。
档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。
为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。
四、坚持文书档案管理的最大化利用原则
具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。
文书通过收集、选择、整理而转化为文书档案。企业文书档案的作用尽管不完全等同于文书的作用，但是绝不能小瞧了这些“昨日黄花”。文书档案是企业公务活动的查考凭据，是企业管理的必要因素，是生产经营的重要依据，是企业重大活动的反映材料，是宣传教育职工真实生动的素材，也是企业管理者与领导者依法决策的参谋。文书档案管理的落脚点，就是充分发挥文书档案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定现行文书，文书档案也有着重要的借鉴作用，可使之保持连续性、可行性、一贯性。
文书档案管理范文第5篇
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
三、结束语
文书档案管理范文第6篇
关键词:办公自动化;文书档案;管理
1办公自动化的概述
所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.
2自动化环境下文书档案管理的优点
2．1提高工作效率
由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.
2．2实现信息资源的共享
在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.
2．3提高稳定性和使用周期
在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.
3文书档案管理中办公自动化的具体应用
3．1规范管理体制
按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.
3．2操作的统一化
办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.
4办公自动化的环境下文书档案的管理工作
在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.
5结束语
综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.
作者:陈庆杰 单位:长春财经学院
参考文献:
文书档案管理范文第7篇
（一）文书档案的抗风险能力有待提高
文书的档案是十分重要的材料，而我国的文书档案抗风险能力一直较低下。主要原因是受到经济因素的思想观念的影响，虽然我的文书档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但当遇到一些大型的自然灾害或不可抗力因素时，文书档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的强大破坏作用，整个汶川基本被夷为废墟，还造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多文书档案已经不复存在，这给后期的财产理赔工作带来了很大的困难。
（二）文书档案具有明显的时代特征
由于文书档案所跨越的时间较长，在不同的历史阶段，文书档案的管理方式也有很大的不同。随着现代科技和经济的发展，我国的文书档案管理已经发生了很大的变化，文书档案具有明显的时代特征。但是，我国文书档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。在科技不够发达的时期，文书档案是由纸张组成的，且档案中对于文书的描述过于简单，通常只有平面结构图，文书周围的情况描述较少。
（三）文书档案的形式单一
完整的文书档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于文书档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。只是我们在这方面的人才很少，所以我们要大量培养这样的人才，以便适应社会发展的需求。
二、加强管理，解决问题
（一）加强基础工作
实现档案数字化是现代文书档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量文书档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失
（二）建立统一标准
国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。文书管理部门也必须结合时代和的行业的特点，制定与本行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现文书档案的数字化管理，并逐渐走向现代化，与世界接轨。
（三）保存双套档案
文书档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对文书档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证文书档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的文书档案信息搜索平台，让业主可以方面的搜索到信息；在实现文书档案的逐页扫描，存入微机。在文书档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少文书档案过多的与外界接触，保证其安全。
（四）搞好前期控制
根据我国相关法律，文书档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果文书档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么文书档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，文书档案必须做好事前控制，在档案归档钱，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行文书登记时，一点要严格审查当事人的资料完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理文书登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。其中，当事人是自然人的，核对好信息后，在身份证复印件上签好无异议等字样，并签字按手印；如果是法人，就应让法定代表人填好委托书，并加盖单位公章。只有做好文书的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；文书资料移交的管理。这是文书资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查。如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收。但要说明原因，比便当事人及时采取补救措施。
文书档案管理范文第8篇
1.1医院文书档案的保密性
一是注重档案资料的原始性，尤其是注意把我电子文件的原始性；二是注重电子档案的加密性，可采用加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等有效方式；三是规范档案人员的行为，要求档案管理人员在工作中一丝不苟，杜绝档案泄密和遗失现象发生。
1.2医院文书档案的服务性
一是为医院各级各类评审工作提供档案资料信息；二是及时准确为医院干部任免、职称晋升等工作提供个人相关材料；三是在基建改造过程中提供有关材料和图纸；四是提供网上在线查询服务。
1.3业务指导性文件较多
由于综合性医院科室划分细致，相关医疗技术日新月异，使得医院医疗业务指导性、规范性文件数量众多，更新较快。
1.4由于医患纠纷所形成的文件数量逐年增多
由于医疗事业的发展，业务量不断上升，使得医患纠纷同比例增加；又由于患者的维权意识近年来逐步加强，使得相关档案如医疗过程调查报告、医疗鉴定报告等的数量呈快速增长趋势。
2.目前医院文书档案管理工作存在的问题
2.1文书档案意识薄弱
文书档案资料的充分利用，可以为医院创造出不菲的经济和社会价值。但是由于大多数医院对档案管理工作的价值和作用重视不够，档案工作不断为临床需求让路，致使文书档案资料的利用率远远不能达到预想的状况。
2.2归档工作不够规范
部分医院的档案管理人员在归档文书档案的过程中，不能按照《文件归档范围和保管期限表》要求进行，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的基础。
2.3文书档案管理人员专业素质有待提高
在多数医院中，档案管理人员多为行政人员兼任，理论水平、文化程度参差不齐，很难胜任规范化、标准化的文书档案管理要求，影响了文书档案管理整体质量和可持续发展。
2.4对档案管理的投入不足
由于医院医疗用房紧张，导致存放档案的空间十分有限，严重限制了档案事业的发展；再加上在有限的资金条件下，既要保证传统档案文献资料的建设，又要进行档案管理的网络化、信息化建设，实现其凭证价值和情报价值，使得医院文书档案管理工作陷入困境。
2.5文书工作与文书档案工作衔接不畅
在医院的实际工作中，由于文书人员不懂档案管理，常常出现收集工作不及时、收集范围不明确、装订不规范、原稿不齐全、办理程序不规范等问题，直接影响文书档案的质量。
2.6文书档案管理的现代化程度不高
目前有部分大型综合性医院将档案管理自动化作为办公自动化系统的一部分进行建设，但在大多数基层医院，文书档案管理基本上还是以手工为主，普及档案自动化管理仍需时日。
3.加强医院文书档案管理的主要措施
3.1提高对医院文书档案工作的重视程度
医院文书档案是医院管理工作的一部分，是医院历史发展的见证。做好文书档案工作，离不开领导的充分理解和高度重视，并不断加大对文书档案管理工作的投入，切实加强各科室与档案科室的沟通协调，从而推动医院文书档案管理工作的顺利展开。
3.2注重文书档案管理人员专业素质的提高
专业的人员素质、健全的管理体系是做好档案工作的关键，一是要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，二是要在医院文书档案人员中营造浓厚的学习氛围，三是积极借鉴先进医院的经验。
3.3正确处理文书工作与档案管理工作的关系
。文书是档案的来源，档案是文书的归宿。一是规范公文处理是做好文书档案管理工作的基础，要依照有关规定，全面审核、严格把关，以确保公文的高质量、高水平；二是保证归档公文的齐全完整是做好文书档案管理工作的前提，要从平时做起，从细节做起，规范公文材料形成和办理过程的每一个环节；三是科学归类公文是文书档案管理工作的关键，要求文书人员具有对档案工作的高度认识和高度的责任感，同时不断提高自身的专业素质和综合素质，用发展得眼光和敏锐的洞察力严格筛选和整理。
3.4做好文书档案的开发和利用
档案管理的主要目的是实现档案资源的开发利用，使档案为临床医疗、教学、科研服务，通过编写档案汇编，建立全引目录、案卷目录，卷宗目录索引及分类索引，方便查找和使用，充分发挥其社会效益。
3.5推进档案管理信息化和现代化建设