档案数字化论文
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档案数字化论文范文第1篇
与传统的档案不同，数字化档案所具备的功能更加全面，而且更加符合企事业单位的发展需求。归纳起来，数字化档案所具备的功能大致包括以下几个方面:
(1)利用计算机技术和网络技术将传统介质的档案资料进行处理，将其转化为数字信息，并以数字化的形式存储，这样一来，通过网络，用户就可以随时随地获取到自己所需的信息，以此来实现档案信息的共享，提高档案信息的使用效率;
(2)通过统一规划的，规范化的、标准的数据结构，各个部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换;
(3)数字化档案除了包含传统档案的所有功能之外，还在此基础上加入档案编目、检索自动化、标引自动化以及办公自动化等，使得档案管理工作更加方便、快捷，管理水平也得到了进一步提升。
二、我国档案数字化建设所具有的完备条件
1、计算机网络技术的飞速发展。计算机网络是档案数字化管理工作开展的平台，如果缺少了计算机网络作为支撑，那么档案数字化管理也就无从谈起。近年来，我国计算机网络技术的发展可以说已经非常成熟了，几乎所有的企事业单位都实现了无纸化办公和电算化业务，这些都会档案数字化管理的实现奠定了坚实的基础。同时，信息产业技术的和其他专业技术的崛起，也为档案数字化管理的有效开展提供了便利条件，比如说通信技术、电子技术等。
2、人才队伍建设规模逐渐扩大。随着我国计算机网络技术的飞速发展，企事业单位档案数字化管理成了一种必然趋势，这就必然需要一批专业具有综合素质的管理人员。为了满足这种需求，企事业单位加大了对档案管理人员的培训力度，截止到目前，我国具备档案管理理论知识、实践应用技术的人才规模已经十分壮大了。因此，唯一所要求的就是其能够适应未来数字化档案管理技术的升级适应要求，这样才能使企事业单位档案管理更加效率化与集约化，从而更好地促进企事业单位的稳定发展。
三、实现我国档案数字化管理的措施
1、全面引入信息技术。随着相关部门对人事档案管理工作重视程度的不断提高，实现管理工作信息化、数字化已经成为未来人事档案管理的必然趋势。因此，全面引入信息技术是非常重要的。具体来说，就是要将计算机技术充分利用起来，建立科学的检索系统，并在此基础上将档案的内容整理之后录入电脑，以此来供管理人员在日后的时间里，对其进行更改和查阅。
2、加大经费投入，为管理工作的开展创造条件。在过去的时间里，企事业单位在经营和发展中，领导所重视的几乎都是安全生产、经营管理和经济效益，却往往忽视了对档案的科学管理，这就直接导致了档案信息资源无法得到充分利用，降低了管理水平，对企事业单位的发展也会造成一定程度的影响。因此，如果想要从根本上做好档案数字化管理工作，领导部门必须提高对档案数字化管理的重视程度，加大经费投入和管理人员的培训工作。同时，作为档案管理人员，应该尽量将数字化的优势最大限度地发挥出来，为领导决策提供真实、可靠的资料，以此来提高档案工作的地位，从而获取更多的支持。
3、对管理制度进行不断完善。制定科学、合理的管理制度并对其进行不断完善是确保档案规范化、数字化管理的重要依据。企业首要任务就是对进入档案馆的所有档案资源进行严格控制，确保资源的真实性和有效性。只有这样，才能够使得管理制度的制定有用武之地，并将其作用充分发挥出来。对档案管理制度的制定，应该从4个方面着手:第一是加强对工作人员的管理，应该包括对工作人员身份的审查以及工作效果的评定和奖惩等;第二是对档案数据的管理制度，该项制度不仅要包含管理工作各个环节的工作规范，而且还要对数据的安全等级和安全措施等进行进一步明确;第三是对档案管理环节的管理制度，该项制度主要包括对档案的环境安全进行规定，比如说自然灾害防护、设备防护、技术防护等;最后一个方面则是档案管理系统的安全管理制度，该制度是确保档案管理系统的正常安全的运行，涉及应用系统的操作权限、操作规范、操作监督和备份升级等。只有将以上几个方面的相关制度进行科学制定，并对其不断完善，才能够更好地将管理制度的作用充分发挥出来，从而更好地实现档案数字化的根本目标。
档案数字化论文范文第2篇
传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
档案数字化论文范文第3篇
（一）档案管理意识严重缺乏很多医院在发展医疗水平的过程中，忽视了档案管理工作的同步创新。由于思想观念上的局限，一些医院的负责人没有将档案管理工作创新提上日程，不愿意投入人力、物力。当等到医疗水平达到一定的水平后，医院领导层才开始关注到医院档案资料的重要性。然而由于管理机制与人才储备的缺失，档案信息已经得不到有效的利用。
（二）电子和纸质文件双重保存状态导致资源重叠目前很多医院都实现了办公自动化，网上传递办理的文件办完后又印发纸质文件归档保存。这就导致了内容相同的两种文件同时和保存的局面，造成了相关资源的严重浪费。
（三）档案管理系统和办公自动化系统缺乏联系目前大多数医院都使用了办公自动化系统，这些系统大多是专门为本医院或者上级主管部门设计的系统软件，而该系统绝大部分是针对该医院或者医疗系统而制定的个性化软件。而医院的档案管理系统则是由行政主管部门设计的通用的规范化、标准化的系统。两套系统是由不同单位设计，运行环境也不同。这就导致两个系统相互隔离，数据不能共享和转化。
（四）数字化档案资料利用效率低下很多医院仍然使用着旧有的档案管理模式，医院各种档案资料的检索以及借阅都由人工操作来完成，计算机等数字化设备在整个过程中往往只是用于文字录入、编辑以及打印。人们往往忽略了以数字化网络形式传递的医院数字档案资料，极大地消耗了相关资源。
二、构建医院档案管理数字化体系的现实路径
（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台医院要实现档案管理数字化，必须先开发出一套符合医院自身特点的档案管理软件系统，并配备相应的硬件设施。档案管理系统应该采用双服务器、光盘等双备份以及高速扫描仪集中扫描等功能，使档案资料能够及时、准确归档，确保档案的安全管理。同时，还应构建档案查询系统，透过触摸屏检索查询和网络文档传输实现档案资源数字化管理。还要定期对档案管理系统进行技术检查，不断更新和优化管理系统。
（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流1.在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。各级医院应该在信息查询接口程序中加入档案资料查询功能，使目前的办公自动化系统、财务管理系统、教研管理系统、人事管理系统与档案资料管理系统之间实现无缝集成。这样更利于收集各部门电子文件，完善档案资料库数据信息，真正实现在数字化档案管理系统与办公自动化系统之间建立有效联系2.在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，可以将纸质文件和电子文件以文本方式和影像方式共存，并依据数字化档案的特点，制定系统的档案管理规章制度。要确保档案资料的安全性，纸质文档与电子文档之间的非重叠性和可共享性。
（三）构建高素质档案管理专职队伍要实现医院档案管理信息化，就必须要有一批精干的档案管理人员。管理人员要具备较高技术水平和知识层次。医院的档案管理人员必须具备较强的分析能力，要能够精准把握一些专业性较强的档案资料，同时还要能够根据要求提供大量档案资料信息。医院以及相关部门应大力引进高素质人才充实档案管理队伍，同时应加强对档案管理人员的培训力度，力争提高数字化档案管理人才储备水平。
（四）增强医院人员的档案管理意识医院要重视档案管理的重要性，提高各级人员尤其是各级部门领导的档案管理意识，使他们认识到档案管理数字化建设的重要意义，为构建高效的医院数字化档案管理体系提供各种资源保障。同时要加大宣传力度，提醒医院人员自觉保护档案资源。
三、结语
档案数字化论文范文第4篇
1.社区居民健康档案建立可有效提升居民健康服务水平。
社区居民健康保障，是一件关系着国计民生的大事，涉及民众的基本利益；社区居民健康档案建立，是一项非常复杂而又系统的工程，是信息化社会中居民各类健康事件所产生相关健康数据的详细历史记录，该项工作的成果直接体现着现代健康信息化建设水平。
2.社区居民健康档案多档合一，有效提高了信息应用效果。
社区居民疾病治疗过程中，通过居民健康档案系统的应用，可以将医疗、康复、保健记录等信息进行自动归类。居民健康档案种类呈现出多元化的特点，如何有效提高管理效率显得非常重要，社区居民健康档案信息平台的建立，可以自动存储相同信息模块内信息，实现多档合一，及时为社区居民提供优质的医疗服务。
3.社区居民健康档案建立，可以实现双向转诊以及卫生资源的优化配置。
实践中可以看到，社区居民健康档案的建立，不仅可以有效组织和集合居民健康档案信息资料，而且还可以在社区居民健康档案信息共享平台上实现健康信息在社区与医疗机构间的双向传输。通过信息双向传输，不仅可以有效满足社区居民在社区卫生服务中心自我预防和保健，而且还可以通过社区卫生服务中心就无法有效诊疗的病人情况及时传送到医院，在上级医院主治医师的指导下诊疗或根据病人患病情况转诊到上级医院治疗。在医院治疗时，社区居民无需重新做重复的体检，只需根据就诊人员的信息从档案系统中调取健康档案资料，了解其以往病史、就诊状况，并且做出针对性的治疗方案。
4.社区健康档案建立对深化我国卫生事业的全面发展意义重大。
社区居民健康档案建立的一个主要目的就是要记录居民医疗、康复和卫生保健信息，因此居民健康档案的规范性、完整性显得非常重要；社区居民健康档案的建立，不仅可以及时、有效地将信息录入到信息平台之中，而且还可以顺利实现不同信息平台之间的资源信息共享。
二、社区居民健康档案管理系统建立
基于以上分析，笔者认为当前居民健康档案主要包括普通的、儿童的以及心脑血管方面的健康档案，而且社区居民健康档案系统又包括五个功能模块，即档案管理、信息服务、家庭监护、信息传输以及系统管理等模块。对于系统中的档案管理模块而言，该模块为普通健康档案、儿童健康档案和心脑血管健康档案提供档案添加、修改以及删除和查询等功能，还包括档案报告的统计与打印。对于信息服务模块而言，该模块通过计算机网络系统，将整个社区内的居民家庭与社区卫生服务中心联系在一起，方便社区居民通过网络获知所需各种信息资料，并且及时将个人的信息告知社区卫生服务中心，以便后者及时作出针对性的治疗方案。对于家庭监护模块而言，该模块主要是利用现代计算机网络技术设备，实现对整个社区独居老人、患有心脑血管等疾病的病人，进行家庭监护。对于信息传输模块而言，主要是建立健全社区医院服务网络，从而使社区医生通过网络得到多家医院专家们的技术指导。如果社区居民病人需在大型医院接受相关诊疗，则只需通过该网络系统，医院医生即可方便快捷地获知该病人的病历及病情。对于系统管理模块而言，主要用于病人资料的添加、删除以及修改和权限设置；同时还具有用户密码修改、数据库备份与还原等功能。社区居民健康档案管理系统数据库主要包括，社区居民基本信息表、体检表、社区医生表、居民辅助检查表、儿童信息表、家庭信息表、儿童体检表、妇科保健信息表、孕妇信息表、妇科检查治疗表、常见疾病表、慢性病人信息表、保健信息表以及慢性病人和发病记录表等；在该系统中，社区居民的个人信息资料，主要存放在基本信息表中。社区居民健康档案管理系统的设计采用三层体系架构———B/S结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式）。业务逻辑层在体系架构中的位置很关键，它处于数据访问层与表示层中间，在数据交换中起承上启下的作用：向数据库服务器发送客户端的请求；将服务器处理结果及时地返回到客户端。在此过程中，数据库服务器只是根据客户端的请求，把处理后的数据反馈给业务逻辑层，这样就减轻了服务器的负担，从而提高了工作效率。
三、社区居民档案数字化管理
社区居民档案管理过程中，为进一步适应现代管理要求，全面提高工作效率，所有信息资料需通过社区卫生服务管理系统软件处理，即实行数字化管理。在社区居民档案管理系统中，各数据信息之间既保存着一定的关联性，又表现出一定的独立性。其中，数据又可以分成与系统相关的应用数据、与系统管理相关的管理数据。其中，应用数据主要有家庭档案、保健档案、个人档案、儿童档案以及死亡和残疾档案等。上述数据记录差异性信息，具有各自相互独立的特性，但这些信息彼此之间又互相关联。用户进入系统时，首先需进行登录，其采用的是双密码验证模式；双密码分别用于连接应用、数据库两个系统，主要目的在于防止利用用户授权密码打开数据库，泄露病人及家庭信息。同时，对数据库访问系统，采用的是角色管理以及分级授权模式进行控制，并且设有存取权限。应用程序级功能控制，通过控制应用程序菜单项应用权限来实现；利用SQLServer建立社区居民病历信息备份与转储，一旦系统遭受破坏或者出现了误操作现象，可将其恢复到原来的状态。在实际操作过程中，为了能够更好地适应社区居民健康档案的现代化管理要求，全面提高工作管理质量和效率。笔者建议将社区卫生服务中心所掌握的所有的信息资料，都通过社区卫生服务管理系统，利用软件技术实行数字化管理。其中，家庭档案信息数据管理，主要是以家庭为单位的管理；而个人的档案数据管理，主要体现在个人基本健康资料的记录；对于保健数据管理而言，其中主要包括病历数据、免疫数据、体检数据、妇女保健数据以及儿童保健数据和残疾登记等；实用的数据查询：能根据自定义从系统查询各种数据，对提取的数据可以进行整理并输出为EXCEL文件；数据统计分析：能根据自定义从系统提取各种数据进行统计分析，并自动生成统计图；灵活的报表打印：系统提供多种报表格式，可根据自定义从系统提取所需数据以形成各种报表；数据备份：能进行数据库备份，数据不易丢失；数据合并：能将各社区卫生服务站数据集中合并到数据处理中心。对于社区居民健康档案而言，各数据信息之间既存在一定的关联性，又保持相互独立。数据信息分为与系统有关的“应用数据”和与系统管理有关的“管理数据”两大类。其中，应用数据包括家庭档案、个人档案、保健档案、儿童档案、残疾档案、死亡档案等。这些数据记录不同类别的信息，它们具有各自独立的特性，但是这些信息又是互相关联的。通过这些信息数据之间的相互关系，可以帮助我们对数据进行管理和查询。同时，为了逐步实现居民健康档案管理信息化，笔者建议利用区（县）、市级居民健康档案计算机网络平台，逐步建立覆盖全省的居民健康档案管理信息网络系统，网络用户包括区域内所有医疗卫生机构，实现资源共享，条件成熟时向社会开放。统一使用省级开发的居民健康档案信息管理软件，提高居民健康档案信息管理水平，逐步实现全省居民健康档案管理信息化，为医疗服务、医学研究、科学决策等提供服务和支持。
四、结语
档案数字化论文范文第5篇
（一）数据库建设存在问题
很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。
（二）缺乏现代化的档案工作者
一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。
二、数字化管理高校人事档案的对策
（一）更新观念
实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。
（二）修订《干部人事档案管理条例》
《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。
（三）建立数据库
高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。
（四）强化系统的管理与维护
第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。
档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。
三、总结
档案数字化论文范文第6篇
电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。
二、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
三、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
四、结语
档案数字化论文范文第7篇
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
档案数字化论文范文第8篇
一、影响基层档案部门信息化目标设立的基本因素
正确分析本单位档案信息化的基础条件，充分考虑到影响档案信息化建设的各项因素，是设立好信息化建设目标的重要前提。基层档案部门开展信息化建设过程，不仅贯穿于档案工作的收、管、用各个业务环节，同时也是一项需要大量人、财、物投入的庞大系统工程，其目标能否准确设立以及顺利完成，受制于多种因素，以高校档案部门信息化目标设定为例通常受四方面基本因素影响。
1．信息化环境因素。档案信息化发展环境是档案信息化建设的保障体系，在基层档案部门一般分为本单位信息化建设背景与档案信息化业务基础环境两部分。单位信息化建设背景在高校常指数字化校园建设情况，包括对数字化校园建设产生的电子文件及其归档后转化为数字化档案的归档过程控制情况，它决定着学校档案信息化的数据源和作为数字化校园公共基础设施构建的信息化数据传递网络建设情况，影响到档案信息的渠道及利用。而档案信息化业务基础则是指业务流程的简化、合理化和优化程度，是信息技术应用的基础，决定着信息化目标建设的大小。
2．标准规划因素。基层档案部门作为具体业务部门不可能自行制定档案信息化工作的相关规划与标准，必须在国家层面档案信息化建设的总体规划下和相应的档案信息化建设标准指导下，建立本单位的信息化目标，分步实施。目前高校设定档案信息化目标时，就必须依据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理暂行办法》、《高等学校档案工作规范》以及数字化校园建设规范等相应规划、规范因素，才能避免在信息化建设时出现各自为政，信息化低水平重复开发现象，从而确保信息化资源实现共享。
3．资金因素。档案信息化建设资金投入额度的大小直接决定着信息化具体目标完成规模。档案信息化目标实现需要设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套，需要投入大量的资金，而作为学校教学辅助直属单位的高校基层档案部门在开展档案信息化建设时的经费投入不可能作为学校经费重点保障对象，即使在数字化校园建设经费分配上也不能同教学、科研以及管理相提并论，档案部门同样不能像图书馆一样能获得像“211工程”中图书文献保障及数字化图书馆建设项目的专项经费立项支持，而只能依照学校每年批准专项建设经费额度情况设定相应建设目标及其可能完成进度。
4．人员因素。档案人员素质高低决定着档案信息化目标实现的好坏。档案信息化目标完成需要由具备有相当的档案专业知识和计算机信息处理、网络、外语等方面知识的人员来完成，最理想的是档案部门自己拥有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息化工作。但是在现实中基层档案部门一般不乏高水平档案管理专家，而缺少现代化信息处理的复合型人才，同时在完成档案信息化目标时通常采取由信息化技术人员完成系统的构建后，档案部门完成档案信息化数据处理与使用的模式完成，即便是这样，档案人员素质同样决定着今后该信息化目标的进一步发展。
二、选定基层档案部门信息化建设目标的定位标准
基层档案部门必须是在国家总体战略目标、本单位信息化建设目标以及档案部门工作需求这三方面构成的框架内来确定本单位档案信息化具体目标。在实践中，我们确定了以学校档案信息资源建设为核心，以数字化信息管理为重点，在学校信息化建设领导小组及各部门的支持下，以校园网为基础，开展档案信息资源数据库建设，逐步通过校园网实现电子文件的管理，实现档案信息资源数据库化，向数字化校园的公共服务体系提供充实的档案应用信息资源并作为信息化目标的定位标准。具体采用以下四条选定依据。
1．满足实际工作需要。根据本单位的实际情况，分出档案信息化建设目标的轻重缓急，将针对改进工作方法，提高工作效率和服务水平有用的工作作为信息化目标所要考虑的首要环节加以设计和安排，解决实际问题，满足实际工作需要，这也是基层部门档案信息化建设基本目的。
2．符合现实与发展相结合要求。信息化建设是一项系统工程，涉及面广，投入大，建设周期较长，因此，在规划时既要考虑到微观，又要考虑到宏观，既要落实到自身的业务流程，又要考虑到软、硬件平台的技术现状与发展前景。把信息化建设目标纳入单位档案工作目标之中，做好统筹规划，分步实施，考虑近期、中期和远期三个阶段相结合的方式，使有限的人力、物力、财力在每一阶段的每个目标得到最大限度的发挥，有利于积累建设和应用管理经验，回避和化解设备、技术、人力等过早投入的风险。
3．符合标准化和专一性要求。选定信息化目标首先应考虑该目标是否有所需的成熟的技术标准，其次在遵循国家、专业标准的前提下，建立突出自身特色的信息化目标，做到具有专一性和精品性，发挥其特色作用，实现资源共享。
4．符合协作性基础条件。基层档案部门信息化资源建设主要内容就是做好数字化文件归档管理和馆藏档案数字化建设两方面工作以达到档案资源实现信息化的目的。数字化文件归档目标的实现依赖于形成部门密切配合，各级电子文件产生部门在数据标准、归档流程等方面的协作基础是决定该信息化目标能否实现的前提。
三、基层档案部门信息化具体目标的选定策略
档案信息化建设包括了档案信息资源有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开发利用和档案信息化人才队伍建设以及促进档案信息资源开发利用政策法规与标准制定等等十分广泛的内容。在实际操作中，墓层档案部门不可能全部都纳入其建设目标范围，必须正确分析影响本单位档案信息化目标有关因素，依照信息化目标选定标准，设立出适合现有档案工作基础的信息化目标。现阶段，高校选择范围应明确在学校馆藏档案管理和各类文件材料形成归档过程两方面，具体可选定如下目标：
1、设定建立以馆藏档案为主体的各类数字化档案数据库，作为档案信息化基础目标。可分三个步骤完成。第一步，建立馆藏档案目录数据库。通过著录标引，把馆藏档案案卷目录和卷内目录的分类号、馆代号、全宗号、档号、题名、责任者、形成时间、数量、主题词、提要等基本信息录入数据库，达到建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案目录数据库，实现传统手工案卷目录和卷内目录的计算机化。第二步，建立档案内容专题数据
库。根据本单位馆藏特色以及服务利用主要方向与重点，建立有特色及利用率高的专题档案内容信息数据库，是档案信息化基础目标的高级形式。根据高校教学科研为主的特点，专题内容信息化数据库可从以下几方面人手。(1)学籍档案专题数据库。根据网上招生录取数据，将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库，同在校期间各种有关数据收录在一起，标明应相档号，形成学籍档案数据库，对鉴别学生毕业证、学位证的真伪，提供确切的证据，将起到积极作用。(2)学生成绩专题数据库。平时通过校园网教学管理系统从研究生院、教务处和继续教育学院数据库中收录各类学生成绩数据，待学生毕业时，汇总建立学生成绩库，按专业、班级、科目等把中英文名称对照录入计算机管理系统，建立完善的数据库，为毕业生求职、留学提供快捷方便的相关证明。(3)学位论文专题数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文信息化数据库。(4)成果专题数据库。通过数字校园科研管理系统，及时建立科研技术成果数据库，并把已归档成果档案通过键盘方式补录进数据库，形成完整的科研专题信息化数据库。(5)各类试题专题数据库。建立目标主要是把历年各类考试试卷按学科、专业、年代建立数据库，如果是数字化试卷，则可分类转入数据库即可，而纸质类试卷可用扫描方式形成图形或PDF格式，以附件形式录入数据库，挂在网上供学生下载使用。(6)电子课件数据库。把多媒体教学录像等通过数字化设备处理为计算机存储的电子文档，同时把各类精品课程的电子课件以附件形式存人档案管理数据库中，挂在网页供学生下载使用。第三步，建立馆藏档案全文原貌数据库。把学校馆藏中珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机中，并为其编制题名、责任者、关键词等索引，建立相应索引数据，实现档案全文原貌管理，是档案信息化基础目标最高形式，为今后建立数字化档案馆提供数据源。