邮件归档
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邮件归档范文第1篇
美国马萨诸塞州米尔福德市企业策略(Enterprise Strategy)公司资深分析师Brian Babineau表示:“人们最初对电子邮件进行归档,使用的是Microsoft Exchange或Outlook文件夹。后来,人们发现需要更好的电子邮件归档方式。”使用文件夹归档要求用户执行很多手动操作,用户很难把这些事情做得很好,而且也不应该要求用户做这些工作。很多用户常常发现找不到所需的信息,或者把本来应该存储的信息删除了。使用Exchange归档邮件还有其他问题。Brian Babineau表示:“用户希望采用其他方法而不是Exchange对信息进行归档。如果用Exchange进行归档,当电子邮件文件夹增长到一定程度时,系统的处理性能会降低,而且必须采用更多昂贵的存储系统。如果采用其他的电子邮件归档系统,企业就可以利用那些低成本的硬盘,减少Exchange所需的存储,同时提高性能。”
企业在进行邮件归档时可以有两个选择:采用在线归档服务或是在企业内部自行部署归档软件。在线归档服务很容易获得,而自行部署归档软件则要求企业购买归档服务器和存储,并进行管理和备份。Brian Babineau表示:“如果企业拥有的电子邮箱不足1000个,那么企业可以选择在线归档服务模式。但是,如果企业的电子邮箱超过1000个,最好还是自行部署归档软件。”
Barbara Jean’s是一家小型海鲜连锁餐厅,位于美国佛罗里达州的杰克逊维尔。该餐厅为应对诉讼需求必须对电子邮件进行归档。该餐厅财务副总裁Tilbrook介绍说:“很多诉讼案件都与电子邮件有关。我们需要电子邮件归档系统来保护自己的数据。”该餐厅大约有25个Exchange邮箱,提供给公司总部和餐厅经理使用。在进行仔细考察之后,该餐厅选择了LiveOffice在线邮件归档产品。
Tilbrook表示:“我们有一个兼职的信息技术人员。他倾向于建立企业内部的电子邮件归档系统。但是,他要求的薪水超过了我们同意支付给LiveOffice的服务费用。”LiveOffice在线邮件归档的服务费起点是每月每个用户8美元,用户数越多服务费越便宜。此外,LiveOffice在线邮件归档服务除了能提供归档功能以外,还能提供备份、搜寻和电子发现等功能。
佛罗里达州的Palm Beach County是一家中型企业。该公司自行部署了按需配置的归档软件。该公司信息支持服务部门的服务经理Santhosh Samuel表示:“我们在2007年采用了Microsoft Exchange,同时安装了一个电子邮件归档系统。在此之前,我们一直使用Novell Groupwise来处理邮件,但是其归档能力有限,还要求大量的人工操作。”
邮件归档范文第2篇
关键词：文件生命周期电子邮件分级存储归档
随着互联网与通讯技术的发展，电子邮件作为政府、企业与外界的主要沟通桥梁，已经成为政府部门之间、企业与客户（供应商）之间保持互动的重要工具。在办公自动化系统中，电子邮件是其最基本的功能。政府、企事业单位通过电子邮件迅速便捷地起草、发送、浏览、分类各类文件、信函等，实现其在政府、企事业单位各部门及个人之间快速的传递。目前，电子邮件的应用已确立一种协同工作的机制，更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理对象，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。
1 传统存储与归档的分级方式及其弊端
传统的存储与归档的分级主要是从数据的访问率的角度来考虑的，根据数据的重要程度、可用性、访问频率和存储成本等技术指标对数据实施差异化管理，把数据存放在相应的存储设备上，一般分为在线存储、近线存储和离线存储三级存储方式。如郑州大学白广思的《信息资源分级存储实现信息生命周期管理》、广东交通职业技术学院周淦淼等人的《分级存储管理在电子邮件系统中的研究与应用》和安徽省经济信息中心缪辉宇的《分级存储技术在数字媒体资源管理中的应用》等都提出了数据三级存储方式的观点。这三级存储的最大优点就是提高整体系统性能，把不经常使用的数据转移到下级存储设备上，需要时刻保持在线的数据就少，这样就减少了系统资源的占用，自然也就提高了整体系统性能。但是，这种传统的存储与归档分级方式有着一定的弊端，主要表现在以下几个方面。
1.1电子邮件数据存储的成本较高
在线存储多采用高速磁盘阵列等存储设备及高端存储系统和技术如：SAN、点对点直连技术、S2A等。这些高端存储系统具有一些“高端”属性，高容量、高性能、高可用性、冗余性等。在电子邮件数据收集的过程中，需要一定的自动化软件作支撑，WindowsLiveMailDesktop、KooMail、IncrediMail、Foxmail、Mozilla Thunderbird、Outlook Express和MailWasher等，这些都需要增加投资，提高电子邮件存储的成本。
1.2分级过分依赖于访问率高低
把访问量不大的电子邮件数据转移到存储性能稍低的磁盘（如IDE或SATA接口磁盘）或光盘存储设备上，其目的是减轻电子邮件数据存储的压力。但这样做并不合理，因为根据档案的保管期限划分标准并不是以“利用的频率”作为唯一标准。决定档案保管期限的因素：一是档案价值的大小，或者说档案重要程度的高低；二是档案价值发生作用的时间范围。同时，在较短时间内对工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保存，而在较长时间内对工作具有查考利用价值的档案，则列为长期以上保存。因此，电子邮件数据访问量并不能成为存储与归档分级的唯一标准。
1.3相关信息具有后验性的特点①
对于电子邮件管理系统，并不能从接受电子邮件数据始端就能判断电子邮件访问率的高低，仅仅依靠经验判断将电子邮件数据存储在某一层次的存储设备上并不科学。而且，短期内访问率高的电子邮件数据并不代表它的使用价值就大。
1.4不同厂商的数据访问难以自动迁移
目前尽管有许多厂商都推出了相应产品支持电子邮件数据自动迁移，但从技术角度来看，对于同一厂商的存储产品实现电子邮件数据间的自动迁移并不困难，而不同厂商之间的存储产品实现电子邮件数据自动迁移就有一定的局限性，这要考虑到数据迁移频度对电子邮件系统运行的稳定是否有影响。
2 电子邮件分级存储与归档的保障目标
1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。引入“文件生命周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。电子邮件作为电子文件的重要组成部分，文件生命周期理论同样适用于电子邮件的存储与归档。
2.1确保电子邮件的可用性
电子邮件的可用性是指电子邮件的数据与电子邮件系统在任何情况下都能够在满足基本需求的前提下被使用的特性。这一特性反映在物理安全、运行安全层面上，确保信息网络与重要电子邮件系统的正常运行，包括保障电子邮件的正常传递，保证电子邮件系统正常提供服务等，反映出电子邮件系统的可用性的基本属性。保证合法用户对电子邮件的使用不会被不正当地拒绝。
2.2确保电子邮件的可控性
电子邮件的可控性是指在电子邮件系统中加强对电子邮件的监测与控制。互联网上针对电子邮件的主动监测、过滤、限制、阻断等控制能力，反映出电子邮件及电子邮件系统的可控性的基本属性。在电子政务、电子商务中表现为电子邮件系统对电子邮件服务和电子邮件的访问具有很强的控制能力。
2.3确保电子邮件的机密性
电子邮件机密性反映在电子邮件具有不被非授权解析，电子邮件信息系统不被非授权使用的特性。这一特性反映在物理安全、运行安全、数据安全层面上，保证电子邮件数据即使被黑客捕获也不会被解析，保证电子邮件系统即使被访问也不能够越权访问与其身份不相符的信息，达到电子邮件机密性保障目标的实现。
2.4确保电子邮件的完整性
电子邮件完整性是指电子邮件数据信息不被篡改的特性，即电子邮件在存储和传输过程中保持不被非法修改和破坏，并且能够判别出电子邮件数据是否已被改变。其目的是保证政务信息、商务信息处于一种完整和未受损状态，在数据安全层面上，确保电子邮件系统中所传输的电子邮件数据的完整性。
2.5确保电子邮件的真实性
电子邮件真实性是指电子邮件系统在交互运行中确保并确认电子邮件的来源以及电子邮件者的真实可信及不可否认的特性。这一特性反映在运行安全、数据安全层面上，保证电子邮件交互双方身份的真实可信、以及交互电子邮件数据及其来源的真实可信。在电子政务、电子商务中要实现的目标是任何电子邮件的提供者和其使用者双方都要建立有效的责任机制，防止用户否认其行为。
3 电子邮件分级存储与归档方案的实施
在电子政务、电子商务等活动中，电子邮件作为信息、传递文件的重要渠道，其数据保护是其关键。但是，并非所有的电子邮件数据都具有同样的价值，也并非所有的政府、企事业单位都具有同样的需求。电子邮件数据的存储与归档目的“是将当前高效运行的网络、计算机和信息系统中长期呆滞的数据从当前在线存储系统中剥离出来，以减轻现行系统的运行负担，提高系统的服务性能和运行效率。”②
3.1电子邮件的鉴定
根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。对于公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。另外，档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。为拒绝垃圾邮件，首先要查看发件人的IP，查询收到的电子邮件IP所属的区域。其次，如果网站上有计数器，同时可以参考一下计数器里面的IP记录，查看该IP是否浏览过收件方的网站。第三，查看电子邮件发来的时间，根据时差判断发送电子邮件的时间是否准确。第四，查看电子邮件里面是否留下详细的联系资料，如果有网址、详细电话、传真地址等，一般比较可信。第五，分析电子邮件的内容是否有价值。
3.2电子邮件的分级
电子邮件分级就是要将用户拥有的所有存储资源统一管理，提高每种存储设备的利用率，节约成本。在分级过程中，存储的分级是十分明显的，仅从设备上说，就有磁带机、磁带库、NAS、中低端盘阵、高端存储系统等等。对于电子邮件数据的存储，采用分级别进行，在保持对归档数据可访问的前提下，根据电子邮件内容的具体情况和保管期限，结合档案分类方案，把电子邮件按不同级别存储到硬盘或磁带上。对重要的电子邮件，具有永久保存价值的将电子邮件数据存储在一级硬盘；对于比较重要，具有长期保存价值的电子邮件数据存储在二级硬盘。同时，也应把电子邮件数据保存拷贝在磁带上，因为相对于硬盘来说磁带的成本低得多。
3.3电子邮件的存储
OE全称Microsoft Outlook Express，这是微软公司出品的邮件管理程序，功能强大。该软件已经整合在IE浏览器中。在OE程序里，默认的邮件文件夹地址在系统盘，但重装电脑的时候很容易丢失该程序，所以正常情况应将电子邮件存储到非系统盘。另外，在OE里面，按照单位名称、邮件类别、地区等有关选项新建电子邮件的存储文件夹，并将相关的电子邮件存储到对应的文件夹里面。定期将电子邮件内容整理出来，也可以打印以纸质档案的形式同时保存。
3.4电子邮件的归档
电子邮件归档作为文件生命周期管理中不可缺少的一环，就是要把需要长期存储却又不会被经常访问的数据迁移到更经济合理的存储介质上，在需要时又能及时检索，从而降低系统的整体拥有成本，简化存储管理。根据《公务电子邮件归档与管理规则》的有关规定，“办理完毕且具有保存价值的电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。”③需要注意的是，采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为规定的标准格式进行归档，有些电子邮件的存储格式无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序同时归档。
总之，在电子邮件存储与数据归档中，文件生命周期管理的理念同样适用于电子邮件的管理，它能帮助政府、企事业单位科学有效地加强对电子邮件的管理，以最低的成本来实现电子邮件大量数据的有效管理与高效利用。随着通讯技术、网络技术等现代技术在电子邮件归档系统中应用的成熟，数据加密、身份认证、虚拟化等技术也逐步走进电子邮件存储与归档的应用中，有效地提高了电子邮件存储与归档应用的效率，使电子邮件的存储与归档做到既科学规范又节约高效。
盐城师范学院2012年度校级教授、博士基金项目（项目编号为：12YSYJB0107）《基于文件管理的电子邮件归档研究》阶段性研究成果。
注释：
①傅佳.基于应用等级的存储分级管理策略[J].中国金融电脑，2012（1）：72-74.
邮件归档范文第3篇
互联网应用迅猛发展的今天,每天都有1830亿多封电子邮件发出。在商业领域,85%的沟通都是通过电子邮件。你能否想象,如果是一家运营在全球53个国家的航运公司丢失了关键交易记录和信息,会造成什么样的后果?
中远集装箱运输有限公司(中远集运)是全球综合集装箱航运服务供应商之一,致力于为客户提供最优质的全球综合集装箱航运服务。截至2009年6月,中远集运拥有140多艘全集装箱船,总箱位超过50万标准箱。公司经营着80条国际航线,以及21条国内航线。船舶在全球53个国家和地区以及155个港口挂靠。集装箱运输业务遍及全球,在全球拥有400多个及分支机构。在中国本土拥有货运机构近300个。
暗礁还是灯塔
作为物流集运行业的先行者,中远集运一直非常重视企业的信息化建设,信息化也使中远集运受益匪浅,不仅显著提升了企业在生产采购、财务决策、成本控制等业务环节的效率,也增强了企业快速应变市场变化的能力。然而,像很多企业一样,中远集运也面临着企业信息管理方面的困扰。
首先,随着中远集运提供的业务种类的不断增加,它愈加依赖电子邮件进行商务活动,例如通过电子邮件提供对单、托单查询,并给客户发送到货通知等等。可想而知,这些电子邮件和文件储存了大量的商业信息,需要实现快速查找,并保留更长的时间以备查用。
此外,各个国家对企业合规的要求不断增多,电子邮件已经成为具有法律效力的文档。除了著名的塞班斯法案外,国内即将推行的《企业内部控制基本规范》也给企业信息的管理提出了更高的要求,要求公司运用“细致入微”的存取控制和保护手段,防止非授权或因疏忽而更改、毁坏或破坏业务记录和财务信息。同时,确保用于保留要求记录的存档和存储系统和介质将支持长期可靠存取。
保存大量电子邮件所造成的必然后果是邮件数据库越来越大,运行速度被严重拖慢。如何归档保存这些邮件数据,如何减少因软硬件故障、病毒感染等原因导致邮件系统崩溃带来的损失等都是包括中远集运在内的众多企业都迫切需要考虑的问题。
邮件管理的导航仪
面对市场上众多的解决方案,中远集运在选择邮件归档解决方案时有诸多考虑,例如是否具有电子邮件和数据文件的法律归档功能,能否提供强大的数据检索功能,能否提供软硬件一体化的整体解决方案以及性价比等等。
经过与多家信息管理解决方案提供商的综合比较,惠普软件集成归档平台IAP成为中远集运电子邮件归档解决方案的最佳选择。该解决方案集成了惠普服务器、网格存储技术以及本地内容索引、搜索和策略管理软件,可以长期保存电子邮件、文件和已打印的(扫描)数据流以及其他数据。
通过采用具有分布式索引技术的新一代网格架构,惠普集成归档平台可以在几秒内搜索数十亿个对象,当归档文件逐渐增多时,也不会出现性能下降的问题,而“保存查询条件”、“保存查询结果”等功能也可以使中远集运的用户更轻松地重复常用搜索。
此外,该平台采用了备受客户青睐的HP ProLiant服务器和StorageWorks 存储技术,所有数据和Smartcell均进行物理镜像,以实现冗余。它还具有平台间的复制功能,可以将归档数据从一个平台复制到另一个平台。另外在逻辑安全性方面,它自带防火墙,能够对所有写入数据执行CRC 校验,对所有操作进行审计追踪、具备防篡改功能(WORM磁盘)、专为法规遵从取证人员提供安全访问的“一次登录”功能、数据加密和唯一数字签名功能。
最后,惠普集成归档平台可以将人工流程自动化,避免出现人为错误而造成的损失。
为企业业务护航
中远集运在惠普集成归档平台演示测试后3天就完成了安装测试,从上线至今运行正常。中远集运在部署了惠普电子邮件归档解决方案之后,实现了对所有进出邮件和文件的法律归档。对于用户丢失的个别邮件可以迅速从惠普集成归档平台中获得,减缓了过去需要从磁带恢复数据的工作压力,降低因软硬件故障、病毒感染等原因导致邮件系统崩溃带来的业务损失。
邮件归档范文第4篇
如何有效地管理这些信息?如何在急需信息时快速查找?如何在出现诉讼时让IT工具和法律工具的目标保持一致。避免出现成本高昂的IT费用和法律顾问费用?惠普的集成归档平台(Integrated Archive Platform，IAP)将帮您解决这些问题。
惠普IAP集成归档平台
针对电子发现和法规遵从等需求，惠普推出了信息归档和保留解决方案IAP。
IAP通过一个基于标准构建的、出厂即集成的平台，将存储、服务器、归档、索引和搜索软件集于一体，并结合了HP电子邮件归档软件、文件归档软件、数据库归档软件及第三方内容管理软件、电子发现和输出管理解决方案，可以将电子邮件、文档、打印流和数据库信息进行统一归档管理。
它还提供长期保留以及高速搜索和检索信息资产的功能，可最大程度地降低因电子发现准备、法律应对和遵守法规而发生的成本以及造成的业务影响。
IAP通过工厂集成的方法可简化安装和维护，并可增大投资安全性，利用IAP，不必再购买单独的归档客户端软件、服务器、操作系统、外置备份系统、外置数据库系统、索引和搜索软件及内容可寻址的存储器。这不仅减轻了客户的负担，还降低了配合使用这些不同组件所带来的风险，
利用本地API和基于标准的接口和现成的集成部件，可以无缝连接到用于电子邮件、文件和数据库的HP归档软件及第三方内容管理软件、电子发现和输出管理解决方案。另外，IAP还扩展了成像、打印和信息管理功能：将电子发现扩展至打印数据和其他应用程序中。
网格架构确保高可扩展性
惠普IAP的高可扩展性能够适应数据的迅速增多。使用IAP，可以摆脱可扩展性的限制。
IAP采用系统模块化设计和网格体系结构，可以在面对数据增多的情况时稳操胜券。新型智能单元可轻松地满足不断增加的归档需要。在添加更多智能单元的同时为保持搜索和检索性能，还可以从存储、搜索和应用程序网关门户模块中进行选择。这些选项中的每一个都可以独立或并行添加，以最大程度地提高系统的运行效率。
同时，IAP具有较高的性能可确保电子发现的迅速响应。使用标准归档解决方案时，随着归档文件容量的变大，搜索性能不断降低，而IAP的创新式体系结构基于网格，采用的分布式索引和并行搜索技术能以智能方式在数百个智能单元间分配内容、索引和处理能力，因此，可以快速响应，并且无论归档文件多大，搜索和检索性能都能保持一致且不断提高。
IAP具有高可用性和空间利用率。除可扩展性和性能外，归档文件还必须始终可用，并提供较高的空间利用率，IAP可同步镜像数据网格中的每个对象、利用冗余路径或将整个系统复制到本地或远程站点，从而最大程度地提高可用性。
IAP采用了存储网格技术，电子邮件和文档归档性能极具可扩展性，支持在线升级并提供一流的性能。同时，电子邮件和文档的索引、查询和检索性能极具可扩展性，可在不停止运行时，采用在线方式直接进行升级。
邮件归档范文第5篇
策略是Lotus Notes /Domino 6以上新增加的功能,在IBM新推出的Lotus Notes /Domino 8中又增加了几种新的策略使得策略种类更多,应用更加灵活。在Notes系统管理中,策略是服务器管理控制的一种补充,可以灵活多样的对特定用户和组进行有效的控制、分配权限和管理。
二.策略的定义
在NOTES系统中,策略是标识各种策略设置文档的文档。每种策略设置文档都定义一组缺省值,这些缺省值将应用于分配到策略的用户和组。策略更改后,策略中的设置更改可以自动应用于分配到该策略的那些用户【1】。在系统设置中可以定制多种类型和种类的策略,并且将策略分配给不同的用户和不同的用户组,在同一服务器上不同的用户或者用户组可以拥有多个不同的策略。
策略类型分两种:组织策略和显示策略【2】。组织策略是自动应用于特定组织单元中的所有用户的策略。例如,要为国家气象信息中心/CMA 中的所有用户应用同一设置,应创建一个名为 */国家气象信息中心/CMA 的组织策略。这样,当使用/国家气象信息中心/CMA这个组织单元认证标识符注册用户时,该用户将自动接收相应的组织策略中的设置。 显示策略是为各个用户或组分配的缺省设置。建立相应类项的显示策略后,可以通过修改编辑个人文档为个人或用户组添加适合的显示策略。不同服务器和不同组织单元下的用户都可以分配同一显示策略。
策略的种类分为:注册、设置、归档、桌面、安全性、邮件、活动、生产力工具等几大类。注册策略中包含注册时的固定设置文档,注册用户时的许多注册设置将自动填写;归档策略可集中控制用户邮件文件归档,可以按照制定位置、时间进行用户邮箱的本地归档以释放服务器空间并改善邮件数据库的性能;桌面策略设置可以对用户桌面工作空间进行统一的设置;安全性策略可以有效的允许用户管理客户端密码和因特网密码并为用户应用组织定制的密码策略;邮件策略设置提供一个设置和加强用户客户端对邮件、日历和调度的设置和首选项的机制,是设置邮件收件箱维护的首选;生产力工具策略是Lotus Notes/Domino 8新增加的,使用这种策略可以定义哪些用户能使用 IBM 生产力工具,可以指定用户可以使用的文件和模板。对于用户管理方面,主要应用邮件策略、桌面策略和归档策略;对于系统管理方面,主要应用注册、设置、安全性等策略。
用户可以同时拥有组织策略和分配给他们的显示策略。在这种情况下,确定决议的顺序就是首先决定所有组织策略设置,然后再决定所有显示策略设置。用户使用的有效策略是一个在执行时动态计算的派生策略设置集。有效策略中的字段值可能源于许多不同的策略设置文档。每个层次级别都可拥有一个相关的策略,每个用户的有效策略是沿组织层次结构向上而逐层累积的设置决议。
继承关系是用户所使用的策略设置的重要特点,在此方面继承关系起着非常重要的作用。策略中可以包含子策略。在组织策略中,将根据组织的层次结构自动确定策略层次。策略 */网络室/国家气象信息中心/CMA 是*/国家气象信息中心/CMA 的子策略。在显示策略中,由于显示策略不遵循组织结构,所以要根据命名结构在层次结构中创建子策略。
三. 在NOTES系统管理中策略应用的几个方面
在Notes系统中,适合的策略可以有效的提高系统性能、简化用户操作并且在一定程度上规范用户行为。下面介绍NOTES系统管理中策略典型应用的几个方面。
1.用户客户端管理方面
在用户客户端管理方面,可以为不同种类的用户设置缺省主页、定制本单位欢迎页面、定制“我的工作”欢迎页面、升级邮件模板等多种桌面策略。在用户客户机故障时可以为用户分配启用自动诊断数据收集策略来收集客户端信息用于处理客户机故障。在Lotus Domino8中,用户客户端升级可以采用NOTES客户机自动升级策略进行用户客户端的自动升级。此外,还可以为用户使用绑定目录服务器、更新桌面书签、升级修改文件夹设置等桌面策略。例如:在国家气象信息中心Notes系统中所有用户在安装客户端的时候没有选择即时消息项,不能在Notes客户端使用SAMETIME功能,SAMETIME服务器建立好后大部分用户有在Notes客户端形式下使用SAMETIME功能的需求。在这种情况下,设置一个独立的桌面策略用来绑定SAMETIME的信息,只要修改用户个人文档为其加上这个策略后用户就可以在Notes客户端使用SAMETIME功能。
2.用户邮箱管理方面
在用户邮箱管理方面,可以利用邮件策略设置用户邮件首选项、外发邮件、检查邮件视图和文件夹管理、日历项和代办事宜、邮件访问项策略等。在邮件策略中使用收件箱定时维护功能可减小服务器邮件文件大小,提高用户访问速度。在日常使用中,NOTES系统大部分用户没有养成定时清理邮箱工作,在服务器硬件资源紧张的情况下为部分用户启动收件箱定时维护功能的策略可以较好的规范用户行为,是节省服务器空间的一种办法。
3.服务器管理方面
在注册管理方面,可以利用注册策略规范用户注册。在注册策略中可以为用户添加相同的因特网邮件名称格式、管理员、密码属性等信息。例如:中国气象局NOTES系统各级服务器由本地管理员所管理,所有用户都是由所在服务器管理员进行注册的,经常有管理员因为有些注册项目没有填写正确而造成用户信息错误或者无法管理。在整个NOTES系统中,同服务器的用户均为同一组织单元下用户,为新用户注册时使用同一组织策略中的注册策略可以有效的避免这种情况的发生并且节省管理员时间,提高管理效率。
在安全管理方面,可以利用管理 Notes 和因特网密码、配置因特网密码锁定等安全策略提高用户客户机的安全性。
在服务器硬件空间管理方面,可以利用归档策略来管理用户邮箱,强制用户邮箱进行本地归档来提高系统性能。
四.策略的设置和分配方法
创建策略包含两个步骤。第一步,创建一个或多个策略设置文档;第二步,创建可以识别特定的策略设置的策略文档;第三步,将策略文档分配给相应用户。策略设置文档包括:桌面设置、归档设置、注册设置等多类。在设置包含相应类别策略设置的策略文档后就可以为用户分配策略。在分配策略中,组织策略将在此组织下注册用户时自动应用;显示策略的分配应在Notes系统地址本(names.nsf)中相应用户个人文档中“管理”——“策略管理”项中手动分配该策略或使用“策略分配”工具分配。
邮件归档范文第6篇
作者：庞金香 单位：中国石油大学
在电子邮件系统的基础上建设整体通信平台
电子邮件是高校最重要的基础应用之一，在对外交往中具有权威性和不可替代性。在邮件系统的基础上整合即时通讯工具、校园社区平台等系统建成高校全面、可靠、高效的整体通信平台，既可以延伸电子邮件系统的功能，也可以为师生带来具有高校风格的IM（InstantMessaging）和SNS（SocialNetworkingServices），充分保证师生们沟通的畅通性和便利性。如图2所示，整体通信平台以电子邮件系统为基础和核心，通过组织结构、用户和电子邮件将即时通信系统、校园社区平台系统、邮件网关系统、邮件归档系统、校友邮箱等系统整合成为我校的整体通信平台。平台具有以下几个特点：（1）以电子邮件系统作为核心系统，只要用户在邮件系统中拥有帐户就可以立即登录所有整体通信平台的其他系统而无须在其他系统新建帐户，大大方便了用户的使用。（2）作为电子邮件系统的前端防护，邮件网关系统具有防垃圾防病毒的功能，保护邮件系统的同时也保护了用户的安全。（3）即时通讯系统EYouIM为非即时的邮件系统做了很好的一个补充，同时在线的用户沟通无阻，可进行视频或语音交流、单人(多人)网络会议、邮件管理、文件传输、分组发送通知、历史消息查询、投票等功能。由于EYouIM用户均为我校的邮件用户，用户直接使用邮件帐号登录，还可根据需要建立组织结构关联，例如建立教学团队、科研团队、单位部门、工会小组的组织关联。还可以按学校风格来进行定制EYouIM，例如窗口嵌入学校的Logo，利用EYouIM发送学校的公告通知，邀请同学们参与投票等。（4）校园社区SNS平台是一个真实的互动交友社区，帮助师生与好友、同学、校友以及其他朋友保持更亲密的联系。与其他SNS系统不同的是，用户可通过电子邮件系统的帐户，根据邮件系统最初配置的组织架构为师生建立一个多院系融合的大舞台。在这里，用户可以将自己现实学校中的关系链以及学校资料等平移至校园社区平台中，同时可以在社区内以相对真实的资料展示自己，并可参与基于网络的虚拟社交活动等等，方便校内师生之间的互动交流。（5）邮件归档系统能够将邮件用户通过任何形式收发的电子邮件系统进行归档管理。并提供给管理员一系列的自动化管理工具，帮助管理员从庞大的数据中轻易检索目标数据。（6）学校拥有悠久的办学历史和丰富的校友资源，两者都是学校寻求进一步发展取之不尽、用之不竭的力量源泉。校友邮箱作为校友与学校联系的纽带和桥梁，将为校友工作的有效展开奠定坚实的基础。为了有效利用现有资源（邮件系统的最大用户数），可以增加活动用户的管理和邮件数据空间管理，创建校友邮件域，逐步解决部分校友终身邮箱的问题。（7）邮件群发系统作为邮件系统的一个补充功能，提高了群发时的邮件投递成功率，在学校批量发送通知、文件时将起到很大的作用。
采用双机热备架构实现整体通信平台的冗余备份
为了提供不间断的服务，达到高可靠性和稳定性的要求，本方案设计采用双机热备架构实现整体通信平台的冗余备份。具体思路是：系统中的关键模块需要进行冗余，并且通过集群管理软件来对运行应用进行监控，在故障发生时及时进行切换。采用双主机加多主机共享磁盘阵列的方式，即配置两台硬件服务器主机，每一台主机都能够独自支撑系统所有用户的正常访问。两台主机接入一台可支持两台主机同时连接的磁盘阵列设备，两台主机均安装相同的软件，其中一台作为主节点，系统服务正常运行。另外一台作为从节点，系统服务处于停止状态。如果主节点任何一项服务发生故障，HA软件会及时发现并将从节点启动，保持用户服务不中断。相对于外网的复杂网络环境，在校园网内构建的即时通讯系统、校园社区平台高效、安全、可控，大大降低了故障的可能性，同时优化了校园网的网络资源。符合自己校园文化特色的整体通信平台，既可以满足广大师生多方式通信的需求，又可以为学校的科研团队、教学团队提供更人性化、更方便、更安全高效的沟通交流平台。
邮件归档范文第7篇
Enterprise Vault Discovery Collector帮助企业更容易地发现台式机和笔记本电脑中未管理的信息,以及SharePoint Server与文件共享时未归档的数据,并快速响应e-Discovery的请求。Enterprise Vault 9.0与Enterprise Vault Discovery Collector是赛门铁克信息管理战略的最新,使企业能够在全面地保护信息、无处不在地实现重复数据删除以消除繁冗数据的同时,自信地删除、高效地发现业务信息。
赛门铁克《2010信息管理健康调查报告》显示,近90%的企业认识到,实施一个合适的信息留存计划可以帮助他们删除那些不需要的信息。但实际上,只有不到一半的企业已开始实施正式的信息留存计划。许多公司都在无限期地保存信息,因为他们担心会删除那些业务上的关键信息或者是未来e-Discovery请求所包含的信息。因此,信息的发现变得越来越困难,而且信息的存储成本与搜索成本都在大幅度增加。
赛门铁克信息管理团队产品管理副总裁Brian Dye表示:“归档是综合信息管理策略的基础,它可以让企业自信地删除不必要的信息。Enterprise Vault 9.0与新的Enterprise Vault Discovery Collector使IT部门与法规部门能够联手发展和巩固自己的留存策略,缩小技术与策略之间的差距,从而达到降低风险的目的。”
Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) 支持:Enterprise Vault 9.0使客户能够将Microsoft Exchange Online与Enterprise Vault结合使用,将托管的邮件与内部已归档的内容源组合成一个中央存储库,便于轻松完成遵从与e-Discovery搜索。
Enterprise Vault Discovery Collector将搜索性能扩展到未管理的数据源:Enterprise Vault Discovery Collector为合法用户提供工具,支持紧急的e-Discovery与内部调查要求,从而加快早期案例的评估,降低成本。
Enterprise Vault Discovery Accelerator增加了重复数据删除功能:Enterprise Vault Discovery Accelerator新增的重复数据删除技术消除了对繁冗文件的核查与输出工作,降低了成本,加快了对早期案例的评估。
新平台支持:Enterprise Vault 9.0扩展了它的平台支持,包括Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1、Microsoft SharePoint Server 2010、Lotus Domino 8.5.1的归档与搜索。Enterprise Vault还通过增加mail-in数据库,增强了对Lotus Domino的支持,进而为优化存储及e-Discovery捕捉文档与工作流程。
邮件归档范文第8篇
为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，特制定本办法。
一、归档范围
序号
归档内容
归档部门
备注
1
客户接待商务照片
销售部
每月5日之前提交公司
2
政府部门接待
行政部
每月5日之前提交公司
3
公司重要会议
4
公司党建以及团队活动照
部门保存
5
公司整体环境照片
6
产品照片
发货部门
每月5日之前提交公司
7
发货照
8
整体堆场照
9
项目现场照片
工程部
每月5日之前提交公司
10
产品过程等照片
各部门
各部门自行保管
11
技术会议以及过程照片
技术部
12
安全生产、检查等照片
安环部
13
公司施工建设照
14
外出学习等其他具有保存价值的照片
各部门
二、照片管理要求