文件档案管理论文

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文件档案管理论文范文第1篇

电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：

（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：

（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。

（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

三、结语

文件档案管理论文范文第2篇

高校教学档案是高校教学实践、教学研究和教学管理过程中创造和使用的一系列原始资料，是具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是整个教学史的缩影和见证，可以直接或间接地展现整个教学史的全貌，反映高校的整个教学活动，是办学的依据和凭证。高校教学档案多属于原生态材料，它既能客观、真实、形象、具体地反映各高校基层单位的教学、教改和管理实际，又能在一定程度上折射出高校在教学、科研、专业建设、师资队伍建设和人才培养等方面的发展轨迹与质量。教学档案是教学科研工作的结晶，是教师通过不断积累和反思教学、提出问题、改进教学的信息资料库，是教学活动和教学研究中不可缺少的依据和参考资料，是了解教学内容、考察学校历史、总结经验教训、改进教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息源。

教学档案是高校档案的重要组成部分，是提高学校教学质量和管理水平的一项重要依据。因此，教学档案不仅要作为一个工作系统来管理，而且要从办好学校的高度来抓好这项工作。

二、教学研究型高校教学档案管理的模式

所谓教学研究型高校指的是以学生为中心，以全面、协调、可持续的科学教育发展观为指导，把教学与科研有机结合，把人才培养与学科建设有机结合，把学习、研究、实践有机结合，以培养高层次、复合型、多样化的高素质创新型人才为根本的高等院校。教学研究型高校的教学档案管理同样体现了以人为本的宗旨，谋求并服务于高校教学、科研的长远发展。

对于教学研究型高校的教学档案管理模式，从管理方法上可以采用分级管理与分类管理相结合的模式，从所采用的技术手段和服务方式上可以采用网络化信息服务模式。

1、分级管理与分类管理相结合模式

(1)分级管理的教学档案管理模式是指根据高校行政管理层次的划分对教学档案进行分级管理，即在校级教学档案部门统一管理的情况下，在各院系设立教学档案管理部门，对教学档案实行校、院两级管理。校级教学档案管理部门制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序等作出明确的规定。凡是涉及全校招聘、招生、教学/考试安排、学籍及学位管理、科研成果管理等的相关文件归入校级档案管理部门统一保管，各院系产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等可由院系档案管理部门保管。这样既有利于优化馆藏，也方便各院系教师和管理人员的利用。

(2)分类管理的教学档案管理模式是指根据管理对象的特点将教学档案分类进行管理。从校级教学档案管理的角度看，可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学文件及规章制度，包括《教学计划(培养方案)》，《教学大纲》，《教学文件汇编》，《规章制度汇编》，学校及教务处下发的各类文件、规章、规划、计划、总结、各种重要会议记录原件、承办结果等;第二大类是教师档案，包括教师基本信息统计表，晋升职称申报批准材料，教师深造证明，进修、高访登记表，工作量考核表及考核结果总汇、评选文件、资料及获奖证书复印件等;第三大类是科研成果档案，包括教师的教学科研成果、成果转化及获奖情况，发表的学术论文、论著(译著)、编撰的教材、省内外讲学及出国讲学的讲义等复印件等;第四大类是教务、考务档案，包括了在教学、考试过程中高校对各项资源的统一调度和安排的记录等;第五大类是学籍档案，包括本校所有学生的学籍档案及学生在校期间的有价值的档案材料等;第六大类是学位档案。

从院系级教学档案管理的角度看，可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案、实习档案;第二大类是教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案;第三大类是教学成果档案，包括科技制作、毕业论文成果等。

在整个教学研究型高校教学档案管理的过程中，采用分级管理和分类管理相结合的管理模式，一方面有利于高校从宏观角度加强信息的统筹规划、收集和利用;另一方面有利于各院系对于专业信息的深层次分析和使用，有利于对问题的灵活把握和处理。

2、网络化信息服务模式

教学档案保管的目的就是为了开发利用。开发利用是教学档案管理工作的重要内容，也是体现教学档案价值的有效途径。新形势下提高档案的利用价值，变被动服务为主动服务就是要利用计算机和网络，探索教学档案的现代化管理，通过网络为广大师生服务，从而更好地提高教学档案的服务水平。

前面提到的分级管理和分类管理相结合模式是高校教学档案资源管理方法的应用模式，从高校教学档案管理的具体操作过程中采用的技术手段和资源开发方式看，最重要的模式就是教学档案管理的网络化信息服务模式。所谓的网络化信息服务模式，实际上就是以为利用者提供方便、服务师生、服务教学、服务学校、服务教育为目的，进行教学档案管理的信息化、数字化和网络化。

档案管理的信息化、数字化主要反映在两个方面:一是纸质文档的数字化处理，形成电子文档;二是档案的计算机辅助管理系统，以解决档案的组卷、查找和利用问题。尽管电子文档和纸质文档将互动，电子文档并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字化、信息化将大大改善其管理和利用的效率。同时教学档案的信息化管理可以降低劳动成本，提高工作效率。

教学档案管理的网络化主要反映在两个方面，一是服务方式的网络化，即档案管理部门可以通过网络和信息系统为使用者提供教学档案信息的查询以及档案信息的统计、分析、报表制作等服务;二是教学档案管理主体的多样化和网络化，以前档案管理的主体就是特定的档案管理人员，网络化信息服务模式的档案管理的管理主体不单包括了传统意义的教学档案管理人员，同时将教学档案的使用者转化为档案管理主体，并分别赋予不同类别的管理主体相应的权限，比如学生也可以成为教学档案管理的管理主体。他们可以通过网络增加、编辑自己的个人信息，这些信息经教学档案管理人员审核确认后即生效存档。同样，新的档案管理系统还存在其他各种不同类别和权限级别的信息提供节点。这种网络化的教学档案信息系统不但能统一处理各种信息和数据，避免自相矛盾，还可以充分利用网络来收集、共享，降低了劳动成本，同时也解决了重复劳动的问题。

参考文献

1、孙剑卿:《浅议教学档案的管理模式》，《内蒙古科技与经济》，2006(15):141-143。

2、冯睿琳:《试论高等学校档案的价值》，《兰台世界》，2008(8)上半月:50。

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4、倪丽娟、马龙慧:《教学档案管理模式探索》，《兰台世界》，2006(3)理论版:38-39。

5、潘晓君、张大莲:《系级教学档案管理模式研究》，《北华航天工业学院学报》，2008(6):59-60，62。

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8、周凤梅:《浅析高校教学档案管理中存在的问题及对策》，《图书与档案管理》，2007(35):189，218。

文件档案管理论文范文第3篇

关键词：视频档案；数字化；安全 

随着数字化技术的飞速发展，网络技术与存储水平的不断提高，视频档案的数字化进程也在逐步开展和普及。各地方在过去十多年中积累了大量反映地方建设和发展的视频档案，主要记录了社会变迁过程中的重要节点事件，这些资料对日后城市建设、文化挖掘、历史传承起到了重要的作用。与传统纸质档案数字化过程相比，视频档案的数字化过程更为复杂，对技术要求更高，需要有一定的专业技能和操作经验，因此如何保证数据安全已成为视频档案数字化过程中亟待解决的新课题。 

1 视频档案数字化过程现状 

目前视频档案数字化进程还处于起步阶段，各地各部门还存放着相当数量的原始资料，它们的存在方式有以下几方面特点：存储介质千差万别，主要以磁带和胶片为主；记录格式多种多样；保存现状有好有坏；视频目录存在缺失。综合分析，视频档案数字化过程中主要存在以下几方面安全问题。 

1.1存放环境安全性差。根据各地方经济条件的不同，视频档案的存放条件也不尽相同。大部分地方没有专门的存放场所和设备，防潮控温能力差，容易受到电磁波干扰，有很多视频资料在还没有数字化之时就因为老化或消磁而无法读取使用。 

1.2 视频档案数字转换过程中存在风险。由于存储介质的多样化和存储格式的非兼容性，视频档案在数字化过程中必须使用相应品牌的设备进行读取，在数字化过程中存在以下风险：第一，早期设备长期闲置，设备老化，读取磁带时容易出现卡带现象，而且未经清洗的磁头会使磁带磁粉脱落，造成不可挽回的损失；第二，视频档案数字化过程中没有统一的技术标准，调用视频时频繁对磁带进行重复采集，造成存储介质磨损，数字信号越来越差；第三，数字档案存储网络不够健全，大量数字化视频档案选择就地保存，没有备份设备，更没有异地迁移备份的手段，在遇到不可抗力的影响下，往往造成比较大的损失。 

1.3 数字化档案存放硬件选型及设置不当。随着信息技术的发展，存储设备种类众多，有些地方已经对视频档案进行了数字化处理，但是对数字档案存储设备的选择和设置同样存在安全问题。第一，使用普通光盘保存视频档案；第二，使用便携式2.5寸移动硬盘存储视频档案；第三，使用普通电脑硬盘保存视频档案；第四，使用具有RAID级数据保护功能的磁盘阵列保存视频档案，但RAID设置不当。通过广泛调查，很少地方能够使用价格昂贵、设备稳定性好以及带有数据备份功能的服务器级设备保存视频档案。 

2 视频档案数据安全分析 

2.1 存放环境安全分析。视频档案数字化过程中，必须保证原始磁带的存放安全，不同的存放环境对磁带的使用寿命有很大的影响（表1）。  

2.2 硬件选型安全分析。数字化后的视频档案可选择的存储设备很多，存储设备主要以硬盘为主，它的尺寸有2.5寸和3.5寸之分，同样是3.5寸的硬盘又有普通盘和服务器级硬盘之分，它们的技术参数不同，存储的安全性和稳定性也不同（表2）。  

2.3 数字档案存储网络安全分析。很多视频档案数字化后没有选择异地迁移备份，在本地保存过程中往往会遇到以下安全问题：第一，人为操作问题导致硬件损坏，造成数据丢失甚至无法恢复；第二，遇到不可抗外力造成设备损害，使数据彻底丢失；第三，缺乏技术支持，数据面临病毒、黑客攻击时造成数据丢失或损害。从数据安全角度分析，应该分批分期进行异地迁移备份，建立网络化数字档案存储机制，但迁移过程中要注意以下安全问题：第一，当存储介质整体异地迁移备份时，应考虑选址安全性，不能选择自然灾害多发地区和极端天气较多的地区，以免造成档案不可挽回的损失；第二，选择网络方式迁移备份时，通过专用网络通道，建立可兼容的网络存储平台，重点防范病毒侵入以及系统漏洞带来的黑客攻击。 

3 视频档案数字化安全策略 

视频档案作为档案资料的一个特殊门类，由于它存储介质的特殊性，在数字化过程中存在着许多技术壁垒，随之带来的安全性问题也比较多，视频档案数字化过程中的安全策略在这样的大环境下逐步被深入研究。电子产品的更新换代以及信息安全技术的发展为解决这一难题提供了硬件保障和技术支持，通过不断的分析和实践，做好以下几方面工作能够大大提高视频档案数字化过程中的安全性。 

3.1 建立良好的磁带存储和使用环境。磁带能够长时间不损坏与存放条件以及使用方法有着很大的关系。第一，磁带存放空间的温度应在15℃～25℃，湿度在40%RH～60%RH，保证磁带存放环境的清洁，注意防尘，远离带有磁场的电器设备；第二，磁带应放在与之匹配的包装盒内，并竖立放置；第三，从低温处取出的磁带应在正常环境下放置一天后再放入摄像机中使用；第四，拍摄完毕后磁带应倒至磁带起点或终点进行存档保管，长期存放的磁带一年内需倒带两到三次；第五，磁带上不要乱贴标签，防止标签落入机芯造成机器损害；第六，断裂的磁带可用透明胶带在无磁一侧粘连，磁带内容导出后不再使用。 

3.2 建立存储硬件选型标准。视频档案数字化以后，存储设备的选型十分重要，它直接关系到数据存放的安全，选型不当不仅会带来数据丢失的风险，同时也会影响数据的使用效率。通过前期存储设备的性能分析，应放弃使用光盘、2.5寸便携式移动硬盘等使用寿命不长且容易损坏的电子设备。当选择本地局域范围内数据迁移备份时，可选择成本较低、操作方便快捷的存储设备，选型标准如下：第一，选择支持NAS技术的存储设备，比如硬盘选择红盘，它是专为NASWare3.0这种环境而设计的，平均故障间隔时间比标准硬盘改善35%，并且支持7×24小时不间断运行；第二，选择带有RAID级数据保护功能的外置存储控制设备，如支持多个硬盘的硬盘阵列盒，它不但能完美实现RAID1/5/6/10硬盘自动备份功能，同时也支持NAS技术，完美的可视化管理技术显得更加人性化。如果选择异地数据迁移备份，考虑到数据的重要性和整个备份网络的稳定性及安全性，必须加大投入，使用较高层级且较成熟的技术标准：第一，选择光纤通道进行数据传输；第二，选择支持SAN技术的服务器及周边设备，比如具有强大目录管理功能的媒体资源管理系统。

3.3 建立视频档案采集标准。由于磁带的物理特性决定了其在读写过程中存在着损耗，过度使用很容易造成磁粉脱落或带体破损，从而直接影响采集视频的清晰度，严重时直接造成数据丢失。通过制定严格的采集技术标准，将避免调用视频档案时对磁带的频繁采集。早期视频大部分采用标清格式拍摄，清晰度不高，与高清视频在观看时有较大差别，所以数字化采集时尽量避免信号损失，同时采集后的视频格式还要有较好的兼容性，所以制定标准如下：第一，采用非编级采集卡进行视频采集，不使用1394卡进行采集，确保采集信号不会失真；第二，采集格式设置为avi格式，帧频为25帧/秒，虽然该格式也对视频进行了压缩，但是它的压缩比较高，分辨率也可随意调整，并且avi格式的兼容性非常好；第三，在服务器容量允许的条件下使用高码流进行视频采集，最低不低于1024kb/秒；第四，分辨率采用720×576，即长宽比为4︰3；第五，视频档案按独立镜头分段采集。  

3.4 搭建数字视频档案网络迁移备份平台。按照迁移备份距离的不同，网络平台可分为局域网网络平台和广域网网络平台，它们的网络结构有所不同。第一，局域网迁移备份网络，我们可以把它看做一个小型媒体服务网络，以提供媒体文件共享服务为主，即连入网络的每台服务器共享同一个网络存储设备，网络中访问存储设备的终端不多，综合硬件成本，网络平台搭建时采用软件NAS（图1）架构，它在文件级数据存取方面十分快捷。第二，广域网迁移备份网络由于传输距离比较远，我们把连入网络的每台服务器都只看做媒体数据的存储设备，通过光纤通道和网络安全机制把它们组建成一个安全的网络体系，从而达到数据迁移备份的目的，在搭建网络平台时采用SAN（图2）架构，它在灾难恢复、在线备份、冗余存储和数据时效切换方面表现优异。  

当然建立正确的存储组合是达到数据备份和安全管理目标的关键，数据安全管理的全部目标是基于数据重要程度区分的优先等级，而NAS与SAN互补的存储结构（图3）就能达到这一目标。NAS与SAN混合搭配的方式也为许多档案管理部门带来了数据迁移备份操作最大的灵活性和设备性能使用最优化。数据服务器结构差异越大，就越适合采用NAS方式，因为它无缝整合异构服务器的能力较强，而数字档案量越大，SAN方式的高效率发挥得就越突出。从工作原理上看NAS方式能够简化对SAN网络的访问，它相当于SAN的网关，使SAN网络的数据块以文件形式路由至适当的服务器中，相反SAN通过减轻大量非重要数据的存储负担使NAS更有效地工作。在现实中重要的数字档案可以存储在本地NAS设备上，而数以千计占用了服务器存储空间的小容量数字档案可以传送到SAN中。 

4 结语 

视频档案数字化过程是一项融合了多媒体制作技术、网路安全技术、数据存储技术的系统性工程，其特点是流程复杂、技术要求高、安全风险多，我们不仅要研究数字化本身存在的安全性问题，还要关注数字化之前与之后磁带存储的安全和数字资源网络迁移备份的安全，只有建设了良好的存储环境、制定了统一的数字化标准、搭建了安全稳定的存储网络，才能确保视频档案在碰到系统瘫痪甚至自然灾难时是安全的可恢复的。视频档案数字化过程中安全策略研究的部分技术还可以引入整个档案数字化建设中来，比如迁移备份网络平台建设技术，这不仅使该技术得到广泛应用，同时还节省大笔的设备经费支出。 

参考文献： 

[1]陈越.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].赤子，2015（19）：231. 

[2]赵建火.浅议档案信息电子化存在的问题与对策[J].办公室业务，2015（15）：46. 

[3]霍妍琳，徐敏.国内外视频档案数字化的技术现状分析[J].北京档案，2011（4）：49～50. 

[4]赵涛.SAN与NAS融合技术研究[D].成都：电子科技大学，2009. 

[5]刘玉柱.NAS网络存储技术研究[D].武汉：华中科技大学，2009. 

[6]陶琳.SAN存储技术的应用研究[J].办公自动化，2009（12）：43～44. 

[7]张海生.视频制播网络中存储方案的选择[J].中国数字电视，2008（11）：17～18.   [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一专业档案管理论文，欢迎光临dYLW.neT]

[8]马中祥，张兵.浅谈高校视音频资料的存储[J].现代电视技术，2008（5）：119～121.