英语信函
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了八篇英语信函范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
英语信函范文第1篇
商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。然而，在实际的商务交流中，有些信件冗长而不连贯，有些信件不符合商务交流的基本要求。与普通信件相比，商务信函有其独特的语篇特点。为了有效地利用商务英语信函进行商务交流，我们有必要对商务英语信函的语篇特点进行探讨和分析。
一、情景语境特征
商务英语信函多用于国际贸易交往中，是英语文化中的一种特殊的语篇。根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：
话语范围：涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。
话语基调：正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。
话语方式：用于阅读的书面语，具有较强的语境独立性，属于信函。
商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。
二、语言特征
1.词汇特征
(1)措辞明了、礼貌
商务信函在其词汇选择上，遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。要准确传达商务交流的内容，应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词，例如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。在词义色彩方面，商务英语信函用词正式，礼貌用语颇多。收到对方的询盘、报盘、或订货等，不管能否接受，都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意，例如使用以下词汇：appreciate,please,thanks等。
(2)缩略语使用较多
商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语，这些缩略语定义准确，在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”，CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”，L/C(LetterofCredit)“信用证”，D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等。
2.句式特征
商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多，它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面，用来说明事实。由于外贸交往遵循礼貌原则，因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则。而商务英语信函中，礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用。虚拟句使得语气委婉客气，在商务英语信函中使用较多。
三、衔接手段特征
衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段（包括指称、省略、替代、连接等）和词汇衔接手段（包括重现、搭配等）。
商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如,表示次序的连接词组有first,second,then,next,after,finally;表示原因的有：since,because,as,for;表示结果或后果的有：therefore,asaresult,hence,accordingly,consequently;表示转折的有：but,yet,however,onthecontrary等。
例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldsendapurchaseorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceacompleteorderatthistime.Enclosed,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandiselistedintheprovisionalorder.ThesecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.
在这个商函语篇中，表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰。而“apurchaseorder”,“acompleteorder”,“apartialorder”这几个词组中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯。然而从另一方面来讲，order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order，这主要是为了避免误解，使得意义表达更准确。商务信函中通常为了使行文准确，对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少，所选择的尽量都是避免意义上有误解的词语或句子。
四、语篇结构特征
商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式。商务英语信函往往强调一事一信,内容多围绕一根主线展开,因此在信函中可以通过“事由(subjectline)”以突出内容主旨，使对方一目了然。商务英语信函的正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段)，即起始、主体和结尾。其中每个部分都有其默认的功能和作用：第一部分(即首段)抓住读者的注意力、需求或者兴趣；第二部分处理业务；第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿。
五、结语
商务英语信函由于产生于特殊的情景语境中，具有其独特的语篇特点。我们在商务英语信函的写作中必须注意这些特点，从语篇的层面把握商务英语信函的特征，从而根据具体的语境构建出合适的商务英语信函语篇，写出符合语境的意义连贯的商务英语信函，真正实现商务英语信函在商务交流中的交际功能。
参考文献:
[1]陈冬纯:商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学,2003(2)
英语信函范文第2篇
关键词： 商务英语信函 文体特征 用词特征 句式特征
商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，而作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段的商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分，它为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。因此，要得体地表达自己的观点，或提出请求和建议以达到交易成功的目的，掌握商务英语信函的语言风格就显得非常重要。
商务信函属于比较拘谨正式的公文体，与普通信函相比有着以下特点：
1.内容单一。商函的内容只与商品交易相关。同时，商函内容单一还体现在一文一事上，即一份商函只涉及某一项交易，而不同时涉及几项交易。
2.结构简单。商函因内容单一，段落较少，篇幅较短，整体结构简单清晰，所以读起来一目了然。
3.语言简练。商函属于应用文体，其主要内容涉及公事，交流目的主要在于磋商公务，实用性较强。因此商函通常直截了当，言简意明。
商务英语属于一种语言的变体，一方面，商务英语具备普通英语的语言学特征，与此同时，商务英语又是国际贸易知识和英语语言的有机结合，因而其本身又具独特性。因此，作为公文性质的函件，商务英语信函无论是在文体上，还是遣词造句上都具有自身独有的特征。一般来讲，商务英语信函的书写遵循“7C原则”，即correctness（正确），conciseness（简练），clarity（清楚），completeness（完整），concreteness（具体），courtesy（礼貌），consideration（体谅）。具体来讲，体现在以下几个方面。
一、商务英语信函的文体特征
（1）商务信函是正式文体，遣词造句方面要比普通信函讲究，用词往往应用书面语。语言严谨、规范、朴素、准确。比如经常使用书面语，如“hereafter”、“herein”、“herewith”等。
（2）商务信函的语言表达程式化较强。经过多年的发展，商务英语的语言表达已经打下了深深的行业印记，并且已经形成了一套较为完整的特有的语言表达形式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。
（3）商务信函多以收函人为中心，多用You attitude，而较少使用We attitude。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，也就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。
（4）商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立一种良好的生意伙伴关系。
（5）商务信函的措辞应体现礼貌真诚的态度。在商务信函中谦恭有礼的用语既能保持友好的贸易关系，又可委婉地拒绝对方的要求或条件。礼貌真诚的态度可为企业建立良好的商誉，提高达成交易的可能性。
二、商务英语信函的用词特征
1.用词规范正式
由于商务英语信函是一种正式的公函文体，因此，在用词方面，大多使用书面词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式的特点。如以“inform”代替“tell”；以“therefore”代替“so”等。
2.用词严谨专业
商务英语在用词方面逐渐形成了固定的和常用的词汇。一些普通的英语单词，在外贸中可能有着特定的意思，如average（平均数；普通的）在保险中则为“海损”的意思。商务英语信函用词专业性强主要体现在大量的专业术语、行话、缩略语等上，如：FOB（离岸价），CIF（到岸价），insurance policy（保险单），B/L（提单），L/C（信用证）等。商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，在商务活动中频繁出现，因此需要学习者不断积累并牢记。商务英语信函属于合同的附件之一，写函人对信中的内容必须负责。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字必须准确严谨、毫不含糊，时间日期必须准确具体。
3.用词简洁
商务英语信函用词必须清楚易懂，尽量避免使用模棱两可的词语，以免产生不必要的争议。商函应使用双方都熟悉的词，这样信函内容才能一目了然；选择具体的词，具体的词是和抽象的词相对应的，而具体的词的使用使收函人能准确、清晰、明白、快速地掌握信函意思；在复合词与简单词之间、长词与短词之间，尽量选择简单词或短词；在词组与单词之间，尽量选择单词；避免使用赘述和陈腐套词。
4.尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词
积极正面的词语比反面的词语更具说服力，从而有助于达成交易目的，而否定词给人一种否定的印象，甚至还有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。
三、商务英语信函的句式特征
1.多用简单短句
商务英语信函的文体特点要求信函必须用尽可能少的语言有效地传达信息，信函通常是直接简练，开门见山，忌拖泥带水，过分修饰。要做到这一点，信函的语言必须简单精练，因此简单句出现的较多。
2.时态上多用现在时
在时态方面，商函通常使用现在时，过去的时态用得很少。现在时的广泛应用使信函内容显得客观、有力，这也正是写函人所要追求的效果。
3.恰当使用主动和被动语态
在商务英语写作中，尽可能用主动语态，因为主动语态的优点是避免了枯燥无味的无人称句，让读者感到他正受到关注。有时为了避免使用过多的人称代词作主语，也为了做出客观的表述，商函也会使用被动语态。但如果要强调动作的承受者，或者当动作执行者不明确或不重要时，又或者当你想要得体地传递涉及对方的失职或是错误等负面信息，又避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态较合适。
4.使用套语和行话
对外贸易的长期发展，使商务英语信函这一沟通手段在语言表达上逐步形成一种定式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。比如，收到信函的套语：“We acknowledge with thanks the receipt of...”；表示想得到对方回函、订单时的套语：“Looking forward to your favorable reply.”；表示随函附寄的套语：“Enclosed please find our inquiry sheet.”当然，商务英语信函中经常使用的套语和行话还有很多，这就需要学习者不断积累，不断总结归纳。
5.使用条件句
条件句的使用会使你显得更礼貌。特别是在你想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：
①We shall book a trial order with you if you will give us a 5% commission.
②If you had understood our letter of July 15，you would have done it correctly.
6.使用祈使句和疑问句
写函人在表达自己的观点或向对方提要求时，常有三种选择：陈述句、带“please”的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用；带“please”的祈使句语气比较礼貌；疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更为理想。如：
①Please send us your confirmation of sales in duplicate.
②Would you kindly send us your latest catalogue and price-list?
商务英语信函作为信息的使者、沟通的桥梁，在对外贸易中起着不容忽视的作用。一封得体的商函，不仅可以传递信息，促进贸易双方的交流与磋商，从而使贸易活动顺利进行，而且可以增进了解和加深友谊，开展社会交际，节省时间，减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展，商函的适用范围越来越广，这就要求我们掌握商函的文体、用词和句式特征，正确得体地书写商函。
参考文献：
［1］赵银德.外贸函电［M］.北京：机械工业出版社，2006.
［2］戚云方.新编外经贸英语函电与谈判［M］.杭州：浙江大学出版社，2002.
［3］滕美荣，许楠.外贸英语函电［M］.北京：首都经济贸易大学出版社，2005.
英语信函范文第3篇
【关键词】礼貌原则 商务英语信函
在经济全球化和一体化背景下，各国经贸往来活动日益增加。作为商务活动的重要沟通工具，商务英语信函的使用频率越来越高，其作用也越来越受到重视。一封规范得体的商务信函不仅可以传递交易信息，还有助于建立友好紧密的贸易关系，达成交易目的。因此，在商务英语信函写作中，应遵循一定的原则，力求有效地发挥商务英语信函的作用。一般来说，在商务英语信函写作中，应遵循7个C原则，即clarity（清楚），conciseness（简洁），correctness（正确），concreteness（具体），consideration（体谅），completeness（完整），courtesy（礼貌）。本文拟重点介绍礼貌原则相关理论及其在商务英语信函中的运用。
一、关于礼貌原则的理论概述
20世纪50年代，美国著名社会学家尔文・戈夫曼（Erving Goffman）从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子（positive face）与消极面子（negative face），并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇（Geoffrey Leech）提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。
利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：
I.得体准则（Tact Maxim）
a.尽量减少他人的损失（minimize the cost to others）；b.尽量扩大他人的利益（maximize the benefit to others）。
II.慷慨准则（Generosity Maxim）
a.尽量减少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.尽量扩大自身的损失（maximize the cost to self）。
III.赞扬准则（Approbation Maxim）
a.尽量减少对他人的贬损（minimize dispraise of others）；b.尽量增加对他人的赞扬（maximize praise of others）。
IV.谦虚准则（Modesty Maxim）
a.尽量减少对自身的赞扬（minimize praise of self）；b.尽量增加对自身的贬损（maximize dispraise of self）。
V.赞同准则（Agreement Maxim）
a.尽量缩小与他人的不同意见（minimize disagreement with others）；b.尽量扩大与他人的相同意见（maximize agreement with others）。
VI.同情准则（Sympathy Maxim）
a.尽量减少对他人的厌恶（minimize antipathy towards others）；b.尽量增加对他人的同情（maximize sympathy towards others）。
可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于的两个方面。
二、礼貌原则在商务英语信函中的运用
1.词汇层面。
（1）合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。
例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 该句使用了steady， cordial， pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。
例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。
（2）灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有I’m afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。
例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. I’m afraid it can’t be done until May 10. 该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“I’m afraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。
例4：I’m grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。
（3）恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could， should， may， might， would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。
例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。
2.句法层面。
（1）正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。
例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.
例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.
显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。
例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。
（2）充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。
例9：Your order hasn’t specified the size of the clothes you require.
例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.
例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。
（3）巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。
例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.
例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.
例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实，而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”，有责备之嫌，会让对方面子受损。
（4）灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。
例13：1） We cannot offer a lower price.
2） We wish we were able to offer a lower price.
例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.
2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.
（5）恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句（如条件状语从句、让步状语从句）可以较委婉地提出建议或不同意见。
例15：I’d like to remind you that the goods must be delivered immediately， or we’ll be obliged to ask for a refund. 该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。
例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。
三、结语
综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助于消除影响交易的负面因素，促进交易的顺利进行。因此，在商务信函写作中，应加强对礼貌原则的理解，掌握礼貌原则的运用策略，真正做到礼貌得体。
参考文献：
[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2013（3）：106-111.
[2]刘刚.礼貌原则的普遍性和特殊性[D].长沙：湖南大学，2001.
[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究，1987（2）：42-46.
英语信函范文第4篇
关键词：商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
英语信函范文第5篇
关键词： 语用原则 商务英语 信函
一、合作原则
1.质的准则
质的原则体现在商务英语信函写作时，主要指交易双方所写的商务信函内容要正确，符合事实，数字要精确，商业习惯用语的使用要准确。商务交易磋商中的许多内容如数量、金额、贸易术语、违约责任、支付方式，是绝对不能失误的。一旦出现失误，则极可能引起不必要的损失和纠纷，甚至可能导致贸易关系的破裂。
2.量的准则
量的准则体现在商务英语信函写作时，主要是指所写的内容应当包涵当时交易所需要的信息，用尽可能少的文字表达想要表达的内容，这与商务信函写作的简明原则相吻合。商务英语的特点决定了它是以交易双方传递商务信息交易动向、维持和促进商务交易关系为目的的买卖双方之间的一种交易手段。因此，不要用过多的词语描述同一个意思，浪费对方的阅读时间，对商务人员来说是极为不礼貌的。这意味着商务工作人员在撰写商务英语信函时应注意简明扼要，真正做到符合量的准则。
3.关系准则
在商业高度发达的现代社会，时间就是金钱，效率就是生命，所以商务英语信函的内容一定要切题、简单明了，少说无关的废话。涉及同一商务活动的信函，在开头部分要用必要的语句相互联系起来，以帮助读信人快速回忆起交易内容，便于归类；同一信函的各段内容也要相互关联，这样可以避免唐突。在信函的开头可用一句过渡的话或涉及的合同号、信用证或信函日期将它们联系起来，在信函的正文部分可以用一些关联词语对不同内容进行连接。
4.方式准则
方式准则是指在商务英语信函中，表达交易信息的内容一定要清楚明白，避免语意上的含混、模糊和歧义。在写作中，要使用符合行规、表意确切的常用术语，有利于对方的理解，使贸易活动顺利进行。如I am at present in Hamburg visiting the harborwith a view to making known our new type of container？that can contain 100 tons？of rice for use in Europe.I should like to call on you at 7：00 on that day.这则信函有两处语意模糊：一是时间（7：00）后面没有注明是“am”还是“pm”，这会让对方摸不着头脑，不明白究竟是上午7点还是下午7点；二是重量单位吨（tons），因为不同国家对“吨”这个重量单位的理解是不尽相同的，若不加以具体说明，势必会造成误会，导致贸易纠纷。
二、礼貌原则
1.得体准则
得体准则指的是在商务往来中要尊重对方，无论是语句的表达还是信息的处理都要站在对方的角度，尽量让对方少吃亏，多受益。在商务往来中，要及时回复对方的信函，即使对方反映的问题需要进行调查，但也应及时回复，说明情况，这样才能让对方感到自己的问题受到了重视，给对方留下办事效率高、工作负责任的良好印象，从而保持双方良好的贸易合作关系。在信函写作中，只有始终站在对方的角度考虑问题，真诚地关心对方，了解对方的需求，自己的信函才会更容易让对方接受。
2.宽容准则
宽容准则指的是商务活动出现矛盾时，要克制自己，宽容对方，让矛盾激化。在商务往来中出现一些失误、摩擦是正常的，关键在于如何处理这些失误和摩擦。当遇到对方不满、怨恨甚至无理取闹的时候，千万不能火冒三丈，写出更激烈的回信，导致矛盾激化，得不偿失。以礼对待非礼，不是一种退让，而是一种宽容，是一种从大局出发，小事糊涂，大事坚持原则的持重表现。
3.称赞准则
称赞准则指的是减少对他人贬损的表达，即尽量多赞誉少贬损别人。在商贸活动中，对对方的商品、技术、服务进行适当的赞扬是很有必要的，这样可以维护对方的面子，让对方感到愉悦，从而有利于以后的合作。但这种赞扬应该是真诚的，否则就会让对方感到虚伪，从而违反合作原则中质的准则。
4.谦逊准则
谦逊准则指的是尽量减少自我表扬，多贬损自己。商家一般都会在说自己的产品、服务如何如何好的同时，贬低同行业的其他产品。但在大型的正规的商贸往来中，我们一定要遵循谦逊准则，对自己的产品、技术和服务一定要实事求是，不能言过其词，夸夸其谈，做到言辞谨慎，含蓄内敛，不誉不损。
5.一致准则
一致准则指的是尽量减少自己与别人在观点上的不一致，即尽量减少双方的分歧，增加双方的一致。任何事情都是一分为二的，商务活动也不例外，既有积极、美好的一面，又有消极、不太好的一面，所以在商务活动中，一定要尽量强化前者，淡化后者，求同而存异。在商务活动中，每一方自然会站在自己的立场、角度考虑问题，对事情的看法可能会有所不同，但这并不妨碍双方为了共同的长远利益而求大同存小异，找出双方都能接受的方案。
参考文献：
英语信函范文第6篇
关键词：中介语；石化；商务英语信函写作
项目基金：本文系江西科技师范大学校级人文社科项目《中介语石化现象对商务英语信函写作的影响及对策》（资助编号：300098010617）的阶段性研究成果。
H315
1969年，语言学家Selinker提出了中介语的概念，指外语学习过程中学习者使用的介于母语和目的语之间的语言体系。这个语言体系是外语学习者母语和目的语之间的中间状态，随着经验累计逐步向目的语靠近，却无法达到与目的语同等的状态。1996年Selinker指出语言石化是外语学习者中介语中一些语言项目和系统性知识趋向于固定下来的状态。中介语石化贯穿于二语习得的各个层面。
商务信函写作要求学生运用商务英语知识写出地道的信函。然而笔者在教学中发现学生很难写出令人满意的信函，这就是石化。针对上述问题，本文探讨中介语石化对商务英语信函写作的影响及对策。
一、石化对商务英语信函写作的影响
本研究通过写作测试获取语料，测试对象为江西科技师范大学2011级应用英语4班共36人。受试学生在第二学年已系统学习国际贸易等课程，具备一定的商务知识。测试要求学生围绕建交、发盘、交易条款磋商、争议和索赔等撰写信函，收集范文共252篇。笔者从思维方式和语法知识的角度分析石化产生的原因，因为二语写作是学习者思维方式和语法知识的综合体现（肖辑和张楠楠2010）。经过量化对比，测试结果如下：一、由思维方式引起的石化占31.6%。；二、由语法知识引起的石化现象占68.4%。由此可见，石化对商务英语信函写作有负迁移制约作用。
二、石化产生的原因
1.思维方式
首先，汉语是螺旋型思维，商务信函写作往往不采用开门见山的方式阐述主题，主题多出现在文章中部或结尾；而英语是直线型思维，商务信函习惯开篇点题，层层展开论述主题。然而，受试学生过分依赖母语思维，而母语思维与作文的质量成反比（文秋芳，郭纯洁 1998）。例如，
We now avail ourselves of this opportunity to introduce ourselves as the biggest textile seller in America. We are writing with the purpose to entering into business relations with you.
先介绍公司再表目的，是典型的螺旋思维，在英语人士看来稍显绕题。若能按直线思维直接表达建立业务关系的意愿，更符合英语写作习惯。
其次，汉语重意合，借助词语或句子的逻辑联系来实现词语或句子的连接；英语重形合，借助并列连词、关系代词和关系副词等语言形式手段来实现词语或句子的连贯和衔接。例如
For payment， we require Confirmed Irrevocable L/C. Partial Shipment and Transshipment is allowed. It is available by draft at sight.
按照汉语习惯采用了意合，句子显得生硬不连贯；若适当插入介词短语，改为we require Confirmed Irrevocable L/C， with transshipment and partial shipment allowed， payable by draft at sight，则更符合英语的思维方式。
2.语法知识
受试者忽略语法的准确性，容易造成句法结构和语篇组织上的石化。
首先，词汇选择方面。在商务语境中学生较多地依赖母语的词汇，习惯使用单一的一般词义。比如关于支付方式，只有11位同学能正确表达“保兑的不可撤销的信用证”， 13位同学能正确表达“凭即期汇票支付”。这说明学生灵活使用商务词汇的能力有所欠缺。
其次，句法结构方面。英语句子往往较长，常用从句形成环扣式套接。汉语句子则排列松散，无需环扣套接。笔者发现当使用英语句法结构遇到困难时，学生就会使用母语的句法结构。例如，
You asked us to quote you CIF Kuwait price including your 3% commission. We are dealing with it.
句子按汉语习惯铺陈，读来不够连贯。若改成定语从句which has received our immediate attention，则紧凑协调。
三、教学策略
1.培养学生运用英语思维，减少母语的负迁移影响
教师在商务信函写作教学中应结合授课内容比较汉英思维方式，引导学生适应英语的思维习惯。同时逐步培养学生在写作中使用多种语言形式手段实现句子之间的连贯和衔接，_到形合。
2.在商务语境中进行语法教学，培养语言实际能力
在商务英语信函写作教学中，教师应在商务语境中教授词汇，避免孤立僵化地学习商务词汇；在教授句法时，应要求学生尽量使用商务英语的句法结构造出地道的句子，提高语言实际能力。
3.模仿写作与教学反馈相结合
商务英语信函的语言都有特定的程式，学生可以模仿课本范文遣词造句和语言组织。教师应对学生模仿的信函进行批改，从语法和语篇层面予以指导。
总之，中介语石化现象对商务英语信函写作有负迁移作用，制约着学生写作能力的提高。为了提高学生商务信函写作能力，减少母语的负迁移影响，需要教师在教学过程中找到相应的对策，提高学生的信函写作能力。
参考文献
[1]Selinker，Larry. Interlanguage[J].International Review of Applied Linguistics in Language Teaching， 1972， （10）.
[2]戴炜栋，牛强.过渡语的石化现象及其教学其实[J].外语研究，1999，（20）.
[3]黄建玲.中介语石化现象分析[J].山东农业大学学报（社会科学版），2001，（3）.
英语信函范文第7篇
关键词：英语；社交信函；写作技巧
中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）35-0276-02
社交信函是人们在生活和工作中经常使用的沟通方式，它所包含的范围非常广泛，有祝贺信、邀请信、感谢信、投诉信和道歉信等等。从形式上看，社交信函可分为正式信函和非正式信函两种。通常在正式场合使用的都是正式信函，它具有结构完整、内容精确等特点。而在非正式场合进行书信往来时，通常使用的都是非正式信函，它的格式可根据具体情况进行适当省略，并具有重点突出、简洁明了的特点。下面笔者就从信函的构成、格式、内容等方面对上述几种信函进行介绍。
一、信函的构成
传统信函包含以下部分，即信封、信头、信内地址、收信人称呼、信函正文、结束敬语、署名和附件。
二、信函的格式
社交信函的格式跟信件的格式是一致的。
1.信封（Envelope）。通常情况下，书信人要在信封的正面写上写信人和收信人的姓名及地址。写信人的姓名和地址要写在信封的左上角；收信人的姓名和地址要写在信封的中下方。需要注意的是地址都要由小到大来写。
2.信头（Heading）。信头通常写在信纸的右上角，内容包括写信人的地址及写信日期。在非正式信件中可将地址省略，写出日期即可。日期要用“月日，年”或“日月，年”的格式来写，具体的“日”要用序数词来表示，如June 1st，2010或是1st June，2010。
3.信内地址（Inside Address）。信内地址要写在信纸的左端，包括收信人姓名、职务和地址，非正式信件中此部分可省略。
4.收信人称呼（Salutation）。收信人称呼要写在信内地址下一行的行首，首字母要大写并与地址的首字母对齐。需要注意的是，称呼后面一定要有逗号。由于写信人与收信人的关系不同，所以写信时要用相应的称呼来表示，如对不认识的男士可用：Dear sir（s），Gentlemen；对不认识的女士可用：Dear madam（s），Ladies；对性别未知者可用：Dear sir（s）or madam（s），Ladies or Gentlemen。
称呼认识的人可用Dear Mr./Mrs./Miss+姓名来表示，如Dear Mr.Smith；称呼朋友或特别亲近的人直接用dear加上名字即可，如Dear Helen；称呼上级领导要用敬称，有时可加上对方的头衔表示尊重，如Respectable Mr.Johnson，Dear Professor Smith。
5.正文（Body）。正文通常是在收件人称呼下空1～2行开始写的。如果信函是齐列式的，则每段的开头不需要空字符。如果信函是缩行式的，则每段开头需要缩进4个字符。正文的内容要以简明扼要、重点突出、层次分明为原则，此外还要注意措辞的准确性，注意避免拼写、语法等错误，尽量保持页面整洁，避免出现涂抹或添减内容的现象。对于大部分社交信函来说，正文部分通常都是用三段式来表示，下面笔者就根据不同的社交信函总结出一些常用的套用句型和表达法。（1）祝贺信（Letter of Congratulation）。第一段：表明自己已经得知对方的喜讯。第二段：表达自己的喜悦之情。第三段：给对方真心的祝福。写作模板：I am so delighted to hear the good news that 喜讯.As a/an写信人身份，I am proud of your success.Please accept my heartiest congratulations and best wishes.（2）邀请信（Letter of Invitation）。第一段：发出邀请。第二段：活动的具体时间、地点和内容。第三段：要求对方给予回复。写作模版：You are cordially invited to participate in活动.The party/meeting/get-together will be held at时间点on星期in月/年on地点.We look forward to hearing from you soon.（3）感谢信（Letter of Thanks）。第一段：感谢的内容。第二段：叙述事情的经过。第三段：再次表示感谢。写作模板：Thank you very much for感谢的内容.叙述事情的经过.My appreciation to you for your generous help is beyond my words.（4）投诉信（Letter of Complaint）。第一段：投诉的具体事情。第二段：详述事情的经过以及给自己带来的不便。第三段：希望对方及时调查并给出公平的解决办法。写作模板：I am writing the letter to complain about具体事情.Unfortunately 事情的经过，which has put us to great inconvenience.We shall be glad to have your explanation，and also to know what you propose to do in this matter.（5）道歉信（Letter of Apology）。第一段：表示道歉。第二段：解释错误，并表明不会再发生类似情况。第三段：提出弥补措施，再次表示歉意。写作模板：I’m writing to express my sincere apology for具体事情.对错误进行解释.We trust that there will be no repetition of this problem.提出弥补措施.Once again my apologies for the inconvenience we have caused.
6.结束敬语（Complimentary Closing）。结束敬语要写在正文下空2～3行的右下角处，后面也要有逗号。不同称呼要用不同的结束敬语来配合。亲友间可用Yours，/Lovely，/Sincerely，；对长辈可用Respectfully yours；对不熟悉的人，可直接用Yours；在正式信函中，要用Faithfully yours。
7.署名（Signature）。署名要写在结束语的下一行，写明写信人的名字，如果需要写明该人的头衔，则需另起一行，写在名字下方。
8.附件（Attachment）。附件需写在信件的左下角，要注明Encl.或Enc，同时还要说明附件的内容和份数。
参考文献：
英语信函范文第8篇
[关键词] 商务英语信函 模糊限制语 语用功能
一、引言
随着社会经济的高速发展，商务英语信函逐渐成为人们在全球经济领域内国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写成功与否对企业的业务很关键。目前模糊语言广泛应用于多种商务信函中，这些模糊语言的使用在很大程度上提高了语言交际能力,使得商务信函更加严谨、准确、礼貌、得体，能产生积极的效果,从而实现和对方良好的沟通,以达到目的。因此,对于商务英语信函中的模糊语言进行研究具有重要的现实意义。
二、模糊限制语
模糊是自然语言的本质属性。模糊限制语最早由美国语言学家拉科夫（Lakoff）于1972年提出并开始研究的。拉科夫把模糊限制语解释为“把事物弄得模模糊糊的”语言。由此可见,模糊限制语是指人们有时无法说得很精确,甚至有意说得“模糊”以达到某种语用目的的语言。模糊就是指语言的不确定性。“模糊”并非“稀里糊涂”,也绝非含混不清。语言是交际艺术的重要手段。艺术上的模糊,是委婉含蓄的体现。模糊限制语在商贸谈判、政治外交、法律用语、新闻广告等方面广泛应用,具有很强的语言应用价值。
三、商务英语信函中模糊限制语的语用功能
商务英语信函中用到模糊限制语的原因，笔者认为模糊限制语所具备的特殊语用功能可以帮助其实现某种交际目的。下面分别从礼貌原则、顺应性理论来分析商务英语信函中模糊限制语的语用功能:
1.礼貌原则
礼貌原则是商务英语信函写作的基本要求。礼貌现象作为确保人类交际成功的基本手段之一,引起了语用学、社会语言学、心理学的广泛关注。英国著名学者利奇(Leech)提出“礼貌原则”，认为礼貌是处理人际关系时的准则。礼貌原则对商务英语信函措辞的运用具有重要的指导意义。目前语用界对礼貌现象的研究影响最大的是面子保全论。人人都爱“面子”,若在信函中不给对方“面子”,就会影响双方业务往来;反之,如能尊重对方的愿望,给足对方“面子”,就很容易促成贸易合作。Kasper 认为,模糊限制语可以使话语表达有更多回旋的余地,减少负面影响,具有保全面子、自我保护与灵活改变等功能。戴建东认为模糊限制语表示礼貌与尊重,避免发生直接冲突,遵循礼貌原则并借助模糊语言表示自己不确定态度或间接地表示自己的看法,以达到缓和语气的目的。
商务英语信函中常用程度模糊限制语，通过程度的变化将所修饰词的词义增强或减弱, 如: a little, almost, kind of，more or less, quite, sort of等。例如：Your reply is a little late. 上句意思是“你的回信有点晚了”，暗示对方已经错失良机。但a little的使用,缓和了强硬的语气,让对方意识到自己的失误,但又给对方留有面子,表现得更礼貌得体，并使今后继续贸易往来成为可能。如何弥补这类有伤收信人面子的行为将决定贸易双方是否继续合作的可能。写英文商务信函必须注意礼貌原则,以及不同文化中的礼貌原则。这是商务英语信函中不可缺少的注意事项，也是一定要遵循的语用原则。
2.顺应性理论
Verschueren的“语用学综观”下的顺应性理论为语用学提供了一个全面而科学的研究视角,尤其是对顺应论的阐释,可以说具有重大的理论意义。顺应性理论认为:当人们不愿意做到更准确时使用模糊语言,即故意使用，如:roughly,approximately,about, around,or so,at least等。这类范围模糊限制语可对事物做出一种不确定的估计,或提出初步的看法。使用这些模糊限制语的原因,是写信人不想把话说得太死,以免客观情况发生意外。写信者故意使用模糊语言是为了顺利实现交际意图，为了顺应不同的语境及心理情感因素。根据顺应性理论，模糊语言是写信者进行语言选择和语言顺应的结果。商务英语信函中模糊限制语具有传递适量信息、提高商务语言弹性和礼貌性等语用效果。如：
Our samples will arrive about 2nd September. （我们的样货大约9月2号到达。）
由于客观因素,卖家无法确定到货的具体时间。万一不能按时到货，很可能给买方造成经济损失。但是“大约”就有回旋的余地了，买方也会酌情考虑，灵活调整，同时卖家也保护了自己，避免不必要的纠纷。可见，商务英语信函中模糊限制语的运用使商务交际更准确得体。
四、结语
商务信函是国际商务交际的主要方式,是国际商务交际的生命线。一封措辞得体的商务英语信函可以帮助一个公司建构良好的商业形象，进而促成贸易合作；反之, 则会给公司带来消极负面的影响，使商务活动失败。在商务英语信函中恰当地使用模糊限制语能产生积极的语用功能，增强语言的表现力和交际效果，表现为:体现语言表达的礼貌性和得体性;提高商务语言的准确性和灵活性;保全双方面子;自我保护等。总之，模糊限制语在商务英语信函中的有效运用具有不可忽视的语用价值。
参考文献：