秘书礼仪
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秘书礼仪范文第1篇
(1)妆容
化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下：
化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜，切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线，再涂口红。
(2)着装
云想衣裳花想容，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。
整洁平整。服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。
色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。
配套齐全。除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。
饰物点缀。巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多，否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。
2、仪态
1.站姿
站姿是静态的造型动作，是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。
(1)基本站姿
两脚跟相靠，脚尖展开45度到60度，身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立，腿部肌肉收紧，夹紧，髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提，臀、腹部前后相夹，髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;两肩放松，下沉，气沉于胸腹之间，自然呼吸;两手臂放松，自然下垂于体侧;脖颈挺直，头向上顶;下颌微收，双目平视前方。
2.坐姿
坐是一种静态造型，是秘书每日的主要内容之一，无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、 娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼，正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。
(1)基本坐姿
入座要轻而稳，女士着裙装要先轻拢裙摆，而后入座;面带笑容，双目平视，嘴唇微闭，微收下颌;双肩平正放松，两臂自然弯曲放在膝上，也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢，双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二，脊背轻靠椅背;起立时，右脚向后收半步而后起立;谈话时，可以侧坐，此时上体与腿同时转向一侧。
(2)坐姿的种类
女士坐姿要挺拔优雅，表现出女士的魅力，可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正，双膝并紧，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正，双膝并紧，上身挺直，两小腿向左斜伸出，左脚靠近右脚内侧，左脚脚掌内侧着地，右脚脚跟提起，双手放置于右腿上，头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上，将左脚提起挂在右脚踝关节处，两脚并拢，上身左转45度，立腰挺胸。
侧身重叠式坐姿。髋部左转45度，头胸向右转，左小腿垂直于地面，右腿重叠于左腿上，右腿向里收，右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面，男士前伸式坐姿。坐正，两腿前伸，双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正，上体微向前倾，双小腿向后屈回，双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面，左腿在其上重叠，左小腿向里收，脚尖向下，双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女，坐姿的关键在上体的挺直，腰部要立住，而后再变化的不同姿态，重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合，和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。
(3)坐姿中容易出现的问题
女士不宜将双膝分开，或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中，不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚，故意坐在椅子边上，身体前倾给人阿谀之感。
3、常见的手势
一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。
横摆式。表示的是请进。五指伸直并拢，然后以肘关节为轴，手从腹前抬起向右摆动至身体右前方，不要将手臂摆至体侧或身后。同时，脚站成右丁字步，左手下垂，目视来宾，面带微笑。
直臂式。表示请往前走。五指伸直并拢，屈肘由腹前抬起，手臂的高度与肩同高，肘关节伸直，再向要进行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示里边请。当左手拿着物品，或推扶房门、电梯门，而又需引领来宾时，即右手五指伸直并拢，从身体的侧前方，由下向上抬起，上臂抬至离开身体45度高度，然后以肘关节为轴，手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状，请来宾进去。
斜摆式。表示请坐。当请来宾入座时，即要用双手扶椅背将椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘关节为轴，前臂由下向上摆动，使手臂向下成一斜线，表示请来宾入座，当来宾在座位前站好，要用双手将椅子前移到合适的位置，请来宾坐下。
但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点，而应使用手掌，四指并拢，掌心向上;手势不宜过多，幅度不宜过大，更不要手舞足蹈，手势要控制在一定范围内;在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。
关于接待工作
1、如何迎接客人?
一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。
二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。
三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清;对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍;而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。
五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。
2、如何称呼、介绍和握手?
秘书礼仪范文第2篇
秘书商务礼仪商务往来中的礼仪 在现代商品经济和市场经济中，商务往来是司空见惯的事情，所以，我们每一个人都应该了解和学习一些商务往来中的礼仪知识。但是，商务活动的内容极其丰富，涉及的范围也十分宽广，商务活动中的礼仪知识是非常多的，并且各个国家也还有各自的特殊礼仪要求。因此，我们不可能把所有的东西都一一讲到，这里只就一般性的、最常用的、国际通行的一些礼仪知识做些简要的介绍。
第一，在初次商务活动中，必须深入了解对方。这里所说的商务往来，不是指一般的商业零售活动，而是指商务活动中的批发商与销售商、商场、商店和商业公司与生产企业或公司间的买卖活动。了解对方的方式很多，如交谈、询问、调查、查找有关资料、实地考察、通过有关部门查询等。通过这些方式，掌握对方目前的经营状况、信誉程度、地理位置、交通状况、发展潜力、发展规则等。对商家来说，还要特别注意了解厂家的产品质量、花色品种、成本情况以及数量等。有人认为，商务活动就是一手交钱一手交货，没有什么礼仪可讲。这种认识是浮浅的，是因为对礼仪缺乏认识。事实上，大宗的商务活动，钱与货的易位不是同时进行的，中间还有一个很大的时间差，即使是钱与货的易位同时进行，商品买卖实质上是人们行为的交换，是当事人的行为交换，是劳动的交换，所以必须体现出人们相互间的各种关系来，这样就必须做到相互了解，相互尊重，平等、互惠互利，这本质上就是礼仪的要求。
第二，商务洽谈中，必须按章办事，千万不可感情用事。有些人认为是认识的人、了解的人、或是老同事、老部下、老上级、老朋友、老相识，邻居、乡亲或者是经过熟悉人介绍、引荐来的，就有求必应，满口承诺，不好意思拒绝，也不好意思提出一些条件，更不好意思提出签订合约之类的事情。这些都是感情用事的表现。商务洽谈中所涉及到的一切实质内容，必须从商业活动的实际出发，该怎么办，就怎么办，不能迁就，不能简单从事，更不能图省事而简化手续。洽谈之前要做好准备，有关的资料要预备齐全，在一些关键问题上，必须反复思考成熟，细节问题也不能忽略。在商务活动中，不要崇洋媚外，也不能轻信漂亮的言词，一切以事实为根据按规律进行。
第三，商务进行过程中，必须按约办事，信守承诺。如果遇到重大突发事件，必须更改合约时，要事前与对方协商，取得对方的同意，最好要有书面材料或文字为据。信誉是商务活动的核心，也是商务往来中礼仪修养的关键点。无信誉的商务活动只能是一槌子买卖，而且仅这一槌子很可能就是致命的失败。要树立信誉高于一切的观念，宁可赔本，也要坚守信誉，只要信誉在，这次亏了本，下次就有可能赚回来，或许还会赚得更多。如果失去了信誉，在短时间里是无法再重新树立起来的。所以，商务活动中的信誉比赚钱更重要。
第四，商务活动中必须严格遵守时间。进行商务谈判时，按照事前约定的时间，必须准时到达洽谈地点。这可是分秒必争的事，千万不能马虎。在现实经济生活中，有很多这样的事例，就是由于耽误了几分钟时间，一大笔生意就被别人抢走了。在商务进行过程中，时间观念必须恪守不移，什么时间发货，什么时间付款，必须按照合同规定严格遵守，不得以任何理由拖延。万一出现特殊情况，货或款要拖延几天，就要主动要求按照合同规定接受罚款处理或赔偿。
第五，文明经商是商务活动中的又一个重要问题。当然，文明经商有广义和狭义之分，广义包括的内容很宽，这里主要指狭义而言，即举止文雅，行为文明，语言得体。前几年报端曾经披露过这样一条消息，说某一家乡镇企业的厂长与外商洽谈一笔生意，本来生意已经基本上谈妥了，但是，由于这位厂长在不经意的情况下，当着外商的面随便吐了一口痰，外商立即要求终止谈判，好端端的一笔生意最终因为一口痰而告吹。我们中国人的随地吐痰，随地丢弃废物的习惯很不好，有损于我们中华民族的形象，应该在商务活动中和日常生活中注意克服和改正。
打电话的礼仪知识
随着我国经济的快速发展，人民生活水平的不断提高，市场经济的信息量猛增，竞争也越来越激烈，人们的生活节奏加快，电话已经进入千家万户。充分利用这个现代化的通讯设备，对发展经济，提高人们的生活质量都有极大的好处，所以应该人人学会熟练地使用电话，有礼貌地、文明地通过电话与各方面的人士取得联系，这就需要了解一般性打电话的礼仪知识和规矩。
第一，给某人打电话时，要事前做好准备，想好要说的事情。比如要谈一笔生意，从何处说起，用什么方式交谈，说到什么程度，还要估计对方的情况，考虑好应变的方法等，这样才能用尽可能短的时间达到预期目的，而不浪费对方的时间。
第二，在电话里说话和平时说话没有什么不同，就一般的电话设施来说，虽然打电话双方只能听到声音，而看不见形象，但是双方都能感觉得到，所以，打电话时，也要面带笑容，语气要温和、缓慢，口齿要清楚，语言要简洁，第一句话要说您好，紧接着进入正题。如果是代表单位或公司打电话，就要说明白领导的意图和目的，或者厂长、经理、主任、书记有什么具体要求、希望。最后要把重要内容确认一下，或者必要时录下音来，然后再结束通话。
第三，持电话时要轻，一般情况下要等对方先放下电话机后，你再轻轻挂断电话。特别是与长辈、领导、女士通话后，一定要等他们挂断电话后，你再轻轻放下话筒。
第四，接电话时，要用温柔的语调先说您好，再问是哪位?找谁?或某单位?如果被找的人正巧不在，就说明情况，问一下有什么重要事情，要不要传达或留一字条等。
第五，一般情况下，电话铃响三遍后立即接通，且在铃响的间隙拿起话筒。如果电话铃响了好几遍之后接通时，就要先说久等了、对不起之类的抱歉话。如果在接电话的过程中，有紧急事情插入时，要向对方说：对不起!稍等，然后可以用手按住话筒，以免传到对方。电话不清楚时，不要大声吼叫，要把说话的速度放慢，口齿再清晰些。有些人打电话时，出现听不清楚或者有杂音时，就用手使劲拍打电话机，这个做法和习惯不好，如果电话机有毛病时，可以立即修理，等故障排除以后再打。通话结束时都要说再见、谢谢之类的礼貌语。
餐桌上的礼仪
第一，入座的礼仪。先请客人入座上席，再请长者入座客人旁，依次入座，最后自己坐在离门最近处的座位上。如果带孩子，在自己坐定后就把孩子安排在自己身旁。入座时，要从椅子左边进入，坐下以后要坐端正身子，不要低头，使餐桌与身体的距离保持在10～20公分。入座后不要动筷子，更不要弄出什么响声来，也不要起身走动，如果有什么事情，要向主人打个招呼。动筷子前，要向主人或掌勺者表示赞赏其手艺高超、安排周到、热情邀请等。
第二，进餐时，先请客人、长者动筷子，加菜时每次少一些，离自己远的菜就少吃一些，吃饭时不要出声音，喝汤时也不要发出声响，最好用汤匙一小口一小口地喝，不宜把碗端到嘴边喝，汤太热时凉了以后再喝，不要一边吹一边喝。有的人吃饭时喜欢用劲咀嚼食物，特别是使劲咀嚼脆食物，发出很清晰的声音来，这种做法是不合礼仪要求的，特别是和众人一起进餐时，就要尽量防止出现这种现象。有的人喝汤时，也用嘴使劲吹，弄出嗦喽嗦喽的声音来，这也是不合乎礼仪要求的。
第三，进餐时不要打嗝，也不要出现其他声音，如果出现打喷嚏、肠鸣等不由自主的声响时，就要说一声真不好意思、对不起、请原谅之类的话，以示歉意。
第四，如果要给客人或长辈布菜，最好用公用筷子，也可以把离客人或长辈远的菜肴送到他们跟前。按我们中华民族的习惯，菜是一个一个往上端的，如果同桌有领导、老人、客人的话，每当上来一个新菜时，就请他们先动筷子，或者轮流请他们先动筷子，以表示对他们的尊敬和重视。
第五，吃到鱼头、鱼刺、骨头等物时，不要往外面吐，也不要往地上扔，要慢慢用手拿到自己的碟子里，或放在紧靠自己的餐桌边，或放在事先准备好的纸上。
第六，要适时地抽空和左右的人聊几句风趣的话，以调和气氛。不要光低着头吃饭，不管别人，也不要狼吞虎咽地大吃一顿，更不要贪杯。
第七，最好不要在餐桌上剔牙，如果要剔牙时，就要用餐巾挡住自己的嘴巴。
第八，要明确此次进餐的主要任务。现在商海如潮涌，很多生意都是在餐桌上谈成的，所以要明确以谈生意为主，还是以联络感情为主，或是以吃饭为主。如果是前者，在安排座位时就要注意，把主要谈判人的座位相互靠近便于交谈或疏通情感;如果是后者，只需要注意一下常识性的礼节就行了。把重点放在欣赏菜肴上。
秘书礼仪范文第3篇
秘书礼仪注意事项
一、命令或指示要经过确认
任何工作都是从接受指示展开第一步，假如连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意：
1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。
2、自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。
3、不明白这处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。因此，假如发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。
4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。
二、不要忘了上司所交等的事情
有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。
道歉时，若脸上挂着虚假的笑脸，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。
但是这种情形只许一次，下不为例，假如三番两次地重蹈覆辙，那么管你如何赔礼，也难以换回上司对你的评价。
三、办公室拒绝闲聊
漫无边际的闲聊，影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法：
1、启示法。在自己工作场所的醒目处，写上闲聊不过三分钟或鲁讯的名言：浪费自己的时间，等于慢性自杀;浪费别人的时间，等于谋财害命。以此记示来客，谢绝闲聊。
2、工作法。当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛注视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。
3、冷待法。当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头不予搭话，也可作简短的回答是或不是若聊客仍然口惹悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。
4、推迟法。如对方并未闲聊，或自己喜欢与其交谈，但当时确无时间接待，可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。
秘书日常工作注意事项
秘书在日常的工作交往当中，应当注意：
1、正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。
秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通，上司布置任务之后，秘书立刻按照自己的理解去行动，结果却差强人意。例如，有位经理对秘书说：请把这份文件处理一下，秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来：我是叫你去复印啊!其实，秘书在粉碎文件之前，完全可以先向经理核实：您的意思是让我把它粉碎掉吗?
2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。
孔子说知之为知之，不知为不知，是智也。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机，到了新单位之后上司让她发一份传真，结果在发的时候将传真文件放反了，给客户发了好几次，发过去的都是白纸，导致客户非常生气，给工作造成了不小的损失。因此，秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练，有不懂的地方，一定要向他人虚心请教，只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼，别人一般都会乐于指教。
3、正确对待错误与批评。
犯了错误的时候，不要怕丢面子，一定要勇于承认错误，并当面向他人道歉。遇到批评时，不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼，正确的做法是立刻检点自己，有则改之无则加勉，只有认真总结经验才能真正取得进步。
4、关系好不等于没礼貌。
一位受大家喜爱和欢迎的秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如，有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为老大。与他人勾肩搭背、拍拍打打，都是过于随意的做法。
5、不要贪图小便宜。
秘书在工作中要做到严格的公私分明，不要贪图小便宜，否则会导致单位利益和个人形象受损。例如，不要用单位的电话打私人长途电话，不要用单位的信纸写私人信件，不要用单位的纸张复印私人文本等等。与同事之间也要注意礼尚往来，不要随意向他人借钱或借钱给他人，平时吃工作餐时，不要随意让别人给自己付帐。无论是对单位还是对他人，都不要白吃白喝，贪图小便宜。
6、在工作交往当中与异性相处时，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧视异性。要尊重异性，绝对不可对异性动手动脚或进行言语上的骚扰。要尽量避免不必要的身体碰触，也不要随意侵犯对方的私人空间。单独寒暄时，不要涉及两性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私，也不要送贴身物品(如香水、首饰、内衣等)给异性同事。
7、尽量避免制造人际矛盾。
与他人沟通时，尽量采取当面沟通的方式。对人有意见或看法时，可以当面提出、当面探讨，不要在背后对他人随意诉说，否则容易将本来可以摆在桌面上的沟通交流变成小道消息和谣言满天飞，最终最受其害的还是自己，而自己正是那个小道消息和谣言的始作俑者。好事不出门，坏事传千里，背后可以说别人好话，但一定不要在背后说别人坏话。
8、要有宽容的心。
秘书每天可能会遇到各种各样的人，当遇到自己不喜欢的人时，不要随意给对方贴上讨厌的标签。要善于发现对方优点，并向对方的长处学习，在内心里宽容对方，学会和各种各样的人融洽相处。
9、常常感谢他人。
得到他人的帮助，哪怕对方仅仅是给自己倒了一杯水，也要认真地说一声谢谢。懂得感恩的人，会让他人感到助人的价值，并且乐于付出。
秘书礼仪范文第4篇
关键词：能力本位；秘书礼仪；课堂教学
中图分类号：G718 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2017）01-0382-01
1.必要性阐述
近年来，随着浙江省中等职业教育专业课程改革的深入，改变了原有的以学科为主线的课程模式，尝试构建以岗位能力为本位的专业课程新体系，促进职业教育的内涵发展。这一要求决定了中职学校的专业教学必须是以企业需求为基本依据，以就业为导向，以核心技能培养为主旨。因此，在教学活动中切实有效地贯彻"能力本位"越来越受到大家的重视。
秘书礼仪课是中职文秘专业的一门必修课，是文秘专业学生提升自身修养、塑造良好形象的一门重要课程。我校秘书礼仪课程的授课对象是文秘专业高一学生，是典型的女生班级，刚入学的他们对枯燥的专业理论知识接受能力相对较弱，但他们形象思维活跃，情感丰富，对情景模拟和实训有浓厚的兴趣。同时，秘书礼仪课程的自身特点决定了只有理论讲授与实践训练紧密结合才能更好地培养学生的学习兴趣，激励他们积极参与，主动学习。
2.概念厘定
能力本位教学立足于职业岗位要求，注重教学情景的设计，强调以学生动手、动脑，参与实践操作过程作为教学活动的主要内容，打破了传统的以教师理论讲授为主的授课方式。能力本位的教学过程中，多以"学习任务"为载体来引导学生自主学习和探索，带着任务学习使学生学习目的更明确，学习积极性更高。同时教学中常以小组合作的方式加以实施，培养学生的团队合作精神。在整个过程中让学生的学习变被动为主动，让学生在做中学，体现"以工作过程为基础"的教学新思路。
传统的秘书礼仪课程是以学科为主线的课程模式，讲求理论的系统性。而能力本位教学要求文秘教师要基于秘书实际工作任务需要，以职业活动为主线，以培养职业能力为本位，重新组织和设计教学内容，将枯燥的理论知识精心设计成具体的工作项目，分解成一个个可操作的工作任务，强调学习的实践性和知识的应用性。
3.能力本位教学在中职秘书礼仪课堂中的有效尝试
电话礼仪的内容学生相对比较熟悉，学生在生活中也广泛使用电话，有切身的感受和体会。作为文秘班的学生，如何引导学生在已有生活经验的基础上，从文秘专业的角度进行提升和深化，掌握秘书工作中接打电话的基本流程和礼仪，并尝试处理工作殊情况的电话。这是本堂课在课堂中要突破的重难点。根据教学的内容，笔者在教学方法和学法上进行了深入思考和探索，将能力本位的理念深入到整个课堂，提高学生自主学习、探究学习和合作学习的能力。
第一步：创设情境、导入新课。在新课导入环节，可采用情境导入、新闻导入、图片导入、视频导入等。选择的内容要贴近学生生活实际或是学生关注的话题，好的导入是打开学生兴趣之门的钥匙。《电话礼仪》的创设情境示例：方正公司新来的总经理秘书李虹最近在接打办公室电话中遇到了问题，经常被总经理批评，这看似简单的接打电话，总经理却对她提出了要求，希望她认真学习一下电话礼仪，负责好办公室接打电话的工作。今天我们就从文秘专业的角度，来帮助李虹分析她接打电话中的问题，一起来学习电话礼仪。
通过办公室秘书工作情境的创设，激发学生学习新课的兴趣，并从秘书专业的角度引导学生关注电话礼仪，进入新课的学习。
第二步：师生互动、探究新知。在探究新知环节主要通过给学生设置工作情境，引导学生完成工作任务，通常采用小组合作的方式完成。让学生在实践中学习，在体验中成长。《电话礼仪》探究新知示例：本h节通过观看秘书李虹接打电话的一个视频，引导学生完成两个任务：任务（1）记录下你认为视频中接打电话双方正确和错误之处，并说明理由，错误之处给出改进的建议；任务（2）结合视频材料，小组讨论分析接打电话的基本流程。视频案例：2016年10月18日上午10点左右，方正公司（简称A公司）总经理秘书李虹正在办公室整理文件，此时电话铃响了起来，铃响四声后，李虹匆忙跑过去右手拿起电话接听，来电者是合作伙伴华联集团（简称B公司）负责人王磊。（双方通话过程和内容略）
通过引导学生观看秘书李虹接打电话的这个视频，完成两个任务的过程中使学生掌握接打电话的基本流程和基本礼仪要求。并且是以让学生分析、讨论为主得出结论，增强学生学习的自信心和积极性。
第三步：课堂拓展、情景模拟。在课堂拓展环节，通过情景模拟的实践演练方式，一方面让学生巩固上一个环节的学习内容，另一方面让学生以小组合作方式进一步探究学习，在做中学，将知识转化为能力。《电话礼仪》情景模拟示例：适当改编视频所给情景，结合所学知识，四人小组合作讨论，模拟处理以下情景：
情景1：如果当时A公司宋经理在办公室，模拟演示秘书处理过程。
情景2：如果B公司负责人王磊打错了电话，模拟演示秘书处理过程。
情景3：如果在通话过程中电话突然中断，模拟演示秘书处理过程。
情景4：如果当时A公司宋经理正在开董事会议，B公司负责人王磊来电，他坚持要宋经理亲自接电话，而此时宋经理不愿接电话，模拟演示秘书处理过程。
教师随机抽取学生进行情景模拟展示，展示后师生点评。情景模拟特殊情况下接打电话的处理，增强学生对知识的拓展运用。同时，实践中暴露的问题，通过点评的形式，让学生更深刻地发现不足，更主动地去思考寻求解决方式。
第四步：课后作业、巩固强化。课后作业环节是对课堂知识的巩固，在作业布置上不仅要有基础性的理论知识巩固，更要有强化能力的实践性作业。《电话礼仪》课后作业示例：作业1：结合所学知识，总结接打电话的基本流程和基本礼仪要求；作业2：根据所给情景，按电话礼仪的要求进行改写，改编后同桌两人进行情景模拟。
能力本位教学在中职秘书礼仪课堂中的有效尝试，能为中职文秘学生创设一个宽松的课堂学习氛围，提高学生对秘书礼仪学习的积极性，能使文秘专业教师转变教学观念，强化能力本位的教学观，最终在一定程度上增强中职秘书礼仪课堂教学的吸引力和实效性。
参考文献：
[1] 普诚雨.秘书礼仪基础[M].北京：高等教育出版社，2006.
秘书礼仪范文第5篇
【关键词】秘书，固定电话，礼仪
电话，因其灵活、方便、快捷的优势，成为现代社会不可或缺的信息传递工具，也成为商务交往中最重要的通讯手段。电话也顺理成章的成为现代秘书工作中使用频率最高的交际工具。日本一个研究传播学的权威曾经说过，“不管是在公司，还是在家里，凭这个人在电话里的讲话方式，就可以基本判断出其教养的水准。”秘书在日常工作时接听电话时应表现出的电话形象不仅仅代表自己的教养，也代表了自己企业的整体形象。因此，决定了秘书人员在利用电话办理事务时应该讲究礼节，也就是说要注重电话礼仪。下面从电话使用的两个基本方面：接听电话和拨打电话来讨论秘书在使用固定电话的电话礼仪。
一、接听电话
1.来电必接和接听及时。接听电话的两个原则是来电必接和接听及时，就是任何时间、任何情况下都要接听电话，并应在电话铃声响过三声后再接电话。这被称作“铃响三声法则”。即使当时不宜通话，亦应先接电话说明原因后请其指定时间，由自己回电话。
2.认真确认来电者信息及目的
案例1：电话铃响： “嘟.. 嘟..”；秘书：“喂，您好！” ；来电者：“你好！我找一下刘经理，我和他约好今天九点半到办公室拜访他！”；秘书：“您好！我们这边没有刘经理，您是不是打错了？”；来电者：“没有刘经理？你是不是新四方公司？”；秘书：“你好！我们不是新四方，我们是新东方！” ；来电者：“真是的，不早说，浪费我时间！ 啪......” 秘书：“……”
案例1是典型的因为接听电话时没有自报家门引起的电话礼仪的缺失的问题。案例中，秘书在接听电话时没有自报家门，没有告诉来电者自己是“新东方”公司，才有了之后的误会。因此，秘书在接听电话后，首要的是对来电者的信息和来电目的进行确认。首先问候对方以保证电话有人接听，其次是主动自报公司和部门名称以确认对方没有打错电话。如果发现对方打错了，应该态度和蔼地告知对方，然后再帮助对方核对一下错在何处，并提供力所能及的帮助。
3.专心致志，认真记录。接听对话应该专心致志，并需要按照公司要求做好电话记录。电话记录有一个通用的4W法则：（1）Who，是谁打来电话？（2）Where，从什么单位和地方打来？（3）Whe，何时打来？时间的记录非常重要。如果时间不清，给公司带来也许是不可挽回的损失。（4）What，为何打来？
4.挂机有方。事情沟通完需要挂断电话时，由哪一方首先挂断电话在礼仪上很有讲究。当双方地位相当时，通常被求一方先挂断电话，有求于人的一方则不宜如此。若通话并不涉及实质性问题，应由主叫方首先挂断电话。当通话双方是上下级关系时，则应由上级先挂断电话。
二、拨打电话
1.通话时机的选择。通话的时机看起来平常，实际很重要。设身处地地考虑对方的情况，以对方的方便来选择通话时机是基本原则。我们通过案例2来分析通话时机选择的礼仪。
案例2：周二中午一点，电话铃响： “嘟.. 嘟.. 嘟.. 嘟..”；接听者：“喂，新四方营销部。”；秘书：“您好！我这里是新东方公司，昨天我们刘总和你们钟总谈了一个合作意向。我们营销部想和你们公司营销部确定一个时间具体谈谈。”；接听者：“新东方就新东方呗，大中午的大家都在休息，谁有兴趣和你们谈意向？不能工作时间再打来么？”；秘书：“不好意思，那我下午工作时间再打吧！再见！”；接听者：“啪……”
案例2是典型的错误的通话时机造成的电话礼仪缺失。中午一点，经过了一上午忙碌的工作，公司员工们大部分在吃饭或休息。这段时间是属于员工的休息时间。秘书选择这种时候打电话，是变相的强迫对方公司员工加班。工作只是生活的一部分，我们无权要求别人在休息时间来工作。
秘书如果在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联络，但是一定要注意把握分寸。通常情况下，晚上10点到第2天早上7点之间是别人的休息时间，没有什么急事不应该在这段时间打电话。其次，不要在别人的就餐时间给别人打电话。另外，如果不是极端重要的事情，节假日切记不要打电话。
2.通话时间的选择。秘书在工作中拨打电话时，一定要注意通话时间。通过案例3来分析通话时间选择的重要性。
案例3：电话铃响： “嘟.. 嘟.. 嘟..”；接听者：“喂，您好！新四方营销部！”；秘书：“您好！我这里是新东方公司，昨天我们刘总和你们钟总谈了一个合作意向。我们营销部想和你们公司营销部确定一个时间具体谈谈。”；接听者：“好的。”
秘书：“我觉得……”
……（3分钟过去了）；
秘书：“会议我们这边初定是营销部经理李总出席，你们呢？”
接听者：“……”
……（3分钟又过去了）
秘书：“那参会人员就这么定了，还有……”
接听者：“……我们先说这么多，有问题碰面之后再解决好么？”（头都听大了）
秘书：“……”
案例3是典型的没有考虑通话时间的电话行为，这是不符合电话礼仪的。接听电话时声音是传播信息的唯一途径，因此，通话双方都需要高度集中注意力，通话时间过长很容易引起疲劳，从而造成通话效率下降。秘书在拨打电话时通话时间很重要。通话时间有个经典的“3分钟原则”，即每次通话时间控制在3分钟之内。这里的“3分钟”是指在秘书应该与对方高效率沟通，在尽量少的时间内完成沟通任务。如果情况特殊，需要的通话时间比较长，也应该在开始就向对方说明并征得对方同意。
3.通话内容精练有序。提高沟通效率才能控制通话时间，其重要方法是通话前提前准备，使通话内容精练有序。秘书正确把握通话内容，使其精练有序的有效方法是养成重要电话列提纲的习惯。电话接通后，首先做自我介绍，再根据提纲上列出的通话事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。要确保把一件事情沟通清楚，了解对方的反馈之后再讲下一件事情。
参考文献：
秘书礼仪范文第6篇
论文摘要： 本文通过采用影视术语并以秘书实务课程为例，探讨情景模拟教学角色扮演法中教师的作用和对教师的要求。
秘书实务课程具有极强的实践性，它不但要求学生掌握有关秘书实务的知识，更要注重知识的实际应用。秘书实务知识涉及面广，生活气息浓，而学生恰恰缺少社会经验。要达到这门课的教学目的，让学生按照秘书相关规范来要求自己，使自己的行为修养得到提高并养成习惯，就要求教师采取学生能感兴趣的方法和方式。就个人实践而言，面对高职高专的学生，情景模拟教学方法就是不错的选择。
情景模拟教学法是指教师围绕某一教学主题，创设情景并引导学生扮演角色，将事件的发生、发展过程模拟或虚拟再现出来，让学生从中领悟教学内容，进而进行职业技能训练的一种亲验式教学方法。情景模拟教学法通过给学生提供一个角色扮演的机会，使他能够设身处地去扮演一个在实际生活中不属于自己的角色，激发学生学习的积极性，培养学生的观察、分析和综合的思维能力，提高学生在文字、语言方面的表达能力，增强学生在一定环境或条件下的应变能力、组织能力与操作能力，锻炼学生的团队合作能力。通过情景的创设与角色的进入，能架起学校学习与社会实践的桥梁，使学生充分感受社会、理解社会，对最终走向社会是极为有益的。
由于情景模拟教学是主要通过学生的活动进行，因此，教师在课堂上所起的作用除了发挥好讲授法中的作用外，还有更高的要求。笔者借用影视术语并以秘书实务课程为例描述教师在情景模拟教学中的作用。
一、“编剧”
情景模拟的关键是让学生投入其中，认真体会角色及剧情，尽量地接近现实。这就要求教师根据教学目标、学生的能力及个人特点和学校的实际情况，设计一场逼真的情景剧。以秘书实务中办公室接待为例，在进行情景设计时，就要充分考虑到办公室的环境、来访者及本方领导等诸多因素，设计出符合秘书、不同来访者、本方领导等身份的行为举止，让扮演秘书的学生在处理具体事物的活动中充分理解秘书接待工作的程序、注意事项等知识，锻炼出实际工作能力。
二、“制片人”
情景模拟要做到逼真，接近现实，必须有物质和其他条件的保证。以秘书实务中秘书礼仪部分为例，在安排学生进行餐饮礼仪的角色扮演中，就要给学生提供一个足以发挥学生潜质的场地，让学生能在真实的餐桌旁边进行，并根据分工进行模拟商务宴请，从而锻炼学生的社交能力。特别是在西餐礼仪中，能够给学生提供一个足以模拟西餐厅的环境，让学生在具体操作中掌握餐饮礼仪。这就要求教师能够寻找到合适的场地或者申请到相应的经费，保证情景模拟能够顺利进行。
三、“导演”
在情景模拟教学中，学生是当然的主体，课堂时间基本上由学生来控制。虽然有事先预设的情景，但是由于学生的理解能力和社会经验的不足，无法了解情景设置的真实意图，随意想象，这就要求教师在学生饰演的过程中不断提醒学生的角色，告知其角色内涵，引导学生按照教学目标进行演绎。特别是学生在饰演过程中遇到困难或者小组意见发生分歧的时候，教师应该能够根据学生的特点和能力，进行适当的信息补充加以启发或者进行有效协调，让学生在教师的指导下，深切体会自己饰演角色的工作特点和职业要求，使情景模拟教学顺利进行。
四、“摄影师”
情景模拟是学生饰演角色进行表演，表演的学生无法观察到自己表现如何。这时可以将学生的表演用影像记录下来，让学生能够看到自己的表现。再以秘书实务中接待工作为例，其中涉及秘书的姿态、沟通技巧和送客等方面的知识和能力。旁观的学生可以看见他的表演，但是表演者自己没有直观的观察。通过摄影，可以真实地再现表演过程，让学生自己发现的不足并加以改进，这比别人说教的作用要好得多。当代社会高度发达的信息技术，十分普及的摄影及摄像器材提供了良好的物质基础，教师只要会操作相关设备并制作出影像即可。
五、“影评人”
在学生进行模拟情景表演之后，教师要引导角色扮演者和旁观者进行讨论，指出扮演者的优缺点，探讨如何做好符合自己身份的工作，也让旁观的同学从中学到相应的知识。教师最后要利用影像，对学生的具体表现，比如秘书礼仪中的仪表姿态、语言表达、沟通技巧、应变与解决问题等方面进行详细的点评，以助于学生走入社会并尽早地适应自己的职业角色。
“情景模拟教学法事实上是一种仿真培训方法”，［1］它更加侧重学生社会技巧的训练。教师要在备课时充分准备，编好“剧本”，同时给学生足够的时间来体会其中的角色和剧情。这就要求教师不但要有扎实的理论知识，而且要有丰富的社会阅历和实践经历，这样才能为学生提供一个仿真的情景，达到训练学生社会技巧的教学目的。
秘书礼仪范文第7篇
办公室接待礼仪(一)
着装仪容规范
不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁，自己也会感觉良好、自信十足。注意，在穿着上不要百无禁忌，过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装，相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外，要是你整天标新立异，想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话，上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上，工作肯定不会太认真。
来访者接待
前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：您好，请问您找一位?、有预约吗。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。
如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台接待应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。
如果来访者知道找谁，但没有预约，办公室前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书，单位的来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。
接电话礼仪
办公室前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说请问、对不起、请稍等之类的谦词。
在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好，(办公室名称，如果办公室名称较长，应用简称)，忌以喂开头。如果因故迟接，要向来电者说对不起，让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说请稍等，并马上转接过去。
如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。
鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。
办公室接待礼仪(二)
(一)迎宾礼节。迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作，除了热情和真诚，礼仪常识必不可少。迎来送往，是日常接待工作的主要方面。
1.办公室日常迎宾。秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的，也有临时无约的不速之客。不管是有约的还是无约的，秘书都应热情地以礼相待。
当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾，不管有约无约，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份，并与其握手致意，必要时可与来宾礼貌地交换名片。对有约的、重要的，或是远道而来的来宾，为了表示郑重、尊敬和热情、友好，主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑，挥手招呼致意，以示我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临之意。
2.办公室之外迎宾。有时，秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾，或在接待活动地迎接来宾，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些，礼仪礼节要求也更为讲究。迎宾时，主人应提前到达迎接地点。来宾到达后，主人应上前热情地招呼、问候，然后或自我介绍，或互相介绍，或交换名片。如果与来宾是初次见面，秘书可事先准备好写有如欢迎XX公司XX先生一行之类醒目文字的接站牌。
对重要的来宾，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时，要安排迎宾线，即在迎宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内，也可安排在门外，但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。
欢迎重要来宾时，有时还要安排送花。送花时，一般宜选择代表友谊、喜悦、欢迎花语的花卉，如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾，送花时，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。一般来说，以红色花系或紫色花系为佳，忌用黄色花卉和、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上，西方人送花一般是单数，但不能送13朵。
秘书礼仪范文第8篇
办公室接待礼仪(一)
着装仪容规范
不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁，自己也会感觉良好、自信十足。注意，在穿着上不要百无禁忌，过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装，相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外，要是你整天标新立异，想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话，上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上，工作肯定不会太认真。
来访者接待
前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：您好，请问您找一位?、有预约吗。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。
如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台接待应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。
如果来访者知道找谁，但没有预约，办公室前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书，单位的来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。
接电话礼仪
办公室前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说请问、对不起、请稍等之类的谦词。
在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好，(办公室名称，如果办公室名称较长，应用简称)，忌以喂开头。如果因故迟接，要向来电者说对不起，让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说请稍等，并马上转接过去。
如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。
鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。
办公室接待礼仪(二)
(一)迎宾礼节。迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作，除了热情和真诚，礼仪常识必不可少。迎来送往，是日常接待工作的主要方面。
1.办公室日常迎宾。秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的，也有临时无约的不速之客。不管是有约的还是无约的，秘书都应热情地以礼相待。
当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾，不管有约无约，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份，并与其握手致意，必要时可与来宾礼貌地交换名片。对有约的、重要的，或是远道而来的来宾，为了表示郑重、尊敬和热情、友好，主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑，挥手招呼致意，以示我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临之意。
2.办公室之外迎宾。有时，秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾，或在接待活动地迎接来宾，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些，礼仪礼节要求也更为讲究。迎宾时，主人应提前到达迎接地点。来宾到达后，主人应上前热情地招呼、问候，然后或自我介绍，或互相介绍，或交换名片。如果与来宾是初次见面，秘书可事先准备好写有如欢迎XX公司XX先生一行之类醒目文字的接站牌。
对重要的来宾，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时，要安排迎宾线，即在迎宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内，也可安排在门外，但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。
欢迎重要来宾时，有时还要安排送花。送花时，一般宜选择代表友谊、喜悦、欢迎花语的花卉，如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾，送花时，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。一般来说，以红色花系或紫色花系为佳，忌用黄色花卉和、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上，西方人送花一般是单数，但不能送13朵。