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【关键词】 合同履行; 预算管理; 有效结合
一、企业简介及管理工作实施背景
河北电力设备厂隶属于国家电网公司,是河北省电力公司的分公司。1969年4月建厂,作为原国家电力工业部机械制造局50家骨干电力机械制造单位之一,多年来为电力工业生产建设提供了强有力的技术支持和产品服务。近两年电力设备厂实施产品结构调整转型,2011年产品全面转向电网产品,总体订货跨进亿元规模,实现做大电网产品的第一步。但企业各类资源在适应电网产品快速增长趋势上还存在短期难以解决的客观矛盾。在预算管理方面仍面临着很多矛盾和问题:1.企业无法有效地分配各类资源。具体体现在合同履约滞后,对市场开拓无法提供有效保障。2.预算管理是静态的,基本上是“财务部的全面预算”,而不是“全员的全面预算”。各部门及员工自主参与预算执行控制管理的积极性不高。3.无论是合同履约滞后还是预算执行不及时,更多的是事后分析,而非过程跟踪、监控和管理。无法做到提前防范问题、及时发现问题、合理堵塞漏洞。预算执行分析评估只能与阶段预算比较,预算执行无法实施动态管理。4.企业生产经营活动中各类信息数据分散,没有形成全面、有效的信息流共享,生产组织及经营管理决策缺乏畅通的信息支持。
二、“合同履行与预算管理有效结合”的管理工作描述
企业如何在逆势中崛起?如何构建一套高效的管理体系?如何用标准化方法解决问题?
以企业发展为目标,以市场为导向,建立全面预算管理体系,并结合企业实际将“合同履行与预算管理有效结合”是行之有效、简单易行的方法。
作为市场化企业,合同是收支预算编制的前提,而合同的履行状况直接关系到预算的执行情况。合同的履行,标志着合同从静态向动态的转化,合同也正是通过一系列动态的过程最后固化为合同利益。合同履行开始后,是合同管理的最艰难阶段。合同履行的监督工作就是防范问题、发现问题、堵塞漏洞,而防范是重点。如何将监督的“关口前移”,使问题被提前发现并化解,以保障合同正常履行?产品结构调整后,如何有效地调控资源,进一步发挥预算管理的引领和调控作用,努力实现预算管理由静态到动态的突破?我们将合同履行与预算管理有机结合,以预算实现为目标,切实加强合同履行过程跟踪、监控和管理。通过对合同履行的监控与召开预算分析会,将预算执行落实到各部门、各环节,形成全面的预算责任体系,确保预算执行到位。经过不断摸索、钻研和创新,全面预算动态管理各项工作已步入正轨,逐步向全员参与、全时段控制的目标迈进。
三、“合同履行与预算管理有效结合”的具体实施方法
作为成长期的企业,年初以销售预测目标为起点,分别编制销售预算、生产预算、成本预算、利润预算、现金预算等表格。以销售收入为主导指标,以利润和现金回收为辅助指标。而日常通过合同履行与预算管理的有效结合以保障企业预算管理目标的实现。
(一)建立以“合同履行”为载体,全员参与、全程控制的预算管理体系,实行预算执行的实时动态管理,明确各部门职责分工
1.市场营销部具体负责合同履行的过程管控,具体职责:(1)负责订货统计工作。每月月末要更新信息系统数据。对于交货期等合同变更后的内容要及时反馈和更新。(2)做好合同履行过程的管理,每月梳理合同的履行状态。(3)严格按合同交货期做好下月收入的预测,对于不能按期实现的收入,要在预算执行分析会上说明原因,相关部门协调解决。(4)重点解决入库产值与预算收入差异问题。如与用户沟通解决已入库或已发货而未开票的问题。
2.财务部负责预算管理过程管控。具体职责:(1)负责制定分月收入预算进度表。(2)负责分析产值与销售收入进度匹配情况。(3)负责审查各业务部门的收入预测表及合同履行情况表,汇总编制全厂预算管理报表。主要包括合同履行及损益预算执行情况多个表单。(4)每月负责召开预算执行分析会。以日常管理、检查与月度分析相结合的方式,对预算执行情况进行全面控制,以保证合同的履行及效益的实现。
3.生产部具体职责:(1)负责制定分月产值进度表。(2)负责分析产值与销售收入进度匹配情况。
4.相关部门具体职责:积极参与预算管理,认真分析影响合同正常履行的直接或间接因素,重点查找影响收入按期实现的工期、质量、发货、售后服务等问题。
(二)每月各部门通过编制“合同履行与预算管理”专业管理系统的多个表单,参与企业经营管理
具体设计为三张合同履约状态统计表及五张预算管理附表,为企业经营活动提供依据。
1.合同履约状态统计表
统计合同基本信息及预算、产值实现时间。主要有合同编号、客户名称、产品名称、数量、价格、订货时间、交货时间、实际需求工期、预算实现时间、产值实现时间等内容,同时揭示预算执行差异。通过监控合同是否按期投产、是否按期完工、是否按期发货、是否按期实现收入来提示是否有工期原因、用户原因、质量原因造成预算的差异。
2.预算管理附表
(1)上月预算执行情况报表。分析月度收入、利润完成情况。
(2)利润预算表。对下月及全年预算实现情况进行预测。
(3)下月收入预算明细表,每月安排、统计收入预算明细。
(4)订货及预算情况相关统计。统计已有订货及预算实现情况。
(5)已入库未开票明细表。分析预算未曾实现原因,并落实责任人。
(三)每月月末召开预算执行分析会
以日常管理、检查与月度分析相结合的方式,对合同、预算、产值执行情况进行全面分析评估,以保证合同的履行及效益的实现。企业日常通过执行“设置预算/修改预算、记录实际结果、预算与实际结果对比、必要时采取控制措施”等四项行动来保证在预算过程中有可靠的控制行为,从而实现监控预算。各职能部门积极参与预算管理,认真分析影响合同正常履行的直接或间接因素,重点查找影响收入按期实现的工期、质量、发货、售后服务等问题。这将使合同履行的监督的“关口前移”,使问题被提前发现并化解。通过加强合同履行过程跟踪、监控和管理,来防范问题、发现问题、堵塞漏洞。
四、借助信息平台实现“合同履行与预算管理的有效结合流程固化”
初步构建“合同履行与预算管理”信息管理平台。针对企业实际特点,设备厂自行构建了“合同履行与预算管理”信息管理平台,使合同履行与预算管理流程固化。根据预算执行数据的特性,初步建立了合同履行与预算管理数据库和多个数据表,开发了预算执行数据上传及维护接口,规划了各职能部门的数据访问权限以确保数据安全性,并建立各职能部门合同履行与预算执行情况分析工作表,实时监控企业合同履行与预算执行情况。信息管理系统所提供的合同履行及预算执行的明细、汇总及对比分析数据为企业生产组织及经营管理决策提供全面、动态的信息支持。
(一)“合同履行与预算管理”信息管理平台简介
1.首页界面(如图1所示)。
2.“合同基本情况”界面(如图2所示)。
3.“预算执行及合同履行情况”界面(如图3所示)。
(二)管理信息系统的具体使用方法
1.基础数据的填报。每月由市场营销部根据新增订货情况填报订货统计信息,主要有合同基本信息及补充信息。有合同签订日期、合同到期日期、合同金额、预计边利率、产品类别、产品名称、型号、单位、数量、对方单位、回款方式、预付款、货款、质保金、履约保函的金额及预计实现时间(如图4、图5所示)。
2.合同履行状态统计表的填报。日常做好合同履行过程的管理。每月要更新系统数据和信息,特别对于交货期等合同变更后的内容要及时反馈和更新。每月月末由市场营销部根据合同履行状态填报。每月清理合同的履行状态,分为未投产、未完工、已完工未开票、已发货未开票、已开普通票未交用户等(如图6、图7所示)。
3.财务部按照输入合同的各类信息编制出多个管理报表,提供合同履行及预算执行情况的各类信息。主要依据“合同交货期”与“实际交货期”的比较来检验合同的履行情况和预算的执行情况。
五、实施效果
通过实施“合同履行与预算管理的有效结合流程固化”,实现了预算管理由静态到动态的突破。财务部、市场营销部、生产部等建立以“合同履行”为载体,全员参与、全程控制的预算管理体系。通过管理体系的流程固化并有效运行主要实现如下功能:
1.通过合同履行及预算执行等信息动态的展示,实现全面、有效的信息流共享,为生产组织及经营管理决策提供畅通的信息支持。通过对合同履行情况的梳理,通过对预算报表的编制,使原有的订货、投产、入库、发货、开票以及收入实现、预算分析等各类分散于各部门和各环节的信息有效的衔接。
2.能够有效地加强内部控制,协调和优化企业资源配置,改善物流和资金流,真正实现“大营销”理念,从而最终全面提升企业的经营管理水平。(1)合理组织生产,保证工期,使技术准备、物资采购、分厂生产等生产组织更有依据。比如合同变更等市场信息的及时传递对生产组织的重要性。(2)使资金统筹管理更加科学合理。
3.预算管理向全员参与、全时段控制的目标迈进。将预算执行落实到各部门、各环节,形成全面的预算责任体系,实现预算的动态管理,确保预算执行到位。(1)原预算、产值进度及缺口主要与时间阶段预算比较,现在可以按合同的履行实现预算、产值的动态管理。(2)企业经济活动分析中揭示与解决问题更有依据。如财务部的损益分析、生产部的工期分析、质量管理部的质量分析都可以依据合同履行差异与预算实现差异展开。
4.变事后分析为事前防范与过程控制。通过加强合同履行过程跟踪、监控和管理,来防范问题、发现问题、堵塞漏洞。对于履约滞后或预算执行不及时的合同项目进行重点监控和管理。做到提前揭示问题与矛盾,及早防范风险与解决问题。
六.持续改进
1.不断完善合同履行与预算管理系统。从精细化管理出发,深化、细化预算管理,拓宽预算管理的空间、细化预算的内容、完善预算管理的手段、监控预算执行过程,发挥预算的预测、监控、分析、修正等作用,确保企业发展目标的实现。
关键词:项目经理部;合同管理;成本管理
施工企业的本质是获得利益,企业的利益至上,项目经理部作为企业的核心,掌握着企业的经济命脉,企业以合同为主,明确“责任”、“权利”和“利益”,项目成本的管理责任制度和项目成本核算作为项目管理的主要内容,在目前的市场竞争中,施工企业追求经济效益,拓展生存空间,这是一种有效的管理模式。这个模式是主要载体责任成本管理,预算管理和合同是责任成本管理的重点,项目经理部是最基本的建设管理机构,它的本质是使用项目管理原则以及降低成本的方法,创造经济效益,使它成为企业效益的来源。
一、完善成本管理
(一)制定项目计划并定义目标成本
工程成本计划通常是由直接成本和间接成本计划的建设项目制定的,以企业的实际情况为基础来进行成本计划。基于工作指标的分部分项,可以节省原材料的消费限额和技术的措施,由于施工方案的优化,可以制定明确的成本计划。
(二)做好项目的成本控制,保证成本计划的实现
1.完善施工技术在工地选址上要先进行合理规划,然后再确定地址。合理的规划可以减少浪费,然而为了确保工程的质量,必须严格把控施工的技术,这样可以避免发生工程事故。如果没有严格的控制施工的质量,就会发生工程质量不合格,导致重新施工,这样既浪费时间又浪费金钱。因此,在施工过程中,要采取有效的技术措施和合理的建议,以提高经济效益来研究新的方法。
2.严格控制工程造价严格按集团公司发行的内部预算或成本计划控制成本,严格控制数量、单价、数量、材料和机械。
(三)对资料的整理
对企业实际的成本进行核算,整理实际成本与规划的成本,若超出规划成本,分析其原因,并且针对问题采取措施进行解决,以便创造条件实现责任成本。1.完成收尾工作认真、整洁地做好项目的收尾工作。同时做好工程竣工验收工作,以及做好交工验收工作。2.对成本核算的分析以及不足成本核算是在项目完成之后进行的一次工作,是对成本核算的一次检验,这对成本核算分析起着重要的作用。通过对核算的分析,是施工计划的基础,并且可以揭示成本的变化,因此寻找降低成本的方法,从而获得更有效的成本控制。而在进行成本核算时也会遇到问题,如:核算目标对象很混乱。随着施工企业的飞速发展,企业加工产品的生产工艺复杂、工序繁多,同时因生产类型不同,对成本管理的要求不同,成本计算对象和成本项目也就有所不同,应根据企业生产类型的特点和对成本管理的要求,确定成本计算对象和成本项目。核算过程中成本归集,费用在项目间分摊比例的确认,都与企业成本精细化核算有关。成本核算为企业领导在决策中奠定基础以及提供参考。随着现代经济和社会的发展,市场经济的体制下,加工成本核算也随着经济的发展而发展,同样也影响着企业的发展。施工企业要为核算制定一个完善的方案,为企业决策者在企业发展决策中提供信息支持,做出正确地决策。但在企业实际操作中,由于企业并未形成完善的核算体系,所以企业核算时仍然存在着许多问题。由于在生产实践的过程中,业务的范围包含的信息较多,导致核算人员手忙脚乱。因此,要制定统一的核算步骤、费用归集标准,这样不仅可以提高核算的效率,还可以使核算的会计信息准确反映企业的人力、财力的消耗去向。
二、在施工阶段,成本预算的重要性
在工程施工阶段,可以按照时间表,质量,达到良好的经济效益。每个项目的建造,都必须严格按照一整套合同文件的规定,尤其是对建造技术的要求,以确保施工期限和质量,以及在合理范围内的工程成本控制,以使合同的顺利实施,使项目的完成更加圆满。施工单位一般按照项目部门制定的合同进行施工的,对于施工单位来说,一切遵照合同行事,不允许随便更改合同的条款,并在合同管理的施工阶段取得应得利益,施工单位应做好下列几方面的工作:1.根据时间表由合同或建设单位进行施工,确保项目完成后在合同中指定的日期内并且没有任何的事故。2.施工应当在保证安全的情况下,确保施工工程的质量,要依照合同进行施工,符合施工的标准。3.根据工程变更指令由建设单位或施工主管指挥,完成建设项目。4.在工程施工的过程中,如若侵犯个人利益,要向项目经理索取经济补偿。5.按照合同行事,每月一次的进行会议项目,按时提交付款结算书,以及收集工作是根据合同进行付款程序,并且保证项目付款及时收到。6.在施工过程中注意客观不利条件,报告建设单位和设计单位当遇到特别风险和不利的自然条件时及时做出反应。7.注意国家和当地的价格波动,并调整项目的资金,及时按照合同中规定的价格采取调整措施。8.注意合同中规定的“工作范围”,认真阅读合同,为了保护自己的合法权益以及对施工质量的负责,在施工过程中,如若施工超出了工作范围,要向项目经理部提出补偿。9.对施工工地的工作记录和录像要非常重视,在合同文件和信件中做好工作,对施工材料进行系统化的积累。在未来的总结或索赔中,将施工材料作为参考,对施工合同要妥善管理,这是一项重要的任务,对合同的双方有特殊的重要意义。如果不熟悉合同,在使用合同条款维护自己的合法权益时,建设单位将失去赔偿机会,损失许多机会。合同管理的关键工作是施工单位对施工的监督,而施工进度和质量,很多工程都是围绕着这个目的施工的。在施工过程中,必须满足施工单位的要求,按照合同规定的项目付款,要学会保护自己的利益。在此基础上这项工作不是特别简单的,要求各类人员认真阅读合同,认真研究和理解合同,按照合同的规定,根据工程施工的基本原则,不熟悉或不善于使用合同文件,就不能做好合同管理工作,以及不能更合理地维护自己的利益。因此,要培养人才,包括合同管理人员,是未来工作重点的一部分。按照合同规定的进行施工,是工程施工工作的原则,不熟悉或者不善于应用合同文件,合同管理工作也不熟悉,更不能合理的维护自己的利益。因此,要培养人才,包括合同管理人员,是工作的重要议事日程。
三、成本管理应综合“责任”、“权利”和“利益”
成本管理必须符合“谁控制、谁负责、谁受益”的监督机制。项目管理部门应当与每个项目团队签合同,明确责任。本合同主要条款为:(1)合同表明日期;(2)做什么的;(3)甲方行使的权利;(4)乙方拥有的权利;(5)相关制度;(6)额外的相关事项。根据合同对项目进行审查,以及拿出一部分现金作为一部分项目的奖励。项目责任成本合同的签订,是责任成本管理的开始,责任成本控制的过程,是合同实施的过程。项目的目的是履行合同,实行宏观管理,而不是干预单位的正常管理。建设团队首先要对微观管理和合同的控制全权负责,并将承担责任成本的责任制度作为手段,以降低成本,提高效率,为了成本分析和评估体系的目的。四、结束语简而言之,为了获得良好的经济效益,必须加强项目管理,提高管理水平。加强成本管理,可以节约资金,做好合同预算管理工作,可以获得更多收入。而只有这样,才能在这激烈的竞争中能够更好的发展,为企业创造效益。
参考文献:
[1]梁光荣.工程施工中的成本控制[J].山西施工,2004(3):98-99.
[2]何秀英.谈工程造价管理改革[J].山西施工,2004(4):84-86.
在建筑工程项目建设过程中,合同管理是项目管理的重要组成部分,通过科学化、现代化管理理念的引入,以及制定合理的、完善的合同管理制度,能够有效确保工程项目整体质量,而做好成本控制工作,还可在保证项目经济效益的基础上,为工程质量提供坚实的保障。此背景下,本文对建筑工程项目合同预算管理与成本控制相关内容进行了详细的阐述,以供参考。
关键词:
建筑工程项目;合同预算;管理;成本控制
近年来,随着我国社会经济的迅速增长,人民生活水平逐渐提升,促进了我国建筑工程的进一步发展,但在实际发展过程中,建筑工程预算方面还存在诸多问题,已经对我国当前建筑行业的良好发展造成了严重的影响。建筑工程合同是施工建设顺利开展的重要依据,并且还是项目验收的凭证,对项目合同预算管理与成本控制进行深入的分析研究,可促进整体建筑工程管理与施工过程管理工作的顺利进行。
1建筑工程合同预算管理中存在的问题
1.1企业缺乏相应的法律意识
在大多数建筑工程施工企业实际运营过程中,依旧存在诸多不规范的行为,例如没有明确的合同意识,并且也没有真正落实相应的合同管理策略与制度,导致合同管理混乱现象日益严重。就目前情况来看,虽然国家工商总局与建设部门已经制定了《建筑工程施工合同示范文本》,但在其实际落实过程中,大部分企业的施工方与发包方均未严格遵循有关制度与政策执行相关事项,对于有关的责权利,也没有进行明确的分配,而合同的撰写方面也存在一些不规范的问题。在建筑工程项目施工过程中,许多企业签订的各项合同仅存在于形式,并没有严格依据相关法律政策与程序签订合同,同时也没有对项目合同进行有效的管理,最终给整体项目施工与审核工作的顺利进行带来了诸多影响与限制。
1.2合同预算的制定缺乏科学性
通常情况下,在建筑工程项目实际施工过程中,工程造价与建设过程中存在的一些问题都会对建筑工程合同经预算管理造成一定的影响。例如在项目施工过程中,由于意外现象的发生而增加建设的建筑物的估价。建筑工程合同预算的制定与工程造价控制之间存在较为紧密的关联,以有效避免项目结算过程中诸多问题的出现。此外,在制定建筑工程的合同时,应当将原材料可能涨价的因素纳入考虑范畴,这就需要双方在制定合同时进行合理的交流与沟通。建筑工程合同预算的调整主要是建筑材料的调整,此过程中,如果调整幅度不低于10%,则费用的89%应由建设单位承担,建筑单位还需要承受涨幅的19%。
1.3缺乏科学完善的合同管理体制
近年来,随着建筑行业的迅速发展,现有工程合同工管理的示范文本已经无法满足现代化企业与承包商间合同需求,并且也无法满足市场经济发展需求,进而无法对企业与承包商进行有效的约束。一旦合同关键内容出现问题,再加上有关示范文本中没有对其进行较为明确的规定,以及没有相应的处理措施,必定无法对合同进行有效的约束。同时,发包方在进行合同的签订时,往往不会对各种意外因素进行全面的考虑,导致合同中的权利义务无法获得有效的约束与规范,最终引发各种纰漏问题。此外,合同分级管理与授权机制方面也较不明确,给合同管理带来了许多风险,再加上执行力度不足等问题的普遍存在,以及有效监督的缺乏,导致合同管理中存在许多漏洞与风险,对合同预算管理的顺利开展与完成造成了非常严重的影响。
2增强建筑工程项目合同预算控制措施
2.1加强合同管理,加强法律意识
建筑工程项目合同的签约流程主要是发包商在招标基础上制定相对应的文件,然后依据文件的细节内容进行相应的谈判的过程。因此,在项目正式开展之前,必须对其进行有效的管理与控制。合同是工程项目建设过程中最为重要的依据,其直接影响着项目施工时间、施工工期、施工成本与各方面目标控制,是项目后期施工管理的重要依据。要想确保项目施工的科学性,必须重视合同管理事项,并以招标为基础,落实相关管理程序,并在充分考虑建筑施工企业自身实际情况的前提下,不断增强企业法律意识,在企业经营质量与目标的基础上,对项目合同进行严格的管理与控制。同时,还要对合同事项实施过程中可能会出现的问题进行全面的考虑,并采用各种有效的因素保证合同的顺利实施,避免一切可能出现的影响合同执行的各种不利因素,导致合同签订延误现象的发生,最终对工程施工造成严重的影响。此外,在未签订合同的前提下,施工企业严禁先行施工,以避免各种不必要法律与经济纠纷问题的出现,进而对工程合同预算产生一定的影响。
2.2要重视项目实施阶段的预算控制
建筑工程项目的建设阶段是资金投入最多的阶段,并且也是建筑工程合同履行与制定的重要阶段,极容易导致工程支出超预算情况的发生。在建筑工程项目施工过程中,为了确保项目建设质量合格,该阶段基本无法节约资金,但该阶段建设对资金的需求也是非常大的,资金超预算现象发生的概率也较大,针对此,在拟定项目合同时,必须不断增强对该阶段的预算管理,这就要求预算管理人员进入施工场地进行实地考察,以确保预算制定的科学性与准确性。
2.3完善合同管理体制
工程项目合同管理是施工企业运营过程中一项具有重要意义的工作,其中,合同预算管理具有关键性作用,其直接影响着整体项目的造价控制。因此,必须重视项目施工合同的预算管理,并且还要在严格遵循合同内容、施工质量标准进行项目施工建设,以确保内容与形式的统一。这就要求企业基于企业自身与项目实际需求,制定较为完善的合同管理机制,并严格按照合同管理体制来执行,不断提高工程合同管理质量与水平,进而保证项目施工质量与企业经营效益。
3强化建筑工程项目成本控制的措施
3.1制定项目成本计划,明确目标成本
通常情况下,项目成本计划主要由施工项目直接成本计划与间接成本计划构成,因此,在进行项目成本计划的制定时,应当在充分考虑企业实际情况、分部分项工程量、劳动定额、材料消耗定额、技术节约措施的情况下,以优化的施工方案为指导,编制明确的、具体的成本核算计划。
3.2搞好项目成本控制,保证成本计划实施
3.2.1提高施工技术管理水平
(1)在充分考虑施工场地实际情况的基础上,对现场平面位置进行合理的规划,最大限度的减少浪费;(2)严格落实技术规范,确保项目质量,避免工程质量事故与返工现象的发生,有效降低质量成本;(3)积极运用实用的、有效的技术措施与合理的建议,以及企业自身具备的技术优势,从而全面提升企业经济效益。
3.2.2严格材料管理制度
(1)严格控制材料用量。首先,在严格遵循定额规范的情况下,明确材料消耗量,并积极实施限额领料制度,以此来对材料消耗进行有效的控制。一旦出现了超过领料限额的情况,必须对其发生的原因进行详细的分析,并及时采取有效的措施纠正与调整。其次,不断强化项目现场管理,合理堆放材料,减少材料搬运次数,降低堆放与仓储损耗。最后,做好项目余料的回收利用工作;(2)严格控制材料价格。①对买价进行严格的控制,并通过详细分析市场行情的调查与研究,在保质保量的情况下,货比三家,选择优质的、低廉的材料。②对运费进行严格的控制,这就要求对项目的运输进行合理的组织,就近购料,选用最为经济的运输方式,全面降低项目材料运输成本。③依据建筑工程项目施工组织计划与进度,明确合理的进货数量与时间,最大限度的减少材料积压现象的出现,全面减少资金占用。④强化对施工任务单与限额领料单的管理力度,逐条核对有关资料与成本计划,计算分部分项工程成本差异,详细分析问题发生的原因,及时采取有效措施纠正偏差。
3.3搞好成本的核算分析
在完成项目施工之后,还需做好成本核算与分析工作。成本核算是成本计划得以落实的最后检验,核算形成的资料经过分析之后,能够为日后施工项目成本计划的制定提供帮助,并且还可从中揭示成本的变动规律,从而寻求降低成本的途径,以确保建筑工程项目成本控制工作的有效开展。
4结语
综上所述,在建筑工程项目建设过程中,工程合同预算具有十分重要的意义。通过对建筑工程项目进行科学的、合理的预算,能够有效控制工程建设成本,提升资金利用效率与招标方经济利益,从而在保质保量的前提下获得最高的经济效益。这就要求必须对建筑工程项目的合同预算管理工作投入高度的重视,以确保项目成本控制的有效进行,推动我国建筑行业的良好发展。
作者:张朔 单位:重庆市城租房建设有限公司
参考文献
[1]王利宽.项目经理部合同预算管理与成本控制[J].城市建设理论研究(电子版),2014(32):122-124.
一、关于《建造合同准则》的相关要素
(一)关于合同收入的构成问题
按照《建造合同准则》规定,合同收入包括初始收入,合同变更、索赔及奖励等形成的收入,但在实际工作中,可能存在一些特殊情况,需要具体分析。
1、初始收入
合同中标价中有条件使用的部分(包括暂定金、备用金、预备费等)应根据具体情况来确定是否列入初始收入。
2、价外收入
价外收入是实质上的合同收入,如价外设备收入(指以发包商提供工程结算价款以外的设备原值,扣除需承包商出资回购后剩余部分的价值后纳入合同收入),出现这种情况的原因是,在投标报价中,工程价款结算单价的组成部分不含该部分设备折旧费,发包商以实物补偿承包商应得工程结算收入。
3、合同变更等致使收入减少的因素
合同变更也可以导致合同收入减少,如设计变更致使工程量减少以及业主合理地终止合同等情形,这种情形要扣除因合同变更减少的收入。
(二)关于实际成本的核算问题
《建造合同准则》对成本核算的质量提出了较高的要求,这就要求企业加强成本核算的各项基础工作,正确地对成本进行归集和分配。
1、要合理确定各项建造合同的会计核算对象
会计核算对象是建造合同的核算主体,合同的不同组合对损益的产生的结果不同,要求严格按照合同分立、合并的条件确定成本核算对象。
要区分会计核算对象与成本核算对象的不同。成本核算对象一般核算深度到分部、分项工程,二者都是成本核算的重要组成部分。
2、成本核算要真实、完整
会计核算要遵循按照权责发生制原则,特别是对业主供应的材料及风水电等费用要及时计量、记录。
分包工程的结算普遍滞后于主合同的结算,执行《建造合同准则》后,这种局面必须要彻底改观。分包工程成本的计量、记录必须及时,需要指出的这是成本核算的要求,但不是分包工程结算的依据。
要注意成本开支的范围,尤其是要区分成本与期间费用的界限,如订立合同发生的专属于建造合同本身的费用,应计入合同成本,对于资本化的借款利息应计入合同成本。
3、要区分不同会计核算对象之间的成本的界限。
4、要注意不能因为内部核算而改变《建造合同准则》执行的结果。
同一项目由内部不同单位切块承包的核算应按照一体性原则进行,项目部要对各施工单位的成本、收入进行汇总,并从总体上调整,避免因内部核算差生利润差异。
一些企业为保证总部、辅助单位社会保险的资金来源,往往提高工程项目的收费比率,但超出法定比例部分,通过管理费用核算比较妥当。
(三)关于成本预算的编制问题
成本预算的编制是《建造合同准则》实施的难点和重点,它的科学性和可靠性直接影响《建造合同准则》的执行结果。
1、成本预算的编制依据
成本预算的编制依据主要包括承包合同、设计文件、项目管理实施规划、生产要素价格、消耗定额以及类似工程的成本资料等。
2、成本预算的主要内容
成本预算的主要内容包括预算单价分析表、成本降低计划表、单位成本估算表、成本预算表等。此外,根据需要可设计按成本的经济性质分类(工资、材料费、折旧费、租赁费等)预算表、间接费用预算表、辅助生产成本预算表、机械作业预算表等基础性和过渡性表格。
3、成本预算的编制程序
(1)收集和整理基础资料。
(2)对成本数据进行测算。各相关部门应根据上述资料,经过认真分析、研究、平衡试算后,提出降低成本目标。
(3)编制成本预算。成本预算指标经过平衡后,由相关部门汇总,经《建造合同准则》委员会批准后上报。
需要说明的是,成本预算的编制要注重过程,不能用收入倒推出成本。在合同部门制定出工期生产计划(含实物量、金额)的同时,也要制定出相应的成本计划。
4、成本预算编制的相关要求
成本预算是对未来成本的预计,不确定因素很多,要把握事务发展的规律性与特殊性,在动态中对预算不断进行调整,达到《建造合同准则》实施的要求。
(1)成本预算的口径应与会计口径一致。成本口径不包括上级管理费用等,此外,资产减值与否,对成本也有一定影响,不需用及未使用固定资产的折旧应计入“管理费用”科目中,等等,都要一并考虑。
(2)运用会计程序实现成本的两种分类的转换。成本按经济性质分为外购材料(燃料、动力)、工资、折旧费等,按经济用途可分为直接费用、间接费用等,不同的分类有不同的用途。成本按经济性质分类归集后,直接计入或按一定标准经过预分配计入受益对象后即转换为按经济用途的分类。
(3)成本预算应采取灵活多变、因地制宜的编制方法。成本预算的编制方法有施工预算法、技术节约措施法、成本习性法、按实计算法等,每一种方法都有各自的特点,应具体问题具体分析,灵活运用。
(4)抓住成本预算的主要矛盾和矛盾的主要方面。对在总成本中所占比例较大的建安工作量和主要设备、材料等应进行详细预算,对关键部位、关键工序应进行周密的考虑,以减少预算的偏离度;对于工期较长的项目,成本的预算期间划分可以由细到粗,适时细化,以满足核算的要求为前提。
(5)成本预算应定期调整。成本预算不是一劳永逸的事情,要随着条件的变化不断调整。由下列公式:
公式一:
合同完工程度=(累计实际发生的合同成本÷合同预计总成本)×100%
合同预计总成本=累计实际发生的合同成本+尚需发生的合同成本
公式二:
合同预计损失=(合同预计总成本-合同总收入)-至本期末累计已确认的合同损失
可知,公式的本身也说明了成本是要定期调整的。
二、关于《建造合同准则》的组织实施问题
为确保《建造合同准则》的有效执行,企业应按照管理的级次,成立相应的《建造合同准则》执行委员会,对相关部门的成本管理工作进行组织、协调。
(一)《建造合同准则》执行委员会的组成及工作职责
《建造合同准则》执行委员会应由总会计师、总经济师等主管领导和财务部门、合同管理部门、物资管理部门、人力资源部门、技术管理部门等组成,其中,财务部门、工程管理部门为责任部门。
其工作职责包括:接受上级主管单位的业务指导、监督,对下级单位的成本预算工作进行指导、监督;行使成本管理职能,做好纵向沟通、横向协调工作,完成对成本预算的编制基础、基本假设、及时性、总体合理性等方面审核工作。
(二)各部门应履行的主要职责
1、技术部门的职责包括:编写详细的施工组织设计,进行工序划分,制定施工计划并确定用工计划、材料类别、机械种类等。
2、物资供应部门的职责包括:提供各类材料(包括风、水、电等)、配件价格,编制折旧费用、修理费用、租赁费用等计划。
3、人力资源部门的职责包括:编制项目的人工费预算(包括作业工人工资支出预算及民工工资支出预算)、管理人员工资预算。
4、合同部门的职责包括:确认建造合同的会计核算对象,编制人工工时单价、材料预算单价、机械设备台时单价,分析合同单价资料,进行单项单价、工序费用分析,编制成本降低计划,负责分包工程计量。
5、财务部门的职责包括:编制项目间接费用预算,收集整理各部门单项费用预算并会同各部门编制单位、单项工程成本预算。
三、成本预算要与成本管控有机结合
《建造合同准则》是会计核算与成本预算的结合,它无疑是对管理的一种推进,而做好成本预算,又会促进《建造合同准则》的实施。成本预算的编制不能孤立地进行,只有与成本管理的其他环节有机地结合起来,才能深入持久地开展下去。
(一)成本预算与成本预测相结合
成本预测是对未来成本与费用及其发展趋势所作的定性描述和逻辑推断,为成本预算提供了空间;成本预算是实现降低成本任务的指导性文件,是成本预测的继续。
(二)成本预算与成本控制相结合
成本预算为成本控制提供了依据,成本控制是保证成本预算完成的手段。
(三)成本预算与成本考核相结合
成本预算的编制和落实情况是成本考核的一项重要内容,成本考核可以验证成本预算编制的可行程度,进而推动成本预算编制质量的提高。
(四)成本预算与成本分析相结合
成本分析有助于评价成本预算的执行结果,揭示成本节超的原因,寻求降低成本的途径和方法。
四、要重视和加强会计职业判断
《建造合同准则》的执行对企业会计人员素质提出了较高的要求,会计人员不但要加强自身业务的学习,而且要熟悉和了解工程预算方面的知识,提高综合业务素质与沟通能力,正确地进行业务判断。
(一)要对是否执行《建造合同准则》进行判断
对建筑安装企业而言,土建和设备安装业务执行《建造合同准则》,相关的金属结构加工及制作、混凝土生产业务不执行《建造合同准则》。
(二)要加强对建造合同结果的判断
建造合同结果能否可靠地估计决定了合同收入与合同确认方法的选择,而建造合同的结果能否可靠地估计不是一成不变的,随着条件的变化,建造合同结果不能够可靠地估计可以转化为能够可靠地估计,或者相反,所以企业应于每期期末对建造合同结果进行判断。
五、关于会计与税法的差异问题
执行《建造合同准则》后,营业税、企业所得税等计提发生了变化,在此主要说明企业所得税的变化。
所得税法规定“建筑、安装、装配工程和提供劳务,持续时间超过12个月的,可以按完工进度或完成的工作量确认收入的实现”,在实务操作中,一般是按月,以实际完成的工作量和单位价格,由监理单位和业主单位双重审核,作为收入计量的依据;而按照《建造合同准则》确认的收入,在建造合同的结果能够可靠估计的情况下,采用完工百分比法确认收入,而完工百分比法中采用最广泛的方法是成本比例法;在建造合同的结果不能够可靠估计的情况下,收入的确认又分不同情况,显然,税法规定的应税收入的依据是业主的签认。相应地费用或损失的确认,会计与税法也同样存在着时间上和金额上的差异。
综上,二者产生的暂时性差异应按照《所得税准则》核算,对《建造合同准则》的结果产生一定影响。
六、相关财务报表填列应注意的问题
由于《建造合同准则》对收入、成本的确认较《企业会计制度》发生了很大变化,相应的一些报表的填列也随之改变。
(一)资产负债表
按照资产负债表填报要求,建造合同预计损失在“存货”项目下列示,如果“存货跌价准备――合同预计损失准备”余额大于“工程施工”科目余额与“工程结算”科目余额的差额, “存货”项目反映的是负数,这样很难做出合理解释,所以,“存货跌价准备――合同预计损失准备”项目不一定要在“存货”项目下列示。“存货跌价准备――合同预计损失准备”科目及“工程结算”科目作为“工程施工”或“生产成本”科目的备抵科目,如果“存货跌价准备―合同预计损失准备”科目余额及“工程结算”科目余额小于“工程施工”或“生产成本”科目余额,则作为一项资产,在“存货”项目下反映;反之,则作为一项负债,在“应付账款”项目下反映。
(二)现金流量表
按照现金流量表的填报要求,现金流量表中“销售商品、提供劳务收到的现金”项目采用分析填列法时,应根据“现金”、“银行存款”、“应收账款”“应收票据”、“预收账款”“主营业务收入”“其他业务收入”等账户记录分析填列。执行《建造合同准则》后,“主营业务收入”的对应科目发生了变化,不再与“现金”等科目对应,将“工程结算”取代“主营业务收入”后,科目对应关系满足,分析填列法成立。
“购买商品、接受劳务支付的现金”项目的填列,同样需要将“主营业务成本”科目(仍需分析填列,因为涉及到“存货跌价准备―合同预计损失准备”的转回问题)替换为“工程施工”科目。
(三)工程成本表
工程成本表是传统的、重要的内部报表。实行《建造合同准则》后,该表的性质和内容没有改变,但报表项目与会计科目的对应关系发生了改变,“预算成本”项目不再与“主营业务收入”科目与“营业税金及附加”科目发生额的差额相等,“实际成本”项目也不再与“主营业务成本”科目的发生额相等,相应地该表与利润表相关项目也不再对应。
该表的计算公式为“预算成本-实际成本=工程成本降低额”,在实施《建造合同》准则后,该等式是否成立?答案是肯定的。
预算成本主要根据“工程结算”科目分析填列,实际成本应根据公式“期初未完工程成本+本期费用-期末未完工程成本=已完工程成本”计算填列,本期费用即 “工程施工――合同成本”科目本期借方发生额,期初、期末成本无法直接在账簿上体现,但可以通过辅助核算来解决。
七、相关方面应高度重视,多管齐下,着力推进《建造合同准则》核算质量
《建造合同准则》的实施是一项系统工程,影响《建造合同准则》执行结果的因素有很多,仅从管理的角度看,包括企业的实际成本核算的水平、成本预算编制的质量等;业主单位合同条款的公正性、合同价款结算的及时性等。对于企业而言,暂且抛开会计核算水平的高低不谈,由于内部单位、企业与出资者的目标偏离,可能产生操纵利润的行为,如人为控制完工百分比,对利润产生的影响可能是“失之毫厘,谬以千里”。建议政府有关部门、出资人及会计师事务所要对企业《建造合同准则》的执行情况给予密切关注。
对企业而言,要加强内部控制,在做好“向后看”(实际成本要做实)的同时,更要“向前看”(预算成本要合理),逐步形成单位内部定额,全力推进《建造合同准则》的实施,确保会计信息的质量。
对于政府有关部门而言,要加大《建造合同准则》执行的监督、检查力度,制定配套实施办法,规范建设单位、变更、索赔签认的公正性和工程价款结算的及时性。
对于出资者而言,要加强企业财务治理,督促经营者改进管理,提高集约管理水平,将成本管理的关口逐步前移,促使企业价值最大化。
一、中小企业财务管理中存在的问题分析
首先,在资产管理方面,存在计划管理较弱、调拨不够规范、报废以及计价核算不规范的问题。具体表现在以下6 个方面。一是采购计划管理薄弱。对拟采购的实物资产组织调研不充分,没有提出明确的需求及报废计划,造成年度经营计划不实,进而预算不实的情况,其结果是采购实物资产具有较大的随意性。二是实物资产采购方式不规范。对于如何确定拟采购的品种、型号、厂家、价格、方式等,一些主管部门没有进行市场调研,准备工作不充分,特别是在采购方式上,随意性较大,应该招标采购的没有进行招标采购。三是实物资产调拨不规范。有的集团企业在其子公司之间调拨有关固定资产时,存在资产已经到位而被调拨子公司财务部门还没有接到正式调拨通知的情况,结果照常计提固定资产折旧,致使管理费用虚高,净利润不实。四是实物资产报废处理不规范。一些企业存在实物资产到达寿命或者已经损坏不能使用,却没有及时实施报废处理的情况。五是计价核算管理不规范。例如,在购买实物资产后,财务部门对实物资产进行了计价核算管理,而相关职能部门却没有进行登记管理,造成用、管脱节。六是对账不及时。企业财务部门与主管部门、主管部门与仓库之间,存在没有按照规定要求及时核对实物资产账目的情况,易造成资产流失和呆账、死账。
其次,在合同管理方面,存在合同调查不充分、合同内容不规范、合同执行调整不到位、合同台账管理不规范等问题。具体表现在6 个方面。一是合同调查不够充分。签订合同之前,企业的经办部门没有对需求进行调查研究,有些即使调查了,也存在不够深入和细致的情况。二是合同有关内容不规范。对有些没有标准文本的业务合同,存在照抄其他专业文本标准的情况,没有对所需的具体内容和要求进行认真推敲和研究。三是合同执行不严格。有的合同签订后,经办部门没有按照合同要求,扎实有效地落实,致使存在合同约定的工作没有在时间节点之内完成的情况。四是合同调整不规范。对于在合同执行过程中出现变化的情况,存在只以口头方式协商,而没有签订补充合同或协议的问题。五是合同验收不规范。在合同验收时,有的企业存在走形式的情况,特别是对较为复杂的合同,没有对照标准严格核查,甚至没有形成正式的合同验收文件,有的虽然形成了验收文件但不够完整,存在缺漏。六是合同台账管理不规范。有的企业虽然建立了合同台账,但是对于合同执行、付款等没有及时进行更新,也没有根据台账反映的信息对合同进行管理,使得合同台账成了摆设。
再次,在内控制度方面,存在宣传不到位、内控标准不健全、落实内控制度不到位的问题。具体表现在3 个方面。一是学习宣传不到位。财政部等5 部委早在2008 年就颁发了《企业内部控制基本规范》,这是企业加强内部控制的基本法规。但实际上,有的企业宣传教育不到位,没有认真组织全体人员学习并进行辅导。二是内部控制标准不健全。有的企业没有研究制定符合自身实际的内控制度实施标准,致使企业内控制度难以有效落实; 还有的企业虽然制定了具体标准,但存在实际操作性不强,效果不明显的情况。三是落实内控制度不到位。有的企业在相应岗位上没有安排足够人员,有的企业则是相应岗位人员审核、复核不严密,这些都直接影响了内控制度的落实质效。还有些企业存在领导在实际工作中越级指挥的情况,这也扰乱了内控制度的落实。
最后,在预算管理方面,存在认识不到位、预算编制不实用、预算管理弱化的问题。具体表现在4 个方面。一是认识不到位。有些企业领导认为企业经营业务不复杂,资金流动量也不是很大,用不着编制全面预算来管理控制,随时用随时批就行了,对预算管理的重要性缺乏认识。二是编制的全面预算不实用。有的企业在编制业务预算时没有完全按照企业年度经营计划来进行,依据不充分,致使业务预算不实用; 有的企业则是没有以企业的发展战略来牵引资本预算编制工作,造成资本预算编制与实际情况存在差距。三是全面预算管理弱化。有些企业在实际操作中存在支出不看预算,只问领导同意不同意的现象,致使企业经营与预算之间存在较大差距,预算管理的作用被弱化。四是预算管理机构不健全。有的企业没有成立专门的全面预算管理机构,而是由财务部门来兼管,这也不利于全面预算工作的有效落实。
二、完善中小企业财务管理的主要措施
首先,要强化计划意识、严格规范管理,不断提高实物资产管理水平。一是加强计划管理。业务部门要根据年度经营需求,对分管经营业务所需的实物资产配置情况进行充分调研,对拟需配备实物资产的总体情况,列出详细清单并编制需求计划。然后由主管部门汇总编制总计划,提交会议讨论通过,作为年度采购、编制预算的依据。
需要注意的是,这一资产总计划,应包括报废的资产和业务部门之间调剂的资产。二是规范采购方式。对于一些价值较小的实物资产,可以询价后就近采购; 对于价值较大的资产,可以招标采购;对于价值较大且具有专用性质的资产,可以采取竞争性谈判采购或者单一来源采购。要注意的是,无论是采取何种采购方式,都应将符合经营实际需要作为第一位因素进行考虑,然后再考虑价格因素,而决不能为求低价而牺牲资产的使用性能及质量。三是规范内部调拨管理。在内部独立核算子公司之间调拨固定资产,应办理正规调拨手续并将调拨手续送财务部门进行相应的会计处理,避免出现固定资产已调拨而计价手续未办理、折旧照常计提等问题。对于企业固定资产的内部调整问题,要注意及时变更主管部门并进行相应的登记,以确保用管协调一致。四是健全固定资产报废手续。对于需要报废处理的固定资产,应分门别类进行处理。报废通用类的固定资产,应由主管部门提出意见; 报废大型以及专用设备,应先由相关专家和技术人员组成鉴定小组作出技术鉴定,提出是否报废的处理意见并履行签批手续后,再由财务部门据此手续进行相应的账务处理。五是规范计价核算管理。对于实物资产计价核算工作,应切实做到及时准确地将价值变化情况反映出来,将增加的固定资产及时入账,对淘汰、调整的固定资产及时作减少的账务处理,同步作好相应的折旧计提并及时将信息提供给领导决策使用。六是财务部门与主管部门、主管部门与仓库之间,都要定期对实物资产核算情况进行对账,以及时发现问题并予以纠正,确保账账一致,账证一致,账实相符。
其次,要加强合同调查、强化执行力度,不断提高合同规范管理水平。一是加强合同调查工作。合同承办部门要切实按照规定加强调查,把有关调查做细,将各种情况搞透,形成的调查报告要切实做到情况明晰,分析透彻,建议合理。二是规范合同相关内容。对拟签订的合同,有标准文本的按照标准文本草拟,没有标准文本的参照相近业务合同草拟并仔细推敲,必要时聘请律师审查把关。在合同拟制阶段,主办部门要集中合同涉及相关部门进行会商,共同研究合同条款情况,必要时可聘请律师参加拟定工作; 在合同报批阶段,有关业务部门应实施联审会签制度,以减少管理上的漏洞,同时也利于明确部门之间的责任。三是严格按照合同执行。合同签订后,要按照不同分工抓好合同的落实工作。对于大项以及较为复杂的合同,更要定期进行汇总分析,研究出现的问题并及时制定解决方案,加大合同执行力度。四是按照规定调整合同。对于确需调整合同有关内容的,要按照规定程序和权限来进行且要落实到文字上,必要时签订补充合同或协议。五是严密组织合同验收工作。严格按照合同规定的时间节点和标准对合同标的进行验收,特别是专业性较强且复杂的合同,要组成合同验收小组,由相关部门以及财务部门、法律部门共同参加,逐条、逐项进行核验,只有达到规定要求的才能准予通过验收且要形成双方签字的验收文件。对未达到验收要求的不予通过,待其达到标准后再组织验收,以提高合同执行质量。六是规范合同台账管理。合同主管部门要完善健全合同台账,合理规范要素设置,清楚登记所签订合同并做对做全,以保证将合同执行信息及时提供给相关部门,同时也有利于将存在问题分解落实到有关部门。
再次,要健全管理标准并严格落实,不断提高内控制度管理水平。一是认真组织学习。要组织全体人员认真学习《企业内部控制基本规范》及配套指引,聘请专家进行辅导,熟悉内控法规,确保领会掌握主要精神和内容。主管部门也要加大对内部控制制度的宣传力度,营造一个认真贯彻执行内部控制制度的氛围。二是制定执行标准。企业应结合自身实际,以财政部等5 部委颁发的内控制度及配套指引为依据,研究制定本企业的内控制度实施标准,明确业务流程标准、权限及表单等,可以用图表加文字的形式固化下来以便于理解和记忆,也可以汇编成内部控制手册,以方面携带和查阅,为贯彻执行奠定基础。三是严格执行内控制度。企业各岗位人员,均要按照内控制度标准严格落实,分管领导要定期对内控制度落实情况进行检查并提出要求,中层领导更要带头贯彻执行,做好监督工作。同时,主管部门也要定期对内控制度实施情况进行检查和评估,奖优罚劣,以促进内控制度的全面落实。
施工企业生存与发展的基本保障是工程项目所创造的利润,所以,为保证所承建的每一项工程在实施过程中能够获得最大限度的利润,全面预算作为一种管理手段是非常必要的。目前,国内很多的大型集团企业为了实现管理提升都在不同程度地推广运用全面预算管理这一管理工具,而对于施工企业来说,如何将全面预算管理工作从集团层面这个金字塔的塔尖贯穿到工程项目部这个塔座,并达到实质性的管理效果,做好工程项目全面预算管理的研究工作就显得更加重要。
工程项目全面预算管理的内涵
工程项目全面预算管理就是要通过编制全面预算、执行全面预算、分析全面预算执行情况,考核全面预算执行结果,来协调工程项目的财务管理、施工管理、质量管理、安全管理、物资设备管理、人力资源管理等的关系,使工程项目经济资源的流入和流出能够得到有效控制,最终实现工程项目经营目标。
工程项目全面预算分为整个工程项目合同履约期内全面预算(即总工期预算)与年度预算,前者通常简称为项目总预算。项目总预算是按工程合同期为周期编制,年度预算是按年度为周期编制,项目全面预算要通过年度预算来落实。抓好工程项目全面预算管理必须做好组织、落实、控制、分析、考核等环节的工作。
构建工程项目全面预算管理组织体系
工程项目全面预算管理要求项目部所有部门、全部人员共同参与,在工程项目的总体经营目标下达成共识、统
思想和行为,形成有效的管理控制体系,采用正确的方法和行为去推动工程项目总体经营目标的实现。因此,构建工程项目全面预算管理执行机构,搭建预算管理责任网络,是全面预算管理顺利开展的组织保证。工程项目部要成立项目全面预算管理工作组,负责项目部全面预算管理工作的统一组织、管理、协调,项目部日常预算管理工作由预算管理工作组负责牵头组织。工作组要将工程、经营、物资设备、财务、劳务管理等专业部门负责人纳入。同时要制定出明晰的工作组及各专业部门职责。
做好工程项目全面预算编制的各项准备工作
确定施工组织设计。施工组织设计和技术方案是工程项目最终取得良好经济效益和社会效益极为关键的环节。工程部门负责编制施工组织设计和施工技术方案,由项目经理组织工程技术专业人员进行评审审定,报经上级公司职能部门审批,根据公司审批意见加以完善后,再报监理单位审批同意后,作为编制预算的依据。
做好合理的分包策划。项目部工程部门与经营、劳务管理部门应根据合同约定、工程专业特点、施工特点、自有资源情况、市场资源情况等制定专业及劳务分包方案,明确专业分包的范围、工程量,对人力、设备资源进行经济合理的配置,确保工程履约和工程经济效益的实现。
确定资源配置。资源配置计划应包括人员、设备、原材料、周转材料等,由工程部门根据施工组织设计和分包策划预案制定。
制定年度生产计划。以总工期工程进度计划为基准,将合同工程量以年为单位分解编制合同工程量完成计划表,根据分解编制的合同工程量计划表和合同单价编制合同价款完成计划表,作为编制年度收入、成本等预算的依据。做好工程项目全面预算的编制工作
编制原则:权责对等、效益性、稳健性、以人为本。
编制方法:工程项目全面预算编制,可结合工程自身特点合理选用固定预算、零基预算、滚动预算、增量预算等方法,方法一经确定,要保持一贯性,原则上在本工程项目不得改变。
编制内容:工程项目全面预算按建设期限分为总工期预算和项目年度预算。总工期预算依据工程承包合同、合同预计总成本、资源配置计划、企业定额及市场价格、合同外经济事项等预计情况编制。项目年度预算依据总工期预算、实施性施工组织设计、上级公司下达的年度预算目标等编制。
工程项目总工期预算及年度预算按内容均可分为业务预算、资本预算和财务预算。
业务预算。是指与工程项目日常生产经营活动直接相关的预算,主要包括:工程量预算、收入预算、项目成本费用预算。各项业务预算应按如下原则编制。
工程量预算要根据施工图及现场实际测量确定工程数量,且要分工程类别和分部分项工程分别予以测算。现场实际测量在短期内不能完成时,依据施工图数量编制工程量预算。现场实际测量数量大于施工图数量时,要将差额部分单独列出,作为项目部二次经营的目标。
收入预算要依据合同投标单价、分部分项工程数量编制。应区分合同内收入和合同变更、索赔收入及奖励收入。
项目成本费用预算由直接成本、间接费用、期间费用、税金等预算组成。因直接成本管控水平的高低对工程项目利润的实现具有决定性的影响,所以应重点予以关注。直接成本预算要以工程量预算为起点进行编制,按成本要素可分为直接人工费、材料费、机械使用费、分包成本预算。
资本预算。资本预算是指根据上级单位相关管理规定可由项目部自行购置的固定资产(如小型机具、办公用资产)的预算。进行资本预算编制时区分生产用固定资产和非生产用固定资产。
财务预算。财务预算以业务预算和资本预算为基础进行编制,是一系列专门反映工程项目工期内预计财务状况和经营成果,以及现金收支等价值指标的预算,具体包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表和预计现金流量表等内容。
做好工程项目全面预算的执行控制工作
工程项目全面预算执行控制是工程项目全面预算管理的核心环节。项目部要遵循“加强过程控制,突出重点控制,实行全员控制”的原则,在优化施工组织设计、确保安全质量的前提下,牢牢把握收入、成本费用、资金支付等关键控制点,确保预算的有效实施。
收入的控制。收入实现对工程项目经营结果有着直接的影响,是工程项目的重要管理目标之一,应从变更、索赔收入和收入核算三方面重点加以控制。
成本费用的控制。工程项目是企业的成本控制中心,也是全面预算管理控制中的重点,工程项目部应对可控、可计量、可分清责任和进行考核的成本费用项目进行分解,并将控制责任落实到责任部门或个人,尤其要将成本中占比较大的人工费、材料费、机械使用费、分包成本、间接费做为重点控制内容。
人工费的控制。要落脚于最优施工方案、合理的劳动力配置计划和严谨的现场派工、合理定岗定编,减少项目部冗员。按照施工进度和确定的人工费标准,严格各项薪酬支出,有效降低人工成本。
材料费的控制。分为采购和现场物资管理两方面的控制。采购方面是要做好采购前的市场调查工作,以确定最优供货商范围。二是由项目自行采购的物资,符合招、议标采购条件的,必须实行招、议标采购。三是项目对辅助材料的采购应货比三家,尽可能选购物美价廉的物资。四是项目部要采用上级公司规定的合同文本与供货商拟定供货合同,严格合同评审制度,防范合同关键条款隐含的风险。现场物资管理方面一要实行限额领料,责任到作业层,通过节超奖罚,降低材料损耗。二要加强技术性研究,通过优化施工组织设计和混凝土配合比,上级公司建立集中采购制度等措施加强对主要材料的量差、价差控制,节约成本支出。三要严格加强现场物资管理,以预算需求量为控制依据,及时掌握现场材料消耗结存情况,防止偷工减料及私自处理施工用料或废旧料情况的发生。四要严格管控劳务分包方领用的材料,将分包方浪费材料损失与分包费用结算挂钩。
机械使用费的控制。要实行单机考核制度,提高设备生产效率。对设备实行定人、定机、定岗管理,确保设备的完好率;合理制定施工计划,均衡安排施工生产任务,根据施工进度计划安排设备进退场时间,减少设备闲置。
分包成本的控制。一是要强化分包队伍准入、招标、申请审批程序,从源头避免分包风险。二是要加强分包合同管理,优化分包方案,控制分包价格,杜绝先进场施工后签订合同,坚持分包合同评审制度,有效防止分包合同纠纷。三是规范分包结算支付管理,建立严格完善的工程、安质、经营、物资、财务等部门互相监督互相制约的分包结算支付流程,以保证分包方完成的工程量与合同协议约定相符,工程质量满足标准,材料超耗款、安全质量罚款等得到及时抵扣。
间接费用的控制。重点是可控费用,如现场管理人员薪酬支出、办公费用、差旅交通费、固定资产使用费、工具用具使用费、招待费、零星开支等。一是要根据项目管理需要,建立健全各种费用开支制度,通过制度明确各种费用开支范围、标准和审批程序,并严格执行。二是明确项目各职能部门的控制目标,与效益考核挂钩,实行费用限额包干制度。
资金支付的控制。一是要严格按照预算确定的责任范围使用资金,实行预算审批与授权审批双重管理原则。二是现金应在规定的范围和限额标准内使用。三是对劳务分包费用、机械租赁费、材料费的支付应坚持付款依据齐全、审批手续完备、支付方式合规原则。四是项目部财务部门与相关管理部门均要建立分包费用结算支付台账,定期核对,防范超付款风险。
做好工程全面预算的执行分析工作
在工程项目全面预算的执行过程中,实际执行情况可能会与预算发生偏离,因此,项目部全面预算工作管理小组应当按月度或季度、工程结点组织各责任部门以当期的收入、成本、现金流及非财务指标的预算完成情况,对照工程项目总工期预算和年度预算,对项目经营管理现状进行分析,查找预算执行过程中存在的差异、主要问题及原因,提出整改意见和措施,并落实到责任部门和责任人。通过对预算执行过程的动态、全过程分析监控,保证工程项目按照既定的预算目标开展生产经营活动,避免预算流于形式。
做好工程项目预算调整
工程项目预算编制基础不成立或执行发生重大差异的,工程项目预算应及时进行相应调整,使预算执行更具有操作性。预算调整分为总工期预算的调整和年度预算的调整。
工程项目全面预算调整的条件。一是重大自然灾害影响施工生产,二是宏观政策或市场环境发生重大变化,三是合同发生重大调整,四是工程项目安全质量出现严重问题,五是材料价格出现大幅度波动等。
工程项目预算调整流程。提出预算调整申请。由项目部向上级单位预算管理办公室提出预算调整书面申请,详细说明预算调整理由、调整建议方案、调整前后预算指标的比较,调整后预算指标可能对企业预算总目标的影响等内容。
调整施工方案。项目部根据上级单位预算调整批复和建议调整方案,分析预算调整条件及影响施工生产的程度,按照新的预算编制基础,调整施工方案,制定施工计划。
调整业务预算和资本预算。按照调整后的施工方案和施工计划,相应调整各业务预算和资本预算,重点抓好营业额.材料费、人工费、分包成本和固定资产投资计划的调整。
调整财务预算。根据调整后的业务预算和资本预算,合理调整财务预算,重点抓好利润预算和资金预算的调整。
分解落实调整预算。按责任部门和责任人,在未来工期内分批调整预算,并要求执行。
做好工程项目全面预算管理的考核激励工作
预算考核激励工作分为上级公司对项目部的考核和项目部内部考核两个层次。
上级公司对项目部的考核分为年度考核和总工期考核,分别针对公司下达年度目标和工程项目责任成本的完成情况及预算工作执行情况进行考核并与项目班子经济利益挂钩。预算考核指标应该兼顾财务指标和非财务指标,即定量指标与定性指标,同时要注意考核指标在权重上的设置差异。财务指标包括营业收入、营业利润率、资金上交率;非财务指标主要针对预算组织工作,包括预算编制是否准确、及时、规范;预算分析工作是否及时,是否发现了经营中存在的问题和风险并提出了相应的改进建议:预算控制是否到位等方面。
项目部内部考核,应当与绩效工资挂钩,根据对各业务部门和作业层完成预算指标的考核结果,按季度进行奖罚兑现。
实现信息化管理,提高全面预算管理水平
建筑企业应根据自身战略发展需要构建工程项目全面预算管理信息系统,该系统必须能够集成项目各种信息,以满足预算编制、执行、控制和考核的需要,并且简单易操作易维护。通过信息化平台,项目部将预算管理的各个环节,形成流水线的管理模式,全面预算管理就可以很好地融于其中,避免了项目各方面对预算作用的忽视,不断提高全面预算管理水平。
关键词:勘察设计 工程总承包 内部预算 措施
一、要重视前期的财务管理工作
由于总包业务造价高,周期长,往往跨年,占用资金量大,因此承揽总包工程,要改变原有观念,财务管理应从合同谈判介入,提高合同拟定过程的风险管控能力:
(1)企业资信的评审。建立企业客户资信数据库,纳入招投标评分机制。
(2)各项保函的选择和管理。保函的管理分为提交业主保函和对外分包、采购收取的保函两类,对于前者,总包企业在合同谈判过程中尽量使用银行提供的授信额度内开出保函,对预付款保函,鉴于其金额较大,时间跨度较长,可在合同谈判过程中,研究使用预付款分期偿还方式,逐步降低资金风险,减轻财务压力。对于后者,选择资金保障率等同或者更高,时间期间和办理节点等同或者更严格的保函要求,作为分包和采购合同限定的必要条件。
(3)提前考虑合同条款对税金的影响。以依法纳税为原则,以合理的税收筹划降低税赋为目标,财务人员对各类合同条款进行剖析,避免业务划分不清晰,时间不确定带来的税收风险,下面将在税收筹划环节进行详细叙述。
(4)资金链测算对合同签订的影响。财务的理论最优方案是收到业主款项后,支付给分包商或采购方,盈利对应的资金流沉淀入企业,但在实际工程中,往往有各种不确定因素,导致出现频繁的垫支行为,在合同签订的谈判中,财务人员应协调工程人员研究工程进度节点,争取利于本企业的结算方式,增加收款到付款的过渡期时间,降低资金垫付风险。
二、要强化单项工程的财务预算工作
具体应包括前期市场投入效益分析,工程进度预算,项目部内部预算管控,现金流量预算四个部分,分别从效益筹划、生产经营持续稳定开展、内部挖潜增效、资金集约化管理方面强化预算管理水平:
(一)市场投入效益分析
在合同签订前期,我们勘察设计企业竞争的手段主要是通过对质量以及价格的有效控制,企业应根据招投标价格预算和项目部责任书预算测评项目收益,汇总企业整体预算,分析利弊,保证价位要控制在企业一定的利润空间内,避免恶性竞争。
(二)工程进度预算
根据合同要求,规划工程施工、设备材料安装进度,精细化月度产值的预算和执行分析,保证总包工程收入、成本确认的稳定与可持续性,降低波动。制定统一的施工单位量价清单报表和设备送货、验收、移交报表,月度通过汇总各项数据,比较预算与实际,通过会议通报的形式寻找差异原因,探讨改善措施。
(三)项目部内部预算管控
项目成本主要包含两方面,一是工程建设成本,即项目本体的设计费、施工分包、设备、材料费等。主要通过项目前期设计优化、设备、施工招标等环节进行成本压缩,这里主要通过前期招投标工作进行管控。二是项目建设过程的自营成本,即项目建设期间,企业在项目建设现场成立的项目运维成本、经营成本及其他必要开支,这里主要通过内部预算进行控制。
三、要抓紧项目建设期的资金管控工作
勘测设计企业的大型总包工程,因大量采购及施工后续所需资金,普遍存在流动资金紧张,在项目开展前期,就要制定最优化的现金流量预算,以此预算方案为执行基础,研究具体管理手段,保证监督、控制、考核的有效性。
(一)资金管理的集中化
统一银行开户管理,确保资金安全,如项目部单独开立账户,配备财务专员进驻项目部开展核算和资金给付工作,严格要求其日清月结,月末上划,月初根据现金流量预算下拨,全面监控资金收付,统管资金。
(二)资金预算的控制手段
一是及时收取工程预付款;二是工程开工后,财务部一方面监督月度施工报表的递交情况,一方面及时掌握业主反馈信息,提早安排需支付的采购和施工资金需求是否存在问题;三是质量保证金和各类保函的催收和解冻,财务人员做好保函统计、催费账龄的统计工作,监督工程管理部门尽早提交合同结算资料,向业主索回全部质保金和解冻各类保函。
四、要重视研究纳税条款,依法纳税,合理筹划
总包合同的如何签订,决定着税务方案的确定,通过预测,把税务风险适时考虑进去。
(1)合同执行初期,明确该项目是否符合有关免税规定,如有,应在合同内明确可免除的税收种类和需要办理的免税手续。
(2)对于总价开口合同或成本加酬金合同,应明确总价调整或成本有关的税金由谁缴纳,对于管理费用所需缴纳的税金及附加费用,需测算税赋,并列入管理费用支出预算内。
(3)混合销售风险的避免。单项总包合同的承揽,则符合税收政策中的“混合销售”定义,主管税务机关会按照总合同中价款比例较高的一项对应税率,对合同总价进行统一征收增值税。因此,在签订合同时,争取将总包合同拆分为设计施工和设备材料销售两项单独的合同,按拆分后的合同分别缴纳增值税和营业税。
(4)合同中报价分类问题对税费的影响。设计施工合同应明确勘测设计价格和建筑安装价格,但对建筑安装的内部结构分类,主动积极同业主沟通,避免单独出现管理费、调试费、其他费用等字样,应作为建筑安装项内进行分类,使用建安营业税率,同时在抵扣分包税款时,争取该部分费用在建安总额内实现抵扣。
设备材料销售合同的签订应包括设备材料清单,可以归纳整理为整套设备材料的,应注明匹配的采购设备、材料的品目、数量、单价,明确销售合同的每一项设备、材料品目,对应采购合同的什么物资。避免在税务检查中,对购进物资是否出库,是否属应移交业主范围产生异议。
第一条为了加强部直属预算单位政府采购的审计监督,规范审计行为,保障政府采购活动公开、公平、公正,提高政府采购资金使用效益,加强廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中央单位政府采购管理实施办法》、《水利部直属预算单位政府采购管理实施办法》及有关规定,制定本办法。
第二条本办法所称政府采购审计,是指部直属预算单位审计机构(以下简称"审计机构")在本单位主要负责人领导下,依法对本级及其所属单位政府采购预算、计划的编制和执行情况进行的审计和审计调查。
第三条本办法适用于与中央预算有直接经费领拨款关系的水利部本级、部直属行政事业单位和社会团体的政府采购审计工作。
第四条政府采购审计包括:政府采购预算、计划的编制和审批,政府集中采购、部门集中采购、单位分散采购的范围和工作程序,政府采购事项的审批、备案与合同管理,政府采购资金的审计等。
第五条上级审计机构对下级审计机构的政府采购审计工作进行指导和监督。
第六条政府采购审计工作由审计机构负责组织实施,也可由审计机构委托具有专业资质的社会审计机构承担。
审计机构应当依照本办法及《水利部委托社会审计业务管理办法》的有关规定,对被委托的社会审计机构的政府采购审计工作进行指导和监督。
第七条政府采购审计的主要内容:
㈠政府采购有关法规、制度和政策的执行情况;
㈡政府采购预算和实施计划的编制和执行情况;
㈢政府采购目录及标准的执行情况;
㈣政府采购备案或审批事项的落实情况;
㈤政府采购信息在财政部指定媒体上和水利部指定媒体上的情况;
㈥政府采购合同的订立、履行、验收和资金支付情况;
㈦政府采购内部控制制度建设情况;
㈧对供应商询问和质疑的处理情况;
㈨政府采购的招投标及其他采购方式情况;
㈩其他需要审计的内容。
第二章政府采购预算和计划执行审计
第八条政府采购预算及执行审计
㈠政府采购项目是否编制政府采购预算;
㈡政府采购项目及采购资金预算是否在政府采购预算表中单列,有无应列而未列的问题;
㈢政府采购预算编制是否进行调查研究、有无弄虚作假问题;
㈣年中因追加预算、政府采购目录及标准调整或不可预见的原因而需要补报的政府采购项目,是否在政府采购活动开始前补报政府采购预算;
㈤是否存在未列入政府采购预算、未办理预算调整或补报手续的政府采购、突破预算实施的采购项目;
㈥纳入政府采购预算的项目是否正确、完整。
第九条政府采购计划执行审计
㈠政府采购计划是否按照本单位经批复的政府采购预算编制;
㈡政府采购计划是否按照规定进行报送;
㈢政府采购计划的变更是否依照程序进行,有无随意变更采购计划的情况和计划外私自采购的行为,有无任意追加突破限额的情况;
㈣因特殊情况,政府采购计划需要调整项目技术指标或需求数量的,是否在该项目实施前向有关部门提出变更要求;属于政府集中采购的项目是否报送水利部、集中采购机构调整后再组织采购。
第三章政府采购审批与备案执行情况审计
第十条下列事项是否报经财政部审批后实施:
㈠政府(部门)集中采购项目达到公开招标数额标准,因特殊情况需要采用其他采购方式;
㈡因特殊情况需要采购非本国货物、工程或服务;
㈢法律、行政法规规定其他需要审批的事项。
第十一条分散采购项目达到公开招标数额标准的,因特殊情况需要采用公开招标以外的其他采购方式,是否经水利部主管部门审批。
第十二条下列事项是否备案:
㈠部门预算追加应当补报的政府采购预算、已经批复政府采购预算的变更;
㈡政府集中采购计划和部门集中采购计划;
㈢达到公开招标数额标准、经批准采用公开招标以外采购方式进行采购项目的执行情况;
㈣限额标准以上,公开招标数额以下的政府采购项目,采用单一来源采购方式进行采购项目的情况;
㈤限额标准以上政府采购项目的合同副本;
㈥法律、法规规定的其他需要备案的事项。
第四章政府采购形式和方式审计
第十三条政府采购组织形式的审计
㈠列入政府集中采购和部门集中采购目录的项目,是否按规定办理集中采购,有无采用化整为零、分解整体项目、增加采购批次等手段规避集中采购控制的情况;
㈡集中采购和分散采购是否按规定程序和权限进行,有无随意采购,擅自扩大范围、提高标准,有无规避政府采购监管的问题。
第十四条政府采购方式的审计
㈠政府采购方式的选择是否符合法律规定,是否贯彻了以公开招标作为政府采购的主要方式,采用非公开招标方式的理由是否真实、充分;
㈡是否将应以公开招标方式采购的货物、工程或服务化整为零,有无以其他方式规避公开招标采购或擅自采用其他采购方式;
㈢是否严格按照已确定的采购方式和要求进行采购,有无在执行过程中自行改变采购方式等。
第五章政府采购程序审计
第十五条公开招投标程序的审计
㈠招标审计
⒈自行招标是否符合有关条件,委托招标是否签订委托协议,明确委托的事项;
⒉是否在财政部指定的政府采购信息媒体上招标公告;
⒊自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止的时间是否符合规定的时间;
⒋招标文件的内容是否符合法律规定,是否完整,有无以不合理的要求限制或排斥潜在投标供应商,对潜在供应商实行差别待遇或歧视待遇,招标文件指定特定的供应商,是否含有倾向性或排斥潜在供应商的其他内容的;
⒌是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通,虚假招标行为;
⒍已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,是否在招标文件要求提交投标文件截止日期规定的时间前,是否以书面形式通知所有投标人,招标过程中是否存在擅自修改招标文件和投标文件的违法行为等。
㈡投标审计
⒈投标人是否具备政府采购项目所需的资质(资格),是否具备招标文件中列举的要求;
⒉投标文件的编写、密封、撤回、更正、补充、替代方案等是否符合有关规定及招标文件的要求;
⒊两个或两个以上单位联合投标的,其资质是否符合法律规定和采购人规定的特定条件;
⒋投标人在递交投标文件的同时,是否递交了投标保证金;
⒌投标人是否向招标采购单位、评标委员会成员提供不正当利益手段谋取中标。
㈢开标、评标与定标审计
⒈参加开标会议的人员、开标时间、开标记录及开标程序是否符合规定,无效标的处理是否符合规定,开标是否在有关监督机关监督下进行,是否公正、公开;
⒉评标是否符合法定程序,评标委员会是否由招标人的代表和技术、经济等方面的专家组成,评标专家是否按规定抽取,与投标人有利害关系的人员是否按规定回避,评标标准和方法是否在招标文件中载明,在评标时是否另行制定或修改、补充任何评标标准和方法,评标标准和方法是否对所有投标人都相同,评标的指标、标准是否科学合理,标底的编制和确定是否合规、合理、科学,评标委员会是否按规定进行评标,是否执行了评标纪律或受单位非法干预、影响,评标过程是否在有关监督机关监督下进行;
⒊评标委员会完成评标后,是否向招标人提供书面评标报告,并推荐合格中标候选人,中标候选人的基本条件是否符合规定的条件,是否按规定进行了排序,采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商;
⒋中标供应商确定后,中标结果是否在财政部指定的政府采购信息媒体上公告,并向中标供应商发出中标通知书;
⒌投标供应商对中标公告是否有异议,招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。
㈣中标审计
⒈采购人或采购机构是否在规定期限内与中标供应商签订书面合同,所签订的合同是否对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改,采购单位有无提出不合理的要求作为签订合同的条件,是否与中标供应商私下订立背离合同实质性内容的协议,是否存在中标书发出后无正当理由不与中标人签订采购合同的行为;
⒉对中标人放弃中标、拒签合同的,将中标项目转让给他人的,在投标文件中没有说明且未经采购招标机构同意,将中标项目分包给他人的,拒绝履行合同义务的,是否按规定处理。
第十六条邀请招标及其他采购方式程序的审计
㈠邀请招标程序的审计
主要审查采购项目是否符合邀请招标方式的条件,供应商是否根据资信和业绩进行选择,供应商是否在三家以上。
㈡竞争性谈判程序的审计
主要审查采购单位是否按照规定成立谈判小组,谈判小组人数和组成是否符合规定,被邀请的供应商是否符合相应资格条件,是否不少于三家,谈判文件是否符合要求。
㈢询价采购程序的审计
主要审查采购单位是否按照规定成立询价小组,询价小组人数和组成是否符合规定,被询价的供应商是否符合相应资格条件,是否不少于三家,询价方案是否符合要求,报价方式是否符合规定,是否按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商等。
㈣单一来源采购程序的审计
主要审查其采购行为是否符合该采购方式条件,采购项目质量是否符合要求,采购价格是否合理等。
第十七条政府采购文件完整性审计
主要审查政府采购文件,包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等是否齐全并得到妥善保存。
第六章政府采购合同审计
第十八条政府采购合同签订审计
㈠政府采购合同的合法性、合规性
⒈政府采购合同的主体、内容、形式、程序等是否符合国家法律、法规和政策的规定;
⒉政府采购合同的签订是否符合政府采购预算、采购计划的要求,合同的主要条款是否符合招标文件的要求等;
⒊有关经济合同是否按照《水利经济合同审计签证和备案暂行办法》进行了审计签证;
⒋采购机构以采购单位名义与供应商签订的政府采购合同,是否取得采购单位的授权委托;
⒌采购单位追加与合同标的相同的货物或服务,与供应商签订补充合同,原采购合同其他条款是否变更,所有补充合同的采购金额是否超过原采购合同金额的百分之十。
㈡政府采购合同条款和内容是否完整、明确、具体,意思表达是否清楚准确
⒈商品或服务的名称是否规范;
⒉数量、规格、质量、性能表述是否正确;
⒊价款和酬金是否明确合理;
⒋合同履行的期限、地点和方式是否明确合理;
⒌违反合同的责任是否明确。
第十九条政府采购合同履行审计
㈠采购单位或其政府采购机构是否按照合同约定,对合同履约情况进行验收;
㈡政府采购合同的验收是否由专业人员来进行,验收记录、验收证明书是否齐全、完整等。重大采购项目是否委托国家认可的专业检测机构办理验收事项,验收方成员是否在验收书上签字;
㈢政府采购合同的双方当事人是否擅自变更、中止或终止合同,如合同双方当事人协商一致需要变更合同,或者合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益必须变更、中止、终止的合同,审查合同变更、中止、终止是否经过政府采购管理部门审批,相关法律手续是否完备;
㈣合同纠纷、合同违约责任是否按法律规定或者合同约定的条款进行及时、合理、合法的处理;
㈤采购人或采购机构是否将应当备案的文件资料提交财政部门备案。
第七章政府采购资金审计
第二十条政府采购资金审计
政府采购资金的来源是否合法、合规并及时足额到位,有无挤占、挪用其他专项资金的情况。
第二十一条采购资金支付审计
㈠采购资金的申请和划拨是否根据批准的年度采购预算,科学编制用款计划,按照规定的程序进行资金支付;
㈡预付款是否符合采购合同所约定的条件(工程采购还应审查是否符合招标文件的要求和工程进度);
㈢支付资金是否符合采购预算、采购计划、采购合同的要求;
㈣预付和结算是否由财务部门直接向供应商、劳务提供者或施工企业支付,有无采购部门或采购机构违规支付的情况;
㈤结算时是否扣除了预付款,是否预留了质量保证金,有无提前支付的情况。
第八章责任追究
第二十二条预算单位有下列行为之一的,审计机构视情节轻重进行责任追究。责令改正,给以通报批评;责令退还或者追回政府采购预算资金;根据违规金额建议预算主管部门核减下年度政府采购预算;建议有关部门、单位对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,给予行政处分或纪律处分;构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。
㈠拒绝、拖延审计机构要求提供的与政府采购预算及其有关的财务情况和会计资料的;
㈡拒绝、阻碍审计机构执行政府采购审计的;
㈢编制虚假政府采购预算,骗取政府采购预算资金的;
㈣擅自变更政府采购预算,改变政府采购预算用款方向或性质,造成政府采购预算资金损失浪费的;
㈤政府采购预算执行中相互挤占、挪用、转移、虚列支出的;
㈥造成政府采购的国有资产流失的。
第二十三条被审计单位(部门)有关责任人员干扰、阻挠、破坏政府采购审计,审计机构应当向有关部门提出处理、处罚的建议。对审计人员进行打击报复的有关责任人,由所在单位或者上级水行政主管部门追究责任。
第二十四条审计机构和审计人员进行政府采购审计时,应当严格执行审计程序,做到客观公正、廉洁奉公、保守秘密。对、、的,由所在单位或上级主管部门依照有关规定追究责任。构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
第九章附则
第二十五条水利部直属预算单位可依据本办法,结合本单位实际,制定实施细则。