请示报告格式
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了八篇请示报告格式范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
请示报告格式范文第1篇
第一类
请求指示得请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理得问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
第二类
请求批准得请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准得请示,主要目得是为了解决某些实际困难和具体问题。
第三类
请求批转得请示。下级机关就某一涉及面广得事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样得请示就属此类。
由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示得正文,主要由请示得原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出得解决方案应具体,切实可行。
请示报告是机关、事业和企业单位在公文往来中经常用到得重要评议体之一。主要用于向上级机关请求指示、请示批准某一事项。
一是时间性较强。请示得事项一般都是急需明确和解决得,否则会影响正常工作,因此时间性强。
二是要一事一请示。三是通常主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示得同时又抄送下级机关。四是应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。
请示报告格式
一、标题：制发机关名称+事由+请示。
二、正文：
一请示得原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
二请示得事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
工作调动请示报告范文
xxx教育局：
我于20xx年从xx学校毕业后分配在xx区从事教育工作，在xx小学工作四年后，于20xx年7月调至xx小学工作至今。因本人工作得xx小学与家较远、丈夫不在市区工作等原因，导致小孩年幼无法照顾 等实际困难，特向领导提出申请，将本人调到离家较近得xx路第一小学工作。
20xx年12月，我与在x县上班得爱人结婚。20xx年我们按揭在xx巷购置了房屋。我得父母在xx市居住，爱人得父母在x县居住，均因年事已高，不能来xx区与我们一起居住，不能给我们提供任何帮助。我们得儿子今年4岁，现在市保幼院读书，我们工作繁忙，根本无法亲自接送。因为丈夫从事公安工作，无暇顾及家庭，教养儿子，以及家务劳动，都由我独自承担。因我们家至xx小学较远，长期以来，我一直在学校与家庭间奔波，疲倦之极，实在难以支撑。
为解决家庭实际困难，免除后顾之忧，更好得投身工作，我希望就近调入大公路第一小学工作。请领导批准。
此致
请示报告格式范文第2篇
一、请示报告范围
1、重大决策。各科室、各事业单位贯彻执行上级重要会议精神、重要决定以及需向上级请示报告的重要事项；制定半年、年度工作计划、工作总结、重要工作安排和需对外的数据、信息、宣传材料等；重要管理规章制度的制定、修改及废除；内部机构设置、人员编制以及对机构、人员的调整方案；完成工作任务取得的突出成绩，或受市级以上（含市）党委、政府和上级业务部门表彰奖励情况；资产处置、废旧物资处理；涉及单位和职工利益的重要事项；可能引发和上访事件的苗头性问题及处理；重要的失密、泄密事件及处理；工作中的重大失误、失职事件及处理；工作人员严重违法乱纪事件及处理；其他重大突发性事件及处理。
2、重要人事任免。事业单位领导班子成员分工；单位中层以上干部的选拔、推荐、任免、调动、交流、解聘；单位录（聘）用工作人员；受市级以上表彰人员的推荐，对干部职工违犯党纪政纪情况的处理；其他重要的人事任免奖惩事项。
3、重大项目。重要工程建设项目和大额度物资采购的招议标、合同文本的签定；交通工具、大宗办公设施及其他重大设备的维修、改造和购置；基础设施项目及重大投资、大型装修项目；重大、关键性的设备引进、技术改造项目；服务价格和行政事业性收费标准的制定、调整；涉及开展重大民生工程的安排、验收；其他重大项目的安排等事项。
4、重要活动和重要来宾。组织或承办规模较大的会议、外出参观考察活动；邀请上级领导参加的较大规模的表彰、剪彩、揭牌、开工、竣工、庆典等活动；上级组织的检查、调研活动；上级新闻媒体在本科室（单位）开展的重大新闻采访活动；上级重要领导、海内外知名企业和重要客商；其他需要接待的重要来宾。
5、大额度资金使用。全年的经费预算、开支、审计、使用情况；单位年度财务预算、专项资金拨付、使用情况；执收执罚资金的收入和支出情况；大额度办公经费支出情况；建设项目的投资情况。
6、其他需要请示报告的事项。
二、请示报告程序
各科室、各事业单位主要负责人（或受主要负责人委托的副职）按程序向局分管领导、主要领导请示、汇报。局主要领导直接听取工作汇报的，由局办公室按主要领导意见安排。一律不准多头越级请示、汇报。若有特殊情况和重要事件，可随时直接向主要领导汇报。需向上级请示、汇报或向其他单位致函的，必须经局主要领导批准方可按程序办理。
三、请示报告要求
1、各科室、各事业单位的请示、报告，必须由科室负责人、各事业单位主要负责人把关审签，以符合公文格式的打印稿报送局办公室递转。凡以局名义上报、批转或转发的公文，一律以请示、报告的形式送局办公室，由局办公室按照程序报批。凡组织重要会议、重要活动和接待重要来宾都要在第一时间填写《市人力资源和社会保障局重要事项报告单》（见附件）。
请示报告格式范文第3篇
一、选用文种问题
公文文种是公文的名称，需要根据发文机关的权限、发文机关和收文机关的关系以及发文的具体目的和要求来确定，有13个公文种类。在拟制公文时，企业部分工作人员经常弄不清楚什么是行政公文文种，什么是上行文、平行文和下行文，以至造成文种选择错误。主要体现在以下几个方面：
（一）文种选择不恰当。平时公文写作中比较容易出错的文种，比如“请示”与“报告”，都同属于上行文。请示是适用于向上级机关请求指示和批准时所用的公文种类。在拟制请示的时候，还有一种经常犯的错误，拟稿人明知道要发送文件的单位是并不具有行政隶属关系的上级机关，但还是用了请示，认为用函是不礼貌的，但是这样就违背了公文的严肃性，在平时工作中也应该引起注意。报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文文种。报告，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示的重要区别之一。上级看到报告后可能根据实际情况批示或是不批示，但如果批复的话，只能用“批示”。另一类容易用错的公文种类是规章性文种。因在行政公文文种中没有规定、办法、细则、方案等文种，所以在这类规章性文件时，都要采用通知的形式制发。
（二）自创公文种类。很多人在拟写公文的时候没有重视对公文种类的学习，凭自己的感觉，像建议、申请、总结等都作为了公文的文种，无视公文的规范性与严肃性。
另一类容易出错的是“报告”与“总结”。“总结”不是行政公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关，抄送有关部门。
（三）文种混杂。在日常行文过程中，偶尔会出现文种混杂使用的现象。例如：《××××公司关于报废车辆的请示报告》就属于请示报告混杂，出现了两个文种，这是极不规范的。
二、公文格式问题
作为一种具有法定效力和规范体式的文书，公文从一出现就对格式有着严格的要求。常见的主要问题有：
（一）标题没有准确、简要地概括公文的主要内容。标题一般由：“发文机关+事由+文种”构成。如：《×××公司关于×××的通知》。有的标题只写“报告”“通知”两字，这样是不规范的，使阅读公文与收文登记人员不能一目了然的了解公文主要内容，会给工作带来不便。还有在转发、印发通知时，转发、印发标题应该在“事由”中，根据实际情况，明示“转发”或“印发”等显示其性质的字样，且只许保留一个“关于”与“通知”以保证标题的简明，例如：《×××公司关于转发×××部门关于进一步加强交通安全管理的通知的通知》，就应处理为《×××公司转发××××部门关于进一步加强交通安全管理的通知》。如果是省级转发国家级的文件，再次由市级转发，标题可作这样处理：《×××公司转发国家××单位关于××××的通知》，可省略中间省级单位。
（二）发文字号编写错误。发文字号由发文机关代字、年份、发文序号组成。联合行文只标注主办机关发文字号。用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数标识，年份标全称，用六角括号“〔〕”。如〔2012〕，经常错误的用成【】或[ ]。序号不编虚位，如：“保烟司〔2012〕5号”，不加“第”字，也不写成05号。
（三）文件主送单位错误。上报公文的主送机关使用全称，且只能写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送的形式。不能出现直接报送上级机关处室或领导。
（四）公文中数字运用错误。公文结构层次序数：第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，键入标点“.”时要注意切换全角。第4层为“（1）”，不能写成“（1）、”“（2）、”。第一层标题一般用黑体三号字，第二层标题一般用楷体三号字，其余用仿宋GB2312体三号字。
公文中的数字，公文部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。成文日期中的数字也同样使用阿拉伯数字，将年、月、日标全，年份应该标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），这也是2012版国家标准在99版国家标准基础上的一个改变。
（五）引用文件名不规范。公文内容中引用其他文件名或文件号时应注意，文件名在前，文件号在后。如：“根据《×××公司关于下达×××项目计划的通知》（保烟司〔2012〕××号）要求”，这就比较规范。但在日常行文中经常会出现文号在前，标题在后的现象，或者文号没有放在括号（）里，再者就是年份的六角括号“〔〕”，错用成【】或[ ]。
（六）用印不规范。在制发的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要，内部明传电报外，其他公文一律要加盖印章。用印时要注意名称的统一，要保证印章的端正、清晰。
用印时应注意，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
印章不能单独在一个页面，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识（此页无正文）的方法解决。
请示报告格式范文第4篇
一、公文写作存在的主要问题
军队机关公文写作中存在的主要问题有：
（一）格式使用不规范。机关公文有其特定而严格的格式规定。这既是机关公文的权威性、约束性和规范化在形式上的体现，也是提高行文效率和质量的可靠保证。尤其格式是必备项，每份文书都不可缺少。如：发文机关标识、发文字号、秘密等级、公文标题、主送机关、正文、署名、成文日期、主题词、抄送机关、承办单位、联系人等项，在每份文件中要素都应按规范写全。目前，机关公文写作中的格式规定最容易使用错误的主要有：发文字号、密级、公文标题、用纸规格及版面、印章位置等方面。如位置顺序错误、字号不对、密级两字间没有空一格、自造文种和错用文种等。如：“关于××事的请示报告”，条例中是没有“请示报告”这一文种的，只能用“请示”或“报告”。还比如“给×××连队记集体三等功的命令”，而“命令”在宣布奖惩事项时，只适用于授予荣誉称号这种情况。
（二）文种使用相混淆。新条例在公文种类中，去掉了布告这一公文种类，将布告与通告合并为通告，其他文种基本上没有变化，只是做了相应的调整。但其中有些文种比较接近，在平时使用过程中容易出现混淆，特别是请示与报告、通知与通报以及决定、命令与指示这三种情况最容易混淆。如：有时明明是需请示上级机关解决某一问题的“请示”类公文，却选择了情况“报告”。
（三）正文要素易遗漏。正文要素易遗漏主要表现在拟制会议通知时，时间、地点、人员、会议内容、要求这几项没写完整或者遗漏，还有的由于校对不认真，错别字、标点符号运用不当等情况也时有发生。另外，对首长意图领会不准是在拟制公文时容易出现的最严重的错误。比如，有些机关人员在受领任务时记录不全或在整理过程中没有正确地领会意图，归纳的思想与首长意图不符，这些都容易违背领导意图。对首长意图领会不准，那么拟制的公文就不能体现首长的决心，无法作为部队行动的依据，甚至容易对下级单位造成误导，耽误工作。
（四）文字叙述有重复。公文叙述用准确精练的语言表达完整的内容。表达精练，问题集中，能给人以鲜明的形象；而冗长繁琐，拖泥带水，叙述重复往往会使公文表达不清。刘勰在《文心雕龙》中说：“文以辩洁为能，不以繁琐为巧。”现在不好的文风在机关公文中仍然存在。有的公文一个问题反复讲，却只会“画龙”，不会“点睛”；有的公文语言缺乏提炼和反复推敲，无病，无话找话，凑字数凑篇幅，直接影响公文写作质量。我们在撰写公文时，一定要抓住重点，简明扼要，直截了当，单刀直入“捞干货”，不要搞“穿靴戴帽”，这样才能使人一目了然。
（五）语法概念多混乱。起草机关公文要遵守语法规范。句子结构要完整，必要的主语、谓语、宾语及附加成分应完备，单句、复句必须分清。如果违背了语法规范，就会出现种种文理不通的现象，影响机关公文内容的准确表达。如这样一句话：“××法院对××判决，实在是罪有应得。”是谁“罪有应得”呢？作者本意是指罪犯××，但只因在表达中不恰当地省略了后一句话的主语，将两句话揉在一起，从而产生了歧义。所以，系统地掌握语法知识并在写作中正确地运用，是机关干部应该具备的基本素质之一。
出现上述问题的原因是多方面的，但主要应有以下几个方面：一是写作理论知识不扎实。主要表现在：在日常工作中不注重写作理论知识的学习和积累，对新条例、新规定掌握不准。二是工作态度不认真。对提高公文拟制质量的重要性认识不足，存在得过且过思想，工作态度不够端正。比如出现错别字、拟制文件时照抄照搬、应付差事等问题。三是领会首长意图不准确。如有些机关人员对首长意图领会不准，在拟制文件过程中掺杂个人感情，随意加入个人的见解等等。
二、机关公文写作的主要方法
简洁性是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。随着信息化社会对信息传递效率要求的提高，公文的简洁、精炼成了现代公文发展的必然趋势。
（一）行文删繁就简。现在有些文件的开头不是开门见山，直入主题。有的认为机关公文不能太具体、太实际，不然就会缺乏普遍指导意义，因而起草公文时，总是追求原则化、理性化的东西。表面上看，这样的材料立意很高，理论性很强，但实际上却很“虚弱”，内容多是大话、空话、套话，这样的文字材料写得再多再好，也只是应景文章、表面文章，对工作起不到有效的指导作用。这是一种不好的文风，应删繁就简，真正体现出公文实效性。机关公文是用来指导实际工作和解决实际问题的，要言之有物，不讲废话。而有些机关公文是要务“虚”的，但必须有的放矢，避免泛泛而谈，空话连篇，要做到言简意赅，保持准确、鲜明、生动的文风，反对空洞无物、似是而非的空话、假话和废话。同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当，否则会让人感到内容宽泛，不得要领。总之，公文的实用性要求公文语体要讲求效率，正如刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辨洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇，此纲领之大要也。”
（二）?语言简短精练。文件内容一定要一针见血，开门见山，使人一目了然，不要绕圈子；主题要集中、突出，不要面面俱到，包罗万象，不能什么问题都要在一个公文中解决，最好是一事一文，切忌意义重复和交叉；同类观点和内容要集中写到一处，语言要平易、朴实、简洁，要讲究语法修辞，讲究文法，文字要准确、精练。公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，便于受文者理解和办理。这就要求在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。同时，要力争做到用尽量少的语言表达尽量多的内容。撰写公文，要力戒过多使用长句。
（三）用好专用语言。公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的特点。能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面。一是开头用语：兹、据、经等。二是称谓用语：本、贵、该等。三是表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等。四是引叙用语：闻、悉等。五是谦敬用语：承蒙、不胜等。六是总结用语：总之、综上所述、对此、为此等。七是希望用语：希、请等。八是结束用语：此、特此、望、盼等。以上表述，词简意准，便于理解。
（四）恰当运用古语。大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练、表意确切的要求。如《论语》中的“温故知新”“见贤思齐”“不耻下问”，《孟子》中的“天时”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之气”，魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”等，诸如此类不胜枚举。如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴。
三、机关公文写作的基本要求
机关公文写作的基本要求是：
（一）材料要准确真实。机关公文中所用的材料、史料、数据必须绝对真实可靠。所引用的事实情况必须完全符合事物的本来面目，所用数字必须准确无误。材料只有真实准确可靠才具有权威性和指导性。否则，就会起误导作用，甚至会犯政治性错误。所以，在起草公文之前，要广泛搜集材料，充分查找根据，并反复对材料进行核实。
（二）观点要鲜明正确。机关公文的主旨要明确，要解决什么问题？达到什么目的？怎样解决？提倡什么？反对什么？要十分明确具体，不能含糊其辞，模棱两可，似是而非。特别要注意文件内容所表达的政治观点、政治方向、政治原则等大是大非问题是否正确，同党和政府的政策、法规是否相一致。每一项公文都是针对其要解决的具体问题制定的。这些问题往往涉及到各个方面，受具体政策所制约。机关干部不仅要注意政策的提法是否准确地体现中央的方针政策，而且要注意与其它方面的具体政策协调一致。不能只顾本机关、本单位而忽视、违反上级和其它部门的文件规定。
请示报告格式范文第5篇
关键词：档案管理；信息化管理；科学管理
现就强化文秘工作与档案工作一体化，规范文档衔接，提高单位档案质量，谈自己的一些初浅认识和看法。
1 档案建档过程中常见问题
1.1 原始稿件不全，编号不规范
归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，不经过复印就用传真原件归档，短期内字迹就变得模糊不清，既不符合立卷归档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。
1.2 文种使用不当，办理程序不规范
出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象，从而为正确归档留下了后患。
1.3 是版面记录不全，附件不规范
在日常档案管理中常常遇到归档文件没有标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
1.4 是整理和装订不规范
相当一部分单位在整理、印刷装订中容易发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。
2 提高单位档案质量的主要措施
出现上述问题，表面上看，大多少发生在产生公文这一重要环节上，实际上它反映了由公文向档案转化的“两张皮”问题。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案资料又主要来源于公文，公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，反映了现代科学管理的必然趋势。结合自己多年的工作实际，提出几点建议。
2.1 明确部门职责，档案立卷前移
文秘人员要根据国家规定，对办理完毕的文件材料集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”，“及时整理（立卷）、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。
2.2 组织机构合并，培养文档工作者
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。每一个文秘人员的头脑中必须要有档案意识，不仅为当前的工作服务，还要为档案的要求所考虑，规范办理好每一份公文。要站在对历史负责的高度超前控制，保证档案的质量，同时也减少了档案部门的工作程序，避免无渭的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。
2.3 适当投入，提高人员装备和技术水平
在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都要体现档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高单位档案质量。
2.4 强化制度建设，实现全过程管理
建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，印制后发送前应再次进行复核。制定严格的质量标准。对要修改实质内容，则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握。要正确选用主题词，自觉保存原稿或修改稿，不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文，传真件要经过复印后再归档，保证档案文件的质量和存档价值。
2.5 分门别类，充分利用档案原基础
请示报告格式范文第6篇
关键词：文秘档案一体化
本文所称的文档一体化管理，是指把现行文件、档案纳入到一个统一的管理系统内进行管理。该系统有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理不再分野，从组织制度上和工作程序上使原本相对独立而在不少环节上又互相雷同的两种管理体系真正交融在一起，发挥系统的整体功能，从而减少重复劳动，提高工作效率。根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《公文格式》)和《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)等法律法规的有关规定，本文试就现代文秘工作和档案工作的规范接轨作一些探讨。
1现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，是档案的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。
随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，档案界提出了文档一体化的管理模式，这种管理模式便是文秘工作和档案工作“一体两面”关系的实际反映和科学应用。要实现文档一体化，必须从文秘工作和档案工作的全局出发，从公文的生成、制法到归档管理的全过程中使用文档一体化计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节，特别是公文向档案转化的关键环节上，都体现出档案工作的具体要求，保证文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作和档案工作的信息共享和规范衔接。
2当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题
2.1原稿不齐全，编号不规范
公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却只有定稿，缺了原稿或修改稿，从某种意义上讲，修改稿特别是有领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。
2.2版面记录不全，附件不规范
在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增加了难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响公文的规范立卷和归档。
2.3文种使用不当，办理程序不规范
出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象仍然存在，从而为档案工作留下后患。
3 实现文秘工作与档案管理工作衔接“标准化”措施
文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说高水平的档案管理必须建立在规范处理公文的基础之上，现代文秘工作和档案管理工作是一个整体。随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，实现文秘工作与档案工作一体化，是现代科学管理的客观要求。
3.1增强“文档一体化”意识
“文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的提前控制，保证档案的质量，同时减少档案工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。档案工作的优劣，是衡量一个单位文明程度的重要标志，文秘工作是档案工作的基础，今天的文件，就是明天的档案。所以，一个有责任心的文秘人员头脑中都要有“档案”二字，在办理每一件公文时，都要有一丝不苟地按公文形成的标准办理的责任感，向单位档案室移交符合质量标准的公文。
3.2明确部门职责，档案立卷前移
文书部门立卷是《档案法》早就明确的一个基本制度；《公文处理办法》也规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理归档”。公文归档是文秘工作的最后环节，又是档案工作的开始环节，是文秘工作和档案工作真正意义上的衔接点。文秘人员应对办理完毕的文件材料进行集中统一的保管，根据归档原则和方法，在档案人员的指导和帮助下编写《归档目录》，及时“对号入座”，使文件的归档工作日常化。这样，既可方便平时查阅，又有利于年终的归档。所以，文书部门归档主要是指做好平时的归档工作，做到及时收集，及时归档，切忌拖拉积压。特别是一年一度的经济工作会议或几年一次的党代会、人大换届等大型会议，档案人员与文秘人员必须提前介入会议，将会议所有文件收集齐全归档；几个单位联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。需要指出的是，当工作人员因故调离工作岗位，应按照有关规定将本人暂存、借用的公文材料全部及时清交，以保证档案材料的完整齐全。
3.3应用全面质量管理理论控制“文档一体化”整个过程
全面质量管理理论认为产品质量是生产过程的成果，好的产品质量是在设计和生产等过程完成的，而不是靠最后检验出来的。根据这一思想，全面质量管理强调把影响产品质量的各种隐患始终控制于产品生产的过程中。
文秘工作与档案工作也是通过公文制作、归档、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等过程来完成的，每个过程之间环环相扣，一个过程出问题就会影响到下一个工作环节。比如文书部门及业务部门没有按照《档案法》的规定按期如数将制成的公文连同底稿移交到档案室，致使档案室保存的公文不齐全，待档案室将不齐全的具有永久、长期保存价值的公文移交到档案馆时，便造成了利用者应当查找到的原始公文，也因文秘人员没有移交这些原始公文而未能查到，造成了一些疑难问题缺少解决凭证，损害了文秘、档案工作者的形象。因此，过程控制就是要对诸如文秘人员向档案室移交公文过程中的每项工作过程进行控制，努力提高移交、接收档案的质量，确保档案中具有保存价值公文的齐全。通过工作过程的有效控制，使文秘工作与档案工作的衔接能有机地结合起来，规范运作，互相促进，互相监督，共同提高。
3.4强化制度建设，实现全过程管理
一要树立质量管理意识。无沦文秘工作还是档案工作，每个环节中的每个工作人员都要确立质量第一的观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是全过程管理的前提。二要制定严格的质量标准。《档案法》、《公文格式》和《公文处理办法》等法律法规对公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求以及公文归档工作均作了明确规定，这是全过程管理的根本法，全体档案人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。三要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支高素质的、相对稳定的文秘和档案工作队伍。四要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。制度和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。比如，要严格执行公文的行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件；不但在公文正式印制前对审批签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，而且在印制后发送前应再次进行复核，发现问题需要修改实质内容时，应按程序再次复审；在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标方面严格按照标准把握；发挥“文件处理单”、“发文稿纸”等随文卡片的控制作用；合理确定文件的范围，在控制文件“件数”的同时严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。
请示报告格式范文第7篇
肇电力工业局直辖鼎湖、高要、四会、广宁四个县区局，同时局本部按生产职能设置多个管理所，地点分散，信息传递不便，难于管理。为此，肇庆电力工业局决定建立全局办公自动化系统，通过该系统将局本部与下属单位紧密联系在一起，使得分散在各单位各部门的各种信息能够相互交换。经过一年多的努力，我局的广域网已基本形成，软件开发也已取得阶段性成果。
1 软件开发平台的选择
Lotus Notes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择Lotus Notes作为开发平台。
2 管理层次结构
2.1 系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2 管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3 数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4 工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1 主要工作模块
4.1.1 请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2 统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3 资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2 主要职能模块
4.2.1 收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2 发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3 归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5 安全性
5.1 权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2 时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3 保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6 结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1 Davis M，Olson H.Management Information System:Conceptual Foundation，Structure，and Development.［s.l.］:McGraw-Hill Book Company，1989
请示报告格式范文第8篇
一、用信息化实现文档一体化的好处
用信息化实现文档一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫的办法。即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案管理员只知其表象，重复低质劳动。但要十分注意做好档案利用权限的管理工作，我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与档案工作一体化目标，充分发挥企业文书档案信息资源的作用。
二、从思想观念和实践理论两个方面分析文档一体信息化服务向纵深发展的障碍
1.从思想观念上分析。目前，文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年，也有一套完善制度和方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，会对某些领导干部和工作人员之间产生疑问，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的企业单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化，这是不可取的。
2.从实践理论上分析。到目前为止，许多企业的文秘工作与档案工作还在实行分快管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，导致二者在衔接过程中出现许多脱节，出现诸多不规范的现象，这直接影响了企业文书档案的建档质量。下面笔者谈一下好多企业档案建档过程中遇到的种种问题
一是版面记录不全，附件不规范。在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文件规归档拟写案卷标题增加了操作难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响着公文的规范立卷和规范归档。二是原始稿件不全，编号不规范。归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，不经过复印就用传真原件归档，短期内字迹就变得模糊不清，既不符合立卷归档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。三是纸张不达标，装订不规范。相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸。大小16开混用现象尤为突出，搞的文件大小还不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。四是文种使用不当，办理程序不规范。出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，“请示”和“报告”不分，“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚者把两个文种合二为一为“请示报告”，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象，从而为正确归档留下了后患。
三、提高企业文书档案质量的对策及建议
文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案资料又主要来源于公文，公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。下面笔者结合自己多年的工作实际，提出几点建议。
一是组织机构合并，培养文档工作者。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度中真正交融在一起。文秘人员的头脑中必须要有“档案意识，同时要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。二是明确部门职责，档案立卷前移。“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》已经明确了的基本制度。文秘人员要按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，印制后发送前应再次进行复核。
制定严格的质量标准。对要修改实质内容，则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握。要正确选用主题词，自觉保存原稿或修改稿，不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文，传真件要经过复印后再归档，保证档案文件的质量和存档价值。四是适当投入，提高人员装备和技术水平。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从而会使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高煤炭企业档案质量。
四、征得领导重视和工作人员的支持
信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，因为较高的费用、相关知识的匮乏等，都会造成和产生文档一体化的盲区。所以要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而才会使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化。