会议记录技巧
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会议记录技巧范文第1篇
1.明确会议宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。同时，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”、“会议指出”、“会议强调”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来;对有分歧的意见，如属研讨性质的会议可写进会议纪要中去。
2.讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等;下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。
同时要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰;所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
会议记录技巧范文第2篇
【关键词】行政管理；实训项目；分类设计
行政管理专业的学习具有很强的实践性。为使学生获得体验性学习成效，我们在行政管理专业教学中有目的地选择具有代表性的行政工作课题设计实训项目加以实施，使学生在仿真的条件下学习相关的技术知识，培养职业能力，体验人文情景。我们设计的实训项目包括制作类、辅助类和解决类三个大类，本文按类别介绍如下。
一、制作类实训项目与设计
（一）制作类实训项目
办公室布置，公文拟写，荣誉证书、演示文稿、调查问卷的制作，以及与行政人员有关的个人形象设计、写简历等事项都可以设计制作类实训项目。所谓制作是学生将实训成果体现在一份形成性产品上，该产品具有质地属性、技术构成属性，制作者的行政文化理念也体现在所制成的产品中。行政人员对产品的制作是对人、财、物等行政资源的运作过程。
（二）制作类实训项目设计示例：设计《怀茶饮》宣传图片
1.实训任务：怀掬公司近日接本市“四大怀药”2015年度展销会筹委会通知，要求本公司在临街墙面布置一块与展销会主题相关的公益性宣传图板，公司领导将任务交由公司行政人员小李设计。2.实训目标：使用电子图片资料在电脑中生成一幅实用的宣传图片，通过训练使学生熟悉信息沟通渠道，体验行政技术应用过程与效果。3.任务包：（1）任务说明书；（2）理论知识资料；（3）能力知识资料；（4）怀资料图片；（5）自评表与互评表。任务说明书说明宣传片制作的目的与标准要求，每组1份；理论知识资料可以选取行政管理学、企业管理学、秘书学、广告学图书教材的某些章节,也可以指定网络资料路径；能力知识资料选择构图学、色彩学、Photoshop或CorelDRAW软件操作的教材；怀资料图片事先存放在电脑中或上网搜索；自评表与互评表，人手一份。4.实训地点：多媒体实训室。5.实训器材：安装Photoshop软件（或CorelDRAW软件）的电脑若干台，角色胸牌。6.实训课时：6。7.实训角色：“四大怀药”展销会筹委会人员，怀掬公司行政负责人，怀掬公司行政人员（小李），广告公司技术人员。8.能力培养：基础的图形处理能力；深刻的图片审查能力；较强的沟通、协调能力。9.实训步骤：学生分组并分配角色－展销会筹委会人员向怀掬公司提出宣传要求－怀掬公司行政负责人向行政人员布置工作任务－怀掬公司行政人员向广告公司咨询招贴图板制作的技术要求－怀掬公司行政人员根据宣传意图设计图片（制成包含怀、本公司名称、本公司网站地址等宣传元素的宣传图片）－学生自评与互评。
（三）制作类实训项目的考核要求
从知识学习、技术操作和人文体验三个方面对各协作组制作的《怀茶饮》宣传图片进行评议。。1.从知识层次看画面与文字是否符合怀常识，画面元素与布局是否符合广告原理.2.从技能层次看作品的像素和分辨率设置是否适合作户外招贴画，看图片制作技术是否运用到位。3.从人文层次看学生在多大程度上体现了协作的作用，看作品突出宣传主题，反映公益宣传内涵，是否有助于提高怀的知名度与美誉度。
二、辅助类实训项目与设计
（一）辅助类实训项目
机关行政管理的文书处理、档案管理、会议记录、典礼服务等事项属于基础性工作，具有服务性特点，这些工作做得好坏，将影响整个组织的运转效能。选取这类工作设计行政管理实训项目，可以训练学生的服务性工作技能，强化行政管理的服务意识。
（二）辅助类实训项目设计示例：会议记录
1.实训任务：印妫企业集团召集子公司负责人，讨论明年经营战略调整问题，行政部长李刚担任会议记录工作。若干学生模拟发言，同时由担任记录角色的同学应用手写速记作会议记录，并整理成文字稿。2.实训目标：通过实训使学生了解会议特点，认识手写速记原理，学习速记技术，掌握会议记录整理的基本要求。3.任务包：（1）会议剧本；（2）理论知识资料；（3）能力知识资料；（4）自评表与互评表。会议剧本包括会议情景设定及与会人员发言文字稿，人手一份；理论知识资料包括行政管理学、企业管理学、秘书学、应用写作相关知识；能力知识资料选择某式速记教材、行草书法字典；自评表与互评表，人手一份。4.实训地点：会议实训室。5.实训器材：模拟与会人员发言的文字稿，记录纸与书写笔（自备），会议桌椅与记录席桌椅，会议桌牌。6.课时：6。7.实训角色：集团公司总经理，投资总监，子公司经理甲，子公司经理乙，行政部长。8.能力培养：培养学生正确认识会议种类，适当选用完全记录法、精详记录法、精要记录法或补充记录法。组织学生有针对性地练习速记符号并熟练运用。9.实训组织：阅读发言稿并制订略符－学生分组并分配角色－模拟发言和记录－识读速记稿并改进略符－多次模拟发言并记录－整理会议记录文字稿－学生自评与互评。
（三）辅助类实训项目考核要求
服务类实训围绕中心工作展开，会议记录是为会议目的服务的，要求会议记录的服务对路，技术适用，严肃认真。1.从知识层次看，会议种类需用行政管理学原理来分析认识，只有正确认识会议性质才能正确选用适当的记录方式。2.从技能层次看，记录人应掌握一定的速记技术，准确记下会议名称、性质、时间、主题、发言内容等要素，在记录过程中能集中精力、反应敏捷、快速记录。3.从人文层次看，记录人应思想端正，作风严谨，防止漏记、错记、歪曲的现象发生，如有遗漏和不清楚的地方，应予核对与整理。
三、解决类实训项目与设计
（一）解决类实训项目
一些行政工作由于一个或多个尚未明确的目标、程序、方法或原则而包含了“问题”，这种包含“问题”的行政工作属于解决类工作项目，如调查研究、行政决策、行政监督、行政诉讼、现场指挥、行政沟通与协调等工作都可能包含“问题”。包含“问题”的工作项目具有很强的原则性和权变性，也很讲究程序和方法，行政人员做这些工作时既要履行义务，又不能超越自身权限，应当根据所追求的效益目标寻求解决途径。行政管理实训模拟这些工作样式设计一些需要解决“问题”的项目任务叫作解决类实训项目。
（二）解决类实训项目设计示例：太白金星招安孙悟空
1.实训任务：《西游记》中的孙悟空在花果山惹事生非，天庭玉帝派遣太白金星前往招安，目的是将这只猴子羁縻天庭，让他不再惹事生非。2.实训目标：训练学生准确判断沟通对象，较快建立沟通关系，正确确定沟通原则，选择恰当的沟通方式。3.任务包：（1）背景资料；（2）理论知识资料；（3）能力知识资料；（4）自评表与互评表。背景资料是《西游记》第三章、第四章、第五章相关情节的文字，包括《西游记》第三章《四海千山皆拱伏九幽十类尽除名》，第四章《官封弼马心何足名注齐天意未宁》，第五章《乱蟠桃大圣偷丹反天宫诸神捉怪》；理论知识资料包括行政管理学、公共关系学教材相关章节；能力知识资料包括杰亨利窗分析模型、商务谈判技巧等资料；自评表与互评表，人手一份。4.实训地点：普通教室。5.实训器材：角色头饰一套。6.课时：5。7.实训角色：玉帝，太白金星，孙悟空，花果山众猴甲，花果山众猴乙。8.能力培养：锻炼学生领会能力，表达能力，沟通能力。9.实训组织：学生分组并分配角色－花果山和天庭两方人员分别使用杰亨利窗模型分析背景资料－太白金星到花果山传达天庭旨意－孙悟空向天庭提出较高要求－众猴从旁撺掇助威－太白金星说服孙悟空－学生自评与互评。
（三）解决类实训项目的考核要求
会议记录技巧范文第3篇
【关键词】校际协作;同步交流;协调策略;概念图
【中图分类号】G420 【文献标识码】A 【论文编号】1009―8097(2009)07―0023―05
引言
“基于网络的校际协作学习(以下简称‘校际协作’)”是顺应新课程要求的,将信息技术与学科课程、综合实践活动、合作学习三者有机整合的一种新型的学习方式。徐晓东教授(2005)[1]给它的定义是指“利用互联网开展校际共同主题学习活动,并关注在不同学校间学习的差异性,相互利用这一差异开展学习,主要采用开展共同的调查研究或作品创作,以及开展社会实践活动等形式的学习,以此加深学生对知识的深化理解”。它把学生的学习从课堂延伸到课外生活中,强调学生从复杂的经验中学习;强调利用各种差异开展合作学习,由此加深对知识的理解和相互认识;强调通过亲身体验和实践来促进对信息技术的掌握和理解。
校际协作学习活动组织的一般形式包括:网下的综合实践学习、通过网络平台进行的异步交流学习、通过即时交流工具进行的同步交流学习。然而,“校际协作学习研究与实践开展几年以来,在网下综合实践学习、网络异步交流、同步交流等环节中都存在着不协调状态[2]”,本文将讨论在校际协作学习同步交流环节中存在的不协调状态及提高该环节协作效果的策略及应用效果。
一 校际协作中同步交流环节存在的不协调状态分析
校际协作中,学生通过网下的综合实践学习,获得亲身体验的学习成果、体会和感受,并通过网络平台进行异步交流,还需要通过同时在线的同步交流进一步达到共同认知和共同理解。同步交流一般以在线会议形式或者非正式聊天形式体现,支持工具一般是QQ群、RTX或者其它的实时工具。在本研究中的同步交流,指的是有明确目标的、正式的在线会议,各成员互相汇报学习、活动情况或表达自己的观点和看法等。
然而在线会议往往很难达到预期的效果。笔者认为“该环节中的协作通常会存在不协调状态,主要包括:(1)会议效率不高,拖延时间,难以达到预定目标;(2)秩序混乱,发言不集中,容易离题;(3)容易出现争执,发生冲突;(4)容易出现僵局;(5)信息流失较大;(6)容易出现少数人唱戏,其他人看戏的局面,即协作中的ROM状态;(7)会议出勤率不高等。”[3]
笔者以“校际协作”项目主题学习活动《冬季蔬菜调查》(案例1)某次在线会议记录作为案例,说明该环节存在不协调状态的具体情况。
[案例1]《冬季蔬菜调查》学生在线会议记录摘录
1 案例概况
本次会议预定1小时,主题为冬季蔬菜调查结果交流。但实际上,会议持续了1个半小时,而且最后因为快到上课时间了,会议还没有宣布结束,学生就都慌慌张张地下线了。从会议记录来看,只有部分学生浅显地回答了预定的前两个问题,对于更深入的后两个问题基本没有涉及到。
2 片段分析
下面,摘录部分会议记录,以每条发言记录为单位进行编码并分片段,对其会话内容进行分析。
[片段1]
[1] ――[13:04:17] 合肥张老师:会议时间到了,本次会议1点至2点。请同学们抓紧时间谈谈你的冬季蔬菜调查活动。
[2] ――[13:04:24] 德州候x:我们这里冬季最常吃的蔬菜是大白菜
……
[4] ――[13:04:34] 8166:你吃过什么菜?
[5] ――[13:04:43] 梅县赖c:你好!
……
[7] ――[13:04:49] 8168:大家好!我叫张奕敏。
[8] ――[13:04:54] 德州申t:大家好,我叫申t,谁愿和我交朋友。
[9] ――[13:04:57] 8159:My name is ZhangYili!
[10]――[13:04:58] 德州温x:HELLO!
[11]――[13:05:03] 烟台陈q:蔬菜?都有什么呀?
[12]――[13:05:17] 合肥张l:你在干什么。
[13]――[13:05:22] 8164:你现在正在干吗?
[14]――[13:05:30] 梅县温x说:你好呀!
……
[17]――[13:05:34] 8161:你好,你有冬季蔬菜调查报告吗?
……
[24]――[13:06:01] 合肥沈c:如果你有能给我看一下吗?
在本片段中,主持人已经宣布会议开始(发言[1]和[3]),但是一般的学生并没有理睬,热衷于互相打招呼,如发言[5]、[7]、[8]、[9]、[10]、[14]、[19]、[23]。有同学马上就响应的,见发言[4]、[6]、[11]、[22],然而从发言质量来看,这几个发言,虽然是学生针对主题的提问,但是这些提问对会议没有贡献。而发言[13]和[15]、[20]、[24]聊的却是私人话题,发言[17]聊的虽然与课题有关,却与本次会议主题无关。
[片段2]
(注:由于版面有限,以下几个片断具体记录省略)
在本片段中,持续的时间只有7秒,却有三人的八次发言,但仔细分类,发现同一人的发言内容都是完全重复的,如[25] 、[27]、[30]均重复的是“你回话啊”,[26]、[28]、[31]重复的是“你们有没有去农村”,[29]、[32]重复“你们冬季有什么菜”。笔者发现,在本次会议的其他时间段,这几个发言也有较多的重复。
[片段3]
本片断摘录的是在本研究中划归为对会议有贡献的发言。可以看出[33]“我们这里本地菜为:包菜,菠菜,青菜,大蒜……;大棚里的菜为:芦荟,辣椒,茄子,西红柿……”对会议内容进行了准备,在发言之前,进行了归纳;[34]“我们也一样,不过吃的最多的还是白菜”,对前面别人的发言进行反馈,并进行了补充;[36]“有青菜,萝卜,土豆。你们那边呢”,在介绍完自己的内容之后,反过来希望从别人那里了解情况;[39]“冬季的疏菜总量还是比较多的,如白菜、萝卜、芹菜、韭菜、莴笋等,加上现在的新技术生产的反季节蔬菜量就更多了”对现象进行了归纳;[41]“我想,尤其是超市,可以说,连进口的蔬菜都有,不知同学们调查过没有”从另一个角度提出新的问题。但是令笔者叹息的是,像这类对会议有贡献的发言,少之又少。可以从后面的统计中证明。
[片段4]
本片断中,发言[42]、[45]、[46]属于自己发牢骚,如“呜呜,没人理我”、“我好孤独哦”,[44]、[47]则有点质问、不耐烦的意思,如“为什么不理我”,而[43]、[48]则属于辱骂别人,如“你很笨”。这几类发言,在本会议中也不少。
3 统计分析
从以上摘录片段中,我们可以明显地感觉到不协调的存在。为了进一步分析这些现象在本案例中的发生频率,笔者制定了发言类别指示器(见表1),并以在线会议中持续30分钟的发言内容为单位,对各个发言进行分类和统计。
统计得出,本案例中,发言总数为597次,但是其中主题相关发言只有133次,仅占发言总数的22.27%,而主题无关发言,则高达发言总数的77%以上。
接下来,抽取主题相关发言,根据表1进行分类统计,结果如下表2所示。
从上表数据中,我们可以发现,在极少的主题相关发言中,对主题有贡献的发言或提问,仅占52.63%,而无贡献的发言和无意义的提问,占到主题相关发言的27.06%,再加上教师的不成功的引导,无贡献的发言则达到40%以上。
同时,对主题相关发言进一步就重复率进行分析,发现重复现象比较严重,特别是无意义的提问的重复率达到将近70%。
再对主题无关发言进行统计分析,其统计结果如下表3。
从表3中,我们发现,个人交流占了主题无关发言的将近一半,其次则是打招呼,说明学生对会议目标并不明确。
从以上摘录的案例中,我们发现,会议进行过程中,学生发言非常积极,但是发言内容真正涉及到主题的却很少;会议拖了很长时间,却一直没有达到会议主题的目标;学生发言中不礼貌的现象还比较严重;会议纪律比较混乱。
二 同步交流协调策略及案例
同步交流中的不协调直接影响到该环节协作学习的效果和效率。而导致不协调状态的原因主要包括:同时在线的时间难以协调,通常是导致出勤率不高的一个重要原因;另外,对在线会议的重视程度,也影响了会议出勤率;会议如果没有负责人,学生和教师面对出现的问题,容易显得手足无措,导致秩序混乱;而如果会议流程没有周密安排,时间没有把握的话,往往也容易导致会议拖堂和混乱的现象;同步交流的工具本身的特点,如刷新快,容易掉线等,是导致信息流失和重复的一些原因;对主题的熟悉程度、热心程度、以及个人能力或水平影响着其参与会议的程度。
针对该环节容易出现的不协调状态,笔者提出同步交流协调策略。
在会议前,首先确定协调者角色,在这一环节中协调者角色有会议主持人(总体协调)、会话协调者(负责对会议中的发言进行整理)等,这些协调者分别做准备。协调者工作必须贯穿至少该次会议的整个过程。在会议中,各协调者各施其职,并且有序地组合应用各种协调方法,如激励法、分配法、提问法、重复信息法、会话整合法等,会议后鼓励学生继续深入自由交流。在整个同步交流的过程中,为了管理各参与者协作活动之间的依赖关系,提高该环节协作的效率和质量,协调者还需要进行额外的组织和管理工作,这些工作均遵循并灵活运用一定的规则和方法,由此形成同步交流协调策略,可以用下图1表示。
该策略的应用将通过以下案例2进行简单说明。
[案例2] “姊妹学校”项目“读、评、续童话《灰男孩艾斯朋》”活动同步交流
本活动分为听、读童话(学校活动)、评童话、续童话、评续集(异步交流)、在线交流五个阶段。其中评童话和续童话、评续集先异步地在平台上进行,同时也为后面的在线交流做准备。
下面摘录部分会议记录,以展示部分协调策略在在线会议中的体现。以下记录根据发言顺序展示,笔者对相应的发言按照体现的策略进行了归类,标记于发言前。其中[1]:主持人主持发言 [2]:纪律维持法 [3]:发言引导法 [4]:提问法 [5]:会话整合法 [6]:激励法 [7]:重复重要信息法。这些策略的实施,推动着会议的进展,并让学生的思维方式、观点得到充分展现。
[1]――2006-04-03 15:29:24 陈老师(主持人)
会议现在开始,首先请纪律协调员宣布会议纪律。
[2] ――2006-04-03 15:31:12 隆2吴老师
大家好!我宣布网络平台学生在线会议纪律:
1发言请用礼貌用语,不得发送与课题无关的话题和图片。
2 ……
[1][3][4] ――2006-04-03 15:34:11 陈老师(主持人)
公主和灰男孩结婚,他们会幸福吗?幸福是灰男孩争取回来的吗?
……
[3][4] ――2006-04-03 15:37:53 新2苏老师
艾斯朋凭什么争取到了幸福呢?
……
[1] ――2006-04-03 15:44:32 陈老师(主持人)
请会话整合协调员公布分类整合要点概念图
[5] ――2006-04-03 15:44:36 车老师(协调)
……
[1] ――2006-04-03 15:57:07 陈老师(主持人)
下面请评委老师开始对同学们的发言做个简短的点评。
[6][7] ――2006-04-03 16:00:06 林老师(评委)
各位同学在刚才的讨论中都表现非常不错,这里有一些精彩的发言片段给大家欣赏,我们对这些发言积极的同学给予一定的表扬!
……
[6] ――2006-04-03 16:01:06 林老师(评委)
具体让我们来看一下大家发言的数据!(excel统计表截图)……
[1][4] ――2006-04-03 16:03:59 陈老师(主持人)
同学们的想法各有新意,从生活中到学习中,相信我们的同学也有更多的见解,下面我们再来看看下面一个话题,请同学们继续开展讨论:如果能够砍下橡树,挖口井就能得到公主和半个王国,你们愿不愿意也去尝试?……
……
三 同步交流协调策略的应用效果分析
为了检验该策略对同步交流效果的实际影响(会议效率、交流深度、人员参与程度),笔者在“姊妹学校”项目主题学习活动《读、评、续童话》(案例2)中实施该策略,并保存会议记录。将其记录与“校际协作”项目主题学习活动《冬季蔬菜》(案例1)的某次在线会议记录进行对话分析。
说明:案例1 是在“校际协作项目”后阶段进行的,在举行这次在线会议时,这些参与者已经参与该项目两年多,而且已经有过很多这样的在线会议经历,而案例2中的参与对象则参加“姊妹学校”项目只有十个月左右,而且参加在线会议的经历比较少,平时使用电脑和聊天工具也不多。
1 对会议效率的影响
案例1计划用时1个小时,结果在会议进行一个半小时之后,还没有完成会议任务,没有达到会议目标。案例2计划用时1个半小时,并且将目标分解成三个阶段,每一阶段半个小时,结果表明,时间利用得非常合理,一切按照计划完成任务,学生和教师的满意度非常高。由此可见,案例2的效率明显要高。
2 对人员参与程度的影响
从会议记录可以知道,案例1中参与成员39人,案例2参与的成员29人,均全部参与发言。分别取两个案例自会议开始20分钟后的半小时发言记录,进行统计分析。将发言次数划分为5次以下,5-15次,15-25次,25-35次,35次以上五个分组,统计各分组的发言次数,再用发言次数/参与总人数,得出两案例在各分组的人均发言率,制作统计图,如下图3所示:
从图3我们可以发现,两个案例的发言在5-15这个分组没有差别,均在接近60%位置,在15-25分组,案例2略大于案例1,但差别不大,而在其他几个分段组,则存在明显的差别。案例1中,人均发言率小于5的比重大,而发言达到25以上的,案例1中却没有。由此看出,案例2的参与程度较案例1略大,且发言稍积极,但从人的参与热情来说没有显著差异。
3 对交流深度的影响
对两案例的对话内容进行分析,分析的工具为表1标示器。对两案例的主题相关发言进行统计,并计算其与主题的相关率(=与主题相关的次数/总发言次数),如下表4所示。
从表4中我们可以发现,案例1中学生发言虽然很积极,但是主题相关率不到25%;而案例2中,学生不但积极发言,而且主题相关率达到98.13%,说明参与者离题的情况很少,主题相关程度很高。
笔者又进一步对主题相关发言的具体内容进行分类统计,并对比分析如下表5。
从上表5分析发现,案例2中无贡献的发言比案例1少将近15%,案例2中由于教师的引导和主持对会议有很大贡献,所以统计起来,实际有贡献的发言,占到了发言总数的80%多;而对案例1的统计与相关分析中,教师的有效引导的极少,所以有效发言率只有50%多一点。另外,案例2较案例1的有效发言重复率低将近40%。由此可见,案例2中会议的交流深度明显高。
4 分析结论
在学生兴趣差不多的同步交流中,协调策略的实施,对学生的参与热情没有很明显的影响。但是协调策略的实施能提高交流的效率和参与的主题相关程度,交流的深度明显提高,基本上能杜绝跑题现象和不文明发言现象。
结束语
在同步交流协调策略中,笔者第一次将概念图工具作为一个重要的协调工具使用,发现效果非常好,既直观又明了,快速地把学生的发言分类展示,为学生总结并整理新思路提供了很大的方便。
从后续的项目活动中,学生和老师更加熟悉了同步交流协调策略,会议效率得到了很大的提高。需要提醒的是,在实践中实施该策略,还需要注意以下事项:(1)提高学生各方面素质,特别是打字速度等,可以使同步交流协调策略的实施取得更好的促进效果。(2)在同步交流前,做好相应的准备工作和部署,对交流起到很大的帮助。(3)教师的引导很关键,其分解问题、提问技巧影响着学生的理解程度。(4)在线会议中,要注意避免大段粘贴的现象出现。(5)在线会议后留出一定的时间给学生自由交流,有助于提高学生之间关系的发展和讨论的深入。
参考文献
[1] 徐晓东.基于网络的校际协作学习研究[J].中国电化教育,
2005(1):34-39.
会议记录技巧范文第4篇
2017年安全工作会议记录一
日期：20xx年12月24日
地点：基地会议室
主持人：xx、安总
参加人员：各产品部、综合部经理、人力资源部、行政部经理
会议内容：加强公司安全，为国庆六十周年保驾护航
会议围绕尹工的四点具体要求：
1、十一放假期间安全生产管理，要求必须由领导带班(部门经理或生产主管)。
2、强调安全生产意识(十月份生产任务重，不能只顾生产而忽视安全)
3、各部门全面检查生产设备，检验设备、电源线等、设备严禁带病运转。
4、新员工上岗前进行安全培训(各部门新近员工较多，没有进行安全培训就上岗的立即培训)。
5、强调穿戴劳动保护用品(绝缘鞋、安全帽、防尘口罩等等)而展开。
张xx就十一期间的可能出现的具体问题做了细致分析，重点强调了十一加班期间可能出现的父母员工带小孩来车间的危险性、要求各部门加强管理，防范事故的发生。
另外还就可能出现的员工上访事件，提醒大家予以重视。
以及通告了北京市为加强国庆期间的交通安全管理，对我们公司的车辆管理提出的要求。
各位经理各抒己见，积极参与共三千问题的讨论。
张xx、姜xx、王xx同时对防砸劳保鞋的作用予以较高评价，建议公司推广防砸劳保鞋的使用，保护员工免受伤害。
苗xx就员工的安全培训、规范作业操作以及完善保险体制提出了一些建设性意见。
xx对班组安全建设提出了一个新颖的老师傅新徒弟承包安全责任的意见，得到在座各位的积极响应。
安全生产会议记录：王xx、胡炳东以天车操作培训提出许多建设性意见，如确定操作技巧的规范等。引起了安总的重视，要求今后采取切实措施调整与落实。
xx、张xx向大家介绍了公司的安全员---郑xx，要求今后落实安全管理职责，大家共同提高公司安全管理水平。
xx强调了公司电气安全、吊装安全、消防安全、防盗安全以及饮食卫生安全的重要性。重点说了天车操作的规范化的必要性，并提出了钢丝绳报废和统一回收要求必须记录、登记在册。
记录人：郑xx
2017年安全工作会议记录二
安全会议时间：20XX年1月
会议内容：1、传达市教育局和武林街道安全会议精神和要求。近期学校安全工作分析，制定和落实相应的安全工作，尤其是寒假和春节期间的安全工作。2、要求学校保卫加强安全管理，尤其是寒假和春节期间的大门口的进出人员以及夜间的巡逻。3、安排好寒假和春节的值班干部和职员。4、全校范围内的校园安全及设施安全检查。5、布置保安开会的工作任务和内容。
参加人员：邱锋、 章楗、 张冠超 刘风、 李毅、 胡诚孝 、 保安队长吴广文
检查的部位：教学楼、综合楼、行政楼、宿舍、食堂、实验楼及校园周边环境
发现的问题：个别灭火器压力不足和个别班级及办公室门窗关闭不及时。
整改措施：第二天更换了压力不足的灭火器。对个别班级及办公室给予安全警告。
安全会议时间：20XX年3月
会议内容：1、传达市教育局安全工作会议精神和要求，部署和落实具体的安全工作。2、全校范围内的校园安全及设施安全检查。
参加人员： 章楗、 张冠超、 刘风、 倪望跃 李毅、 胡诚孝 、
检查的部位：教学楼、综合楼、行政楼、宿舍、食堂、实验楼 艺术楼及校园周边环境
发现的问题：消防灭火器有即将失效的
整改措施：立即进行更换。警钟长鸣，防患与未然。
2017年安全工作会议记录三
20xx年4月15日上午，镇政府镇长xx-x在镇政府三楼会议室主持召开一季度安全生产工作会议，镇安委会成员参加了会议，会议传达了县近期召开的安全生产工作会议精神，分别听取了公安派出所、供电所及地质灾害防治、防汛、等工作安全生产责任人的安全生产工作情况汇报，会议通报了20xx年全镇安全生产工作情况，并对20xx年安全生产工作进行了研究部署。现将会议纪要如下：
一、会议指出：
20xx年，在全镇安委会成员单位共同努力下，我镇安全生产总体保持平稳态势。20xx年1—3月，我镇安全生产形势总体平稳。但安全生产基础还比较薄弱，特别是相关业主的安全生产主体责任意识淡雹个别业主安全生产意识不强、道路交通安全隐患较为严重等，会议通报了4月10日晚，宝发综合加工厂发生死亡一人的安全生产事故，要求各相关责任单位、责任人务必重视，加强督促，狠抓整改措施落实到位，有效防范重特大事故。
二、会议强调：
各责任单位、责任人务必提高认识，增强责任;要经常全面检查，及时发现问题;要狠抓督促整改，消除隐患;要加强协作，齐抓共管，确实扎实抓好当前安全生产各项工作，创建安全稳定和-谐大洛。
三、会议要求：
各相关责任单位、责任人要严格按照上级关于安全生产工作的部署和要求，结合工作实际和责任范围的实际情况，认真、扎实地抓好当前的安全生产工作。
1、强化宣传培训。
要结合安全生产月活动，组织各生产企业开展一次特岗人员必须持证上岗、生产过程必须严格执行和遵守安全生产法律法规政策的宣传教育和技能培训，树立生产必须安全，安全才能生产、安全是最大的效益意识;各村要配合公安派出所开展一次全面的道路交通安全教育、整治活动。
2、强化责任，明确工作目标，狠抓安全生产责任制落实。
牢固树立发展是第一要务安全是第一责任的理念，在思想上重视安全生产，在行动上自觉抓好安全生产。参照县政府下达的控制指标，年初我镇制订了切实可行的安全生产责任目标，与各村委会、相关部门、企业签订了安全生产目标责任书，层层落实安全生产责任制，真正做了明确责任、责任到人、严格管理，真正使责任落到实处。
3、要持续深入排查治理隐患，抓好重点行业领域安全生产监管。
⑴要从政府、企业两个层面建立隐患排患分级管理和重大危险源分级监控制度，做到隐患排查治理制度化、经常化，坚决杜绝新的隐患产生，企业要全面排查隐患，对可能发生事故的各种隐患，要落实整改责任、资金和监控措施，限期整改到位，保障安全生产，政府强化隐患排查工作的指导、督促建立隐患排查治理数据库，定期督查隐患排查治理情况。健全和完善季度例会制度、安全生产履职报告制度、安全教育培训制度、完善相关部门企业事故应急救援预案体系。落实三个要求：一是隐患排查认真仔细，不留盲区和死角;二是隐患整治工作责任、措施、资金、时限和预案五落实;三是建立健全重大隐患的分级管理机制，巩固隐患治理成果。
⑵加大安全事故的查处力度，严肃事故查处，严格责任追究，切实落实安全责任制。按照发生事故四不放过(原因查不清不放过，责任者得不到处理不放过，职工群众受不到教育不放过，没有防范措施不放过的原则)。
⑶突出重点，深化安全生产专项整治工作，镇安委会成员单位要根据本部门的职能定期开展安全生产专项整治工作，要开展好道路交通安全、危险化学品安全、非煤矿山安全、民爆器材和烟花爆竹安全、锅炉压力容器等设备安全、建筑安全、消防安全、学校安全等各项专项整治活动。
第二季度安全生产工作重点呈现二个特点：一是五一就要来临，二是春夏季节多雨进入汛期容易出现山体滑坡等地质灾害。这些都是安全生产工作的重点和难点，下阶段要把安全生产各项工作落实到实处。①危险化学品安全整治，消除安全整治坚决关闭取缔三合一、多合一场所，坚决关闭存在重大安全隐患的公共聚集场所。②建筑施工安全整治，特种设备安全整治、地质灾害隐患排查等。③加强宣传教育，提高安全素质，加强企业主要负责人、安全生产管理人员及特种作业人员安全培训，提高安全意识和安全技能。④加强应急管理，完善监控体系，各部门、各单位、各企业要重视预案编制和修订工作，保证预案的实用性和可操作性，要加强应急队伍的建设。
会议记录技巧范文第5篇
【培训讲师】：陈馨贤
【课程背景】
办公室办什么？
办公室讲究三办：办文、办事、办会。
办文，指的是办公文。企业公务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素，在企业实施
领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用。 不懂公文规范，即使本身精致，也会因其粗俗而难堪；
不懂写作技巧，纵使有再深刻的内涵，也会如茶壶中的饺子，不为人所道。
今天，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度。高效规范严谨的企业公文，已经成为现代
企业管理水平的标志之一。
那么：
企业行文，应该遵守什么规矩？
收文和发文的处理流程应该怎样？
对政府机关行文，哪些文种不能使用?
对下级单位行文，要注意什么样的格式？
拟写工作总结、工作计划、工作报告，要注意些什么？
为什么文学功底好却不能写出好的公文？
我们要从哪里收集素材？
我们应该怎样谋篇布局？ ??
办会，指的是会务管理。我们每个人都参加过这样或者那样的会议，而办公系统，是会务组织相对较多的部门。
我们老是听人说，中国的会可真多；
我们偶而听人说，今天的会烦死了，乱哄哄，啥也没定下来；
我们很少听人说，今天的会可真高效。
为什么我们的会议频繁却又没有效果？
为什么开会前我们进行了精心的准备但会议一开始就发现总是不如意？
为什么会议结束了但整个过程却是有议无决？
为什么会后总是在讲宣传贯彻落实但其实什么也没有落？??
本讲座旨在通过培养员工学习各类文书写作，掌握对各种文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，学会运用会务管
理技巧，进而把握科学、精准的表达能力与组织能力，提高员工个人的专业水准，提高企业的公文处理能力与会务管
理能力。
【培训收益】
掌握公文写作的基础知识
熟悉及运用常用的公文文种
掌握企业公文的写作流程与技巧
了解和避免商务公务写作的常见问题
掌握常见文种公文的写作技巧并熟练应用
掌握会务准备的要点
掌握会场布置的细节
了解会务服务与接待的技巧
【培训大纲】
序：关于办公室工作的三件往事
（一）、认识公文写作
公文究竟用来做什么？
公文的特征特点
公文处理
公文运转的流程
公文文种及其适用范围
（二）、国务院对公文的格式规范有哪些基本要求？公文用纸有哪些要求？
公文的排版、印刷和装订有哪些要求？
公文中眉首部分的标识规则有哪些？
公文的标题有哪些要求？
公文的主送是谁？
公文中主体部分的规则有哪些？
公文中的结构层次序号有什么要求？
公文中如何引用公文？
公文中如何引用数字？
公文中如何使用计量单位？
公文的成文时间怎样写？
公文如何用印？
公文的附件有何要求？
公文如何用印？
公文的版记有哪些要求？
公文的主题词如何选用？
公文的页码有何规定？
公文修改符号有哪些？
课堂实战：公文写作常见病例诊断
（三）、常用公文写作提点
法定公文
通知、通报、通告
请示、报告、批复
决定、决议、会议纪要
意见
函
事务文书
工作总结
工作计划
调研报告
述职报告
讲话稿
简报、信息
专用书信（请柬、邀请函、贺电、贺信、传真、电子邮件） 典型材料
（四）、公文写作实用技巧
公文写作基本要求
准确体现写作主旨
搭架子，粗略提纲
打腹稿，谋篇布局
广咨询，征求意见
绕主题，不断完善
广泛收集积累材料
合理布局避免枯燥
公文写作常见的开头形式
公文写作中的“篇（段）前撮要”
公文写作常见的结尾形式
公文写作中的层次安排
公文写作中的段落设置
公文标题的拟制要求
公文写作中的过渡照应
精心雕琢语言文字
语法、语气、语言
公文用语的基本要求
公文写作的用词规范
公文写作的炼句艺术
巧妙传达负面信息
修改把关必不可少
（五）会务管理
案例分享：九段秘书的会议管理会前准备
思考：我们都需要准备什么？ 会议组织者（会务秘书）准备什么 主持人准备什么
参与人准备什么
明确会议议题
明确会议目标
明确会议规模
确定与会人员
确定会议时间
确定会议议程
拟订会议日程
选择会议地点
制发会议证件
制发会议通知
制作会议请柬
与供应商进行合作
准备会议必需品
做好费用预算
准备会议文件
会场布置要领
了解会场设施用品
配齐会场所需设备
掌握会场布置技巧
会议接待工作
作好接待准备
会议食宿安排
会议文化生活
会议交通保障
会议用品供应
医疗卫生服务
会议安保工作
会场服务工作
组织与会者签到 引导代表入座 发放会议文件 安排会议发言 组织分组讨论 做好会议记录 处理临时事项 内外联络工作 组织参观考察
会议目的达成
会议记录技巧范文第6篇
关键词：索赔；工程索赔
在现行招标项目中，业主广泛采用的最低价中标原则，使施工企业在工程项目的建设中盈利往往占很少的一部分，利润的获得很大的一部分往往需凭借费用的索赔、设计变更和工程签证。这里现就如何进行工程索赔进行一些分析探讨。
(一)工程索赔的定义
工程索赔是指在工程承包合同履行过程中，承包人由于非自身的责任或原因而遭受损失时，可根据合同的约定，凭有关证据，通过合法的途径和程序向发包人提出赔偿要求。
(二)工程索赔的特点
工程索赔的特点主要表现在：
1．前提：工程索赔的前提是承包人非自身原因而遭受的损失，其可以是发包人的一定行为造成，也可能是不可抗力事件引起。
2．对象：工程索赔在工程界一般是指承包人向发包人提起的赔偿要求。
(三)工程索赔的原因
在项目实施过程中，由于各种意外的人为或自然因素，出现下列情况，承包商可提出索赔：
1、不利的自然条件。不利的自然条件是指施工中遇到的实际自然条件（如地下水、地质断层、天然溶洞、沉陷、断层、溶洞等）比招标文件中描述的更为困难和恶劣，增加了施工的难度，承包商必须花费更多的时间和费用。承包商遇到不利的自然条件，是有经验的承包方无法预见到的，这种额外的时间和金钱的支出，承包商可提出索赔。
2、人为障碍。如在挖方工程中遇到地下构筑物和文物等，图纸上并未说明，确属是有经验的承包商难以预见的人为障碍，对这些问题作出处理必然导致工程费用和时间的增加，承包商有理由提出索赔。
3、工程变更。承包商施工时完成的工程量超过合同约定的工程量时，必然引起新的施工费用，承包商可提出索赔要求，以弥补自己不应承担的经济损失。
4、工期的延长和延误。通常包括两方面：一是业主要求延长工期，二是由于非承包方原因导致工期的延误。一般这两方面原因造成的损失，承包商可向业主索赔。
5、施工工效降低。由于业主不合理的指令导致施工工效降低，工程费用增加。承包商可提出索赔。
6、工程终止或停建。由于业主不正当地终止停建工程，承包商有权提出索赔，并且可包括盈利损失。
7、货币贬值。在一些外资或中外合资项目，合同中一般有货币贬值补偿的条款，索赔数额一般按官方正式公布的汇率计算。
8、拖延支付工程款。如果业主不按合同中规定的时间期限支付工程款，承包商可按合同条款向业主索赔利息及拖延支付工程款所造成的其他损失。
9、其他由于业主原因造成承包商投入更多的时间和金钱，承包商均可向业主提出索赔要求。
(四)承包商如何加强管理，有效的进行工程索赔
承包商索赔管理就是：预测索赔机会，合同实施中寻找和发现索赔机会，处理索赔事件，解决索赔争议。为了达到索赔的目的，承包商从项目的开始就要进行大量的索赔管理工作，来保障自己索赔的权利，以下资料的收集整理是十分必要的。
1、招标文件。是工程项目合同文件的基础，是工程成本的基础资料。招标文件工程量清单中所界定的工程量与施工实际情况相比往往有不符之处。所以招标文件中有关资料不仅是承包商投标报价的依据，也可能成为索赔的依据。
2、投标报价文件。在投标报价文件中，承包商对施工所需的设备和材料列出了数量和价值，对施工过程中各阶段所需的资金数额提出了要求。这些文件，在中标及签订施工协议书以后，也将成为工程索赔的基本依据。
3、施工合同及其附属文件。这些是用来规范当事人双方行为、明确责任的法律文件。在索赔中，合同是首要的证据来源。现场施工人员要注意合同中主要条款的约定，随时扑捉索赔的机会。
4、承包方与业主往来的文件。如工程师(或业主)的工程变更指令、口头变更确认函、加速施工指令、施工单价变更通知、对承包商问题的书面回答等。要认真审核，提交对自己有利的证据材料，以证明索赔主张。
5、工地会议记录。工地会议又称为例会，如标前会议纪要、施工协调会议纪要、施工进度变更会议纪要、施工技术讨论会议纪要、索赔会议纪要等，是施工中定期召开的会议。会议要讨论目前的施工情况，布置下一步工作任务，必须认真对待会议记录的内容。会议记录的签字确认很重要，只有有关人员签字认可的记录，才能作为索赔的证据。
6、施工现场记录。如施工日志、施工技术人员的工作日记等，记录了工程项目从开工至竣工全过程，施工中发生问题的处理与评价记录等。一般情况下，承包方施工日志的内容与业主的记录基本一致，运用得好的话，这部分材料可成为有价值的索赔证据。
7、工程财务记录。如工程进度款每月支付申请表、工资单、设备、材料采购单、付款凭证、工程开支月报等。在索赔计价时，财务单证十分重要。
8、工地现场记录。如降水量、风力、气温、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水状况等。必要时，承包方应利用摄影、照片、录像、公证等，尽量把现场发生的重要事件由开始到结束的整个过程真实地记录下来，作为将来索赔的证据。
9、市场信息资料。有关法律、法规、规章、政策文件、物价指数、外汇兑换率行情、工资指数、会计核算资料，材料的采购、订货、运输、进场、使用方面的凭据等。承包商应注意这些资料的收集整理，有时会成为索赔的有效证据材料。
10、规范。对承包商来讲规范是重要的证据来源。承包商必须熟悉工程所依照的规范，做到严格依照施工规范施工，运用好规范。
切实加强合同管理，全面履行合同条款，妥善保管签收文件，注意有关资料的收集和整理，随时注意业主的指令或要求；抓住索赔机会，及时提出索赔；全面履行合同义务，建设好工程；索赔谈判时，承包商参加谈判的人员必须熟悉合同，懂工程和相关的法律，并有利用相关知识论证索赔要求的能力，谈判中，要尽量寻求双方都能接受的解决问题的办法。实践中，工程索赔一般可以通过协商方式解决，若双方实在无法达成协议时，则可通过仲裁或者诉讼解决。
(五)承包商工程索赔的意义
承包商工程索赔是权利的要求，一定程度上讲，没有索赔就不能全面体现合同的公正性。
工程索赔有利于承包商自身素质和管理水平的提高。索赔直接关系到承包商的利益，其过程的实质是承包商管理水平的综合体现。承包商要实现合同目标，出现索赔事件时，能取得索赔，争取自已应得利益，就必须加强各项基础管理工作，对工程的质量、进度、变更等进行更严格、更细致的管理，进而推动建筑行业整体管理水平的加强与提高。
索赔有利于国内工程建设管理与国际惯例接轨。索赔是国际工程建设中非常普遍的做法，尽快学习、掌握运用国际上工程建设管理的通行作法，不仅有利于我国企业工程建设管理水平的提高，而且对我国承包商顺利参与国际工程承包、国外工程建设都有着重要的意义。
实践证明，工程索赔的健康开展对于培养和发展良好的建筑市场，促进建筑业管理水平的提高，增加经济效益，起着重要的作用。有助于促进承包商加强内部管理，严格履行合同，提高管理素质；有助于承包商更快地熟悉国际惯例，熟练掌握索赔和处理索赔的方法与技巧，大力开展对外工程承包；有助于工程造价的合理确定，便于降低工程报价，使工程造价更为实事求是。
参考文献：
会议记录技巧范文第7篇
所谓“望诊”，就是观看或观察病人的神、色、形、态的变化，即中医用肉眼观察病人，来推断疾病的方法。扁鹊把它列为“四诊”之首。在审计工作运用中，望诊法就是“看”，要有一双火眼金睛，看个究竟，看透彻，透过现象看本质，这是审计的逻辑起点。具体做法如下：（一）勘察施工现场。现场是环境工程项目审计的基础，也是重中之重。通过深入现场多观察、多了解，可以初步判断项目管理是否规范，也有助于找到问题。例如，审计某绿化工程项目，结算清单显示，有株高2.2-2.6米的银杏树240株，但经实地查看，其中仅有30株银杏树株高符合结算所列规格，172株株高仅为1.5-2.0米，其他银杏树也替换为单价较为便宜的树种。又如某城市垃圾处理厂项目，通过现场观察，看到部分混凝土运输车无牌照，有的破旧不堪，经现场追查，发现这些车辆均为项目领导个人从旧货市场购买后，又高价租给项目使用，从中谋利。（二）查看会议记录。查阅行政、党建、“三重一大”、例会等会议记录，特别是项目进场初期的原始会议记录，尤为重要。一些重要、敏感的信息往往散落在不显眼处，此时须要细微之处察秋毫的职业敏感。如在查阅某大型环保工程项目会议记录本时，发现了记载拌合站（承包）、碎石厂对内（卖）字样，且字迹不清晰。审计人员就是凭着“承包”和对内“卖”这“2处”3个字，初步判断拌合站、碎石场有重大违规嫌疑，最终查明拌合站违规租赁领导亲属承包，碎石厂自产碎石违规转手高价卖给项目部。（三）查看人员花名册。进驻时要求被审计项目按规定格式提供载有员工姓名、岗位、身份证号码等诸多信息的全部人员花名册。多读细瞧花名册，通过身份证号码，查相关网站，可初步获取项目部临时用工、供应商、劳务队伍等是否存在亲属、特殊关系等有用信息，为发现问题线索提供支持。如审计某城市污水处理厂项目时，通过花名册信息查出项目经理有大量亲属在项目工作或承包工程，甚至有的还在关键岗位，这严重违反了回避制的相关规定。（四）查看车辆产权证。获取项目全部车辆、设备产权证明资料，通过核查，租赁车辆设备的主人将显露出来，经比对，能发现问题。如审计某环保项目，通过行驶证信息，查出项目领导自家车辆租赁给项目部，谋取利益。
二、闻诊法---审计的基础手段
所谓“闻诊”，即通过医生的听觉和嗅觉，收集病人说话的声音和呼吸咳嗽散发出来的气味等材料，作为判断病征的参考。闻诊法运用到审计工作中，就是“听”，要认真听取各方意见，广泛收集疑点和线索，寻求审计事项的突破口。（一）广泛收取被审计环境项目有关资料。某项目被审计立项后，就要着手到其上级单位、环保单位及相关单位和网站等收集被审计项目的相关资料，做初步了解，并整理出一些疑点，作为下一步关注的对象。（二）广泛听取汇报。进驻被审计项目后，要听取被审计单位负责人的情况汇报，以及在审计过程中听取财务领导或其他领导的工作汇报。（三）无记名民主测评或问卷调查。组织全体员工对项目领导班子及其成员、关键岗位负责人进行无记名民主测评或问卷调查，充分用好测评结果，对测评结果差的事项和人员，重点关注。（四）善用表格分析疑点。如在审计某个规模较大的环境项目时，设计了设备租赁、物资采购与消耗、劳务队伍情况等多种调查表格。通过分析填写的调查表，发现租赁车辆的机械台班数量，远远超出项目组织设计的机械配置量，从而快速地找到了一些疑点，定位重点审计方向。（五）设置举报途径。由于环保工程，具有一定公益性，群众比较关心，参与度会比较高。为此，设置举报途径，发动职工举报，且可查性比较强。
三、问诊法---审计的基本技巧
所谓“问诊”，是医生通过跟病人或知情人谈话，了解病人的症状、演变过程等情况，作为诊断依据。问诊法运用到审计工作中，也是要“问”或者叫“谈话”，要有“打破沙锅问到底”的精神，问清审计事项发生的来龙去脉。（一）盲谈。进点会议结束后，第一件事就是个别谈话。审计组长主要负责与项目部领导班子成员和财务、物资等关键岗位人员谈，其他组员根据分工与对应业务部门人员谈。不限制被谈话人员时间和内容，做到与全体人员都谈，目的就是给每一个人提供反映问题的机会。其实大多数项目都不是铁板一块，特别是利益不均衡的项目，会有矛盾，所以要抓住这些矛盾，从中获得有价值信息。（二）与知情人谈。就已掌握和盲谈了解的情况，有重点地向经办人、知情人进一步询问。如审计某水体治理项目，审计人员初步了解该项目存在违规套取资金，设立“小金库”问题，但一时找不到突破口。通过耐心与财务人员谈话，政策攻心，最终查出了该项目通过虚列劳务费、机械租赁费套取资金进入“小金库”。（三）与当事人谈话。这需要一定的策略和谈话技巧，问话前要做足功课，注意分析和掌握当事人的心理状态，有的放矢地做好启发疏导思想工作。与当事人（特别是项目领导）的谈话由组长亲自主导，效果会更好，因为组长相对来说级别比较高，在声势上能压住，有一定经验，能较好地应变突况。
会议记录技巧范文第8篇
关键词：项目档案：验收；技巧
中图分类号：K206 文献标识码： A
一、 “挑刺”就是对建设项目负责
这几年，我们参加了一些不同类型的项目档案验收，其中的切身感受是，对于建设单位来说，邀请专家进行项目档案验收时的心理活动是很复杂的，一方面怀着忐忑的心情，担心被专家抓到“大毛病”而不能通过验收、不能“过关”；另一方面，也希望通过验收找出项目档案中存在的问题，好加紧整改，达到在竣工验收前“问题归零”，为竣工验收做好准备，同时也提升了本单位的档案管理能力。
而对于我们这些受邀参加项目档案验收的专家来说，以相关文件和验收标准为基准，对建设项目中形成的文件进行全面梳理，认真、负责地完成项目档案验收任务，是义不容辞的历史责任，验收专家要对“下笔”签字的项目档案情况负责，绝不能是只说拜年话，一团和气、“你好、我好、大家都好”，所以“挑刺”是对建设单位负责、对建设项目负责、对项目档案的真实可靠负责。我们认为，项目档案验收的意见（验收结论）要经得起时间检验，才对得起邀请我们参加验收的组织单位的信任，也对得起我们作为验收专家手里的那只“签字”笔，希望通过“挑刺”，交上一份项目档案管理的满意答卷，为建设项目竣工验收铺平道路。
同时，项目档案还是建设项目完成后能够进行长期稳定运行、发挥预期效益的直接信息保障，作为档案工作者，希望通过我们的工作还要为建设项目今后的正常使用和维修改造留下真实、可靠的项目档案，以保证建设项目能够发挥预期效益。
二、 “挑刺”是个需要一定技巧的技术活
不过，在绝大多数情况下，每次的验收时间安排都是很紧张的，如何在短时间内对项目档案完成“挑刺”任务，就需要动脑子、想办法了，根据这几年我们项目档案验收所积累的经验，对项目档案“挑刺”也是有技巧的，也是有相当的“技术含量”一项工作。
首先，“挑刺”要有依据，对于验收专家来说，说话要言之有理，就是以相关文件和技术标准（如大家很熟悉的DA/T28）为衡量标准，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行全面评价，通过“挑刺”来评价建设单位的项目文件管理和项目档案是不是达到通常所说的“完整、准确、系统、安全”的验收要求。
其次，要熟悉项目档案验收的工作流程，在不同阶段如听取建设单位的建设项目情况汇报、其他专业的专家提出的质疑、建设单位上级单位在了解项目进展状况时无意透露的有关档案收集、整理情况等，这些都可以作为进行检查时的参考信息。
然后，在进行检查时要会把握重点，方向性要强，要注意不同建设项目的工作重点。因为每个建设项目的性质不同，有的是建筑改造项目，以建筑装修、设备安装为主，这时就应当重点关注装修过程中对原有建筑物（构筑物）的包括水、电、气等变更情况、设备安装及调试等情况；有的是工程建设项目，则需要重点关注竣工图编制情况、竣工资料的归档质量等方面。总之，在时间紧、工作量大的情况下，要瞄准目标去“挑刺”，不能天女散花般的什么都想查看一番，无论是时间上或者精力上这都是难以做到的。
三、听汇报时就进入“挑刺”状态
听取建设单位向验收组进行项目汇报往往是整个验收过程的首先环节，很多建设单位还会发放打印好的汇报材料。有句俗话说：锣鼓听声、说话听音，所以我们有个技巧，就是一边听取项目建设情况汇报一边翻看汇报材料；我们发现一个有趣现象，凡是建设单位做的比较好、比较到位的方面，汇报人的语言与汇报材料对照就比较清晰、吻合度高；反之，如果感到建设单位谈到某一方面时含含糊糊、而汇报材料词不达意时，说不定这个地方就是个需要关注的重点。按照心理学的理论，人在通过语言表达思想时，其语言的明晰程度与人的心理状态有一定程度的关联：没问题、有把握的事情就会表达的比较肯定，而可能存在问题、无把握的方面就不由自主地躲躲闪闪、表达含混。
在听取建设单位汇报时，可能建设单位的上级主管部门领导或其他专业（如土建、设备、财务审计）的专家也会随机提出一些问题，在建设单位回答提问时，可能会发现一些需要在档案检查时需要注意的蛛丝马迹，也有必要在检查时予以关注。
四、 由外向内来“挑刺”
以我们的经验来看，“挑刺”可以先从项目档案的“”入手，逐步向实质性内容即案卷质量情况推进。比如对各个单项验收文件情况、竣工图章的格式、竣工图的图面情况等外在形式进行检查。
环保、安全、职业卫生、消防验收等单项验收结论也具有“一票否决”的效力，因此要加以关注。我们的经验是，在建设项目批复时要求进行的环保、安全、职业卫生、消防验收文件等，要注意所收集的文件的对称性，因为一般情况下，环保、安全、职业卫生、消防等单项验收可能包含立项审批和项目验收两个阶段，但往往是建设单位把环保、安全、职业卫生、消防等单项验收的结论归档了，而忽视了立项阶段的文件归档，我们已经不止一次遇到这种情况。因此，对环保、安全、职业卫生、消防等单项验收文件进行审查时，可以按照“一来一往”（即申请立项、项目验收等相关阶段建设单位与相关部门的来往文件，可以注意文件中提到的文号或文件名称）的方式，以保证文件的有效性和成套性。
再比如，对项目档案的外观质量如竣工图的折叠形式、竣工图章的格式与签署情况等可以肉眼直观地看到结果的外在形式进行审查。我们发现，有相当多的建设单位没有按照《GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法》国家标准的要求对竣工图进行折叠；或者竣工图章的格式与DA/T 28的规定不一致（甚至与GB/T50328规定的竣工图章格式也不一致）；或者竣工图章的签署不完整；对竣工图的外在形式进行检查，往往还可以发现修改竣工图没有做出相应标记等不符合规定等的一些情况。
附带说明一下，如果建设项目以土建为主，那么可以重点查看图纸修改情况，在图纸是否按照规定做出了修改标记等方面“挑刺”，往往会带出竣工图和竣工资料的编制质量问题，这也有助于下一步顺藤摸瓜、对项目档案内容的重点审查。
五、招投标、竣工图、监理文件、设备开箱是“挑刺”重点
在检查了项目档案的后，就要向纵深发展，对项目档案的实质性内容进行深入审查，但是，由于项目档案验收的时间安排一般都比较紧凑，或许建设单位还会不由自主地设置点小“障碍”（如尽量延长汇报时间、以图缩短专家去现场的时间等），验收专家要想在短时间内对项目档案的整体情况做出判断，还是要花点心思的，说实话，“挑刺”真的是个技术活。
项目档案验收带有明显的抽查性质，专家在听取项目情况汇报后，留给现场检查的时间是很紧张的，既然如此，以抽样检验的方式来“挑刺”，往往会成为验收过程的唯一选择。因此，如果想在时间比较短的情况下“挑刺”成功，就有必要抓重点、做到以点带面，找到让建设单位和验收组织单位心服口服的“挑刺”证据，这种情况下，抽丝剥茧、顺藤摸瓜就成为屡试不爽的“杀手锏”。
在进行项目档案验收过程中需要重点关注的方面大致有：建设项目的招投标文件、竣工图及竣工资料文件、监理文件、设备仪器文件等方面。
招投标文件：招投标是建设项目的重点环节，对招投标文件的检查可以划分为标前阶段和标后阶段；标前阶段指开标会前形成的文件，如招标项目的批准、、资格预审、标书发放记录等文件；标后阶段指自开标会议开始到中标通知书阶段形成的文件，主要包括评标手册、专家登记表、开标记录、评标小组的首末次会议记录、单项评分表、评分汇总表、废标记录、评标会议结论等，还包括中标通知书、中标单位投标书和未中标单位的投标书、答疑澄清文件、中标单位公告等文件。在招投标文件的收集中，最常见的问题就是评标过程文件不齐全、未中标单位的投标书等没有收集归档的问题。
竣工图及竣工资料文件：竣工图是有土建内容的工程必须重点关注的内容，往往会在竣工图的设计变更、技术洽商等方面发现不合规的问题，如没有对竣工图进行修改就加盖了竣工图章、对竣工图的图面进行修改时没有修改标记等重大问题；此外要查看水、电、气、道路等平面总图的归档情况。
监理文件：对工程监理文件的检点放在隐蔽工程、建设工程单项竣工验收文件方面，要查看是否按规定建立了巡视、旁站、见证等记录，要检查监理会议记录、监理日志的归档情况。
设备仪器文件：设备仪器重点检查开箱时随机文件的归档、设备安装及调试文件（如果是生产线、大型设备，需要查看联动联调、试运行记录、工艺平面图等）。
六、来回比照对应文件的符合性是“挑刺”诀窍
我们认为，来回地比照对应文件、寻找对应文件之间的符合性是“挑刺”的诀窍，因为对应文件是建设单位等文件形成部门公文（文件）来往中形成的，是建设项目文件管理链条中的组成环节，是对应形成、共同发挥作用的。
比如在检查竣工图的合规性时可以采取两种方式：
1、从竣工图的修改标记入手。
如果在竣工图上发现图面有修改、而且有修改标注时，可以把对应的设计变更通知单、技术洽商单等查找出来，与竣工图进行比照，看是不是修改到位、修改合规。
2、从变更文件中查找竣工图的修改情况。
或者把竣工资料中与竣工图修改相关的设计变更单、技术洽商单等变更文件查找出来，查看与之对应的竣工图，看是否做到了修改及是否做出了修改标记。
采取对相互对应的文件进行比照检查的方式，很容易发现竣工图存在的重大不合规性问题，为竣工图的编制质量整改提出具体意见。
再比如，可以比照建设项目的财务审计结论所附的设备清单，比照设备仪器的归档情况，也属于这种查看方式。
采取这种比照对应文件抽查项目文件的方式，可以在比较短的时间内，准确地查找出项目文件的不合规情况，有利于形成对整个建设项目档案归档情况的完整印象，可以为客观、准确地评价项目档案是否达标给出明确答案。
七、“挑刺”过程也是宣贯项目档案验收标准的过程