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摘要：公路工程施工合同管理是工程项目管理的重要内容之一，施工合同,是建设工程发包人和承包人必须共同遵守的法律性文件,也是双方必须履行的技术经济文件。本文分析了公路工程施工合同管理中存在的主要问题，并提出了实施合同管理的有效措施,以提高合同管理水平。

关键词：实施合同管理问题

中图分类号：TU723.1文献标识码：A文章编号：

Abstract: highway project construction contract management of project is one of the important contents of project management, construction contract, client and contractor is construction project must be abide by the legal documents, is both sides must perform technical economic files. This paper analyzes the highway engineering construction contract management of the existing problems, and puts forward the implementation of the contract management effective measures to improve the management level.

Key words: the implementation of the contract management problem

引言公路工程施工是建设项目在完成工程设计和施工招标后进行公路产品生产的最后实施阶段，具有投资大。周期长，涉及面广．管理难度大的特点。公路施工合同无论对发包人和建设单位，还是对承包人和施工单位都是十分必要的。工程施工合同作为一种典型合同,具有它自身的特殊性和复杂性,标的物特殊、履行周期长,条款内容多、涉及面广,如何对其进行有效管理是摆在我们面前的课题。一、施工合同管理存在的问题 1.法律意识淡薄，合同签订不规范《建筑法》明确规定：“建筑工程的发包单位和承包单位应依法制订书面合同，明确双方的权利和义务”。不少承、发包双方，由于法律意识淡薄，不按《建设工程施工合同示范文本》以及工程项目和自身的具体情况做逐条分析和认真订立。订立的合同很不规范，待工程实施起来，一旦涉及到经济利益，由于施工合同中缺少约束彼此行为的条款，甲乙双方各自为敌，最终导致工程经济纠纷的发生。 2.签订合同不严谨，条款不全 建设工程耗资巨大，涉及面广，个性差异和履约时间长，因此客观上要求合同条款细致严密，尽可能做到面面俱到。在实际工作中，甲乙双方由于缺乏施工合同管理的经验，订立的合同约束条款不全、内容不明、职责不清等现象经常发生。

3.忽视合同的严肃性，违背等价有偿原则 自觉执行合同条款，全面履行合同义务，是合同当事人一切行为的最高准则。签订合同的甲、乙双方，其经济法律地位是平等的，没有主从关系。在实际工作中，承发包双方忽视合同的严肃性，违背合同的等价有偿原则，以各自的经济利益为中心，随意违背合同条款。例如：甲方认为承包单位应服从甲方；甲方随意将分项工程进行分包；对包工包料工程，甲方强行采购质次价高的材料及甲方不按工程进度支付进度款等。承包单位为了在施工中得到更高的利润，违反施工常规、偷工减料、采购材料以次充好。

二、加强施工过程中的合同管理 1.建立合同实施的保证体系。(1)建立合同管理体系,配备高素质的人才。(2)加强法制宣传教育力度,培养全面合同管理理念。大力贯彻全面合同管理观念。(3)组织项目小组成员和各工程小组负责人学习合同文件和合同分析文件,对合同的主要内容做出解释和说明,使大家对合同概况、主要精神、合同总目标有较为深刻的理解,树立全局观念,避免施工中的违法行为。(4)将合同事件责任分解落实到人,并做出问题的说明完不成责任的影响和法律后果。(5)建立有效方便的文档系统,使合同的监督、跟踪和诊断工作正常进行,有利于及时正确地决策,而且在发生纠纷时能及时地提供有力的证据。(6)建立报告和行文制度,工程中合同有关各方的沟通都应以书面形式作为最终的依据并形成制度,这样才能保证各工程活动有根有据。(7)充分发挥专业管理和综合管理的作用。 2.及时做好合同跟踪。(1)对合同文件和各种工程文件资料进行分析整理,或通过对施工现场的直接了解得到反应工程实施状况的信息。(2)分析工程实施状况与合同、合同分析文件等的差异和差异程度。如未完成合同责任、工期拖延、成本超支、质量不合要求等。(3)分析工程中存在的问题,评价合同履行情况,提出分析报告。 3.根据合同分析结果,实施有效的合同监督。(1)现场中对各工程小组、项目小组或分包单位工作的监督,给它们以合同方面的帮助,如落实计划、提供工作保证、协调他们之间的关系,对出现的问题进行合同方面的解释。 (2)对建设单位及监理单位进行合同监督,协调与他们的关系,如督促他们完成合同职责,检查对方合同责任情况,追究其违约责任,进行合同索赔与反索赔,处理合同纠纷。(3)参与各种检查验收,并提出相应的报告。(4)对各种来往信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件等做合同方面的审查和控制,并记录在案,及时预防行为的法律后果,弥补自己工作中的漏洞,而且有利于寻找对方工作中的漏洞,及时提出索赔要求。(5)经常性地解释合同,对工程中出现的特殊问题进行合同扩展分析。 (6)收集、整理、保存各种工程资料。 4.防范工程合同违约行为。(1)谨慎订立合同、减少瑕疵合同以减少违约的发生。(2)业主、承包商在合作中存在目标分歧的情形下,应借助各种制度安排来协调合作中的目标分歧以实现合作的潜在利益:包括工程监理制度,质量保修制,质量事故处罚制度等。(3)要让监理发挥良好作用,抑制承包商的风险。(4)加快信用制度建立,提高故意违约成本。(5)可重新定位工程合同主体的关系。 三、施工合同管理中的风险防范与措施从2004年4月1日开始国家已实行工程量清单计价，新的计价模式给与了施工企业发挥自身经营管理能力的舞台同时也使其承担着一定的竞争风险。 1.清单计价模式下存在的风险

摘要：建筑工程施工合同管理是工程项目管理的重要内容之一，施工合同,是建设工程发包人和承包人必须共同遵守的法律性文件,也是双方必须履行的技术经济文件。本文分析了建筑工程施工合同管理中存在的主要问题，并提出了实施合同管理的有效措施,以提高合同管理水平。

关键词：实施，合同管理，问题

Abstract: The construction works contract management is one of the important content for project management, construction contracts, construction project contracts and contractors must abide by the legal documents, the two sides must fulfill the technical and economic documents. This paper analyzes the main problems in the building construction contract management and the implementation of effective measures for contract management, in order to improve the level of contract management.

Keywords: implementation, contract management, problem

中图分类号：TU7 F40

引言：工程施工是建设项目在完成工程设计和施工招标后进行的最后实施阶段，具有投资大，周期长，涉及面广．管理难度大的特点。工程施工合同无论对发包人和建设单位，还是对承包人和施工单位都是十分必要的。工程施工合同作为一种典型合同,具有它自身的特殊性和复杂性,标的物特殊、履行周期长,条款内容多、涉及面广,如何对其进行有效管理是摆在我们面前的课题。

一、施工合同管理存在的问题

1.法律意识淡薄，合同签订不规范

房屋买卖合同纠纷涉及资金数额庞大，法律事实复杂，交易周期漫长，商业风险巨大，对交易当事人利害攸关,还涉及到产权、价款、原承租户的利益等多种问题，这些都离不开买房合同的有效性问题。因而在房屋买卖纠纷诉讼中，双方都应首先考虑买房合同是否合法有效。笔者将通过下述案例探讨房屋买卖合同的效力问题。

案例：2005年5月，江某将位于北京市东城区的自有住房（建筑面积42平方米）以人民币38万元的价格卖给许某，房款按照双方签订的协议约定已付34.2万元，剩余部分在办理过户当天一次性付清。江某随后把钥匙交给了许某，许某在2005年10月2日搬到该房屋内居住，但双方一直未办理过户手续。今年2月，北京市房屋价格一直在攀升，该房价格涨至约41万元，江某遂要求许某再支付3万元，许某不同意。江某认为尚未办理房屋过户手续，双方买卖行为未成立，遂诉至法院，要求许某将房屋退回。法院于2006年3月23日判决驳回了江某的诉讼请求。

法院驳回江某的诉讼请求的原因就是双方的争议焦点，合同是否成立并有效？

合同的成立，是指当事人经由要约、承诺，就合同的主要条款达成合意，即双方当事人意思表示一致而建立了合同关系，表明了合同订立过程的完结。合同生效是指合同成立后在法律上得到肯定性评价，产生了当事人意定的法律效力。但这种法律效力并不是指合同能够像法律那样产生约束力，而是指符合法定生效要件的合同，便可以受到法律的保护，并能够产生合同当事人所预期的法律后果。如果一方当事人不履行合同义务，另一方当事人则可以依靠国家强制力强制当事人履行合同并承担违约责任。合同的一般生效要件包括：①主体适格，行为人具有相应的民事行为能力；②意思表示真实；③不违反法律和社会公共利益。某些特殊合同，须办理特殊手续，如批准、登记等。合同生效以合同成立为提前，合同不成立就无所谓生效。

一般来说合同自成立时生效，但对房屋买卖而言，我国《城市房地产管理法》第五十九条规定：“国家实行土地使用权和房屋所有权登记发证制度。”第六十条第三款规定“房地产转让或者变更时，应当向县级以上地方人民政府房产管理部门申请房产变更登记。”及第六十一条规定：“房地产抵押时，应当向县级以上地方人民政府规定的部门办理抵押登记。”上述法律中规定的条款并没有规定办理权属登记是买卖房屋合同本身的生效要件。1999年最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国合同法〉若干问题的解释(一)》第九条规定：“依照合同法第四十四条第二款的规定，法律、行政法规规定合同应当办理批准手续，或者办理批准、登记手续才生效，在一审法庭辩论终结前当事人仍未办理批准手续的，或者仍未办理批准、登记等手续的，人民法院应当认定该合同未生效；法律、行政法规规定合同应当办理登记手续,但未规定登记后生效的，当事人未办理登记手续不影响合同的效力，合同标的物所有权及其他物权不能转移。”当事人订立房屋买卖合同的目的是移转房屋的所有权。这样，在房屋买卖交易中，涉及债权变动和物权变动两个法律事实、涉及到债权和物权这两种基本的民事权利，当事人订立买卖合同即在当事人之间建立了债权债务关系，房屋所有权的移转即在当事人之间发生了物权变动，买卖合同是房屋所有权移转的原因，房屋所有权的移转是买卖合同履行的结果。但买卖合同的履行还必须与登记相结合。房屋属于典型的不动产，不动产物权变动以登记为公示方式乃公理性规则。然而，长期以来，我国法学界和司法部门为了强调登记的作用，而将登记与合同本身的效力联系在一起。在许多人看来，《合同法》第四十四条第二款规定的登记即为许多合同包括房屋买卖合同的生效要件。显然是错误的，这是没有区分合同生效与物权变动、合同形式与物权公示方式的必然结果。在登记之前，当事人已经就不动产的物权变动达成了合意，合同关系已经成立，对当事人产生了拘束力。即使没有登记，合同本身仍然有效，只是物权不能发生移转。因此，我国合同法第四十四条第二款所说的登记是指合同的登记而非作为物权公示方式的登记。

如果法律、行政法规明确规定某一类合同应当办理批准、登记手续才生效的，则此时批准、登记手续为该合同的生效要件。未予办理的，人民法院应当认定该合同未生效。但注意，只要在一审法庭辩论终结前办理了批准、登记手续的，人民法院就应当认定该合同已生效。因此，本案的买卖房屋合同自双方签订协议之时就已成立，成立是否就意味着该协议生效呢？综合以上分析，显然，对于江某与许某的房屋买卖合同的效力，虽未办过户登记手续，但协议的效力已经生效，该合同对双方均具有约束力，在房屋买卖协议成立后，房产所有权没有转移前，双方当事人依协议建立的债权债务关系依然存在。江某以尚未办理房屋过户手续，双方买卖行为未成立，其理由不能成立，所以江某的诉讼请求是得不到法院支持的。

(作者北京汉龙律师事务所律师)

引言：

保险合同是保险人（保险公司）和投保人（公民、法人）之间关于承担风险的一种民事协议。根据此协议来明确投保人与保险人之间的权利义务关系，即由投保人向保险人缴纳保险费，保险人则应在约定的保险事故发生后，对事故造成的财产损失承担经济赔偿责任，或者在约定的人身保险事件如被指定的人死亡、伤残、疾病出现时，或期限届满如达到合同约定的年龄时，履行给付保险金的义务。因而，保险合同的有效订立问题关系重大，只有保险合同有效订立之后，才能实现保险的目的和意义。

保险合同的有效订立，即意味着订立的保险合同对双方当事人产生法律约束力，当事人必须严格履行保险合同，否则除法定例外以外，必须承担违约责任。因而，保险合同的有效订立事实上包括两个方面：一是双方商定了保险合同的条款，即保险合同已经成立；二是保险合同对双方发生法律约束力，即保险合同生效。但是在我国保险法理论与实践中，对保险合同的成立与生效问题争议颇多，一方面是合同的成立与生效本身内涵有待澄清，另一方面则是涉及到构成二者的要件问题多与保险费交纳、保险单签发等实际问题密切相关，尤其是在保险实务中往往因立法的技术问题而使标准难于统一，造成许多赔付的纠纷。鉴于此，本文将对保险合同的有效订立问题作简要的探讨。

一、保险合同的含义及特征：

所谓保险合同是指投保人与保险人约定保险权利义务关系的协议。它是经济合同的一种,与其它合同一样,是当事人之间意思表示一致的结果。它是通过一方提出要约,另一方对要约表示承诺而成立的。其特征是,合同成立需要一个过程,而不是合同双方当事人同时在一个合同上签字、盖章。下面，我想谈的是关于保险合同的成立。

1.保险合同成立的含义：

在保险业务处理过程中,一笔保险业务,在投保人提出要约后,保险人要对要约内容进行审查,以决定是否承保。审查结果有三种,一是保险人拒绝承保;二是保险人有条件承保;三是保险人无条件同意承保。第一种情况是保险人拒绝承保,因此投保人与保险人之间不产生任何保险合同关系。第二种情况是保险人针对投保人的投保要约而提出反要约,经投保人承诺后,保险合同才能成立。第三种情况是投保人向保险人提出保险要约,保险人对该项要约无条件地予以承诺,则保险人与被保险人之间就达成了协议,成立了一项对保险人与被保险人都具有法律约束力的合同——保险合同。

实践中,投保人的要约是以标准化了的投保单形式提出的。投保单经投保人如实填写交付给保险人,就成为投保人表示愿意与保险人订立保险合同的书面要约。投保单上应载明涉及保险合同的主要内容,如财产保险合同中的保险标的、座落地点、保险金额、保险责任及责任期限等。人身保险合同应包括被保险人姓名、年龄、职业、健康状况、保险期限、受益人姓名、保险金额等项。投保单送达保险人时,就产生要约的效力。

我想咨询一下我的劳动合同是否属于无效合同，如果是可不可以。

1995年4月18日我女儿出生了，由于我是高龄生育，孩子一生下来就输液，身体很弱，经常生病，我只好不断地带她去医院看病，分厂给了我半年假在家带孩子。当时我很感激分厂，决心上班努力工作，报答分厂对我的关心。可没想到这半年假，暗藏杀机，成了我不能签无固定期限合同的理由。

1996年1月2日，我刚一上班，女工委员拿着事先写好日期、劳动期限3年的劳动合同叫我签字。她说全厂都签了，只剩下我一个人了。我想签无固定期的，可她却说不行，分厂只允许签三年期的。我问她为什么，她说因我歇假了。并且还说这次她代表分厂来叫我签合同，要是不签厂子就不要我了。我说：“那三年以后怎么办？”她说：“三年以后，表现好可以续签。”就这样我被迫签了三年期的劳动合同。

我努力工作了三年，可他们没有遵守诺言，还是与我解除了劳动合同。现在我失业在家和四岁的女儿相依为命，过着艰难的生活。

我今年42岁，在油咀油泵厂连续工作了22年，从1976－1998插队二年连续工龄24年。我是被他们一步步逼出厂子的。

另外：我签字日期应是1996年1月2日而女工委员只让写1995年12月20日，年限必须写三年。

劳动合同是否有效？

《劳动法》第18条规定：“下列劳动合同无效：1、违反法律、行政法规的劳动合同；2、采取欺诈、威胁等手段订立的劳动合同。无效的劳动合同，从订立的时候起，就没有法律约束力。确认劳动合同部分无效的，如果不影响其余部分的效力，其余部分仍然有效。”这里的“欺诈”是指一方当事人故意告知对方当事人虚假的情况，或者故意隐瞒真实的情况，诱使对方当事人作出错误意思表示的行为：“威胁”是指以给公民及其亲友的生命健康、荣誉、名誉、财产等造成损失为要挟，迫使对方作出违背真实的意思表示的行为。从您来信反映的情况看，您在与单位签订劳动合同过程中，单位以“不签厂子就不要你”作为威胁，违反了订立劳动合同应当遵循平等自愿协商一致的原则。

【摘 要】合同有效是指业已成立的合同符合或者不违反法律的规定，能够产生合同当事人所预期的法律效果。合同生效是指已经成立的合同具备一定条件后开始在双方当事人之间产生履行合同的法律效力并最终发生作用。合同有效与合同生效是两种不同的合同效力形态。将二者加以区分，能够正确地理解分析合同行为，具有理论上的研究意义和实务上的指导意义。

【关键词】合同有效；合同生效；意义

合同有效与合同生效是两种不同的合同效力形态。随着我国社会经济和市场交易的发展，以及《合同法》相关司法解释的出台和理论研究的深入，《民法通则》和《合同法》中有关规定的弊端日益凸显。因此，将合同的有效和生效加以区分，能够正确地理解分析合同行为，为我国合同法律实践提供更为明确的理论基础，有利于减少合同订立和履行过程中的纠纷。

一、合同有效与合同生效的区分

（一）合同有效与合同生效的构成要件不同

《民法通则》第55条关于民事法律行为有效要件的规定：“民事法律行为应当具备下列条件：1.行为人具有相应的民事行为能力；2.意思表示真实；3.不违反法律或社会公共利益。”这里的“民事法律行为”即为已经符合法律规定的合法行为。根据上述条文，可以得出合同有效的三个构成要件：第一，合同当事人具有相应的民事行为能力。第二，合同当事人有真实的意思表示，意思表示作为民事法律行为的构成要件之一，其含义包括：（1）必须有效果意思，即行为人的意思表示中必须含有设立、变更或者消灭民事法律关系的意图；（2）必须有相应内容，即行为人的意思表示必须含有明确的权利义务；（3）行为人的内在意思必须通过一定的方式表达出来并足以为外界所识别。第三，合同内容不违反法律或社会公共利益。即符合上述三个要件的合同为合法有效的合同，应当得到法律的肯定性评价。

然而，合同有效并不意味着合同生效，因此，对于合同生效，一般规则为合同有效时即生效。但法律中还存在三种特殊情形，其构成要件除上述三个要件之外，还包括：第一种，根据《合同法》第44条第二款规定，法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，在具备相应批准、登记等手续后生效；第二种，根据《合同法》第45条规定，附生效条件的合同和附解除条件的合同，自条件成就时发生相应效力；第三种，根据《合同法》第46条规定，附生效期限的合同和附终止期限的合同，自期限届至和期限届满时发生相应效力。上述三种特殊情形中，必须具备相应的特殊条件，合同才能生效。

（二）合同有效与合同生效的位阶与发生时间不同

[基本案情]：

原告某通信集团有限公司远大分公司诉称：平安静苑小区综合楼开发过程中,*年8月18日与被告鹏程房地产开发有限责任公司签订了平安静苑小区三栋住宅楼的通信管线施工协议，原告某通信集团有限公司远大分公司与被告鹏程房地产开发有限责任公司协议约定：原告分三次投资15万元，由被告进行平安静苑小区内通信暗配管线的施工。并约定此线路由原告独家享有产权和使用权，若被告一方违约，则赔偿给原告所有投资协议中价款的2倍。原告第一期投资到位后，被告严重违约，又将平安静苑小区的独家暗配权转给其他通信企业使用，虽然被告返还了投资款，但被告的违约行为造成原告不能接入使用已投资的暗配通信管线，给原告造成了重大经济损失。原告要求被告按协议的约定承担违约责任。

被告鹏程房地产开发有限责任公司辩称：双方签订的平安静苑小区通信管线施工协议在履行过程中，由于大多数小区业主对铁通业务独家暗配均表示不满，为了不影响小区住宅的销售，无奈之下被告鹏程房地产开发有限责任公司将原告某通信集团有限公司远大分公司先期投资的5万元予以返还，我方提出了解除合同，原告也出具了收据。在原告收到该款时，该协议已经协商终止履行，况且双方的协议侵犯了业主的利益，属无效合同，原告的诉讼请求应依法驳回。

[意见分歧]：

针对此案中双方当事人的矛盾焦点，产生了三种不同的意见：

第一种意见认为，协议有效，因为原告方为了充分开展通信业务，为被告开发的项目进行了大量投资，而被告为了节省投入，双方的协议在当事人的真实意愿下签订的，应为有效，至于第三人——小区业主在购楼过程中，如因为通信设施问题达不到满意，可以放弃购买该小区的住宅，另外业主如对某通信集团有限公司独家暗配不满，可以选择其它方式设置通信线路，原、被告双方的合同行为属对合同双方的约束，合同应为有效，原告要求被告承担违约责任的请求合理合法，应予支持；

第二种意见认为，双方的协议无效，因为原告要求被告在施工过程中对平安静苑小区通信独家暗配，就说明被告建设的小区不允许第二家电信企业采取暗配的形式进行通信施工，必然影响到其它企业正常的经营，更影响了小区居民的通信设施的选择权，如不采取通信设施暗配方式，又极大地影响到小区建设的美观，这一约定将严重影响案外第三人的合法权益，又属不正当竞争行为，必然归于无效，因此应驳回原告的诉讼请求。

[评析]：

摘要：判断一个合同的效力状态大体上可分为三步：合同成立-合同有效-合同生效。合同成立是基于法律标准对法律事实的判断，只涉及当事人之间的意思表示，不涉及法律的评价；合同有效是在合同成立的基础上，对合同进行的法律上的评价，一般而言，合同有效时便可同时生效，但是对于一些特殊合同如附期限和附条件生效的合同，合同有效后并未立即生效，在期限未到达或条件未成就时，合同并不是无效，而是处于未生效状态。对于合同成立与合同生效，在理论界和审判实践中能够进行有效区分，但对于合同有效与合同生效，则经常被混淆。为了准确界定合同的效力状态以及避免司法实践中的裁判尴尬，有必要对合同有效与合同生效进行区分。

关键词：合同效力；合同有效；合同生效；现实意义

“合同有效”与“合同生效”这两个概念在理论界和司法实践中经常被混为一谈。如王利明教授认为“所谓合同的生效，是指在已经达成合意的基础上，要用法律规定的生效的标准对当事人的合意进行评价。如果当事人的合意符合法律规定的生效标准，那么这个合同是合法的，法律就赋予它一种效力，所以这个合同就生效，它就产生了拘束力。如果当事人的合意不符合法律规定的生效标准，那么它就可能是无效的或者是可撤销的合同。”①通过王利明教授对合同生效的理解可看出，其对合同有效与合同生效未进行区分，将合同的无效或者可撤销看作是不符合合同生效标准的法律后果，显然对合同的有效与生效未作进一步的区分。在法律实务中的一些裁判文书也常常将“合同的有效”与“合同的生效”视作同义词或近义词而相互换用，经常出现“由于不符合法定的生效要件，故合同无效”的表述。笔者认为，合同有效与合同生效是两个截然不同的概念，对二者进行区分，有重要的理论意义及现实意义。

一、合同有效与合同生效的区分

1、法律含义不同

合同有效是指已成立的合同能够对当事人产生约束力，这种约束力体现为法律肯定当事人之间设定的权利义务。对合同有效的判断是一种法律价值判断，只有双方当事人订立的合同符合法律所规定的合同有效要件，该合同才能受到法律的认可与保护。如果甲和乙订立书面合同约定：“甲将50克冰毒出售给乙”，该合同虽然已经成立，但是由于违反法律的禁止性规定，并不能发生效力。由此可见，合同有效与否的关键在于已成立合同的效力能否得到法律的认可。

合同生效是在合同有效的基础上，判断合同是否需要满足法律规定的其他事项或者合同双方当事人所约定的事项，合同中的权利义务是否能够实际开始运行。相对于合同有效而言，合同生效是一事实判断，并不涉及法律价值判断问题，合同是否生效，决定着一方有无依合同请求对方履行义务的权利存在，解决的是合同效力发生的时间点问题。

从以上分析可以看出，合同有效的要件是法定的，合同生效的要件可以由当事人约定。合同有效解决的是合同能否发生效力并得到法律的保护的问题；而合同生效是在肯定合同能够发生效力的基础上，进一步判断合同何时或何种情况下能够实际发生当事人预期的法律效果。

摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

关键词：合同档案管理

前言

合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

一、建立完善的企业内部考核指标体系，实现责权利统一

建立指标考核体系，并落实到各责任部门及责任人，明确权利、责任和义务，建立有效的激励与约束机制。媒介部门、设计及制作部门在合同意向确认时起跟进各自作业内容，确保合同在起始时间点就能与客户确定实际的时间点，不因自身原因导致合同实际确认起始点后移，给企业造成经济损失。业务人员实行应收账款终身负责制，对其存在签订的合同中出现没有经领导批准的未按时回款的应收账款，以及经领导批准但超过延迟回款期限的情况，要在经济上给予一定的处罚。业务人员离职或调岗需对应收账款进行清理，办理交接手续。

二、制定合理的账龄控制制度和欠款催收制度

财务部门要每月定期会同业务部经办人员，就应收账款明细同实际业务发生数额进行核对，并配合业务部门及时更新未到款项的催讨工作。对未收的广告款，制作应收账款账龄分析月报表，督促销售人员加大收款力度，督促客户及时将应收款回笼。

三、建立交易纠纷处理机制，保证合同有效执行

客户延迟和拖延付款，部分原因在于企业本身的产品和服务问题，或者没有及时有效地处理客户提出的争议。因此，建立交易纠纷处理机制尤为必要，依据广告流程，业务部门负责了解客户需求并及时沟通，其它各部门协助共同面对，及时处理争议，避免由于部门间的协作问题导致合同的执行力下降，产生纠纷账款。例如，已经广告的公交车被运营公司调整到其它线路上或者停驶，没有及时发现将引起争议，业务部门应主动协调媒介和制作部门采取补救措施，可申请版面顺延，同时通知制作部门在同条线路上（同等级或更上一等级的线路上）补做版面，以补偿客户损失。

四、重视合同文档工作，事后补救合同风险

档案管理部门必须做好合同文本、凭据的收集、整理和归档工作，做到未雨绸缪，防患于未然。“法律注重证据”，在实践中，由于缺乏证据意识，一些国有企业陷入“有理无据”的尴尬境地，在经济纠纷中吃尽苦头，造成一些不应有的经济损失。因此，要保留好合同书、运单、结算凭证、每一时段的广告监测照片等文书原件。一旦涉及经济纠纷，要及时调查经济往来记录，查阅原始档案，搜集、保全相关证据，提高胜诉的机率。同时，要充分认识合同公证、鉴证的重要作用，每一单广告合同要依法经工商行政管理的广告部门审查和鉴证，以保证经济活动的合法性，防范和规避合同履行风险。业务部门还要认真建立客户档案，加强客户的信用管理。要在合同订立之前，审查程序中所做的客户相关信息和调查记录形成客户档案，由相关部门审查并对客户的经营状况进行评估，尽可能规避资信情况不明的合作企业。此外，通过经济业务往来中不断完善客户档案，逐步充实客户资料，动态评估客户经营风险，以确保合同风险的最小化，控制本企业经营风险，保证国有企业自身的经济利益，实现国有资产保值增值。