工程建设档案管理论文范文精选

摘要：随着市场经济的发展，基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设，结合近年来工程建设经验，对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制，理顺了工作程序，对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

0引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

1当前煤矿建设工程项目档案管理中存在的突出问题

1.1对档案管理工作重视程度不够

煤矿建设项目是一个繁杂的系统工程，很多项目在建设过程中都存在对档案管理工作重视程度不够的现象。一方面对项目档案管理工作的重要性认识不足，另一方面对建设项目档案管理工作约束和要求不严，加之煤矿建设项目条件艰苦、人员流动性大、选人困难，造成档案管理人员专业素质不够。而煤矿建设各项工程门类繁多，各参与建设单位之间沟通交流困难，也造成档案资料在收集整理过程中存在诸多障碍。如果单位对档案管理人员的职责监督检查不到位，就会使档案管理工作出现漏洞，甚至造成衔接脱节，严重的会使档案资料流向不明和丢失。在采用传统的档案管理方法进行庞大的煤矿建设项目档案资料时，相关档案管理的规章制度不完善，档案管理的规范性不够，操作流程不标准，项目参建单位之间协调沟通不够，都会给项目档案资料的完整归档带来困难。

1.2未能构建完整的档案管理体系

项目的档案管理机构应当在项目机构建立初期就同步形成，很多煤矿建设工程项目由于地处偏远地区，在建设初期条件艰苦，设施简陋，档案管理机构不能及时建立或者办公设施都没有基本保障，也无法保证档案资料的质量和安全，更与项目建设的信息化技术要求不相适应，无法满足当前现代化矿井建设的需要。近几年，我国飞速发展的采矿技术已经与世界先进水平接轨，因此构建完整的信息化档案管理体系是现代化煤矿建设的基础。

1.3档案资料基础工作薄弱

项目建设与档案管理工作的专业性都很强，在职责不明确和管理松散的项目中，参建的各单位轻视档案管理工作的现象普遍存在；工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏对档案管理的实践能力，煤矿建设项目档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了煤矿建设项目档案工作滞后，影响了工程各方面对项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料有时存在分散、损坏、丢失等各种现象，这样就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。

2做好煤矿建设工程项目档案管理的四点建议

摘要：随着市场经济的发展，基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设，结合近年来工程建设经验，对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制，理顺了工作程序，对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

0引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

摘要:公路建设是我国基础设施建设中的重要内容，其在推进区域经济发展和相互沟通中起着根本性的作用。随着公路建设的快速发展，产生了大量的公路工程文字、图片等材料，如何对这些资料进行档案建立与保存，是公路工程项目工作中面临的一大问题。本文以如何做好公路工程建设项目档案管理工作为主旨进行探究，从制度建设、前期管理、档案开发及严格验收等4个方面对其进行分析，希望能够为实践过程中的公路工程建设项目档案管理工作提供积极帮助。

关键词:公路工程;项目建设;档案管理

在公路工程项目建设过程中，无论工程前期规划立项还是后期项目建设过程中都会产生大量文本、记录等重要的资料，这些资料包括工程各阶段的建设依据、建设过程中的质量安全与资金支付等重要凭证，它是体现工程建设合法性以及工程质量状况最原始也是最重要的依据。然而现阶段，我们在工程建设领域中，还较为普遍的存在着“重建设、轻档案”的现象，在档案建立管理中依旧存在许多问题，例如缺乏统一的档案管理模式、缺少高水平的档案管理人员、档案管理督促不到位等等。这些现象使得在公路工程建设中，优秀的项目建设管理经验未能得到很好的推广和利用。因此，如何做好工程档案管理，积极推广优秀的公路工程建设档案管理，对推进公路工程建设的管理水平和质量提高都具有一定现实意义的。

1加强档案管理制度建设

档案管理制度的建设是公路工程建设项目档案管理工作的基础与前提，只有完善了档案管理的相关制度，才能促进档案管理工作的实施，提高公路工程项目中档案管理的效率。根据公路工程建设的相关规定，档案管理制度的建立要从以下3个方面开展。

2要提高对档案工作重要性的认识

档案管理工作量大，内容烦杂，持续时间长，需要有专业的管理人员长期且固定的进行系统管理，才能保证档案工作质量。并且此项工作相对枯燥，不太容易出成果，只有长期坚持才能获得良好的回报。而且由于档案工作的宽泛性，所有参建部门都要涉及，只有各部门相互配合，才能形成完整的工程建设档案。因此，我们首先要提高对档案这项工作的复杂性和重要性的认识，只有了解了其负责程度和工作的重要性，才能重视此项工作。在实际工作中，建议成立多部门联合管理机构或小组，分工协作，共同促进此项工作。我们在建设杭长高速公路杭州段期间，档案具体工作虽然由办公室负责，但成立了由指挥部分管领导组成的档案管理领导小组，成员包括办公室、总师办、工程处、前期办、安保处等各部门负责人。明确各部门涉及的资料由部门负责人及时收集，然后由我统一整理归档，效果良好，具体组织分工见图1。图1档案工作组织分工3建立档案员岗位责任制度在公路工程建设中，档案资料相关要求政府管理部门已经明文要求，但如何落实依靠档案管理人员。档案管理人员是档案管理工作中的主体，它们的工作行为决定了档案管理工作的质量，因此要针对档案管理人员建立合理的岗位责任制度。通过这一制度，对档案管理中的每一个环节包括档案的收集、整理、立档、管理等进行有效规范。以制度约束管理行为，将有力提升档案员的责任感。

3完善档案管理的监督制度

摘要：近年来随着我国经济和科技的发达，信息技术的应用在建筑设计公司的档案管理中占据了重要的作用。下文作者结合工作经验，分析了目前档案管理的特点及和方法。

关键词： 建筑设计公司档案文件 管理方式

中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：

一、建筑设计公司档案管理的基本特点

1.1 归档内容繁杂，文档数量多

众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等测试记录等等。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。

1.2 时间跨度较长，材料变更快

建筑设计公司档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。

摘要：新时期新环境下，我国经济高速发展，信息产业紧跟时代步伐高速持续发展，这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准，通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济，通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题，还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中，所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体，能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用，并使其系统化、规范制度与通用化相，对于通信工程顺利建设有极大助力，也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的核心组成部分，通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。

关键词：浅谈;做好;通信建设工程;档案管理

一、新时期通信建设工程档案探讨

新时期新环境下，社会经济持续高速发展与进步，创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展，通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入，这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段，这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下，加重对通信数据文件资料的精确分析研究，通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设，贯彻落实严要求与高标准的施工要求，将通信建设工程档案作为工程核心基础，我们除了要注重建设施工方法，还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去，使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说，通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的，以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下，通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来，解读了解字面意思后，还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料，如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程，只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅，这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准，只有这样，才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏，从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平，通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。

二、通信建设工程档案中存在的问题

第一，通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够，多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位，监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档，工程完工以后，致使档案遗失，无法交还回建设单位，这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失，直到通信建设工程完工检查验收前期，建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时，施工单位才会将现存的零散文件交还，这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二，通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中，可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全，丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦，严重时甚至会引发经济纠纷。第三，通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先，是档案文件原件归档不及时，复印的文件多，求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意，未能及时追回资料文件原价，对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意，其次，法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工，设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后，双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生，致使通信建设工程档案完工后，达不到相关要求。第四，通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般，为经过专业培训，导致业务能力不强，收集整合的资料往往缺乏重点内容，仅是单纯的流水账。第五，通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展，轻视档案管理建设的老思想根深蒂固，在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六，通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设，对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视，很多时候，施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七，部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者，害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦，就讲档案资料自己存放，没有分类归档，很多时候导致通信建设工程完工后，档案资料遗失。

三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化

第一，通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员，应当严格按照档案工作相关管理规定，积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流，强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的，说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位，监察单位都要单独签订合作协议及正规合同，并将这些内容整理分类后都收入档案中，这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议，将责任明晰化，各单位承当相关责任的档案资料，从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二，通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性，基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验，分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件，并对其严格认真的进行分类归档，解决存在的问题，通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期，对文件资料检查要查看是否完整，精确，体系化，重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查，可以有效提高案文件的质量，养成档案工作的规范化，使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三，完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定，使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确，方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理，确保档案资料文件，完整、精确与体系化。第四，切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后，相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作，档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作，编制正规的目录索引，确保档案文件资料查找准确性及查全性，是通信建设工程档案作用发挥到最大，为相关的产业企业提供关辅助。第五，监察通信建设工程档案，严格审查，保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中，要责任划分到个人，切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料，项目主管人员负责核查审计及签名认证，通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六，专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作，是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用，要严把所用人的专业技术能力及职业素养，日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训，从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。

一、电力企业建设工程档案管理的相关流程

进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。

2对于档案管理工作的具体工作及要求

多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。

2.1建立学习考核制度

有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。

2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识

档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。

一、工程档案管理工作存在的问题和不足

1.重工程建设轻档案收集现象普遍存在。在实际工程建设过程中，大部分参建单位存在重现场管理、轻内业资料整编的问题，有的项目等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。部分单位档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，对已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录"，给归档工作造成很大的困难，严重影响了档案严肃性和质量。

2.档案资料整编管理不够规范。常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。

3.档案组织网络不健全，档案专业人才缺乏。灌区水利工程建设项目类别多，管理部门设置各异，大多各自为政，自行其是，没有建立起系统性的档案组织网络，缺乏对档案管理工作总体性的指导和监督。同时，在一些小项目建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，以工程技术人员居多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人及少，熟悉档案法规制度、熟练掌握计算机技术进行档案管理的专业人才更是奇缺。

二、提高工程档案管理的措施和建议

1.建立健全档案工作组织体系。各工程参建单位要切实重视档案管理工作，加大档案工作人员和设施的配备力度；遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节(技术、质检、材供等)与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。项目法人档案管理机构加强对各主管部门、各参建单位档案管理工作的指导与监督。

2.强化日常档案资料收集管理工作。日常的档案资料管理工作好坏，对档案资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时就可以减少很多工作量。所以，工程档案管理要从工程实施过程中的档案资料收集抓起，首先要针对每一个具体工程项目建立业主、监理、施工、设计等单位档案收集网络，专人收集专人管理。其次要及时收集及时归档，发现资料不全或遗失第一时间补救。对于有些在生成时就不符合竣工归档要求的资料，要及时补做、重做归档资料，以免归档时造成时间、人力、物力浪费。

3.实施分阶段档案整编计划。在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到档案资料收集、整编、移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，档案资料收集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，档案资料验收一个。

摘要：本文分析了大科学工程档案管理工作的现状及问题，并在此基础上，以基建档案和科研档案管理中的沟通策略为重点，阐述了大科学工程档案管理的实践路径。

关键词：大科学工程档案沟通理论基建档案科研档案

一、大科学工程档案管理工作的现状及问题

大科学工程是探索未知世界、发现自然规律、实现科技变革提供极限研究手段的大型复杂科学研究系统，是集多方智慧共同建造的项目，通常每个工程所涉及的学科领域有十几项或几十项之多。[1]而大科学工程档案是在大科学工程建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。大科学工程档案是科学家集体智慧的结晶，是国家重要的科技资源，也是工程科学决策、建设管理、竣工验收、维修改造、维权举证和审计监察等的真实依据。

500米口径球面射电望远镜项目（FAST工程）作为大科学工程，是“十五”期间国家发展和改革委员会批准立项的国家重大科技基础设施项目，建设地点位于贵州省黔南布依族苗族自治州平塘县大窝凼洼地，建设周期自2010年3月至2016年9月。工程总投资11.1589亿元。FAST工程的档案管理是对从工程立项、设计到施工、建成及后期维护的全过程中形成的档案资料进行的管理。[2]具体而言，由于FAST工程预研期14年，立项、开工到建成周期预计需要8年，运行维护30-50年左右。如此长的建设周期，意味着形成文件记录的时间越长，产生的档案越多，其档案管理的难度也就越大。主要体现在以下几个方面：

（一）档案类型复杂，加大了档案管理的难度

与一般的工程档案相比，大科学工程档案的类型更为复杂。按照《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B002-8-2006）要求，大科学工程项目档案分为七个一级类目：综合管理文件、大科学装置研制建造文件、建筑安装工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件、声像电子文件。综合管理文件、竣工验收文件与传统文书档案相近，大科学装置研制建造文件包括传统档案中的科研档案和工艺设备档案两种类型，而建筑安装工程施工文件、竣工图、监理文件对应传统的基建档案，声像电子文件对应声像档案的管理。由于财务档案单独验收，所以在以下档案类型中不包含财务档案。如图1所示。

同时，需要注意的是，大科学工程档案不仅类型非常复杂，而且在这些门类中又包含众多的合同类型。例如，研制建造文件、建筑安装工程施工文件中就包含众多外包、外购和外协合同。以FAST工程为例，目前已签订的各种类型合同共470余项，涉及的合作单位共300余家。可以说，复杂的档案类型，众多的合同类型，一定程度上加大了对大科学工程档案管理的难度。大科学工程中的合同类型如图2所示。

摘要:建设工程档案对于确定工程质量责任、解决工程纠纷以及研究建筑文明具有重要意义。单位建设工程档案的管理是对本单位建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。单位建设工程档案管理人员在档案的收集、整理、保管和查阅利用服务中,应当做到依法、及时和认真,促进单位建设工程档案管理工作健康开展。

关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务

中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。

一、建设工程档案及其管理的含义

建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。

笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。