档案存档管理范文精选

摘 要：随着电子信息技术的高速发展，电子档案越来越受到人们的青睐，但是电子档案在应用和管理方面存在一定的缺陷，因此无法完全取代纸质档案。本文通过对纸质档案和电子档案的优缺点进行分析，发现在档案管理过程中纸质档案和电子档案并存发展具有一定的必然性。

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案；电子档案；共存期；管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

摘要：在现代社会的发展中，档案以其独有的形式记录着社会的发展状态与轨迹，具有重要的参考价值，其中档案的形式分为两大类，一种是电子档案，另一种则是纸质档案。随着信息技术的进步与发展，电子档案以其便利、存储量大等优点而被人们所广泛选择，但是与纸质档案相比较而言又存在诸多缺点，不像纸质档案那样存在信息稳定、耐久保存等优点，由此可见这两种档案形式各有千秋。本文对纸质档案与电子档案之间并存管理进行探讨，使得能够共同效力于人们的工作和生活。

关键词：纸质档案；电子档案；信息

一、引言

在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。

二、纸质档案与电子档案之间的比较

电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

摘 要：随着现在网络信息技术的发展，现阶段电子档案和纸质档案并存。二者之间相互利用，各有千秋。电子档案可以方便快捷的查阅，为工作和利用方便；纸质档案保存原始的、真实的凭证，为电子档案查阅提供真实有效的证件，二者相辅相承。文章结合电子档案和纸质档案的共存管理现状进行分析研究，对其发展方向进行详细探讨。

关键词：电子档案；纸质档案；共存管理

0 引言

随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。

1 电子档案与纸质档案的各自特点分析

1.1 电子档案的特点

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。

（1）档案信息存储丰富性

电子档案的产生,使档案室和档案馆打破了传统单一的纸质档案管理的局面,出现了纸质档案和电子档案共存的现象。

根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条,“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”,本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求,以确保电子档案长期有效性、可读性;“机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档”,这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。

纸质档案独特的传统价值

所谓纸质档案,就是以纸张为信息记录载体的档案,它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。

一、原始性。档案具有原始性,这是档案和其它文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点,纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。

二、安全性。纸质档案相对于电子档案来说,其安全性更稳定。纸质档案形成后,原件中的内容和形成的特征不会发生变化,在保密方面纸质档案更容易保守秘密,只要看住档案不丢失、不传递便能做到,另外,纸质档案相对电子档案来说,如果保管妥善的话其保存时间更长。

三、利用的直接性。纸质档案一目了然,无需借助任何辅助手段,这种利用的直接性,使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

四、凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的,存在唯一性使纸质档案的原始性容易被确定,这也是作为凭证作用的根本原因所在。

水务工程档案产生于水务工程项目的建设、施工、监理三方，指的是水务工程建设项目从策划、实施、完成到试运行的全过程中形成的应归档保存的文件，主要包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的全部文件材料。水务工程档案是水务工程项目进行稽查、审计、质量评定、监督的依据，事故原因分析、责任认定的证据，竣工验收、决算的条件以及建成后运行、管理、改进、维修的凭证。水务工程档案和工程项目实体保持一致，记录了工程项目建设的全过程，在工程项目质量终身责任制的条件下，它承担着不可替代的特殊作用。随着我国经济实力的飞跃增长，水务行业得到了蓬勃发展。水务工程建设项目的增多使水务工程档案库存量日益增大，库房压力也越来越大。如何有效地解决水务工程档案库房的有限空间和日益增长的档案数量之间的矛盾是水务工程和档案管理部门的共同需求。在此针对当前笔者所在单位水务工程档案库存管理存在的问题，提出如下方法解决。

第一，健全水务工程档案归档制度，制定行业标准，统一归档目录和组卷格式。水务工程档案包括参建三方的文件资料，每一方的档案整理的出发点都是以“我”利用、保障为主，因此对于建设管理方而言，收集上来的施工、监理方的工程资料肯定会出现重复的现象，如合同文件、工程监理、施工招投标资料、施工过程中的工程质量和事故处理记录等。因此，应根据实际情况，制定满足自身需求的行业标准，给施工、监理方标准化的归档目录和组卷格式，减少一定数量的水务工程档案的入库。

第二，根据“谁建设、谁存档”原则，实行建设、存档二合一责任制。笔者所在单位的档案库房不仅承担着局机关水务工程档案存放的任务，还承担着水务系统局属事业单位重大项目、专项资金项目档案存放的任务。局系统一共有17个局属事业单位，目前基本每一个局属事业单位水务工程建设项目的工程档案都要往局档案室移交，它是造成档案库房面积不能满足现实需要的主要原因。对于局属事业单位的水务工程档案，局机关人员查阅、利用机率很小，只需要建设单位保存参建三方的资料，在一定程度上会大大减少局机关水务工程档案的入库数量。

第三，大力开展水务工程档案电子数字化建设。局属事业单位的大多数水务工程项目属于市重大项目，按照要求工程竣工后，建设管理方需要将参建三方的水务工程档案原件移交市档案馆。因为原件移交进馆后，在建设管理方保存的都是一些复印件，纸质复印件和光盘打印件的法律效力是一样的，因此对于一些需要移交市档案馆的水务工程档案全面实行数字化，刻录光盘保存完全可以满足本单位的利用需求。水务工程档案电子数字化可以大大减少档案库房的库存空间，一般情况下，一个水务工程档案都有几百卷的纸质档案，将档案信息转化为电子数据后，成百上千卷的工程档案只需用一个小小的移动硬盘、光盘便可以轻松保存。

第四，丰富水务工程档案的信息检索内容，建立目录中心，使其能够满足不同人群、不同机构对档案资源的利用需求。健全水务工程档案信息检索内容，增加工程档案参建三方的内容信息、工程竣工时间、档案保管单位等，制作局属事业单位和市档案馆内所有水务工程档案的目录，不仅可以释放局机关档案库房的库存空间，还为档案利用者提供最大的方便，发挥水务工程档案的最大价值。

第五，培养和造就一支高素质、稳定的档案鉴定人才队伍。档案管理员要加强自身专业知识学习，不断提高档案鉴定能力。在水务工程档案收集阶段，档案管理员就要对档案进行鉴定，对于不属于工程档案归档范围的文件材料要严禁归档；在水务工程档案管理工作过程中，对于一些已经没有检索需求、保管价值或者不完整的工程档案，档案管理员通过鉴定后，及时将已经失去档案价值的水务工程档案销毁。如果确实不能销毁，可以将失去档案价值的水务工程档案及时清理、转移，将它们存放到保管成本相对较低的库房，给未来的水务工程档案预留一定的库存空间，以满足水务工程建设的需要。

摘 要：现代科学技术的迅速发展，给声像资料的形成、传输、保存、利用带来了极大的便利。在日常声像档案工作中，不断创新声像档案收集与归档保存管理有着积极作用，但是也存在风险，需要采取措施加以应对。

关键词：创新；声像档案；收集；保存

声像档案是指在社会活动中形成的，以影像、声音为主，辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，也称为声像资料。其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体，将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现，具有现时性和不可重复性。在档案管理经费不够充裕的情况下，如何通过有效的管理，有力促进声像档案管理工作，是各级档案管理人员认真研究和探索的问题。

一、创新声像档案收集的途径

按照常规模式开展声像档案收集工作存在一定的被动性和即兴性， 不能保证收集声像档案内容与馆藏声像档案资源的有效衔接，直接导致声像档案的系统性、完整性不理想，也就影响到声像档案的利用。为克服常规模式之不足，就需要创新征集模式，打造成系统、有特色的声像档案资源。目前，在绝大多数单位中，除了摄像有专人负责，定期将录像带向档案室（馆）移交外，而其它的如照片、录音带等大都在各部门或个人手中，因为产生这些材料的过程中，档案工作人员不可能一一到场。这就为这些声像材料的收集带来了一定的困难，而要收集到原版或原件困难则更大一些。为了及时将这些声像材料收集到，除通过正常的移交外，还应运用其它的方式：

1、利用各种协会或团体群众组织，策划、开展各种主题活动，征集声像档案资料；也可通过上门征集或者代管等形式。有些重要的声像档案资料长年由个人保存，由于工作岗位的调整，没有及时移交档案室，还保留在个人手中。这就要求我们档案室人员进行上门征集、实地寻求等形式。

2、对一些重点部门，如办公室、展教部、文保部等，要进行重点收集，要及时沟通，掌握情况。可采取定时收集和随时收集相结合的办法。定时收集可采取定期收集的方法，随时收集可结合具体的活动进行。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

二、拓宽声像档案收集渠道

摘要：根据电子档案以磁盘为载体依赖计算机网络的特点，本文阐述了电子档案与传统档案管理的几点差异，并通过分析电子档案易修改和载体不定等缺点，说明电子档案不能完全取代传统档案，两者应互相结合相辅相成。

关键词：电子档案 传统档案 管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）02-0215-01

近年来，电子信息技术飞速发展，各行各业的办公都逐渐实现自动网络化，利用电子档案管理系统进行无纸化办公，以光盘、磁盘等为载体进行文件存储、管理和传输，避免了纸质办公的浪费与杂乱。而面对大量电子图书、电子图像、电子资料等电子文档的产生，现有的计算机存储容量虽大但也有限制，管理软件也在不断的更新改进，因此，电子档案也需要专门的档案部门管理，否则有可能造成文件的损坏和丢失。

1 电子档案的特点

将作为档案管理的电子信息经过归档过程后形成电子档案，其管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理以及电子信息和实体档案的关联。电子档案主要具有以下几个特点：（1）信息的非人工识别性，传统纸质档案采用人工可识别的记录符号，而电子档案依赖计算机、数据库和网络系统，采用数字代码，需借助计算机才能转换人工可识别的信息。（2）信息存储的高密度性，电子档案以磁盘光盘为载体，大大减少了档案的存储空间。（3）信息与载体之间的可分离性，电子档案的信息可进行修改复制和传输，快捷方便，有利于异地管获取和管理。（4）多媒体技术集成性，传统纸质档案信息记录方式单一，而电子档案应用计算机多媒体技术，通过音频、视频等信号存储信息使其更加形象生动。

由此可看出电子档案相对传统档案的优势，电子档案能有效地节约空间，其磁盘、光盘、硬盘等存储介质存储密度大、容量大且记录和传播速度快。

2 电子档案与传统档案管理的差异

摘 要：在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工 作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案 共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；

中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、纸质档案与电子档案简介及特征

摘要：在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案是保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在这个日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

关键词：纸质档案 电子档案 管理模式 并存

在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。

一、电子档案与纸质档案相比的优势

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。电子档案是由数字电子计算机处理的档案，具有保存和利用价值。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并储存，以电子文件的形式存在。当前，作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，自然是因为它有其不可替代的优势。

1、电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了以往纸质档案单一的以纸张为载体的传统。并且相对于纸质档案占用库房空间大这个缺点来说，电子档案容量大、体积小，可以大大节省档案的库房空间。从而很大程度上解决了档案保存与存储空间的矛盾。

2、电子档案是直接由计算机进行处理，省去了传统纸质档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，节省了大量的整档时间。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，也省掉了查阅者路途奔波的时间。

3、相对于纸质档案容易损坏、老化的缺点，电子档案有很好的复用性。电子档案重复利用多次也不会有任何损失和破坏。电子档案的重复利用在另一程度上也增长了纸质档案的寿命。