档案保管范文精选

档案是重要信息的载体，对于以后工作的顺利开展具有重要的指导意义，因此，做好档案的保管工作就非常有必要了。档案的保管可以分为保管模式与后保管模式，本文对这两种模式进行了非常详细的阐述，并对它们的特征进行了深入的分析研究，从而为从事档案保管的工作人员提供一定的指导。

随着科学技术的不断发展与进步，档案的保管工作也获得了长远的发展，各种先进的保管模式应运而生。传统的档案保管模式已不适应档案的发展要求，其在档案管理中的问题越来越突出，影响了档案管理水平的不断提高。合理的档案保管模式能够提高档案保管工作的效率，并且还能够在档案管理工作中充分的运用各种现代化的信息技术，推动我国档案管理水平的不断提升。

档案保管模式的基本内涵

档案保管是指按照标准规范的要求，对重要的数据资料进行收集、整理、归档，并进行储存保管工作，进而为以后工作的顺利开展提供资料支持。在实际的档案管理工作中，必须要坚持“统一领导、分级管理”的基本档案管理原则，这是进行保管工作规范化的基本要求。不同单位的档案保管工作不尽相同，要根据单位档案的具体情况，制定有针对性的档案管理模式和设置合理的档案管理机构，才能将单位的档案管理工作做好，进而推动单位的长远发展。我国目前主要的档案管理机构主要有：各政府机关、企、事业单位等；并建有完善的专业档案馆和国家档案馆等；新型的档案管理机构有档案中介、档案事务所以及文件中心等。随着科学技术在档案管理中应用的不断深化，高科技信息技术被广泛的应用于档案的管理工作中，各种新型的档案保管模式如雨后春笋般出现，促进了我国档案管理水平的不断提高，从而推动了我国档案管理事业的发展。

档案保管模式的主要特征

通过对档案保管模式进行细致的分析，发现其主要特征主要有以下两个：

进行文件与档案的分阶段管理。文件管理与档案管理是不同的两个具有独立性的运行系统，在运行过程中具有各自的特征。在文件与档案的实际管理工作中，管理目标要按照一定的规则分解到各个管理阶段，并在工作中逐步实现各个阶段的小目标，从而完成文件与档案管理的管理目标。单位的各项活动一般都会以文件的形式进行记录，通过记录可以对单位以后活动的顺利推行提供依据。文件管理与档案管理都存在保管时间与实用价值的问题，虽然实用价值可能在保管过程中降低，但是仍具有一定的参考价值，为工作的进行提供参考依据。因此，被保存的文件和档案一般都是具有一定参考价值的，随着社会的发展，对文件与档案的保管要求也不同，使档案保管模式具有阶段性的特征。

文件来源较唯一。一般情况下，档案资料都是以实体的形式进行保存的，因此，档案资料与保管机关具有唯一性，与档案保管工作的性质相一致。通过一定的分析得出，档案保管模式的首要联系是关于形成者与档案之间的内在联系。因此，只有对档案形成者有了全面的了解之后，才能明确档案资料的真实价值。

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

xx市档案局档案库房管理制度

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

截止1996年，档案馆保管着48个全宗的19212卷档案，档案起止年代为1984年至1994年(大部分为1988年以前)。档案载体为纸制的占94%，胶片占0.9%，磁带占1.7%。档案现状一览表。档案字迹40、50年代少量档案的字迹已出现褪变、扩散现象；部分档案为纯蓝墨水、圆珠笔油、铅笔等不耐久字迹。档案载体底片、胶片保存完好；40、50年代的部分档案已发黄、老化，纸强强度减弱；因地下库房湿度较高，纸张受潮；个别档案发现虫洞，有存损。采用的保护措施档案馆的保护工作主要是从外因入手，改善外界不利因素。

从1982年起，档案馆为地下库房(新馆即将投入使用)。档案馆工作人员立足现实，采取了较为可行的保护措施。1982年安装了防盗铁门，在每间库房门口均设置了10厘米高的防水隔段，并陆续购置了除湿设力求；1991年建立了较为系统的温湿度记录，加强了对库房温湿度的控制；加强库房的日常管理，做好防尘防虫、防有害气体等各项工作，开展档案的修复工作，修补、复制解放时期字迹褪变的档案450余卷。二、档案保护工作中存在的问题：

(一)库房与设备不符合规范要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。地下库房的弊端显而易见：湿度高，不利于通风，不利于维护档案的安全。从维护档案的设备上看，存在单一、老化的问题。新馆的建成解决了档案保护工作最基本、最首要的问题。

(二)档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。当前由于过分强调为经济建设服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。大的方面，如资金的投入，人员的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，修补档案未用专用浆糊，将档案放置地上，不注意防尘等。从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。

(三)档案保护技术的培训研究不够，档案保护技术人才缺乏。

1培训不够。档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体已呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限，而且由于资金、时间等原因难以保证参加。

2档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中，很少有专门涉及档案保护技术课题的。

3档案保护技术专业人员缺乏。近几年，档案馆人员的学历、职称都有明显提高，但具有理论知识，又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员虽有一定的理论知识，实际操作技能却很有限。

甲方（委托方）：_________________________

乙方（保管方）：_________________________

__________________（以下简称甲方），_______________经友好协商达成如下协议：

一、乙方同意为甲方代保管保险业务档案，期限暂定为_____年（从第一批档案进入开始计算时间到_____年后为止），保管期限满后，甲已双方未提出疑义，甲乙双方再行商议续签。

二、保管费用：甲乙按每年每标准延长米_____元（__________元整）交纳保管费用（标准延长米的长度为_____米，高度为标准档案盒高度即_____公分。每一标准延长米应放置标准档案盒_____盒。代保管费用包括：库房占用费、档案柜、架使用费、除湿、空调水电费及档案提供利用费等）。

三、结算方法：

1．每年1月按上年度实际使用情况计算费用；

2．新增部分从档案移进档案馆次日，按实际使用情况结算至年末，第二年重新按年度计费。

xx市档案局档案库房管理制度

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。

七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

摘要： 本文主要是在国内外档案学界关于后保管理论研究成果的基础上，对什么是档案保管，什么是档案后保管进行了详细的解读，并提出档案保管在概念理解上的广义和狭义之间的区别之处，以及在分析档案保管与档案后保管内涵的基础上，创新性地总结了档案保管模式和档案后保管模式的特征。最后对档案后保管模式必然代替档案保管模式作了阐释。

Abstract： Based on the result of theoretical research about post-keeping in archives field at home and abroad, this paper interprets the archives keeping and the archives post-keeping and presents the broad and narrow sense of archives keeping; on the basis of analyzing the connotation of archives keeping and archives post-keeping, this paper innovatively summarizes the characteristic of archives keeping model and archives post-keeping model. Finally, the author believes that the archives post-keeping model inevitably takes the place of archives keeping model.

关键词： 档案保管；档案后保管；模式；特征

Key words： archives keeping; archives post-keeping; model; characteristic

中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）04-0327-02

1档案保管模式与档案后保管模式的解读

1.1 档案保管模式的内涵档案保管的概念有狭义和广义之分，狭义的档案保管指的就是档案管理工作六大环节（即档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用）当中具体的保管工作；而广义的档案保管指的是在社会上以及在档案工作中，泛称的档案日常管理工作。

在本文中笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的，即：泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前，我们先来了解一下“模式”的定义，所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”（出自：《现代汉语词典》）。根据“模式”的定义，笔者认为，档案保管模式是可以这样理解的，即：“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”的原则，对国家全部档案，必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同，所以出现了不同的档案机构，其中包括公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室）；档案行政管理机构（各级档案局、处等）；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所）。不同的档案保管机构，虽然形成了档案保管模式的多元化，但保管对象都是一致的，在电子文件出现之前主要保管的是档案实体，档案实体是指各种档案材料本身，它是由档案内容和载体两部分构成的。

__市档案局档案保管保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

国家档案局于2006年12月18日了第8号令，宣布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于公布之日起施行。这是我国档案业务建设的重大改革，也是国家为了加强档案馆馆藏资源建设的重要举措，这项规定的实施对我国档案事业的发展必将产生重大的影响。那么如何才能贯彻执行好这一新规定，作为基层国家综合档案馆的一名工作人员，本人就文书档案保管期限调整之后，档案馆该如何接收档案谈一些自己的看法，供大家参考。

1983年4月国家档案局的《档案馆工作通则》第七条规定“档案馆接收档案的期限：1. 省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；2. 直辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。”而《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”从以上规定可以看出，《档案馆工作通则》和《档案法实施办法》在档案接收期限上的规定是不一致的，由于《档案馆工作通则》的时间早于《中华人民共和国档案法实施办法》，根据《中华人民共和国立法法》第八十三条规定“同一机关制定的法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章，特别规定与一般规定不一致的，适用特别规定；新的规定与旧的规定不一致的，适用新的规定。”因此笔者认为，应以《档案法实施办法》的规定为准来实行，毕竟后颁布的法规效力大于在其之前已施行的规章。由于新的文书档案保管期限将原来的永久、长期、短期三种改为永久和定期两种，而《档案馆通则》第六条规定“档案馆接收档案的范围：1. 本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2. 属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3. 属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。”由于没有了长期保管的档案，那么省辖市（州、盟）和县级档案馆在接收永久保存的档案的同时，是否一并接收现行单位定期保存的档案？

笔者认为，除县级档案馆应将定期保管中的期限为30年的档案接收进馆外，其他各级国家综合档案馆应该只接收永久保存的档案。为什么要这样区别对待？这是因为县级国家综合档案馆接收档案的期限是10年，也就是说30年期的档案在接收进馆之后，还有20年的时间可以提供利用；而设区的市级国家综合档案馆的接收期限是20年，保管期限为30年的定期保存档案在接收进馆之后，能够提供利用的时间只剩下10年时间。因此笔者认为，国家档案局应该根据当前档案利用工作的新情况，适时修改《档案馆工作通则》的相关规定，方便基层国家综合档案馆做好档案接收工作，以促进档案馆工作的正常开展。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”与1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》相比较，这也是新规定的另一大亮点。基层档案室在学习贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》过程中，应该做好电子文件相关数据和信息的收集归档工作。为了保障国家档案信息资源的安全，国家综合档案馆应该适时将电子档案接收进馆。那么到底应该在电子档案形成几年以后接收这些电子档案进馆？

新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894―2002）并没有提出具体要求。那么电子档案应该是几年之后移交给国家综合档案馆？是否还是按照《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条的规定来执行，即除了县级国家综合档案馆在电子档案形成10年之后接收进馆外，其他各级国家综合档案馆在电子档案形成20年后接收进馆。试想如果档案馆现在接收基层档案室10―20年前形成的电子档案进馆，那么接收进来的电子档案中将会有很多“文物”级的、保存在8英寸软盘和老式磁带中的电子文件，而保存在这种磁性载体上的电子文件大部分都将失去利用价值。这是因为电脑的不断升级换代，基层档案室10前形成的保存在8英寸软盘上的电子数据，如今已无法在现有的电脑上阅读。同时由于电脑操作系统的不断更新换代，一些老式磁带中的数据如果不及时转换，那么这些磁带也无法在现有的电脑中读取。而档案馆作为永久保管档案的基地，如果提前接收电子档案进馆，势必配备相应的电脑设备，同时为了确保进馆的电子档案能够真实、完整、有效，档案馆也会适时对保存在磁性载体上的电子文件进行转存。另一方面，由于电子档案可以大量拷贝、复制，因此提前接收电子档案进馆之后，基层档案室仍可以保存这些电子档案数据，也不影响基层档案室对这些电子档案的提供利用。

基于以上考虑，笔者认为电子档案的移交期限应该适当提前。那么究竟应该在电子档案形成之后几年移交呢？笔者建议各地参照福建省的做法，即各单位将本单位形成时间已满5年的，属于永久保管的电子档案移交至同级国家综合档案馆，进行集中保管。这是因为档案馆作为接收电子档案的法定机构，在借鉴基层档案室对电子档案管理经验的基础上，只有尽快接收电子档案进馆，并及时对所接收的电子文件和电子档案进行多载体的备份存储与长期保管，才能确保电子数据在系统使用中的逻辑安全和载体保管的物理安全。《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。因此档案馆在第5年接收电子档案进馆，既可以借鉴基层档案室对电子档案管理经验，免去了电子档案第一个4年转存一次的工作任务，也达到尽快接收电子档案进馆的目的，从而确保所归档的电子文件能够真实、完整、有效。

摘要：笔者在对底图档案进行数字化实施过程中发现，常常因为忽视或轻视底图档案的保管工作，以致发生一些不应发生的现象。底图档案的保管质量高低直接影响到档案的利用，针对工作实践中发现的问题加以分析，对提高底图档案保管质量提出几点认识。

关键词：底图档案素质耐久性

我公司始建于1965年，是国家甲级勘察设计单位，中国石化重点科研院所。在四十多年的发展中，底图档案库存量已达到1086124张，随着公司的发展，档案的数量日益增长，使库存档案显得庞杂起来。底图档案，是企业在基本建设、生产技术、科学研究、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性。它既是企业全部档案的重要组成部分，又是企业的有形资产和宝贵财富。如何保护好数量庞大的底图档案，使之更好地为生产服务，成为公司底图档案管理人员急需解决的一个课题

一、底图保管出现的基本问题

（一）底图纸张外观存在的现象。1、底图破损。纸张的机械强度应力数值差，纸张耐久性就相应减弱，造成底图档案在利用过程中出现了底图边缘毛糙、起皱、卷边，整图折皱、折痕多、撕裂，有的图纸甚至出现边角缺少等现象。2、底图老化现象。档案纸张的光老化破坏作用最大，通常表现为纸张脱水，强度下降、加速档案纸张上各种化学反应的进行、纸张纤维素的热裂解 ，机械强度和耐久性随之降低，99年前的底图返黄率达16%、变脆率达5%以上。3、底图档案用夹子或回形针夹，出现锈蚀痕迹；底图包边尺寸不匀，歪歪斜斜，宽窄不一，薄厚不等，致使蓝图晒制时，质量差，增加晒制成本。

（二）底图档案字迹存在问题的占有率极高，特别是98年前的底图出现字迹问题高达近两成。具体如下：1、高温能使耐热性差的字迹材料发生油渗扩散现象，档案字迹油迹扩散成团，有的甚至无法辨认；2、底图在打印机打印出图时，色带深浅不一，线条粗细不匀，字号小者则打印成团；3、潮湿能使字迹褪色的速率增加，致使底图内容变浅变色；4、底图更改现象严重，图面不整洁，有铅笔划改勾画现象，设计字体不规范，绘图仪无法识别打印文字为“？”等；5、灰尘贴附在底图表面，使字迹线条模糊。

（三）少量底图缺失，一个项目不是所有专业都归档。底图的丢失主要以下几个原因：首先是在底图整理进柜过程中，档案人员将底图放错柜；在大量修改图替换过程中替换了原本不应替换的图纸；底图被设计人员借走，长期未还；底图在晒制过程中与自用图混放到一起被归还到了设计所等。

二、底图档案的特点及其重要性

【摘要】三明市于2012年在全国率先推进医药、医保、医疗“三医联动”改革，为我国医保改革提供了“三明样板”。此“样板”将原医保、新农合合并组建为三明市医保中心，全市分一个中心，十个管理部，承担着三明市260万人的参保缴费登记、待遇报销审核及各项医保业务的办理等工作。在“健康中国”的大背景下，医疗是老百姓最大的民生事业之一，与群众的关系十分密切。然而，三明市医保中心医保档案的规范化管理与其医改成果的先进性不相适应，因此，提高医保档案规范化管理水平势在必行。

【关键词】医保档案；规范化；档案分类

一、三明市医保档案的现状与特点

自2012年以来，三明医保事业在不断探索中前行，通过“三医联动”，医保事业迎来了新格局。截至目前，三明市医保基本情况如下：全市共有参保人数263.52万人，其中城镇职工42.27万人，城乡居民221.25万人，生育保险参保人数22.65万人。2019年市中心档案室共收集、整理、分类、归档各类业务档案330卷。全市档案从业人员均为兼职人员，共有11名，其中中级职称3名，初级职称1名。

（一）医保档案涉及人员范围广。医保档案自每个人出生之日起，伴随其一生，因此，对个人而言，医疗保障部门档案是否全面对参保单位和参保人员影响较大。参保种类可分为城镇职工基本医疗保险、生育保险、城乡居民基本医疗保险、灵活就业人员基本医疗保险。医疗保险基本待遇享受分为干部保健、门诊特殊病种、住院报销、异地就医、异地安置、特殊用药备案等。医疗保险稽核类有现场稽核、有对手工报销材料进行审核、复核等等。因此，医疗保障部门的档案在其他社会保险类档案中是与人民群众联系最多、利用最广，与人民生命健康关系最密切的档案类型。

（二）医保档案的组成类型多。组成医保档案的有医保中心形成的文书档案及相关的合同协议；参保人员的信息登记表、相片、身份证复印件，与单位签订的合同等相关材料；住院患者报销的各种发票、住院清单、疾病证明书等相关凭证；医院、药店、诊所等定点医疗机构的开通申请书、信息变更表、账目冲销报告等相关附件；生育保险参保人员的信息登记及待遇申请表等相关资料；驻医院服务站办理业务时收集的新生儿登记表、门诊特殊病种登记表、特殊用药备案表、异地就医申请表等；医疗保险稽核科到定点医疗机构现场稽核记录本、稽核人员到外伤参保人员事故发生所在地和就医地进行稽核的笔录本、对待遇审核科工作人员手工报销材料进行审核、复核的反馈单等。

（三）医保政策的不断深入。医保政策的制定是随着经济社会的发展与参保人员的需要而不断发展变化的，因此，不同时期的医保档案有着不同的特点和侧重点。具体表现为：每年住院报销目录与比例的调整与变化，参保单位及灵活就业人员的缴费基数基本上是每年一调，以及个人账户划拨比例的调整，城乡居民医疗保险每年的缴费也在逐年增加（从最初的每年每人20元到2020年每人280元），审批材料的报送等进行不断更新，还有办理业务所提供的材料也在不断发生变化（以人民为中心，让群众少跑路，最多跑一趟为前提，医疗保障部门时常调整提供材料的种类），这些政策上的调整，导致医保档案材料在不同时期有不同的侧重点。

二、三明市医保档案存在的问题