浅议中小学档案信息化建设的现状与对策

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【摘 要】加快中小学档案信息化建设，是时展的必然要求。本文主要论及了中小学档案建设的必要性、现状及对策这三方面的问题。

【关键词】档案信息化；档案软件；档案规范化；档案技术；档案人员素质

学校档案数量的日益增多和利用者查找要求的提高，对中小学档案管理计算机化提出了更高的要求。做为学校档案工作者，以一流的工作业绩，一流的业务素质，一流的服务意识为学校增光添彩，是发展所需，形势所求。

1.中小学档案信息化建设的必要性

1.1中小学档案管理信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个学校的发展水平存在差异，所以在偏远地区仍存在着信息化不够的现象。

1.2档案管理信息化可以拓展中小学档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。

1.3档案管理信息化可以增加信息存储量

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

2.中小学档案信息化建设的现状

（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了中小学档案信息电子化的进程。

（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

（3）标准化、规范化工作有待提高。中小学档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档"文件资料"是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（5）中小学档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分中小学档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。

3.加快中小学档案信息化的建设的对策

中小学档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。应主要做好几方面的工作：

（1）学校领导的高度重视和大力推动。之所以把领导的作用放在第一条是基于这样的认识：学校领导是档案信息化管理的真正推动者。学校领导者的档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。为促进学校档案信息化建设，作为学校的领导者，首先应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本学校工作计划和考核范围。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

（2）中小学档案管理人员的培训教育。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。

作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，中小学档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段一一档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。这是提高档案管理信息化工作水平的一项重要措施。

（3）基础设施建设。加大中小学档案信息化管理的投入。信息化是档案管理发展的重要方向，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行。基础设施建设，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段也是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。

（4）采用、制定新的标准、规范及规章制度。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面中小学档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，比如国家档案局颁布的《归档文件整理规则》。另一方面中小学自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档、计算机管理和检索各类档案，以及库房的管理等。中小学要将规章制度建设置于中小学发展的大背景下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应形式发展的需要。

（5）确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变。传统方式向新的方式的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。在样做无疑会增加工作量，但为了保证过渡的顺利进行还是必要的。

（6）安全问题。中小学档案信息化管理还必须解决安全问题。中小学档案管理的安全包括了档案管理系统软硬件自身的安全，比如记录档案的光盘的安全性、软件系统的可靠性等，还包括档案信息传播的安全，即信息为不被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防治不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密信息的泄漏。

总之，档案信息化建设是一项长期、艰巨、细致的系统化工作，它必须依靠全面扎实的基础工作作为支撑，光有漂亮的口号和华丽的辞藻是于事无补的，只有将良好的愿望与踏实的基础工作结合在一起，才能最终实现真正的档案信息化管理。