档案管理中存在的问题与对策分析

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【摘要】档案是一种重要的记载凭证，对国家机构、组织集团、社会以及个人都有很重要的意义。因为档案具有很强的记录性和真实性，所以档案是每个团体存在，并有可能继续发展的基础资料，起着信息载体的作用，所以，实施对档案的有效管理是很有必要的。目前我国在档案管理方面存在着很大问题，无论是在哪个行业或集体中都没有规范的档案管理制度，混乱异常。要对档案进行科学有效的管理就要对其基本形势进行分析，找出存在的问题，分析引发问题的原因，并结合该团体内部的具体情况，制定合适的管理方案，对档案进行科学的管理。

【关键词】档案管理；问题分析；管理方案

档案在经济体制快速发展并不断完善的今天，在各个团体单位中所占比重越来越大，就我国目前而言，各单位团体对于档案管理没有合理规范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理结果，存在记载不清或无处可查等诸多问题，跟不上经济的发展步伐。档案作为信息载体，在团体单位中扮演着着协调、依据的角色，是单位运作的基础条件。所以，找出档案管理中的问题，究其原因，是进行档案管理的基础条件，档案管理者还要积极提升自身能力水平，在不断的分析研究中找到适合的管理方案，使档案管理工作科学有序的进行，为自身发展和社会使用提供资源。

1、档案管理的基本含义

在很多人的认知中，档案管理就是将文件简单分类存放的过程，工作简单而繁琐，不需要专业的技术职能。实际上恰恰相反，档案管理是一门较为严密且具有一定系统性的科学[1]，它是从社会中获取档案资料，并用之于社会，在社会的进步与发展中提供基础信息，是社会发展过程中不可或缺的一部分。跟随科学技术的发展脚步，档案管理进入全新的信息化时代是必然的，将信息化技术、计算机技术以及远程通信等技术运用到档案管理，使其系统化、科学化，为各类资料在社会的使用和共享提供方便。但由于我国经济起步较晚，思想观念比较落后，目前仍是以传统的管理方式为主，没能彻底进入信息化，存在这样或那样的问题，但这些都不是原因，档案管理信息化是必须要执行并坚持的。

2、档案管理工作中存在的问题

2.1管理混乱。由于我国经济发展起步晚，思想观念比较落后，造成了档案管理不规范，档案缺失损坏严重的现状[2]。传统的档案管理方法已经无法满足现代的经济发展了，而且由于对档案管理工作重视程度不够，管理岗位缺失或管理人员经常性调换现象较为普遍，这些原因都导致了档案管理不善，存在缺失或损坏的情况，使档案自身价值得不到充分利用，不能起到原本该有的作用。

2.2人员水平低。档案管理工作表面轻松，实际上需要很强的专业性，是一项复杂且有很强严密性的工作。我国目前的档案管理中，存在的主要问题是进行人员调换交接时，没有具体严谨的制度进行管理[3]，而且在很多单位中，都存在档案管理工作人员频繁调换或从业人员身兼多职的现象，这样不利于工作人员人员管理技能水平的提高，也会对管理工作产生不利影响，使档案管理不能连续，及时的进行。

2.3不符合时展要求。我国目前的经济体制正处于不断发展进步的阶段，为了跟上其发展潮流，抵抗市场中的激烈竞争，企业必然要进行体制改革。在其进行改革时，企业重心一直都放在自身的经济利益方面，对档案管理这项工作重视程度不高，有意或无意的忽略文件管理过程。同时，每个企业或单位都有一定的人员流动性，这一特性使企业内部的各项资料都存在流失风险，从而造成档案缺失或损坏的现象。

3、解决对策探析

3.1提高管理人员认识水平。由上述笔者对档案管理进行的分析中可以看出，我国目前的档案管理非常落后，这一现象是由多方面原因造成的，但是，最主要的还是对档案管理工作不够重视，没有将这项工作提上议程。所以，使管理人员认清自己所从事的工作是怎样的性质是非常重要的，而且，各级单位领导也应对档案管理工作给予认可和鼓励，保证管理工作的顺利开展，使各项档案资料能发挥其自身的价值，为社会活动、企业运营提供信息基础。

3.2强化管理人员素质。如何将档案管理工作更合理、更有效的完成，档案管理工作者的从业能力是关键[4]，所以想要从根本上解决管理工作落后混乱的问题，就要从管理人员的从业能力入手。面对这一问题，笔者对多家企业的档案管理工作进行研究，从而得出以下几点建议：（1）完善档案管理人员的教育体制，制定奖惩制度。档案管理工作人员的管理能力是要不断提高的，可以通过不定期教育培训的方式加强其专业技能，同时施行奖惩制度，提高管理人员自主工作的积极性，从而全面提升管理能力；（2）加强管理人员先进的管理能力使其掌握科学的管理方法。立足于实际，根据各个岗位不同的作用、功能，对其管理人员进行全方位的培训学习，秉承着“按岗施教”的教学精神[5]，对管理人员进行专门的技术培训以及全面的管理学习，使管理人员具备强大的专业技术，能够进行科学、合理、有效的管理。同时，计算机技术在档案管理工作中的应用为其节省了很多时间和精力，很大程度的提高了管理人员的工作效率；（3）加强管理人员的法律知识。进行管理的档案中，有一部分是不能公开的绝密文档，这就需要管理人员做好保密工作，要求加强管理人员的保密意识，并提高其对相关法律的认识水平，保证档案的安全性，同时杜绝泄密现象的出现；（4）加强管理人员的责任心。信息化的档案管理工作中管理人员要有很强的专业技能，能够运用科技手段进行管理，同时还要有较强的责任心，认识到自己工作的特殊性和重要性，在工作过程中不断学习专业知识，使其更好的完成档案管理工作。

3.3运用现代管理技术。目前社会正处于快速发展阶段，科学技术发达，新科技不断涌现，在这种大前提下，各个行业的发展也得到了很大的促进，档案管理工作也一样[6]。档案是对过去实际发生的事项进行的记录，能够为社会活动和各个单位工作提供方便。将新兴科学技术运用到档案管理中，可以对信息资料按照时间顺序进行排序，并打印出来，从而减少档案管理工作中的工作量，还可以提高工作的准确率，减少人力、财力等方面的资源浪费。

4、结束语

档案对于社会中需要进行的各项工作有着重要意义，它是对过去发生事项的记载，具有真实性和连续性，能够提供最有效的资料。但是，由于目前我国档案管理工作存在不规范不合理的现象，很难发挥档案自身的重要意义，所以，进行合理规范的档案管理是非常必要的。本文中，笔者陈述了管理工作中存在的诸多问题，并针对这些问题提出建议，以期在日后的档案管理工作中取得更好的效果，使档案管理工作稳定有序的开展，并将档案自身功能发挥到最大化。

参考文献

[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008，（24）：88.

[2]杨海英.档案管理的不足与优化措施[J].决策与信息：下旬，2013（5）：264-265.

[3]马瑢.信息时代电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].科技创新与应用，2013（20）：86.

[4]陈自秋.试谈档案管理工作的重要性[J].中国井矿盐，2013（3）：45-46.

[5]滕月鹏.高职院校档案管理网络化信息化之思考[J].价值工程，2013（16）：205-207.

[6]梁江华.浅谈信息背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作[J].价值工程，2013（13）：154-155.

作者简介

曾志敏，女，籍贯：广东省罗定市，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理，职务：档案员。