如何有效地推进档案工作规范化管理

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摘要：作者通过自己的工作实际，结合其他档案工作者的观点，提出了有效推进档案工作规范化管理的观点：领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作制度并贯彻执行，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。

关键词：档案工作领导制度人员

档案——历史的痕迹，在人类发展中具有举足轻重的作用，大到一个国家，小到一个单位，档案都是不可忽视的部分。档案因其特殊的作用而受到国内外的高度重视。国际档案大会[1，2]的召开、人民大学档案学院的诞生[3]、《档案法及实施办法》的出台，都充分说明了这一点。俗话说“没有规矩不成方圆”，国有国法，家有家规。企事业要有自己的制度，各项工作也要有自己的规范。所谓的规范化管理，就是管理者制定了一定的规范，工作人员要按照此规范开展工作。档案作为一个学科，自有一套完整的理论体系。从21世纪开始，各地陆续制定了适合自己的档案规范。那么如何有效地推进档案规范化管理呢？翻开历史的画卷可以发现，对于此问题的理解大家真可谓是各抒己见、遍地开花。有的认为要切实加强对档案工作的领导，有的认为要实行档案的法制化，有的认为要实行档案的业务指导，有的认为有必要把档案工作纳入目标管理，有的认为应把档案工作纳入部门、个人年终岗位责任制考核，有的认为要把档案管理导入ISO 9001质量管理标准，还有的认为要加强档案工作人员的培训，提高档案工作人员的素质等等。虽然各有千秋，但却不失片面。作者结合自己的工作实际，认为要有效地推进档案工作的规范化管理，需要从领导、制度、人员三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。

一、要有效地推进档案工作的规范化管理，首要的也是最关键的是单位领导要有重视档案的意识[4]

单位领导要参与档案工作，对档案工作进行战略部署，保证档案工作在本单位的贯彻执行。具体地说，有以下几个方面。

1.单位领导或者主管和分管档案工作的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、现场会、经验交流会，从而更加了解档案工作，档案意识就会进一步提高。

2.督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。

3.督促和领导相关部门制定严格的档案工作奖惩制度，并在年度内体现。

4.督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行文和归档的权力，保证档案工作的顺利进行。

二、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要建立健全档案工作制度

在单位领导的带领下，相关部门要建立健全档案工作制度，在档案的收集、保管、利用、人员岗位职责、经费保障等方面都有章可循、有法可依。具体地说，有以下几个方面。

1.建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度。

在单位领导分工的职责中要明确档案管理工作；在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作；在综合计划的制定中，要充分考虑档案软硬件的需求，保证档案管理的设备齐全、经费充足；在部门的考核制度中、在个人的岗位责任制及年终考核中，要体现出档案管理工作，部门领导应把档案工作作为衡量部门工作的一面镜子，列入评先、年终考核等活动中去，与部门、个人考核进行挂钩。对档案管理工作抓得好的部门、个人进行表彰奖励，对造成档案材料损失或其他原因造成归档材料不齐全的单位或个人不能获得某项荣誉、奖励或晋升，并视情节的轻重依法论处，奖惩应在年度内体现。

2.建立健全档案管理方面的制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定接收档案标准，以确保进馆（室）质量；制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化；制定档案电子化管理制度，使档案数据入库，实现档案管理的科学化、现代化。

为了使制度能够上行下效，为了使院所统一、步调一致，为了使工作人员能够很好地领会制度的精神，上层档案业务专业人员要加强对各级档案工作人员的业务指导。上层管理部门应该组织大家学透档案法规和各项标准、规范，使档案工作人员明白分类的依据、保管期限的划分等细节问题，避免由下层档案室单方面决定带来的局限性；同时，上层管理部门要理顺分工，加强与档案人员的沟通，及时发现、解决问题，做到上下信息畅通，指导工作到位。

3.档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。

档案即“产品”，产品的设计、开发和服务全过程都要符合质量管理要求。要提高档案的标准化、规范化要求，必须先从文件形成的各个具体环节抓起。从某种程度上讲，档案管理工作中出现的问题，比较容易解决，而文件材料的形成办理过程中出现的问题，就难以解决，有些问题即使补救了，文件材料也会失去原始凭证和依据作用，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。

三、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要加强档案工作人员的管理[5]

档案工作始终离不开档案工作人员的管理。现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用。因此，加强档案工作人员的管理，具有重要的意义。具体地说，有以下几个方面。

1.档案工作人员必须具有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案是人们社会活动的原始记录，无论什么情况，档案工作人员都必须忠于职守，维护党和国家历史的真实面貌，必须忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。

2.档案工作人员要积极参加教育培训，提高业务水平。在新形势下，档案管理人员要有紧迫感和危机感，要不甘落伍于时代的要求，主动地参加继续教育，更新知识，提高业务能力和水平，档案管理人员只有掌握广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能高标准、高质量地做好档案管理工作。

3.同一个单位的档案工作者，要形成立体知识结构，改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆（室）工作人员要具有高级（精通专业技术、进行课题研究）、中级（通晓管理技术）和初级（能够进行熟练操作）等不同层次知识的人才。对于比较大的立档单位来说，档案工作人员比较多，这种层次分类就比较容易；对较小的立档单位来说，档案工作人员比较少，有可能就会集研究、管理、技术于一人，对档案工作人员的要求就会更高。

4.档案工作人员要履行《档案法》赋予的权力，理直气壮地对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查[6]。档案的前期工作就是文件材料形成办理的各个过程。而文件材料齐全完整、规范标准是保证案卷质量的先决条件和开发利用的基本要求。目前，我国的大多数立档单位，文件材料的形成工作和档案工作是分开的，所以档案工作人员参与文件的形成过程尤为重要。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动，参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动，参与科研课题及成果评奖等活动，有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集积累工作，从而保证归档文件材料齐全完整有效，对达不到规范标准的文件材料不予接收立卷归档。

综上所述，要有效地推进档案工作的规范化管理，领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作体制和制度并贯彻执行，形成依法治档的氛围，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。总之，要推进档案规范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齐划一，档案管理才能真正地规范化。

参考文献：

[1]王熹.难忘的盛会难忘的经历[J].中国档案，2012（10）.

[2]黄霄羽.对十三到十六届国际档案大会的回顾与评价[J].中国档案，2012（10）.

[3]赖世鹤.中国人民大学档案学院诞生记[J].中国档案，2012（11）.

[4]黄海涛.切实加强对档案工作的领导[J].四川档案， 2004（5）.

[5]刘英，马秀华，梁辉.档案管理与档案人员的现代化[J].山东档案，2002（2）.

[6]祝新华，孙德莉.谈档案的前期控制工作[J].山东档案，2002（5）.