基于“6T”管理法的个人信息管理

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〔摘 要〕由于目前很多个人信息管理工具功能的限制，在个人信息管理实践中还存在很多难题，这些问题亟待解决。本文将“6T”管理法运用在个人信息管理中，通过天天处理、天天整合、天天清扫、天天规范、天天检查、天天改进以达到习惯化、标准化，在管理中充分发挥“人”的作用，最终解决个人信息管理中的难题。

〔关键词〕个人信息管理；6T管理；记忆失误；信息分散；信息碎片

在“信息爆炸”的今天，人们面对越来越多纷繁复杂的信息，显得手足无措。人们徜徉在信息的海洋中，个人信息也急剧增加，人们不知道哪些个人信息对自己现在或者将来是有用的，个人信息的有效管理就成为了当务之急。对于我们每个人来说，良好的个人信息管理可以帮助我们节省时间，显著提高工作和学习的效率。

1 个人信息管理和“6T”管理法

1.1 个人信息管理个人信息管理（PersonalInformationManagement，PIM）是现在国内外管理界研究的热点之一，但其思想却可追溯到1945年，是VannevarBush在其发表的文章“AsWeMayThink”（《诚如所思》）中提出的。20世纪80年代，个人计算机得到快速发展，作为一种新型管理信息的工具，引起了人们的广泛热议，“个人信息管理”一词也才被首次使用，当时很多著名的专家学者都在他们的文章中有所提及。自从“个人信息管理”这个概念被提出，众多学者对其定义见仁见智，至今还未能有一个统一的界定，但就目前研究的主流来看，多数学者认为PIM主要是“个人信息+管理”，即对个人所有的相关信息进行一系列管理行为（包括搜集、处理、存储、检索等），以便日后能够快速找到所需的信息，这在从2005年起至今的每一届PIM专题会议上也得到了充分的体现[1]。

1.2 “6T”管理法概述“6T”管理法是由上海餐饮协会会长何义钊提出的一种中国式餐饮管理方法，又称为卓越现场管理法。其吸收了日本的“5S”管理法（整理——Seiri，整顿——Seiton，清扫——Seiso，清洁——Seiketsu，素养——Shitsuke）和香港的5常管理法（常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律）中的精髓，并立足于我国当下餐饮业的特点，逐渐得到广泛的应用和发展“6T”中的“T”代表“天”字拼音（Tian）的第一个字母，“6T”是指6个天天要做到，即天天处理、天天整合、天天清扫、天天规范、天天检查、天天改进[2]。“6T”管理方法成熟之后，首先广泛地运用在企业管理当中，其管理宗旨就是让管理者和员工都行动起来，一起找出问题、制定办法、坚持执行，从而使文化程度低、流动性大的第一线员工一看就明白自己应该做什么，怎么做。然而，很少有人将“6T”应用于信息管理中，笔者在本文中，将结合个人信息的特点以及个人信息管理中的盲点，在个人信息管理中引入“6T”管理法，解决个人信息管理实践中所遇到的难题，从而提高人们个人信息管理的水平。

2 个人信息管理实践中存在的难题

2.1 个人记忆失误难以避免在我们的日常生活中，常常会突然忘记一件要做的事情或者在考试中脑子一片空白，什么也想不起来，这是个人记忆失误（或称日常记忆问题）中的一种——行为差错。另外，个人记忆失误还包括回溯性记忆问题（即某项信息由于长期不使用，就渐渐地遗忘了，如储存在手机中的某个手机号码，有名字但就是想不起那个人是谁等）和前瞻性记忆问题（即某件事情准备要去做的，但是后来却忘记做这件事情，如借了同学的钱，打算一星期后归还的，但结果却忘记归还等）[3]。这些现象在个人信息管理实践中也屡见不鲜，有遗忘说明其还没有形成一种习惯，所以在心理或生理上有波动时，就会产生个人记忆失误，最终导致任务无法完成。现有的很多个人信息管理工具不能很好地解决这种精神层面的问题，所以个人记忆失误就成为了个人信息管理中的难题之一。

2013年3月第33卷第3期现？代？情？报Journal of Modern InformationMar.，2013Vol.33 No.32013年3月第33卷第3期基于“6t”管理法的个人信息管理Mar.，2013Vol.33 No.32.2 个人信息存储位置的分散化随着当前数字化环境的不断普及，数字化的个人信息不断增多，也出现了很多存储数字信息的载体——光盘、台式电脑、笔记本电脑、平板电脑、移动硬盘、U盘、SD卡、智能手机和远程服务器等等，很多人由于担心会遗忘重要的个人信息，就会将这些信息以不同的形式存储在这些载体上并放在不同的地方[4]。例如，在网页上看见一张有价值的图片，首先会收藏该网页，然后将这张图片保存在自己的电脑中，再将其存储到U盘里或者网络硬盘中，也可以将其作为一封邮件发到自己的邮箱。虽然这在一定程度上能克服人们的遗忘，但是效果并不是很好，这是由于个人信息存储位置的日益分散化，会导致人们难以找到所需信息的准确存储位置。另外，这也会给存储在各种不同载体上的相同信息的同步更新带来麻烦，增加了个人信息管理的复杂性。而信息存储位置分散和信息同步之间的矛盾正是目前各种信息管理工具无法解决才导致的又一难题。

2.3 信息碎片化时代的挑战当今社会，信息存储的位置如此之多，信息源如此之分散，人们每天可以通过电视、新闻网站、博客、搜索引擎等多种方式来获取大量的信息，但是对于这些信息却没有深刻的理解和记忆，很多与个人相关的信息只是过眼云烟，信息分散化使得信息碎片化时代的到来成为了现实[5]。人们在不经意间就能够获取大量信息，例如在吃饭时看电视，在上网时弹出的资讯或在公车上用手机上微博等，获取信息如此之简单，但人们每天也只是浮光掠影地看一看这些信息，除了增加了自己的一些谈资，似乎并没有给自己带来很大价值。这最直接的后果就是人们的注意力匮乏，新鲜事太多，形成了思维的疲劳，人们很难辨别哪些信息对自己是有用的。信息技术的发展促进了信息的碎片化，信息碎片化的时代已经到来，这就要求个人信息管理工具能强有力地整合碎片信息，帮助人们在众多碎片信息中系统地获得所需的信息，有效地减少注意力的分散。但是目前的众多个人信息管理工具还无法胜任这样的工作，从而使管理信息碎片成为了个人信息管理中的另一个难题。

3 “6T”管理法在个人信息管理中的应用个人通过协调利用各种具有不同功能的个人信息管理工具，来花最少的时间处理最多的信息，快速准确地获得所需的个人信息，有效地提高工作效率是个人信息管理的目的之所在。但是，目前一个很大的局限就是，现有的个人信息管理工具功能有限，不能很有效地解决个人记忆失误和存储位置分散化的问题，也难以面对信息碎片化时代的挑战。因此，需要将“6T”管理法引入到个人信息管理实践中来。“6T”管理法强调通过天天处理、天天整合、天天清扫、天天规范、天天检查和天天改进来达到目标，这对于解决个人信息管理现有的难题大有裨益。通过这6个“天天”，可以帮助人们形成一个良好的管理个人信息的习惯，使不同的信息载体之间可以同步协调起来，并可有效地网罗在可视范围之内的个人信息。

3.1 天天处理天天处理是指要天天将完成任务的必需个人信息与非必需的个人信息分开，把必需的个人信息的数量控制在最低程度，然后将其放在一个方便使用的地方，再对其他信息进行分层管理。由于人们的天性和个人信息的特点，导致了信息存储位置的分散化不可避免，但是通过天天处理，可以将不同载体和不同存储地点的信息联系起来，以整体和发展地视角来对其进行管理。为了实现这一点，首先是将个人信息分为3个层次：常用信息（经常使用的个人信息），如手机中的通讯录，电脑中常听的歌曲等；不常用信息（不常使用的个人信息），如电脑中存放的证件照等；无用信息（几乎不再使用的信息）；然后，就是将不同层次的信息存储在适合的载体上，如经常使用的个人信息应放在电脑或手机的桌面上，不常或不再使用的信息可以保存在U盘或者硬盘中。由于人们的信息库中每天都会流入大量新的信息，随着任务的变化，原来必需的个人信息也会变成非必需的，所以要养成天天循环处理的习惯。处理个人信息是一个永无止境的过程，要根据需要随时进行，只靠突击的“大扫除”是不可取的。

3.2 天天整合个人信息的天天整合指将每天完成任务所必需的信息加以定位，存放有序、明确标识，保证其处在随时能获得的状态，提高查找信息的效率。这就要求这些个人信息要有“名”（标识）有“家”（位置），首先就是要根据载体和信息的形式、内容等特征制定科学的信息分类标准；其次就是为类目“取名”，科学的标识可以使人们一看到类目的名称就知道其包含的信息[6]。个人信息天天增加，天天被处理，天天整合也是不可避免的，任意地存放个人信息必然不会使人们工作速度加快，其只会徒增再发现信息的时间。

3.3 天天清扫个人信息天天清扫的目的是有效组织个人信息，清除每天不需要的信息碎片，并对拥有的各种信息管理工具进行实时同步更新和维护。人们常常会碰到这样的情况，当需要拷贝重要资料时，发现自己的U盘忘带了；网络硬盘中的某个文件不是最新版本，最新版本存储在移动硬盘中；还有当需要拍摄一些重要的图片时，手机没电了等。这些都是因为没有做好天天清扫而导致的结果。为了防止这些窘境的发生，第一，就是通过天天处理和天天整合，使个人信息处在一个有序的状态之下，与此同时，及时清理产生的碎片信息；第二，就是要让个人的信息管理工具（手机、相机、笔记本电脑等等）时刻处在一个最佳的状态，随身携带一个轻型信息管理工具（如U盘、SD卡等等）也是非常有必要的；第三，要时时提醒自己保持个人信息存储的一致性，做好各信息管理工具之间的同步更新工作。

3.4 天天规范个人信息的天天规范是指对天天处理、天天整合和天天清扫的制度化和规范化，坚持执行以巩固成果，目的在于提高完成任务的效率。这个工作需要做到两点：第一，系统分析自己天天在处理、整合和清扫个人信息中的过程，仔细研究，找到个人信息在搜集、处理、存储、归档等环节中存在的普遍性，再对有规律的处理方法进行标准化，当下次遇到相同类型信息时就能够运用标准化的方法进行快速地处理，从而大大提高效率；第二，个人信息的备份工作很重要，在对个人信息管理工具中的信息进行同步更新的同时，做好定期备份个人信息的工作也是非常有必要的。

3.5 天天检查个人信息的天天检查目的在于为自己创造一个良好的学习工作环境，持续地、自律地执行上述4T要求，方便自己查找所需的信息，提高工作效率。为了实现这一目标，首先，要让自己心中具有保证能持久推动前4T的组织架构，做到心中有数；然后，遇到与自己相关的信息时，应立即进行处理，不要拖到以后，以免遗失一些重要的信息；最后，在自己一天的学习工作结束时，自觉进行6T实务的审核，做到“日事日毕”。

3.6 天天改进天天改进指人们在管理个人信息时要坚持正常化、日常化、习惯化、自然化、真实化，最终逐步提升自我的信息素养和工作效率。要实现自我突破，就不能认为个人信息的管理完成了前5T就万事大吉了，要知道个人的外部信息环境天天瞬息万变。在每天完成前5T之后，不应满足于当天的成果而停滞不前，要不断提高管理信息的技术方法，不断追求卓越，做到“日清日高”，这样才能既巩固以前的成果，又不断提升个人信息的管理水平。综上所述，可以清楚地看到“6T”管理法在个人信息管理中的优越性。在个人信息管理中，通过对“6T”管理法与其他管理方法来管理个人信息而使个人信息最终达到的一种状态进行比较，可以看出“6T”管理法对于个人信息的管理以及个人信息管理中目前所遭遇难题的解决都是大有裨益的，如表1。

表1 “6T”管理法与其他管理方式比较分析

管理方式不？管？理普通归档“6T”管理个人信息的状态个人信息混乱，随着个人信息数量的增加，再查找难度增大，信息冗余越来越多个人信息基本有序，对于一些不常用的个人信息容易产生遗忘，不同载体中的个人信息难以实现同步更新，信息碎片难以得到有效地整合个人信息井然有序，再查找方便、迅速，有效地减轻对不常用信息的遗忘，个人信息同步更新信息冗余明显减少，信息碎片得到有效地利用

4 小 结将“6T”管理法运用在个人信息管理中，就是为了通过天天处理、天天整合、天天清扫、天天规范、天天检查和天天改进来达到一种对个人信息管理的习惯化和标准化，并将管理行为规范化、标准化，有效地解决个人信息的记忆失误、个人信息的分散化和个人信息的碎片化等问题，最终提高工作的效率以及自身的信息素养。这是一个螺旋向上，不断改进，不断上升的过程，如图1。

图1 个人信息管理中6T管理法运作原理 由于科学技术的飞速发展，当前已经出现了一些功能强大的个人信息管理工具（如智能手机、平板电脑等）和软件（如Google桌面、百度硬盘等），但是在国内，其应用效果并不是很理想，而且相对而言，使用的范围也是很狭窄的。其实，个人信息管理是一件细致的工作，技术只是基础，人本身才是重要的主导因素。在个人信息管理领域中引入“6T”管理法能充分发挥“人”的主观能动性，只要坚持执行，上述的那些难题也就会迎刃而解[7]。

参考文献

[1]占南，谢阳群，汪传雷.从国际个人信息管理专题研讨会（ISPIM）看当前个人信息管理研究的热点[J].图书情报工作，2011，（12）：7-8.

[2]何义钊.中国餐饮业科学常效管理的成功方法——“6T实务”介绍[J].国际商业技术，2008，（2）：36-39.

[3]TerryWS.Everydayforgetting：Datafromadiarystudy[J].PsychologicalReports，1988，62（1）：299-303.

[4]谢笑.个人信息管理研究探析[J].图书情报工作，2011，（12）：23-24.

[5]BernsteinM，VanKleekM，Kargereta.Informationscraps：howandwhyinformationeludesourpersonalinformationmanagementtools[J].ACMTransactionsonInformationSystem，2008，26（4）：24-46.

[6]WillianJones，ManuelPerez-Quinones，MarciaBateseta.TowardsafieldofPIMinquiry[C/OL].，2013-01-25.